Um bom documento de passagem de funções é o que impede que conhecimentos críticos saiam pela porta quando alguém deixa um cargo. Com a Trupeer, pode poupar horas na elaboração de passagens de funções começando com um modelo de documento de passagem de funções gratuito, personalizando-o com as suas diretrizes de marca e transformando a passagem de funções num vídeo passo a passo que o novo responsável pode ver no primeiro dia.

Cada documento de passagem de funções contém as tarefas que a pessoa executa conscientemente. Quase nenhum contém as coisas que faz automaticamente, as exceções que absorveu, ou as relações que tornam o trabalho possível.

É por isso que as passagens de funções parecem completas e depois falham três semanas mais tarde, quando acontece algo que o documento nunca mencionou porque a pessoa que o escreveu deixou de reparar nisso há anos.

Transferir o modelo de documento de passagem de funções

Gratuito, editável, sem marca de água.

Que passagem de funções precisa?

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abrir a secção de Modelos

Vá à secção de Modelos no menu principal.

Passo 2: Selecionar e abrir um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expandir a visualização do modelo

Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Editar o modelo

Clique em Editar para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guardar o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Guardar para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualizar e afinar o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a Pré-visualização.

A partir do ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o pretende.

Com um modelo de documento de passagem de funções, pode:

• Poupar horas na escrita: Evite a página em branco com uma estrutura preparada para transições.

• Capturar contexto completo: As secções integradas garantem que nada importante fica por mencionar.

• Manter-se fiel à marca: Aplique o seu logótipo, fontes e cores usando o brand kit da Trupeer.

• Acolher o novo responsável mais rapidamente: Combine o documento com um vídeo passo a passo para que ele ganhe ritmo em dias, não em meses.

• Uniformizar as passagens de funções: Use o mesmo modelo para cada cargo e transição de projeto.

• Atingir equipas globais: Traduza as passagens de funções para 65+ idiomas com um clique.

Os quatro tipos de conhecimento numa passagem de funções

Cada um exige um método de extração diferente e apenas o primeiro pode ser tratado pedindo a alguém que escreva um documento.

Um modelo de passagem de funções padrão capta os dois primeiros e falha completamente nos dois últimos. Os dois últimos são onde surgem as falhas.

Conhecimento documentado

A categoria fácil. SOPs existentes, runbooks, wikis, passagens de funções anteriores.

O único trabalho real é a verificação. Pergunte diretamente: isto está atualizado e, na prática, segue-o mesmo? Uma percentagem surpreendente de processos documentados está desatualizada ou foi substituída por uma solução alternativa que ninguém registou. Uma passagem de funções que aponta para um documento desatualizado é pior do que uma que admite que não está escrito nada, porque o sucessor vai confiar nisso.

Conhecimento não documentado, mas consciente

Coisas que sabem e que poderiam dizer-lhe se colocasse a pergunta certa. A maior parte de um bom documento de passagem de funções.

A técnica de extração são perguntas, não um formulário em branco. “Liste as suas responsabilidades” produz uma descrição de funções. Estas produzem uma passagem de funções:

• O que faz que não está na sua descrição de funções?

• O que acontece no seu trabalho mensalmente, trimestralmente e anualmente, e que não vai surgir nas próximas duas semanas?

• Com o que é que as pessoas vêm ter consigo e que provavelmente deveriam perguntar a outra pessoa?

• O que se partiria primeiro se desaparecesse amanhã?

• Qual é a coisa que tem sempre em mente documentar e nunca faz?

• Quais das suas tarefas o deixariam nervoso ao entregá-las a alguém novo?

Esta última é a pergunta com maior retorno numa entrevista de passagem de funções.

Conhecimento tácito

A categoria que causa as falhas. Coisas que conseguem fazer, mas não conseguem explicar, porque deixaram de as executar conscientemente.

O sinal é uma tarefa que lhes demora dez minutos e ao sucessor duas horas, sem razão óbvia. Estão a fazer uma dúzia de pequenas decisões de que não têm consciência: que relatório verificar em conjunto, quando o número parece errado, que fornecedor contactar em vez de enviar e-mail, que a importação de quinta-feira precisa sempre de uma correção manual.

Não consegue obter isto fazendo perguntas. Vão dizer “é simples” e é isso que querem dizer.

O único método de extração fiável é a observação. Observe-os a fazê-lo, ou grave-os enquanto o fazem, e interrompa com “porque é que fez isso?” sempre que tomarem uma ação que não esperava. As respostas a essas interrupções são a passagem de funções.

Conhecimento relacional

Quem deve contactar, quem decide de facto, qual fornecedor vai flexibilizar um prazo, que colega abordar antes de uma reunião em vez de durante.

A documentação capta os nomes. Não transfere a relação e um sucessor com uma lista de contactos começa do zero com todos eles.

O mecanismo de transferência é a introdução, não a escrita. Uma chamada conjunta em que a pessoa que sai entrega explicitamente é mais valiosa do que um parágrafo de contexto. Faça isto enquanto a pessoa que sai ainda está disponível, o que significa semanas antes da saída, e não nos últimos dias.

Para as relações importantes, escreva também o contexto: o que esta pessoa valoriza, o que já correu mal antes, a que é que responde. Esta parte pode ser escrita e é, normalmente, a secção mais útil de um documento de passagem de funções.

O modelo de documento de passagem de funções

Duas secções fazem a maior parte do trabalho. As exceções conhecidas são a mais valiosa e a mais frequentemente deixada em branco, porque escrevê-la parece admitir que o processo é desorganizado. Peça-a diretamente e explique por que a quer.

As tarefas recorrentes importam por causa do timing. Uma tarefa mensal entregue na primeira semana de um período de aviso prévio de quatro semanas é feita em conjunto uma vez. Uma tarefa anual nem sequer surge, o que significa que precisa de ser registada em vez de ser apenas acompanhada.

Uma passagem de funções feita na prática

De: Analista de operações, a sair a 30 de setembro. Para: Analista júnior, mais dois itens para o líder de equipa. Período de passagem de funções: quatro semanas.

Resumo do cargo. Responsável pela reconciliação mensal com fornecedores, pelo relatório semanal de stocks e contacto principal para dois fornecedores. Além disso, até agora não documentado, é a pessoa que deteta e corrige erros de preços na importação de quinta-feira.

Responsabilidades

Tarefas recorrentes

Exceções conhecidas

• As faturas do Fornecedor A chegam com a referência num campo diferente. A macro de reconciliação não a deteta. Corrija manualmente antes de executar.

• A importação de quinta-feira elimina os decimais em qualquer preço acima de £1,000. Verifique as vinte primeiras linhas por valor todas as semanas. Isto nunca foi corrigido e ninguém fora desta secretária sabe que acontece.

• O Fornecedor B não responde a e-mails. Ligue. Há histórico com um gestor de conta anterior.

• Quando o fim do mês cai numa segunda-feira, a reconciliação é executada no 4.º dia útil, e não no 3.º, porque o fecho é feito tarde.

Passagens passo a passo gravadas. Reconciliação incluindo as duas exceções. Verificação da importação de quinta-feira. Pacote de auditoria trimestral. Revisão anual com fornecedores.

Perguntas em aberto. Ninguém sabe por que a importação elimina os decimais. Foi levantado duas vezes com a TI; o ticket foi encerrado por não ter sido encontrada nenhuma falha nas duas ocasiões.

A verificação da importação de quinta-feira é o ponto deste documento. Demorou vinte minutos por semana; a pessoa que sai não pensou nisso como uma tarefa e não teria aparecido em nenhuma passagem de funções produzida a partir de um modelo em branco. Surgiu porque alguém a viu trabalhar numa quinta-feira.

A reunião de passagem de funções

Não é uma reunião. São, pelo menos, três.

A entrevista, na primeira semana. O gestor ou o sucessor faz as perguntas de extração acima e toma notas. A pessoa que sai ainda não escreve nada. Conversar evidencia mais do que escrever e demora menos tempo, o que é importante quando já está a meio caminho da saída.

As passagens passo a passo, entre as semanas um e três. Cada tarefa significativa é feita em conjunto, registada sempre que possível. A pessoa que sai faz primeiro enquanto o sucessor observa; depois o sucessor faz enquanto a pessoa que sai observa. A segunda ordem é a importante e é normalmente a que se ignora.

A revisão, na última semana. Percorram o documento em conjunto, verifiquem que não ficou nada por mencionar e assinem ambos. Façam uma última pergunta: há algo em que pensou desde que começámos e que não está aqui?

Shadowing e reverse shadowing

A ordem importa mais do que a maioria das pessoas imagina.

Shadowing, em que o sucessor observa, é útil uma vez para contexto e depois deixa rapidamente de ensinar qualquer coisa. Observar alguém competente a executar uma tarefa que acha fácil transmite muito pouco, porque a dificuldade é invisível.

Reverse shadowing, em que o sucessor executa enquanto a pessoa que sai observa, é onde acontece a transferência. Cada hesitação é uma lacuna. Cada “na verdade, neste ponto precisa de” é um pedaço de conhecimento tácito que nunca iria chegar ao documento.

Planeie pelo menos um reverse shadow de cada tarefa recorrente significativa e faça-o com antecedência suficiente para haver tempo para uma segunda tentativa.

Passagem de funções ao sair de um emprego

O caso mais comum e aquele com um prazo difícil.

Comece na primeira semana do período de aviso prévio, e não na última. Uma passagem de funções escrita nos últimos dias é feita por alguém que já saiu mentalmente, sob pressão de tempo, e isso nota-se.

Sequencie por frequência, e não por importância. As tarefas semanais podem ser passadas fazendo-as em conjunto. As tarefas mensais podem surgir uma vez durante um período de aviso prévio de quatro semanas. As tarefas trimestrais e anuais não surgem de todo e têm de ser registadas em vez de demonstradas.

Faça as apresentações cedo, enquanto a pessoa que sai ainda está disponível e o interlocutor ainda tem motivo para atender a chamada.

E faça a pergunta que ninguém faz: há algo de que a equipa depende que vive no seu portátil em vez de estar nalgum local partilhado? A resposta é frequentemente sim.

O processo de saída mais amplo, a revogação de acessos, o último pagamento e a entrevista de saída, é abordado no modelo de employee offboarding.

Passagem de funções de turno

Um problema diferente: alta frequência, baixo volume, e o risco é o que aconteceu nas últimas oito horas, e não o que acontece todos os trimestres.

Mantenha-o numa estrutura fixa para que nada dependa da memória: o que aconteceu neste turno, o que está pendente, o que precisa de ser observado, o que é escalado e para quem, qualquer coisa fora do normal e o que o próximo turno tem de fazer a uma hora específica.

Faça presencialmente ou por voz, quando possível, com um registo escrito. As passagens de funções apenas por escrito perdem o destaque e o destaque é, muitas vezes, a informação.

Em operações críticas para a segurança, use um formato estruturado como SBAR, situação, contexto, avaliação, recomendação, e exija a repetição (read-back) de qualquer item crítico. O read-back é o que deteta o item mal ouvido.

Passagem de funções do projeto

Entregar um projeto concluído à equipa que o vai operar. É suficientemente distinto para justificar um documento próprio.

O que precisa para além do modelo geral: documentação conforme construído (as-built), acordos de suporte e escalonamento, termos de garantia ou responsabilidade por defeitos, formação ministrada e para quem, itens pendentes e quem é o responsável, e a aceitação formal com assinatura.

O modo de falha é a equipa do projeto se dissolver antes de a equipa de operações estar pronta, deixando ninguém que saiba como foi construído. Inclua um período de suporte definido no plano, com pessoas nomeadas, em vez de assumir boa vontade.

Use o modelo de passagem de funções do projeto e o checklist.

A linha temporal da passagem de funções

Ajuste proporcionalmente para períodos de aviso mais curtos, mas mantenha o reverse shadow. Se só tiver tempo para uma coisa, é o sucessor a executar a tarefa enquanto a pessoa que sai observa.

Como saber se a passagem de funções funcionou

Não no momento da assinatura. A assinatura mede se o documento foi concluído, não se o conhecimento foi transferido.

• O sucessor executa cada tarefa significativa sozinho, antes de a pessoa que sai ir embora. Tudo o que não for tentado não é passado.

• Contar as perguntas no primeiro mês, e a quem. As perguntas feitas à pessoa que sai depois de ela ter saído significam que a passagem de funções ficou incompleta.

• Observar a primeira tarefa anual ou trimestral. Esse é o teste real e acontece meses mais tarde.

• Perguntar ao sucessor aos 30 dias o que gostaria que estivesse no documento. Use isso na próxima passagem de funções.

A maioria das organizações declara uma passagem de funções bem-sucedida no último dia. A evidência chega no terceiro mês.

Boas práticas

• Comece na semana 1, e não na última semana.

• Entrevistar antes de escrever. Conversar evidencia mais do que um formulário em branco.

• Pergunte com o que é que ficariam nervosos ao passar.

• Registe tudo o que não vai voltar a acontecer antes de eles saírem.

• Faça reverse shadow de cada tarefa significativa.

• Apresente as pessoas presencialmente ou numa chamada, enquanto a pessoa que sai ainda está disponível.

• Escreva a secção de exceções e peça-a diretamente.

• Pergunte o que fica no portátil deles.

• Dê ao sucessor uma pessoa nomeada para pedir ajuda depois.

• Reveja aos 30 dias e melhore a próxima.

Erros comuns

• Escrito na última semana.

• Um formulário em branco entregue à pessoa que sai sem entrevista.

• Tarefas listadas, exceções omitidas.

• Shadowing apenas, nunca reverse shadowing.

• Tarefas trimestrais e anuais ignoradas porque não surgem durante o período de aviso prévio.

• Contactos listados sem apresentações.

• Assinatura tratada como evidência de sucesso.

• Sem uma pessoa nomeada para o sucessor pedir ajuda depois.

• Apontar para documentação que está desatualizada.

• Ninguém pergunta sobre ficheiros locais.

• O mesmo processo para um aviso prévio de quatro semanas e uma saída no mesmo dia.

• O conhecimento tácito nunca aparece porque ninguém observou alguém a trabalhar.

Registe as coisas que não conseguem explicar

Abra o modelo na Trupeer AI, aplique o seu brand kit para que os documentos de passagem de funções correspondam aos seus outros materiais e edite qualquer secção diretamente. A configuração está no guia do modelo.

Duas categorias de conhecimento numa passagem de funções não podem ser escritas pela pessoa que está a sair. A parte tácita, porque deixou de reparar que o faz. E qualquer coisa trimestral ou anual, porque não vai acontecer novamente antes de eles saírem.

Ambas são resolvidas da mesma forma. Peça-lhes para executarem a tarefa enquanto você regista. A Trupeer AI transforma essa gravação no procedimento escrito e num vídeo passo a passo narrado, capturado na ordem em que o trabalho acontece de facto, e não na ordem em que eles se lembram. Leva menos do tempo deles do que escrever, o que é importante quando já estão a meio caminho da saída, e o sucessor pode ver novamente o processo trimestral em novembro, quando finalmente chegar a altura.

Traduza-o para 65+ idiomas para equipas distribuídas e mantenha o conjunto na sua base de conhecimento, para que sobreviva à próxima passagem de funções, tal como esta.

Registe. Dê marca. Traduza. Trupeer.

Perguntas Frequentes

Existe um modelo de documento de passagem de funções gratuito em Word?

Sim. O Word é o formato principal, com cada secção estruturada e perguntas de apoio em cada uma para revelar o que as pessoas se esquecem. Transferência gratuita, sem registo, sem marca de água.

Posso transferir um modelo de documento de passagem de funções gratuito em Word?

Sim, todos os formatos são transferências gratuitas sem necessidade de conta e sem atribuição.

Existe um modelo de documento de passagem de funções em formato Word doc?

Sim, existe uma versão .doc incluída juntamente com .docx para sistemas mais antigos.

Existe um modelo de passagem de funções em Word e PDF, gratuito para transferir?

Sim, ambos. Word para o escrever durante o período de passagem de funções e PDF para a versão assinada no final. O PDF inclui o bloco de assinatura para as duas partes e o gestor.

Existe um modelo de documento de passagem de funções gratuito em Excel?

Sim. O Excel guarda as partes tabulares: o registo de responsabilidades, o calendário de tarefas recorrentes que mostra o que vence quando, a lista de acessos e o registo de passagem de funções que acompanha o que foi transferido de facto, e não apenas escrito.

Existe um modelo de passagem de funções em Excel?

Sim, é o mesmo livro. O calendário de tarefas recorrentes é a secção tabular mais útil, porque mostra imediatamente quais tarefas não vão surgir antes de a pessoa sair e, portanto, precisam de ser registadas em vez de serem apenas demonstradas.

Existe um modelo de documento de passagem de funções gratuito em PDF?

Sim, como a versão final assinada e como uma folha de perguntas de entrevista imprimível para a conversa de extração.

Existe um modelo de passagem de funções para quando se está a sair de um emprego?

Sim, e esse é o caso de uso principal deste modelo. Comece na semana 1 do período de aviso prévio em vez da última semana, sequencie a passagem de funções pela frequência das tarefas e registe qualquer coisa trimestral ou anual, já que não vai voltar a acontecer antes de eles saírem. Para o processo completo de saída, incluindo acessos e último pagamento, consulte o modelo de employee offboarding.

O que é um documento de passagem de funções?

Um registo do que uma pessoa está a passar para outra: responsabilidades, tarefas recorrentes, trabalho em curso, contactos, sistemas e as exceções e soluções alternativas que não estão escritas em mais nenhum lugar. Existe para que o sucessor consiga fazer o trabalho sem o predecessor.

O que deve incluir um documento de passagem de funções?

Resumo do cargo, responsabilidades e quem as vai assumir, tarefas recorrentes com os seus gatilhos e timing, trabalho em curso com estado e próximas ações, contactos-chave com contexto, níveis de sistemas e acessos, onde ficam os ficheiros incluindo qualquer coisa local, exceções conhecidas e soluções alternativas, links para gravações, perguntas em aberto e assinatura.

Como se escreve um documento de passagem de funções?

Entrevistar antes de escrever, porque conversar evidencia mais do que um formulário em branco. Pergunte o que fazem que não está na descrição de funções, o que acontece mensalmente e anualmente e com o que ficariam nervosos ao passar. Observe-os a trabalhar para captar o que já não repararam que fazem. Depois escreva, faça reverse shadow para testar e revise.

Quanto tempo deve demorar uma passagem de funções?

O período completo de aviso prévio, começando na semana 1. As tarefas semanais podem ser passadas fazendo-as em conjunto. As tarefas mensais podem surgir uma vez. As tarefas trimestrais e anuais não surgem de todo e têm de ser registadas. Ajuste proporcionalmente para avisos mais curtos, mas mantenha o reverse shadow.

Porque é que as passagens de funções falham?

Porque as pessoas não conseguem documentar o que deixaram de pensar. Uma passagem de funções escrita a partir de um modelo em branco capta as tarefas que alguém executa conscientemente e ignora as pequenas decisões que toma automaticamente, que são exatamente as coisas que falham quando alguém novo faz o trabalho.

O que é reverse shadowing e porque é que isso importa?

O sucessor executa a tarefa enquanto a pessoa que está a sair observa, em vez de ser ao contrário. Observar alguém competente ensina muito pouco, porque a dificuldade é invisível. Fazer você mesmo com eles presentes evidencia imediatamente todas as lacunas e as correções deles são o conhecimento tácito que nunca chegaria ao documento.

O que é uma passagem de funções de turno?

Uma passagem de funções estruturada entre turnos numa operação contínua: o que aconteceu, o que está pendente, o que precisa de ser observado, o que é escalado, qualquer coisa fora do normal e qualquer coisa crítica para o tempo do turno que entra. Em ambientes críticos para a segurança, um formato fixo e read-back dos itens críticos são padrão.

Qual é a diferença entre um documento de passagem de funções e uma SOP?

Um documento de passagem de funções transfere o cargo específico de uma pessoa específica para um sucessor específico num determinado momento e inclui trabalho em curso e relações. Uma SOP documenta um processo de forma permanente, para qualquer pessoa. Uma boa passagem de funções resulta frequentemente na escrita de várias SOPs e deve referenciar as existentes em vez de as duplicar.

Posso personalizar este modelo de documento de passagem de funções?

Sim, todas as versões são totalmente editáveis. As perguntas de extração são a parte que vale a pena manter, independentemente do que mais alterar, porque são elas que revelam o conteúdo que um modelo em branco nunca chega a captar. Na Trupeer AI, também pode aplicar o seu brand kit para que os documentos de passagem de funções correspondam aos seus outros materiais.

Modelos relacionados

• Modelo de employee offboarding

• Modelo de SOP de transferência de conhecimento

• Modelo de passagem de funções do projeto

• Modelo de checklist de passagem de funções do projeto

• Modelo de SOP

• Modelo de método de procedimento

• Modelo de job aid

• Modelo de processo de negócio

• Modelo de checklist de onboarding e planos