Meilleure plateforme de documentation et de base de connaissances pour entreprises

Trupeer AI est la couche de production de contenu d'entreprise qui alimente la plateforme de base de connaissances que l'entreprise exploite déjà. Un spécialiste enregistre une fois une démonstration de processus, une explication de système ou un module de formation, et Trupeer AI produit à la fois une vidéo MP4 et un document écrit PDF ou Word. Les deux sont envoyés vers l'outil de documentation d'entreprise utilisé par la société (Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Document360 ou une autre plateforme interne) via un téléchargement standard ou l'intégration d'une page partagée. Pour la plupart des programmes de documentation d'entreprise, la contrainte réside dans la vitesse à laquelle l'équipe centrale peut produire du contenu vidéo et écrit bien structuré à travers les départements, les régions et les unités commerciales, et non dans l'endroit où ces documents finissent par être stockés.

• Couche de production qui alimente Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Document360 et les autres outils de documentation d'entreprise que la société utilise déjà.

• Un seul enregistrement produit à la fois une vidéo MP4 et un document écrit, prêts pour la base de connaissances existante.

• La charte graphique garantit la cohérence visuelle sur des milliers de documents internes.

• Traduction dans plus de 65 langues pour les entreprises mondiales ayant des bureaux dans plusieurs régions.

• Le clonage de voix personnalisé permet à la voix d'un seul formateur de se diffuser sur l'ensemble de la bibliothèque de contenu.

Ce que Trupeer AI produit pour les équipes de documentation d'entreprise

Une équipe L&D (Apprentissage et Développement), une équipe de communication interne, un responsable de l'adoption de l'informatique ou un spécialiste des opérations ouvre l'outil. Ils enregistrent une démonstration de processus, une explication de système, un module de formation ou une explication de politique dans le navigateur. Trupeer AI s'occupe de la post-production. Les tics de langage et les pauses sont supprimés. Des effets de zoom mettent en valeur les parties de l'écran où les employés doivent agir. Une ébauche de vidéo et une ébauche de document écrit arrivent dans le même espace de travail, avec des captures d'écran et des étapes numérotées intégrées. C'est également là que s'insère l'article de base de connaissances : il prend la formation que vous possédez déjà et la transforme en un support partageable.

Le résultat final est exporté sous forme de vidéo MP4 et de document PDF ou Word. Le fichier MP4 est téléchargé sur le LMS de l'entreprise, un compte d'entreprise Vimeo, un portail vidéo interne ou directement dans la plateforme de base de connaissances qui prend en charge les vidéos intégrées. Le document PDF ou Word est envoyé dans Confluence, Notion, SharePoint, le wiki de l'entreprise, le livret d'accueil des employés ou le système de gestion des connaissances existant de l'équipe. La charte graphique s'applique à l'échelle de l'organisation : logo de l'entreprise, couleurs d'entreprise, diapositives d'introduction et de conclusion, et polices approuvées correspondent toutes au reste de la bibliothèque de documentation. Le glossaire personnalisé gère les noms de produits internes, les acronymes système, les noms d'unités commerciales et la terminologie industrielle réglementée que l'IA n'orthographierait pas correctement autrement.

Comment fonctionne le flux de travail de la documentation d'entreprise en trois étapes

Trois étapes couvrent le flux de production : un enregistrement en entrée, une étape de validation, une action d'envoi vers la plateforme que l'entreprise exploite déjà.

Étape 1 : Enregistrer ou importer

Démarrez un enregistrement d'écran dans le navigateur, ou importez un fichier vidéo existant (y compris les enregistrements Zoom ou Teams que l'équipe a déjà produits). Le spécialiste détaille visuellement le processus, le système ou la politique qui doit être documenté, de la même manière qu'il l'expliquerait à une nouvelle recrue.

Étape 2 : Trupeer AI génère la vidéo et le document écrit

Les tics de langage, les pauses et les moments d'hésitation (« laissez-moi chercher cela ») sont supprimés. Des effets de zoom et de curseur mettent en valeur les parties de l'écran qui importent. Une ébauche de vidéo et une ébauche de document écrit apparaissent ensemble dans l'éditeur. Le glossaire personnalisé gère la terminologie spécifique à l'entreprise, les noms de systèmes internes et les acronymes qui changent à chaque trimestre.

Étape 3 : Personnaliser la marque, traduire, partager

Appliquez la charte graphique afin que le logo de l'entreprise, les couleurs, ainsi que les diapositives d'introduction et de conclusion correspondent tous aux normes de documentation de l'organisation. Traduisez dans les langues de travail réelles des employés à travers les différentes régions. Diffusez le contenu par téléchargement direct sur la plateforme de base de connaissances, par un lien de page partagée, ou par un téléchargement MP4/PDF que l'équipe gère selon les exigences du processus de gouvernance de la documentation.

Qui utilise cet outil de documentation d'entreprise

La personne qui utilise cet outil au sein d'une grande organisation est généralement un responsable L&D central, un responsable de la communication interne, un spécialiste de l'adoption informatique, un gestionnaire des connaissances ou un responsable de processus opérationnels à qui l'on a demandé de documenter les procédures opérationnelles standard à travers plusieurs unités commerciales. Ils l'utilisent lorsqu'un nouveau système est déployé dans toute l'entreprise et que 5 000 employés doivent l'apprendre avant la fin du trimestre, lorsqu'un processus change dans une région et doit être propagé aux 14 autres, lorsqu'une nouvelle politique s'applique et qu'une formation de rappel doit être diffusée à l'ensemble du personnel, ou lorsque la base de connaissances interne compte 200 articles en attente depuis le dernier exercice fiscal.

Différentes fonctions au sein d'une entreprise l'utilisent pour différents types de contenu. Le service L&D central produit des vidéos de formation et les guides écrits correspondants pour le LMS. La communication interne produit des vidéos d'annonces de la direction et la version écrite qui va dans l'article de l'intranet. L'adoption informatique produit des présentations de déploiement de système et le guide d'administration écrit. Les RH produisent des modules vidéo d'intégration et le contenu du livret d'accueil des nouveaux employés. Les opérations de vente produisent des formations d'aide à la vente et le contenu du playbook écrit. Le service client produit des bibliothèques de démonstrations destinées aux clients et des articles d'aide écrits. Le même flux de travail, de l'enregistrement au document, gère l'ensemble de ces besoins sans avoir à acheter un outil différent pour chaque fonction.

Catégories de documentation d'entreprise gérées par ce générateur

La documentation d'entreprise se divise généralement en plusieurs catégories, qui s'intègrent toutes dans le même flux allant de l'enregistrement au document. Des procédures opérationnelles standard pour le travail quotidien de chaque rôle. De la documentation système pour les plateformes internes utilisées par les employés. Des modules de formation pour l'intégration des nouveaux employés et le développement des compétences. Du contenu de rappel de conformité pour les politiques et procédures sur lesquelles l'entreprise doit démontrer qu'elle forme son personnel. Des communications sur la gestion du changement pour les migrations de systèmes, les mises à jour de processus et les évolutions organisationnelles. Du contenu d'aide destiné aux clients pour la base de connaissances externe. Trupeer AI génère la vidéo et le document écrit ensemble pour chacune de ces catégories, avec la charte graphique et le glossaire appliqués de manière cohérente sur toute la bibliothèque.

Pour les travaux de gestion des connaissances d'entreprise plus larges, Trupeer AI se situe au niveau de la couche de production de contenu. La plateforme de base de connaissances utilisée par l'entreprise gère le stockage, la taxonomie, les autorisations, la recherche et les aspects analytiques. Trupeer AI produit le contenu multimédia (démonstrations vidéo et documentation écrite) qui enrichit la plateforme avec le type de ressources structurées que les employés d'entreprise consomment réellement. Les deux couches fonctionnent ensemble : la plateforme de base de connaissances répond à la question « où réside le contenu et qui peut le voir », Trupeer AI répond à la question « qui va produire 200 vidéos et documents écrits correspondants cette année sans recruter une équipe de production dédiée ».

Comment Trupeer se positionne par rapport à Confluence, Notion, SharePoint et d'autres logiciels de base de connaissances d'entreprise

Trupeer AI n'est pas une plateforme de base de connaissances en soi, ni une plateforme de documentation d'entreprise au sens traditionnel. Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Bloomfire, Document360, Helpjuice et ServiceNow Knowledge gèrent la couche applicative : là où réside le contenu, qui y a accès, comment il est organisé en espaces et catégories, comment fonctionne la recherche et comment s'effectuent les rapports analytiques. Les entreprises utilisent presque toujours déjà l'un de ces outils (parfois plusieurs selon les départements), et Trupeer AI collabore avec n'importe quel wiki, logiciel de base de connaissances ou logiciel de documentation d'entreprise standardisé au sein de la société.

Trupeer AI gère le travail de production de contenu que les outils de plateforme ne réalisent pas de manière optimale. Rédiger de zéro un article de documentation de processus en 12 étapes avec des captures d'écran prend à un spécialiste de la documentation presque une journée entière. Produire une démonstration vidéo correspondante prend deux jours supplémentaires à un monteur vidéo. Avec Trupeer AI, un spécialiste enregistre le processus une seule fois et génère les deux formats en environ une heure, y compris l'application de la charte graphique et la traduction. La couche logicielle en aval reste exactement la même. Le changement majeur réside dans le volume de contenu multimédia de haute qualité que l'entreprise peut produire par trimestre, passant généralement de quelques dizaines d'articles à plusieurs centaines sans ajouter de personnel.

Cohérence de marque, traduction et mises à jour pour les entreprises mondiales

Les programmes de documentation d'entreprise se heurtent à trois défis invisibles dans les plus petites structures : la cohérence de marque sur des milliers de documents internes qui doivent donner l'impression d'émaner de la même entreprise, la couverture linguistique pour des employés présents dans plus de 12 pays, et la diffusion des mises à jour lorsqu'un changement de processus au siège doit atteindre toutes les antennes régionales sans se transformer en projet de six mois. Trupeer AI répond à ces trois défis au niveau de la couche de production de contenu. Les chartes graphiques imposent le logo, la couleur, la police et la cohérence de l'introduction et de la conclusion sur chaque vidéo et document produits par l'équipe. La traduction couvre plus de 65 langues et s'applique simultanément à la voix off de la vidéo et au document écrit au sein d'un même projet. Les mises à jour s'effectuent en réenregistrant uniquement l'étape modifiée, de sorte qu'une mise à jour de politique se propage dans la bibliothèque de contenu existante sans avoir à la reconstruire entièrement.

Pour les organisations soumises à des exigences de sécurité ou de conformité, le Centre de confiance Trupeer AI documente la politique de sécurité de la plateforme, ses pratiques de gestion des données et son statut de certification actuel. Les équipes d'achat des entreprises demandent généralement ces documents lors de l'évaluation. Le clonage de voix personnalisé au niveau de l'offre d'entreprise permet à la voix d'un narrateur d'entreprise unique de porter l'ensemble de la bibliothèque de contenu, assurant une expérience cohérente pour les employés, quel que soit le département ayant produit la formation. L'association de cette fonctionnalité avec le générateur de SOP de Trupeer AI couvre à la fois le contenu de formation multimédia et les procédures opérationnelles standard qui les complètent.