Hoe een Google Doc met een wachtwoord te beveiligen - Privacy- en deeltips

Deze gids biedt een gedetailleerde handleiding voor het beveiligen van een Google Doc met een wachtwoord.

Google Docs biedt geen ingebouwde optie om documenten met een wachtwoord te beveiligen, maar er zijn nog steeds een paar effectieve manieren om je bestanden veilig te houden:

1. Voeg een Wachtwoord Toe Voor Uploaden (Aanbevolen)

Met Microsoft Word:
Je kunt je Google Doc downloaden als een Word-bestand. Eenmaal gedownload, open het in Microsoft Word, ga naar het menu Bestand, klik op Info, kies vervolgens Bescherm Document > Versleutel met Wachtwoord. Stel een sterk wachtwoord in, sla het bestand op en upload vervolgens het beveiligde Word-document weer naar Google Drive.

Met Acrobat Pro:
Als je de voorkeur geeft aan een PDF, download dan je Google Doc als een PDF-bestand. Open het in Adobe Acrobat Pro, ga naar het menu Bestand, selecteer Wachtwoord Beveiligen en stel een wachtwoord in. Na het opslaan, upload de beveiligde PDF naar Google Drive of deel het op een veilige manier.

2. Gebruik Google Workspace Add-ons

Er zijn verschillende add-ons beschikbaar, zoals “Wachtwoord Beveiliging voor Google Documenten,” die je kunnen helpen je bestanden te beveiligen. Deze tools laten je meestal het document versleutelen en opslaan als een wachtwoord-beveiligde PDF, die je vervolgens veilig kunt delen.

3. Beperk Toegang tot Delen (Basisbeveiliging)

Voor een eenvoudig niveau van bescherming kun je controleren wie toegang heeft. Klik op de Deel-knop in je document en stel de algemene toegang in op “Beperkt.” Op deze manier kunnen alleen mensen die je specifiek hebt toegevoegd het document bekijken of bewerken.

Stap 1

Om te beginnen met het vergrendelen van een Google Docs-bestand, navigeer eerst naar het bestand binnen je Google Drive dat je wilt vergrendelen.

Stap 2

Klik op de drie verticale stippen om meer acties voor het geselecteerde bestand te openen.

Stap 3

Kies "Bestandsinformatie" uit het dropdownmenu dat verschijnt.

Stap 4

Kies de optie "Vergrendelen". Een bevestigingsdialoog zal je vragen om door te gaan met het vergrendelen van het bestand. Bevestig door op "Vergrendelen" te klikken.

Stap 5

Het bestand is nu succesvol vergrendeld. Ga verder met het openen van het bestand om de status te verifiëren.

Stap 6

Bij het openen zal je merken dat het bestand is vergrendeld en dat de bewerkingsmogelijkheden zijn uitgeschakeld.

Pro tips over hoe je een Google Doc met een wachtwoord beveiligt

1. Stel Bestandspermissies In: Ga naar Bestand > Delen en pas de permissies aan naar Kijker of Commentator voor degenen aan wie je de toegang wilt beperken.

2. Gebruik "Alleen Weergave" Modus: Stel het document in op Alleen Weergave om bewerken te voorkomen, zodat er geen ongeautoriseerde wijzigingen worden aangebracht.

3. Schakel Downloaden, Afdrukken en Kopiëren Uit: In de Delen-instellingen, klik op Geavanceerd, controleer vervolgens de optie om downloaden, afdrukken en kopiëren uit te schakelen voor extra beveiliging.

4. Gebruik Google Workspace Admin Instellingen: Als je deel uitmaakt van een organisatie, stel dan strengere bestandstoegangseisen in via je Google Workspace Admin Console.

5. Deel met Specifieke Personen: Beperk de toegang door de link alleen naar specifieke personen met Kijk- of Commentaarpersmissies te sturen.

Veelvoorkomende valkuilen en hoe deze te vermijden bij het beveiligen van een Google Doc met een wachtwoord

1. Onjuiste Permissies Instellen: Bewerkingstoestemming geven terwijl je het bestand wilt vergrendelen kan ongewenste wijzigingen toestaan.
   Fix: Controleer altijd of de permissies zijn ingesteld op Kijker of Commentator voordat je deelt.

2. Vergeten om Downloaden/Afdrukken/Kopiëren Uit te Schakelen: Zelfs als het document vergrendeld is voor bewerking, kunnen gebruikers het nog steeds kopiëren of afdrukken.
   Fix: Gebruik de Geavanceerde instellingen in Delen om downloaden, afdrukken en kopiëren van het bestand uit te schakelen.

3. Per ongeluk de Link Publiek Delen: Een link delen met de verkeerde groep kan het bestand blootstellen aan ongeautoriseerde gebruikers.
   Fix: Zorg ervoor dat de link alleen wordt gedeeld met de bedoelde individuen en dat de permissies juist zijn ingesteld.

4. Een Document Niet Vergrendelen Voor Delen: Een document delen voordat het is vergrendeld kan leiden tot ongeautoriseerde toegang.
   Fix: Vergrendel altijd het document voordat je het deelt om ervoor te zorgen dat niemand wijzigingen kan aanbrengen of toegang kan krijgen tot gevoelige inhoud.

5. Niet Regelmatig Permissies Controleren: Permissies kunnen onbedoeld door collega's worden gewijzigd.

6. Fix: Controleer regelmatig de deelinstellingen en toegangspermissies om ervoor te zorgen dat ze vergrendeld blijven zoals bedoeld.

Veelgestelde vragen over hoe je een Google Doc met een wachtwoord beveiligt

1. Hoe vergrendel ik een Google Doc tegen bewerken?
   Stel de permissies in op Kijker of Commentator in de Delen-instellingen om bewerken te voorkomen.

2. Kan ik anderen voorkomen om mijn Google Doc te downloaden of af te drukken?
   Ja, in het geavanceerde gedeelte van de Delen-instellingen, vink de optie aan om downloaden, afdrukken en kopiëren uit te schakelen.

3. Hoe kan ik toegang tot een Google Doc beperken zonder het publiekelijk te maken?
   Deel de link alleen met specifieke individuen en stel de permissies in op Kijker of Commentator.

4. Kan ik een Google Doc-bestand vergrendelen als het al gedeeld is?
   Ja, je kunt de deelpermissies op elk moment bijwerken via de Delen-instellingen.

5. Hoe vergrendel ik een Google Doc-bestand met een vervaldatum?
   Als je Google Workspace hebt, kun je een vervaldatum instellen voor de toegang van specifieke gebruikers tot het document in de Delen-instellingen.

6. Hoe schermopnames maken op Mac? 
   Om een schermopname op een Mac te maken, kun je Trupeer AI gebruiken. Hiermee kun je het hele scherm vastleggen en zijn er AI-mogelijkheden zoals het toevoegen van AI-avatar, voice-over, in- en uitzoomen in de video. Met de AI-videovertalingsfunctie van trupeer kun je de video in 30+ talen vertalen. 

7. Hoe een AI-avatar aan schermopname toevoegen?
   Om een AI-avatar aan een schermopname toe te voegen, moet je een AI-schermopname-tool gebruiken. Trupeer AI is een AI-schermopname-tool, die je helpt video's met meerdere avatars te maken, en helpt je ook bij het maken van je eigen avatar voor de video.

8. Hoe schermopnames maken op Windows?
   Om schermopnames op Windows te maken, kun je de ingebouwde Game Bar (Windows + G) gebruiken of een geavanceerde AI-tool zoals Trupeer AI voor meer geavanceerde functies zoals AI-avatar, voice-over, vertalen, enz.

9. Hoe voice-over aan video toevoegen?
   Om voice-over aan video's toe te voegen, download de trupeer ai chrome-extensie. Nadat je je hebt aangemeld, upload je je video met de stem, kies de gewenste voice-over van trupeer en exporteer je bewerkte video. 

10. Hoe zoom ik in een schermopname?
    Om in te zoomen tijdens een schermopname, gebruik de zoom-effecten in Trupeer AI waarmee je op specifieke momenten kunt in- en uitzoomen, wat de visuele impact van je video-inhoud verbetert.