Использовать этот шаблон
Закрытие месяца на конец периода — это то место, где небольшие пробелы превращаются в большие задержки. Сверка, за которую никто не отвечал, начисление, о котором кто-то забыл, и журнал, ожидающий одобрения, пока рецензент в отпуске. Большинству финансовых команд не нужно больше усилий в конце месяца; им нужно, чтобы все работали по одному и тому же списку, в одном и том же порядке, с понятными ответственными и сроками. Шаблон чек-листа закрытия на конец месяца дает вам этот список, а SOP, лежащий в его основе, подсказывает команде, как его выполнять.
Этот бесплатный шаблон чек-листа закрытия на конец месяца перечисляет все задачи закрытия по рабочим дням, с ответственными, дедлайнами, статусом и подтверждением, а также содержит краткий SOP по запуску закрытия и дополнительные задачи для квартального и годового закрытия. Скопируйте чек-лист ниже, адаптируйте его под свои сущности и системы или зарегистрируйтесь, чтобы экспортировать его как редактируемый шаблон.
Что такое шаблон чек-листа закрытия на конец месяца?
Шаблон чек-листа закрытия на конец месяца — это готовый список задач, которые финансовая команда выполняет, чтобы закрыть книги в конце каждого месяца. Он группирует задачи по рабочим дням — от подготовки до финальной проверки — и фиксирует, кто отвечает за каждую задачу, когда она должна быть выполнена, ее статус и кто ее подтвердил. Хороший шаблон чек-листа закрытия на конец месяца также включает краткий SOP, объясняющий, как проводится закрытие: кто координирует процесс, как эскалируются задержки и как подтверждается закрытие.
Чек-лист говорит людям, что делать и когда; SOP, лежащий в основе каждой задачи, объясняет, как именно. Для полного описания процедуры отчетности см. шаблон SOP record to report.
Зачем использовать шаблон чек-листа закрытия на конец месяца?
Ничего не будет упущено. Каждая повторяющаяся задача указана — каждый месяц.
Ответственность понятна. У каждой задачи есть назначенный ответственный и дедлайн.
Задержки проявляются заранее. Общий обзор статусов делает поздние задачи видимыми в день, а не в конце.
Закрытие идет быстрее. Команды перестают каждый месяц заново выяснять порядок задач.
Аудиты проще. Заполненный и подтвержденный чек-лист — это доказательство того, что закрытие было выполнено и проверено.
Покрытие проще. Когда кто-то отсутствует, коллега может точно увидеть, что еще не сделано.
Кто использует шаблон чек-листа закрытия на конец месяца?
Финансовые контролеры и менеджеры закрытия, которые координируют процесс закрытия.
Бухгалтеры главной книги и сотрудники бухгалтерии, которые проводят журнальные записи и сверяют счета.
Команды AP, AR, payroll и основных средств, которые закрывают свои подсистемы учета.
CFO и финансовые директора, которые проверяют и подтверждают результаты.
Владельцы малого бизнеса и бухгалтеры, закрывающие книги для одной компании.
Центры общих услуг и аутсорсинговые бухгалтерские команды, закрывающие несколько компаний или клиентов.
Аудиторы, проверяющие контроль закрытия.
Предварительный просмотр шаблона чек-листа закрытия на конец месяца
Шаблон начинается с краткого обзора закрытия: период, сущности, календарь закрытия, менеджер закрытия и подтверждение. Далее идет сам чек-лист, сгруппированный по рабочим дням — от подготовки до финальной проверки — с колонками для задачи, ответственного, дня выполнения, статуса, рецензента и заметок. Краткий SOP объясняет, как проводится закрытие, как обрабатываются задержки и исключения и как подтверждается закрытие. Отдельные разделы перечисляют дополнительные задачи для квартального и годового закрытия, а раздел KPI отслеживает, как улучшается процесс закрытия. Каждый раздел редактируем, поэтому вы можете добавлять задачи, менять дни или создавать отдельную вкладку для каждой сущности.
Как настроить этот шаблон в Trupeer
Шаг 1: Откройте раздел «Шаблоны»
Перейдите в раздел «Шаблоны» из главного меню.
Шаг 2: Выберите и откройте шаблон
Нажмите на любой шаблон, с которым хотите работать, чтобы открыть его.
Шаг 3: Разверните просмотр шаблона
При необходимости разверните просмотр шаблона, чтобы четко увидеть полную структуру и детали.
Шаг 4: Отредактируйте шаблон
Нажмите «Редактировать», чтобы начать изменять выбранный шаблон.
В редакторе вы можете:
Добавлять новые разделы
Задавать или обновлять правила форматирования
Добавить логотип и настроить его положение и связанные параметры
Шаг 5: Сохраните свой настроенный шаблон
После того как вы внесете все необходимые изменения, нажмите «Сохранить», чтобы сохранить обновленный шаблон как ваш собственный.
Шаг 6: Предварительный просмотр и точная настройка шаблона
Когда вы захотите увидеть, как выглядит ваш настроенный шаблон, откройте «Предварительный просмотр».
На экране предварительного просмотра при необходимости вы можете продолжить вносить изменения напрямую, чтобы шаблон выглядел ровно так, как вам нужно.
С шаблоном чек-листа закрытия на конец месяца вы можете:
Закрывать одинаково каждый месяц: один список, один порядок и понятные ответственные.
Быстро видеть статус: знать, какие задачи выполнены, какие просрочены или заблокированы.
Сократить закрытие: убрать время ожидания и переделки между задачами.
Показать аудиторам проверенное закрытие: сохранять подтверждения и заметки по каждой задаче.
Быстрее обучать новых сотрудников: связывать каждую задачу с ее SOP и коротким видео.
Что должен содержать шаблон чек-листа закрытия на конец месяца
Раздел | Что он охватывает |
|---|---|
Краткий обзор закрытия | Период, сущности, менеджер закрытия, календарь закрытия и финальное подтверждение |
Задачи до закрытия | Срезы, повторяющиеся журналы и подготовка до конца периода |
Закрытие подсистемы учета | AP, AR, payroll, запасы и основные средства закрыты и проведены |
Начисления и предоплаты | Записи на конец периода и сторнирования |
Сверки | Банковские, балансовые и внутригрупповые сверки с проверкой |
Проверка и корректировки | Проверка пробного баланса, анализ отклонений и утвержденные корректировки |
Отчетность | Финансовая отчетность, управленческие отчеты и распределение |
Колонки задач | Ответственный, день выполнения, статус, рецензент, дата завершения и заметки |
SOP по закрытию | Как проводится закрытие, как эскалируются проблемы и как подтверждается |
Задачи на квартальный и годовой конец | Дополнительные задачи для более длинных периодов |
KPI | Дни до закрытия, просроченные задачи, корректировки после закрытия |
Бесплатный шаблон чек-листа закрытия на конец месяца: чек-лист для копирования
Скопируйте чек-лист ниже в таблицу или документ либо зарегистрируйтесь, чтобы экспортировать его как редактируемый шаблон. Дни — это рабочие дни относительно конца периода; настройте их под свой календарь.
Краткий обзор закрытия. Период: [месяц и год]. Сущности: [список]. Менеджер закрытия: [имя]. Целевой день закрытия: [рабочий день]. Финальное подтверждение: [финансовый контролер].
До закрытия (день -3 по день 0)
Задача | Ответственный | Срок | Статус | Рецензент |
|---|---|---|---|---|
Отправить напоминания по календарю закрытия и срезам | Менеджер закрытия | День -3 | [ ] | – |
Подтвердить время срезов с AP, AR, payroll и инвентаризацией | Менеджер закрытия | День -2 | [ ] | – |
Провести повторяющиеся журналы | Бухгалтер GL | День -1 | [ ] | Рецензент |
Заморозить изменения в справочных данных | Бухгалтер GL | День 0 | [ ] | – |
День 1: Подсистемы учета
Задача | Ответственный | Срок | Статус | Рецензент |
|---|---|---|---|---|
Закрыть AP; провести все утвержденные счета за период | Руководитель AP | День 1 | [ ] | Менеджер закрытия |
Закрыть AR; провести все счета и полученные денежные средства | Руководитель AR | День 1 | [ ] | Менеджер закрытия |
Провести журналы payroll | Payroll | День 1 | [ ] | Бухгалтер GL |
Запустить амортизацию и подтвердить проводки по основным средствам | Бухгалтер по основным средствам | День 1 | [ ] | Бухгалтер GL |
Провести корректировки по запасам и себестоимость продаж | Бухгалтер по запасам | День 1 | [ ] | Бухгалтер GL |
День 2: Начисления и внутригрупповые расчеты
Задача | Ответственный | Срок | Статус | Рецензент |
|---|---|---|---|---|
Провести начисления по полученным товарам и услугам, но без выставленных счетов | Бухгалтер GL | День 2 | [ ] | Рецензент |
Амортизировать предоплаты | Бухгалтер GL | День 2 | [ ] | Рецензент |
Провести отсрочки выручки или начисления | Бухгалтер по выручке | День 2 | [ ] | Рецензент |
Сверить внутригрупповые балансы с контрагентами | Бухгалтер по внутригрупповым расчетам | День 2 | [ ] | Менеджер закрытия |
День 3: Сверки
Задача | Ответственный | Срок | Статус | Рецензент |
|---|---|---|---|---|
Сверить все банковские счета | Бухгалтер GL | День 3 | [ ] | Рецензент |
Сверить подсистемы учета AP и AR с главной книгой | Бухгалтер GL | День 3 | [ ] | Рецензент |
Сверить балансовые счета в зоне охвата | Бухгалтеры GL | День 3 | [ ] | Рецензент |
Согласовать и провести корректировки по внутригрупповым расчетам | Бухгалтер по внутригрупповым расчетам | День 3 | [ ] | Менеджер закрытия |
День 4: Проверка и корректировки
Задача | Ответственный | Срок | Статус | Рецензент |
|---|---|---|---|---|
Проверить пробный баланс | Менеджер закрытия | День 4 | [ ] | Финансовый контролер |
Выполнить анализ отклонений по ключевым счетам и объяснить расхождения | Бухгалтеры GL | День 4 | [ ] | Финансовый контролер |
Провести утвержденные корректировки | Бухгалтер GL | День 4 | [ ] | Рецензент |
Перевести балансы в иностранной валюте и консолидировать сущности | Бухгалтер по консолидации | День 4 | [ ] | Финансовый контролер |
Заблокировать период | Менеджер закрытия | День 4 | [ ] | Финансовый контролер |
День 5: Отчетность и подтверждение
Задача | Ответственный | Срок | Статус | Рецензент |
|---|---|---|---|---|
Подготовить финансовую отчетность | Бухгалтер по отчетности | День 5 | [ ] | Финансовый контролер |
Подготовить управленческие отчеты и комментарии | FP&A или отчетность | День 5 | [ ] | Финансовый контролер |
Проверить результаты с CFO | Финансовый контролер | День 5 | [ ] | CFO |
Подтвердить закрытие и заархивировать чек-лист | Финансовый контролер | День 5 | [ ] | – |
После закрытия
Задача | Ответственный | Срок | Статус | Рецензент |
|---|---|---|---|---|
Провести короткий ретроспективный разбор закрытия | Менеджер закрытия | День 6 | [ ] | – |
Обновить чек-лист и SOP при любых изменениях | Менеджер закрытия | День 7 | [ ] | – |
SOP по закрытию на конец месяца: как выполнять чек-лист
Чек-лист лучше всего работает вместе с кратким SOP, который объясняет, как проводится закрытие.
1. Роли. Менеджер закрытия отвечает за чек-лист, отслеживает статус и эскалирует задержки. Ответственные за задачи выполняют их к сроку и отмечают как завершенные. Рецензенты проверяют и подтверждают. Финансовый контролер утверждает финальное закрытие.
2. До закрытия. Менеджер закрытия публикует календарь закрытия и напоминает ответственным за подсистемы учета о времени срезов за три рабочих дня до конца периода.
3. Во время закрытия. Ответственные за задачи обновляют статус ежедневно: не начато, в процессе, выполнено или заблокировано. Менеджер закрытия проводит короткую ежедневную встречу с 1 по 5 день, чтобы проверить поздние и заблокированные задачи.
4. Проверки. Каждая сверка и ручной журнал проверяются кем-то другим, не тем, кто подготовил, прежде чем задача будет отмечена как выполненная.
5. Исключения и эскалация. Поздние или заблокированные задачи следуют правилам исключений ниже. Любое событие, которое угрожает дате закрытия, эскалируется финансовому контролеру в тот же день.
6. Подтверждение. Когда все задачи выполнены и проверены, финансовый контролер подтверждает закрытие, а чек-лист архивируется вместе с доказательствами.
7. Непрерывное улучшение. После каждого закрытия команда фиксирует, что замедлило процесс, и обновляет чек-лист и SOP.
Исключения при закрытии на конец месяца
Исключение | Как распознать | Действие | Ответственный за решение | Эскалировать до |
|---|---|---|---|---|
Задача просрочена | Не выполнена к своему сроку | Ответственный назначает новое время; менеджер закрытия проверяет влияние на более поздние задачи | Менеджер закрытия | Финансовый контролер, если есть риск даты закрытия |
Подсистема учета не закрыта | AP, AR или payroll все еще открыты после дня 1 | Эскалировать; согласовать оценку или продленный срез | Менеджер закрытия | Финансовый контролер |
Разница в сверке | Необъяснимая разница выше порога | Провести расследование; исправить или задокументировать до подтверждения | Бухгалтер GL | Менеджер закрытия |
Несоответствие по внутригрупповым расчетам | Баланс не совпадает с контрагентом | Согласовать и провести корректировку | Бухгалтер по внутригрупповым расчетам | Финансовый контролер |
Корректировка после блокировки | Ошибка обнаружена после блокировки периода | Оценить существенность; исправить в следующем периоде или повторно открыть с одобрением | Финансовый контролер | CFO |
Рецензент недоступен | Назначенный рецензент отсутствует | Использовать назначенного резервного рецензента | Менеджер закрытия | Финансовый контролер |
Дополнения на квартальный и годовой конец
Добавьте эти задачи в чек-лист на квартальный и годовой конец:
Период | Дополнительные задачи |
|---|---|
Квартальный конец | Подсчеты или проверки запасов, проверки по сомнительным долгам и резервам, обновления по налоговым резервам, квартальная отчетность и пакеты для совета директоров |
Годовой конец | Физический подсчет запасов, проверка основных средств, полный пересмотр резервов, налоговые расчеты, подготовка к аудиту и графики, годовая финансовая отчетность |
Чек-лист закрытия на конец месяца для малого бизнеса
Малые компании и компании с одной сущностью могут использовать более короткую версию шаблона чек-листа закрытия на конец месяца. Сохраняйте тот же порядок, но объединяйте задачи:
До конца месяца: отправьте напоминания по незакрытым счетам и заявлениям по расходам.
День 1–2: зафиксируйте все продажи и счета поставщиков, выполните записи payroll и сверяйте банковские счета и счета по кредитным картам.
День 3: проведите начисления и предоплаты, проверьте возраст дебиторской и кредиторской задолженности и убедитесь, что пробный баланс корректен.
День 4–5: проверьте отчет о прибылях и убытках и балансовый отчет по сравнению с прошлым месяцем и бюджетом, затем подтвердите.
Даже если закрытие выполняют один или два человека, чек-лист и краткий SOP для каждой задачи упрощают передачу процесса бухгалтеру, бухгалтеру-книговоду или новому сотруднику.
KPI закрытия на конец месяца
Дни до закрытия: рабочие дни от конца периода до подтверждения.
Задачи выполнены вовремя: доля задач чек-листа, завершенных к своему сроку.
Заблокированные задачи: количество задач, ожидающих другую задачу или команду.
Корректировки после закрытия: изменения, необходимые после подтверждения.
Сверки с элементами по срокам: сверки, в которых остаются необъясненные элементы из предыдущих месяцев.
Установите собственные цели и зафиксируйте базовые значения до того, как измените процесс.
Как закрывать быстрее с вашим чек-листом закрытия на конец месяца
Перенесите работу до конца периода. Проведите повторяющиеся журналы и подготовьте сверки заранее.
Уберите время ожидания. Ищите задачи, которые заблокированы другой командой, и согласуйте передачу раньше.
Стандартизируйте каждую задачу с SOP и видео, чтобы любой мог выполнять ее одинаково.
Автоматизируйте повторяющиеся задачи, например повторяющиеся журналы и сопоставление банковских данных; см. как выявлять возможности автоматизации в документированных процессах.
Проверяйте чек-лист после каждого закрытия и убирайте задачи, которые больше не добавляют ценности.
Как создать ваши SOP по закрытию из записей
Выберите задачи, которые вызывают больше всего задержек или ошибок, например начисления, банковские сверки или консолидацию.
Запишите, какого бухгалтера лучше всего привлекать для каждой задачи, во время реального закрытия, проговаривая каждый шаг и решения.
Сгенерируйте SOP и видео с Trupeer, затем добавьте ваши пороги и дедлайны.
Свяжите каждый SOP с задачей в чек-листе, чтобы люди могли открывать инструкции в один клик.
Обновляйте SOP всякий раз, когда меняется система или процесс; см. контроль версий SOP.
Форматы для чек-листа закрытия на конец месяца
Таблица — самый распространенный формат: одна вкладка на каждую сущность и колонки для ответственного, дня выполнения, статуса и подтверждения.
Документ с таблицами чек-листа подходит для небольших команд и естественно сочетается с SOP по закрытию.
Инструмент для управления закрытием или проектами подходит для более крупных команд, которым нужны зависимости, напоминания и дашборды.
Какой бы формат вы ни выбрали, связывайте каждую задачу с ее SOP и храните заполненный чек-лист как доказательство.
Лучшие практики для чек-листов закрытия на конец месяца
Назначьте каждой задаче одного ответственного и одного рецензента.
Используйте рабочие дни, а не даты, чтобы чек-лист работал каждый месяц.
Назначьте резервного рецензента для каждой задачи проверки.
Проводите короткую ежедневную встречу во время закрытия.
Держите чек-лист и SOP вместе, с каждой задачей, связанной с инструкциями.
Проводите короткую ретроспективу после каждого закрытия.
Частые ошибки, которых стоит избегать
Задачи без ответственных, чтобы никто не замечал, когда они «съезжают».
Нет рецензента, поэтому ошибки сразу попадают в отчеты.
Чек-лист, который никогда не меняется, даже когда меняется бизнес.
Статус отслеживается только в головах людей вместо того, чтобы быть в чек-листе.
Нет SOP за задачами, поэтому закрытие зависит от нескольких опытных сотрудников.
Как Trupeer помогает вам проводить более быстрое и чистое закрытие
Проблема при закрытии | Как Trupeer помогает |
|---|---|
Задачи закрытия известны одному или двум людям | Записывайте их во время реального закрытия, а создатель SOP от Trupeer превращает каждую запись в пошаговый SOP и видео |
Новые бухгалтеры учатся закрытию месяцами | Свяжите каждую задачу чек-листа с коротким видео и руководством, которому можно следовать |
Разные сущности и центры работают на разных языках | Переводите SOP и видео из одного источника на 65+ языков |
Меняется ERP или процесс закрытия | Обновляйте видео, редактируя сценарий, и заменяйте один шаг вместо того, чтобы перезаписывать все |
Инструкции разбросаны по папкам | Публикуйте каждый SOP по закрытию в одном поисковом центре знаний |
Genpact использовала подход «сначала записи» для развертывания Workday по всей компании: превращая записанные сессии процессов в более чем 500 обучающих материалов по 20 направлениям на пяти языках — для 140 000 сотрудников в 40 странах — за 3 месяца вместо 12. Прочитайте историю клиента Genpact.
Если вы улучшаете закрытие в рамках более широкой программы, ознакомьтесь с roadmap по трансформации финансов.
Скачать бесплатный шаблон чек-листа закрытия на конец месяца
Зарегистрируйтесь, чтобы экспортировать полный чек-лист закрытия на конец месяца и SOP как редактируемый шаблон, добавьте свои сущности, ответственных и дедлайны и поделитесь им с вашей финансовой командой. Получить бесплатный шаблон чек-листа закрытия на конец месяца.
Связанные шаблоны
Шаблон SOP по payroll
Часто задаваемые вопросы
Что такое шаблон чек-листа закрытия на конец месяца?
Это готовый список задач, необходимых для закрытия книг каждый месяц: он сгруппирован по рабочим дням, с ответственными, днями выполнения, статусом, рецензентами и подтверждением, а также включает краткий SOP для выполнения закрытия.
Что должен включать чек-лист закрытия на конец месяца?
Задачи до закрытия, закрытие подсистемы учета, начисления и предоплаты, внутригрупповые расчеты, сверки, проверку пробного баланса и корректировки, отчетность и подтверждение — с ответственным, днем выполнения, статусом и рецензентом для каждой задачи.
Какие шаги входят в закрытие на конец месяца?
Подготовить и установить срезы, закрыть подсистемы учета, провести начисления и предоплаты, сверить внутригрупповые расчеты и счета баланса, проверить и скорректировать пробный баланс, заблокировать период, подготовить отчетность и подтвердить закрытие.
Сколько времени должно занимать закрытие на конец месяца?
Это зависит от размера и сложности бизнеса, количества сущностей и того, насколько процесс автоматизирован. Отслеживайте ваши дни до закрытия и используйте чек-лист, чтобы сокращать их со временем.
В чем разница между чек-листом закрытия и SOP по закрытию?
Чек-лист перечисляет, что должно быть сделано, кем и когда. SOP объясняет, как выполняется каждая задача и как проводится закрытие, как эскалируются проблемы и как подтверждается.
Есть ли шаблон чек-листа закрытия на конец месяца в Excel?
Да. Таблица хорошо подходит для чек-листа: одна вкладка на каждую сущность и колонки для ответственного, дня выполнения, статуса и подтверждения. Зарегистрируйтесь, чтобы экспортировать шаблон, или скопируйте структуру выше в Excel.
Есть ли шаблон чек-листа закрытия на конец месяца в Word или PDF?
Да. Храните SOP и чек-лист в документе для небольших команд и экспортируйте PDF с подтвержденным чек-листом как доказательство закрытия.
Шаблон чек-листа закрытия на конец месяца бесплатный?
Да. Зарегистрируйтесь бесплатно, чтобы экспортировать чек-лист и SOP как редактируемый шаблон.
Что нужно добавить на квартальный и годовой конец?
На квартальный конец добавляются проверки, такие как резервы, налоги и квартальная отчетность. На годовой конец добавляются физические подсчеты, проверка основных средств, налоговые расчеты, графики подготовки к аудиту и годовая финансовая отчетность.
Как сократить закрытие на конец месяца?
Перенесите работу до конца периода, уберите время ожидания между командами, стандартизируйте задачи с помощью SOP и видео, автоматизируйте повторяющиеся задачи и проверяйте чек-лист после каждого закрытия.
Кто должен отвечать за чек-лист закрытия на конец месяца?
Менеджер закрытия или финансовый контролер: он поддерживает чек-лист актуальным, отслеживает статус во время закрытия и подтверждает его.
Могу ли я создать SOP по закрытию из записей с экрана?
Да. Записывайте бухгалтеров, выполняющих задачи закрытия в вашей ERP, а Trupeer превращает записи в пошаговые SOP и видео, которые можно связать с каждой задачей в чек-листе.
