Piattaforma di abilitazione SAP AI

La maggior parte dei programmi SAP tratta l'abilitazione come un elemento finale da consegnare piuttosto che come una funzione. I contenuti vengono prodotti nei mesi precedenti il go-live, approvati, caricati sull'LMS e poi tranquillamente abbandonati. Diciotto mesi dopo, la libreria di abilitazione descrive una configurazione che non esiste più, i consulenti che l'hanno creata sono andati via e nessuno si assume la responsabilità del divario tra ciò che dice il materiale e ciò che fa il sistema.

Trupeer è una piattaforma di abilitazione SAP creata proprio attorno a questo problema di titolarità. Invece di commissionare i contenuti di abilitazione come un progetto, i vostri team funzionali e i proprietari dei processi catturano le transazioni SAP mentre lavorano, e la piattaforma trasforma tali registrazioni in una libreria aggiornata di video di formazione e istruzioni di lavoro scritte. L'abilitazione diventa qualcosa che le persone più vicine al processo fanno continuamente, piuttosto che qualcosa che un fornitore consegna una sola volta.

Se avete bisogno dei meccanismi di produzione per una singola risorsa, il generatore di video di formazione SAP illustra come una transazione diventa un video. Questa pagina riguarda il livello superiore: come viene costruito, gestito, localizzato e mantenuto attivo un programma di abilitazione SAP globale nel corso delle varie release.

Perché l'abilitazione SAP fallisce dopo il go-live

Il modello di fallimento è straordinariamente coerente in tutte le implementazioni e non ha quasi nulla a che fare con la qualità del contenuto originale.

• Nessuno è responsabile della manutenzione. Il partner di implementazione ha consegnato i contenuti di abilitazione ed è andato via. Non esiste un responsabile designato per registrare nuovamente una transazione dopo una release trimestrale, quindi la libreria invecchia fino a quando gli utenti smettono completamente di fidarsi.

• La produzione è troppo costosa per essere ripetuta. Quando l'aggiornamento di una risorsa di abilitazione SAP richiede un video editor e una coda di produzione, i team scelgono razionalmente di non farlo. È il costo del cambiamento a rendere obsoleti i contenuti, non l'indifferenza.

• Il contenuto è organizzato per modulo, non per ruolo. Le librerie di abilitazione strutturate attorno a MM, FI e SD costringono un supervisore di magazzino a capire quali delle quaranta risorse si applicano a lui. La maggior parte desiste e apre invece un ticket di supporto.

• Le variazioni locali vengono ignorate. Un template globale unito a differenze di processo specifiche per ogni Paese significa che la risorsa di abilitazione standard è leggermente errata nella metà dei vostri mercati, e i team locali creano documentazione parallela che nessuno controlla.

• Nessuno misura se ha funzionato. I tassi di completamento in un LMS indicano solo che qualcuno ha aperto un video. Non dicono quale transazione gli utenti guardano tre volte, che è il segnale che anticipa il volume dei ticket di supporto.

• L'abilitazione e la documentazione vivono in sistemi diversi. Il video dice una cosa, l'istruzione di lavoro nella knowledge base ne dice un'altra, ed entrambe erano corrette in momenti diversi della storia della configurazione.

Questi sono problemi legati al modello operativo. Una piattaforma aiuta solo se rende il lavoro continuo abbastanza economico da rendere sostenibile il modello operativo stesso.

Cosa deve fare una piattaforma di abilitazione SAP

Trupeer affronta l'abilitazione SAP come gestione dei contenuti piuttosto che come produzione di corsi.

La cattura spetta alle persone che conoscono il processo. Un consulente funzionale, un proprietario di processo o un super utente registra una transazione nel vostro ambiente SAP tramite un'estensione del browser, senza dover installare nulla su macchine con permessi bloccati. L'IA gestisce ciò che altrimenti richiederebbe un team di produzione: ingrandire i campi utilizzati, rimuovere le pause durante l'elaborazione di una registrazione da parte di SAP, generare la narrazione vocale e scrivere l'istruzione di lavoro passo dopo passo.

Poiché ogni risorsa viene generata da una registrazione anziché essere scritta da zero, il costo marginale di aggiornamento scende al punto che la manutenzione viene effettivamente eseguita. Un proprietario del processo registra nuovamente una transazione modificata in dieci minuti e la libreria di abilitazione rimane aggiornata durante tutto il ciclo di rilascio.

I risultati scritti e video sono prodotti dalla stessa acquisizione, quindi la knowledge base e la libreria di formazione non possono differire tra loro. I runbook lato implementazione provengono dal generatore di runbook SAP.

Costruire un programma di abilitazione SAP

Fase 1: Mappare l'abilitazione sui ruoli, non sui moduli

Iniziate dalle transazioni che ogni ruolo esegue settimanalmente. Un addetto agli acquisti ha bisogno di sei risorse, non dell'accesso a una libreria di duecento. La definizione dell'ambito basata sui ruoli è ciò che rende una libreria di abilitazione utilizzabile e gestibile, poiché una transazione modificata influisce su un set di risorse noto e limitato.

Fase 2: Effettuare la cattura durante la fase di UAT, finché le competenze sono ancora presenti

Registrate le transazioni mentre i consulenti che le hanno configurate fanno ancora parte del programma. Questa è la singola decisione temporale con il massimo impatto nell'abilitazione SAP, poiché quel contesto è irrecuperabile una volta che il partner ha concluso il suo incarico.

Fase 3: Assegnare responsabili designati per area di processo

Ogni risorsa di abilitazione ha bisogno di qualcuno responsabile della sua nuova registrazione. Poiché la cattura richiede minuti anziché un intero ciclo di produzione, questo compito può essere affidato al proprietario del processo piuttosto che a un team centrale, ed è proprio questo che ne garantisce la sopravvivenza nel tempo.

Fase 4: Localizzare per ogni mercato di riferimento

Utilizzate il traduttore video IA per produrre ogni risorsa in oltre 40 lingue senza dover effettuare nuovamente la registrazione. I roll-out SAP multinazionali sono la fase in cui i budget per l'abilitazione di solito si esauriscono, e questa è la voce di spesa che li fa saltare.

Fase 5: Pubblicare nei sistemi che le persone già utilizzano

L'abilitazione che vive solo in un LMS viene consultata una volta durante la formazione e mai più. Spingete le risorse nella knowledge base, nel service desk e, dove utile, nella guida in-app in modo che gli utenti le trovino nel momento del bisogno.

Fase 6: Monitorare e poi sfoltire

Osservate quali transazioni vengono guardate più volte e quali risorse non vengono mai aperte. Il comportamento di ripetizione della visione è un preavviso per il volume di supporto; le risorse non aperte sono quelle da eliminare in modo che la libreria rimanga abbastanza piccola da essere affidabile.

Funzionalità della piattaforma per i team di abilitazione SAP

• Cattura da parte del proprietario del processo, non di un team di produzione. Chiunque sia in grado di eseguire la transazione può produrre la risorsa di abilitazione, eliminando il collo di bottiglia che rende la manutenzione economicamente svantaggiosa.

• Aggiornamento basato su script. Correggete una riga di testo e il video si rigenera. Questo è il meccanismo che consente a una libreria di abilitazione di sopravvivere alle release trimestrali.

• Video e istruzioni di lavoro da un'unica cattura. I contenuti di formazione e la documentazione vengono generati insieme, quindi descrivono sempre la stessa configurazione.

• Oltre 40 lingue. Localizzate l'intera libreria per ogni Paese di implementazione senza commissionare registrazioni a madrelingua per ciascun mercato.

• Coerenza a livello di programma. I kit del brand e i template fanno sì che le risorse di dodici diversi proprietari di processi sembrino parte di un unico programma.

• Analisi dei consumi. Visualizzate il comportamento di ripetizione della visione e di abbandono per ogni transazione, che è un indicatore predittivo del carico di hypercare migliore rispetto ai tassi di completamento dell'LMS.

• Funziona su tutto l'ecosistema SAP. SAP GUI, Fiori, S/4HANA, SuccessFactors e Ariba, oltre agli strumenti non SAP che compaiono nello stesso flusso di lavoro.

Dove si colloca l'abilitazione nel ciclo di vita SAP

• Abilitazione pre-go-live. Librerie di transazioni basate sui ruoli consegnate prima del cut-over, in modo che gli utenti arrivino avendo già visto le proprie schermate.

• Hypercare. Un livello self-service che assorbe le domande ripetitive sul "come inserisco questa registrazione" che inondano il service desk nelle prime settimane, ovvero la fase in cui l'abilitazione dimostra o meno il suo valore.

• Stato a regime (Steady state). Nuovi assunti, cambi di ruolo e rilasci trimestrali, gestiti dai proprietari dei processi piuttosto che da un team di progetto.

• Gestione del cambiamento e adozione. L'abilitazione è il meccanismo di distribuzione per il cambiamento dei comportamenti, e fallisce in modo più evidente quando i contenuti non sono aggiornati. Vedi i video di formazione sulla gestione del cambiamento per implementazioni aziendali.

• Misurazione continua dell'adozione. I dati di consumo dell'abilitazione alimentano il quadro generale dell'adozione, mostrando con quali processi gli utenti riscontrano ancora difficoltà a distanza di mesi dal go-live.

Guida pratica per i responsabili dell'abilitazione SAP

• Mantenete la libreria di piccole dimensioni. Cento risorse affidabili sono meglio di quattrocento in cui un terzo è errato. Eliminate ciò che non serve senza esitazione.

• Una transazione per risorsa. Risorse granulari sono la precondizione per una manutenzione economica, poiché una modifica di configurazione tocca una sola risorsa invece di un video di un modulo da quaranta minuti.

• Prevedete a budget la manutenzione, non solo la creazione. La maggior parte dei programmi finanzia la creazione e nient'altro. Un responsabile designato e un ciclo di revisione trimestrale costano una frazione della creazione originale.

• Strutturate la libreria prima di riempirla. Strutturare una libreria video SAP è più facile da fare correttamente all'inizio rispetto a dover rimediare a posteriori con duecento risorse già create.

• Pianificate l'invecchiamento della libreria. Mantenere aggiornata una libreria ERP quando il prodotto cambia fa la differenza tra una risorsa di valore e una passività.

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