Enam bulan setelah pembuatan ERP berjalan, tim keuangan menemukan bahwa sistem baru tidak dapat menangani persetujuan dua langkah untuk faktur antarperusahaan. Hal itu tidak pernah ada dalam persyaratan. Ketika tim proyek memeriksa, persyaratan tersebut sempat disebutkan dalam sebuah lokakarya, tetapi tidak ada yang mencatatnya, dan orang yang mengatakannya telah keluar dari perusahaan. Pembuatan sistem harus dikerjakan ulang, tanggal go-live mundur, dan tidak ada yang dapat membuktikan dari mana celah itu berasal.

Sebagian besar kegagalan ERP dimulai dengan cara yang sama: dalam pengumpulan persyaratan. Lokakarya melewatkan detail, catatan tidak lengkap, dan persyaratan kehilangan kaitannya dengan proses asalnya. Panduan ini menjelaskan pendekatan yang lebih baik untuk pengumpulan persyaratan ERP: menangkap persyaratan dari rekaman proses nyata dan sesi UKM (SME), sehingga setiap persyaratan dapat dilacak ke sumbernya, mudah divalidasi, dan sulit hilang.

Apa itu pengumpulan persyaratan ERP?

Pengumpulan persyaratan ERP adalah proses mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan menyepakati apa yang harus dilakukan oleh sistem ERP baru untuk mendukung bisnis. Ini mencakup bagaimana proses bekerja saat ini, apa yang perlu diubah, data dan laporan apa yang dibutuhkan, kontrol apa yang harus dibangun, dan bagaimana ERP harus berintegrasi dengan sistem lain. Hasilnya biasanya berupa katalog persyaratan atau dokumen persyaratan bisnis yang mendorong desain, analisis kesenjangan (fit-gap), pembuatan, dan pengujian.

Pengumpulan persyaratan ERP yang baik dimulai dari bagaimana pekerjaan itu benar-benar dilakukan, bukan bagaimana orang mengingatnya dalam sebuah rapat. Itulah mengapa ini dimulai dengan proses as-is (saat ini); lihat proses as-is vs to-be.

Mengapa lokakarya pengumpulan persyaratan ERP tradisional melewatkan persyaratan?

• Orang-orang menjelaskan proses dari ingatan. Mereka melupakan pengecualian, solusi sementara (workaround), dan tugas akhir bulan yang hanya mereka lakukan sesekali.

• Catatan tidak lengkap. Seorang analis bisnis tidak dapat menangkap setiap detail saat memfasilitasi lokakarya.

• Pengetahuan tacit tetap tersembunyi. Pemeriksaan dan penilaian keputusan yang dibuat oleh pengguna berpengalaman tidak pernah disebutkan.

• Persyaratan kehilangan konteksnya. Persyaratan satu baris dalam spreadsheet tidak menunjukkan proses, layar, atau contoh di baliknya.

• Tidak ada jejak bukti. Ketika suatu persyaratan diperdebatkan di kemudian hari, tidak ada yang dapat menunjukkan dari mana asalnya.

Jenis persyaratan ERP apa saja yang harus Anda tangkap?

Kapan pengumpulan persyaratan ERP dilakukan?

Pengumpulan persyaratan biasanya berjalan selama fase penemuan dan desain, setelah kasus bisnis disetujui dan sebelum konfigurasi dimulai. Dalam praktiknya, ini berlanjut dalam siklus yang lebih kecil: lokakarya desain menyempurnakan persyaratan, analisis fit-gap menambahkan keputusan, dan pengujian mengonfirmasinya. Merekam proses sejak awal, sebelum lokakarya desain dimulai, memberikan titik awal yang andal untuk setiap fase berikutnya. Untuk melihat di mana kecocokan ini dalam proyek yang lebih luas, lihat langkah-langkah untuk implementasi perangkat lunak.

Siapa saja yang harus terlibat dalam pengumpulan persyaratan ERP?

• Pemilik proses (Process owners), yang memiliki hasil akhir dan menyetujui persyaratan.

• Pakar materi pelajaran (Subject matter experts - SME), yang melakukan pekerjaan setiap hari dan mengetahui pengecualian.

• Analis bisnis (Business analysts), yang menjalankan sesi, menulis persyaratan, dan menyimpan katalog.

• Arsitek solusi (Solution architect), yang memeriksa persyaratan terhadap apa yang dapat dilakukan oleh ERP.

• Pimpinan TI dan integrasi, untuk data, antarmuka, dan keamanan.

• Keuangan, kepatuhan, atau audit, untuk persyaratan kontrol dan pelaporan.

Libatkan orang-orang dari setiap langkah proses end-to-end, bukan hanya satu tim. Misalnya, persyaratan procure-to-pay membutuhkan tim pengadaan, penerimaan, utang usaha, dan keuangan dalam satu ruangan; lihat alur proses procure-to-pay.

Bagaimana cara menangkap persyaratan ERP dari rekaman proses?

Metode berbasis rekaman menggantikan ingatan dengan bukti. Alih-alih hanya mengandalkan catatan lokakarya, Anda merekam proses nyata dan sesi SME, dan setiap persyaratan merujuk kembali ke rekaman asalnya.

Langkah 1: Rencanakan proses yang akan ditangkap

Buat daftar proses end-to-end yang masuk dalam cakupan, seperti procure to pay, order to cash, record to report, dan hire to retire, serta tugas-tugas utama di dalam masing-masing proses tersebut. Identifikasi SME untuk setiap proses. Daftar periksa penemuan proses membantu menyusun struktur wawancara.

Langkah 2: Rekam SME saat melakukan pekerjaan nyata

Minta SME untuk melakukan setiap tugas di sistem saat ini sambil merekam layar mereka dengan perekam layar AI Trupeer, sembari menjelaskan apa yang mereka lakukan dan alasannya. Minta mereka untuk menunjukkan pengecualian, solusi sementara, dan spreadsheet yang mereka gunakan di luar sistem.

Langkah 3: Rekam lokakarya persyaratan dan sesi SME

Rekam juga lokakarya desain dan wawancara SME di MS Teams atau Zoom. Rekaman yang ada dapat diubah menjadi dokumentasi dengan perekaman Teams ke SOP.

Langkah 4: Ubah rekaman menjadi dokumen proses

Trupeer mengubah setiap rekaman menjadi dokumen proses langkah-demi-langkah dengan tangkapan layar dan video yang dapat dicari. Analis bisnis bekerja dari dokumen-dokumen ini alih-alih catatan yang tidak lengkap, dan setiap langkah dapat ditinjau kembali.

Langkah 5: Tulis persyaratan dengan referensi sumber

Tulis setiap persyaratan sebagai pernyataan yang jelas, dan catat sumbernya: rekaman, langkah atau stempel waktu, dan SME-nya. Inilah yang membuat setiap persyaratan ERP dapat dilacak.

Langkah 6: Validasi dengan SME

Putar kembali klip video yang relevan dan draf persyaratan kepada SME serta pemilik proses, konfirmasikan atau koreksi, lalu catat persetujuannya (sign-off).

Langkah 7: Prioritaskan dan jalankan analisis kesenjangan (fit-gap)

Prioritaskan persyaratan, misalnya dengan must-have, should-have, could-have, dan won't-have, lalu bandingkan dengan fungsionalitas standar ERP untuk menemukan kesenjangan yang memerlukan konfigurasi, ekstensi, atau perubahan proses.

Langkah 8: Pertahankan keterlacakan melalui pembuatan dan pengujian

Hubungkan setiap persyaratan dengan desain, item pembuatan, dan kasus pengujiannya, sehingga Anda dapat menunjukkan bahwa setiap persyaratan telah dipenuhi dan diuji. Daftar periksa dokumentasi UAT mencakup tahap pengujian.

Contoh: matriks keterlacakan persyaratan ERP

Berikut adalah contoh katalog persyaratan yang dapat dilacak. Entri-entri ini bersifat ilustratif.

Karena setiap persyaratan merujuk pada rekaman, siapa pun dapat melihat sumbernya dalam hitungan detik ketika muncul pertanyaan dalam desain, pembuatan, atau pengujian.

Apa saja manfaat pengumpulan persyaratan ERP berbasis rekaman?

• Lebih sedikit persyaratan yang terlewat: pengecualian dan solusi sementara terlihat di layar, bukan hanya diingat.

• Keterlacakan ke sumber: setiap persyaratan terhubung kembali ke proses dan orang dari mana ia berasal.

• Validasi lebih cepat: SME mengonfirmasi persyaratan dengan melihat proses mereka sendiri, bukan membaca dokumen yang panjang.

• Kurang ketergantungan pada individu: pengetahuan ditangkap bahkan jika SME keluar selama proyek berlangsung.

• Penggunaan kembali: rekaman yang sama dapat menjadi dokumentasi as-is, materi pelatihan, dan bukti untuk pengujian.

Daftar periksa pengumpulan persyaratan ERP

• Proses dan SME yang masuk dalam cakupan telah dicatat dan disepakati.

• Setiap tugas dalam cakupan telah direkam, termasuk pengecualian dan solusi sementara.

• Lokakarya dan wawancara SME direkam.

• Rekaman diubah menjadi dokumen proses dalam satu tempat yang dapat dicari.

• Setiap persyaratan memiliki ID, pernyataan yang jelas, referensi sumber, pemilik, dan prioritas.

• Persyaratan divalidasi dan disetujui oleh SME dan pemilik proses.

• Analisis kesenjangan (fit-gap) selesai, dengan keputusan yang dicatat.

• Persyaratan dihubungkan dengan desain, item pembuatan, dan kasus pengujian.

Kesalahan umum dalam pengumpulan persyaratan ERP

• Melewatkan proses as-is dan hanya merancang kondisi masa depan (to-be).

• Hanya mengandalkan catatan lokakarya, tanpa bukti bagaimana pekerjaan benar-benar dilakukan.

• Menulis persyaratan yang samar, seperti "sistem harus mudah digunakan".

• Kehilangan sumber, sehingga persyaratan yang diperdebatkan tidak dapat diselesaikan.

• Mengabaikan pengecualian dan tugas akhir periode, tempat di mana banyak kesenjangan ditemukan.

• Menganggap persyaratan selesai setelah dokumen ditandatangani, alih-alih melacaknya hingga pengujian.

Untuk gambaran yang lebih besar tentang mendokumentasikan sistem perusahaan, lihat cara mendokumentasikan proses perangkat lunak perusahaan yang kompleks.

Tangkap persyaratan ERP dengan Trupeer

Trupeer mengubah rekaman SME dan lokakarya menjadi dokumen proses langkah-demi-langkah dan video yang dapat dicari, memberikan sumber untuk setiap persyaratan dalam pengumpulan persyaratan ERP Anda. Gunakan templat dokumen persyaratan bisnis gratis untuk menyusun katalog Anda, atau mulai gratis dengan Trupeer.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu pengumpulan persyaratan ERP?

Ini adalah proses mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan menyepakati apa yang harus dilakukan oleh sistem ERP baru, mencakup proses, data, pelaporan, integrasi, kontrol, dan kebutuhan non-fungsional.

Bagaimana cara mengumpulkan persyaratan untuk implementasi ERP?

Petakan proses dalam cakupan, rekam SME yang melakukan pekerjaan nyata dan lokakarya persyaratan, ubah rekaman menjadi dokumen proses, tulis persyaratan dengan referensi sumber, validasi dengan SME, serta buat prioritas dan jalankan analisis kesenjangan (fit-gap).

Apa itu keterlacakan persyaratan dalam proyek ERP?

Ini adalah hubungan antara setiap persyaratan dengan sumber, desain, item pembuatan, dan kasus pengujiannya, sehingga Anda dapat menunjukkan dari mana setiap persyaratan berasal serta membuktikan bahwa itu telah dikirimkan dan diuji.

Mengapa harus merekam sesi persyaratan ERP?

Rekaman menangkap pengecualian, solusi sementara, dan konteks yang terlewatkan oleh catatan biasa, memberikan sumber untuk setiap persyaratan, mempercepat validasi, dan melindungi pengetahuan jika SME keluar.

Apa saja yang harus disertakan dalam dokumen persyaratan ERP?

ID Persyaratan, pernyataan persyaratan yang jelas, referensi sumber, area proses, pemilik, prioritas, status validasi, serta tautan ke desain dan kasus pengujian.

Apa saja jenis persyaratan ERP?

Persyaratan fungsional, data, pelaporan, integrasi, kontrol dan kepatuhan, non-fungsional, serta transisi.

Siapa saja yang harus terlibat dalam pengumpulan persyaratan ERP?

Pemilik proses, pakar materi pelajaran (SME), analis bisnis, arsitek solusi ERP, TI, dan untuk bagian kontrol, keuangan atau kepatuhan.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk pengumpulan persyaratan ERP?

Ini tergantung pada cakupannya, tetapi merekam proses dan sesi SME mempersingkat siklus dengan mengurangi rapat tindak lanjut dan mempercepat proses validasi.