Workdayの導入展開は、開始から6か月で導入率が40〜50%に到達することがよくあります。これらの数値を実際に押し上げるトレーニングの作り方と、各段階を支えるツールをご紹介します。

Workdayトレーニングが難しい理由

Workdayは一見すると複雑さが見えにくいものの、実際には非常に奥深いシステムです。UIはすっきりして見えますが、その裏には数百に及ぶ業務プロセス、役割ごとのタスク、そして組織ごとに異なるカスタム設定が存在します。従業員がつまずくのは、Workdayが不可能だからではありません。汎用的なトレーニング（Workday Communityの動画、教室形式のセッション）が、従業員が実際に使う組織の設定と一致していないためです。Workdayにおける導入課題は、ほぼ例外なく、トレーニングが会社の実際の設定と噛み合っていないことに起因します。

Workdayトレーニングを正しく設計できているチームは、役割ごとのウォークスルー動画を、組織の実際の業務フローを検索できるドキュメントと組み合わせています。さらに、重要度の高い取引にはアプリ内ガイダンスを活用します。教室形式のトレーニングは補助的な位置づけになり、本番の主役にはしません。このように最適化されたアプローチにより、従業員は日々のタスクに直結する、実行可能な洞察を得られます。その結果、能力と自信が効果的に高まり、導入が加速します。

Workdayトレーニングの6つの優先事項

1. マネージャーのセルフサービス

マネージャーには、承認、組織変更、報酬アクションといった重要タスクを自律的に実行できることが求められます。マネージャーがHRの介入なしにこれらのタスクを実行できない場合、組織にとってボトルネックになります。効果的なトレーニングでは、マネージャーがこれらのタスクを単独で完了できるようにし、遅延を減らし、業務効率を高める必要があります。一般的なトレーニングモジュールには、セルフサービスの特定タスクに焦点を当てた3〜5本の動画チュートリアルが含まれ、所要時間は30分未満が目安です。

2. 従業員のセルフサービス

休暇申請、福利厚生の管理、個人情報の更新などのタスクは、従業員にとって分かりやすく行える必要があります。目標は、従業員が90秒以内にこれらのタスクを処理できる状態にすることで、ストレスやミスを最小限に抑えます。トレーニングには、インタラクティブなガイドと短い動画のウォークスルーを含め、いつでもアクセスできるようにすることで、セルフサービス機能を簡単に使いこなせる体制を整えます。

3. HRビジネスパートナーの業務フロー

HRビジネスパートナーは、採用、退職、ポジション管理などの重要な業務フローを担当します。これらの領域でのミスは、給与計算やコンプライアンスに影響し、連鎖的な問題につながり得ます。トレーニングは深く包括的である必要があり、詳細なSOP（標準作業手順書）やロールプレイのシナリオを用いて実際の状況を再現することがよくあります。これらのセッションは複数週間にわたって実施し、複雑なプロセスを確実に習得できているかを定期的に評価します。

4. 財務・調達

Workday Financial Managementを利用している組織では、財務の業務フローに対する具体的なカバーが必要です。トレーニングは、経費承認、申請（レキジション）、予算振替など、財務の健全性を維持するうえで欠かせないタスクに焦点を当てるべきです。eラーニングモジュールと実践型ワークショップの組み合わせにより、財務チームが自信と正確さをもってWorkdayを操作できるだけの深さを提供できます。

5. 採用

Workday Recruitingは複雑で、独自の課題もあります。リクルーターのトレーニングには、候補者管理、求人票、面接スケジューリングといった論点のニュアンスに対応した専用コンテンツが必要です。動画チュートリアル、インタラクティブなシミュレーション、ピアラーニングを組み合わせた構造化されたトレーニングプログラムは、リクルーターがシステムを習得し、採用効率を高めるのに役立ちます。

6. レポートとダッシュボード

レポートの作成と解釈は、トレーニング投資が不足しがちな領域です。マネージャーやHR担当者には、自社の業務に役立つ洞察を提供するレポートを作成できるスキルが求められます。トレーニングには、レポート作成と分析に関する詳細ガイドを含め、ユーザーがさまざまなデータ可視化手法を試せる実践課題を用意する必要があります。この重点化により、組織内でのデータ活用のあり方が変わり、より良い意思決定につながります。

機能比較：Workdayトレーニングツール

ツール別の概要

1. Trupeer

Trupeerは、最適化されたトレーニングコンテンツを作成するための多用途なツールとして際立っています。カスタム設定があっても、あらゆるWorkday画面を録画することで、Trupeerは洗練されたウォークスルー動画、書面のSOP、検索可能なドキュメントを生成します。これにより、HR管理者はわずか1日で、1週間分の役割別コンテンツを作り出せます。Trupeerの効率性により、Workdayのリリースサイクルに合わせてコンテンツを迅速に更新でき、トレーニング資料を常に最新の状態に保てます。

長所： コンテンツ制作が速い、カスタム設定に対応、ユーザー別の料金。

短所： リアルタイムのツールチップではありません。ツールチップの強制にはWalkMeまたはWhatfixと組み合わせてください。

2. Workday Learning

ネイティブLMSとして、Workday Learningはコンプライアンス追跡や認定資格の管理に強みを発揮します。ただし、コンテンツ制作機能は限定的です。統合によりスムーズな体験が得られるため、追跡用途での活用が最適です。多くの組織では、魅力的なトレーニングコンテンツを作るために、よりしっかりしたオーサリングツールで補完しています。

長所： Workdayとのネイティブ連携。

短所： オーサリングUXが古い。作成よりも追跡向きです。

3. WalkMe

WalkMeは、Workday向けに利用可能な中で最も深いアプリ内ガイダンスを提供します。ツールチップ、ウォークスルー、バリデーションの強制などにより、ユーザーを確実に導きます。包括的な機能はプレミアム価格ですが、提供されるガイダンスの深さは、ユーザーの導入と習熟を大きく高める可能性があります。そのため、複雑なニーズを持つ大企業にとって価値ある投資になります。

長所： 深さ、成熟度。

短所： コスト、サービス依存が大きい。

4. Whatfix

Whatfixは、WalkMeよりも手頃なコストで強力なWorkdayカバーを提供します。提供内容には動画とコンテンツツールが含まれており、高額な費用をかけずにトレーニングプログラムを改善したい組織にとって、バランスの取れたソリューションです。導入期間は1〜3か月で、その間に組織は自社のニーズに合わせてプラットフォームをカスタマイズできます。

長所： 公正な価格、コンテンツツールを含む。

短所： 導入は1〜3か月。

5. Apty

Aptyは、コスト効率の高いデジタル導入プラットフォームで、Workdayのカバー範囲も良好です。必須のアプリ内ガイダンスをしっかり提供しつつ、手頃な解決策を求める企業向けに設計されています。パートナーネットワークは他のツールに比べて小さいものの、価値と機能性を優先する組織にとって、Aptyは依然として現実的な選択肢です。

長所： 公正な価格、エンタープライズ対応。

短所： パートナーネットワークが小さい。

6. Workday Community

Workday Communityは、Workdayから直接、汎用的な動画とドキュメントを提供します。基本的な問い合わせの参照としては役立ちますが、有効な導入に必要な、組織固有のトレーニングを提供する点では不足があります。企業は、よりカスタマイズされたトレーニング資料と併せて、補助的なリソースとして活用すべきです。

詳細分析：Workdayトレーニングが定着する理由

トレーニングを自社の設定に合わせる

Workdayの組織ごとの設定は、まったく異なることがよくあります。各企業には、固有のプロセス、カスタムフィールド、承認チェーン、そしてWorkdayの構成を特徴づける統合があります。汎用的なトレーニングは、標準的なWorkdayセットアップ向けに設計されており、あなたの組織固有の設定には対応していません。この2つのギャップこそが、導入が失敗する原因になりがちです。成功しているチームは、自社の実際の設定を記録し、役割別のコンテンツを作成します。その結果、汎用素材に頼るチームよりも、導入率が30〜50%高くなることがあります。

実践的な方法は、各業務プロセスのワークフローごとに、3〜7分の動画と書面のSOPをセットで作ることです。これらのリソースはWorkdayモジュールではなく、役割とタスクで整理されるため、従業員が関連するトレーニングを見つけやすくなります。さらに、Workdayと並んで検索可能なライブラリに保存することで、トレーニングリソースを圧迫することなく、何千人もの従業員にこのアプローチを拡張できます。

従業員の展開前にマネージャーを有効化

成功する導入には、マネージャーが重要です。HRBPやラインマネージャーがWorkdayに自信を持っていなければ、彼らのチームも同様に自信を持てません。実証済みの戦略は、マネージャーの2週間前にHRBPをトレーニングし、その後、従業員の2週間前にマネージャーをトレーニングすることです。この段階的な進め方により、各グループが次のグループを指導できるだけ十分に深く学べます。この順序を飛ばして急いで展開すると、数か月にわたる混乱や、増えたHRサポートの問い合わせによって、Workdayが約束する効率化の効果が損なわれることがよくあります。

リリースサイクルに合わせたコンテンツ更新

Workdayは年に2回アップデートをリリースし、画面が変わったり、ワークフローが微調整されたり、新機能が追加されたりします。6か月以上前のトレーニング資料は、古くなっている可能性が高いです。効果的なトレーニングプログラムでは、コンテンツ更新をWorkdayのリリースサイクルに合わせ、更新が単なるコード変更にとどまらず、トレーニングも最新化されるようにします。Workdayのリリース頻度に合わせて、画面録画から素早くコンテンツを生成できるTrupeerのようなツールは、トレーニングを常に最新かつ関連性の高い状態に保つために欠かせません。

Workdayトレーニングチームが直面する課題

教室形式のトレーニングが中心。 従来の半日セッションでは、従業員が圧倒されてしまい、関心を失いがちです。定着率を高めるには、非同期の動画チュートリアルと、従業員が必要なときに参照できるSOPへシフトしてください。

マネージャー固有のコンテンツがない。 マネージャーが従業員と同じ汎用トレーニングを受けても、彼らの具体的なニーズに対応できません。マネージャーがチームを効果的に率いるために必要なスキルを身につけられるよう、専用のマネージャートラックを用意してください。

レポート作成が見落とされる。 多くの組織では、トレーニング内でレポート作成が軽視され、マネージャーがスプレッドシートに頼る状態になります。マネージャーがWorkdayのレポート機能を使ってより良い洞察を得られるようにする、レポート作成のチュートリアルを組み込んでください。

モバイル体験が未トレーニング。 より多くの従業員がWorkdayのモバイルアプリを利用するようになると、トレーニングはデスクトップ前提になりがちです。ユーザーの好みの違いに対応し、導入を改善するために、モバイルの業務フローを明確にカバーしてください。

カスタムBPが未ドキュメント。 あなたの組織のカスタム業務プロセスは、汎用的なWorkday Communityのリソースではカバーされていません。従業員が正確かつ効率的に実行できるように、これらの特定プロセスをドキュメント化し、トレーニングしてください。

Workdayトレーニングに必須の機能

• 組織固有のコンテンツ：あなたのWorkday設定に合わせる。組織の独自のセットアップを再現した最適化トレーニングは、関連性と導入率を高めます。

• 役割別の学習パス（マネージャー、HRBP、従業員、リクルーター）：カスタマイズされたパスにより、各役割に適切なトレーニングが提供され、習熟度と自信が高まります。

• 主要な業務フローごとの動画 + SOP：視覚と文章の指示を組み合わせることで、異なる学習スタイルに対応し、理解を強化します。

• 検索可能なライブラリ：Workdayの内側からアクセス。集中型のリソースハブにより、従業員は必要なトレーニングをすぐに見つけられ、待ち時間を減らせます。

• リリースサイクルに合わせた更新：Workdayの半年ごとのリリースに合わせてトレーニング資料を最新化することで、正確性と関連性を維持します。

• 重要度の高い取引におけるアプリ内ガイダンス：重要なタスク中のリアルタイム支援によりミスを防ぎ、ユーザーの自信を高めます。

• モバイル対応：従業員がWorkdayモバイルを利用する場合。モバイルの業務フローを扱うことで、デバイスをまたいだ一貫したトレーニング体験を実現します。

• LMS連携（Workday Learningまたは外部）：学習管理システムとのスムーズな連携により、トレーニング進捗の追跡と管理が容易になります。

ユースケースとペルソナ

グローバルHR導入：Yasmin、People Operations担当VP、従業員22,000名の消費財企業

Yasminは、14か国にわたるWorkday HCMの本番稼働を主導しました。これは細かな調整が必要な大規模な取り組みです。彼女はTrupeerを使って、6言語で役割別の動画コンテンツを制作し、多様な人材にとってトレーニングが包括的で利用しやすいものになるようにしました。さらに、採用、退職、報酬アクションなど15の重要な取引にWhatfixを展開することで、従業員がこれらのプロセスを自信を持って進められるようにしました。HRBPとマネージャーのトレーニングを従業員の展開前に順序立てて実施したYasminの戦略的な導入展開により、セルフサービスの導入率は6か月で76%となり、前回のHRIS導入の43%から大幅に増加しました。まさにここで、Workday本番稼働トレーニング動画が役立ち、シンプルな画面録画からTrupeerが直接生成できる種類のコンテンツになります。

マネージャーのセルフサービス：Clarissa、HRISディレクター、従業員5,000名のフィンテック

Clarissaが直面したよくある課題は、マネージャーがWorkdayのセルフサービス機能への理解不足から、承認にHRBPへ過度に依存していたことです。そこで彼女は、12の一般的なアクションをカバーするマネージャー専用のSOPライブラリを作成しました。Workdayの告知に動画を埋め込むことで、Clarissaはマネージャーが必要なトレーニングリソースに簡単にアクセスできるようにしました。その結果、マネージャーのセルフサービス率は2四半期で58%増加し、HRBPがより戦略的な取り組みに集中できるようになりました。

財務導入：Karim、財務システムディレクター、従業員3,500名のサービス企業

Karimには、同社の財務運用にとって重要なプロジェクトであるWorkday Financial Managementの導入が任されました。彼は、汎用的なWorkday動画に頼るのではなく、会社の勘定科目表と承認チェーンに合わせてコンテンツを作成しました。このアプローチにより、財務チームは自社の特定の業務フローに関連するトレーニングを受けられるようになりました。導入から90日以内に、財務チームの導入率は85%に到達し、最適化されたトレーニングの有効性が示されました。より広い視点については、成功するソフトウェア導入に関する追加の洞察が得られる、変更管理ガイドをご覧ください。

ベストプラクティス

設定に合わせたコンテンツが、汎用より勝る。 あなたの組織固有のWorkday設定に合わせてトレーニングを最適化することで、関連性が高まり、導入率も向上します。特定の業務フローやプロセスに焦点を当てることで、従業員はトレーニング資料をより直接的に自分ごととして捉えられるようになり、定着と実践が改善されます。

従業員の前にマネージャーをトレーニングする。 マネージャートレーニングを優先することで、彼らがチームを効果的に導くための自信と知識を持てるようになります。この構造化されたアプローチは、マネージャーがチームを支援できるという“波及効果”を生み、導入時の移行がスムーズになり、ボトルネックも減ります。

Workdayのリリースごとに更新する。 Workdayの半年ごとのアップデートに合わせてトレーニング資料を最新化し続けることは重要です。定期的な更新により、従業員は常に最も正確で最新の情報から学べる状態になり、古いトレーニングから生じる混乱やミスを防げます。

モバイルの業務フローを明確にカバーする。 より多くの従業員がモバイル端末でWorkdayを利用するようになるにつれ、モバイル専用のトレーニングを含めることが不可欠です。モバイルの業務フローのニュアンスに対応することで、すべてのプラットフォームで一貫したユーザー体験を実現し、全体のエンゲージメントと満足度が高まります。

レポート作成のトレーニングを組み込む。 マネージャーには、意思決定のためにWorkday内でレポートを作成し、解釈できることが必要です。レポート作成に関する専用トレーニングを提供することは、分析スキルを高めるだけでなく、データを効果的に活用できるようにし、より良いビジネス成果につながります。

Workdayの内側から検索できるようにする。 Workday内に検索可能なトレーニングライブラリを統合することで、従業員はリソースに素早く簡単にアクセスできます。この利便性により、待ち時間が減り、生産性が向上します。ユーザーは業務フローを中断せずに、必要な答えを見つけられるためです。

よくある質問

Workday Communityだけで十分ですか？

汎用的な参照としては、Workday Communityは有用な出発点になり得ます。ただし、組織固有の設定や業務フローに関しては、しばしば不足します。Workday Communityのリソースが汎用的であるため、効果的なトレーニングと導入に不可欠な、あなたのセットアップ固有の要素に対応できません。このギャップを埋めるには、Workday Communityのリソースと、組織の具体的なニーズを反映したカスタマイズトレーニング資料を組み合わせることを検討してください。

Workday Learningは必要ですか？

Workday Learningは、コンプライアンス追跡のために含まれていることが多く、認定資格やトレーニング進捗のモニタリングに役立つツールになり得ます。ただし、コンテンツ制作の観点では、Workday Learningの機能は限定的です。多くの組織では、魅力的で効果的なトレーニングコンテンツを作るために、よりしっかりしたオーサリングツールで補完する必要があると感じています。Workday Learningと追加ツールを組み合わせることで、追跡とコンテンツ制作の両方のニーズに対応する包括的なトレーニングソリューションを実現できます。

最も安いWorkdayトレーニングの方法は？

コスト効率の高いWorkdayトレーニングの方法は、Trupeerのようなツールを使って動画とSOPのライブラリを構築することです。この方法なら、高額な費用をかけずに、組織固有の業務フローに対応した最適化コンテンツを作成できます。デジタル導入プラットフォーム（DAP）レイヤーを追加すると費用が発生する可能性がありますが、リアルタイムのガイダンスが必要な重要度の高い業務フローでは有益です。トレーニングの本質的な部分に注力し、追加ツールへの投資は必要に応じて選択することで、価値を最大化しつつコストを最小限に抑えられます。

Workdayトレーニングにはどれくらい時間がかかりますか？

ほとんどの従業員にとって、Workdayトレーニングは簡潔で要点に絞った内容にし、通常は非同期学習で4時間未満が目安です。この期間なら、従業員は圧倒されることなく必要なスキルを身につけられます。HRBPやマネージャーの場合は、役割上、より複雑な業務フローや責任を伴うことが多いため、トレーニングは長くなる可能性があります。各役割のニーズに合わせてトレーニング期間を調整することで、すべての従業員に適切なレベルの指導を提供できます。

トレーニングは本番稼働前と後、どちらにすべきですか？

理想的には、本番稼働日の前にトレーニングを実施し、学習を強化するためのサンドボックスでの練習機会を設けます。事前のトレーニングにより、従業員はシステムに慣れ、管理された環境で実際の操作を練習できるため、本番稼働時の混乱を最小限に抑えられます。本番稼働後のトレーニングは、強化と、本番稼働後に特定されたギャップへの対応に重点を置くべきです。トレーニングのスケジュールを戦略的に計画することで、Workdayが本番稼働したときに従業員が準備でき、自信を持てる状態になります。

新入社員向けのトレーニングプログラムはどう作成しますか？

役割ベースの計画から始め、各マイルストーンにガイドまたは動画を紐づけ、完了状況を追跡します。Trupeerの新入社員オンボーディングテンプレートでは、各プロセスを1回だけ記録し、すべての新入社員が従うために公開します。

最後に

Workdayトレーニングは、特定の設定に合わせ、従業員の展開前にマネージャーの有効化を行い、リリースのたびに更新することで成功します。ツールの組み合わせは、コンテンツのアプローチほど重要ではありません。役割別のコンテンツライブラリに投資する企業は、Workdayへの投資を正当化できる導入数を得られます。投資しない企業は、Workdayを導入して“トレーニングだ”と言うだけになりがちです。役割別に最適化されたトレーニングに注力し、資料を常に最新に保つことで、導入率を高め、Workdayへの投資価値を最大化できます。