Досадно ждать на линии или общаться с ботом, пытаясь разобраться в новой функции. Статистика также подтверждает, что более 44% B2B-клиентов выбирают каналы самообслуживания, когда им нужна помощь. 

Когда вы выпускаете новую функцию, самый быстрый способ стимулировать ее внедрение — опубликовать понятное руководство в своем справочном центре или документации. Ваши клиенты смогут просто получить доступ к этой информации в любое удобное для них время и в любом формате. 

Если вы откладывали создание пошаговых руководств, считая это трудоемким процессом, Trupeer сделает все простым. Вы узнаете, как превратить свои рабочие процессы в профессиональный ресурс самообслуживания, который сэкономит время и вам, и вашим клиентам.

Что такое пошаговое руководство (how-to guide)? 

Пошаговое руководство — это обучающий материал, который последовательно ведет пользователя через каждый этап процесса. Это может быть как письменная инструкция со скриншотами, так и видеообзор. Помимо самих шагов, в нем также описываются лучшие практики, полезные советы и трудности, с которыми могут столкнуться ваши клиенты. 

Зачем создавать пошаговые руководства? 

Миллионы компаний создают инструкции, потому что они отвечают на вопросы пользователей с помощью четкой и ценной информации. Вот главные преимущества создания таких руководств. 

1. Ответы на часто задаваемые вопросы 

Службе поддержки часто задают одни и те же вопросы снова и снова:

• Как ориентироваться в этой функции?

• Какие шаги нужно выполнить, чтобы что-то настроить?

• Как избежать распространенных ошибок?

Хорошо написанное руководство находится в вашей базе знаний или справочном центре, где клиенты и служба поддержки могут обратиться к нему в любое время. 

💡 Совет эксперта: Собирайте повторяющиеся вопросы из тикетов поддержки или живого чата, а затем превращайте самые популярные из них в пошаговые инструкции, чтобы они приносили максимум пользы пользователям.

2. Круглосуточная поддержка ваших клиентов

Если вы единственный продуктолог в команде, то знаете, как тяжело справляться с лавиной вопросов после запуска новой функции. Каждое письмо, каждое сообщение в чате, каждое «Как этим пользоваться?» ложится на ваши плечи. Хотя вы не можете быть в сети круглосуточно, клиенты все равно ждут ответов мгновенно.

Опубликовав понятное пошаговое руководство в базе знаний в день запуска функции, вы дадите клиентам свободу самостоятельно изучать инструмент и решать проблемы, не дожидаясь вашего ответа. 

Для команд на ранних стадиях это дает два преимущества:

• Снижает нагрузку на поддержку в режиме реального времени (меньше сообщений в духе «Покажите мне, как это сделать»)

• Вызывает доверие к вашему продукту, поскольку клиенты видят готовую документацию с первого дня

💡 Совет эксперта: Не прячьте руководства пользователя в PDF-файлах. Сделайте их доступными для поиска, ссылайтесь на них прямо в интерфейсе (UI) вашего продукта и указывайте в описании обновлений.

3. Обучение вашей аудитории 

Помимо устранения неполадок, руководства позволяют обучать клиентов тому, как извлечь больше пользы из вашего продукта. Например, вместо того чтобы просто показать, как включить новую настройку, вы можете объяснить, зачем она нужна и как она улучшает их рабочий процесс. 

Такой подход к обучению вовлекает пользователей и делает ваш продукт незаменимым, что критически важно, когда у вас нет большой команды сопровождения клиентов (Customer Success) для каждого аккаунта.

📽️ Инсайт от Trupeer: Возможно, ваши клиенты не захотят пересматривать 3-5-минутное видео только ради одного шага. Им может быть удобнее быстро пробежать глазами текст или сохранить ключевые инструкции в закладки. Вы можете записать действия на экране, а ИИ-помощник Trupeer автоматически преобразует запись в пошаговое руководство. Меняйте текст, редактируйте скриншоты или даже добавляйте новые при необходимости. 

Создайте свое руководство с Trupeer бесплатно 

4. Полезно для адаптации и обучения сотрудников 

Вопреки популярному мнению, что онбординг нужен только новым сотрудникам, любое профессиональное перемещение — будь то горизонтальный перевод, повышение или приход из другой компании — требует качественного процесса адаптации. Это может определить разницу между долгосрочным успехом сотрудника и пустующими рабочими местами. 

Пошаговые руководства стандартизируют знания, так что вам не придется изобретать велосипед при каждой смене роли или необходимости обучения.

Как руководства помогают на разных этапах пути сотрудника:

• Новые сотрудники: Пошаговые инструкции по инструментам, рабочим процессам и процедурам компании сокращают время на освоение и снижают потребность в постоянном личном кураторстве.

• Повышение в должности: Когда кто-то переходит на руководящую или экспертную должность, руководства служат быстрыми ориентирами по новым системам, утверждениям и обязанностям.

• Изменение процессов: Помогают держать всех в курсе обновлений внутренних инструментов или рабочих процессов. 

📽️ Инсайт от Trupeer: Если вы начинаете создавать документацию с помощью Trupeer, вы сможете легко войти в процесс. Нет никаких затрат на миграцию или проблем с настройкой, и вы можете делиться руководствами внутри команды и за ее пределами всего в несколько кликов. 

По словам одного из наших пользователей: «Мы используем его практически ежедневно — вся новая документация и демо-версии создаются с помощью этого инструмента. Мы также начали выходить на рынки других стран, и функция перевода работает просто отлично». 

👀 А вы знали? Только 43% новых сотрудников отметили, что их процесс адаптации представлял собой нечто большее, чем один день ознакомления и папка с описанием соцпакета. 

Как создать руководство с помощью Trupeer 

Главное преимущество Trupeer при создании пошаговых руководств заключается в том, что вам не нужен опыт редактирования или написания текстов. Вот как использовать функцию ИИ-генератора Trupeer, чтобы получить готовое руководство менее чем за 30 минут. 

✅ Попробуйте Генератор пошаговых руководств от Trupeer уже сегодня!

Шаг 1: Определите вашу аудиторию и тему 

Знаете, что объединяет самые эффективные пошаговые инструкции? Каждое руководство сосредоточено на одной конкретной теме. Например, «Как настроить создание заметок о встречах с помощью Notion AI», а не в целом «Как использовать Notion AI». 

Также, если вы только начинаете создавать руководство, сделайте его простым и конкретным. Новому пользователю потребуется больше детальных подсказок, в то время как продвинутому пользователю может потребоваться более специфическая информация о продукте. Решите, для кого вы пишете: для потенциального клиента, текущего клиента или внутреннего сотрудника. 

Шаг 2: Запишите свой контент с помощью Trupeer 

Для начала скачайте расширение Trupeer для Chrome и запустите запись экрана. Просто выполняйте действия на экране и комментируйте их голосом. Trupeer запишет это как видео. 

Или, если у вас уже есть готовое записанное видео, зарегистрируйтесь в Trupeer и загрузите его — поддерживаются стандартные форматы и файлы размером до 150 МБ или длительностью до 5 минут.

Используйте расширение Trupeer для Chrome, чтобы записать экран и выбрать язык ввода 

Упростите создание пошаговых руководств с Trupeer 

Шаг 3: Trupeer анализирует и создает руководство 

После записи экрана перейдите на вкладку документов в левом верхнем углу. ИИ Trupeer проанализирует вашу запись и автоматически выделит основные шаги. Он определит визуальные элементы (скриншоты) и текст, необходимый для описания каждого действия.

В результате вы получите готовое к публикации руководство с заголовками (H1-H6), скриншотами и текстовыми описаниями. 

Шаг 4: Отредактируйте ваш контент 

Знаете, почему Trupeer невероятно удобен в использовании? В нем есть привычный текстовый редактор. Это значит, что вы можете просто кликнуть по нужному разделу и изменить его. Никакого программирования не требуется. 

Например, вы можете переставить шаги местами или переименовать их. Вы также можете добавлять аннотации, ссылки на другие разделы или ресурсы, а также редактировать или удалять скриншоты. 

👀 А вы знали? Документация Slack доступна на 11 языках — эта работа началась еще в 2017 году. Локализация затронула даже эмодзи и пространства имен слеш-команд. 

Шаг 5: Перепишите текст с помощью ИИ 

Вы записали руководство, но что делать, если нужно немного изменить его, например, для опытных пользователей? Или для другой категории клиентов? 

ИИ Trupeer позволяет добавлять кастомные инструкции и вносить изменения. Вам не придется перезаписывать руководство каждый раз, когда меняется целевая аудитория (от новичка до профи). 

Шаг 6: Переведите руководство для локализации

Вы можете локализовать ваше руководство более чем на 9 языков прямо в Trupeer. Если вашим продуктом пользуются люди из разных стран, сделайте документацию доступной на их родных языках, чтобы облегчить процесс адаптации. 

👀 А вы знали? Более 220 миллионов человек пользуются Canva, создав 25 миллиардов дизайнов на 100 языках в 190 странах. Это один из лучших примеров локализации в экосистеме SaaS.

Шаг 7: Экспортируйте руководство и поделитесь им 

Когда финальный вариант готов, экспортируйте ваш контент в формат PDF, Word или Markdown. Вы также можете поделиться им напрямую по ссылке или встроить его в свою базу знаний, систему обучения (LMS) или интерфейс справочного центра.

💡 Совет эксперта: Trupeer позволяет преобразовать это текстовое руководство в обучающее видео, которое можно скачать в формате MP4 или отправить по ссылке. 

Читать далее: Как анонсировать обновления SaaS-продуктов 

Примеры отличных пошаговых руководств

Давайте посмотрим на две компании, которые используют пошаговые инструкции для обучения пользователей новым функциям и вовлечения их в продукт. 

1. Notion 

Каждый раз, когда Notion выпускает новую функцию, они публикуют подробное руководство в справочном центре. В материале, посвященном заметкам встреч с помощью ИИ в Notion, вы найдете пошаговую инструкцию по использованию этой функции в ежедневной работе, лучшие практики и бесплатные шаблоны для быстрого старта. 

Что еще отличает руководства Notion — наличие раздела часто задаваемых вопросов (FAQ) для тех, кто читает тему впервые. Кроме того, каждая статья содержит призыв к действию (CTA): это могут быть бесплатные шаблоны, ссылки на другие статьи, кнопка подключения функции и т. д. 

🧠 Интересный факт: Сабреддит r/Notion насчитывает более 417 тысяч участников, что делает его одним из самых активных сообществ по инструментам продуктивности на Reddit.

Увеличьте вовлеченность в продукт с помощью ИИ-руководств Trupeer 

2. ClickUp 

Когда ClickUp запустил функцию кастомных ИИ-агентов Autopilot Agents, компания опубликовала в справочном центре пошаговое руководство, которое помогает пользователям шаг за шагом создать своего собственного ИИ-агента. 

Инструкция разбита на модули: настройка триггеров, добавление условий, выбор действий, назначение источников знаний и оснащение агента нужными инструментами.

Что еще привлекает в инструкциях ClickUp — это структурированная подача: статья не просто показывает, как настроить агента, но и объясняет логику каждого действия (например, выбор правильного источника знаний гарантирует, что агент будет давать точные ответы). 

Скриншоты интерфейса наглядно подтверждают инструкции, а ссылки на связанные документы (такие как «Что такое ИИ-агенты ClickUp?») дают читателям необходимый контекст.

💡 Совет эксперта: Позаботьтесь о том, чтобы руководство подходило разным аудиториям. Новичку нужны базовые понятия и FAQ. Опытным пользователям — горячие клавиши или лайфхаки. Соблюдайте баланс, используя раскрывающиеся списки, примечания и ссылки на дополнительные материалы.

Лучшие практики создания пошаговых руководств  

1. Используйте модульную структуру 

Меньше всего вам хочется перегрузить ваших пользователей. Сделайте текст удобным для быстрого чтения. 

Разделите руководство на этапы. Используйте заголовки, подзаголовки и визуальные разделители между блоками. Полезно добавлять индикаторы прогресса (например, «Шаг 2 из 5»), чтобы показать пользователю, сколько осталось. 

Еще один плюс модульности — возможность повторного использования. Шаг 2 при необходимости может стать самостоятельной мини-инструкцией или ответом в FAQ. 

Читать далее: Как превратить демо-видео в маркетинговый контент 

2. Используйте вспомогательные элементы внутри руководства

Если читатель сталкивается с трудностями на определенных шагах, используйте подсказки, короткие видеоролики, GIF-изображения или встроенные FAQ, чтобы помочь ему, не прерывая чтение.

3. Встраивайте инструкции прямо в интерфейс продукта

Сделайте так, чтобы руководство казалось естественным продолжением продукта. Это повышает ценность функций, ведь пользователи учатся прямо в процессе работы. Например, Notion встраивает ИИ-заметки встреч непосредственно в рабочее пространство с помощью простой команды «/meet». 

Бонус: Одно и то же руководство можно разместить в справочном центре, во всплывающих подсказках внутри продукта, в приветственном туре и в описании обновлений. Одна инструкция — множество точек касания. 

4. Объясняйте важность каждого шага

Без понимания того, почему важен тот или иной шаг, ваши пользователи могут совершить ошибки в будущем, пропустить важные настройки или просто не оценить пользу ваших действий. 

Это может быть предупреждение о рисках пропуска шага. Например: «Если вы не укажете источник данных, ваш ИИ-агент может отвечать неполной информацией».

Или связывайте шаги с пользой для бизнеса: «Эта настройка позволяет экспортировать отчеты, чтобы вы могли делиться результатами с клиентами в один клик». 

Чтобы пользователи лучше поняли практическое применение, можно приводить микропримеры. «Например, отдел продаж может использовать эту функцию для...» — так читатели увидят реальные сценарии использования.

📽️ Инсайт от Trupeer: Когда вы записываете видео с помощью Trupeer, вы можете снабдить каждый автоматически созданный шаг коротким примечанием, объясняющим его логику. Это гарантирует, что ваши обучающие материалы будут объяснять не только как сделать действие, но и зачем его делать.

Упростите создание пошаговых руководств с Trupeer 

Хотя пошаговые инструкции приносят огромную пользу — снижают число обращений в поддержку, экономят бюджет, ускоряют освоение продукта и автоматизируют адаптацию новых пользователей, — создавать и поддерживать их вручную очень тяжело. 

Trupeer решает эту проблему. Trupeer предлагает комплексный рабочий процесс: запишите один раз и получите аккуратное руководство в различных форматах, готовое к публикации менее чем за 30 минут. Помогаете ли вы новым клиентам, обучаете сотрудников или документируете релиз продукта — Trupeer гарантирует, что ваша база знаний будет расти вместе с вашим бизнесом.

Создайте свое первое пошаговое руководство бесплатно с Trupeer 

Часто задаваемые вопросы (FAQ) 

1. Какой формат лучше всего подходит для пошагового руководства?

Лучший формат — это пошаговый, модульный и визуальный. Разбейте инструкции на пронумерованные шаги, чтобы читатели могли следовать четкой последовательности. Дополните каждый шаг визуальными материалами, например скриншотами или GIF-изображениями. Добавьте краткое введение с объяснением, почему этот процесс важен, и заключительный раздел с FAQ или призывом к действию (CTA).

2. Что делает пошаговое руководство эффективным?

Эффективное руководство делает больше, чем просто перечисляет шаги: оно отвечает на вопросы, устраняет двусмысленность и помогает пользователям успешно решить задачу самостоятельно. Это означает:

• Использование четкого, активного языка («Нажмите Сохранить» вместо «Кнопка должна быть нажата»)

• Предоставление контекста («Сделайте это, чтобы не потерять изменения»)

• Предотвращение трудностей с помощью советов по устранению неполадок

• Доступность руководства как для новичков, так и для опытных пользователей 

3. Как улучшить читаемость руководства и усвоение информации?

Чтобы улучшить читаемость:

• Используйте короткие абзацы, свободное пространство и понятные заголовки

• Выделяйте ключевые термины или предупреждения жирным шрифтом или плашками-сносками

• Ограничивайтесь одним действием на один шаг

Чтобы улучшить усвоение информации:

• Добавляйте визуальные подсказки (стрелки, выделения, подписи)

• Объясняйте логику действий, чтобы читатели запоминали смысл процесса, а не просто порядок кликов

• Предоставляйте скачиваемые чек-листы или шаблоны для регулярного использования

4. Как Trupeer создает руководство на основе записи моего экрана?

Trupeer анализирует вашу запись или загруженное видео, определяет ключевые действия и выстраивает последовательность шагов, иллюстрируя их скриншотами. Буквально за несколько минут сервис формирует полноценное структурированное руководство.

5. Можно ли создать пошаговое руководство в Trupeer бесплатно? 

Да. С бесплатным тарифным планом Trupeer вы можете один раз записать экран, и платформа автоматически создаст подробное пошаговое руководство со скриншотами и текстовыми инструкциями. Вы сможете бесплатно экспортировать его в форматы PDF, Word или Markdown — отличный способ начать создание базы знаний, даже если вы единственный специалист в команде.

6. Можно ли использовать пошаговые руководства для регламентов (SOP) обработки счетов?

Да, пошаговые инструкции — один из наиболее эффективных форматов для документирования регламентов обработки счетов. Этот процесс включает в себя строгую последовательность действий (получение, проверка, утверждение, учет и оплата), и структурированное руководство гарантирует, что каждый сотрудник выполнит эти действия правильно. Это снижает количество ошибок, ускоряет обработку документов и упрощает проведение аудита для финансовых отделов.

7. Как пошаговые инструкции помогают создавать удобную документацию для технических специалистов?

Пошаговые руководства отлично подходят для технических специалистов, так как они ориентированы на конкретные действия, а не на долгие объяснения. Инженеру на месте не нужны долгие рассуждения — ему важно знать, что конкретно делать дальше. Форматируя руководства в виде пронумерованных шагов со скриншотами или короткими видео, вы даете специалистам инструмент, по которому они могут работать быстро и безошибочно даже в условиях нехватки времени.

8. Можно ли создавать рабочие инструкции для производства на основе видеозаписей процессов?

Да, и это один из самых эффективных способов фиксации производственных процессов. Записав работу специалиста или оператора на конвейере и превратив это видео в текстовую инструкцию, вы сохраняете реальный опыт в структурированном и повторяемом формате. Trupeer делает этот процесс максимально простым: запишите работу один раз, и вы получите готовую производственную инструкцию со скриншотами и описанием шагов, которую можно залить в базу знаний или распечатать для цеха.