Plataforma empresarial de documentación y base de conocimientos

Trupeer AI es la capa de producción de contenido empresarial que nutre la plataforma de base de conocimientos que la empresa ya gestiona. Un especialista graba un tutorial de proceso, una explicación del sistema o un módulo de formación una sola vez, y Trupeer AI produce conjuntamente un vídeo en formato MP4 y un documento escrito en formato PDF o Word. Ambos se envían a cualquier herramienta de documentación empresarial que utilice la compañía (Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Document360 u otra plataforma interna) mediante subida estándar o mediante la integración de una Página Compartida. La limitación en la mayoría de los programas de documentación empresarial radica en el ritmo al que el equipo central puede generar contenido de vídeo y texto bien estructurado para todos los departamentos, regiones y unidades de negocio, y no en dónde se almacena dicha documentación.

• Capa de producción que alimenta a Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Document360 y otras herramientas de documentación empresarial que la empresa ya utiliza.

• Una sola grabación genera tanto un vídeo MP4 como un documento escrito listo para incorporarse a la base de conocimientos actual.

• El kit de marca garantiza la consistencia visual en miles de documentos internos.

• Traduzca a más de 65 idiomas para empresas globales con oficinas en diversas regiones.

• La clonación de voz personalizada permite que la voz de un mismo instructor se utilice en toda la biblioteca de contenidos.

Qué produce Trupeer AI para los equipos de documentación empresarial

Un miembro del equipo de L&D (Aprendizaje y Desarrollo), de comunicación interna, un responsable de habilitación de TI o un especialista en operaciones abre la herramienta. Graba desde el navegador un tutorial de un proceso, una explicación del sistema, un módulo de formación o una explicación de políticas. Trupeer AI se encarga de la posproducción. Se eliminan las muletillas y las pausas. Los efectos de zoom destacan las partes de la pantalla donde los empleados deben intervenir. Un borrador de vídeo y un borrador de documento escrito se generan en el mismo proceso, con capturas de pantalla y pasos numerados integrados. Ahí es también donde encaja el artículo de base de conocimientos: toma la formación que ya tiene y la transforma en algo que puede compartir.

El resultado final se entrega como vídeo MP4 y documento PDF o Word. El MP4 se puede subir al LMS de la empresa, a la cuenta corporativa de Vimeo, a un portal de vídeo interno o directamente a la plataforma de base de conocimientos que admita vídeo integrado. El documento PDF o Word se destina a Confluence, Notion, SharePoint, la wiki interna de la empresa, el manual del empleado o el sistema de gestión de conocimiento ya existente en el equipo. El kit de marca se aplica para toda la organización: el logotipo, los colores corporativos, las diapositivas de inicio y cierre, y las tipografías autorizadas coinciden de manera uniforme con el resto de la biblioteca de documentación. El glosario personalizado procesa los nombres de productos internos, las siglas del sistema, los nombres rlas de unidades de negocio y la terminología propia de sectores regulados que la IA de otro modo no sabría deletrear correctamente.

Cómo funciona el flujo de trabajo de la documentación empresarial en tres pasos

Tres sencillos pasos conforman el flujo de producción: recibir una grabación, ejecutar una fase de aprobación y enviar el resultado final a la plataforma que la empresa ya tiene en marcha.

Paso 1: Grabar o subir

Inicie una grabación de pantalla en el navegador o suba un archivo de vídeo que ya tenga (incluidas las grabaciones de Zoom o Teams que el equipo ya haya producido). El especialista describe detenidamente el proceso, sistema o política que requiere ser documentado de la misma manera que se lo explicaría a un nuevo empleado.

Paso 2: Trupeer AI genera el vídeo y el documento escrito

Se eliminan las muletillas, las pausas y los momentos de titubeo al buscar elementos. Los efectos de zoom y de cursor resaltan las partes importantes de la pantalla. El editor muestra de forma conjunta el borrador del vídeo y el borrador del documento escrito. El glosario personalizado se ocupa de la terminología específica de la empresa, los nombres de los sistemas internos y los acrónimos que cambian cada trimestre.

Paso 3: Imagen de marca, traducción, envío

Aplique el kit de marca para que el logotipo de la compañía, los colores y las diapositivas de inicio y de cierre coincidan con los estándares de documentación de su organización. Traduzca a los idiomas reales en los que trabajan sus empleados en sus respectivas regiones. Envíe el contenido subiéndolo directamente a la plataforma de base de conocimientos, a través de un enlace de Página Compartida o descargando el archivo MP4/PDF para que el equipo lo gestione según lo exija su proceso de gobierno de documentación.

Quiénes utilizan esta herramienta de documentación empresarial

La persona que utiliza esta herramienta dentro de una gran organización suele ser un responsable central de L&D (Formación y Desarrollo), un gestor de comunicación interna, un especialista en capacitación de TI, un responsable de gestión del conocimiento o un responsable de procesos de negocio que ha recibido el encargo de documentar los procedimientos normalizados de trabajo en múltiples unidades de negocio. Deciden abrirla cuando se implementa un nuevo sistema en toda la empresa y 5.000 empleados necesitan aprender a usarlo antes de que acabe el trimestre, cuando un proceso cambia en una región y debe trasladarse a las otras 14, cuando surge una nueva política y es necesario enviar una formación de actualización a toda la plantilla, o cuando la base de conocimientos interna tiene acumulados 200 artículos pendientes desde el pasado ejercicio fiscal.

Los diferentes departamentos de una organización la utilizan para distintos tipos de contenido. El departamento de L&D corporativo produce vídeos de formación y las guías escritas correspondientes para el LMS. Comunicación interna crea vídeos de anuncios de liderazgo y la versión de texto que se publica en la intranet. Capacitación de TI genera tutoriales de implementación de sistemas y su guía de administración escrita. Recursos Humanos elabora módulos de vídeo para la incorporación de personal y contenido para el manual de bienvenida del nuevo empleado. Operaciones de Ventas desarrolla formaciones de capacitación y el material del playbook escrito. Éxito del Cliente genera bibliotecas de tutoriales dirigidos a clientes y artículos escritos de ayuda. El mismo flujo que transforma grabaciones en documentos procesa todas estas tareas sin necesidad de adquirir una herramienta distinta para cada área.

Categorías de documentación empresarial que procesa este generador

La documentación corporativa se clasifica habitualmente en diversas categorías que se ajustan al mismo proceso de conversión de grabación a documento: procedimientos normalizados de trabajo (SOP) para el desarrollo diario de cada puesto; documentación de sistemas para las plataformas de uso interno de los empleados; módulos de formación para la integración de personal y su desarrollo de competencias; contenidos de actualización regulatoria sobre las normativas que la empresa debe demostrar que domina; comunicados de gestión del cambio sobre migraciones de sistemas, actualizaciones de procesos y reorganizaciones; y contenidos de ayuda de cara al cliente para la base de conocimientos externa. Trupeer AI genera simultáneamente el vídeo y el documento escrito para cada una de ellas, aplicando de manera uniforme el kit de marca y el glosario a toda la biblioteca.

Para la labor general de gestión del conocimiento corporativo, Trupeer AI se sitúa en la capa de producción de contenidos. La plataforma de base de conocimientos que la empresa ya tiene se encarga del almacenamiento, la taxonomía, los permisos de acceso, las búsquedas y el análisis estadístico. Trupeer AI genera el contenido multimedia (vídeo tutoriales más documentación de texto) que enriquece dicha plataforma con el tipo de recursos estructurados que los empleados realmente consultan. Ambas capas operan en sintonía: la plataforma de base de conocimientos responde a «dónde residen los contenidos y quién puede consultarlos», mientras que Trupeer AI da solución a «quién va a producir 200 vídeos y sus correspondientes documentos escritos este año sin necesidad de contratar un equipo de producción dedicado».

Qué lugar ocupa Trupeer junto a Confluence, Notion, SharePoint y otros softwares de bases de conocimiento empresarial

Trupeer AI no es una plataforma de base de conocimientos en sí misma, ni tampoco una plataforma de documentación empresarial en el sentido tradicional. Software como Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Bloomfire, Document360, Helpjuice y ServiceNow Knowledge gestionan la capa operativa de la plataforma: dónde se aloja el contenido, quién tiene acceso, cómo se organiza en espacios y categorías, el funcionamiento del buscador y la elaboración de análisis estadísticos. Las grandes organizaciones ya suelen emplear alguno de estos entornos (a veces varios en función de la división), y Trupeer AI funciona de forma complementaria con cualquier wiki corporativa, software de base de conocimientos o sistema de documentación corporativa que la empresa haya estandarizado.

Trupeer AI se ocupa de los procesos de desarrollo de contenidos que las plataformas de bases de datos no cubren con agilidad. Redactar desde cero un manual para documentar un proceso de 12 pasos con capturas de pantalla suele llevar al especialista casi una jornada de trabajo entera. Crear un videotutorial a juego le requiere a un editor de vídeo otros dos días adicionales. Con Trupeer AI, un especialista graba el flujo de trabajo una única vez y distribuye ambos soportes en aproximadamente una hora, abarcando ya la traducción y la integración del kit de marca. La capa de soporte posterior se conserva exactamente igual: el cambio principal se asienta en el volumen de contenido multimedia de calidad formal que la corporación es capaz de elaborar por trimestre, pasando de docenas de artículos a cientos sin necesidad de incrementar el personal.

Coherencia de marca, traducción y actualizaciones para empresas internacionales

Los programas de desarrollo de documentación corporativa se enfrentan a tres retos exclusivos que no se presentan en pequeñas empresas: mantener la coherencia de marca a lo largo de millares de textos de uso interno que deben dar la sensación de provenir del mismo emisor; dar soporte multilingüe en más de 12 países para toda la plantilla; y propagar con presteza las actualizaciones oportunas cuando varía un proceso en la sede oficial y debe difundirse a las otras 14 oficinas regionales sin que se dilate en un plan de medio año. Trupeer AI atiende estas tres necesidades en el propio proceso de generación de contenidos. Los kits de marca garantizan que el imagotipo, la paleta cromática, la tipografía y las portadas de presentación y cierre encajen en cada vídeo y archivo que el equipo finaliza. La traducción abarca más de 65 idiomas y se implementa tanto en la voz en off del vídeo como en el documento redactado del mismo proyecto. Las actualizaciones se solventan regrabando únicamente las partes que han experimentado cambios, logrando así que una modificación de estrategia o normativa se difunda por la biblioteca de recursos existente sin necesidad de reconstruirla por completo.

Para las compañías que requieran controles de seguridad o auditorías de cumplimiento normativo, el Centro de confianza de Trupeer AI recoge la política de seguridad del servicio, las prácticas de procesamiento de datos y la certificación vigente que ostenta actualmente. Los departamentos de compras corporativos suelen solicitar estos informes durante el proceso de selección. Por otra parte, la clonación de voz a medida para la modalidad enterprise permite disponer de una única voz de narrador corporativo uniforme por toda la biblioteca documental de la compañía, logrando que la experiencia resulte cohesionada para el trabajador, independientemente del departamento que haya elaborado el material. El uso conjunto de esta función junto al generador de PNT (SOP) de Trupeer AI abarca la capacitación multimedia y las instrucciones y procedimientos de trabajo generales que los fundamentan.