
Utilisez ce modèle
Les réponses du service client équilibrent vitesse, précision et empathie. Avec Trupeer, vous pouvez gagner des heures sur la rédaction de modèles de réponse en commençant par un modèle de réponse pour le help desk gratuit, en le personnalisant avec vos directives de marque, puis en transformant les réponses courantes en réponses vidéo que vos clients peuvent regarder au lieu de lire.
Les réponses pré-rédigées résolvent un vrai problème. Les agents du support tapent les mêmes cinq phrases quarante fois par jour, et la cohérence compte plus que l’originalité pour la plupart d’entre elles.
Elles créent aussi un vrai problème : les clients le sentent. Une réponse entièrement basée sur un modèle ressemble à une réponse écrite par personne, et sur un ticket où quelqu’un est agacé, c’est pire qu’une réponse humaine plus lente et maladroite.
Les modèles ci-dessous sont structurés pour cela. Structure en squelette, détails rédigés.
Télécharger les modèles de réponse pour le help desk
Format | Idéal pour |
|---|---|
Word (.docx) | Toute la bibliothèque, prête à être adaptée et collée dans votre helpdesk |
Référence rapide imprimable pour le bureau, et la carte « phrases à éviter » | |
Excel (.xlsx) | Le registre des modèles : nom, déclencheur, responsable, dernière révision, utilisation |
Google Docs | Rédiger avec l’équipe support qui les utilisera |
Gratuit, modifiable, sans filigrane. Adaptez la formulation avant de les charger. Une bibliothèque de modèles qui ressemble à une autre entreprise est le moyen le plus rapide de rendre votre support générique.
Que mettre en modèle et ne jamais mettre en modèle
La règle qui fait fonctionner les réponses pré-rédigées : mettez en modèle la structure et les phrases difficiles à réussir. Rédigez les détails à chaque fois.
Modélisez ces éléments
L’ouverture et la clôture de toute réponse.
Toute phrase ayant une implication juridique, de conformité ou de politique, où la formulation exacte compte.
Les refus, car la différence entre un bon et un mauvais « non » se joue entièrement dans la formulation.
Les avis d’escalade, pour que le client reçoive toujours les mêmes informations.
Les instructions procédurales standard, comme les réinitialisations de mot de passe ou les demandes d’accès.
Toute réponse que vous envoyez plus de dix fois par semaine.
Ne modélisez jamais ces éléments
La description de ce qui s’est réellement mal passé dans leur cas précis.
L’excuse, lorsqu’un problème a réellement échoué. Une excuse basée sur un modèle se détecte et se lit comme du mépris.
Toute réponse à un message émotionnel. Si quelqu’un a écrit trois paragraphes pour dire à quel point il est frustré, une réponse pré-rédigée confirme sa suspicion que personne n’écoute.
La première réponse sur un sujet complexe ou inhabituel.
Toute réponse à un client qui a déjà eu une mauvaise expérience avec vous ce mois-ci.
Le test pratique : si le client a écrit quelque chose de spécifique et personnel, au moins une phrase de votre réponse doit y faire référence avec des mots qui n’auraient pas pu être écrits à l’avance.
Comment personnaliser ce modèle dans Trupeer
Étape 1 : Ouvrir la section Modèles
Accédez à la section Modèles depuis la navigation principale.

Étape 2 : Sélectionner et ouvrir un modèle
Cliquez sur n’importe quel modèle avec lequel vous souhaitez travailler pour l’ouvrir.

Étape 3 : Développer l’affichage du modèle
Si nécessaire, développez l’affichage du modèle pour voir clairement la mise en page complète et les détails.

Étape 4 : Modifier le modèle
Cliquez sur Modifier pour commencer à modifier le modèle sélectionné.

Dans l’éditeur, vous pouvez :
Ajouter de nouvelles sections
Définir ou mettre à jour des règles de mise en forme
Ajouter un logo et ajuster sa position ainsi que les paramètres associés
Étape 5 : Enregistrer votre modèle personnalisé
Après avoir effectué toutes les modifications nécessaires, cliquez sur Enregistrer pour stocker le modèle mis à jour comme le vôtre.

Étape 6 : Aperçu et ajustements fins du modèle
Lorsque vous souhaitez voir à quoi ressemble votre modèle personnalisé, ouvrez l’Aperçu.

Depuis l’écran d’aperçu, vous pouvez continuer à effectuer des ajustements directement si nécessaire, afin de garantir que le modèle s’affiche exactement comme vous le souhaitez.
Avec un modèle de réponse pour le help desk, vous pouvez :
Gagner du temps sur la rédaction : Les agents réutilisent des réponses éprouvées au lieu d’écrire à partir de zéro.
Améliorer la cohérence : Les modèles intégrés garantissent que chaque client reçoit une réponse de même qualité.
Rester fidèle à votre marque : Appliquez votre logo, votre ton et vos polices grâce au kit de marque de Trupeer.
Réduire les délais de réponse : Les modèles réduisent considérablement le temps jusqu’à la première réponse.
Standardiser à l’échelle de l’équipe : Utilisez les mêmes modèles sur chaque canal et à chaque shift.
Toucher des clients dans le monde entier : Traduisez vos réponses en 65+ langues en un clic.
Les trois variables
Chaque réponse dépend de trois éléments, et la plupart des bibliothèques de modèles ne gèrent que le premier.
Le stade. Où en est le ticket : accusé de réception, en cours, bloqué, escaladé, résolu.
La température. Comment le client se sent : routine, légèrement contrarié, frustré, en colère ou en détresse. Le même stade nécessite une formulation différente selon la température.
Si vous pouvez aider. Oui, partiellement, pas encore, ou non. Les réponses les plus difficiles sont les deux dernières.
Une bibliothèque organisée uniquement par stade donne à un agent la bonne structure et le mauvais ton. Chaque modèle ci-dessous indique où la température fait varier la formulation.
Accusé de réception
La première réponse, et celle qui a le plus de chances d’être entièrement automatisée.
Merci de nous avoir contactés. Votre référence est [ID] et c’est désormais avec [nom ou équipe]. Je reviens vers vous d’ici [time] avec une mise à jour, même si je n’ai pas encore la réponse complète à ce moment-là.
Promettez une mise à jour, pas une résolution. Une promesse que vous pouvez tenir vaut plus qu’une promesse optimiste que vous ne pouvez pas tenir.
Si le client est frustré, ajoutez une ligne qui le reconnaît avant de passer aux aspects logistiques : Ça semble frustrant, et je vois pourquoi. Laissez-moi regarder correctement et je reviens vers vous d’ici [time].
Ne envoyez pas un accusé de réception automatisé puis rien jusqu’à l’expiration de l’heure cible. L’accusé de réception lance une horloge dans la tête du client.
Demander des informations
Pour avancer, j’ai besoin de [une chose précise]. Une fois que je l’ai, je devrais pouvoir [résultat]. Si c’est plus simple, [une autre façon de l’envoyer].
Une demande par message. Trois questions dans un seul e-mail produisent de manière fiable une réponse et un autre aller-retour.
Dites ce que vous allez en faire. « Pouvez-vous envoyer une capture d’écran » est une corvée. « Une capture d’écran de l’erreur me dira si c’est un problème de cache ou autre chose » est une raison.
Mise à jour du statut
Une rapide mise à jour sur [ID]. J’ai [ce que vous avez fait] et je suis maintenant [ce qui vient ensuite]. Je m’attends à ce que ce soit résolu d’ici [time]. Rien n’est nécessaire de votre part.
Envoyez ceci avant qu’ils ne relancent. Une mise à jour non sollicitée vaut plusieurs réponses rapides à une relance, car elle montre que le ticket est en cours de traitement plutôt que d’être laissé de côté.
S’il n’y a aucun progrès, dites-le clairement au lieu de sauter la mise à jour : Pas encore de progrès à signaler, et je sais que ce n’est pas ce que vous voulez entendre. [Raison]. Prochaine mise à jour de ma part d’ici [time].
Le silence est ce qui transforme la patience en plainte.
Délai de traitement ou retard
Cela prend plus de temps que je ne vous l’avais dit, et je suis désolé. [Raison honnête.] Le calendrier révisé est [nouvelle date]. Si cela vous pose un problème, dites-le moi et je verrai ce que nous pouvons faire pour le prioriser.
Indiquez la nouvelle date. « Dès que possible » n’est pas une date et sera lu comme une esquive.
Excusez-vous une fois, brièvement, puis passez aux faits. Les excuses répétées sans information se lisent comme de la gestion plutôt que comme un service.
Avis d’escalade
J’ai escaladé ce dossier auprès de [nom ou équipe], car [raison]. Ils vous contacteront d’ici [time]. Votre référence reste la même à [ID], et je reste en copie pour que rien ne se perde.
Dites toujours pourquoi. Une escalade sans raison se lit comme un transfert, ce qui est exactement le ressenti que l’escalade est censée corriger.
Rester en copie compte. L’échec d’escalade le plus courant est que l’agent initial disparaît et que le client n’a personne à qui relancer.
Résolution
Ce dossier est désormais résolu. La cause était [cause], et j’ai [ce que vous avez fait]. Vous devriez voir [résultat attendu]. Si cela se reproduit, répondez ici et cela revient directement vers moi.
Indiquez la cause. « C’est réparé maintenant » ne laisse au client aucune confiance que cela restera réparé, et c’est la faiblesse la plus courante dans les messages de résolution.
Si la solution est un contournement plutôt qu’une vraie correction, dites-le : Ça fonctionne à nouveau maintenant, mais je dois être honnête avec vous : c’est un contournement plutôt qu’une correction appropriée. Le problème sous-jacent est consigné sous [reference]. Vous pourriez le revoir, et si c’est le cas, répondez ici.
Relance après résolution
Je fais un point sur [ID] depuis [date]. Est-ce que tout fonctionne toujours comme prévu ? Si ce n’est pas le cas, répondez simplement ici.
Deux à trois jours plus tard, et uniquement pour tout ce qui est significatif ou récurrent. Faire un suivi sur chaque ticket de routine, c’est du bruit, et cela apprend aux gens à ignorer vos messages.
Clôturer un ticket sans réponse
Je n’ai pas eu de retour sur [ID], donc je vais le clôturer pour le moment. Rien n’est perdu, et répondre à ce message le rouvrira immédiatement avec toute l’historique. Si vous préférez repartir de zéro, c’est aussi possible.
Ne clôturez jamais en silence. Un ticket qui disparaît sans avertissement, c’est un client qui suppose que vous avez abandonné.
Indiquez clairement que répondre le rouvre, car la plupart des gens supposent qu’un ticket clôturé est définitivement parti.
Quand vous ne pouvez pas aider
La catégorie la plus difficile, et celle où la qualité des modèles compte le plus.
Ce n’est pas quelque chose que vous prenez en charge
Malheureusement, ce n’est pas dans ce que nous pouvons aider. [Si vous savez qui peut, dites-le.] Je suis désolé de ne pas pouvoir être plus utile.
Être bref est plus aimable qu’une longue explication de vos limites de support.
Une fonctionnalité qui n’existe pas
Pas actuellement, et je ne veux pas vous laisser avec un « peut-être » vague. Ce n’est pas planifié. À la place, certaines personnes font [workaround], qui peut fonctionner ou non pour vous. J’ai consigné votre demande, et nous suivons ce type de demandes : cela compte donc, même si je ne peux rien promettre.
Ne promettez jamais une feuille de route que vous ne contrôlez pas. Un « nous allons regarder » vague qui ne mène nulle part coûte plus de confiance qu’un « non » honnête.
Une décision de politique qu’ils n’aiment pas
Je comprends pourquoi c’est frustrant. La raison pour laquelle nous [policy] est [raison réelle]. Je ne peux pas faire d’exception sur ce point, et je ne veux pas faire semblant de vérifier alors que je connais déjà la réponse. Ce que je peux faire, c’est [alternative, le cas échéant].
Expliquez la raison. « C’est notre politique » sans raison est la formulation la plus susceptible d’escalader un ticket.
Quand vous vous êtes trompé
Vous avez raison, et je suis désolé. [Ce qui s’est mal passé], et c’est de notre faute plutôt que de la vôtre. J’ai [action effectuée] et [ce qui empêche que cela se reproduise]. S’il reste quelque chose à régler à partir de ce point, dites-le moi et je m’en occupe directement.
Quatre éléments font que ça fonctionne. Soyez d’accord rapidement plutôt que de vous défendre. Dites précisément ce qui s’est mal passé. Ne reprochez pas un autre service au client. Et dites ce qui empêche que cela se reproduise, car c’est ce qui détermine s’ils restent.
C’est le modèle qui vaut le plus la peine d’être rédigé avec soin et qui mérite le moins d’être utilisé tel quel.
Panne et incident
Pendant
Nous sommes conscients de [issue] qui affecte [scope] et nous y travaillons maintenant. Je vous ferai un point d’ici [time], que ce soit corrigé ou non. Vous n’avez rien à faire.
Proactif, pour tous ceux qui sont concernés, avant qu’ils ne vous contactent. Un seul message de panne évite des dizaines de tickets.
Après
Ce problème est résolu à partir de [time]. La cause était [cause en langage simple] et elle a affecté [scope] pendant [duration]. [Ce que vous faites pour éviter que cela se reproduise.] Je suis désolé pour la gêne occasionnée.
Publiez une cause en langage simple. L’imprécision après une panne ressemble à une dissimulation, et les clients qui travaillent dans la technologie le remarqueront.
Ajuster selon la température
Le même message à quatre températures différentes.
Routine : Tout est réglé maintenant. [Cause et correction.] Pour le reste, répondez simplement.
Légèrement contrarié : Désolé pour ça, c’est réglé maintenant. [Cause et correction.] Ça ne devrait plus se reproduire, et si c’est le cas, répondez ici.
Frustré : Désolé, ça n’aurait pas dû prendre autant de temps. C’est corrigé maintenant. [Cause et correction.] J’ai aussi [ce qui empêche que cela se reproduise], car vous n’auriez pas dû avoir à relancer.
En colère : Vous aviez raison d’insister et je suis désolé que la résolution ait nécessité d’en arriver là. [Cause et correction.] J’ai [action], et j’ai remonté en interne pourquoi cela n’a pas été détecté plus tôt. S’il y a encore quelque chose qui ne va pas, revenez vers moi directement.
Les informations sont identiques dans les quatre cas. Ce qui change, c’est la quantité d’accusé de réception avant le reste, et si vous nommez explicitement l’échec. Se tromper dans un sens ou dans l’autre coûte cher : trop s’excuser sur un ticket de routine est étrange, et ne pas assez reconnaître sur un ticket en colère garantit l’escalade.
Phrases à éviter
Au lieu de | Dites |
|---|---|
Je suis désolé que vous le ressentiez ainsi | Je suis désolé, ça ne devait pas arriver |
Malheureusement, conformément à notre politique | Nous ne faisons pas ça, et la raison est [reason] |
Votre demande est importante pour nous | Rien. Répondez simplement |
Nous rencontrons des volumes plus élevés que la normale | Nous sommes en retard. Votre ticket est avec moi et je vous ferai un point d’ici [time] |
Veuillez noter | Rien. Commencez la phrase |
Je vais regarder ça et revenir vers vous | Je vais [action spécifique] et je reviens vers vous d’ici [time] |
Dès que possible | Une date |
C’est un problème connu | C’est un problème connu, consigné sous [ref], et voici l’état actuel |
Une autre équipe s’en charge | Je l’ai transmis à [team] et ils vous répondront d’ici [time] |
Veuillez faire le nécessaire | Tout autre chose |
Le schéma est le même dans tous les cas : remplacez la phrase qui évite l’engagement par l’élément précis.
Créer votre propre bibliothèque
Récupérez vos 200 dernières réponses sortantes et repérez ce que les agents écrivent réellement de façon répétée.
Commencez avec dix modèles, pas trente. La couverture compte moins que la qualité, et les modèles inutilisés encombrent le sélecteur.
Rédigez-les avec la voix de votre équipe, pas avec celle du modèle. Lisez-les à voix haute.
Marquez clairement les parties variables, pour qu’il soit évident ce qui doit être personnalisé.
Nommez-les par déclencheur, pas par contenu. « Le client n’a pas répondu depuis 5 jours » vaut mieux que « Relance 2 ».
Faites relire par votre meilleur agent. Il les écrit déjà bien et sa formulation est la matière première.
Testez sur de vrais tickets avant de déployer.
Conservez un registre avec le responsable, la date de dernière révision et l’utilisation.
Révisez chaque trimestre, en supprimant tout ce qui n’est pas utilisé et en mettant à jour tout ce qui fait référence à des produits ou politiques modifiés.
Maintenir la bibliothèque
Le mode d’échec : une bibliothèque de quarante modèles dont douze sont à jour.
Suivez l’utilisation. Tout ce qui n’est pas utilisé pendant un trimestre est soit inutile, soit introuvable, et les deux cas valent la peine d’être connus. Tout ce qui est utilisé en permanence mérite d’être encore amélioré.
Révisez après chaque changement de produit, de tarification ou de politique, car les modèles qui font référence à l’ancien état seront envoyés par un agent qui ne l’aura pas remarqué.
Et surveillez la dérive : lorsque les agents cessent d’utiliser un modèle et rédigent leur propre version. Cela signifie généralement que le modèle est faux, et que la version qu’ils ont écrite est la meilleure. Demandez-leur de vous la donner.
Mesurer
Délai de réponse, que les modèles devraient réduire.
Taux de réouverture, que les modèles ne devraient pas augmenter. Si le taux de réouverture augmente sur des résolutions basées sur des modèles, c’est que les réponses sont trop génériques.
CSAT sur les réponses basées sur des modèles vs réponses rédigées, si vous pouvez le segmenter. Un écart significatif vous indique où la mise en modèle nuit.
Répartition de l’utilisation des modèles. Un petit nombre utilisé en permanence et le reste jamais, c’est normal. Faites le ménage en conséquence.
Taux d’escalade après un refus. Si les refus escaladent régulièrement, c’est la formulation du refus qui pose problème, pas le refus lui-même.
Bonnes pratiques
Modélisez le squelette, rédigez les détails.
Ne modélisez jamais une excuse pour un échec réel.
Promettez une mise à jour, pas une résolution.
Une demande par message pour recueillir des informations.
Dans une résolution, nommez toujours la cause.
Indiquez toujours une date au lieu de « dès que possible ».
Dites pourquoi lors d’une escalade.
Dites aux gens que répondre rouvre un ticket clôturé.
Ajustez l’accusé de réception selon la température, en gardant les informations identiques.
Révisez chaque trimestre et supprimez ce que personne n’utilise.
Erreurs courantes
Réponses entièrement basées sur des modèles à des messages émotionnels.
Excuses basées sur des modèles, que les clients détectent immédiatement.
Des bibliothèques de quarante modèles dont un tiers est obsolète.
Des modèles rédigés par quelqu’un qui ne traite pas les tickets.
Nommés par contenu plutôt que par déclencheur, de sorte que les agents ne peuvent pas les retrouver.
Aucune indication sur les parties qui doivent être personnalisées.
« Conformément à notre politique » sans raison associée.
Clôturer des tickets en silence.
Des messages de résolution qui disent « c’est réglé » sans dire ce qui n’allait pas.
Des contournements présentés comme des corrections.
Des causes de panne vagues, qui ressemblent à une dissimulation.
Des modèles adoptés tels quels depuis la bibliothèque d’un concurrent, de sorte que le support ressemble à une autre entreprise.
Répondez avec un lien vers quelque chose qu’ils peuvent regarder
Ouvrez les modèles dans Trupeer AI, appliquez votre kit de marque pour que les réponses destinées aux clients correspondent à vos autres supports, puis modifiez directement chaque section. La configuration se trouve dans le guide de modèle.
Regardez quels modèles vos agents utilisent le plus. Dans la plupart des équipes, une grande partie est procédurale : comment réinitialiser ceci, où trouver cela, comment terminer une étape de configuration. Ce sont précisément les cas où une réponse écrite est toujours légèrement insuffisante, car décrire une interface dans un paragraphe est plus difficile que la montrer.
Enregistrez le processus une fois, et Trupeer AI génère le guide écrit ainsi qu’une vidéo de présentation commentée à partir du même enregistrement : le modèle devient alors deux phrases et un lien au lieu de neuf étapes numérotées. Cela raccourcit la réponse, réduit les questions de suivi et vous donne un article que le prochain client trouve avant même de vous contacter.
Traduisez-le en 65+ langues, et conservez l’ensemble dans votre base de connaissances pour qu’il serve aussi au libre-service.
Enregistrez-le. Mettez-le à votre marque. Traduisez-le. Trupeerisez-le.
Questions fréquentes
Existe-t-il un modèle de réponse pour le help desk gratuit dans Word ?
Oui. Le fichier Word contient toute la bibliothèque organisée par stade du ticket, avec les parties variables marquées pour qu’il soit clair ce qui doit être personnalisé. Téléchargement gratuit, sans inscription, sans filigrane.
Existe-t-il un modèle de réponse pour le help desk gratuit en PDF ?
Oui, en tant que référence rapide imprimable pour le bureau, y compris la carte « phrases à éviter », qui est la page la plus utile à afficher.
Existe-t-il un modèle de réponse pour le help desk gratuit dans Excel ?
Oui, bien que dans Excel le registre des modèles soit séparé des réponses elles-mêmes : nom du modèle, déclencheur, responsable, date de dernière révision et utilisation. C’est ce qui empêche une bibliothèque de dériver vers quarante modèles dont un tiers est obsolète.
Puis-je télécharger gratuitement des modèles de réponse pour le help desk ?
Oui, chaque format est un téléchargement gratuit sans compte requis et sans attribution.
Quel est le meilleur modèle de réponse pour le help desk gratuit ?
L’accusé de réception et la résolution, car ils encadrent chaque ticket et ce sont les deux éléments les plus souvent rédigés de manière incorrecte. L’accusé de réception doit promettre une mise à jour plutôt qu’une résolution, et la résolution doit indiquer la cause plutôt que de se contenter de confirmer la correction.
Existe-t-il un modèle de réponse pour un ticket de help desk ?
Oui, c’est ce que fournit cette page : elle couvre l’accusé de réception, les demandes d’informations, les mises à jour de statut, les délais, l’escalade, la résolution, le suivi et la clôture des tickets sans réponse, ainsi que les cas plus difficiles où vous ne pouvez pas aider ou lorsque vous vous êtes trompé.
Existe-t-il un modèle de ticket de help desk dans Word ?
Oui, mais c’est un document différent. Le formulaire de ticket, les champs à renseigner et les codes de résolution se trouvent sur le modèle de ticket client et de résolution. Cette page couvre ce que vous envoyez au client.
Existe-t-il un modèle de système de ticketing gratuit ?
Oui, sur la page du modèle de ticket client et de résolution, y compris un journal Excel pour les équipes qui n’ont pas d’outil helpdesk.
Qu’est-ce qu’un modèle de réponse pour le help desk ?
Une réponse pré-rédigée pour une situation qui se répète, chargée dans votre helpdesk en tant que réponse pré-rédigée. Bien utilisée, elle offre aux agents une structure cohérente et une formulation correcte pour les phrases difficiles. Mal utilisée, elle produit des réponses que les clients sentent qu’aucune personne n’a réellement écrites.
À quoi ne faut-il jamais utiliser une réponse pré-rédigée ?
À une excuse pour un échec réel, à la description de ce qui s’est précisément mal passé dans le cas de ce client, à une réponse à un message émotionnel, à la première réponse sur un sujet inhabituel, et à toute réponse à un client qui a déjà eu une mauvaise expérience récemment. Dans chacun de ces cas, une réponse basée sur un modèle confirme que personne n’écoute vraiment.
De combien de modèles de réponse pour le help desk avez-vous besoin ?
Dix à quinze couvrent la plupart des équipes. Les bibliothèques de trente modèles ou plus ont tendance à contenir des modèles que personne ne trouve et plusieurs qui sont obsolètes. La couverture compte moins que la qualité et la facilité à retrouver, donc commencez petit et ajoutez uniquement ce que les agents écrivent réellement de façon répétée.
Comment rédiger une bonne réponse de support ?
Répondez ou accusez réception dès la première phrase, indiquez un moment précis plutôt que « dès que possible », dites ce que vous avez fait plutôt que de dire que vous regardez, indiquez la cause lors de la résolution, et rendez le chemin de retour vers vous évident. Ajustez la quantité d’accusé de réception en fonction de l’agacement de la personne.
Quelles phrases les agents de support doivent-ils éviter ?
« Je suis désolé que vous le ressentiez ainsi », ce qui n’est pas une excuse. « Conformément à notre politique » sans raison. « Dès que possible » au lieu d’une date. « Nous rencontrons des volumes plus élevés que la normale », que tout le monde reconnaît. Et « Je vais regarder ça et revenir vers vous », qui ne s’engage sur rien.
Comment répondre quand vous ne pouvez pas aider ?
Dites non clairement et donnez la raison. Proposez une alternative si elle existe. Ne promettez pas de regarder si vous connaissez déjà la réponse, et ne promettez pas une feuille de route que vous ne contrôlez pas. Un non honnête est mieux retenu qu’un « peut-être » vague qui ne mène nulle part.
À quelle fréquence faut-il mettre à jour vos modèles de réponse ?
Chaque trimestre, et immédiatement après tout changement de produit, de tarification ou de politique, car un modèle qui fait référence à l’ancien état sera envoyé par un agent qui ne l’aura pas remarqué. Suivez l’utilisation et supprimez tout ce qui n’est pas utilisé pendant un trimestre.
Puis-je personnaliser ces modèles de réponse pour le help desk ?
Oui, et vous devriez le faire avant d’utiliser l’un d’entre eux. Une bibliothèque adoptée telle quelle rendra votre support comme celui d’une autre entreprise. Lisez chaque modèle à voix haute avec la voix de votre équipe et réécrivez tout ce qui ne vous ressemble pas.