Workday 롤아웃은 보통 6개월 차에 40~50%의 채택률에 도달합니다. 이 수치를 실제로 움직이는 교육을 만드는 방법과, 각 단계에서 어떤 도구가 지원하는지 알아보세요.

Workday 교육이 어려운 이유

Workday는 겉보기보다 훨씬 복잡합니다. UI는 깔끔해 보이지만, 그 안에는 수백 가지의 비즈니스 프로세스, 역할별 작업, 그리고 조직마다 달라지는 맞춤 구성들이 자리하고 있습니다. 직원들이 Workday를 “불가능해서” 실패하는 것이 아닙니다. 직원들이 실패하는 이유는 (Workday Community 영상, 교실형 세션 같은) 일반적인 교육이 직원들이 실제로 사용하는 조직의 환경과 맞지 않기 때문입니다. Workday에서 발생하는 채택 문제는 거의 항상 교육이 회사의 실제 구성과 불일치하는 데서 비롯됩니다.

Workday 교육을 제대로 해내는 팀들은 역할별 워크스루 영상과 조직의 실제 워크플로에 대한 검색 가능한 문서를 결합하고, 중요도가 높은 거래에는 인앱 가이드를 활용합니다. 교실형 교육은 보조 수단이 되며, 핵심 이벤트가 되지 않습니다. 이런 맞춤형 접근은 직원들이 일상 업무에서 바로 적용 가능한 관련 인사이트를 얻도록 보장하여, 역량과 자신감을 효과적으로 높입니다.

6가지 Workday 교육 우선순위

1. 관리자 셀프 서비스

관리자는 승인, 조직 변경, 보상 조치 같은 필수 작업을 자율적으로 수행할 수 있어야 합니다. 관리자가 HR의 개입 없이는 이러한 작업을 실행할 수 없다면, 이는 조직의 병목이 됩니다. 효과적인 교육은 관리자가 이러한 작업을 독립적으로 완료할 수 있게 해 지연을 줄이고 효율을 높여야 합니다. 일반적인 교육 모듈에는 특정 셀프 서비스 작업에 초점을 둔 3~5개의 비디오 튜토리얼이 포함될 수 있으며, 완료 시간은 30분 미만이어야 합니다.

2. 직원 셀프 서비스

연차/휴가 요청, 복리후생 관리, 개인 정보 업데이트 같은 작업은 직원에게 직관적이어야 합니다. 목표는 직원이 이러한 작업을 90초 안에 처리하도록 하여 불만과 오류를 최소화하는 것입니다. 교육에는 직원이 언제든 접근할 수 있는 대화형 가이드와 짧은 비디오 워크스루가 포함되어야 하며, 셀프 서비스 기능을 손쉽게 수행할 수 있도록 준비시켜야 합니다.

3. HR 비즈니스 파트너 워크플로

HR 비즈니스 파트너는 채용, 퇴사 처리, 직무/포지션 관리 같은 핵심 워크플로를 담당합니다. 이 영역에서의 오류는 급여 및 컴플라이언스에 영향을 주는 연쇄 문제로 이어질 수 있습니다. 교육은 깊고 포괄적이어야 하며, 실제 상황을 시뮬레이션하기 위해 상세 SOP와 역할극 시나리오를 포함하는 경우가 많습니다. 이러한 세션은 여러 주에 걸쳐 진행하고, 복잡한 프로세스를 완전히 숙지했는지 정기 평가로 확인해야 합니다.

4. 재무 및 조달

Workday Financial Management를 사용하는 조직이라면 재무 워크플로에 대한 구체적인 커버리지가 필요합니다. 교육은 비용 승인, 구매요청서, 예산 이체 같은 작업에 초점을 맞춰야 하며, 이는 재무 건전성을 유지하는 데 중요합니다. 이러닝 모듈과 실습형 워크숍을 적절히 조합하면 재무 팀이 Workday를 자신 있게 정확하게 탐색할 수 있도록 필요한 깊이를 제공할 수 있습니다.

5. 채용

Workday Recruiting은 복잡하며, 그만의 고유한 과제가 있습니다. 리크루터 교육에는 후보자 관리, 채용 공고, 인터뷰 일정 조율의 뉘앙스를 다루는 전용 콘텐츠가 필요합니다. 비디오 튜토리얼, 대화형 시뮬레이션, 동료 간 학습을 결합한 구조화된 교육 프로그램은 리크루터가 시스템을 마스터하고 채용 효율을 높이는 데 도움이 됩니다.

6. 리포트 및 대시보드

리포트를 만들고 해석하는 일은 교육에서 종종 과소 투자되는 영역입니다. 관리자와 HR 담당자는 운영에 대한 유의미한 인사이트를 제공하는 리포트를 생성할 수 있어야 합니다. 교육에는 리포트 생성 및 분석에 대한 상세 가이드와, 사용자가 다양한 데이터 시각화 기법을 탐색하도록 유도하는 실습 과제가 포함되어야 합니다. 이러한 집중은 조직 내 데이터 활용 방식을 바꾸고 더 나은 의사결정을 이끌어냅니다.

기능 비교: Workday 교육 도구

도구별 상세

1. Trupeer

Trupeer는 맞춤형 교육 콘텐츠를 만들기 위한 다재다능한 도구로 돋보입니다. 맞춤 구성이 포함된 어떤 Workday 화면이든 녹화하면, Trupeer가 완성도 높은 워크스루 비디오, 작성된 SOP, 검색 가능한 문서를 생성합니다. 이를 통해 HR 관리자는 하루 만에 역할별 콘텐츠 한 주치 분량을 제작할 수 있습니다. Trupeer의 효율성 덕분에 Workday의 릴리스 주기에 맞춰 콘텐츠를 빠르게 업데이트할 수 있어, 교육 자료가 항상 최신 상태를 유지합니다.

장점: 빠른 콘텐츠 제작, 맞춤 구성에서도 작동, 사용자별 가격.

단점: 실시간 툴팁 도구가 아님; 툴팁 강제 적용을 위해 WalkMe 또는 Whatfix와 함께 사용하세요.

2. Workday Learning

네이티브 LMS로서 Workday Learning은 컴플라이언스와 자격증/인증을 추적하는 데 뛰어납니다. 다만 콘텐츠 제작 기능은 제한적입니다. Workday와의 통합으로 매끄러운 경험을 제공하는 만큼, 추적 목적에 가장 적합합니다. 조직들은 종종 더 탄탄한 저작(Authoring) 도구로 보완해 참여도 높은 교육 콘텐츠를 만듭니다.

장점: 네이티브 Workday 통합.

단점: 오래된 저작 UX; 생성보다는 추적에 적합.

3. WalkMe

WalkMe는 Workday에서 제공되는 가장 깊은 인앱 가이던스를 제공합니다. 툴팁, 워크스루, 검증(Validation) 강제 적용까지 지원합니다. 포괄적인 기능은 프리미엄 가격이지만, 제공되는 가이던스의 깊이는 사용자 채택과 숙련도를 크게 향상시킬 수 있어 복잡한 요구사항이 있는 대기업에 가치 있는 투자입니다.

장점: 깊이, 성숙도.

단점: 비용, 서비스 중심.

4. Whatfix

Whatfix는 WalkMe보다 더 합리적인 비용으로 강력한 Workday 커버리지를 제공합니다. 제공 항목에는 비디오 및 콘텐츠 도구가 포함되어 있어, 높은 비용을 들이지 않고도 교육 프로그램을 개선하려는 조직에 균형 잡힌 솔루션이 됩니다. 구현 기간은 1~3개월이며, 그 기간 동안 조직은 플랫폼을 자신의 구체적인 요구에 맞게 커스터마이즈할 수 있습니다.

장점: 합리적인 가격, 콘텐츠 도구 포함.

단점: 1~3개월 구현.

5. Apty

Apty는 좋은 Workday 커버리지를 제공하는 비용 효율적인 디지털 채택 플랫폼입니다. 필수 인앱 가이던스를 여전히 제공하면서도 합리적인 솔루션을 원하는 엔터프라이즈를 위해 설계되었습니다. 다른 도구에 비해 파트너 네트워크 규모는 작지만, 가치와 기능을 우선하는 조직에게 Apty는 여전히 실행 가능한 선택지입니다.

장점: 합리적인 가격, 엔터프라이즈 대응.

단점: 더 작은 파트너 네트워크.

6. Workday Community

Workday Community는 Workday에서 직접 제공하는 일반 비디오와 문서를 제공합니다. 기본 문의에 대한 유용한 레퍼런스가 될 수는 있지만, 효과적인 채택을 위해 필요한 조직별 교육을 제공하는 데는 한계가 있습니다. 기업은 이를 더 맞춤화된 교육 자료와 함께 보조 리소스로 활용해야 합니다.

심층 분석: Workday 교육이 “붙는” 이유

교육을 구성에 맞추기

Workday 조직은 구성 방식이 극적으로 다릅니다. 각 비즈니스는 고유한 프로세스, 맞춤 필드, 승인 체계, 그리고 Workday 설정을 독특하게 만드는 통합을 갖고 있습니다. 일반적인 교육은 표준 Workday 설정을 기준으로 설계되며, 여러분의 특정 구성에는 맞춰져 있지 않습니다. 이 두 가지 사이의 간극이 채택 실패가 자주 발생하는 지점입니다. 성공한 팀들은 실제 구성을 기록하고 역할별 콘텐츠를 제작해, 일반 자료에 의존하는 팀보다 30~50% 더 높은 채택률을 달성합니다.

실무적으로는 각 비즈니스 프로세스 워크플로마다 3~7분 분량의 비디오와 서면 SOP를 함께 만드는 방식이 효과적입니다. 이러한 자료는 Workday 모듈이 아니라 역할과 작업 기준으로 정리되어 있어 직원들이 관련 교육을 더 쉽게 찾을 수 있습니다. 또한 Workday와 함께 접근 가능한 검색 가능한 라이브러리에 저장하면, 교육 리소스를 과도하게 소진하지 않고도 수천 명의 직원에게 이 접근 방식을 확장할 수 있습니다.

직원 롤아웃 전에 관리자 역량 강화

성공적인 채택에는 관리자가 핵심입니다. HRBP와 라인 매니저가 Workday에 자신이 없다면, 그들의 팀도 마찬가지일 가능성이 큽니다. 검증된 전략은 관리자를 교육하기 2주 전에 HRBP를 먼저 교육하고, 그 다음 직원 교육 2주 전에 관리자를 교육하는 것입니다. 이렇게 순서를 나누면 각 그룹이 다음 그룹을 코칭할 만큼 충분히 깊게 학습합니다. 이 순서를 건너뛰고 급하게 롤아웃하면 종종 몇 달간의 혼란과 HR 지원 요청 증가로 이어져, Workday가 약속하는 효율성 향상을 약화시킵니다.

릴리스 사이클에 맞춘 콘텐츠 리프레시

Workday는 1년에 두 번 업데이트를 릴리스하며, 화면이 바뀌고 워크플로가 조정되며 새로운 기능이 추가될 수 있습니다. 6개월 이상 지난 교육 자료는 구식일 가능성이 큽니다. 효과적인 교육 프로그램은 콘텐츠 리프레시를 Workday의 릴리스 사이클과 맞춰, 업데이트가 단순히 코드 변경에 그치지 않고 업데이트된 교육까지 포함하도록 해야 합니다. Workday의 릴리스 주기에 맞춰 화면 녹화로부터 콘텐츠를 빠르게 생성할 수 있는 Trupeer 같은 도구는 교육을 최신 상태로 유지하고 관련성을 확보하는 데 필수입니다.

Workday 교육 팀이 마주치는 과제

교실형 교육이 지배적입니다. 전통적인 반나절 세션은 종종 직원들을 압도하고 몰입을 떨어뜨립니다. 유지율을 높이려면, 직원이 필요할 때 바로 볼 수 있는 비동기 비디오 튜토리얼과 SOP로 전환하세요.

관리자 전용 콘텐츠가 없습니다. 관리자가 직원과 동일한 일반 교육을 받으면, 그들의 구체적인 요구를 해결하지 못합니다. 관리자가 팀을 효과적으로 이끌 수 있도록 필요한 역량을 갖추게 하는 전용 관리자 트랙을 개발하세요.

리포트 생성이 무시됩니다. 많은 조직이 교육에서 리포트 생성에 대한 부분을 놓쳐, 관리자가 스프레드시트로 기본 설정하게 됩니다. 관리자가 더 나은 인사이트를 위해 Workday의 리포팅 도구를 사용하는 방법을 배우도록 리포트 생성 튜토리얼을 통합하세요.

모바일 경험이 교육되지 않습니다. 더 많은 직원이 Workday 모바일 앱을 사용함에 따라, 교육은 종종 데스크톱 경험을 전제로 합니다. 다양한 사용자 선호를 수용하고 채택을 높이려면, 모바일 워크플로를 교육에 명시적으로 포함하세요.

커스텀 BP가 문서화되지 않았습니다. 조직의 맞춤 비즈니스 프로세스는 일반적인 Workday Community 리소스에 포함되지 않을 수 있습니다. 직원이 이를 정확하고 효율적으로 실행할 수 있도록 이러한 특정 프로세스를 문서화하고 교육하세요.

Workday 교육에 꼭 필요한 기능

• 조직별 콘텐츠가 Workday 구성과 일치: 조직의 고유한 설정을 그대로 반영한 맞춤 교육은 관련성과 채택을 높입니다.

• 역할 기반 학습 경로 (관리자, HRBP, 직원, 리크루터): 맞춤 경로를 통해 각 역할이 적절한 교육을 받게 되어 숙련도와 자신감이 향상됩니다.

• 핵심 워크플로별 비디오 + SOP: 시각 자료와 서면 지침을 결합해 다양한 학습 스타일을 지원하고 이해를 강화합니다.

• Workday 내부에서 접근하는 검색 가능한 라이브러리: 중앙화된 리소스 허브를 통해 직원이 필요한 교육을 빠르게 찾을 수 있어, 대기 시간을 줄일 수 있습니다.

• 릴리스 사이클 리프레시 기능: Workday의 반기 릴리스에 맞춰 교육 자료를 최신으로 유지하면 정확성과 관련성을 보장합니다.

• 중요 거래에 대한 인앱 가이던스: 핵심 작업 중 실시간 지원은 오류를 예방하고 사용자 자신감을 높입니다.

• 모바일 커버리지 (직원이 Workday 모바일을 사용하는 경우): 모바일 워크플로를 다루면 기기 전반에 걸쳐 일관된 교육 경험을 제공합니다.

• LMS 통합 (Workday Learning 또는 외부): 학습 관리 시스템과의 원활한 통합을 통해 교육 진행 상황을 추적하고 관리할 수 있습니다.

사용 사례와 페르소나

글로벌 HR 롤아웃: Yasmin, People Operations 부사장, 직원 22,000명 규모의 소비재 회사

Yasmin은 14개 국가에 걸쳐 Workday HCM을 성공적으로 오픈(go-live)하는 일을 주도했으며, 이는 세밀한 조율이 필요한 과제였습니다. 그녀는 Trupeer를 사용해 6개 언어로 역할별 비디오 콘텐츠를 제작하여, 다양한 인력에게 교육이 포용적이고 접근 가능하도록 만들었습니다. 또한 채용, 퇴사 처리, 보상 조치 같은 15개의 핵심 거래에 Whatfix를 적용해 직원들이 이러한 프로세스를 자신 있게 탐색할 수 있도록 했습니다. HRBP와 관리자를 먼저 교육한 뒤 직원 롤아웃을 진행하는 순서까지 포함한 Yasmin의 전략적 교육 롤아웃 결과, 6개월 셀프 서비스 채택률이 76%에 달했는데, 이는 이전 HRIS 롤아웃의 43%에서 크게 증가한 수치입니다. 바로 여기서 Workday 오픈(go-live) 교육 비디오가 유용해지며, Trupeer는 간단한 화면 녹화만으로도 이런 유형의 콘텐츠를 직접 생성할 수 있습니다.

관리자 셀프 서비스: Clarissa, HRIS 디렉터, 직원 5,000명 규모의 핀테크

Clarissa는 흔한 문제에 직면했습니다. 관리자들이 Workday의 셀프 서비스 기능을 이해하지 못해 HRBP에 승인 업무를 과도하게 의존하고 있었던 것입니다. 이를 해결하기 위해 그녀는 12가지 일반적인 작업을 커버하는 관리자 전용 SOP 라이브러리를 개발했습니다. Workday 공지에 비디오를 삽입함으로써 Clarissa는 관리자들이 필요로 하는 교육 리소스에 쉽게 접근할 수 있게 했습니다. 그 결과, 관리자 셀프 서비스 비율은 두 분기 동안 58% 증가했으며, HRBP는 더 전략적인 이니셔티브에 집중할 수 있게 되었습니다.

재무 롤아웃: Karim, Finance Systems 디렉터, 직원 3,500명 규모의 서비스 기업

Karim은 기업의 재무 운영에 중요한 프로젝트인 Workday Financial Management를 구현하는 임무를 맡았습니다. 일반적인 Workday 비디오에 의존하는 대신, Karim은 회사의 계정과 승인 체계에 맞춘 콘텐츠를 직접 만들었습니다. 이런 접근은 재무 팀이 자신들의 특정 워크플로에 맞는 교육을 받도록 보장했습니다. 90일 내에 재무 팀 채택률은 85%에 도달했으며, 맞춤 교육의 효과를 입증했습니다. 더 넓은 관점이 필요하다면, 성공적인 소프트웨어 롤아웃에 대한 추가 인사이트를 제공하는 변경 관리 가이드도 확인해 보세요.

모범 사례

구성에 맞춘 콘텐츠가 일반 콘텐츠보다 낫습니다. 조직의 고유한 Workday 구성에 맞춰 교육을 커스터마이즈하면 관련성이 높아지고 채택률도 더 높아집니다. 특정 워크플로와 프로세스에 집중하면 직원들이 교육 자료와 더 직접적으로 연결되어, 더 나은 유지와 적용으로 이어집니다.

직원보다 관리자를 먼저 교육하세요. 관리자 교육을 우선하면, 관리자가 팀을 효과적으로 이끌 수 있는 자신감과 지식을 갖추게 됩니다. 이런 구조화된 접근은 아래로 자연스럽게 확산되는 효과를 만들어, 관리자가 팀을 지원할 수 있게 하며 롤아웃 중 전환이 더 매끄럽고 병목이 줄어듭니다.

모든 Workday 릴리스마다 리프레시하세요. Workday의 반기 업데이트에 맞춰 교육 자료를 최신으로 유지하는 것은 매우 중요합니다. 정기적인 리프레시는 직원들이 항상 가장 정확하고 최신 정보로 학습하도록 하여, 오래된 교육에서 비롯될 수 있는 혼란과 오류를 예방합니다.

모바일 워크플로를 명시적으로 포함하세요. 더 많은 직원이 모바일 기기에서 Workday를 사용함에 따라, 모바일 전용 교육을 포함하는 것이 필수입니다. 모바일 워크플로의 뉘앙스를 다루면 모든 플랫폼에서 일관된 사용자 경험을 보장해 전반적인 참여도와 만족도를 높일 수 있습니다.

리포트 교육을 구축하세요. 관리자는 정보에 기반한 의사결정을 위해 Workday 내에서 리포트를 만들고 해석하는 방법을 이해해야 합니다. 리포트 생성에 대한 전용 교육을 제공하면 분석 역량이 강화될 뿐 아니라 데이터를 효과적으로 활용할 수 있어 더 나은 비즈니스 성과로 이어집니다.

Workday 내부에서 교육을 검색 가능하게 만드세요. Workday 안에 검색 가능한 교육 라이브러리를 통합하면 직원이 리소스를 빠르고 쉽게 찾을 수 있습니다. 이런 편의성은 사용자가 워크플로를 중단하지 않고도 필요한 답을 찾을 수 있게 해 대기 시간을 줄이고 생산성을 높입니다.

자주 묻는 질문

Workday Community만으로 충분한가요?

일반적인 레퍼런스 용도로는 Workday Community가 유용한 출발점이 될 수 있습니다. 하지만 조직의 특정 구성과 워크플로에 대해서는 종종 부족합니다. Workday Community 리소스가 일반적이라는 특성 때문에, 효과적인 교육과 채택에 중요한 여러분의 설정 고유 요소를 다룰 수 없습니다. 이 간극을 메우려면 Workday Community 리소스를 조직의 구체적인 요구를 반영한 맞춤 교육 자료와 함께 사용하는 방안을 고려해 보세요.

Workday Learning이 꼭 필요하나요?

Workday Learning은 종종 컴플라이언스 추적에 포함되며, 자격증/인증과 교육 진행 상황을 모니터링하는 데 유용한 도구가 될 수 있습니다. 하지만 콘텐츠 생성 측면에서는 Workday Learning의 역량이 제한적입니다. 대부분의 조직은 참여도 높고 효과적인 교육 콘텐츠를 만들기 위해 이를 더 탄탄한 저작 도구로 보완해야 한다고 느낍니다. Workday Learning과 추가 도구를 함께 사용하면 추적과 콘텐츠 생성 요구를 모두 충족하는 포괄적인 교육 솔루션을 구현할 수 있습니다.

가장 저렴한 Workday 교육 접근 방식은 무엇인가요?

비용 효율적인 Workday 교육 접근 방식은 Trupeer 같은 도구를 사용해 비디오와 SOP 라이브러리를 구축하는 것입니다. 이 방법을 사용하면 높은 비용을 들이지 않고도 조직의 특정 워크플로를 다루는 맞춤 교육 콘텐츠를 만들 수 있습니다. 디지털 채택 플랫폼(DAP) 레이어는 추가 비용을 발생시킬 수 있지만, 실시간 가이던스가 필요한 중요도가 높은 워크플로에서는 특히 유익합니다. 교육의 핵심 요소에 집중하고 추가 도구에는 선택적으로 투자하면 비용을 최소화하면서도 가치를 극대화할 수 있습니다.

Workday 교육은 얼마나 걸려야 하나요?

대부분의 직원에게 Workday 교육은 간결하고 핵심 중심이어야 하며, 보통 4시간 미만의 비동기 학습으로 진행하는 것이 적절합니다. 이 기간이면 직원들이 부담 없이 필요한 역량을 습득할 수 있습니다. HRBP와 관리자에게는 역할 특성상 더 복잡한 워크플로와 책임이 포함되는 경우가 많아 교육 시간이 더 길어질 수 있습니다. 역할별 필요에 맞춰 교육 기간을 조정하면 모든 직원이 적절한 수준의 안내를 받을 수 있습니다.

교육은 오픈(go-live) 전인가요, 후인가요?

이상적으로는 오픈 날짜 이전에 교육을 진행하되, 학습을 강화하기 위한 샌드박스 연습 기회를 제공하는 것이 좋습니다. 사전 교육을 하면 직원들이 시스템에 익숙해지고 통제된 환경에서 실제 사용을 연습할 수 있어, 실제 롤아웃 중 발생할 수 있는 혼란을 줄일 수 있습니다. 오픈 후 교육은 강화와 함께 오픈 이후 확인된 공백을 보완하는 데 초점을 맞춰야 합니다. 교육 일정을 전략적으로 계획하면 Workday가 오픈될 때 직원들이 준비되어 있고 자신감을 가질 수 있습니다.

신규 직원용 교육 프로그램은 어떻게 만들면 되나요?

역할 기반 계획부터 시작해 각 마일스톤에 가이드 또는 비디오를 연결하고, 완료 여부를 추적하세요. Trupeer의 신규 입사 온보딩 템플릿을 사용하면, 각 프로세스가 한 번만 캡처되어 모든 신규 입사자가 따라야 할 형태로 게시됩니다.

마무리 한마디

Workday 교육은 특정 구성에 맞을 때 성공합니다. 또한 직원 롤아웃 전에 관리자 역량을 먼저 강화하고, 매 릴리스마다 자료를 업데이트해야 합니다. 도구 구성(툴 스택)보다 중요한 것은 콘텐츠 접근 방식입니다. 역할별 콘텐츠 라이브러드에 투자하는 엔터프라이즈는 Workday 투자 가치를 정당화할 만큼의 채택 수치를 확인합니다. 반대로 그렇지 않은 경우에는 Workday를 “교육”이라고 부르지만 실제로는 효과가 나오지 않습니다. 맞춤형 역할별 교육에 집중하고 자료를 최신 상태로 유지하면 더 높은 채택률을 달성하고 Workday 투자 가치를 극대화할 수 있습니다.