Dokumentasi proses adalah hal yang mengubah pengetahuan yang bersifat “turun-temurun” menjadi pengetahuan organisasi. Dengan Trupeer, Anda bisa menghemat waktu berjam-jam untuk mendokumentasikan cara kerja dengan memulai dari template dokumentasi proses gratis, menyesuaikannya dengan panduan brand Anda, lalu mengubah dokumen proses tertulis menjadi panduan video yang jelas dan benar-benar digunakan oleh tim.

Apa itu template dokumentasi proses?

Dokumentasi proses adalah catatan tertulis tentang bagaimana pekerjaan benar-benar dijalankan: langkah-langkahnya, siapa yang melakukannya, urutannya seperti apa, dengan masukan apa, serta seperti apa hasil akhirnya.

Template dokumentasi proses adalah struktur yang dapat digunakan ulang untuk menangkap semuanya. Kolom header, format langkah, dan informasi di sekitarnya yang membuat dokumen dapat digunakan oleh seseorang yang belum pernah menjalankan pekerjaan tersebut sebelumnya.

Setiap template yang Anda temukan menawarkan hal yang kurang lebih sama: tujuan, ruang lingkup, daftar langkah bernomor beserta penanggung jawabnya, dan tempat untuk menaruh flowchart. Struktur itu sudah tepat. Yang dihasilkannya adalah dokumen yang menjelaskan versi proses ketika semuanya berjalan sesuai rencana—padahal itu bukan versi yang dibutuhkan siapa pun untuk dibantu.

Mengapa “happy path” adalah bagian yang tidak pernah dibutuhkan

Minta seseorang untuk mendokumentasikan sebuah proses, dan mereka akan menjelaskan cara kerjanya. Itu jawaban yang wajar untuk pertanyaan tersebut, tetapi kontennya salah.

Orang yang akan membaca dokumen biasanya bisa menangani kasus standar dalam waktu seminggu. Mereka menonton seseorang melakukannya dua kali, lalu paham, dan semuanya beres. Yang tidak bisa mereka lakukan adalah menangani urutan ketika nomor purchase order tidak ada, pelanggan yang harganya tidak sesuai kontrak, bagian yang sudah dihentikan, atau akun yang baru saja melewati batas kreditnya.

Situasi seperti itu tidak jarang. Pada kebanyakan proses operasional, situasi-situasi tersebut menjadi mayoritas pekerjaan dari sisi waktu, meskipun dari sisi volume jumlahnya minor, karena setiap kasus memakan waktu beberapa kali lebih lama dibanding kasus yang bersih.

Selain itu, konten seperti itu juga yang paling sulit ditulis—dan ada alasan yang patut dipahami. Orang yang mendokumentasikan proses sudah menangani setiap pengecualian ratusan kali, dan sejak lama berhenti mengalaminya sebagai keputusan. Ketika ditanya bagaimana prosesnya berjalan, mereka menjelaskan happy path dengan jujur dan akurat, karena itulah yang diundang oleh pertanyaan tersebut.

Akibatnya, dokumen justru mencakup bagian yang tidak perlu didokumentasikan, dan menghilangkan bagian yang menjadi alasan utama dilakukannya latihan tersebut.

Cara menyesuaikan template ini di Trupeer

Langkah 1: Buka Bagian Templates

Buka bagian Templates dari navigasi utama.

Langkah 2: Pilih dan Buka Template

Klik pada template apa pun yang ingin Anda gunakan untuk membukanya.

Langkah 3: Perluas Tampilan Template

Jika diperlukan, perluas tampilan template untuk melihat tata letak dan detailnya dengan jelas.

Langkah 4: Edit Template

Klik Edit untuk mulai memodifikasi template yang dipilih.

Di dalam editor, Anda bisa:

• Menambahkan bagian baru

• Menentukan atau memperbarui aturan pemformatan

• Menambahkan logo dan menyesuaikan posisinya serta pengaturan terkait

Langkah 5: Simpan Template yang Anda Sesuaikan

Setelah melakukan semua perubahan yang diperlukan, klik Save untuk menyimpan template yang diperbarui sebagai milik Anda.

Langkah 6: Pratinjau dan Penyempurnaan Template

Saat Anda ingin melihat seperti apa tampilan template yang Anda sesuaikan, buka Preview.

Dari layar pratinjau, Anda bisa terus melakukan penyesuaian secara langsung jika diperlukan, sehingga template tampil persis seperti yang Anda inginkan.

Dengan template dokumentasi proses, Anda bisa:

• Menghemat waktu untuk dokumentasi: Lewati halaman kosong dengan struktur yang dirancang untuk setiap proses bisnis.

• Mengabadikan pengetahuan “turun-temurun”: Dokumentasikan bagaimana pekerjaan benar-benar dijalankan—agar pengetahuan tetap ada bahkan saat orang-orang pergi.

• Tetap sesuai brand: Terapkan logo, font, dan warna Anda menggunakan brand kit Trupeer—sempurna untuk dokumen proses lintas fungsi.

• Membangun SOP dari dokumen proses: Gunakan AI SOP creator kami untuk mengubah setiap langkah menjadi instruksi kerja yang detail.

• Menemukan perbaikan: Mendokumentasikan sebuah proses adalah langkah pertama untuk meningkatkannya—template membuat inefisiensi terlihat.

• Mencapai tim global: Terjemahkan dokumentasi proses ke 65+ bahasa hanya dengan satu klik.

Cara menghitung tingkat pengecualian sebelum Anda menulis

Sebelum menulis apa pun, cari tahu seberapa besar proporsi pekerjaan nyata yang mengikuti happy path standar. Ini hanya memerlukan waktu satu sore dan akan mengubah apa yang Anda tulis.

Ambil sampel dari kejadian terbaru proses tersebut. Tiga puluh sudah cukup untuk menjadi indikatif, dua ratus lebih baik jika datanya mudah didapat. Ambil secara berurutan, bukan yang dipilih, karena sampel yang dipilih selalu lebih bersih daripada kenyataan.

Untuk setiap kejadian, ajukan satu pertanyaan: apakah ini berjalan langsung tanpa hambatan, atau ada sesuatu yang harus diputuskan, dikejar, dikoreksi, atau di-escalate?

Lalu kelompokkan yang tidak berjalan langsung ke dalam grup dan hitung jumlahnya.

Akan keluar dua angka. Proporsi yang berjalan bersih, yang memberi tahu seberapa banyak pekerjaan yang akan dicakup oleh dokumen happy path. Dan daftar jenis pengecualian yang diurutkan, yang menjadi urutan penulisan Anda.

Kebanyakan tim terkejut oleh keduanya. Proses yang semua orang anggap mudah ternyata berjalan bersih pada sepertiga atau setengah dari seluruh kejadian, dan tiga jenis pengecualian teratas biasanya mencakup sebagian besar sisanya. Tiga pengecualian itu layak mendapat perhatian penulisan lebih banyak daripada gabungan semua empat belas langkah standar.

Kalimat “dan jika tidak” yang dibutuhkan setiap langkah

Versi disiplin ini yang paling ringan hampir tidak memerlukan biaya dan bisa diterapkan pada dokumen yang sudah Anda miliki.

Ambil setiap langkah. Setiap langkah menyiratkan adanya kondisi yang terpenuhi: kolom terisi, harga sesuai, stok tersedia, persetujuan sudah ada. Di bawah setiap langkah, tulis satu baris yang dimulai dengan “dan jika tidak”.

Langkah: periksa apakah nomor purchase order ada dan sesuai format pelanggan. Dan jika tidak: minta dari pengaju melalui email menggunakan template, tahan pesanan di antrian pending, dan jangan lanjut ke alokasi.

Satu baris itu melakukan tiga hal. Ia menampilkan pengecualian, yang sering kali menjadi pertama kalinya ada orang yang menuliskannya. Ia memaksa adanya keputusan tentang apa yang harus terjadi, yang sering kali ternyata tidak disepakati. Dan ia memberi tahu pembaca apa yang harus dilakukan, bukan membiarkan mereka mengarang sesuatu atau menginterupsi orang lain.

Jika jawaban “dan jika tidak” lebih panjang dari sekitar dua baris, maka itu sebaiknya masuk ke bagian pengecualian terpisah dengan aturan keputusan sendiri, dan langkah tersebut hanya mengarah ke sana. Jika jawabannya benar-benar “minta supervisor”, nyatakan secara eksplisit dan sebutkan perannya, karena escalation yang tidak disebutkan adalah penyebab interupsi yang coba Anda hilangkan.

Template dokumentasi proses gratis: struktur yang bisa dicontoh

Salin dari sini.

Header. Nama proses, dinyatakan sebagai hasil/outcome, bukan sebagai departemen. Owner, sebagai peran. Tanggal terakhir diverifikasi, artinya kapan terakhir kali seseorang menjalankan proses berdasarkan dokumen ini. Versi. Perkiraan frekuensi dan volume.

Yang dihasilkan oleh proses ini. Hasil akhir, dijelaskan sedemikian rupa agar pembaca bisa tahu kapan mereka sudah memilikinya.

Trigger dan batasan. Apa yang memulainya, apa yang mengakhirinya, dan apa yang berada tepat di kedua sisi yang tidak dicakup oleh dokumen ini. Batasan adalah tempat asal dokumen yang dobel dan saling bertentangan.

Siapa yang terlibat. Peran, bukan nama, beserta tanggung jawab masing-masing.

Input dan sistem. Apa yang harus tersedia sebelum Anda mulai, serta sistem dan akses apa yang diperlukan.

Langkah-langkah. Bernomor, satu aksi per langkah, dengan hasil yang diharapkan dan satu baris dan jika tidak di bawah setiap langkah.

Pengecualian. Daftar jenis pengecualian yang diurutkan dari sampel Anda, masing-masing mencakup kondisi, aturan keputusan, siapa yang bisa mengotorisasi, dan apa yang terjadi selanjutnya. Bagian ini biasanya menjadi lebih panjang daripada langkah-langkah, dan itu benar.

Yang tidak dicakup oleh proses ini. Disebutkan secara eksplisit, dengan penunjuk ke tempat kasus-kasus tersebut masuk.

Pengukuran. Biasanya butuh berapa lama, volumenya berapa, dan proporsi yang berjalan bersih. Angka terakhir ini layak dipantau, karena akan berubah saat proses berubah.

Salin ke sini. Dua tambahan pada template konvensional adalah baris dan jika tidak serta bagian pengecualian. Selebihnya, Anda akan menemukan semuanya dalam struktur yang baik apa pun.

Apa yang perlu disertakan dalam template dokumentasi proses

Header, batasan, peran, langkah, dan pengecualian di atas. Tiga kolom layak dipertahankan dari siapa pun yang ingin memangkas dokumen.

Terakhir diverifikasi, bukan terakhir diperbarui. Mengedit redaksi tidak sama dengan memastikan proses masih berjalan seperti ini. Tanggal yang berarti seseorang menyaksikan proses itu terjadi bernilai lebih daripada beberapa tanggal yang berarti seseorang hanya memperbaiki typo.

Batasan. Sebagian besar dokumentasi yang dobel muncul karena dua tim mendokumentasikan potongan yang saling tumpang tindih dari proses yang sama tanpa menyepakati di mana masing-masing berhenti.

Tingkat “clean run”. Ini satu-satunya metrik yang memberi tahu apakah dokumen sedang mendeskripsikan pekerjaan atau versi idealnya.

Ada tiga hal yang layak untuk tidak dimasukkan. Screenshot antarmuka yang berubah, karena itu membuat dokumen menjadi usang lebih cepat daripada kata-katanya. Penjelasan mengapa proses itu ada, yang seharusnya masuk ke kebijakan. Dan detail tentang sistem yang berada di IT documentation Anda dan sebaiknya dirujuk, bukan diulang.

Distributor yang dokumennya mencakup 31% dari pesanan

Pellowe Trading, sebuah distributor business-to-business, mendokumentasikan pemrosesan pesanan ketika dua koordinator berpengalaman mengundurkan diri dalam waktu sebulan satu sama lain.

Dokumentasinya lengkap menurut standar apa pun. Empat belas langkah, flowchart, screenshot, dua puluh dua halaman, dan sudah ditandatangani sebelum kedua koordinator tersebut pergi.

Dua pengganti mulai bekerja. Dalam enam minggu, antrean pesanan (backlog) turun dari sekitar empat puluh pesanan menjadi sekitar tiga ratus sepuluh, dan penutupan keuangan (finance close) mundur sembilan hari.

Investigasi mengambil dua ratus pesanan berurutan dan memeriksa berapa banyak yang mengikuti empat belas langkah yang didokumentasikan tanpa penyimpangan.

Ternyata enam puluh tiga. Seratus tiga puluh tujuh lainnya mengalami setidaknya satu pengecualian.

Jika diurutkan, pengecualian tersebut adalah: nomor purchase order pelanggan yang hilang atau formatnya salah, sebanyak empat puluh satu kali. Harga pada pesanan yang tidak sesuai dengan daftar harga kontrak, dua puluh sembilan. Bagian yang sudah dihentikan dan membutuhkan pengganti, dua puluh dua. Batas kredit terlampaui, delapan belas. Alamat pengiriman tidak tercatat di akun, empat belas. Permintaan pengiriman terpisah, tiga belas.

Tidak satu pun dari keenam pengecualian tersebut muncul di mana pun dalam dua puluh dua halaman.

Dua koordinator yang pergi tersebut masing-masing sudah menangani kasus-kasus ini beberapa kali dalam seminggu selama bertahun-tahun. Tidak ada yang mengangkat salah satunya saat serah terima, dan tidak ada yang menyembunyikan apa pun. Mereka ditanya bagaimana proses pesanan berjalan, dan mereka menjawab pertanyaan itu dengan akurat.

Backlog membutuhkan sebelas minggu dan perekrutan sementara untuk dibereskan. Dua pelanggan memindahkan akun mereka. Tim keuangan menghitung biaya penahanan (carrying cost) akibat penundaan penagihan ditambah margin yang hilang menjadi sekitar enam puluh empat ribu poundsterling.

Penulisan ulang memakan waktu empat hari. Empat belas langkah yang sama, masing-masing dengan baris and if not, ditambah bagian pengecualian terpisah yang mencakup enam kasus bernama tersebut dengan aturan keputusan yang sebenarnya: siapa yang bisa mengotorisasi override harga dan sampai nilai berapa, aturan substitusi dan siapa yang menyetujuinya, serta jalur escalation batas kredit.

Dokumen itu ditulis oleh dua koordinator baru dan satu orang dari bagian keuangan, dengan mengacu pada sampel dua ratus pesanan, bukan dari ingatan siapa pun. Detail itu penting, karena orang-orang yang seharusnya bisa menulisnya dari ingatan sudah pergi, dan ternyata sampel adalah sumber yang lebih baik daripada ingatan mereka.

Enam bulan kemudian, waktu penanganan pengecualian median per pesanan turun dari dua puluh dua menit menjadi tujuh, backlog stabil di bawah lima puluh, dan sampel baru dari dua ratus pesanan menunjukkan delapan puluh empat persen bisa diselesaikan dari dokumen tanpa perlu melakukan escalation ke siapa pun.

Cara membuat dokumentasi proses, langkah demi langkah

Ambil sampel dan hitung pengecualiannya terlebih dahulu. Semua hal lainnya akan lebih mudah setelah Anda tahu apa yang sebenarnya Anda dokumentasikan.

Tonton proses yang dijalankan, dua kali, oleh orang yang berbeda jika memungkinkan. Dua orang yang menjalankan proses terdokumentasi yang sama dengan cara berbeda adalah temuan itu sendiri.

Tulis batasan dan outcome sebelum langkah-langkah, karena itulah yang mencegah dokumen melebar ke mana-mana.

Tulis langkah-langkah berdasarkan apa yang Anda tonton, bukan berdasarkan apa yang seharusnya dilakukan oleh proses tersebut. Jika ada perbedaan, catat perbedaannya, bukan meratakannya, karena perbedaan itu biasanya merupakan salah satu dari dua hal: peningkatan yang layak diadopsi atau masalah yang layak diperbaiki.

Tambahkan baris and if not ke setiap langkah. Perkirakan ini akan memakan waktu lebih lama daripada menulis langkah-langkahnya.

Tulis bagian pengecualian dari daftar yang sudah diurutkan, dari atas ke bawah, dan berhenti saat Anda sudah mencakup pengecualian yang menyumbang sebagian besar volume. Cakupan sempurna bukan tujuan dan tidak bisa dicapai.

Lalu minta seseorang yang belum pernah menjalankan pekerjaan tersebut untuk menjalankan satu kejadian nyata dari dokumen sambil Anda mengawasi dan tidak mengatakan apa pun. Setiap pertanyaan yang mereka ajukan adalah cacat, dan pertanyaan-pertanyaan itu akan mengelompok di bagian pengecualian.

Dampak dokumentasi proses yang buruk

Biaya yang terlihat adalah waktu onboarding, dan itu yang paling kecil di antara semuanya.

Biaya yang lebih besar justru lebih senyap. Interupsi, ketika orang-orang yang paham proses menghabiskan minggu mereka untuk diminta menjawab pertanyaan, yang tidak terlihat karena tidak pernah muncul sebagai tiket. Ketidakkonsistenan, ketika dua orang menghasilkan outcome yang berbeda dari input yang sama dan tidak ada yang menyadarinya sampai seorang pelanggan membandingkan. Risiko orang kunci, ketika proses tidak bisa berjalan saat satu orang sedang tidak ada, yang tetap tersembunyi sampai mereka benar-benar pergi.

Dan “decision drift”. Ketika dokumen tidak mengatakan apa yang harus dilakukan, orang memutuskan sendiri dengan cara yang masuk akal, dan keputusan itu menyimpang dari waktu ke waktu sampai akhirnya tidak ada satu proses tunggal pun yang tersisa untuk didokumentasikan.

Pola pada keempat hal tersebut adalah: dokumentasi yang buruk tidak menghasilkan kegagalan. Dokumentasi itu menghasilkan penurunan yang lambat, yang kemudian dikaitkan dengan masalah beban kerja, staf, atau sistem—itulah sebabnya jarang diperbaiki oleh orang-orang yang mengalaminya.

Apa yang membuat template dokumentasi proses yang baik?

Ada tiga hal, dan tidak satu pun di antaranya adalah tata letaknya.

Template meminta pengecualian. Template dengan tabel langkah dan tidak ada yang lain akan menghasilkan dokumen happy path setiap kali, karena itulah yang diundangnya.

Template memiliki kolom “last verified” (terakhir diverifikasi) alih-alih “last updated” (terakhir diperbarui), yang mengubah makna pemeliharaan.

Dan template memaksa adanya pernyataan batasan, sehingga proses yang sama tidak didokumentasikan tiga kali oleh tiga tim dengan batas yang berbeda.

Di luar itu, format jauh lebih tidak penting dibanding yang disarankan oleh sebagian besar perbandingan template. Dokumen sederhana yang mencakup pengecualian mengalahkan dokumen yang elegan tetapi tidak mencakupnya.

Format dokumentasi proses: teks, flowchart, atau checklist

Ada tiga format, dan pilihan sebaiknya mengikuti bentuk pekerjaan, bukan preferensi.

Langkah bernomor cocok untuk proses linear dengan awal dan akhir yang jelas serta sedikit percabangan. Kebanyakan proses administratif dan operasional cocok di sini, dan template di atas mengasumsikan itu.

Flowchart atau swimlane cocok untuk proses yang benar-benar bercabang, atau yang melibatkan beberapa peran dengan serah terima di antaranya. Swimlane layak digunakan khususnya ketika pertanyaan “pekerjaan bagian ini milik siapa” terus muncul. Swimlane adalah wadah yang buruk untuk detail, jadi padukan dengan versi teks, bukan menggantikannya.

Checklist cocok untuk proses di mana kelengkapan lebih penting daripada urutan, dan ia bekerja dengan baik sebagai artefak pendamping, bukan sebagai dokumen utama.

Aturan yang berguna: jika proses Anda memiliki lebih dari sekitar tiga titik keputusan yang benar-benar terjadi, gambarkan juga selain menuliskannya. Jika lebih sedikit, flowchart hanya dekorasi dan daftar bernomor adalah dokumennya.

Dokumen proses, SOP, atau work instruction: yang mana?

Ada tiga istilah, digunakan secara bergantian, dengan perbedaan nyata di bawahnya.

Dokumentasi proses menjelaskan bagaimana pekerjaan mengalir, sering kali lintas peran, dan bersifat deskriptif. Ia menjawab bagaimana pekerjaan ini dilakukan di sini.

Sebuah SOP bersifat otoritatif dan preskriptif. SOP menyatakan cara yang disetujui untuk menjalankan sebuah tugas, SOP dikendalikan, dan penyimpangan darinya adalah penyimpangan. SOP template kami mencakup strukturnya.

Sebuah work instruction adalah yang paling granular, mencakup satu operasi di satu stasiun oleh satu peran, dan dalam pengaturan yang teregulasi atau manufaktur, itu adalah dokumen terkontrol—yang dicakup oleh template work instructions manufaktur kami.

Uji praktisnya adalah konsekuensi. Jika menyimpang dari dokumen hanya berarti cara kerja yang berbeda, itu adalah dokumentasi proses. Jika menyimpang darinya adalah ketidaksesuaian (nonconformance), itu adalah SOP atau work instruction, dan memerlukan version control, persetujuan, serta siklus peninjauan yang tidak dimiliki dokumentasi proses.

Jika proses sebelumnya berada di kepala satu orang dan orang itu akan pergi, latihan dokumentasinya sebenarnya adalah serah terima, dan knowledge transfer SOP kami mencakup cara menjalankannya dengan benar, termasuk mengapa meminta seseorang menjelaskan bagaimana pekerjaan mereka berjalan menghasilkan happy path.

Bisakah saya mendapatkan template dokumentasi proses dalam Word atau Excel?

Word atau Google Docs untuk dokumennya. Langkah dengan baris and if not dan bagian pengecualian adalah prosa dengan struktur, dan dibaca lebih baik dalam dokumen dibanding di dalam sel.

Excel untuk dua artefak pendukung. Exception log, artinya sampel Anda dengan satu baris per kejadian dan jenis pengecualiannya tercatat, yang menghasilkan daftar terurut dan bisa dijalankan ulang nanti untuk melihat apakah ada yang berubah. Dan process register, yang mencantumkan setiap proses yang didokumentasikan beserta owner-nya, tanggal terakhir diverifikasi, dan clean run rate—itulah cara Anda mengelola perpustakaan proses tersebut.

PowerPoint cocok untuk flowchart atau tampilan swimlane jika Anda mempresentasikan proses, bukan dokumen itu sendiri.

PDF untuk versi yang diterbitkan setelah diverifikasi, diekspor dari salinan yang masih aktif.

Cara mendokumentasikan sebuah proses tanpa menulisnya

Konten pengecualian adalah bagian yang tidak pernah ditulis, dan alasannya adalah waktu, bukan keengganan. Seseorang harus duduk bersama orang yang tahu, menangkap apa yang mereka lakukan, lalu menghabiskan satu malam untuk mengubah catatan menjadi sesuatu yang bisa dibaca.

Perekaman menghilangkan sebagian besar itu. Trupeer AI mengubah rekaman layar menjadi prosedur tertulis dengan langkah dan layar yang sudah ditangkap, sehingga orang yang tahu proses tersebut cukup menjalankannya sekali, bukan menjelaskannya.

Trik yang berguna adalah merekam pengecualian, bukan kasus standar. Lain kali terjadi ketidaksesuaian harga atau purchase order yang hilang, minta siapa pun yang menanganinya untuk merekam saat mereka menanganinya. Enam rekaman dalam dua minggu mencakup sebagian besar hal yang tidak akan tercakup oleh satu tahun mencoba menuliskannya.

Rekam. Branding. Terjemahkan. Trupeer it.

Hasilnya menjadi panduan dan dokumen di knowledge base Anda dengan branding yang konsisten, SOP creator mencakup prosedur yang perlu dikendalikan, dan job aid template kami mencakup referensi singkat untuk satu langkah yang terus-menerus salah dipahami orang. Instruksi penyiapan ada di document template setup guide.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah ada template dokumentasi proses gratis di Word?

Struktur di atas langsung ditempel ke Word atau Google Docs, termasuk baris and if not dan bagian pengecualian yang tidak disertakan oleh template standar. Tidak ada unduhan yang dibatasi dan tidak ada formulir. Tambahkan bagian pengecualian sebelum Anda menulis langkah-langkah, karena menulis langkah-langkah terlebih dahulu cenderung menghabiskan upaya yang tersedia.

Apakah ada template dokumentasi proses gratis di Excel?

Excel cocok untuk exception log dan process register, bukan untuk dokumennya. Log adalah satu baris per kejadian yang diambil sampelnya dengan jenis pengecualiannya, yang menghasilkan daftar terurut Anda. Register mencantumkan setiap proses beserta owner, tanggal terakhir diverifikasi, dan clean run rate—itulah cara Anda mengetahui dokumen mana yang sudah usang.

Apakah ada template dokumentasi proses gratis di PDF?

Ekspor sekali setelah dokumen diverifikasi oleh seseorang yang menjalankan proses dari dokumen tersebut, dan simpan versi kerja agar tetap bisa diedit. Pengecualian ditambahkan terus-menerus saat pengecualian baru muncul, jadi dokumen proses yang dibekukan menjadi usang lebih cepat daripada kebanyakan.

Apakah ada template dokumentasi proses di PowerPoint?

Gunakan slide untuk tampilan flowchart atau swimlane saat mempresentasikan proses kepada orang yang perlu memahaminya, bukan menjalankannya. Itu wadah yang salah untuk detail, jadi buat dari dokumen, bukan sebagai pengganti.

Apakah ada template proses langkah demi langkah di Word?

Itu adalah bagian langkah dari struktur di atas: aksi bernomor, satu per baris, masing-masing dengan hasil yang diharapkan dan baris and if not. Pertahankan sekitar dua belas langkah sebelum mempertimbangkan apakah itu dua proses, dan masukkan apa pun yang lebih panjang dari dua baris ke bagian pengecualian.

Berapa lama dokumen proses seharusnya?

Selama pengecualian memerlukannya, yang biasanya berarti langkah-langkahnya mencapai satu atau dua halaman dan bagian pengecualian lebih panjang. Dokumen yang isinya hanya langkah dan tidak ada pengecualian cenderung singkat dan tidak digunakan. Tentukan panjangnya berdasarkan apakah seseorang yang baru bisa menyelesaikan satu kejadian nyata dari dokumen tersebut, bukan berdasarkan jumlah halaman.

Siapa yang seharusnya menulis dokumentasi proses?

Siapa pun yang menjalankan proses tersebut, dengan bekerja dari sampel kejadian nyata, bukan dari ingatan. Contoh yang dikerjakan di atas adalah argumennya: dua orang dengan pengalaman bertahun-tahun mendokumentasikan proses mereka sendiri secara menyeluruh dan menghilangkan setiap pengecualian, bukan karena ceroboh, melainkan karena pertanyaan yang mereka terima mengundang happy path.

Seberapa sering dokumentasi proses harus ditinjau?

Berdasarkan pemicu, bukan jadwal. Saat sistem berubah, saat jenis pengecualian baru muncul dua kali, saat seseorang yang memiliki proses tersebut pergi, dan saat clean run rate bergeser. Mengambil sampel ulang dua puluh kejadian sekali setahun memakan waktu satu jam dan memberi tahu lebih banyak daripada pembacaan ulang yang dijadwalkan.