無料の運用プロセスドキュメントソフトウェア

Trupeer AIは、オペレーションチームが作成する、他のどの機能にも属さないクロスファンクショナルな手順のための業務プロセスドキュメンテーションソフトウェアです。月次締め、ベンダーオンボーディングのフロー、営業からカスタマーサクセスへのディールハンドオフ、人事（people-ops）のオンボーディングシーケンス、調達の承認ルーティングなどです。オペレーションマネージャー、RevOpsアナリスト、ファイナンスオペレーションリード、またはプロセス改善スペシャリストが、実際の手順を画面録画しながら記録すると、Trupeer AIが動画と書面のプロセスドキュメンテーションページをセットで生成します。出力はConfluence、Notion、SharePoint、Process Street、Trainualなど、オペレーションチームが現在ドキュメントを保管している場所にそのまま反映されます。SOPごとの執筆に従来は手順あたり半日かかり、その制作コストが原因で、オペレーションのドキュメンテーションライブラリは実際の手順から2四半期以上遅れがちです。そのため、多くのオペレーションチームでは、単一の担当者が記録できる以上のプロセスを抱えています。

• 1つの画面録画またはAIアバターのスクリプトから、業務プロセスドキュメンテーション（動画＋書面のSOP）を生成します。

• クロスファンクショナルなオペレーション業務向け：ファイナンス手順、RevOpsハンドオフ、人事（people ops）フロー、調達、サプライチェーン、カスタマーサクセスオペレーション。

• 出力はConfluence、Notion、SharePoint、Process Street、Trainual、またはオペレーションチームがすでに使っている任意のプロセスドキュメンテーションシステムに反映されます。

• 地域オフィスにまたがるオペレーション手順のための65+言語への翻訳。

• プロセスが変わったら、変更された1ステップだけを再収録。動画と書面のSOPは同時に更新されます。

この業務プロセスドキュメンテーションソフトウェアが生成するもの

オペレーションマネージャー、RevOpsリード、ファイナンスオペレーションアナリスト、またはpeople opsスペシャリストがツールを開き、画面録画を開始します。実際の手順をなぞります。NetSuiteでの月次締め、Coupaでの新しいベンダー承認フロー、SalesforceからGainsightへのディールハンドオフ、RipplingとConfluenceにまたがる新入社員オンボーディングシーケンスです。Trupeer AIがポストプロダクションを担当します。フィラー（つなぎ言葉）や「そのファイルを探してみます」といった場面はなくなり、ズームやカーソル効果で、次にオペレーション担当者が入力すべき項目、クリックすべき承認ボタン、エクスポートすべきレポートが強調表示されます。下書きの動画と下書きの書面プロセスドキュメンテーションページが、エディタに同時に届きます。

動画の出力はMP4です。ドキュメントの出力は、スクリーンショットと番号付きステップを本文中に含むPDFまたはWordです。どちらの形式も、オペレーションチームの既存のプロセスドキュメンテーションシステムに直接アップロードできます。Confluence、Notion、SharePoint、Trainual、Process Street、あるいは会社全体のGoogle Driveでも構いません。Shared Pageのリンクは、オペレーションチームのSlackチャンネルへの投稿、クロスファンクショナルなプロセスチャンネルへのピン留め、プロセスに参加するパートナーやベンダーとの共有のために、両方の形式をまとめて包み込みます。ブランドキットを適用すると、オペレーションのドキュメンテーションライブラリ全体で一貫した見た目になります。さらにカスタム用語集が、すべてのオペレーション機能にある多数の社内略語（RevRec、AR aging、deal pod、CSAT cohort）を、誤って文字起こしされる前に拾い上げます。汎用のプロセスドキュメンテーションツールと比べると、このアプローチは、動画のウォークスルーと書面の業務プロセスドキュメンテーションを1つのジョブで組み合わせます。実際の業務プロセスオペレーションで消費されるのは、この形式だからです。

この業務プロセスドキュメンテーションソフトウェアの仕組み：3ステップ

制作フローは3ステップで完結します。このツールは、ライブのプロセスを実行するワークフロー実行ツールを置き換えません。また、それをモデル化するBPMツールも置き換えません。実際に手順をどう行うかを説明するウォークスルーコンテンツを生成します。

ステップ1：手順のウォークスルーを録画する、またはAIアバターを使う

ブラウザで画面録画を開始します。オペレーション担当者がすでに手順を実行している社用ノートPC上で行います。実際のワークフローをなぞります。締め、承認、ハンドオフ、ルーティングなど、ドキュメント化が必要なものは何でも構いません。あるいは録画を完全にスキップします。スクリプトを入力し、内容をトーキングヘッドの動画として届けるためのAIアバターを選びます（オペレーションポリシーのトレーニングや、誰もカメラに座りたくないエグゼクティブによるナレーション形式のプロセス概要に便利です）。AIは、録画された内容に基づいて動作します。

ステップ2：Trupeer AIが動画と書面のプロセスドキュメンテーションを生成

ポストプロダクションは自動で実行されます。フィラー（つなぎ言葉）が削除されます。ズームとカーソル効果で、手順の中で重要なフィールド、ボタン、画面領域が強調表示されます。スクリーンショットと番号付きステップを本文中に含む、下書きの動画と下書きの書面プロセスドキュメンテーションページが、エディタに同時に届きます。カスタム用語集が、内部システム名、オペレーション固有の略語、プロセスステップ名を、誤って文字起こしされる前に検出します。

ステップ3：ブランド適用、表示範囲の制限、公開

ブランドキットを適用して、プロセスドキュメンテーションをオペレーションライブラリの他の見た目と揃えます。Knowledge Baseの表示設定を構成します（社内手順は組織のみ、パートナー向けプロセスは選択したドメイン、財務締めのような高度に制限された手順は招待制）。その後、Shared Pageリンクで共有します。PDFをConfluenceまたはNotionに貼り付けたり、Process StreetまたはTrainualにアップロードしたり、MP4をSharePointのページに添付したりできます。

このボリュームでオペレーションのプロセスドキュメンテーションを運用するのは誰か

オペレーションのプロセスドキュメンテーションを運用する人は、通常、オペレーション責任者、ビジネスオペレーションのディレクター、スタッフ（Chief of Staff）、プロセス改善マネージャー、または「最後の監査、要員数の変更、事後検証（ポストモーテム）の後に、実際にやっていることをドキュメント化してくれ」と任されたオペレーションのゼネラリストです。彼らは複数の機能にまたがる手順のバックログを抱えています。コントローラーしか知らないファイナンス手順、シニアアナリストだけが覚えているRevOpsハンドオフ、人事（people ops）のHRビジネスパートナーが3年間ほぼ記憶だけで行ってきたフロー、登録されるベンダーが変わるたびに更新される調達の承認ルート。ConfluenceでSOPを手作業で書き起こすには、ビジネスが実際に必要とするこのボリュームに対して物理的に時間が足りないため、Trupeerを使います。

その周りでは、個々のオペレーション機能が同じワークスペース内で自分たちの手順をドキュメント化しています。ファイナンスオペレーションはAR/APの手順、経費ポリシーのウォークスルー、月次・四半期の締めを担当します。RevOpsはディールフローの手順、リードルーティングルール、営業からカスタマーサクセス間のハンドオフを担当します。people opsはオンボーディングシーケンス、オフボーディングのチェックリスト、パフォーマンスレビューのサイクルを担当します。マーケティングオペレーションはキャンペーン立ち上げ手順、リードスコアリングルール、MQL/SQLハンドオフを担当します。カスタマーサクセスオペレーションは更新フロー、ヘルススコアリングの手順、エスカレーションパスを担当します。管理者ビューでのプロダクション分析により、どのオペレーション機能がどのペースでプロセスドキュメンテーションを出荷しているかが可視化されます。これは、オペレーション計画のキャパシティを見積もる責任者にとって役立ちます。

この内容が扱うオペレーションプロセスドキュメンテーションのコンテンツタイプ

頻出するオペレーションプロセスドキュメンテーションのコンテンツタイプは次のとおりです。クロスファンクショナルなハンドオフ手順（営業→CS、マーケ→営業、採用→people ops）、締め・レポーティング手順（月次締め、四半期ビジネスレビュー準備、年次計画サイクル）、承認・ルーティング手順（ベンダー承認、経費承認、契約レビュー）、オンボーディング／オフボーディングフロー（新入社員のアクセスプロビジョニング、従業員の分離チェックリスト、新任マネージャーのオンボーディング）、およびポリシーのウォークスルー（旅費・経費ポリシー、調達ポリシー、顧客エスカレーションポリシー）。Trupeer AIは、同じ「録画→ドキュメント化」のフローからこれらすべてを処理します。形式は対象者に合わせて調整されます。ファイナンスオペレーションのSOPは、システムのスクリーンショット付きの番号付きステップを求めます。エグゼクティブ向けのプロセス概要は、より上位の動画ウォークスルーを求めます。パートナー向けのプロセスは、選択的な表示範囲を伴う両方を求めます。

複数の機能にまたがって同時にドキュメント化プログラムを運用しているオペレーションチームでは、プラットフォームの価値は積み上がるように増大します。Trupeerを使って1人のオペレーションマネージャーが、従来は専任のビジネスアナリスト、またはオペレーションチーム内で回していたドキュメント担当の責任が必要だった、手順ごとのアウトプットを作成できます。ファイナンス、RevOps、people ops、カスタマーサクセスオペレーションにまたがる、典型的なオペレーション機能でアクティブな手順が10〜30ある場合、SOPごとの制作時間は1〜2日から1〜2時間へ短縮されます。ここから、オペレーションプロセス管理の感覚が変わり始めます。1度に1つのオペレーションSOPを作るのではなく、チームはオペレーション機能全体に対して並行して、オペレーションSOPや標準業務手順のウォークスルーを出荷していきます。そして、オペレーションのワークフロードキュメントは、「こうあるべき」というだけでなく「実際にどう動くか」を示します。この業務プロセスドキュメンテーションソフトウェアを、Trupeer AI SOP builderおよびprocess guide generatorと組み合わせることで、単体のSOPと、より広範なプロセスガイドのライブラリの両方をカバーできます。

ワークフロー実行ツールやBPMプラットフォームの隣でTrupeerが担う位置づけ

Trupeer AIはワークフロー実行プラットフォームではありません。Process Street、Pipefy、Tallyfy、Kissflow、Pneumaticは、タスク割り当て、ステータス追跡、期限、条件ロジックを伴うライブのワークフローとしてプロセスを実行します。Trupeer AIは、これらのワークフローが実行する手順をドキュメント化しますが、ワークフロー自体は実行しません。両者はしばしば連携します。オペレーションチームはProcess StreetまたはTallyfyで実際のプロセスを実行し、Trupeerで、ワークフロー外で起きる部分を含めて、プロセスがどのように機能するかを説明する動画ウォークスルーと書面のSOPを作成します。

また、Trupeer AIはビジネスプロセス管理（BPM）プラットフォームやプロセスモデリングツールでもありません。Camunda、IBM BPM、Appian、Pega、Bizagi、LucidchartはBPMNの図解とプロセスオーケストレーションを担当します。Trupeer AIは、実際にプロセスをどう行うかを説明する、人が記録したウォークスルーのレイヤーを担います。これは、多くのBPM導入で人員が不足しがちな領域です。オペレーションチームはBPMNツールで正式なプロセスモデリングを行い、Trupeerで、モデル化されたプロセスを実際に追えるようにするウォークスルーコンテンツを作成します。実務ではこの組み合わせが機能します。BPMNが視覚的なモデルとオーケストレーションを提供し、Trupeerが説明コンテンツを提供することで、オペレーション担当者を「モデルは見える」から「このステップは実際にできる」に導きます。

翻訳、更新、そして複数オフィスにまたがるオペレーション機能

オペレーションのプロセスドキュメンテーションは、基盤となる手順が四半期ごとに変わるため、劣化（陳腐化）するのが早いです。システムのアップグレード、ベンダーの入れ替え、ポリシーの更新があるからです。新しいERPの導入で締めのランブックが壊れ、ベンダー契約の再交渉で承認ルーティングが変わり、組織再編で誰がどのステップを担当するかが変わります。多くのオペレーションチームは、ドキュメントが少しずつズレても黙って運用し、誰かが古いSOPにぶつかるたびにSlackで同じ質問に答えることで対処しています。Trupeer AIは、変更されたステップだけを再収録することで更新を行います。AIはそのセグメントだけを再処理し、動画と書面のプロセスドキュメンテーションがその場で更新され、次に手順を見るオペレーション担当者は最新バージョンを確認できます。

地域オフィスにまたがってオペレーション機能を展開している場合、translationが、SOPが実際にどれだけ広く使われるかを通常制限している言語のギャップを埋めます。同じ手順が、1つのソース録画から、同じリリースサイクルで、スペイン語のマドリードのファイナンスオペレーションチーム、ポルトガル語のサンパウロのRevOpsチーム、日本語の東京のpeople opsチーム、ドイツ語のベルリンの調達チームに届きます。翻訳は、動画の音声（ボイスオーバー）と書面のプロセスドキュメンテーションの両方に適用され、ブランドキット、用語集、画面上のテキストもそのまま引き継がれます。オペレーション手順に限らない、より広範な社内ドキュメント作成の取り組みについては、internal documentation platformが、HR、IT、エンジニアリング、オペレーションにまたがるチーム横断のドキュメントを1つのワークスペースでカバーします。