Um bom plano de processo é o que transforma “devíamos corrigir isto” em mudanças reais. Com a Trupeer, pode poupar horas no planeamento de processos começando com um modelo de plano de processo gratuito, personalizando-o com as suas diretrizes de marca e transformando o plano em atualizações em vídeo que alinham as partes interessadas por trás da mudança.

O que é um modelo de plano de processo e de que precisa?

O termo abrange vários documentos diferentes, pelo que vale a pena esclarecer isso antes de descarregar qualquer coisa, porque a pesquisa devolve planos de projeto, cronogramas e planos de melhoria em medidas mais ou menos iguais.

Na indústria e na engenharia de operações, tem um significado preciso. Um plano de processo, muitas vezes chamado de routing ou route card, especifica como um determinado item será produzido: a sequência de operações, o centro de trabalho ou máquina para cada uma, as ferramentas, os tempos de preparação e de execução, e onde ocorre a inspeção. É o documento que transforma um desenho em instruções para o chão de fábrica e em números para o sistema de planeamento.

Noutros contextos, é usado de forma mais lata para significar qualquer plano relativo a um processo, o que normalmente acaba por ser um de três outros documentos.

Esta página aborda corretamente o primeiro significado, porque é um artefacto real que nenhum outro resultado de pesquisa aborda, e aponta-o para a página certa para os outros três.

Os quatro documentos a que as pessoas se referem quando dizem “plano de processo”

Uma quinta possibilidade, se estiver a planear um trabalho com início e fim em vez de um processo repetitivo, é um plano de projeto, e o nosso modelo de plano de projeto de TI cobre esse formato.

Se nenhum dos primeiros quatro for o que veio procurar, o resto desta página não o vai ajudar e um desses links vai.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abrir a secção de Modelos

Vá à secção de Modelos no menu principal.

Passo 2: Selecionar e abrir um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expandir a visualização do modelo

Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Editar o modelo

Clique em Editar para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guardar o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Guardar para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualizar e afinar o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a Pré-visualização.

No ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o pretende.

Com um modelo de plano de processo, pode:

• Poupar horas no planeamento: Evite a página em branco com uma estrutura preparada para mudanças de processo.

• Impulsionar melhorias mensuráveis: Secções integradas para estado atual, objetivo e métricas.

• Manter-se alinhado com a marca: Aplique o seu logótipo, fontes e cores usando o kit de marca da Trupeer.

• Implementar mudanças mais rapidamente: Combine planos com walkthroughs em vídeo - perfeito para a gestão da mudança.

• Padronizar a melhoria: Use o mesmo modelo para cada melhoria de processo.

• Atingir equipas globais: Traduza planos de processo para 65+ idiomas com um único clique.

Porque é que um plano de processo é, na prática, um documento de preços

Os planos de processo são escritos por engenheiros e lidos por engenheiros, pelo que são tratados como documentos técnicos. E não são, ou não apenas.

Todos os números a jusante vêm deles. A cotação deriva dos tempos de preparação e de execução. O cronograma deriva dos mesmos tempos. O plano de capacidade, a data de entrega, o custo padrão e o cálculo da margem têm origem no routing que alguém escreveu uma vez.

O que significa que um plano de processo é o documento com maior impacto comercial numa operação, e é também o que tem a disciplina de manutenção mais fraca. É criado na introdução da peça por um engenheiro de processo, é aprovado e, depois, nunca mais é consultado, a menos que algo falhe.

Ninguém o assume depois. Não há gatilho de revisão, não há comparação com a realidade e não há registo em campo quando alguém o verificou pela última vez. Entretanto, o processo muda: uma nova máquina reduz para metade um ciclo, uma operação extra é adicionada após uma reclamação do cliente, um dispositivo melhora o tempo de preparação.

O routing continua a dizer o que dizia no ano em que foi escrito, e o negócio continua a fazer cotações a partir dele.

Como os tempos padrão se desviam e o que isso custa

O desvio não é aleatório e não se anula, que é exatamente a parte que as pessoas não acertam.

As operações são adicionadas e nunca são routadas. Um passo de desrebarbação após uma reclamação de qualidade, uma inspeção extra após uma fuga, uma operação de limpeza após uma alteração de especificação do cliente. Cada uma é executada, nenhuma é cotada, e o trabalho desaparece nas despesas gerais onde ninguém consegue ver.

As máquinas ficam mais rápidas e os routings não. Uma nova máquina ou melhores ferramentas reduzem o tempo de ciclo, o chão de fábrica beneficia, e o routing mantém o número antigo. Depois, faz-se uma cotação alta para essa família de peças e perde-se trabalho que poderia ter sido ganho com lucro.

Os tempos de preparação melhoram com a familiaridade. A preparação da primeira peça numa peça nova é, de facto, mais lenta do que a quinquagésima. Os routings escritos na introdução mantêm os tempos de arranque permanentemente.

As alterações de material e de design deslocam o trabalho. Uma mudança de calibre ou uma revisão de tolerâncias altera a operação e raramente desencadeia uma revisão do routing.

A consequência é que os erros correm em ambas as direções ao mesmo tempo, razão pela qual a média parece estar bem. Uma empresa pode ter uma variação mediana perto de 100% enquanto, em um terço das suas peças, ultrapassa gravemente e, noutro terço, faz cotações demasiado altas. Olhar apenas para a média esconde ambos.

Modelo de plano de processo gratuito: o routing para copiar

Copie daqui. Um routing por peça ou por item de serviço.

Cabeçalho. Número da peça ou do item e revisão. Descrição. Número do routing e revisão. Data de entrada em vigor. Autor. Data da última verificação, ou seja, quando alguém comparou pela última vez isto com o desempenho real. Base de quantidade, ou seja, o tamanho do lote que estes tempos assumem.

Por linha de operação:

Número da operação, em incrementos de dez para que as operações possam ser inseridas sem renumerar tudo.

Descrição da operação, uma linha, primeiro o verbo.

Centro de trabalho ou máquina, por identificador em vez de por nome.

Tempo de preparação, e se é por lote ou por mudança de setup.

Tempo de execução por unidade, com a unidade indicada.

Categoria de mão de obra ou competência necessária, quando afeta o custo ou o planeamento.

Ferramentas e dispositivos, por identificador.

Material ou componente consumido nesta operação.

Inspeção ou verificação, cruzada com o plano de controlo em vez de ser aqui repetida.

Documentos de referência, ou seja, o desenho, a instrução de trabalho e quaisquer especificações.

Variação real vs. routada, preenchida a partir do tempo registado, que é a coluna que a maioria dos routings não tem.

Copie até aqui. Duas convenções evitam muitos problemas mais tarde. Numere as operações em dezenas. E indique o tamanho do lote que os tempos de preparação e de execução assumem, porque um routing sem base de quantidade produz nonsense na primeira vez que alguém faz uma cotação para um volume diferente.

O que entra num plano de processo para uma operação de serviço

A mesma estrutura funciona fora da indústria e o vocabulário muda.

As operações tornam-se passos de processo. Os centros de trabalho tornam-se equipas ou funções. O tempo de preparação torna-se tempo de preparação ou de mudança de contexto, que as operações de serviço ignoram rotineiramente e que é frequentemente maior do que o próprio trabalho. O tempo de execução torna-se tempo de manuseamento por caso. As ferramentas tornam-se sistemas e acesso.

Há duas adições que vale a pena fazer para trabalho de serviço.

Tempo de espera entre passos, que na maioria dos processos de serviço excede o tempo de manuseamento por uma margem considerável e fica invisível se apenas registar o tempo de contacto. Um caso que demora quarenta minutos de trabalho e onze dias de tempo decorrido tem um problema que os tempos de manuseamento nunca vão mostrar.

Taxa de retrabalho por passo, ou seja, a proporção de casos que voltam a este passo. Os routings da indústria capturam sucata; os routings de serviço quase nunca capturam retrabalho, e é o mesmo número a fazer o mesmo trabalho.

A lógica comercial é idêntica. Se valorizar serviços profissionais, contratos de suporte ou trabalho de processamento por volume, os seus tempos de manuseamento são a base de custos e desviam-se pelas mesmas razões.

O fabricante a fazer cotações a partir de routings com quatro anos

A Hallamshire Fabrications faz fabrico e montagem de chapa metálica, com cerca de cento e vinte colaboradores, alta variedade e baixo volume. Tudo é cotado a partir de routings.

Um contrato ganho pelo preço ficou abaixo da margem esperada, o que levou alguém a verificar.

Pegaram nos quarenta números de peças com maior volume e compararam os tempos routados com os tempos registados ao longo de seis meses.

O valor mediano real foi 118% do tempo routado, o que, por si só, sugeria uma subestimativa moderada. A distribuição contou uma história diferente.

Onze dos quarenta estavam dentro de 10% em qualquer direção. Dezassete estavam entre 15 e 45% acima. Doze estavam entre 10 e 30% abaixo.

As ultrapassagens agruparam-se em operações que tinham sido adicionadas e nunca routadas. Um passo de desrebarbação introduzido em 2022 após uma reclamação do cliente. Uma inspeção adicional adicionada em 2023. Ambos foram realizados em todas as peças e nenhum apareceu em nenhum routing, pelo que nunca foram cotados.

As subestimativas agruparam-se numa família em que uma máquina mais recente tinha reduzido aproximadamente para metade o tempo de ciclo três anos antes. Os routings ainda traziam os tempos da máquina antiga, pelo que a empresa fazia cotações cerca de 30% acima nas peças que poderia ter produzido com lucro a um preço mais baixo.

No contrato que deu início à investigação, o tempo não recuperado chegou a cerca de sessenta e um mil libras ao longo de catorze meses. Em separado, uma revisão das propostas perdidas sugeriu que uma parte significativa tinha sido perdida no preço para peças que os routings estavam a sobrecustar.

A causa raiz foi a responsabilidade. Os routings foram criados na introdução da peça por um engenheiro de processo e não tinham qualquer gatilho de revisão. A idade média de um routing no sistema era de quatro vírgula dois anos, e ninguém era responsável por nenhum deles após a aprovação.

Seguiram-se três mudanças. Foi adicionada uma data da última verificação e uma coluna de variação ao formato do routing. Um relatório mensal comparava o tempo registado com o tempo routado por operação, sinalizando qualquer coisa fora de 15% em dez ou mais trabalhos. E qualquer mudança de processo, ou seja, uma nova operação, máquina ou ferramenta, exigia que o routing fosse atualizado no mesmo registo de mudança, em vez de como uma tarefa de seguimento.

Eles analisaram primeiro os piores quarenta.

Doze meses mais tarde, o valor mediano real vs. routado era 104%, as peças dentro de 10% passaram de onze em quarenta para vinte e nove, e a taxa de ganho de cotação nas famílias analisadas subiu cerca de seis pontos percentuais.

Como criar um plano de processo, passo a passo

Comece pelo desenho ou pela especificação de serviço e pelo volume. Os tempos não significam nada sem um tamanho de lote ou volume de casos indicado.

Liste as operações em sequência, ao nível de detalhe que o seu sistema de planeamento utiliza. Se for demasiado fino, torna-se impossível de manter; se for demasiado grosseiro, não consegue ver para onde vai o tempo.

Atribua cada operação a um centro de trabalho ou função, por identificador.

Estim e os tempos de preparação e de execução e registe de onde veio cada número. Uma estimativa marcada como estimativa é revista. Uma estimativa apresentada como padrão não é.

Adicione ferramentas, materiais e pontos de inspeção, referenciando o plano de controlo em vez de o duplicar.

Faça a referência cruzada à instrução de trabalho de cada operação, para que o routing diga o que acontece e a instrução diga como, o que é coberto pelo nosso modelo de instruções de trabalho para fabrico.

Depois, execute-o num trabalho real e compare. Os primeiros routings estão sempre errados em algum ponto, e o primeiro trabalho é a oportunidade mais barata para descobrir.

Como manter os tempos routados honestos face aos valores reais

Esta é a parte que separa um sistema de routing que funciona de um que, silenciosamente, custa dinheiro.

Compare o tempo registado com o tempo routado mensalmente, por operação e não por peça, porque uma variação sistemática costuma pertencer a um centro de trabalho e não a um produto.

Defina um limite de variação e um número de trabalhos, para reagir a padrões e não a trabalhos isolados. 15% ao longo de dez trabalhos é um bom ponto de partida.

Investigue as duas direções. As ultrapassagens chamam a atenção porque prejudicam a margem. As subestimativas são pior de forma silenciosa, porque lhe custam trabalho que nunca soube que perdeu.

Vincule as atualizações do routing ao controlo de mudanças. Qualquer mudança de nova operação, máquina ou ferramenta atualiza o routing no mesmo registo de mudança. Não como seguimento, porque os seguimentos não acontecem.

Coloque uma data da última verificação em cada routing e reporte a idade. Uma lista de routings com mais de três anos sem verificação é uma lista dos seus números menos fiáveis.

Quando o routing muda porque alguém melhorou o método, essa melhoria vale a pena ser registada corretamente, e o nosso modelo de plano de melhoria do processo cobre a transição.

Plano de processo ou plano de projeto: o que está a escrever?

Um plano de projeto cobre trabalho com início, fim e um entregável. É escrito uma vez para esse trabalho e encerrado quando o trabalho está concluído.

Um plano de processo cobre trabalho que se repete. Descreve como cada instância será produzida e mantém-se ativo enquanto o item for produzido ou o serviço for entregue.

O teste prático é saber se escreveria outro para a próxima instância. Se sim, quer um plano de projeto. Se o mesmo documento serve para todas as instâncias, quer um plano de processo.

Confundi-los produz duas falhas familiares. Tratar um processo repetitivo como um projeto significa escrever o mesmo plano repetidamente e nunca acumular tempos padrão. Tratar um projeto como um processo significa assumir que existe um routing estabelecido para trabalho que ninguém fez antes, que é assim que o trabalho da primeira peça e do protótipo acaba por ser cotado de forma muito insuficiente.

Plano de processo, mapa de processo ou documentação do processo?

Três documentos relacionados em níveis de altitude diferentes.

Um plano de processo é quantitativo. Operações, centros de trabalho, tempos, materiais. Os seus leitores são o planeamento, a orçamentação e o agendamento.

Um mapa ou fluxo de processo é visual. Sequência e pontos de decisão. O seu leitor é alguém que tenta compreender ou melhorar a forma do trabalho, e o nosso modelo de fluxo de processo explica quando vale a pena desenhar um.

A documentação do processo é instrutiva. Descreve como o trabalho é executado para que alguém o possa fazer, e o nosso modelo de documentação do processo cobre isso.

A maioria das operações precisa dos três e devem referenciar-se entre si em vez de repetir. O routing diz que a operação vinte corre na máquina quatro durante onze minutos. A instrução de trabalho diz como fazê-lo. O mapa mostra onde a operação vinte se encontra no fluxo. Quando o mesmo conteúdo aparece em dois deles, diverge ao longo de um ano.

Posso obter um modelo de plano de processo em Excel ou Word?

Excel, sem muita dúvida. Um routing é uma tabela com colunas calculadas: tempo total da operação a partir da preparação e execução, custo do lote a partir do tempo e da taxa, e uma coluna de variação que compara o registado com o routado. Tudo isso precisa de fórmulas, e a análise no exemplo trabalhado acima é uma tabela dinâmica e não um projeto.

Crie uma folha por peça ou item com um bloco de cabeçalho acima da tabela de operações, além de uma folha de resumo que lista todos os routings com a sua data da última verificação e a variação atual. Esse resumo é o que transforma uma pasta de routings num algo que qualquer pessoa gere.

O Word serve apenas para o procedimento envolvente: como os routings são criados, aprovados e revistos na sua organização, o que pertence aos seus documentos de política e não aos routings.

O PowerPoint não tem aqui um papel útil além de apresentar a análise de variação, e o PDF serve para o routing emitido enviado com um pacote de trabalho, exportado do livro de trabalho em direto com a sua revisão carimbada.

A maioria das empresas, acima de um certo tamanho, executa routings dentro de um sistema ERP ou MRP em vez de em folhas de cálculo, e o mesmo problema de manutenção aplica-se lá com uma diferença: o sistema torna os tempos mais difíceis de ver e, portanto, mais fácil de ignorar.

Como manter o plano e o método alinhados

Um routing diz que a operação vinte demora onze minutos. Se demora ou não efetivamente onze minutos depende de como a operação é executada, o que vive num documento diferente que muda num calendário diferente.

Quando alguém encontra uma forma mais rápida, devem acontecer duas coisas: a instrução de trabalho é atualizada para que todos a usem, e o routing é atualizado para que a empresa o cite. Na prática, nenhuma acontece, porque atualizar a instrução significa voltar a fotografar uma preparação e reescrever passos para um trabalho que o autor já sabe fazer.

A Trupeer AI remove grande parte desse custo. A pessoa que executa a operação regista-a uma vez e o resultado é uma instrução escrita com os passos e imagens já capturados, pronta para verificar em vez de reconstruir. A atualização do routing fica então com algo concreto associado, em vez de ser apenas um número que alguém alterou.

Registe. Marque com a sua marca. Traduza. Faça Trupeer.

Quando uma fábrica executa várias línguas de origem, um único registo produz a instrução em cada uma, que é normalmente onde os sites multilingues desistem. O manual creator cobre documentos operacionais mais longos, o SOP creator cobre os procedimentos por trás das operações, e o resultado fica na sua base de conhecimento com uma marca consistente. As instruções de preparação estão no guia de configuração do modelo de documento.

Perguntas frequentes

Existe um modelo de plano de processo gratuito em Excel?

O Excel é o formato certo e a estrutura do routing acima é construída diretamente numa folha. Não há descarregamento condicionado nem formulário. As duas colunas que vale a pena adicionar ao que já usa são a data da última verificação e a variação real vs. routada, uma vez que são elas que impedem que os tempos se desviem sem ser notado.

Existe um modelo de plano de processo gratuito em Word?

O Word serve para o procedimento que rege como os routings são criados e revistos, e não para os próprios routings. Um routing no Word não consegue calcular o tempo total da operação nem a variação, e torna-se impossível de manter assim que tiver mais do que alguns números de peças.

Existe um modelo de plano de processo gratuito em PowerPoint?

Não de forma útil para o próprio plano. Os slides são o local certo para a análise de variação quando a apresenta, o que vale a pena fazer, porque um gráfico que mostra um terço das peças a ultrapassar e um terço a ser cotado acima faz o caso da manutenção melhor do que qualquer argumento.

Existe um modelo de plano de processo gratuito em PDF?

Exporte o routing emitido para PDF para o pacote de trabalho, com a sua revisão carimbada, e mantenha a fonte editável. Um routing que existe apenas como PDF é um que ninguém consegue comparar com os valores reais, que é precisamente o objetivo de o manter.

Qual é o melhor modelo de plano de processo gratuito?

O que tem uma data da última verificação e uma coluna de variação. Todos os modelos gratuitos de routing oferecem operações, centros de trabalho e tempos, que é a parte fácil. O que determina se o documento se mantém verdadeiro é se algo nele leva alguém a verificá-lo face à realidade.

Quem deve ser o responsável pelo plano de processo?

A indústria transformadora ou a engenharia de processos cria-o, e alguém em operações ou finanças deve ser responsável pela exatidão contínua, porque as consequências do desvio são comerciais e não técnicas. Os routings que são apenas da engenharia são criados bem e mantidos raramente, porque ninguém na engenharia se preocupa com a margem.

Com que frequência deve ser revisto um plano de processo?

Com base em gatilhos e num ciclo de revisão contínuo. Os gatilhos são quaisquer novas operações, máquinas, ferramentas ou alterações de design, tratadas no mesmo registo de mudança. O ciclo de revisão contínuo deve ser guiado pelo relatório de variação e não por um calendário, trabalhando com o que estiver mais fora da tolerância. Qualquer coisa sem verificação há três anos vale a pena ser verificada, independentemente.

O que é planeamento de processos na indústria?

A disciplina de engenharia de decidir como uma peça desenhada será efetivamente produzida: quais as operações, em que sequência, em que máquinas, com que ferramentas e a que tempos. O resultado é o plano de processo ou routing. Fica entre o design e a produção e é onde a fabricabilidade, o custo e o prazo de entrega são efetivamente determinados, muito antes de qualquer coisa ser agendada.