Usa esta plantilla
La nómina es el proceso que cada empleado nota cuando algo sale mal. Una reclamación de horas extra omitida, un alta pagada con retraso, un baja pagada dos veces o un código fiscal introducido incorrectamente erosionan la confianza rápidamente, y corregirlo después de la ejecución del pago es lento y poco práctico. La mayoría de los errores de nómina no provienen de cálculos complejos; surgen por entradas tardías, cortes poco claros y pasos que dependen de la memoria de una sola persona. Una plantilla de SOP de nómina ofrece a tu equipo una forma documentada de ejecutar cada ciclo de pago.
Esta plantilla gratuita de SOP de nómina cubre el ciclo completo de nómina, desde recopilar entradas y validar cambios hasta calcular, revisar, aprobar, pagar y conciliar, con un calendario de nómina, una tabla de gestión de excepciones y los controles que esperan los auditores. Copia la estructura de abajo, consulta un ejemplo ya completado o ábrela en Trupeer y personalízala para tu organización.
¿Qué es una plantilla de SOP de nómina?
Una plantilla de SOP de nómina es un procedimiento operativo estándar listo para usar para ejecutar la nómina. Define quién hace qué, en qué orden y para cuándo, desde la recepción de entradas de altas, bajas y cambios hasta el cálculo del pago, la revisión de variaciones, la aprobación de la nómina, la realización de pagos, la presentación de declaraciones obligatorias y la conciliación con el libro mayor general. Una buena plantilla de SOP de nómina también contempla excepciones, como cambios tardíos, pagos fuera de ciclo y pagos en exceso, y los controles que protegen a los empleados y al negocio.
La nómina se integra en el ciclo de vida más amplio del empleado, por lo que este SOP funciona junto con tu plantilla de SOP de contratación a jubilación.
¿Por qué necesita la nómina un SOP?
Los empleados dependen de ello. El pago tardío o incorrecto afecta a la vida de las personas y a su confianza en la organización.
Los plazos están fijados. Las fechas de pago, los cortes bancarios y las fechas de presentación obligatoria no se mueven.
Las entradas proceden de muchos lugares. RR. HH., responsables, sistemas de tiempo y proveedores de beneficios alimentan la nómina.
Los errores son costosos de corregir. Los pagos en exceso, en defecto y los errores de presentación consumen tiempo y buena voluntad para solucionarlos.
La nómina es un objetivo de fraude. Los empleados falsos y los cambios en los datos bancarios son riesgos conocidos.
El conocimiento a menudo lo tienen una o dos personas. Un procedimiento documentado protege el negocio cuando no están.
¿Quién utiliza una plantilla de SOP de nómina?
Especialistas de nómina y responsables que ejecutan cada ciclo de pago.
Equipos de operaciones de RR. HH. que envían entradas de altas, bajas y cambios.
Equipos de finanzas que aprueban la financiación de la nómina y concilian la nómina con el libro contable.
Responsables de personas que aprueban horas extra, hojas de horas y complementos.
Servicios compartidos y proveedores externos de nómina que ejecutan la nómina para varias entidades o clientes.
Equipos de HRIS que implementan o actualizan sistemas de nómina.
Auditores que revisan los controles de nómina.
Previsualiza la plantilla de SOP de nómina
La plantilla se abre con control de documentos, propósito y alcance, y después incluye una tabla de roles para nómina, RR. HH., responsables, finanzas y tesorería. Un calendario de nómina establece los cortes de entrada, la revisión, la aprobación, las fechas de pago y de presentación. El procedimiento cubre el ciclo de nómina en ocho etapas, cada una con pasos numerados, responsables y resultados esperados. Una tabla de gestión de excepciones indica qué hacer con cambios tardíos, pagos fuera de ciclo, pagos en exceso y cambios bancarios sospechosos. La plantilla se cierra con controles, KPIs, registros e historial de revisiones. Cada sección es editable, para que puedas añadir los pasos de tu sistema de nómina, los grupos de pago y los requisitos específicos de cada país.
Cómo personalizar esta plantilla en Trupeer
Paso 1: Abre la sección Plantillas
Ve a la sección Plantillas desde la navegación principal.
Paso 2: Selecciona y abre una plantilla
Haz clic en cualquier plantilla con la que quieras trabajar para abrirla.
Paso 3: Amplía la vista de la plantilla
Si es necesario, amplía la vista de la plantilla para ver el diseño completo y los detalles con claridad.
Paso 4: Edita la plantilla
Haz clic en Editar para empezar a modificar la plantilla seleccionada.
Dentro del editor, puedes:
Añadir nuevas secciones
Definir o actualizar reglas de formato
Añadir un logotipo y ajustar su posición y la configuración relacionada
Paso 5: Guarda tu plantilla personalizada
Después de realizar todos los cambios necesarios, haz clic en Guardar para almacenar la plantilla actualizada como tuya.
Paso 6: Previsualiza y ajusta la plantilla
Cuando quieras ver cómo se ve tu plantilla personalizada, abre la Previsualización.
Desde la pantalla de previsualización, puedes seguir haciendo ajustes directamente si es necesario, asegurando que la plantilla aparezca exactamente como la deseas.
Con una plantilla de SOP de nómina puedes:
Ejecutar cada ciclo de pago de la misma forma: Un único procedimiento, un solo calendario y responsables claros.
Recibir entradas a tiempo: Cortes claros para RR. HH., responsables y sistemas de tiempo.
Detectar errores antes del pago: Comprobaciones estructuradas de variaciones y revisiones.
Protegerte frente al fraude: Controles sobre empleados nuevos y cambios en datos bancarios.
Superar auditorías con menos esfuerzo: Mostrar aprobaciones, conciliaciones y un historial de auditoría.
Qué debe contener una plantilla de SOP de nómina
Sección | Qué cubre |
|---|---|
Control de documentos | ID del SOP, versión, responsable, aprobador, fechas de vigencia y de revisión |
Propósito y alcance | Entidades, grupos de pago, frecuencias de pago y sistemas cubiertos |
Roles y responsabilidades | Nómina, RR. HH., responsables, finanzas, tesorería |
Calendario de nómina | Cortes de entrada, procesamiento, revisión, aprobación, fechas de pago y de presentación |
Entradas | Altas, bajas, cambios, tiempo y asistencia, horas extra, beneficios y deducciones |
Validación | Comprobar que las entradas están completas, aprobadas y son correctas |
Cálculo y revisión | Ejecutar la nómina, comprobaciones de variaciones e informes de excepciones |
Aprobación y pago | Aprobar la nómina y liberar los pagos |
Presentaciones obligatorias | Envíos y pagos de impuestos y seguridad social |
Conciliación | Conciliar la nómina con el libro mayor general y el banco |
Excepciones | Cambios tardíos, pagos fuera de ciclo, pagos en exceso, cambios bancarios |
Controles, KPIs y registros | Separación de funciones, métricas y registros conservados |
Plantilla gratuita de SOP de nómina: la estructura para copiar
Copia la estructura de abajo en tu propio documento o ábrela en Trupeer y personalízala.
1. Control de documentos. ID del SOP: [PAY-001]. Versión: [x.x]. Responsable: [Payroll manager]. Aprobador: [Finance or HR director]. Fecha de vigencia: [date]. Próxima revisión: [date].
2. Propósito. Este SOP define cómo [Company] ejecuta la nómina en cada ciclo de pago, para que los empleados cobren con precisión y a tiempo, se cumplan las obligaciones legales y se apliquen los controles de nómina de forma consistente.
3. Alcance. Se aplica a [grupos de pago y frecuencias] para [entidades] procesadas en [sistema de nómina]. Excluye [pagos a contratistas y gastos, cubiertos por SOPs separados].
4. Roles y responsabilidades.
Rol | Responsabilidad |
|---|---|
Especialista de nómina | Recopila y valida entradas, ejecuta la nómina, prepara informes |
Responsable de nómina | Revisa variaciones y excepciones, y da el visto bueno a la nómina |
Operaciones de RR. HH. | Envía entradas aprobadas de altas, bajas y cambios antes del corte |
Responsables de personas | Aprueba hojas de horas, horas extra y complementos antes del corte |
Finanzas | Aprueba la financiación de la nómina y concilia la nómina con el libro contable |
Tesorería | Libera los pagos de nómina |
Director/a de nómina o RR. HH. | Asume los controles de nómina y aprueba este SOP |
5. Calendario de nómina. Para cada ciclo de pago: corte de entrada [fecha y hora], procesamiento de nómina [fechas], revisión y aprobación [fecha], archivo de pago al banco [fecha y hora], fecha de pago [fecha], fecha límite de presentación obligatoria [fecha].
6. Procedimiento.
Etapa 1: Recopila entradas. Recibe formularios de altas, bajas y cambios de RR. HH., tiempo aprobado y horas extra de responsables o del sistema de tiempo, y cambios de beneficios y deducciones, todo a través de [canales aprobados] antes del corte.
Etapa 2: Valida entradas. Comprueba que cada entrada esté completa, aprobada por la persona adecuada y respaldada por documentos. Para altas, confirma el registro del empleado, el derecho a trabajar, los datos fiscales y los datos bancarios. Para bajas, confirma la fecha de salida y los elementos finales del pago.
Etapa 3: Actualiza el sistema de nómina. Introduce los cambios validados en [sistema de nómina]. Una segunda persona revisa una muestra y cada cambio de datos bancarios, antes de procesar.
Etapa 4: Ejecuta y revisa la nómina. Ejecuta el cálculo de nómina y revisa el informe de variaciones frente al periodo anterior. Investiga los cambios por encima de [umbral o porcentaje], las altas nuevas, las bajas y los pagos inusuales.
Etapa 5: Aprueba la nómina. El responsable de nómina firma la nómina y los informes de resumen. Finanzas aprueba la financiación.
Etapa 6: Paga a los empleados. Envía el archivo de pago al banco antes del corte bancario. Tesorería aprueba y libera los pagos. Publica las nóminas en la fecha de pago.
Etapa 7: Presenta y paga deducciones obligatorias. Envía las declaraciones y pagos de impuestos y seguridad social antes de sus fechas límite, y conserva los justificantes de confirmación.
Etapa 8: Conciliar y cerrar. Concilia la nómina con el libro mayor general y el banco, registra los asientos de nómina, presenta los informes y archiva los registros del ciclo de pago.
7. Gestión de excepciones.
Excepción | Cómo reconocerla | Acción | Responsable de la decisión | Límite de tiempo | Escalar a |
|---|---|---|---|---|---|
Cambio tardío | Entrada recibida después del corte | Procesar el siguiente ciclo o, si el empleado de otro modo no cobraría o cobraría significativamente menos, realizar un pago fuera de ciclo aprobado | Responsable de nómina | Mismo día | Director/a de nómina o RR. HH. |
Entrada no aprobada | Cambio sin la aprobación requerida | No procesar; devolver para aprobación | Especialista de nómina | Antes de procesar | Responsable de nómina |
Solicitud de pago fuera de ciclo | Se necesita un pago fuera de la ejecución normal | Seguir el procedimiento fuera de ciclo con aprobación adicional | Responsable de nómina | [Según política] | Finanzas |
Se detecta un pago en exceso | El empleado ha cobrado más de lo que correspondía | Confirmar el importe; acordar la recuperación con el empleado conforme a la política y la ley | Responsable de nómina | [5 días laborables] | RR. HH. |
Se detecta un pago en defecto | El empleado ha cobrado menos de lo que correspondía | Corregir lo antes posible, mediante un pago fuera de ciclo si es significativo | Responsable de nómina | [Según política] | Director/a de nómina o RR. HH. |
Los datos bancarios se cambian por correo electrónico | Solicitud de cambio fuera del canal aprobado | No cambiar; verificar a través de un contacto conocido o del autoservicio del empleado | Especialista de nómina | Antes de procesar | Responsable de nómina |
Gran variación | El pago difiere del último periodo por encima del umbral | Investigar y documentar antes de aprobar | Especialista de nómina | Antes de la aprobación | Responsable de nómina |
No cubierto arriba | El caso no coincide con ninguna fila | Detener y escalar; no improvisar | Responsable de nómina | [4 horas] | Director/a de nómina o RR. HH. |
8. Controles. Las personas que añaden empleados o cambian datos bancarios no pueden aprobar la nómina. Cada alta, baja y cambio bancario se revisa por una segunda persona. Los informes de variaciones se revisan en cada ciclo. La nómina se concilia con el libro contable y el banco en cada ciclo. El acceso al sistema de nómina se revisa [trimestralmente].
9. KPIs. Precisión de la nómina, pagos a tiempo, entradas tardías, pagos fuera de ciclo, pagos en exceso y en defecto, y presentaciones obligatorias a tiempo.
10. Registros. Entradas y aprobaciones, informes de variaciones, vistos buenos, archivos de pago, presentaciones y conciliaciones, conservados durante [periodo, según requisitos locales].
11. Historial de revisiones. Versión, fecha, resumen del cambio, autor y aprobador.
Ejemplo de SOP de nómina: un calendario de nómina mensual
Así podría verse un calendario de nómina mensual para una empresa que paga el último día laborable del mes. Los horarios son solo ilustrativos; establece los tuyos en función de tu fecha de pago, los plazos bancarios y las fechas límite legales.
Día laborable antes de la fecha de pago | Tarea | Responsable |
|---|---|---|
Día -10 | Corte de entrada para altas, bajas y cambios | Operaciones de RR. HH. |
Día -9 | Corte para tiempo aprobado, horas extra y complementos | Responsables de personas |
Día -8 a -7 | Validar entradas y actualizar el sistema de nómina | Especialista de nómina |
Día -6 | Primera ejecución de nómina y revisión de variaciones | Especialista de nómina |
Día -5 | Correcciones y ejecución final | Especialista de nómina |
Día -4 | Visto bueno de nómina y aprobación de financiación | Responsable de nómina y finanzas |
Día -3 | Archivo de pago al banco | Tesorería |
Fecha de pago | Empleados pagados; nóminas publicadas | Nómina |
Después de la fecha de pago | Presentaciones obligatorias, asientos y conciliación | Nómina y finanzas |
Ejecutar la nómina en más de un país
Si pagas empleados en varios países, mantén una única plantilla de SOP de nómina para la estructura compartida y añade una sección por cada país. Cada sección de país debe cubrir:
El proveedor o sistema de nómina utilizado y quién se encarga de la relación.
Calendario local de pagos y cortes, incluyendo festivos públicos que mueven la fecha de pago.
Deducciones y presentaciones obligatorias, con fechas límite y la autoridad a la que se envían.
Reglas locales de datos y mantenimiento de registros, incluyendo cuánto tiempo deben conservarse los registros de nómina.
Excepciones específicas de cada país, como las normas para recuperar pagos en exceso.
Mantén los controles compartidos, como la separación de funciones, la revisión de variaciones y la conciliación, igual en todas partes, para que el equipo de finanzas del grupo pueda revisar cada nómina de la misma forma.
Controles de nómina que debes incorporar al SOP
Control | Por qué es importante |
|---|---|
Separación de funciones | Evita que una sola persona añada un empleado y le pague |
Segunda revisión de altas, bajas y cambios bancarios | Detecta errores y cambios fraudulentos |
Cortes de entrada y aprobaciones | Garantiza que solo se procesen cambios aprobados y completos |
Revisión de variaciones en cada ciclo | Detecta errores antes del pago |
Aprobación dual de la liberación de pagos | Protege frente a pagos no autorizados |
Conciliación con el libro contable y el banco | Confirma que la nómina está completa y es correcta |
Revisiones periódicas de acceso | Limita quién puede cambiar los datos de nómina |
KPIs del SOP de nómina
Precisión de la nómina: nóminas sin errores como porcentaje de todas las nóminas.
Pago a tiempo: ciclos de pago pagados en la fecha de pago.
Entradas tardías: cambios recibidos después del corte.
Pagos fuera de ciclo: número y motivos, como señal de problemas en las entradas.
Pagos en exceso y en defecto: número e importe.
Presentaciones obligatorias a tiempo: presentaciones enviadas antes de su fecha límite.
Define tus propios objetivos y establece una línea base antes de cambiar el proceso.
Cómo crear tu SOP de nómina a partir de grabaciones
Elige una tarea, como procesar una alta, ejecutar el informe de variaciones o crear el archivo de pago.
Registra al especialista de nómina que lo hace mejor en tu sistema de nómina, narrando cada comprobación y decisión.
Genera el SOP y el vídeo con Trupeer y, después, añade tus cortes, umbrales y reglas de aprobación.
Completa la tabla de excepciones a partir de casos reales y hallazgos de auditoría.
Obtén la aprobación del responsable de nómina y del director/a de nómina o RR. HH.
Publica y forma, y actualiza el SOP cada vez que cambien tu sistema de nómina, las reglas de pago o la legislación; consulta control de versiones del SOP.
Si ejecutas la nómina en Workday, consulta cómo los equipos crean vídeos de formación sobre nómina de Workday para equipos de finanzas.
Formatos para un SOP de nómina
Paso a paso con una tabla de excepciones se adapta a la ejecución de nómina y a la mayoría de las tareas de nómina. Este es el formato que utiliza la plantilla de arriba.
Calendario se adapta a los cortes y las fechas límite de cada ciclo de pago.
Lista de comprobación se adapta al visto bueno del ciclo de pago, para que cada revisión y aprobación se complete antes del pago.
Hoja de cálculo se adapta al registro de variaciones, el registro de pagos fuera de ciclo y los KPIs, que se mantienen junto al SOP.
Buenas prácticas para SOP de nómina
Publica el calendario de nómina para todo el año, para que RR. HH. y los responsables conozcan cada corte.
Acepta entradas solo a través de canales aprobados, nunca correos electrónicos informales.
Revisa las variaciones en cada ciclo, con umbrales claros para la investigación.
Trata los cambios de datos bancarios como de alto riesgo, con verificación y una segunda revisión.
Mantén las reglas específicas de cada país en secciones separadas donde ejecutes la nómina en varios países.
Revisa el SOP después de cada cambio de legislación, actualización del sistema y auditoría.
Errores comunes que debes evitar
Aceptar cambios después del corte sin una regla de excepción clara.
Una sola persona añade empleados y aprueba la nómina.
Omitir la revisión de variaciones cuando la nómina "parece normal".
Cambiar datos bancarios desde un correo electrónico sin verificación.
Nunca actualizar el SOP cuando cambien la legislación o los sistemas.
Lista de comprobación del SOP de nómina
El control de documentos está completo, con responsable y fecha de revisión.
Los roles cubren nómina, RR. HH., responsables, finanzas y tesorería.
El calendario de nómina establece cada corte y fecha límite.
Cada etapa, desde las entradas hasta la conciliación, tiene pasos numerados.
La tabla de excepciones cubre cambios tardíos, pagos fuera de ciclo, pagos en exceso, pagos en defecto y cambios bancarios.
Se definen la separación de funciones, las segundas revisiones y las aprobaciones.
Se especifican los KPIs y los registros.
Se enlazan vídeos para las tareas clave de nómina.
Cómo Trupeer te ayuda a crear y mantener tu SOP de nómina
Desafío del SOP de nómina | Cómo ayuda Trupeer |
|---|---|
Los pasos de nómina los conocen una o dos personas | Regístralos durante un ciclo de pago real y el creador de SOP de Trupeer convierte cada grabación en un SOP paso a paso y un vídeo |
Cubrir vacaciones y ausencias es arriesgado | Cualquiera puede seguir los pasos grabados para la revisión de variaciones o el archivo de pago |
Los equipos de nómina trabajan en varios países | Traduce SOPs y vídeos desde una única fuente a 65+ idiomas |
Cambian el sistema de nómina o la legislación | Actualiza los vídeos editando el guion y reemplaza un único paso en lugar de volver a grabar |
RR. HH. y los responsables envían entradas de forma incorrecta | Los vídeos cortos muestran exactamente cómo enviar una alta, un cambio o una hoja de horas |
Genpact utilizó este enfoque basado en grabaciones para un despliegue de Workday a nivel de empresa, convirtiendo sesiones de procesos grabadas en más de 500 materiales de formación en 20 flujos de trabajo, en cinco idiomas, para 140.000 empleados en 40 países, en 3 meses en lugar de 12. Lee la historia de cliente de Genpact.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es una plantilla de SOP de nómina?
Es un procedimiento operativo estándar listo para usar para ejecutar la nómina, que cubre roles, el calendario de nómina, entradas, validación, cálculo y revisión, aprobación, pago, presentaciones obligatorias, conciliación, excepciones y controles.
¿Qué debe incluir un SOP de nómina?
Control de documentos, propósito y alcance, roles, un calendario de nómina, pasos para cada etapa del ciclo de pago, una tabla de gestión de excepciones, controles, KPIs, registros e historial de revisiones.
¿Cuáles son los pasos del proceso de nómina?
Recopilar entradas, validarlas, actualizar el sistema de nómina, ejecutar y revisar la nómina, aprobarla, pagar a los empleados, presentar y pagar deducciones obligatorias, y conciliar y cerrar.
¿Cómo gestionas los cambios tardíos en la nómina?
Establece un corte claro y una regla de excepción: los cambios tardíos se incorporan al siguiente ciclo, a menos que el empleado de otro modo no cobraría o cobraría significativamente menos; en ese caso, se realiza un pago fuera de ciclo aprobado.
¿Qué controles debe incluir un SOP de nómina?
Separación de funciones, segundas revisiones de altas, bajas y cambios bancarios, aprobaciones y cortes de entradas, revisión de variaciones, aprobación dual de pagos, conciliaciones y revisiones de acceso.
¿Cómo evitas el fraude en la nómina?
Separa quién añade empleados de quién aprueba la nómina, verifica cada cambio de datos bancarios, revisa las altas nuevas y las variaciones en cada ciclo, y concilia la nómina con el banco y el libro contable.
¿Hay una plantilla de SOP de nómina en Word?
Sí. Word se adapta al SOP de nómina porque combina tablas, como roles, el calendario y las excepciones, con procedimientos paso a paso. Abre la plantilla en Trupeer, personalízala y expórtala en el formato que necesites.
¿Hay una plantilla de SOP de nómina en Excel?
El SOP funciona mejor como documento, pero muchos equipos mantienen el calendario de nómina, el registro de variaciones y los KPIs en Excel junto a él.
¿Hay una plantilla de SOP de nómina en PDF?
Sí. Exporta el SOP personalizado como PDF para una distribución de solo lectura y conserva la versión editable como principal.
¿La plantilla de SOP de nómina es gratuita?
Sí. Regístrate gratis para abrir la plantilla en Trupeer, personalízala y expórtala.
¿Con qué frecuencia se debe revisar un SOP de nómina?
Al menos una vez al año, y siempre que cambien la legislación, las reglas fiscales, tu sistema de nómina o tus políticas de pago, o después de un hallazgo de auditoría.
¿Puedo crear un SOP de nómina a partir de una grabación de pantalla?
Sí. Graba a tu equipo de nómina ejecutando cada paso en tu sistema de nómina y Trupeer convierte las grabaciones en SOPs y vídeos paso a paso que puedes revisar, aprobar y publicar.
