Jalur paling jelas menuju bisnis yang lebih baik adalah mendokumentasikan cara bisnis Anda benar-benar berjalan saat ini. Dengan Trupeer, Anda dapat menghemat berjam-jam untuk dokumentasi proses bisnis dengan memulai dari template proses bisnis gratis, menyesuaikannya dengan panduan merek Anda, lalu mengubah proses menjadi video walkthrough yang menghidupkan setiap langkah bagi tim.

Setiap bisnis berjalan berdasarkan proses yang tidak pernah dituliskan. Proses itu berjalan baik sampai orang yang mengetahuinya sedang cuti, keluar, atau dipromosikan—lalu pertanyaan yang sama dijawab dari nol oleh tiga orang berbeda yang masing-masing menebak dengan cara yang berbeda.

Template proses bisnis gratis ini memperbaiki satu proses pada satu waktu. Bagian tersulit bukan dokumennya, melainkan memutuskan seberapa detail yang perlu dicatat—dan di situlah semuanya dimulai.

Unduh template proses bisnis

Gratis, dapat diedit, tanpa watermark. Word dan Excel mencakup sebagian besar kebutuhan. PowerPoint digunakan saat Anda ingin mempresentasikan proses, bukan mengikutinya.

Dokumen proses yang mana sebenarnya Anda butuhkan?

Kesalahan paling umum adalah memilih artefak yang salah lalu berjuang dengan formatnya. Mulailah dari sini.

Jika Anda belum yakin, tuliskan dokumen proses terlebih dahulu. Anda selalu bisa membuat peta dari dokumen itu, dan membuat peta untuk proses yang belum Anda jelaskan cenderung menghasilkan diagram yang rapi untuk sesuatu yang sebenarnya tidak dilakukan siapa pun.

Cara menyesuaikan template ini di Trupeer

Langkah 1: Buka Bagian Templates

Buka bagian Templates dari navigasi utama.

Langkah 2: Pilih dan Buka Template

Klik template apa pun yang ingin Anda gunakan untuk membukanya.

Langkah 3: Perluas Tampilan Template

Jika diperlukan, perluas tampilan template untuk melihat tata letak dan detail secara jelas.

Langkah 4: Edit Template

Klik Edit untuk mulai memodifikasi template yang dipilih.

Di dalam editor, Anda bisa:

• Menambahkan bagian baru

• Menetapkan atau memperbarui aturan pemformatan

• Menambahkan logo dan menyesuaikan posisinya serta pengaturan terkait

Langkah 5: Simpan Template Kustom Anda

Setelah membuat semua perubahan yang diperlukan, klik Save untuk menyimpan template yang diperbarui sebagai milik Anda.

Langkah 6: Pratinjau dan Penyempurnaan Template

Saat Anda ingin melihat seperti apa tampilan template kustom Anda, buka Preview.

Dari layar pratinjau, Anda dapat terus melakukan penyesuaian secara langsung jika diperlukan, sehingga template tampil persis seperti yang Anda inginkan.

Dengan template proses bisnis, Anda bisa:

• Menghemat waktu untuk dokumentasi: Lewati halaman kosong dengan struktur untuk setiap proses bisnis.

• Mencatat cara kerja terjadi: Bagian bawaan untuk input, langkah, keputusan, dan output.

• Tetap sesuai merek: Terapkan logo, font, dan warna Anda menggunakan brand kit dari Trupeer.

• Standarisasi eksekusi: Gunakan template yang sama di seluruh tim dan fungsi.

• Identifikasi peningkatan: Memetakan sebuah proses adalah langkah pertama untuk meningkatkannya.

• Menjangkau tim global: Terjemahkan dokumen proses ke 65+ bahasa hanya dengan satu klik.

Tiga level dokumentasi proses

Kebanyakan proyek dokumentasi macet karena seseorang mencoba mencatat semuanya dengan detail maksimal. Proses terdokumentasi dengan rapi dalam tiga level, dan Anda hanya perlu level yang menjawab pertanyaan yang ada di depan Anda.

Level 1: peta proses. Semua dalam satu halaman. Tahap, serah terima, titik keputusan, serta di mana proses dimulai dan berakhir. Audiensnya adalah manajer dan siapa pun yang baru mengenal area tersebut. Menjawab "bagaimana proses ini berjalan?"

Level 2: dokumen proses. Setiap tahap dijelaskan: input, langkah, output, pemilik, sistem, dan waktu. Audiensnya adalah orang yang menjalankan proses. Menjawab "apa yang terjadi, dalam urutan apa, dan siapa yang melakukannya?" Ini adalah yang dihasilkan oleh template di halaman ini.

Level 3: work instruction. Satu tugas, dengan detail lengkap, termasuk spesifikasi dan screenshot. Audiensnya adalah orang yang melakukan tugas spesifik tersebut, mungkin pada hari pertamanya. Menjawab "bagaimana tepatnya saya melakukan ini?"

Langsung menuju Level 3 untuk seluruh proses adalah alasan proyek dokumentasi ditinggalkan. Lakukan Level 1 untuk semuanya, Level 2 untuk proses yang penting, dan Level 3 hanya jika kesalahan mahal atau turnover tinggi.

Template proses bisnis

Blok header

Blok langkah, diulang untuk setiap langkah:

Blok footer: pengecualian dan eskalasi, dokumen terkait, riwayat revisi.

Contoh dokumen proses bisnis yang sudah diisi

PR-014 · Persetujuan klaim biaya · v1.3 · Pemilik: Finance Manager
Tujuan: Mengganti biaya karyawan yang valid dalam satu siklus penggajian.
Ruang lingkup: Dimulai saat karyawan mengirim klaim, berakhir saat pembayaran dilepaskan. Mengecualikan rekonsiliasi kartu perusahaan.
Pemicu: Klaim dikirim di sistem biaya.
Target waktu siklus: 10 hari kerja.

Eskalasi: Setiap klaim yang masih terbuka setelah 15 hari kerja dilaporkan ke Finance Manager dalam tinjauan mingguan.
Dokumen terkait: Kebijakan biaya, panduan pengkodean VAT, matriks wewenang yang didelegasikan.

Perhatikan bahwa setiap langkah memiliki pemilik, sistem, dan jalur pengecualian. Kolom pengecualian adalah bagian yang paling sering diabaikan oleh template, dan di situlah proses yang tidak terdokumentasi benar-benar rusak—karena orang melakukan improvisasi ketika jalur normal tidak bisa berjalan.

Apa yang harus disertakan dalam dokumen proses bisnis

• Tujuan dan ruang lingkup, dengan titik awal dan akhir yang dinyatakan secara eksplisit. Ambiguitas ruang lingkup adalah penyebab paling umum sengketa proses.

• Pemicu. Proses tanpa pemicu yang ditetapkan tidak akan mulai dengan andal.

• Input dan output, agar serah terima antarproses selaras.

• Langkah berurutan, satu aksi per langkah, dengan kalimat aktif dan peran yang disertakan.

• Titik keputusan dengan kedua cabang diberi nama. "Jika disetujui" perlu ada "jika tidak" di sampingnya.

• Sistem, agar proses tetap berjalan saat terjadi perubahan alat—dengan edit yang terdokumentasi, bukan penulisan ulang.

• Waktu per langkah dan target waktu siklus. Tanpa itu, Anda tidak bisa membedakan proses yang lambat dari proses yang rusak.

• Pengecualian dan eskalasi. Bagian paling bernilai dan paling sering tidak ada.

• Peran, bukan nama. Orang berganti pekerjaan.

• Versi, pemilik, dan tanggal peninjauan. Dokumen proses tanpa tanggal dianggap sudah usang.

Cara mendokumentasikan proses bisnis

1. Pilih satu proses dan tentukan batasnya terlebih dahulu. Di mana proses dimulai, di mana berakhir. Lakukan ini sebelum menulis satu langkah pun, atau ruang lingkup akan bergeser seiring waktu.

2. Amati saat proses dikerjakan, idealnya oleh dua orang berbeda. Perbedaan di antara mereka adalah keputusan yang tidak terdokumentasi, dan itulah hal paling berharga yang akan Anda catat.

3. Rekam layar saat Anda mengamati. Anda tidak akan ingat kolom mana yang mereka perbarui atau laporan mana yang mereka cek.

4. Buat draf as-is, bukan yang ideal. Dokumentasikan realitas terlebih dahulu. Meningkatkannya adalah latihan terpisah, dan mencampur keduanya menghasilkan dokumen yang tidak dikenali siapa pun.

5. Tulis satu aksi per langkah, kalimat aktif, dengan peran yang disebutkan.

6. Temukan titik keputusan dan beri nama kedua cabang.

7. Tanyakan apa yang salah. Lalu tuliskan jalur pengecualian untuk setiap jawaban. Di sinilah pengetahuan yang sebenarnya berada.

8. Tambahkan waktu. Bahkan perkiraan kasar pun langsung menunjukkan bottleneck.

9. Minta seseorang yang belum familiar untuk mengikutinya. Setiap pertanyaan yang mereka ajukan menandai adanya celah.

10. Tetapkan pemilik dan tanggal peninjauan, lalu publikasikan di tempat pekerjaan terjadi.

As-is dan to-be

Dua versi dari proses yang sama, dan mencampuradukkannya akan menghabiskan banyak usaha.

As-is adalah cara proses berjalan saat ini, termasuk workarounds dan langkah yang dilewati semua orang. Tujuannya adalah gambaran bersama yang jujur. Mendokumentasikan as-is terasa tidak nyaman justru karena hal itu menyingkap sesuatu yang sebenarnya orang lebih memilih untuk tidak dituliskan—dan itulah juga mengapa hal itu berguna.

To-be adalah cara proses seharusnya berjalan setelah perubahan. Tujuannya adalah kesepakatan tentang target dan dasar untuk mengukur peningkatan.

Dokumentasikan as-is terlebih dahulu, selalu. Peta to-be yang dibuat tanpa as-is yang jujur cenderung menyelesaikan masalah yang tidak dimiliki bisnis, sambil membiarkan bottleneck yang sebenarnya tetap tidak tersentuh. Setelah Anda memiliki keduanya, celah di antara keduanya adalah rencana peningkatan proses Anda.

Peta proses, flowchart, dan swimlanes

Dokumen tertulis dan diagram memiliki tugas yang berbeda, dan sebagian besar proses mendapat manfaat dari keduanya.

• Flowchart. Langkah dan keputusan sebagai kotak dan belah ketupat. Paling cocok untuk menunjukkan logika bercabang secara sekilas.

• Diagram swimlane. Alur yang sama, dibagi menjadi baris berdasarkan peran atau tim. Paling cocok saat masalahnya adalah serah terima, yang biasanya memang begitu.

• Peta proses. Tampilan tingkat lebih tinggi, tahap daripada langkah, dalam satu halaman.

• BPMN. Notasi formal dengan simbol yang ditetapkan, digunakan saat proses diotomatisasi atau diaudit. Terlalu berlebihan untuk sebagian besar dokumentasi internal.

Jika Anda menginginkan diagram, bukan prosedur tertulis, gunakan template alur proses atau template workflow. Untuk flowchart di Word secara spesifik, buat dengan SmartArt atau bentuk, dan pertahankan hanya satu halaman: Word menangani alur linear sederhana dengan baik dan bercabang kompleks dengan buruk, jadi setelah sekitar lima belas kotak atau percabangan nyata, alat diagram khusus akan menghemat waktu Anda.

Urutan praktisnya adalah menulis dokumen terlebih dahulu dan membuat diagram dari dokumen tersebut. Diagram yang dibuat lebih dulu cenderung lebih rapi daripada proses yang dijelaskannya.

Praktik terbaik

• Satu proses per dokumen. Dokumen gabungan biasanya hanya dilirik lalu diabaikan.

• Struktur yang sama setiap kali. Keakraban membuat dokumen lebih cepat digunakan, dan itulah sebagian besar alasan dokumen dipakai.

• Biarkan praktisi menulis draf. Dokumen yang ditulis oleh manajer yang tidak mengerjakan pekerjaannya menggambarkan proses seperti yang dibayangkan.

• Dokumentasikan pengecualian. Pengecualian adalah 20% dari konten dan 80% dari nilainya.

• Simpan di tempat pekerjaan terjadi. Di sistem yang sudah digunakan orang, bukan wiki terpisah.

• Versi dan tanggal untuk semuanya.

• Tinjau setelah perubahan sistem apa pun. Migrasi alat membuat lebih banyak dokumentasi menjadi tidak valid dibanding apa pun yang lain.

• Batasi hingga dua halaman. Jika lebih panjang, biasanya Anda telah menggabungkan beberapa proses.

Kesalahan yang umum

• Mendokumentasikan yang ideal, bukan yang aktual. Menghasilkan dokumen yang tidak diikuti siapa pun karena tidak ada yang mengenalinya.

• Tidak ada start dan end yang ditetapkan. Ruang lingkup merembet dan dokumen tidak pernah selesai.

• Jalur pengecualian yang hilang. Orang melakukan improvisasi, dan improvisasi adalah tempat variasi serta kesalahan masuk.

• Titik keputusan dengan satu cabang. Membuat pembaca terjebak pada jalur "tidak".

• Nama, bukan peran. Tidak relevan pada reorganisasi pertama.

• Semua detail level work instruction. Ini adalah alasan paling umum proyek dokumentasi ditinggalkan.

• Tidak ada pemilik. Tidak ada yang menyadari saat proses berubah dan dokumen tidak ikut berubah.

• Diagram tanpa dokumen. Terlihat lengkap, tetapi hampir tidak menjawab cara melakukan sesuatu secara nyata.

Dokumentasikan proses dengan merekamnya

Buka template di Trupeer AI, terapkan brand kit Anda agar setiap dokumen proses sesuai dengan standar internal Anda, lalu edit bagian apa pun secara langsung. Penyiapannya ada di panduan template.

Alasan dokumentasi proses tetap tidak jadi adalah karena menulisnya memakan waktu satu sore per proses, dan jumlahnya ada empat puluh. Rekam proses sekali saja, lalu Trupeer AI akan menghasilkan dokumen tertulis dengan langkah-langkah dalam urutan kejadian yang sebenarnya, screenshot yang diambil secara otomatis, serta video walkthrough yang dinarasikan dari rekaman yang sama. Bagian terakhir ini penting, karena langkah tertulis yang menjelaskan aksi sistem selalu lebih ambigu daripada menontonnya.

Rekam. Dokumentasikan. Terjemahkan ke 65+ bahasa. Simpan di knowledge base Anda dan gunakan untuk pelatihan tim. Trupeer it.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah ada template proses bisnis gratis di Word?

Ya. Word adalah format yang paling banyak digunakan tim untuk menulis dokumen proses, karena prosedur sering direvisi. Unduhan gratis, tanpa pendaftaran, tanpa watermark.

Bisakah saya mengunduh template proses bisnis di Word secara gratis?

Ya. Setiap format adalah unduhan gratis tanpa perlu akun dan tanpa watermark, serta Anda bisa menggunakannya secara internal sebanyak yang Anda butuhkan.

Apakah ada template proses bisnis gratis di PowerPoint atau PPT?

Ya. Versi PowerPoint dibuat untuk mempresentasikan sebuah proses, bukan mengikutinya, dengan tata letak satu tahap per slide dan slide perbandingan as-is vs to-be. Gunakan untuk tinjauan pemangku kepentingan dan proposal perubahan, serta gunakan versi Word sebagai dokumen yang benar-benar dikerjakan orang.

Apakah ada template proses bisnis gratis di Excel?

Ya. Excel cocok untuk register langkah, matriks RACI, dan inventaris proses yang mencantumkan setiap proses beserta pemilik dan tanggal peninjauannya. Inventaris itu biasanya merupakan artefak tunggal yang paling berguna saat Anda memulai dokumentasi dari nol.

Apakah ada template proses langkah demi langkah di Word, gratis untuk diunduh?

Ya, itu adalah template Word utama di halaman ini. Langkah bernomor dengan pemilik, sistem, output, waktu, dan jalur pengecualian untuk setiap langkah, plus kolom header untuk ruang lingkup, pemicu, dan pemilik proses.

Apakah ada template flowchart Word gratis?

Untuk diagram secara spesifik, gunakan template alur proses, yang dibuat untuk flowchart dan swimlanes, bukan prosedur tertulis. Jika Anda ingin membuatnya langsung di Word, SmartArt menangani alur linear sederhana dengan baik. Setelah melewati sekitar lima belas kotak atau percabangan nyata, Word menjadi lebih lambat daripada alat diagram khusus, dan dokumen tertulis plus peta sederhana biasanya melayani orang dengan lebih baik daripada satu bagan rumit.

Apa itu template proses bisnis?

Dokumen yang sudah terstruktur sebelumnya untuk menangkap cara sebuah proses berjalan: tujuannya, ruang lingkup, pemicu, input, langkah berurutan dengan pemilik, titik keputusan, output, dan jalur pengecualian. Template ini memberi Anda kolom-kolomnya, sehingga Anda mendeskripsikan proses, bukan merancang format.

Apa perbedaan dokumen proses bisnis dan SOP?

Pada dasarnya perbedaan ada pada ruang lingkup dan detail. Dokumen proses menjelaskan bagaimana pekerjaan mengalir end-to-end lintas peran, sering kali mencakup beberapa tim. SOP mendokumentasikan satu prosedur dengan detail yang cukup untuk diikuti secara tepat. Dalam praktiknya, istilah-istilah ini sering tumpang tindih, dan yang paling penting adalah dokumen tersebut menjawab pertanyaan yang dimiliki pembacanya.

Apa perbedaan dokumen proses dan work instruction?

Tingkat detail. Dokumen proses mencakup seluruh proses pada level "siapa melakukan apa, dalam urutan apa". Work instruction mencakup satu tugas dengan detail lengkap, termasuk spesifikasi dan screenshot, untuk orang yang melakukannya. Dokumen proses mungkin memiliki satu langkah membaca "rakit unit", sedangkan work instruction untuk langkah itu bisa terdiri dari sebelas langkah tersendiri.

Apa yang harus disertakan dalam dokumen proses bisnis?

Nama proses, versi, dan pemilik, tujuan, ruang lingkup dengan titik awal dan akhir yang jelas, pemicu, input dan output, sistem, langkah bernomor dengan peran, waktu, dan pengecualian untuk setiap langkah, titik keputusan dengan kedua cabang, eskalasi, dokumen terkait, serta riwayat revisi.

Bagaimana cara mendokumentasikan proses bisnis?

Tentukan batasnya terlebih dahulu, lalu amati proses dikerjakan oleh dua orang berbeda dan rekam layar. Buat draf apa yang benar-benar terjadi, bukan yang ideal—satu aksi per langkah dengan peran yang disertakan. Beri nama kedua cabang pada setiap keputusan. Tanyakan apa yang salah dan tuliskan jalur pengecualiannya. Tambahkan waktu, lalu minta seseorang yang belum familiar untuk mengikutinya dan perbaiki setiap celah yang mereka temukan.

Berapa panjang dokumen proses bisnis?

Satu hingga dua halaman untuk sebagian besar proses. Jika lebih panjang, kemungkinan Anda telah menggabungkan beberapa proses, atau turun ke detail work instruction saat level proses sudah cukup.

Proses apa yang sebaiknya saya dokumentasikan terlebih dahulu?

Proses yang hanya diketahui oleh satu orang, dan proses yang paling sering salah. Dua daftar itu biasanya saling tumpang tindih. Mendokumentasikan proses yang tidak menimbulkan masalah terasa produktif dan tidak mengubah apa pun.

Seberapa sering dokumentasi proses harus ditinjau?

Minimal setiap tahun, dan segera setelah perubahan sistem apa pun, reorganisasi, atau peningkatan proses. Migrasi sistem membuat lebih banyak dokumentasi menjadi tidak valid dibanding apa pun yang lain, jadi kaitkan peninjauan dokumentasi ke setiap perubahan tersebut.

Bisakah saya menyesuaikan template proses bisnis ini?

Ya, setiap versi dapat diedit sepenuhnya. Tambahkan atau hapus kolom agar sesuai dengan cara kerja Anda. Di Trupeer AI, Anda juga bisa menerapkan brand kit sehingga semua dokumen proses membawa standar Anda secara otomatis.

Template terkait

• Template dokumentasi proses

• Template alur proses

• Template workflow

• Template SOP

• Template work instructions

• Template rencana peningkatan proses

• Template rencana pengendalian proses

• Template job aid

• Template dokumentasi teknis