Générateur de processus métier

Le générateur de processus d'affaires de Trupeer AI prend un enregistrement d'écran de la façon dont le travail se déroule réellement et le transforme en une documentation complète sur les processus d'affaires : une présentation vidéo soignée ainsi qu'un guide de processus écrit, prêt à être partagé, personnalisé et traduit dans plus de 65 langues. Les responsables opérationnels, les équipes d'amélioration des processus et les analystes de processus d'affaires l'utilisent pour capturer la manière dont le processus s'exécute aujourd'hui, ce qui est la première étape manquante dans la plupart des projets d'amélioration et d'automatisation des processus d'affaires.

• Enregistrez le processus d'affaires une seule fois. Obtenez une vidéo ainsi qu'une documentation écrite du processus au cours de la même tâche.

• Capture le processus tel qu'il se déroule réellement, et non tel que quelqu'un s'en souvient ou tel que la cartographie initiale du processus d'affaires le décrit.

• Mettez à jour en réenregistrant l'étape modifiée. Le reste de la documentation du processus reste inchangé.

• Traduisez la documentation dans plus de 65 langues pour les équipes mondiales exécutant le même processus d'affaires dans différentes régions.

• Partagez via un lien de Page Partagée personnalisée qui s'intègre à n'importe quel logiciel de gestion des processus d'affaires, intranet ou base de connaissances.

Ce que Trupeer AI produit pour la documentation des processus d'affaires

Un membre de l'équipe opérationnelle enregistre le processus en cours d'exécution : par exemple, le responsable financier effectuant la clôture mensuelle, le support gérant le transfert d'une remontée d'incident, ou les opérations de vente attribuant les secteurs. Trupeer AI s'occupe du reste. Les tics de langage sont supprimés, les tremblements du curseur sont lissés et des effets de zoom mettent en valeur les parties de l'écran où le travail se déroule réellement.

Le résultat est une vidéo soignée doublée d'un guide écrit, créés simultanément. La vidéo montre le processus en action. Le guide écrit le décompose en étapes numérotées avec des captures d'écran. Différents publics préfèrent différents formats. Les apprenants visuels regardent la vidéo. Les personnes exécutant le processus pour la première fois suivent le guide écrit. Les auditeurs et les équipes de conformité disposent d'une piste d'audit qui prouve comment le processus fonctionne réellement, et non comment le modèle initial de documentation du processus disait qu'il devrait fonctionner.

La charte graphique s'applique automatiquement : logo de l'entreprise, couleurs, polices, diapositives d'introduction et de conclusion correspondent parfaitement au reste de la bibliothèque de documentation de l'entreprise. Les noms de produits et d'outils internes restent cohérents grâce à un glossaire personnalisé, ce qui est essentiel lorsque la documentation des processus d'affaires fait référence à des systèmes que l'IA ne saurait autrement pas comment prononcer ou orthographier. La couche d'enregistrement d'écran par l'IA gère la mise en surbrillance du curseur, la mise au point sur une zone et le zoom automatique sur les interactions de l'interface utilisateur, ce que la plupart des logiciels de gestion de processus négligent ou gèrent mal.

Comment fonctionne le générateur de processus d'affaires en trois étapes

Le flux complet prend un seul enregistrement et produit une documentation de processus prête à être partagée. Pas de phase d'écriture distincte, pas de logiciel d'organigramme, pas de retard accumulé dans la documentation.

Étape 1 : Enregistrez le processus d'affaires à l'écran

Lancez l'enregistrement dans le navigateur, capturez le flux de travail tel qu'il est réellement exécuté, ou téléversez un fichier vidéo existant. L'IA travaille sur ce qui est enregistré. Pas de script de préparation, pas de schéma distinct, pas de diagramme de processus d'affaires à dessiner au préalable. Plus l'enregistrement est riche, plus la documentation finale sera complète.

Étape 2 : Trupeer AI génère la vidéo et le guide écrit du processus

Les tics de langage sont supprimés. Des effets de zoom et de curseur sont ajoutés là où ils aident le spectateur à suivre ce qui se passe à l'écran. Un projet de vidéo et un projet de guide écrit du processus apparaissent ensemble dans l'éditeur. Le glossaire personnalisé s'applique, de sorte que les noms de produits internes soient orthographiés et prononcés correctement dans les deux formats de sortie.

Étape 3 : Personnalisez, traduisez et partagez

Appliquez la charte graphique pour que le logo de l'entreprise, les couleurs et les diapositives d'introduction/conclusion correspondent au reste de la bibliothèque de documentation. Traduisez en espagnol, mandarin, hindi, portugais ou dans l'une des 65+ langues parlées au sein de l'entreprise. Diffusez ensuite via un lien de Page Partagée que l'équipe peut intégrer dans n'importe quelle plateforme de gestion de processus d'affaires, base de connaissances, intranet ou centre d'aide.

Qui utilise réellement un générateur de processus d'affaires

La personne qui ouvre cet outil est généralement un responsable opérationnel, un analyste de processus d'affaires ou un gestionnaire d'amélioration des processus dans une entreprise où la documentation des processus est en attente depuis au moins six mois. Le schéma est classique : les collaborateurs seniors connaissent le processus parce qu'ils l'ont conçu. Les nouveaux arrivants ne le connaissent pas. Cet écart se traduit par une exécution incohérente, des demandes de formation récurrentes et des observations d'audit qui prennent des semaines à être résolues. Trupeer AI capture le processus du collaborateur senior pendant qu'il le réalise, au lieu d'essayer de l'extraire de sa mémoire par le biais d'un entretien a posteriori.

Le même constat se retrouve dans toutes les fonctions. Les équipes financières l'utilisent pour la clôture mensuelle, l'intégration des fournisseurs et les flux de notes de frais. Les équipes RH l'utilisent pour l'accueil des employés, l'inscription aux avantages sociaux et les processus de départ. Les équipes informatiques s'en servent pour l'attribution des tickets, l'octroi d'accès aux systèmes et la réponse aux incidents. Les équipes de conformité l'utilisent pour collecter des preuves lors des audits, car l'enregistrement du processus réel est précisément ce que demandent la plupart des auditeurs. Les consultants en opérations et les spécialistes du BPM y ont recours lorsqu'ils ont besoin de capturer la façon de travailler réelle d'un client avant de recommander des améliorations.

Cas d'usage pour la documentation de processus d'affaires

La documentation des processus d'affaires commence généralement par les flux de travail qui sont expliqués aux nouvelles recrues chaque trimestre. Clôture mensuelle, approbation des fournisseurs, réattribution des secteurs de vente, remontée d'incidents, remboursement client : chaque équipe dispose d'une liste de processus qui n'existent que dans la tête de quelqu'un et qui doivent être consignés dans une documentation partagée. Trupeer AI réduit l'écart entre la connaissance d'un processus et sa documentation effective. Le résultat sert de modèle de documentation de processus que l'équipe peut adapter à des flux de travail similaires, au lieu de repartir de zéro à chaque fois.

Pour les projets d'amélioration des processus d'affaires, Trupeer AI constitue la couche documentaire qui précède la phase d'amélioration. Cartographier l'état actuel est la condition préalable pour le modifier. Les équipes d'analyse des processus d'affaires utilisent les enregistrements comme preuve de la manière dont le processus s'exécute réellement aujourd'hui, ce qui est rarement identique au modèle de processus d'affaires d'origine. Les consultants en amélioration des processus et les spécialistes du BPM utilisent Trupeer AI comme leur logiciel de cartographie des processus d'affaires pour l'étape de capture de l'état actuel, puis passent aux étapes d'analyse et de reconception avec une documentation sur laquelle tout le monde s'accorde pour décrire la réalité. Certaines équipes l'associent à des outils de modélisation formelle des processus d'affaires ; d'autres utilisent directement ce que produit Trupeer comme diagramme de processus de travail.

Pour la gestion des processus d'affaires et les workflows des logiciels de gestion de processus d'affaires, Trupeer AI comble le manque de documentation que les outils BPM traditionnels laissent généralement à la charge du client. Une plateforme de gestion des processus d'affaires ou un système de gestion des processus d'affaires gère la modélisation et l'exécution. Les meilleures suites logicielles de gestion des processus d'affaires associent généralement un outil de workflow, une couche logicielle de documentation des processus et une base de connaissances. Trupeer AI se positionne dans la couche de documentation des processus. Un logiciel de documentation des processus comme Trupeer AI alimente le contenu en amont dont dépend le reste de l'environnement BPM.

La place du générateur de processus d'affaires à côté de l'automatisation des processus d'affaires

Les outils et logiciels d'automatisation des processus d'affaires prennent un processus documenté et en exécutent certaines parties sans intervention humaine. La documentation en est la condition préalable indispensable. La plupart des déploiements d'automatisation des processus d'affaires par l'IA et d'automatisation intelligente des processus s'essoufflent dès la deuxième semaine parce que personne n'est en mesure de fournir une description assez claire du processus existant pour que l'outil d'automatisation puisse le modéliser. Trupeer AI vient combler ce vide. Enregistrez le flux de travail réel, transmettez la documentation à l'équipe d'automatisation, et passez à la phase de développement.

La même logique s'applique aux projets de transformation des processus d'affaires de manière plus générale. Que l'équipe passe d'un processus manuel à un processus qu'elle souhaite automatiser, qu'elle migre des systèmes ou qu'elle mène une refonte structurelle, le premier livrable est toujours le même : une description précise et à jour de la manière dont le processus se déroule aujourd'hui. Les travaux d'intelligence des processus d'affaires en dépendent. Les contrats de services de processus d'affaires sont définis en fonction de ces éléments, et la plupart des solutions de processus d'affaires sur le marché sont évaluées selon les mêmes critères. Le flux allant de l'enregistrement à la documentation proposé par Trupeer AI constitue la matière première dont à besoin tout projet de processus d'affaires en aval.

Mises à jour : réenregistrez l'étape modifiée, conservez le reste du processus intact

Les processus d'affaires évoluent constamment, mais la documentation suit rarement. Lorsque l'équipe financière ajoute un nouveau seuil d'approbation, le processus de clôture change. Les RH intègrent un nouveau prestataire pour la vérification des antécédents, et le flux d'intégration est modifié. Après la migration d'un système informatique, le processus d'attribution des accès change. La plupart des outils de documentation répondent à cela en demandant à l'équipe de réécrire entièrement les sections concernées. Trupeer AI résout ce problème en réenregistrant uniquement l'étape qui a changé.

Réenregistrer est plus rapide que réécrire. La personne à l'origine de l'enregistrement initial filme la nouvelle version de l'étape modifiée. L'IA ne traite à nouveau que ce segment. La vidéo et le document se mettent à jour sur place. N'importe quel lien de Page Partagée transmis par l'équipe opérationnelle le trimestre dernier pointe désormais vers la version actuelle, intégrant l'étape mise à jour dans le reste de la documentation. Toute personne ayant mis le lien d'origine en favori ou l'ayant intégré dans le wiki de l'équipe accède au nouveau contenu sans aucune intervention manuelle. Ce modèle de mise à jour fait toute la différence entre une documentation de processus d'affaires qui vieillit bien et celle qui devient obsolète dès que le processus change. L'association du générateur avec le générateur de SOP par IA de Trupeer couvre les procédures opérationnelles standard (SOP) qui sous-tendent le processus enregistré.