採用は、企業が行う中でも最も影響の大きいことの一つであり、同時に最も即興で進められがちです。Trupeerなら、無料の採用計画テンプレートから始めて、ブランドアイデンティティでカスタマイズし、計画を採用担当マネージャー、リクルーター、面接官が足並みをそろえられる動画アップデートに変換することで、採用計画の立案にかかる時間を何時間も節約できます。

無料の採用計画テンプレートとは？

無料の採用計画テンプレートとは、埋めたい職種、いつまでに、どのようなプロセスで、どのようなリソースを使うのかを整理するための、再利用可能な構造です。

この4つのうち最後の項目が、ほとんどの計画で薄くなりがちです。リソースは予算として読まれるため、計画には広告費、エージェンシー費、ツールなどが含まれてそこで止まります。しかし、実際に採用を制約するのは、スクリーニング、面接、振り返り、意思決定を行う必要のある人たちの「時間」であり、その時間はほとんど数えられません。

テンプレートは計画ではありません。セクションを用意してくれるだけで、それは簡単な部分です。計画が機能するかどうかを決めるのは、テンプレートが暗黙に要求する時間が、その要求先の人々のカレンダーに存在するかどうかです。

用途に合わせて形式が決まります。無料の採用計画テンプレートのWordドキュメントは、推論が詰まる物語（ナラティブ）部分に適しています。採用計画テンプレートのExcel版は、職種表、キャパシティの計算、パイプライン追跡といった、実際に数値で扱う部分に適しています。無料の採用計画テンプレートのPPTデッキは承認のために計画を提示するのに向いており、無料の採用計画テンプレートのPDFは承認済みの版です。

戦略ではなくキャパシティで採用計画が失敗する理由

典型的な採用計画を読んで、何に自信があるのかを確認してください。主な調達チャネル。雇用主ブランド。求人票の質。エージェンシーの予備策。パイプラインの多様性。広告予算。

次に、その計画が必要とする「採用担当マネージャーの稼働時間」が何時間で、どこからその時間が出てくるのかを示す数字を探します。

それが書かれていることはほとんどありません。そして、その欠落こそが、しっかりして見える計画が遅れて納品される最も一般的な理由です。調達が拘束条件になることは稀です。多くの組織では、面接できる資格のある人たちがすでにフルタイムの仕事を抱えており、面接は「別のことが急ぎになったときに動くもの」です。

結果として採用が止まるわけではありません。誰も正しく認識できない形で、ただ遅くなるのです。応募が届いて待つ。面接は2週間先に入れられ、その後再調整される。初日には意欲的だった候補者が、12日目には別のものを受け入れてしまう。ファネルの上部が埋まっているためパイプラインのレポートは妥当に見え、職種がまだ空いているため計画レポートはアンバーになり、提示される診断は「市場が難しい」ということが多いのです。

市場が難しいこともあります。ですが、もっと多いのはプロセスに「順番待ち（キュー）」があり、そのキューが「カレンダー」だということです。

この失敗の有用な点は、起こる前に算数として予測できることです。

Trupeerでこのテンプレートをカスタマイズする方法

ステップ1：テンプレートセクションを開く

メインナビゲーションからテンプレートセクションへ移動します。

ステップ2：テンプレートを選択して開く

作業したいテンプレートをクリックして開きます。

ステップ3：テンプレート表示を展開する

必要に応じて、テンプレート表示を展開し、レイアウトと詳細をはっきり確認します。

ステップ4：テンプレートを編集する

編集（Edit）をクリックして、選択したテンプレートの変更を開始します。

エディター内では、次のことができます：

• 新しいセクションを追加

• 書式ルールを定義または更新

• ロゴを追加し、位置や関連設定を調整

ステップ5：カスタマイズしたテンプレートを保存する

必要な変更をすべて行ったら、保存（Save）をクリックして更新済みのテンプレートを自分のものとして保存します。

ステップ6：プレビューしてテンプレートを微調整する

カスタマイズしたテンプレートがどのように表示されるかを確認したいときは、プレビューを開きます。

プレビュー画面から、必要に応じて直接調整を続けることができ、テンプレートが思い通りに表示されることを確認できます。

採用計画テンプレートでできること：

• 計画にかかる時間を節約： 採用のために作られた構造で、空白のページをスキップできます。

• より一貫して採用： 内蔵のスコアカードでバイアスを減らし、採用の質を向上します。

• ブランドに沿った状態を維持： Trupeerのブランドキットを使って、ロゴ、フォント、色を適用できます。

• よりスピーディに進める： 明確なプロセスで、すべての職種の採用までのリードタイムを短縮します。

• チーム間で標準化： すべての採用スプリントで同じテンプレートを使用します。

• グローバルな候補者に到達： 1クリックで採用資料を65以上の言語に翻訳できます。

計画が実際に必要とする採用時間を計算する方法

10分の算数で、ほとんどの計画が変わります。

採用1件あたりに消費される人時（person hours）を算出し、採用件数に掛けて、利用可能な月数で割ります。以下の数値は、2段階プロセスのミドルスキル職種を想定した例なので、適宜ご自身の条件に置き換えてください。

合計すると、採用1件あたり約13人時になります。さらに、求人広告の作成、エージェンシーへのブリーフィング、そして採用機能が行うもののうち、採用チーム以外の業務は含まれていません。

ではスケールしてみましょう。9か月で46件の採用なら、約600人時で、月あたり66時間です。これを6人のマネージャーで分担するなら、各人は既存の業務に加えて、毎月11時間を負担することになります。継続的に考えると週あたり約2.5時間で、要求としては意味のあるものであり、実現可能なものです。実際に「そうしてほしい」と頼めば。

失敗の原因は、その数字が大きいことではありません。誰もそれを明示しなかったため、誰も同意しておらず、その結果、毎週、合意済みの仕事と競合して負けてしまうのです。

この表を計画に入れ、合計を手入力するのではなく数式として組み立ててください。これは、無料の採用計画テンプレートのExcelファイルにおいて数値側を維持する唯一の根拠です。実際に起こることを最も変えやすいのは、このセクションだからです。

採用計画テンプレートに必ず含めるべきもの

9つの構成要素です。3つ目は、ほとんどのテンプレートが省略してしまうものです。

サービスレベルは独自の行に値します。候補者が実際に体験する採用計画の唯一の部分だからです。計画が他のあらゆる面で優れていても、12日目に人が離れてしまうことはあります。

無料の採用計画テンプレート：コピーすべき構造

プレースホルダーではなく、実際の例で埋めています。組織は、2つの新しいホームを開設する住宅型ケア運営事業者です。

ここからコピーしてください。

ヘッダー。 計画名、対象期間、オーナー、承認者、バージョン、日付。

採用計画、新規ホーム開設。3月から11月までを対象。オーナー：H Adeyemi、人事責任者。承認：オペレーションディレクター。バージョン4、3月2日。

職種と人数。

キャパシティ。 計画を変えるセクションです。

各13人時で46件の採用は、9か月で合計598時間、月あたり66時間です。6人のホームマネージャーに加えて2人の副担当が提供し、月あたり約8時間ずつの8人体制です。2月26日にそれぞれ個別に合意し、目標に反映しています。面接枠は、候補者が待っているかどうかに関わらず、毎週カレンダーに事前予約され、水曜までに未使用の場合にのみ解放されます。

プロセス。

介護スタッフ：応募、電話面談、価値観ベースの構造化された面接1回、チェックの結果によりオファー。2ステージで、全体の最大は11日。

看護師（登録）：応募、電話面談、ホームマネージャーとの面接、臨床リードとの面談、チェックの結果によりオファー。3ステージで、最大18日。

サービスレベル。 期待値ではありません。これが計画です。

すべての応募者に、2営業日以内に返信します。成功したスクリーニングから5営業日以内に面接を提示します。面接から2営業日以内に意思決定を連絡します。いずれかに違反があれば、その理由とともに毎週報告します。

調達（ソーシング）。

予算。 広告、紹介の支払い、エージェンシーの予備費、そしてDBSおよびチェック費用。エージェンシーの行は、前提としてではなく予備費として明記し、別途記載します。

指標（Measures）。 4つのみ。応募から最初の返信までの日数。応募からオファーまでの日数。面接前に離脱した応募者の割合。12か月の定着率（出所チャネル別）。

コンプライアンスと公平性。 すべての面接は、対象職種に対して同じ構造化された質問とスコアリングを使用します。就労の権利確認は開始前に実施し、例外なし。規制要件に基づき、強化された開示およびより安全な採用チェックを行います。参照確認は開始後ではなく開始前に検証します。候補者データは6か月保管後に削除します。採用は雇用法・平等および差別法・データ保護義務の対象であり、この業界ではさらに、法定のより安全な採用要件にも従う必要があります。そのため、この計画は人事アドバイザーによってレビューされ、法的助言に代わるものではありません。

レビュー。 サービスレベルに対して毎週、人数に対して毎月。

ここにコピー。

採用計画の例：340件の応募と、返信が一度もなかった210件

Thornbury Care Groupは、約600名のスタッフを抱える住宅型ケア運営事業者で、9か月の間に2つの新しいホームを開設するため、介護スタッフ40名と看護師6名の採用を計画しました。

計画は、取り上げたあらゆる面で良いものでした。チャネルは妥当な選び方で、紹介制度はうまく設計されており、広告は適切に予算化され、エージェンシーの予備費も事前に合意済みでした。18ページに及び、難なく承認されました。

応募から面接までに5営業日かかると想定していました。

実際の数字は19日でした。面接はホームマネージャーが実施し、各マネージャーはすでに満床のホームを運営していました。そのため実務上、各人が提供できる面接枠は週あたり約2枠程度でした。臨床または運用上の何かが持ち上がったとき（それはほとんどの週で起きていました）、その枠が最初に使われました。

このレベルのケア採用では、候補者は複数の雇用主に同時に応募し、最初に進んだ方を受け入れます。通常は約10日以内です。19日というのは、市場が許容する期間の外でした。

340件の応募のうち、面接前に失われたのは210件です。その多くはそもそも返信が届きませんでした。返信することもホームマネージャーの業務だったからです。

締切までに46職種のうち31職種を埋めました。ホームBは2か月遅れて開設され、両方のホームにまたがるエージェンシーのカバー費用は188,000ポンドでした。

レビューで、はっきりと述べる価値のあることが見つかりました。計画の中に間違いはありませんでした。数字、チャネル、予算、プロセスはいずれも妥当でした。計画に欠けていたのは、必要なマネージャー稼働時間が何時間かという数字であり、そのため誰も「その時間が存在するか」を尋ねられたことがありませんでした。彼らは尋ねませんでした。そして不足は、拒否としてではなく、順番待ち（キュー）として現れました。

その後、3つの変更が行われました。キャパシティの算数を計画のセクションとして組み込みました。面接は、候補者が応募したホームに紐づけるのではなく、3人のマネージャーのローテーションでプールしました。そして、誰も待っていようがいまいが、毎週のカレンダーに面接枠を事前予約しました。空の枠はコストがかからず、見つける必要がある枠は11日かかるからです。

次の20件の採用では、応募から面接までが4日になりました。面接前に離脱する応募者は、62％から21％へと減りました。広告費は変わりません。

6ステップで採用計画を書く方法

1. 誰かが配属される必要がある日付で職種を列挙する、オファーを出したい日付ではありません。通知期間とチェックを逆算します。規制のある業界では、それが数週間追加されることがあります。

2. 各職種が何を左右するかを明記する。 これにより、計画がキャパシティよりも大きいと判明したときでも、正直に順序立てられます。

3. キャパシティの算数を行う。 チャネルを選ぶ前に。どれだけの職種を同時に試みるかが、頻繁に変わります。

4. 時間を名前で合意する。 部署ではありません。月8時間を本人が直接合意したマネージャーは、機能として「ボランティアで任された」人とは振る舞いが違います。

5. サービスレベルを設定し、社内に公開する。 返信までの日数、意思決定までの日数。これらは候補者が体験する約束であり、最初に静かに破られる約束でもあります。

6. 4つの指標を選び、正確に定義する。 採用までの時間は、応募から「承諾されたオファー」までで測るのが、請求（requisition）から開始までで測るのとは別の数値です。チームは日常的にこの2つを比較しますが、気づかないことがよくあります。

ステップ3が、計画を変える部分です。算数の結果、意図した採用人数が利用可能な人員では達成できないことが判明するのはよくあることで、2月では気まずい発見になり、8月ではさらに高くつきます。

採用計画テンプレートのバリエーション

構造は維持され、プレッシャーポイントが移動します。

大量採用の採用計画。 ケア、ホスピタリティ、小売、物流、コンタクトセンター。候補者が複数の応募を抱え、早い段階で決めるため、返信スピードが他のすべてを支配します。スクリーニングのキャパシティと返信時間のほうが、評価の高度さより重要です。

専門職またはニッチな採用計画。 小さな候補者プール、リードタイムが長い、直接アプローチと紹介への依存が大きい。キャパシティは面接ではなく検索に消費されるため、その検索を誰が、何時間行うのかを計画に明記すべきです。

季節採用または繁忙期の採用計画。 固定の外部締切、大量の採用、圧縮された期間。評価日やグループプロセスは、まさにキャパシティ問題を解決するために存在し、この規模ではその設計努力に価値があります。

スタートアップまたは最初の採用計画。 すべての面接に創業者が関わるため、キャパシティは厳しく、見えにくい。最もよくある失敗は、2人が会社運営をしながらプロセス全体を抱えているのに、8件の採用を計画してしまうことです。

新卒または早期キャリアの計画。 固定の学事カレンダーなので、タイムラインは交渉できず、そこからすべてを逆算して計画します。

補充採用。 計画ではなくトリガーで発生し、離職による想定ボリュームとして計画に含める価値があります。予定していない補充は、予定している成長と同じキャパシティを消費し、算数の段階で完全に除外されがちだからです。

採用は、すべての管轄区域における雇用法、平等および差別法、データ保護義務の対象であり、さらに、医療、ケア、教育、金融サービスなどの規制業界では追加の法定要件の対象にもなります。このページの内容は法的助言ではなく、これらの業界のいずれかを対象とする計画は、資格のある人事または法律のアドバイザーによってレビューされるべきです。

採用計画？採用（雇用）計画？人員計画？

高度（レイヤー）の異なる3つの文書で、ゆるく使われがちなので、分ける価値があります。

人員計画（workforce plan）は、能力と形（組織のあり方）について、18か月から3年先を見据えます。組織に必要になるスキル、どこにギャップがあるか、そしてそれが採用、育成、または外部委託で満たされるのかを扱います。事業戦略と一体で管理します。

採用計画（hiring plan）は、ヘッドカウントと予算の見方です。何人、どのチームで、どれくらいのコストで、財務が承認します。答えるのは「何人で、いくらか」です。

採用計画（recruitment plan）は運用（オペレーション）です。これらの職種を実際にどう埋めるのか、どのプロセスで、誰が、どれくらいのスピードで行うのかを示します。答えるのは「どのように」です。

問題を引き起こすギャップは、2つ目と3つ目の間にあります。財務が承認した採用計画は、しばしば採用計画として扱われます。つまり、数字は合意されているが、それを回すためのプロセスとキャパシティは合意されていないということです。誰かが承認済みのヘッドカウントを渡して開始日を求めてきた場合、渡されたのは計画ではなく入力です。

追跡する価値のある数字

4つの指標を、正確に定義するほうが、12個をゆるく定義するより効果的です。

応募から最初の返信までの日数。 良い候補者をどれだけ失うかを最もよく予測し、最も簡単に直せます。

応募から承諾されたオファーまでの日数。 エンドポイントを定義し、決して変えないこと。採用までの時間は常に引用され、ほぼ誰もが測定方法を変えてしまいます。

面接前に失われた割合。 キュー（順番待ち）を測る指標です。これが高い場合、問題は調達ではなくキャパシティまたはレスポンスです。すでに長すぎるキューにさらに積み増すことになるため、広告を増やしても良くなるどころか悪化します。

12か月の定着率（出所チャネル別）。 お金をかける価値があるチャネルを教えてくれる指標です。採用1件あたりのコストは、何を生み出したかではなく、何にいくらかかったかでチャネルを順位付けします。紹介制度は、最初の指標では高く見えがちですが、この指標では非常に優れていることが多いです。

時間の指標はすべて、「期間」ではなく「キューの積み重ね」として扱ってください。採用プロセスで経過する時間の大半は「作業」ではなく「待機」であり、その待機こそが改善ポイントです。

無料の採用計画テンプレートでは解決できないこと

存在しないキャパシティ。 時間がないなら、構造がどうであっても計画は失敗します。算数は時間を生み出すのではなく、不足を早い段階で可視化し、職種数を減らすか、面接官を追加するかの判断につなげます。

誰も定義していない職種。 合意されていない仕事に対して採用を進めると、長いプロセスになり、パネルで意見が割れ、オファーが撤回されます。これは採用計画の上流にあるスコープの問題です。

本当にスキルが不足している市場。 まれに本当のことがあります。その場合は、遅いプロセスとは区別する価値があります。面接前に失われた割合の指標が、そのためのものです。

キャパシティのセクションがない。 無料の採用計画テンプレートのWordの無料ダウンロードにはそれが付いていません。そして、それを追加することは、採用するどのテンプレートでも行う価値がある唯一の変更です。

評価が一貫していない。 無料の採用計画テンプレートの無料ダウンロードでは、面接を公平にしたり比較可能にしたりはできません。構造化された質問、一貫したスコアリング、訓練された面接官がそれを実現し、実務的な価値だけでなく法的な重みも持ちます。

説明するのではなく、採用プロセスを見せる

採用プロセスは、たまにしか実施しない人たちによって運用されます。ホームマネージャー、チームリード、創業者が年に4回面接を行うとして、そのたびに、スコアカードがどこにあるか、構造化された質問が何か、候補者を次のステージへどう進めるかを半分忘れてしまいます。

文章のプロセスガイドは、この用途にはあまり適していません。読者は文章からスクリーニングの順序を組み立て直さなければならず、途中で諦めて採用チームに聞きに行ってしまいます。そうなると、サービスレベルの良い計画であっても、ボトルネックが生まれてしまいます。

Trupeer AIは、そのギャップを埋めます。誰かが一度プロセスを実行しながら録画し、その出力は、すでに撮影して配置済みのスクリーンショット付きの文章によるウォークスルーで、さらに動画もあなたのブランディングに合わせて並べて提供されます。四半期の最初の面接の前に、メールで3つの質問をするのではなく、4分間の視聴で面接官が準備できるようになります。

録画する。ブランド化する。翻訳する。Trupeerする。

ここで重要なのは2つです。プロセスの一貫性は、評価を防御可能なものにする要素の一部であり、同じ録画から学んだプロセスは、同僚に聞いて学んだものよりも一貫性が高くなります。そして、採用が地域をまたいで行われる場合、同じ録画が各言語で同じガイダンスを生み出すため、プロセス自体が本当に同じプロセスになります。

ウォークスルーはあなたのナレッジベースに置かれ、新しいマネージャー向けのトレーニング資料としても機能します。他のドキュメントとの整合性は、ブランドキットを一度設定するだけで済み、セットアップはドキュメントテンプレートのセットアップガイドで説明されています。

よくある質問

無料の採用計画テンプレートのWordドキュメント版はありますか？

Wordは、このドキュメントの物語（ナラティブ）部分に適しています。つまり、職種、順序立て、キャパシティ、コンプライアンスに関する推論です。無料の採用計画テンプレートのWordドキュメントは、9つの構成要素を見出しとして作成し、表は1ページを横断して読める程度の小ささに保ってください。

構造面のヒントが1つあります。キャパシティのセクションは、末尾の近くではなく、職種の人数の直後に置いてください。14ページ目にキャパシティを埋め込んだ無料の採用計画テンプレートのWordファイルは、誰にも読まれず、意思決定を変えやすいのはそのセクションです。

無料の採用計画テンプレートのWordを無料でダウンロードできますか？

無料の採用計画テンプレートのWordを無料でダウンロードすると得られるものの多くは、セクションのリストであり、セクション自体は難しい部分ではありません。ダウンロードに含まれていないのは、あなた自身のファネル比率、あなた自身のステージ所要時間、そして計画が依存する人々の名前です。

どのテンプレートでも採用する前に、1つだけ確認してください。面接官の稼働時間を記録する場所があるかどうかです。ほとんどありません。そして、そのセクションを追加することが、ダウンロードしたテンプレートに対して行える最も回収率の高い変更です。

採用計画テンプレートのExcel版はありますか？

Excelは、数値側のための適切なツールです。採用計画テンプレートのExcelファイルは、職種表、キャパシティの算数、ファネル比率、週次のパイプラインを扱い、1つの前提を変更して、時間がどう動くかを確認できます。

キャパシティの計算は、手入力の合計ではなく数式として作成してください。Excelで行う価値は、パネルが1人ではなく2人になるとどうなるか、46人ではなく50人の採用を試みるとどうなるかを質問できることです。手入力の数値ではそれに答えられません。

無料の採用計画テンプレートのExcelを無料でダウンロードできますか？

無料の採用計画テンプレートのExcelダウンロードでは、通常、職種トラッカーが提供されます。これは便利ですが、計画ではありません。トラッカーは何が起きているかを記録します。計画は、意図していることと、それに必要なものを示します。

もし採用するなら、職種表に2つの列を追加してください。必要な人時と、それを提供する人です。この2つの列によって、トラッカーは年が始まる前に現実と照合できるものになります。

無料の採用計画テンプレートのPPT版はありますか？

スライドは承認の会話に向いています。無料の採用計画テンプレートのPPTデッキは、役割、タイムライン、予算、そしてエグゼクティブチームへのキャパシティ要請を提示するのに適しています。キャパシティのスライドは、最も準備に価値があるものです。

ただし、デッキを計画として使わないでください。サービスレベル、プロセスの詳細、コンプライアンス上の義務にはドキュメントが必要です。デッキとしてしか存在しない計画は、まさにそれらのセクションを失いがちです。

無料の採用計画テンプレートのPDFはありますか？

PDFは承認済みで、配布される版です。ドキュメントに書いた後、キャパシティが合意されたら、バージョンと承認日をページに記載して、無料の採用計画テンプレートPDFを1回エクスポートしてください。

編集可能な元データを保持してください。職種表や数値は年の途中で変わり、変更が起きたら静かに放棄するのではなく、計画を見直すべきだからです。

使う価値のある無料の採用計画テンプレートの無料ダウンロードはありますか？

セクションのリストは持っておく価値があり、再現するのに10分しかかかりません。どの無料の採用計画テンプレートの無料ダウンロードを選ぶかより重要なのは、職種数を確定する前にキャパシティの算数を完了させるかどうかです。

このページから1つだけやるなら、その計算をしてください。採用1件あたりの人時に採用件数を掛け、月数で割り、面接できる人数で割ります。そして、その人たちに「その数値が利用可能か」を確認してください。

採用計画はどれくらいの長さにすべきですか？

職種、キャパシティ、プロセス、サービスレベル、指標を述べられるだけの長さです。多くの組織では、4〜8ページに加えて表が必要です。

長さはここでは良い指標ではありません。上の例にある18ページの計画は、半ページで済むはずのセクションで失敗しました。キャパシティの算数を含む4ページの計画は、それがない徹底的なものより価値があります。