Une excellente proposition de projet transforme une idée en une initiative financée. Avec Trupeer, vous pouvez gagner des heures sur la rédaction des propositions en commençant par un modèle de proposition de projet gratuit, en le personnalisant avec votre identité de marque, puis en transformant la proposition en une vidéo de pitch que les décideurs peuvent regarder en 5 minutes.

Qu’est-ce qu’un modèle de proposition de projet, et qui le lit ?

Une proposition de projet expose le travail que vous demandez à quelqu’un d’approuver ou de financer : quel est le problème, ce que vous proposez de faire, comment vous le ferez, qui le fera, combien de temps cela prendra et combien cela coûtera.

Sa caractéristique déterminante est qu’elle est rédigée pour une personne ayant l’autorité de dire non. C’est ce qui la distingue d’un brief, qui autorise un travail déjà décidé, et d’un plan, qui décrit comment le travail approuvé sera livré.

Le lecteur est généralement l’une des trois personnes suivantes. Un client ou un client potentiel qui choisit entre des prestataires. Un financeur ou un organisme de subvention qui répartit une enveloppe limitée. Ou un valideur interne qui décide entre des appels concurrents sur le même budget.

Les trois ont quelque chose en commun qui façonne tout le reste de cette page. Ils ne lisent pas votre proposition toute seule.

Votre proposition est lue en pile, pas seule

Presque toutes les propositions sont rédigées comme si c’était le seul document sur le bureau du lecteur. Introduction, à propos de nous, notre approche, notre équipe, études de cas, calendrier, prix. Un argument autonome, qui mène à une conclusion.

Ce n’est pas l’expérience de lecture. Le lecteur a trois ou quatre propositions ouvertes, un ensemble de critères qu’il évalue, et une attention limitée par document. Il n’évalue pas votre argumentation. Il extrait les mêmes réponses, en petit nombre, de chaque proposition et les compare.

Ce qui signifie que le rôle de la proposition n’est pas d’être convaincante, dans l’ordre. Il s’agit d’être facile à extraire.

La conséquence pratique est inconfortable pour toute personne qui est fière de rédiger. Une proposition de quarante-sept pages, bien argumentée, qui enterre la réponse à un critère fortement pondéré à la page quarante et un perdra face à une proposition de trente pages plus simple qui la place sous un titre correspondant au nom du critère.

Ce n’est pas un défaut chez les évaluateurs. C’est ce que la comparaison exige, et c’est totalement prévisible si vous savez que cela arrive.

Comment personnaliser ce modèle dans Trupeer

Étape 1 : Ouvrir la section Modèles

Accédez à la section Modèles depuis la navigation principale.

Étape 2 : Sélectionner et ouvrir un modèle

Cliquez sur n’importe quel modèle avec lequel vous souhaitez travailler pour l’ouvrir.

Étape 3 : Développer l’affichage du modèle

Si nécessaire, développez l’affichage du modèle pour voir clairement la mise en page complète et les détails.

Étape 4 : Modifier le modèle

Cliquez sur Modifier pour commencer à apporter des modifications au modèle sélectionné.

Dans l’éditeur, vous pouvez :

• Ajouter de nouvelles sections

• Définir ou mettre à jour des règles de mise en forme

• Ajouter un logo et ajuster sa position ainsi que les paramètres associés

Étape 5 : Enregistrer votre modèle personnalisé

Après avoir effectué toutes les modifications nécessaires, cliquez sur Enregistrer pour stocker le modèle mis à jour comme le vôtre.

Étape 6 : Aperçu et ajustements fins du modèle

Lorsque vous souhaitez voir à quoi ressemble votre modèle personnalisé, ouvrez l’Aperçu.

À partir de l’écran d’aperçu, vous pouvez continuer à effectuer des ajustements directement si nécessaire, afin de garantir que le modèle apparaît exactement comme vous le souhaitez.

Avec un modèle de proposition de projet, vous pouvez :

• Gagner du temps sur la rédaction : évitez la page blanche grâce à une structure utilisée par des PM expérimentés.

• Obtenir des approbations : des sections intégrées pour le problème, le ROI et le risque permettent de présenter un dossier solide.

• Rester conforme à votre image de marque : appliquez votre logo, vos polices et vos couleurs à l’aide du brand kit de Trupeer.

• Faire un pitch percutant : transformez la proposition en une vidéo de pitch que les décideurs regardent réellement.

• Standardiser sur tous les projets : utilisez le même modèle pour chaque proposition.

• Toucher des parties prenantes à l’échelle mondiale : traduisez les propositions en 65+ langues en un clic.

Reproduisez les critères d’évaluation, dans leur ordre

Le changement qui offre le meilleur retour sur une proposition est structurel et ne nécessite aucune rédaction.

Si les critères sont publiés, utilisez-les comme titres de vos sections, dans l’ordre indiqué, en reprenant leurs termes plutôt que les vôtres. Une liste d’appel d’offres comportant six critères doit produire une proposition avec six sections principales nommées d’après chacun d’eux. Le critère quatre, évalué par le lecteur, doit trouver une section portant le nom du critère quatre.

Si les critères ne sont pas publiés, demandez. La plupart des acheteurs vous le diront, et le fait de demander indique que vous avez l’intention de répondre à la question plutôt que de parler de vous.

Si vous ne pouvez pas demander, déduisez-les et indiquez-le dès la première page. Un court paragraphe expliquant ce que vous comprenez de la décision à prendre donne au lecteur l’occasion de vous corriger et montre que vous avez réfléchi au problème du lecteur, plutôt qu’à votre capacité.

Deux éléments découlent de cela, et les gens y résistent. Votre contenu préféré ne correspond peut-être à aucun critère ; dans ce cas, il va en annexe ou disparaît. Et l’ordre de vos sections peut sembler illogique en tant que récit, ce qui n’a pas d’importance, car il n’est pas lu comme un récit.

Comment vérifier la couverture par rapport aux pondérations

Un contrôle de dix minutes avant l’envoi qui repère la plupart des dégâts.

Deux modes d’échec apparaissent dans ce tableau, et les deux sont fréquents.

Contenu insuffisamment pondéré. Un critère qui vaut un cinquième des points est traité en deux paragraphes. Le nombre de mots n’a pas besoin d’être exactement proportionnel à la pondération, mais un ordre de grandeur d’écart est un problème de score plutôt qu’un choix stylistique.

Contenu introuvable. Un élément existe, mais il est réparti dans tout le document au lieu d’être répondu à un seul endroit. Le lecteur qui évalue le critère cinq ne reconstitue pas votre réponse à partir de quatre sections. Il note ce qu’il peut trouver.

Exécutez le tableau. Corrigez les lignes marquées non. C’est généralement toute l’intervention.

Le tableau de comparaison que vous devez rédiger pour eux

Chaque évaluateur construit une grille de comparaison, formellement ou au dos d’une page. Il choisit les dimensions.

Vous pouvez les choisir à leur place, et presque personne ne le fait.

Placez un court tableau en page une ou deux montrant les dimensions sur lesquelles vous pensez que la décision doit se fonder, avec votre réponse pour chacune. Supprimez entièrement les autres colonnes ; le lecteur les remplira mentalement.

Choisissez les dimensions avec soin. Elles doivent être réellement déterminantes pour l’acheteur, vous devez pouvoir les étayer, et au moins une doit être un point sur lequel vous êtes sûr que les alternatives sont plus faibles. Un tableau de dimensions où vous êtes simplement « à la hauteur » est pire qu’un tableau absent.

Ce n’est pas un tour de passe-passe et cela ne doit pas être antagoniste. Nommer les dimensions qui comptent est un service rendu à un lecteur qui va devoir le faire lui-même, avec moins d’informations que vous.

Lorsque l’acheteur a publié des critères, votre tableau doit les utiliser. Lorsqu’il ne les a pas publiés, votre tableau correspond à votre déduction et fait office du paragraphe décrit dans la section précédente.

Modèle gratuit de proposition de projet : la structure à copier

Copiez à partir d’ici. Adaptez les noms des sections aux critères de l’acheteur lorsqu’ils existent.

Couverture. Nom du projet ou de l’appel d’offres, votre organisation, date, numéro de référence, contact.

Résumé d’une page. Ce que vous proposez dans un paragraphe. Le tableau de comparaison. Le prix. La décision que vous demandez et à quelle échéance.

Compréhension de l’exigence. Le problème reformulé avec vos mots, montrant que vous l’avez compris plutôt que de réciter le brief. Incluez ce que vous pensez que la décision doit prendre en compte si les critères ne sont pas publiés.

Sections qui reflètent les critères. Une par critère, dans leur ordre, nommée avec leurs termes. Chaque section répond entièrement à ce critère, en un seul endroit.

Programme. Phases, jalons et dates. Le plan lui-même n’est pas la proposition, et notre modèle de plan de projet couvre le document de travail que vous construisez après avoir remporté l’appel.

Équipe. Les personnes nommées qui réaliseront réellement le travail, avec leur disponibilité. Pas une déclaration de compétences.

Prix. Clairement, en un seul endroit, avec ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas. Les hypothèses dont dépend le prix, numérotées.

Risques et la manière dont nous les gérons. Répondu sous forme de section plutôt que réparti, si c’est un critère.

Ce que nous ne proposons pas. Exclusions explicites. Cela se lit comme une assurance plutôt que comme une précaution, et cela évite le différend le plus courant après l’attribution.

Annexes. Études de cas, CV, certifications, politiques. Tout ce qui soutient plutôt que tout ce qui répond.

Copiez jusqu’ici.

Le cabinet de conseil qui a rédigé 47 pages et est arrivé troisième

Marlow and Deane, un cabinet de conseil en ingénierie d’environ cent quarante personnes, a répondu à un cadre de conception d’autoroutes sur quatre ans avec une autorité locale, d’une valeur d’environ 2,8 millions de livres sur la durée.

Leur proposition faisait quarante-sept pages. Elle était bien rédigée, avec de solides CV d’équipe, une méthodologie détaillée et trois études de cas pertinentes. Sa structure était : introduction, à propos de nous, notre approche, notre équipe, études de cas, programme, prix.

Ils sont arrivés troisièmes sur cinq en qualité.

Le debrief a été instructif. L’appel d’offres avait publié six critères d’évaluation avec des pondérations : approche technique vingt-cinq pour cent, valeur sociale vingt pour cent, gestion du programme quinze pour cent, équipe quinze pour cent, gestion des risques quinze pour cent et innovation dix pour cent.

La valeur sociale, deuxième critère le mieux pondéré à un cinquième des points disponibles, a été traitée en deux paragraphes à la page quarante et un.

La gestion des risques, encore quinze pour cent, était répartie dans la méthodologie plutôt que répondue sous forme de section. La note de l’évaluateur indiquait qu’ils n’avaient pas pu localiser une réponse claire.

Ainsi, trente-cinq pour cent des points disponibles ont été notés bas sur un contenu qui soit existait à peine, soit ne pouvait pas être trouvé dans les quarante-sept pages.

L’offre gagnante faisait trente et une pages. Ses six sections principales correspondaient aux six critères d’évaluation, dans l’ordre de l’appel d’offres, en utilisant les termes de l’appel.

L’offre a coûté à Marlow and Deane environ vingt-quatre mille livres en temps de personnel.

Ils ont modifié le processus plutôt que la rédaction. Les titres de sections reflètent désormais les critères publiés dans leur ordre et avec leurs termes. Un contrôle de couverture est effectué avant l’envoi, en listant chaque critère, sa pondération, l’endroit où il est répondu et le nombre de mots associés, avec un signalement de tout écart disproportionné. Un tableau de comparaison se trouve en page deux. Et l’équipe de livraison lit la proposition avant qu’elle ne soit envoyée.

Lors de la première offre sous le nouveau processus, l’équipe de livraison a supprimé quatre engagements qu’elle a dit ne pas pouvoir livrer tels quels.

Au cours des dix-huit mois suivants, ils ont soumis onze offres et en ont remporté six, contre trois sur onze sur la période précédente comparable. Deux des cinq défaites ont été accompagnées d’un retour indiquant qu’ils étaient deuxièmes en qualité et perdants sur le prix, ce qui est un problème différent et, surtout, un problème préférable.

Que faut-il inclure dans une proposition de projet, et où

La structure ci-dessus, avec trois décisions d’emplacement qui comptent plus que le contenu.

Le prix va en premier, dans le résumé, puis à nouveau dans sa propre section. Les lecteurs le cherchent d’abord, quel que soit l’endroit où vous le placez, et une proposition qui le retient donne l’impression d’esquiver. Construire jusqu’à une révélation fonctionne dans un pitch, pas dans un document comparé à deux autres.

Chaque critère est traité exactement à un seul endroit. Répartir une réponse pour un meilleur fil narratif coûte des points, car l’évaluateur attribue la note à ce qui se trouve sous le titre concerné.

Les hypothèses sont numérotées et rattachées au prix. Chaque proposition contient des hypothèses, et celles associées au prix sont celles qui déterminent si le contrat final correspond à ce que vous avez proposé. Les numéroter permet à une variation de pointer vers une hypothèse précise.

Ce qu’il faut laisser de côté : votre historique, sauf s’il s’agit d’un critère. Les déclarations génériques de compétences. La méthodologie qui décrit ce que ferait n’importe quel prestataire compétent. Tout ce que vous ne voudriez pas qu’on vous cite en mois six, sujet de la section suivante.

Faites relire la proposition par l’équipe de livraison avant de l’envoyer

Une proposition est une promesse, et chaque phrase qu’elle contient devient une attente que quelqu’un d’autre devra satisfaire.

Dans la plupart des organisations, la proposition est rédigée par une équipe d’appel d’offres ou de développement commercial sous pression de temps, et les personnes qui réaliseront réellement le travail la lisent pour la première fois après la victoire. À ce moment-là, les engagements deviennent contractuels.

La correction coûte une heure. Celui ou celle qui mènera la livraison lit la proposition avant l’envoi, avec une seule instruction : marquez tout ce que vous ne pourriez pas livrer tel quel, ou que vous ne pourriez pas livrer au prix indiqué.

La liste est généralement courte et précise. Un délai de réponse qui suppose une disponibilité que personne n’a. Une livrable décrit d’une manière qui implique plus que ce qui a été chiffré. Une personne nommée qui est engagée ailleurs. Une étape de méthodologie qui sonne impressionnante et ne se produit pas.

Chacun de ces points coûte moins cher à supprimer maintenant que de renégocier en mois trois, et les supprimer affaiblit rarement l’offre, car les engagements supprimés sont généralement génériques plutôt que différenciants.

Lorsque la proposition remporte l’appel, cette même relecture devient le point de départ du plan de livraison, puisque le responsable de la livraison a déjà lu et contesté le périmètre.

Variantes de proposition de projet : subvention, conseil et construction

La structure reste la même, mais l’accent se déplace considérablement selon le type.

Propositions de subvention et de financement. Le format du financeur est obligatoire et généralement prescriptif, y compris des limites de mots par section. Répondez à leurs questions dans leur ordre, et considérez les limites de mots comme le signal de pondération. Les résultats et la mesure pèsent davantage ici que la méthode.

Propositions de conseil. L’équipe et l’approche dominent, et l’acheteur évalue largement si ces personnes spécifiques seront de bons partenaires. Des personnes nommées avec une disponibilité réelle surpassent les déclarations de compétences.

Construction et ingénierie. Le programme, la note méthodologique, la gestion des risques et la conformité portent le poids, et les exigences de documentation sont souvent précisées. Les qualifications en santé et sécurité sont fréquemment un critère de passage/échec plutôt qu’un critère noté.

Appels d’offres du secteur public. Les critères et pondérations sont publiés, l’évaluation est formalisée, et les questions de clarification sont généralement autorisées et peu utilisées. De l’autre côté de la table, notre modèle de plan de gestion des achats couvre la manière dont les acheteurs définissent le type de contrat en fonction de leur capacité à spécifier ce qu’ils veulent, ce qui constitue un contexte utile pour interpréter un appel d’offres.

Propositions internes. Concurrencer pour le budget plutôt que face à des prestataires. La comparaison se fait avec d’autres initiatives internes ; les dimensions à nommer sont donc généralement le retour sur investissement, le risque et ce qui ne sera pas fait à la place.

Propositions de freelance et de petits projets. Deux à quatre pages. Périmètre, prix, calendrier, exclusions, et ce qui se passe si le périmètre change. La longueur n’indique rien d’utile à cette échelle.

Les inconvénients d’utiliser un modèle de proposition

Cela vaut la peine d’en parler franchement, car presque rien n’est écrit sur ce sujet.

Les modèles encouragent à répondre à la mauvaise structure. L’ordre des sections d’un modèle est générique et les critères de l’acheteur sont spécifiques. Suivre le modèle plutôt que les critères est précisément l’échec de l’exemple traité ci-dessus.

Ils produisent un contenu générique. La méthodologie « prête à l’emploi » et les sections de compétences se lisent comme du prêt-à-porter, et les évaluateurs lisent beaucoup de propositions.

Ils vous tentent de remplir chaque section. Une section qui n’a rien de distinctif à dire est un poids mort dans un document survolé, et elle dilue les sections qui comptent.

Ils cachent le prix. La plupart des modèles placent les éléments commerciaux à la fin, là où les lecteurs regardent de toute façon en premier.

Ils ne sont pas le format de l’acheteur. Lorsque l’acheteur spécifie un format, le sien remplace tout ce qui figure sur cette page.

Utilisez un modèle pour la checklist des choses à ne pas oublier, et laissez les critères de l’acheteur déterminer la structure.

Proposition de projet, brief ou business case ?

Trois documents qui se ressemblent et qui finissent par être confondus.

Un projet est rédigé pour quelqu’un qui décidera s’il faut poursuivre, généralement dans un cadre concurrentiel, et il contient un prix. Son rôle est de gagner.

Un brief est rédigé une fois la décision de faire quelque chose prise, en exposant le problème et en autorisant le travail. Il est interne et n’a pas de prix. Notre modèle de brief de projet le couvre, y compris pourquoi les briefs qui présentent une solution plutôt qu’un problème génèrent autant de pertes.

Un business case justifie un investissement avec des options, des coûts et des bénéfices, et c’est ce que valide une fonction finance ou un comité. Une proposition qui s’est allongée et remplie de modélisation financière est généralement un business case au mauvais nom.

Pour le travail interne, l’ordre est brief, business case, plan. Pour le travail externe, c’est appel d’offres ou demande, proposition, contrat, plan. Les propositions n’apparaissent que dans le second cas, c’est pourquoi tant de conseils sur les propositions semblent étranges par rapport à la pratique des projets internes.

Puis-je obtenir un modèle de proposition de projet en Word ou en PDF ?

Word ou Google Docs pour rédiger, car les propositions passent par plusieurs cycles de relecture et de commentaires, et parce qu’un acheteur exige parfois un fichier modifiable.

PDF pour l’envoi, toujours, sauf si l’acheteur précise le contraire. Cela fige la mise en page, évite les modifications accidentelles et empêche votre document d’être reformaté dans quelque chose que vous n’avez pas conçu.

Deux détails de production qui comptent plus qu’ils ne devraient. Ajoutez des signets ou des liens vers les sections dans le PDF, car un évaluateur qui passe d’un critère à l’autre vous en remerciera. Et vérifiez la taille du fichier par rapport à toute limite du portail avant la date limite, plutôt qu’à la date limite, ce qui est une cause réellement fréquente de soumissions tardives.

Les outils de présentation conviennent à un pitch qui accompagne une proposition, pas à la proposition elle-même. Lorsque l’acheteur demande aussi une présentation, traitez-la comme un artefact distinct qui répond aux mêmes critères dans le même ordre.

Comme une proposition est souvent la première chose qu’un client voit, les brand kits la gardent cohérente avec tout ce qui suit, ce qui compte lorsque l’acheteur évalue en partie si vous avez l’air organisé.

Comment montrer la méthode plutôt que la décrire

Chaque proposition revendique une méthodologie et les évaluateurs en lisent des dizaines. Les descriptions de méthode sont presque interchangeables, c’est pourquoi le critère est souvent noté sur la présentation plutôt que sur le fond.

Quelque chose de concret coupe court. Une courte vidéo montrant comment vous faites réellement la chose, liée depuis la proposition, est difficile à contester d’une manière que trois pages de description ne permettent pas.

Trupeer AI rend sa production simple. Quelqu’un de votre équipe enregistre le processus une fois, et le résultat est une visite guidée écrite et une vidéo, dans votre branding, qui peut être liée depuis la section concernée de la proposition ou fournie en annexe.

Enregistrez-la. Mettez-la en marque. Traduisez-la. Trupeer-la.

Elle a un second usage après la victoire. Le contenu produit pour démontrer la méthode devient la documentation d’onboarding et de livraison ; l’effort n’est donc pas consacré uniquement à l’appel d’offres. Le résultat vit dans votre knowledge base, et lorsque la proposition mène à une remise de travail plus tard, notre modèle de passation de projet couvre ce dont le côté réception a besoin. Les instructions de configuration se trouvent dans le guide de configuration du modèle de document.

Questions fréquentes

Existe-t-il un modèle gratuit de proposition de projet en Word ?

La structure ci-dessus se colle directement dans Word ou Google Docs. Il n’y a pas de téléchargement verrouillé et pas de formulaire. Le changement qui vaut la peine d’être fait avant d’écrire quoi que ce soit consiste à renommer les sections d’après les critères d’évaluation de l’acheteur, dans leur ordre, ce qui vaut plus que n’importe quel modèle.

Existe-t-il un modèle gratuit de proposition de projet en PDF ?

Rédigez dans un éditeur de document puis envoyez en PDF, sauf si l’acheteur précise le contraire. Ajoutez des signets aux sections pour qu’un évaluateur puisse passer d’un critère à l’autre, et vérifiez la limite de taille du fichier du portail avant la date limite, plutôt qu’à la date limite.

Existe-t-il un modèle simple de proposition de projet ?

Pour les petits projets et le travail en freelance, quatre sections suffisent : ce que vous allez faire, ce que cela coûte, quand ce sera fait, et ce qui est exclu. Deux à quatre pages. La longueur n’indique rien d’utile à cette échelle, et les exclusions évitent la plupart des litiges.

Où puis-je trouver un modèle gratuit de proposition d’affaires en Word ?

Les propositions d’affaires, les propositions de projet et les propositions de services sont largement le même document, avec des emphases différentes. La structure ci-dessus fonctionne pour les trois ; la différence réside dans les critères que l’acheteur évalue. Une proposition d’affaires à un nouveau client nécessite généralement davantage d’explications sur pourquoi vous plutôt que sur comment, ce qui relève d’une décision de pondération plutôt que d’une décision structurelle.

Quelle doit être la longueur d’une proposition de projet ?

Aussi longtemps que les critères l’exigent, et pas plus. L’exemple traité ci-dessus a perdu un cadre de 2,8 millions de livres avec quarante-sept pages face à un gagnant avec trente et une pages. La longueur n’est pas la variable ; c’est la capacité à retrouver l’information par rapport aux critères.

Qui doit rédiger la proposition de projet ?

Celui ou celle qui mènera la livraison doit soit la rédiger, soit la relire avant l’envoi. Les propositions rédigées entièrement par une fonction d’appel d’offres contiennent des engagements que l’équipe de livraison n’a jamais vus, et ces engagements deviennent contractuels le jour où vous remportez l’appel.

Le prix doit-il être placé au début ou à la fin ?

Au début, dans le résumé, puis à nouveau dans sa propre section. Les lecteurs le cherchent d’abord, quoi qu’il arrive, et le fait de le retenir donne l’impression d’esquiver dans un document comparé à d’autres. Construire jusqu’à une révélation fonctionne dans un pitch en direct, pas dans un document.

Quelle est la différence entre une proposition et un devis ?

Un devis est un prix pour un travail défini. Une proposition défend aussi une approche, en plus de la tarification, et elle est utilisée lorsque l’acheteur n’a pas entièrement précisé ce qu’il veut. Si l’exigence est entièrement spécifiée, vous n’aurez peut-être besoin que d’un devis, et soumettre une proposition ajoute de la longueur sans ajouter de points.