SharePoint и Trupeer

Встраивание видео Trupeer в SharePoint

В Trupeer откройте видео, которое вы хотите встроить.

1. Нажмите Share, затем выберите Embed.

2. Скопируйте ссылку или код для встраивания.

3. Откройте сайт SharePoint и отредактируйте страницу.

4. Добавьте Embed или Web Part, затем вставьте код встраивания туда, где должно быть видео.

Видео появится прямо в контенте SharePoint, чтобы зрители могли получить к нему доступ.

Для подробностей о включении обмена видео в Trupeer см. Как опубликовать моё видео?

Экспортируйте SOP в SharePoint, чтобы ваши процедуры жили там, где уже работает ваша организация: один раз запишите процесс в Trupeer, а затем опубликуйте SOP в SharePoint как встроенное руководство и видео, ссылку или файл Word либо PDF.

Многие организации хранят свои политики и процедуры в SharePoint. Это интранет, который люди уже знают: там настроены библиотеки документов, права доступа и хранение, и именно там аудиторы ожидают найти контролируемые документы. Проблема в том, чтобы перенести в него хорошие SOP. Написание процедур вручную занимает недели, скриншоты устаревают, а обновлённые версии оказываются разбросанными по разным сайтам и библиотекам. Trupeer создаёт SOP на основе записи и предлагает несколько способов разместить его в SharePoint, чтобы процедура, которую люди находят в интранете, была понятной, наглядной и актуальной.

Способы экспорта SOP в SharePoint

Многие команды комбинируют их: встроенный пошаговый обзор на странице команды для ежедневного использования и PDF в библиотеке контролируемых документов для аудита.

Как экспортировать SOP в SharePoint

1. Создайте SOP в Trupeer, записав процесс один раз, или загрузив запись, которая у вас уже есть; узнайте, как конвертировать запись экрана в SOP.

2. Проверьте и одобрите SOP, добавив бизнес-правила, исключения и данные об ответственном.

3. Выберите способ публикации: скопируйте код для встраивания или ссылку либо экспортируйте SOP как файл Word или PDF.

4. Добавьте в SharePoint: вставьте код встраивания в web part Embed на современной странице, добавьте ссылку на страницу или Быстрые ссылки либо загрузите файл в библиотеку документов.

5. Настройте права и метаданные в SharePoint так же, как для любого контролируемого документа.

Экспорт SOP как файла для библиотеки SharePoint

1. В Trupeer откройте SOP и экспортируйте его как файл Word или PDF.

2. В SharePoint откройте библиотеку документов, где хранятся ваши процедуры.

3. Загрузите файл и добавьте привычные метаданные, такие как ответственный, версия и дата проверки.

Поддержание актуальности SOP в SharePoint

Самый большой риск для SOP в интранете — что копия, которую люди находят, окажется устаревшей. Помогают две привычки:

• Предпочитайте встраивание и ссылки для рабочих процедур, чтобы страница всегда показывала актуальную версию из Trupeer.

• Повторно экспортируйте файлы после каждого одобренного изменения, и заменяйте старый файл в библиотеке документов, чтобы история версий оставалась в одном месте.

Чтобы узнать больше об управлении версиями, см. лучшие практики контроля версий SOP.

Чтобы выявлять процедуры, которые больше не соответствуют приложению, см. обнаружение устаревших SOP.

Почему команды публикуют SOP Trupeer в SharePoint

• Люди находят SOP там, где уже смотрят, в интранете и на сайтах команд.

• Каждое SOP сопровождается коротким видео, поэтому процедуры проще выполнять, чем просто читать текст.

• Контролируемые копии соответствуют существующему управлению, с правами, метаданными и хранением в SharePoint.

• Один источник для каждого языка: переведите SOP в Trupeer и опубликуйте каждую языковую версию на нужном сайте; см. переводчик SOP.

• Обновления быстрее, потому что вы редактируете SOP в Trupeer, а не переписываете документ.

Кто экспортирует SOP в SharePoint?

• Операционные команды и владельцы процессов, публикующие процедуры для своих команд.

• Команды качества и соответствия требованиям, которые хранят контролируемые документы в библиотеках документов.

• HR и команды онбординга, создающие хабы онбординга в интранете.

• IT и команды общих сервисов, которые запускают сайты знаний для сотрудников.

Чтобы управлять всей библиотекой SOP вместе с SharePoint, см. ПО для управления SOP от Trupeer.

Доказательство: процедуры и обучение в масштабе предприятия

Genpact использовала Trupeer для запуска Workday по всей компании: записанные сессии процессов превратились более чем в 500 материалов для обучения по 20 направлениям в пяти языках — для 140 000 сотрудников в 40 странах — за 3 месяца вместо 12. Прочитайте историю клиента Genpact.

Часто задаваемые вопросы

Могу ли я экспортировать SOP в SharePoint?

Да. Вы можете встроить видео и руководство SOP Trupeer на странице SharePoint, сделать ссылку на актуальное SOP или экспортировать SOP как файл Word или PDF и загрузить его в библиотеку документов.

Что лучше: встраивание или загрузка файла?

Встраивание или ссылка сохраняют автоматическое отображение текущей версии на странице. Загрузка файла Word или PDF подходит для контролируемых документов, файлов для аудита и политик хранения. Многие команды используют оба варианта.

Как встроить SOP Trupeer в SharePoint?

Скопируйте код для встраивания из меню Share в Trupeer, отредактируйте страницу SharePoint, добавьте web part Embed и вставьте код.

Применяются ли права доступа SharePoint к SOP Trupeer?

Файлы, которые вы загружаете, следуют правам библиотеки SharePoint. Для встроенных или связанных SOP также настройте обмен и видимость в Trupeer, чтобы открыть их могли только нужные люди.

Могу ли я публиковать SOP на нескольких языках в SharePoint?

Да. Переведите SOP в Trupeer и опубликуйте каждую языковую версию на соответствующем сайте или в библиотеке SharePoint.

Работает ли Trupeer также с Microsoft Teams?

Да. SharePoint и Teams используют одни и те же файлы, и вы также можете превращать записи Teams в SOP; см. запись Teams в SOP.

Посмотрите на своём SharePoint

Хотите увидеть, как ваши процедуры будут выглядеть во внутренней сети? Запросите демонстрацию.