How-to-artikelen zijn een van de best presterende contentformaten op het web. Met Trupeer kun je uren besparen op het schrijven van how-to-content door te starten met een gratis how-to-artikelsjabloon, dit aan te passen met je brand guidelines en elk artikel om te zetten in een aantrekkelijke videohandleiding waarmee lezers een tweede manier krijgen om te leren.

Een how-to-artikel heeft een lezer in een heel specifieke situatie. Ze zijn halverwege iets, het werkt niet, en ze hebben al langer besteed dan ze wilden. Ze lezen niet; ze scannen op het stukje dat hen verder helpt.

Bijna alle regels voor het schrijven van dit soort content volgen daaruit.

Download het how-to-artikelsjabloon

Gratis, bewerkbaar, geen watermerk.

De drie manieren waarop een how-to-artikel faalt

Elke mislukking valt in een van deze categorieën, en vereist een andere oplossing.

De meeste schrijftips gaan over de derde poort. De meeste artikelen falen bij de eerste twee.

Poort één: de titel

Als de titel niet overeenkomt met de woorden die de lezer zou gebruiken, bestaat het artikel voor hen niet.

Schrijf de taak, niet de feature. "Hoe exporteer je je rapport als CSV" wint van "Gebruik de exportmodule". Mensen zoeken op wat ze proberen te doen.

Gebruik hun woordenschat. De interne naam die je voor een feature gebruikt, is niet wat klanten eraan geven. Haal de formuleringen uit supporttickets en site search.

Begin met het werkwoord. "Hoe reset je je wachtwoord" scant sneller dan "Wachtwoordreset: een handleiding".

Wees specifiek genoeg om exclusief te zijn. "Hoe voeg je een gebruiker toe" is dubbelzinnig als je drie soorten gebruikers hebt. "Hoe voeg je een admin-gebruiker toe aan een workspace" is dat niet.

Eén taak per titel. Als de titel "en" bevat, heb je twee artikelen.

Poort twee: het openingsblok

De lezer is geland. Ze hebben ongeveer vijf seconden om te beslissen of dit de juiste pagina is.

Het openingsblok beantwoordt drie vragen voordat de stappen beginnen.

Wat dit artikel doet. Eén zin. "Dit artikel laat je zien hoe je je boekhoudsysteem koppelt zodat facturen automatisch worden gesynchroniseerd."

Voor wie het is. Elke rol, toestemmings- of planvereiste. "Je hebt beheerdersrechten nodig om dit te doen."

Wat je eerst nodig hebt. Vereisten, vermeld vóór stap één in plaats van ontdekt bij stap vier.

Die laatste voorkomt de meest voorkomende frustratie in technische documentatie: drie stappen doorlopen en dan ontdekken dat je iets nodig hebt wat je niet hebt. Vereisten horen bovenaan, altijd.

Voeg de verwachte tijd toe wanneer het meer is dan een paar minuten. "Dit duurt ongeveer 15 minuten" helpt iemand beslissen of ze nu beginnen of later terugkomen.

Poort drie: de stappen

Waar de lezer ofwel klaar is, ofwel opgeeft.

• Één actie per stap. Als een stap "en dan" bevat, splits het.

• Begin elke stap met het werkwoord. "Klik op Instellingen" en niet "Je moet daarna op Instellingen klikken".

• Zeg waar vóór wat. "Rechtsboven, klik op Export" vertelt ze waar ze als eerste moeten kijken.

• Noem wat ze gaan zien. Exacte knoplabels, met de exacte hoofdlettergebruik. Als de knop zegt "Save & close", schrijf dat dan zo.

• Nummer ze. Opsommingen impliceren dat volgorde niet uitmaakt.

• Houd het bij minder dan tien stappen waar mogelijk. Langere taken splits je in fases met subkoppen.

• Laat het resultaat zien. Zeg na de laatste stap wat nu waar zou moeten zijn. "De synchronisatie draait elk uur. Je ziet de laatste synchronisatietijd op de integratiepagina."

• Leg niet uit waarom halverwege. De lezer voert uit, niet om te leren. Zet je redenering in een notitie, of in een apart conceptartikel.

Zo pas je dit sjabloon aan in Trupeer

Stap 1: Open de sectie Templates

Ga in het hoofdmenu naar de sectie Templates.

Stap 2: Selecteer en open een sjabloon

Klik op elk sjabloon waarmee je wilt werken om het te openen.

Stap 3: Breid de sjabloonweergave uit

Als dat nodig is, breid je de sjabloonweergave uit om de volledige indeling en details duidelijk te zien.

Stap 4: Bewerk het sjabloon

Klik op Bewerken om te starten met het aanpassen van het geselecteerde sjabloon.

In de editor kun je:

• Nieuwe secties toevoegen

• Opmaakregels definiëren of bijwerken

• Een logo toevoegen en de positie en bijbehorende instellingen aanpassen

Stap 5: Sla je aangepaste sjabloon op

Nadat je alle noodzakelijke wijzigingen hebt doorgevoerd, klik je op Opslaan om het bijgewerkte sjabloon als je eigen sjabloon op te slaan.

Stap 6: Bekijk en verfijn het sjabloon

Wanneer je wilt zien hoe je aangepaste sjabloon eruitziet, open je de Voorbeeldweergave.

Vanaf het scherm met de voorbeeldweergave kun je, indien nodig, direct doorgaan met het maken van aanpassingen, zodat het sjabloon precies verschijnt zoals je het wilt.

Met een how-to-artikelsjabloon kun je:

• Uren besparen op schrijven: Sla de lege pagina over met een structuur die is gebouwd voor how-to-content.

• Goed scoren in zoekopdrachten: Goed gestructureerde how-tos met HowTo-schema scoren goed op Google.

• In lijn blijven met je merk: Pas je logo, lettertypen en kleuren toe met de brand kit van Trupeer.

• Supportbelasting verminderen: Duidelijke how-to-artikelen helpen gebruikers selfservice te doen.

• Video-walkthroughs toevoegen: Voeg videohandleidingen in voor stappen die lastig uit te leggen zijn in tekst.

• Bereik wereldwijde lezers: Vertaal how-to-artikelen naar 65+ talen met één klik.

Het how-to-artikelsjabloon

Tien secties, waarvan vier kort. Het grootste deel bestaat uit stappen en troubleshooting.

Screenshots

Het verschil tussen een bruikbaar how-to-artikel en een muur van instructies.

• Één screenshot per stap wanneer de interface niet duidelijk is. Niet elke stap, of het artikel wordt niet meer scanbaar.

• Crop naar het relevante gedeelte. Een volledige schermopname laat de lezer zoeken naar wat je bedoelde.

• Geef licht annotaties. Eén vak of pijl. Meerdere annotaties concurreren met elkaar.

• Toon de status, niet alleen de locatie. Als een stap iets verandert, is een before-and-after waardevoller dan één enkele afbeelding.

• Vermijd persoonlijke of klantgegevens. Gebruik een demo-account en controleer de browsertabs en meldingen in de hoek van je opname.

• Let op de onderhoudskosten. Screenshots worden snel verouderd bij elke wijziging in de interface, en verouderde screenshots ondermijnen het vertrouwen in het hele artikel. Dit is het sterkste argument om op te nemen in plaats van alleen te capturen.

Troubleshooting

De sectie die een competent artikel scheidt van een echt bruikbaar artikel, en die het vaakst wordt weggelaten.

Lijst de drie of vier dingen op die er daadwerkelijk misgaan, in de woorden van de lezer, met de oplossing.

Er verschijnt niets na stap 4. Meestal betekent dit dat de verbinding nog niet klaar is met autoriseren. Wacht een minuut en vernieuw. Als het nog steeds leeg is, heeft het account mogelijk niet de benodigde toestemming.

De knop is grijs. Hiervoor heb je beheerdersrechten nodig. Vraag het aan degene die je workspace heeft ingesteld.

Het werkte, maar de data ziet er verkeerd uit. Controleer het datumbereikfilter, dat standaard op de huidige maand staat.

Haal deze informatie uit supporttickets, niet uit verbeelding. Als vier mensen je na het volgen van het artikel met hetzelfde probleem hebben benaderd, hoort dat probleem in het artikel.

Zwak en beter

Zwak: Gebruikers kunnen exportinstellingen configureren via de reportingmodule om data in verschillende formaten te verkrijgen, zoals vereist.

Beter: Een rapport exporteren als CSV: 1. Open het rapport. 2. Klik rechtsboven op Export. 3. Kies CSV en klik op Download. Het bestand verschijnt in je map Downloads en bevat elke kolom die momenteel zichtbaar is in het rapport.

Zwak: Stap 3: Configureer de integratie-instellingen op de juiste manier en sla je wijzigingen op.

Beter: 3. Voer de API-sleutel in van je boekhoudsysteem. 4. Zet Sync-frequentie op Uur. 5. Klik op Save & test. Je zou een groene Connected-label moeten zien.

De eerste versie is één stap die drie dingen doet zonder dat je kunt zien of het werkte. De tweede is drie stappen met een controleerbare uitkomst.

Zwakke titel: Integration Configuration Guide

Betere titel: Hoe je je boekhoudsysteem koppelt

Zwakke opening: Dit artikel geeft een overzicht van de exportfunctionaliteit die beschikbaar is binnen het platform.

Betere opening: Hier zie je hoe je een rapport exporteert als CSV, Excel of PDF. Je hebt weergavetoegang tot het rapport nodig. Duurt ongeveer een minuut.

Soorten documentatie-artikelen

Een how-to is één van vier typen, en ze door elkaar halen is de meest voorkomende structurele fout in documentatie.

De fout is concepten uitleggen in een how-to. De lezer voert uit en wil geen achtergrond. Link in plaats daarvan naar het conceptartikel en houd de stappen helder.

De omgekeerde fout is een conceptartikel met drie stappen die in het midden verstopt zitten, die niemand vindt wanneer ze ze nodig hebben.

Lengte van het artikel

Korter dan je intuïtie suggereert. Een how-to-artikel moet één taak behandelen en stoppen.

Als het langer wordt dan tien stappen, zoek dan naar een natuurlijke splitsing. "Hoe X instellen" is vaak eigenlijk "Hoe X maken", "Hoe X configureren" en "Hoe mensen uitnodigen voor X", drie artikelen die elk afzonderlijk te vinden zijn en in volgorde aan elkaar gelinkt kunnen worden.

Lange artikelen falen ook bij poort één, omdat één artikel dat zes taken behandelt maar één titel kan hebben, wat betekent dat vijf van die taken niet vindbaar zijn.

Formaten

Word voor opstellen en review, omdat bijgehouden wijzigingen en opmerkingen de reviewcyclus beheersbaar maken. Dit is waar de meeste artikelen geschreven zouden moeten worden voordat ze ook maar in de buurt komen van een publicatiesysteem.

PDF voor alles wat geprint wordt, wordt uitgedeeld tijdens training, of offline nodig is. Ook het juiste formaat voor een klantgerichte handleiding die je als bijlage bij een e-mail meestuurt.

PowerPoint wanneer een how-to een training wordt. Eén stap per slide, met een screenshot op elke slide, werkt goed voor een walkthrough-sessie.

Je helpcentrum of kennisbank voor alles wat klantgericht is en vindbaar en doorzoekbaar moet zijn, wat voor de meeste geldt. Word en PDF zijn opmaak- en distributieformaten, geen publicatieformaten.

Artikelen onderhouden

Documentatie veroudert stilletjes, en verouderde documentatie is erger dan geen documentatie, omdat mensen het volgen en het faalt.

Wijs per artikel een eigenaar toe. Leg de productversie vast waartegen het is geschreven. Beoordeel na elke release die invloed heeft op de feature, en anders op een vast ritme.

Het meest betrouwbare onderhoudssignaal is een supportticket over iets dat het artikel behandelt. Dat betekent dat het artikel óf onjuist is, óf juist maar niet vindbaar. Beide zijn het waard om te fixen, en beide zijn onzichtbaar tenzij iemand erop let.

Screenshots zijn het element met de hoogste onderhoudslast, dus het is de moeite waard om mee te nemen hoeveel je gebruikt en hoe je ze produceert.

Meten of het werkt

• Weergaven, waarmee je ziet of het vindbaar is.

• Supporttickets over hetzelfde onderwerp na publicatie. Dat zou moeten dalen. Als dat niet gebeurt, werkt het artikel niet of is het niet vindbaar.

• Zoektermen zonder resultaten, waarmee je ziet welke artikelen ontbreken.

• Tijd op pagina, zorgvuldig geïnterpreteerd. Lang kan betekenen: grondig of verwarrend.

• Feedback op het artikel, als je helpcentrum dit aanbiedt, hoewel responspercentages meestal laag zijn.

• Deflectie, wat betekent dat mensen het artikel bekeken en daarna geen contact opnamen met support.

Het meest nuttige enkele getal is het volume aan supporttickets over het onderwerp vóór en na publicatie. Alles andere is een proxy.

Zo schrijf je een how-to-artikel

1. Ontdek wat mensen echt vragen, uit supporttickets en site search. Raadt het onderwerp niet.

2. Schrijf eerst de titel, als taak in de woorden van de lezer. Als je dat niet kunt, is de scope onduidelijk.

3. Voer de taak zelf uit terwijl je schrijft, of kijk iemand het doen. Artikelen die uit het hoofd zijn geschreven, slaan stappen over.

4. Maak een lijst van vereisten terwijl je ze tegenkomt.

5. Schrijf één actie per stap, eerst het werkwoord, met de exacte labels van de interface.

6. Leg vast of neem op terwijl je bezig bent, niet achteraf uit het hoofd.

7. Vermeld het verwachte resultaat.

8. Voeg troubleshooting toe op basis van echte tickets.

9. Laat iemand die het niet kent volgen zonder hulp. Elke vraag die ze stellen is een defect.

10. Publiceer en bekijk daarna het supportvolume over dat onderwerp.

Stap negen is de enige echte test. Een artikel dat is beoordeeld door iemand die de taak al kent, leest altijd goed.

Best practices

• Taakgerichte titels in de woordenschat van de lezer.

• Vereisten vóór stap één, altijd.

• Één actie per stap, eerst het werkwoord.

• Exacte labels van de interface, exact hoofdlettergebruik.

• Screenshots gecropt en licht geannoteerd.

• Het verwachte resultaat staat na de laatste stap.

• Troubleshooting op basis van echte tickets.

• Één taak per artikel, minder dan tien stappen.

• Concepten gelinkt, niet ingebed.

• Getest door iemand die de taak niet heeft uitgevoerd.

Veelvoorkomende fouten

• Titels genoemd naar features in plaats van taken.

• Vereisten ontdekt bij stap vier.

• Stappen met elk drie acties.

• Vage instructies zoals "configureer de instellingen op de juiste manier".

• Labels van de interface geparafraseerd in plaats van letterlijk geciteerd.

• Volledige schermopnames zonder cropping.

• Klantgegevens zichtbaar in een screenshot.

• Geen verwacht resultaat, dus de lezer kan niet zien of het werkte.

• Geen troubleshooting-sectie.

• Concepten uitgelegd binnen de stappen.

• Zes taken in één artikel, waarvan vijf niet vindbaar zijn.

• Geschreven uit het hoofd in plaats van door de taak uit te voeren.

• Alleen beoordeeld door mensen die het al weten.

• Screenshots worden nooit bijgewerkt na een wijziging in de interface.

Leg de taak vast in plaats van hem uit het hoofd te schrijven

Open het sjabloon in Trupeer AI, pas je brand kit toe zodat artikelen aansluiten op je documentatie, en bewerk elke sectie direct. De setup staat in de template guide.

Twee dingen maken how-to-artikelen duur. Uit het hoofd schrijven slaat de stappen over die je automatisch uitvoert, precies waar lezers vastlopen. En screenshots maken kost tijd en worden bij elke wijziging in de interface snel verouderd, daarom tonen zoveel artikelen een versie van het product die niet langer bestaat.

Opnemen lost beide problemen op. Voer de taak één keer uit en Trupeer AI genereert het geschreven artikel met de stappen in de volgorde waarin ze echt zijn uitgevoerd en screenshots die automatisch zijn vastgelegd, plus een ingesproken video walkthrough van dezelfde opname. Wanneer de interface verandert, neem opnieuw op in plaats van opnieuw screenshots te maken.

Vertaal het naar 65+ talen en houd de set bij in je kennisbank, waar lezers het zullen vinden.

Leg het vast. Maak het branded. Vertaal het. Trupeer it.

Veelgestelde vragen

Is er een gratis how-to-artikelsjabloon in Word?

Ja. Word is het belangrijkste formaat en de juiste plek om te concepten, omdat review met bijgehouden wijzigingen daar makkelijker is dan in een publicatiesysteem. Het bevat de volledige structuur met prompts in elke sectie. Gratis downloaden, geen aanmelding, geen watermerk.

Is er een artikelsjabloon in Word, gratis om te downloaden?

Ja, en het werkt voor elk instructieartikel, niet alleen voor stap-voor-stap. De structuur werkt ook voor concept-, naslag- en troubleshooting-artikelen met een kleine aanpassing.

Is er een gratis how-to-artikelsjabloon in PDF?

Ja, als printbaar handleiding-formaat dat geschikt is voor trainingshand-outs, onboarding-pakketten en alles wat een klant offline nodig heeft.

Is er een artikelsjabloon in PDF?

Ja, zowel een lege versie als een compleet voorbeeld, zodat je een afgewerkt how-to-artikel kunt zien voordat je je eigen gaat schrijven.

Is er een gratis how-to-artikelsjabloon in PPT of PowerPoint?

Ja. De PowerPoint-versie verandert een how-to in een trainingswalkthrough: één stap per slide, met ruimte voor een screenshot op elke slide. Het werkt goed voor een live sessie en minder goed als naslagmateriaal achteraf, dus de meeste teams hebben ook de Word-versie nodig.

Kan ik een gratis how-to-artikelsjabloon downloaden?

Ja, elk formaat is gratis te downloaden zonder account en zonder toeschrijving.

Wat is het beste gratis how-to-artikelsjabloon?

Degene die vereisten en troubleshooting bevat. De meeste sjablonen geven je een titel en genummerde stappen, wat het makkelijke deel is. Lezers haken af omdat ze bij stap vier een ontbrekende vereiste ontdekken of omdat ze op een probleem stuiten dat het artikel niet noemt, en die twee secties voorkomen dat.

Wat is een how-to-artikel?

Een kort instructieartikel dat één specifieke taak behandelt, geschreven voor iemand die het nu meteen wil doen. Het verschilt van een tutorial, die vanaf nul leert, en van een conceptartikel, dat uitlegt hoe iets werkt.

Wat moet een how-to-artikel bevatten?

Een taakgerichte titel, een samenvatting van één zin, voor wie het is inclusief eventuele benodigde toestemmingen, vereisten vóór stap één, benodigde tijd, genummerde stappen met één actie per stap, het verwachte resultaat, troubleshooting voor de drie of vier meest voorkomende problemen, gerelateerde artikelen en metadata met de eigenaar en de datum van de laatste review.

Hoe schrijf je een goed how-to-artikel?

Schrijf de titel als taak in de woorden van de lezer, voer de taak zelf uit terwijl je schrijft in plaats van uit het hoofd te werken, lijst vereisten op terwijl je ze tegenkomt, gebruik één actie per stap met exacte labels van de interface, vermeld wat aan het einde waar zou moeten zijn en voeg troubleshooting toe op basis van echte supporttickets. Laat het daarna door iemand volgen die het niet kent, zonder hulp.

Hoe lang moet een how-to-artikel zijn?

Eén taak, idealiter minder dan tien stappen. Als het langer is, zijn het meestal meerdere taken die elk beter vindbaar zijn als afzonderlijke artikelen die in volgorde aan elkaar zijn gelinkt. Lange artikelen falen ook, omdat ze maar één titel kunnen hebben, waardoor de andere taken erin onzichtbaar zijn voor zoekopdrachten.

Wat is het verschil tussen een how-to en een tutorial?

Een how-to is bedoeld voor iemand die al weet wat ze willen en de specifieke stappen nodig heeft. Een tutorial leert een beginner, meestal met een uitgewerkt voorbeeld en meer uitleg. Het verschil zit in de lezersstatus: de how-to-lezer is ongeduldig en halverwege, de tutorial-lezer heeft tijd vrijgemaakt om te leren.

Moeten how-to-artikelen screenshots bevatten?

Voor alles waar de interface niet duidelijk is: ja, gecropt naar het relevante gedeelte met lichte annotatie. Niet bij elke stap, anders wordt het artikel niet meer scanbaar. Houd er rekening mee dat screenshots het element met de hoogste onderhoudslast zijn in documentatie en bij elke wijziging in de interface snel verouderen; weeg dat af voordat je er twaalf toevoegt.

Hoe vaak moeten how-to-artikelen worden beoordeeld?

Na elke release die invloed heeft op de feature, en anders op een vast ritme, meestal elke zes tot twaalf maanden. De meest nuttige trigger is een supportticket over iets dat het artikel al behandelt, wat betekent dat het óf onjuist is óf niet vindbaar.

Kan ik deze how-to-artikelsjabloon aanpassen?

Ja, elke versie is volledig bewerkbaar. Pas de secties aan op je documentatiestandaarden, maar vereisten en troubleshooting zijn de twee die je hoe dan ook wilt behouden, omdat ze de twee punten aanpakken waar lezers het vaakst afhaken.

Gerelateerde sjablonen

• Sjabloon voor technische documentatie

• Sjabloon voor kennisbank

• Sjablonen voor kennisbankartikelen

• SOP-sjabloon

• Werkvoorschrift-sjablonen

• Job aid-sjabloon

• Sjabloon voor gebruikershandleiding

• Sjabloon voor softwaredocumentatie

• Sjabloon voor FAQ-pagina