Generador gratuito de procesos empresariales

El generador de procesos de negocio de Trupeer AI toma una grabación de pantalla de cómo ocurre realmente el trabajo y la convierte en documentación completa del proceso de negocio: un recorrido en vídeo pulido más una guía de proceso escrita, lista para compartir, personalizar y traducir a 65+ idiomas. Los responsables de operaciones, los equipos de mejora de procesos y los analistas de procesos de negocio lo usan para capturar cómo funciona el proceso hoy, que es el primer paso que falta en la mayoría de los proyectos de mejora de procesos de negocio y automatización de procesos de negocio.

• Graba el proceso de negocio una vez. Obtén vídeo y documentación del proceso por escrito en el mismo trabajo.

• Captura el proceso tal como se ejecuta realmente, no como alguien lo recuerda o como lo describe el mapa original del proceso de negocio.

• Actualiza grabando de nuevo el paso modificado. El resto de la documentación del proceso se mantiene.

• Traduce la documentación a 65+ idiomas para equipos globales que ejecutan el mismo proceso de negocio en distintas regiones.

• Comparte mediante un enlace de Shared Page con marca que se incrusta en cualquier software de gestión de procesos de negocio, intranet o base de conocimiento.

Qué produce Trupeer AI para la documentación de procesos de negocio

Alguien del área de operaciones registra el proceso que se está realizando: quizá el responsable de finanzas haciendo el cierre mensual, el equipo de soporte ejecutando la transferencia de escalado o las operaciones comerciales haciendo la asignación de territorios. Trupeer AI se encarga del resto. Se eliminan las palabras de relleno, se suaviza el temblor del cursor y los efectos de zoom resaltan las partes de la pantalla donde el trabajo está ocurriendo realmente. Por eso se combina muy bien con las plantillas de planes de negocio, de modo que el proceso y la documentación provienen de la misma fuente.

El resultado es un vídeo pulido más una guía de proceso escrita, en el mismo trabajo. El vídeo muestra el proceso en ejecución. La guía escrita lo desglosa en pasos numerados con capturas de pantalla. Las distintas audiencias se inclinan por formatos diferentes. Las personas que aprenden mejor de forma visual ven el vídeo. Quienes ejecutan el proceso por primera vez siguen la guía escrita. Los equipos de auditoría y cumplimiento obtienen un rastro documental que demuestra cómo funciona realmente el proceso, no cómo decía que debía funcionar la plantilla de documentación del proceso original.

El kit de marca se aplica automáticamente: logotipo corporativo, colores, fuentes, diapositivas de introducción y cierre; todo coincide con el resto de la biblioteca de documentación de la empresa. Los nombres de producto y los nombres de herramientas internas se mantienen consistentes mediante un glosario personalizado, lo cual es importante cuando la documentación del proceso de negocio hace referencia a sistemas que la IA no sabría, de otro modo, cómo pronunciar o escribir. La capa de grabación de pantalla con IA se encarga de resaltar el cursor, enfocar la región y aplicar zoom automático en interacciones de la interfaz de usuario, que es justo lo que la mayoría del software de procesos de negocio omite o hace mal.

Cómo funciona el generador de procesos de negocio en tres pasos

El flujo completo utiliza una sola grabación y produce documentación de proceso lista para enviar. Sin una fase de redacción separada, sin software de diagramas de flujo, sin cola de documentación. A partir de ahí, el template de flujo de proceso es el siguiente paso natural, ya que la documentación ya está capturada.

Paso 1: Graba el proceso de negocio en pantalla

Pulsa grabar en el navegador, captura el flujo tal como se realiza o sube un archivo de vídeo existente. La IA trabaja con lo que se ha grabado. Sin guion de preparación, sin diagrama de flujo por separado, sin diagrama de proceso de negocio que dibujar primero. Cuanto más completa sea la grabación, más completa será la documentación que sale al otro lado.

Paso 2: Trupeer AI genera el vídeo y la guía de proceso escrita

Se eliminan las palabras de relleno. Se añaden efectos de zoom y de cursor donde ayudan al espectador a seguir lo que ocurre en pantalla. Un borrador de vídeo y un borrador de guía de proceso escrita aparecen juntos en el editor. Se aplica el glosario personalizado, de modo que los nombres internos de producto se escriben y pronuncian correctamente en ambas salidas.

Paso 3: Personaliza con marca, traduce y comparte

Aplica el kit de marca para que el logotipo corporativo, los colores y las diapositivas de introducción/cierre coincidan con el resto de la biblioteca de documentación. Traduce al español, mandarín, hindi, portugués o a cualquiera de los 65+ idiomas que habla la empresa. Después, envía mediante un enlace de Shared Page que el equipo puede incrustar en cualquier plataforma de gestión de procesos de negocio, base de conocimiento, intranet o centro de ayuda.

Quién abre realmente un generador de procesos de negocio

La persona que abre esta herramienta suele ser un responsable de operaciones, un analista de procesos de negocio o un gestor de mejora de procesos en una empresa donde la documentación de procesos lleva en la cola de espera al menos seis meses. El patrón es constante: las personas senior conocen el proceso porque lo construyeron. Las personas más nuevas no. La brecha se manifiesta en una ejecución inconsistente, solicitudes recurrentes de formación y hallazgos de auditoría que tardan semanas en resolverse. Trupeer AI captura el proceso de la persona senior mientras aún lo está realizando, en lugar de intentar extraerlo mediante una entrevista posterior.

El mismo patrón aparece en todas las áreas. Los equipos de finanzas lo usan para el cierre mensual, la incorporación de proveedores y los flujos de gastos. Los equipos de RR. HH. lo usan para la incorporación de empleados, la inscripción en beneficios y los flujos de finalización. Los equipos de TI lo usan para el enrutamiento de tickets, la provisión de acceso a sistemas y la respuesta a incidentes. Los equipos de cumplimiento lo usan para recopilar evidencias durante auditorías, ya que la grabación del proceso real es lo que la mayoría de los auditores están pidiendo. Los consultores de operaciones y los especialistas en BPM lo consultan cuando necesitan capturar cómo funciona realmente un cliente antes de recomendar mejoras.

Casos de uso para la documentación de procesos de negocio

La documentación de procesos de negocio suele empezar con los flujos de trabajo que se explican a las nuevas incorporaciones cada trimestre. Cierre mensual, aprobación de proveedores, reasignación de territorios, escalado de incidentes, reembolso al cliente: cada equipo tiene una lista de procesos que existen en la cabeza de alguien y que deben vivir en una documentación compartida. Trupeer AI acorta la brecha entre conocer el proceso y tenerlo documentado. El resultado funciona como una plantilla de documentación de procesos que el equipo puede adaptar para flujos de trabajo relacionados, en lugar de empezar de cero cada vez.

Para el trabajo de mejora de procesos de negocio, Trupeer AI es la capa de documentación que se sitúa antes de la capa de mejora. Mapear el estado actual es el requisito previo para cambiarlo. Los equipos de análisis de procesos de negocio usan las grabaciones como evidencia de cómo funciona el proceso hoy, que rara vez es lo mismo que cómo dice el mapa original del proceso de negocio que debería funcionar. Los consultores de mejora de procesos y los especialistas en BPM usan Trupeer AI como su software de mapeo de procesos de negocio para la fase de captura del estado actual y, después, pasan a las fases de análisis y rediseño con documentación que todo el mundo acepta que describe la realidad. Algunos equipos lo combinan con herramientas formales de modelado de procesos de negocio; otros usan directamente la salida de Trupeer como su diagrama de proceso de negocio de trabajo.

Para flujos de trabajo de gestión de procesos de negocio y software de gestión de procesos de negocio, Trupeer AI cubre la brecha de documentación que normalmente dejan al cliente las herramientas tradicionales de gestión de procesos de negocio (BPM). Una plataforma de gestión de procesos de negocio o un sistema de gestión de procesos de negocio se encarga del modelado y la ejecución. Las mejores pilas de software de gestión de procesos de negocio suelen combinar una herramienta de flujo de trabajo, una capa de software de documentación de procesos y una base de conocimiento. Trupeer AI se sitúa en la capa de documentación del proceso. Software de documentación de procesos como Trupeer AI alimenta el contenido aguas arriba del que depende el resto de la pila de BPM.

Dónde encaja el generador de procesos de negocio junto a la automatización de procesos de negocio

Las herramientas de automatización de procesos de negocio y el software de automatización de procesos de negocio toman un proceso documentado y ejecutan partes de él sin intervención humana. La documentación es el requisito previo. La mayoría de los despliegues de automatización de procesos de negocio con IA e inteligentemente automatizados se atascan en la semana dos porque nadie puede producir una descripción lo suficientemente limpia del proceso tal como es para que la herramienta de automatización lo modele. Trupeer AI es lo que cierra esa brecha. Graba el flujo de trabajo real, entrega la documentación al equipo de automatización y pasa a la fase de construcción.

La misma lógica se aplica de forma más amplia al trabajo de transformación de procesos de negocio. Tanto si el equipo pasa de un proceso manual a uno que quiere automatizar, migra sistemas o ejecuta un rediseño estructural, el primer entregable siempre es el mismo: una descripción precisa y actual de cómo funciona el proceso hoy. El trabajo de inteligencia de procesos de negocio depende de ello. Los contratos de servicios de procesos de negocio se delimitan en función de eso, y la mayoría de las soluciones de procesos de negocio del mercado se evalúan con el mismo criterio. El flujo de grabación a documentación que gestiona Trupeer AI es la entrada que todo el trabajo posterior de procesos de negocio necesita.

Actualizaciones: vuelve a grabar el paso modificado y mantén intacto el resto del proceso

Los procesos de negocio cambian constantemente, pero la documentación rara vez se mantiene al día. Cuando el equipo de finanzas añade un nuevo umbral de aprobación, el proceso de cierre cambia. RR. HH. añade un nuevo proveedor de verificación de antecedentes y el flujo de incorporación cambia. Tras una migración de un sistema de TI, el flujo de provisión de acceso cambia. La mayoría de las herramientas de documentación lo gestionan pidiendo al equipo que reescriba desde cero las secciones afectadas. Trupeer AI lo gestiona volviendo a grabar solo el paso modificado.

Volver a grabar es más rápido que reescribir. La persona que grabó originalmente registra la nueva versión del paso que cambió. La IA reprocesa únicamente ese segmento. Tanto el vídeo como el documento se actualizan en su lugar. Cualquier enlace de Shared Page que el equipo de operaciones distribuyera el trimestre pasado ahora apunta a la versión actual, con el paso actualizado integrado en el resto de la documentación. Cualquiera que haya guardado el enlace original o lo haya incrustado en la wiki del equipo obtiene el nuevo contenido sin tener que perseguirlo manualmente. Ese modelo de actualización es la diferencia entre una documentación de procesos de negocio que envejece bien y una documentación de procesos de negocio que se convierte en un problema en el momento en que el proceso cambia. Combinar el generador con el Trupeer AI SOP builder cubre los procedimientos operativos estándar que se encuentran debajo del proceso grabado.