Workdayトレーニングガイド: 従業員を効果的にオンボーディングし、活用を促進する方法

Workdayの導入は、開始から6か月経っても採用率が40〜50%にとどまることが珍しくありません。ここでは、実際にその数字を押し上げるトレーニングの作り方と、各段階を支えるツールをご紹介します。

Workdayのトレーニングが難しい理由

Workdayは見た目以上に複雑です。UIはすっきりしていますが、その裏には何百もの業務プロセス、役割ごとのタスク、組織ごとに異なるカスタム設定が存在します。従業員がつまずくのはWorkdayが不可能だからではなく、一般的なトレーニング（Workday Communityの動画や集合研修）が、実際に使う自社の業務に合っていないからです。Workdayでの定着不振の多くは、会社の実際の設定とトレーニング内容が噛み合っていないことに起因します。

Workdayトレーニングがうまくいっているチームは、役割別の手順動画と、組織の実際の業務フローを検索できるドキュメントを組み合わせ、重要な取引にはアプリ内ガイダンスを活用しています。集合研修は主役ではなく補完的な位置づけになります。このような個別最適化されたアプローチにより、従業員は日々の業務に直結する実践的な知見を得られ、スキルと自信が効果的に高まります。

Workdayトレーニングの6つの優先事項

1. マネージャー向けセルフサービス

マネージャーは、承認、組織変更、報酬関連の処理など、重要なタスクを自律的に実行できる必要があります。HRの介入なしにこれらを処理できないと、組織のボトルネックになります。効果的なトレーニングは、マネージャーがこれらの作業を自力で完了できるようにし、遅延を減らして効率を高めるべきです。一般的なトレーニングモジュールは、3〜5本の動画チュートリアルで構成され、各動画が特定のセルフサービス業務に焦点を当て、1本あたり30分未満で完了できるとよいでしょう。

2. 従業員向けセルフサービス

休暇申請、福利厚生の管理、個人情報の更新といったタスクは、従業員にとって簡単に行える必要があります。目標は、従業員が90秒以内でこれらを処理できるようにし、ストレスとミスを最小限に抑えることです。トレーニングには、従業員がいつでもアクセスできるインタラクティブガイドや短い手順動画を含め、セルフサービス機能を迷わず使えるようにします。

3. HRビジネスパートナー向けの業務フロー

HRビジネスパートナーは、採用、退職処理、ポジション管理といった重要な業務フローを担います。これらの領域でのミスは、給与計算やコンプライアンスに波及する問題を引き起こす可能性があります。トレーニングは深く包括的である必要があり、詳細なSOPやロールプレイ形式のシナリオを用いて、実務に近い状況を再現することが多いです。これらのセッションは数週間にわたって実施し、複雑なプロセスを確実に習得できているかを定期的に評価するべきです。

4. 財務と購買

Workday Financial Managementを使う組織では、財務関連の業務フローにも個別の対応が必要です。経費承認、稟議、予算振替など、財務の健全性を保つうえで重要なタスクに焦点を当てるべきです。eラーニングモジュールと実践型ワークショップを組み合わせることで必要な深さを確保し、財務チームが自信と精度を持ってWorkdayを使えるようにします。

5. 採用

Workday Recruitingは独特で、固有の課題があります。リクルーター向けのトレーニングには、候補者管理、求人掲載、面接日程調整の細かな点に対応した専用コンテンツが必要です。動画チュートリアル、インタラクティブなシミュレーション、ピアラーニングを組み合わせた構造化されたトレーニングプログラムにより、リクルーターはシステムを習得し、採用効率を高めることができます。

6. レポートとダッシュボード

レポートの作成と解釈は、トレーニングへの投資が不足しがちな分野です。マネージャーや人事担当者は、自組織の状況を示す有益なレポートを作成できる必要があります。トレーニングには、レポート作成と分析に関する詳細なガイドを含め、さまざまなデータ可視化手法を試せる実践演習を盛り込むべきです。この重点化により、組織内でのデータ活用のあり方が変わり、より良い意思決定につながります。

機能比較: Workdayトレーニングツール

各ツールの詳細

1. Trupeer

Trupeerは、個別最適化されたトレーニングコンテンツを作成するための多用途ツールとして際立っています。カスタム設定があっても任意のWorkday画面を録画することで、Trupeerは洗練された手順動画、書面のSOP、検索可能なドキュメントを生成します。これにより、HR管理者は1日で1週間分の役割別コンテンツを作成できます。Trupeerの効率性により、Workdayのリリースサイクルに合わせてコンテンツを迅速に更新でき、トレーニング資料を常に最新の状態に保てます。

長所: 高速なコンテンツ作成、カスタム設定に対応、ユーザーごとの料金体系。

短所: リアルタイムのツールチップツールではない。ツールチップの強制にはWalkMeまたはWhatfixと併用する。

2. Workday Learning

ネイティブLMSとして、Workday Learningはコンプライアンス追跡と認定管理に優れています。ただし、コンテンツ作成機能は限定的です。Workdayとの統合によりスムーズに使えるため、追跡用途に最適です。多くの組織では、魅力的なトレーニングコンテンツを作成するために、より強力なオーサリングツールを補完的に利用しています。

長所: ネイティブなWorkday統合。

短所: オーサリングUIが古い。作成より追跡向き。

3. WalkMe

WalkMeは、Workday向けの最も深いアプリ内ガイダンスを提供し、ツールチップ、ウォークスルー、入力検証の強制を実現します。包括的な機能はプレミアム価格ですが、その深いガイダンスはユーザーの定着と習熟を大きく高めるため、複雑なニーズを持つ大企業にとって価値ある投資となります。

長所: 深さ、成熟度。

短所: コスト、サービス依存が大きい。

4. Whatfix

Whatfixは、WalkMeよりも手頃なコストで、強力なWorkday対応を提供します。動画やコンテンツ作成ツールも含まれており、コストを抑えながらトレーニングプログラムを改善したい組織にとって、バランスの取れたソリューションです。導入期間は1〜3か月で、その間に組織は自社の要件に合わせてプラットフォームをカスタマイズできます。

長所: 適正価格、コンテンツツールを含む。

短所: 導入に1〜3か月かかる。

5. Apty

Aptyは、Workdayをしっかりカバーするコスト効率の高いデジタルアダプションプラットフォームです。手頃な価格でありながら、必要なアプリ内ガイダンスを提供したい大企業向けに設計されています。パートナーネットワークは他のツールより小さいものの、価値と機能性を重視する組織にとって有力な選択肢です。

長所: 適正価格、エンタープライズ対応。

短所: パートナーネットワークが小さい。

6. Workday Community

Workday Communityは、Workdayから直接提供される汎用的な動画とドキュメントを提供します。基本的な問い合わせには便利な参照先ですが、効果的な定着に必要な組織固有のトレーニングを提供するには不十分です。よりカスタマイズされたトレーニング資料と併用する補助リソースとして使うべきです。

詳細分析: Workdayトレーニングを定着させるもの

トレーニングを自社設定に合わせる

Workdayを使う組織は、設定内容が大きく異なります。各企業には固有の業務プロセス、カスタムフィールド、承認ルート、連携があり、それによってWorkdayの構成は独自のものになります。一般的なトレーニングは標準的なWorkday構成を前提としており、あなたの特定の設定には合っていません。この両者のギャップこそが、定着失敗の原因です。成功しているチームは実際の設定を録画し、役割別のコンテンツを作成しており、その結果、汎用資料に頼る場合と比べて採用率が30〜50%高くなっています。

実践的な方法は、各業務フローごとに3〜7分の動画と書面のSOPをセットで作成することです。これらのリソースは、Workdayのモジュール別ではなく、役割とタスク別に整理することで、従業員が関連するトレーニングを見つけやすくなります。Workdayと並んでアクセスできる検索可能なライブラリに保存することで、組織はトレーニングリソースを圧迫することなく、数千人規模へこの方法を展開できます。

従業員展開の前にマネージャーを有効化する

マネージャーは成功する定着の鍵です。HRBPや現場マネージャーがWorkdayに自信を持っていなければ、チームもそうはなりません。実績のある方法は、まずHRBPをマネージャーより2週間先にトレーニングし、その後、マネージャーを従業員より2週間先にトレーニングすることです。この段階的なアプローチにより、各グループは次の層を支援できるだけの深さで学べます。この順序を飛ばして急いで導入すると、何か月にもわたる混乱やHRへの問い合わせ増加を招き、Workdayが約束する効率化を損ないます。

リリースサイクルに合わせたコンテンツ更新

Workdayは年2回アップデートをリリースし、それによって画面が変わり、業務フローが調整され、新機能が追加されます。6か月以上前のトレーニング資料は、古くなっている可能性が高いです。効果的なトレーニングプログラムは、コンテンツの更新をWorkdayのリリースサイクルと揃え、コード変更だけでなくトレーニング更新も含めます。スクリーン録画から素早くコンテンツを生成し、Workdayのリリース頻度に合わせられるTrupeerのようなツールは、トレーニングを最新かつ関連性の高いものに保つために不可欠です。

Workdayトレーニングチームが直面しがちな課題

集合研修が主流になっている。 従来の半日研修では、従業員が圧倒され、関与が薄れがちです。定着率を高めるには、必要なときにアクセスできる非同期の動画チュートリアルとSOPへ移行しましょう。

マネージャー向けの専用コンテンツがない。 マネージャーが従業員と同じ汎用トレーニングを受けても、個別のニーズには対応できません。チームを効果的に導くために必要なスキルを身につけられる、専用のマネージャートラックを用意しましょう。

レポート作成が軽視されている。 多くの組織では、トレーニングでレポート作成が扱われず、マネージャーがスプレッドシートに頼りがちです。Workdayのレポーティング機能を使ってより良い洞察を得る方法を教えるチュートリアルを組み込みましょう。

モバイル体験が未訓練である。 Workdayのモバイルアプリを使う従業員が増える一方で、トレーニングはデスクトップ体験を前提にしていることが多いです。ユーザーの好みの違いに対応し、定着を高めるために、モバイル業務フローを明示的にカバーしてください。

カスタムBPが文書化されていない。 組織独自のビジネスプロセスは、Workday Communityの一般的な情報ではカバーされません。これらの特定プロセスを文書化し、トレーニングすることで、従業員が正確かつ効率的に実行できるようにします。

Workdayトレーニングに必須の機能

• 自社設定に合った組織固有のコンテンツ: 組織独自の構成を反映した個別最適化トレーニングは、関連性と定着率を高めます。

• 役割ベースの学習パス（マネージャー、HRBP、従業員、リクルーター）: 役割ごとに最適化されたパスにより、それぞれが必要なトレーニングを受けられ、習熟度と自信が高まります。

• 各主要業務フローに対する動画 + SOP: 視覚的な手順と文章の指示を組み合わせることで、学習スタイルの違いに対応し、理解を強化します。

• Workday内からアクセスできる検索可能なライブラリ: 一元化されたリソースハブにより、従業員は必要なトレーニングをすばやく見つけられ、ダウンタイムを減らせます。

• リリースサイクルに合わせた更新機能: Workdayの年2回のリリースに合わせてトレーニング資料を最新に保つことで、正確性と関連性を確保します。

• 重要な取引に対するアプリ内ガイダンス: 重要タスク中のリアルタイム支援は、ミスを防ぎ、ユーザーの自信を高めます。

• モバイル対応: 従業員がWorkdayモバイルを使う場合は、モバイル業務フローをカバーする必要があります。

• LMS連携（Workday Learningまたは外部）: 学習管理システムとのスムーズな連携により、トレーニング進捗の追跡と管理が容易になります。

ユースケースとペルソナ

グローバルHR導入: Yasmin、People Operations副社長、従業員2万2,000人の消費財企業

Yasminは、14か国にまたがるWorkday HCMの本番稼働を主導し、綿密な調整を必要とするプロジェクトを成功させました。彼女はTrupeerを使って6言語の役割別動画コンテンツを制作し、多様な従業員が理解しやすい、包摂的でアクセスしやすいトレーニングを実現しました。採用、退職処理、報酬関連処理など15件の重要な取引にWhatfixを導入し、従業員がこれらのプロセスを自信を持って進められるようにしました。HRBPとマネージャーのトレーニングを従業員展開の前に段階的に実施する戦略的な展開により、6か月時点のセルフサービス採用率は76%となり、前回のHRIS導入時の43%から大幅に向上しました。

マネージャー向けセルフサービス: Clarissa、HRISディレクター、従業員5,000人のフィンテック企業

Clarissaは、Workdayのセルフサービス機能への理解不足から、承認をHRBPに過度に依存するというよくある課題に直面しました。これに対処するため、彼女は12件の一般的な操作をカバーする、マネージャー専用のSOPライブラリを作成しました。Workdayのアナウンス内に動画を埋め込むことで、マネージャーが必要なトレーニング資源へ簡単にアクセスできるようにしました。その結果、2四半期でマネージャーのセルフサービス率は58%向上し、HRBPはより戦略的な取り組みに集中できるようになりました。

財務導入: Karim、財務システムディレクター、従業員3,500人のサービス企業

Karimは、同社の財務業務にとって重要なプロジェクトであるWorkday Financial Managementの導入を任されました。汎用的なWorkday動画に頼る代わりに、会計科目表と承認ルートに合わせたコンテンツを作成しました。このアプローチにより、財務チームは自分たちの業務フローに関連したトレーニングを受けられました。90日以内に財務チームの採用率は85%に達し、カスタマイズされたトレーニングの有効性が示されました。より広い視点を得るには、成功するソフトウェア導入に関する追加の洞察を提供する、私たちのチェンジマネジメントガイドをご覧ください。

ベストプラクティス

設定に合わせたコンテンツは汎用版に勝る。 組織固有のWorkday設定に合わせてトレーニングを調整すると、関連性が高まり、採用率も向上します。自社の具体的な業務フローやプロセスに焦点を当てることで、従業員は教材により直接的に結びつきを感じ、定着と実践が進みます。

従業員より先にマネージャーを訓練する。 マネージャー研修を優先することで、チームを効果的に導くための自信と知識を確保できます。この構造化されたアプローチは下流への波及効果を生み、マネージャーがチームを支援できるようになるため、移行がよりスムーズになり、導入時のボトルネックも減ります。

Workdayの各リリースごとに更新する。 Workdayの年2回の更新に合わせてトレーニング資料を最新に保つことは極めて重要です。定期的な更新により、従業員は常に最も正確で最新の情報から学べるため、古いトレーニングに起因する混乱やミスを防げます。

モバイル業務フローを明示的にカバーする。 Workdayをモバイル端末で使う従業員が増えているため、モバイル専用のトレーニングを含めることが不可欠です。モバイル業務フローの特性に対応することで、すべてのプラットフォームで一貫したユーザー体験を確保し、全体的なエンゲージメントと満足度を高めます。

レポート作成のトレーニングを用意する。 マネージャーは、意思決定のためにWorkday内でレポートを作成・解釈する方法を理解する必要があります。専用のレポート作成研修を提供することで、分析スキルを高めるだけでなく、データを効果的に活用できるようになり、より良いビジネス成果につながります。

Workday内から検索できるようにする。 Workday内に検索可能なトレーニングライブラリを統合することで、従業員は必要な情報にすばやく簡単にアクセスできます。この利便性によりダウンタイムが減り、生産性が向上します。ユーザーは業務の流れを中断せずに必要な答えを見つけられます。

よくある質問

Workday Communityだけで十分ですか？

汎用的な参照先としては、Workday Communityは役立つ出発点になり得ます。ただし、組織固有の設定や業務フローに対しては不十分なことが多いです。Workday Communityの情報は一般的な内容にとどまるため、効果的なトレーニングと定着に不可欠な自社構成の独自性をカバーできません。このギャップを埋めるには、Workday Communityの情報に加えて、組織固有のニーズを反映したカスタマイズ済みの教材を組み合わせることを検討してください。

Workday Learningは必要ですか？

Workday Learningは、コンプライアンス追跡のために含まれていることが多く、認定やトレーニング進捗の監視に役立つツールです。しかし、コンテンツ作成に関しては機能が限られています。多くの組織では、魅力的で効果的なトレーニングコンテンツを作るために、より強力なオーサリングツールを補う必要があります。Workday Learningに追加ツールを組み合わせることで、追跡とコンテンツ作成の両方を満たす包括的なトレーニングソリューションを実現できます。

一番安いWorkdayトレーニングの進め方は？

コスト効率の高いWorkdayトレーニングの方法は、Trupeerのようなツールを使って動画とSOPのライブラリを構築することです。この方法なら、高額な費用をかけずに、自社固有の業務フローに合わせたトレーニングコンテンツを作成できます。Digital Adoption Platform（DAP）層を追加すると費用は増えますが、リアルタイムのガイダンスが必要な重要業務フローでは有効です。トレーニングの本質的な部分に集中し、必要に応じて追加ツールへ選択的に投資することで、コストを抑えつつ価値を最大化できます。

Workdayトレーニングにはどのくらい時間をかけるべきですか？

多くの従業員にとって、Workdayトレーニングは簡潔かつ焦点を絞ったものであるべきで、通常は非同期学習で4時間以内に収めます。この時間枠なら、従業員は負担なく必要なスキルを身につけられます。HRBPやマネージャーについては、役割上より複雑な業務フローと責任を伴うため、より長いトレーニングが必要になる場合があります。役割ごとのニーズに合わせて所要時間を調整することで、全員が適切なレベルの指導を受けられます。

トレーニングは本番稼働の前後どちらで行うべきですか？

トレーニングは理想的には本番稼働日の前に実施し、学習を定着させるためにサンドボックスでの演習機会を設けるべきです。導入前トレーニングにより、従業員は制御された環境でシステムに慣れ、操作を練習できるため、実際の展開時の混乱を最小限に抑えられます。本番後のトレーニングは、復習と、本番稼働後に見つかったギャップへの対応に重点を置くべきです。トレーニング計画を戦略的に立てることで、Workdayの本番稼働時に従業員が準備万端で自信を持てるようになります。

最後に

Workdayトレーニングが成功するのは、自社の設定に合っており、従業員展開の前にマネージャーの有効化を行い、各リリースごとに更新されている場合です。重要なのはツールの組み合わせよりもコンテンツの作り方です。役割別コンテンツライブラリに投資する企業は、Workdayへの投資を正当化できるだけの採用率を得ています。一方で、そうしない企業はWorkdayを導入しているだけで、それをトレーニングと呼んでしまっています。個別最適化された役割別トレーニングに注力し、資料を最新に保つことで、より高い採用率とWorkday投資の最大化を実現できます。