Usa esta plantilla
Antes de poder mejorar, automatizar, externalizar o sustituir un proceso, necesitas saber cómo funciona realmente hoy. No cómo dice la política que debería funcionar, ni cómo la gente lo describe en un taller, sino los pasos reales, los sistemas, las hojas de cálculo que hay al lado y las excepciones que solo conocen las personas con experiencia. Una plantilla de documentación de procesos tal como es (as-is) te ofrece una forma coherente de recopilar todo eso, para que cada decisión posterior parta de la misma imagen precisa.
Esta plantilla gratuita de documentación de procesos tal como es (as-is) cubre el alcance del proceso, los roles, los sistemas, las actividades paso a paso, las entradas y salidas, los controles, las excepciones, los volúmenes, los tiempos y los puntos de dolor, con un ejemplo ya completado. Está diseñada para completarse a partir de una grabación del trabajo real: graba a la persona que realiza el proceso y convierte la grabación en el documento as-is. Copia la estructura de abajo o ábrela en Trupeer y personalízala.
¿Qué es una plantilla de documentación de procesos tal como es (as-is)?
Una plantilla de documentación de procesos tal como es (as-is) es un documento estructurado para registrar cómo funciona actualmente un proceso de negocio. Recoge quién hace qué, en qué orden, en qué sistemas, con qué entradas, salidas y controles, además de las excepciones, soluciones alternativas, volúmenes y puntos de dolor que afectan al rendimiento. El resultado es una base de referencia para la mejora, la automatización, la implementación de sistemas, la externalización o la formación.
El as-is describe el estado actual; el to-be describe el diseño futuro. Para ver la diferencia entre ambos, consulta proceso as-is vs to-be.
¿Por qué documentar el proceso as-is?
Revela lo que ocurre realmente, incluidas las soluciones alternativas y los pasos manuales que las políticas no muestran.
Basas la mejora en evidencias, para que los cambios solucionen problemas reales.
Es el punto de partida para proyectos de sistemas, desde los requisitos hasta el análisis de ajuste (fit-gap).
Protege el conocimiento que tienen solo unas pocas personas con experiencia.
Facilita las transiciones y la externalización, cuando el trabajo pasa entre equipos.
Ofrece una base de referencia para medir la mejora frente a ella.
¿Quién utiliza una plantilla de documentación de procesos as-is?
Analistas de negocio y equipos de excelencia de procesos que mapean los procesos actuales.
Equipos de implementación de ERP y de sistemas que preparan requisitos y el análisis de ajuste (fit-gap).
Equipos de servicios compartidos, GBS y BPO que documentan el trabajo antes de una transición.
Responsables de operaciones que buscan oportunidades de mejora y automatización.
Auditores y equipos de riesgo que comprueban cómo operan los controles en la práctica.
Equipos de formación que necesitan explicar qué cambia respecto a hoy.
Previsualiza la plantilla de documentación de procesos as-is
La plantilla se abre con un resumen del proceso: nombre, responsable, alcance, desencadenante, resultado y la grabación de la que se extrajo. A continuación, aparecen los roles y los sistemas. El núcleo es una tabla de actividades paso a paso con el rol, el sistema, la acción, las entradas, las salidas y el tiempo de cada paso. Secciones separadas cubren los controles, las excepciones y las soluciones alternativas, los volúmenes y los tiempos, los puntos de dolor y las ideas de mejora. Cada sección es editable, así que puedes añadir columnas para tu propio análisis.
Cómo personalizar esta plantilla en Trupeer
Paso 1: Abre la sección Plantillas
Ve a la sección Plantillas desde la navegación principal.
Paso 2: Selecciona y abre una plantilla
Haz clic en cualquier plantilla con la que quieras trabajar para abrirla.
Paso 3: Amplía la vista de la plantilla
Si es necesario, amplía la vista de la plantilla para ver el diseño completo y los detalles con claridad.
Paso 4: Edita la plantilla
Haz clic en Editar para empezar a modificar la plantilla seleccionada.
Dentro del editor, puedes:
Añadir secciones nuevas
Definir o actualizar reglas de formato
Añadir un logotipo y ajustar su posición y la configuración relacionada
Paso 5: Guarda tu plantilla personalizada
Después de realizar todos los cambios necesarios, haz clic en Guardar para almacenar la plantilla actualizada como tuya.
Paso 6: Previsualiza y ajusta la plantilla
Cuando quieras ver cómo se ve tu plantilla personalizada, abre la Previsualización.
Desde la pantalla de previsualización, puedes seguir haciendo ajustes directamente si es necesario, asegurándote de que la plantilla aparezca exactamente como la quieres.
Con una plantilla de documentación de procesos as-is puedes:
Capturar el proceso real, no el idealizado.
Documentar cada proceso de la misma forma, para poder compararlos.
Hacer visibles las excepciones y las soluciones alternativas.
Iniciar proyectos de mejora, automatización y sistemas a partir de evidencias.
Mantener el conocimiento experto cuando las personas se incorporan o cambian de rol.
Qué debe contener una plantilla de documentación de procesos as-is
Sección | Qué cubre |
|---|---|
Resumen del proceso | Nombre, ID, responsable, alcance, desencadenante y resultado |
Fuente | La grabación, entrevista u observación en la que se basa el documento, con fecha |
Roles | Quién realiza, aprueba y a quién se consulta en cada paso |
Sistemas y herramientas | ERP, CRM, hojas de cálculo, correo electrónico y otras herramientas utilizadas |
Pasos de actividad | Cada paso con rol, sistema, acción, entradas, salidas y tiempo |
Puntos de decisión | Dónde se ramifica el proceso y con qué regla |
Controles | Aprobaciones, comprobaciones y conciliaciones |
Excepciones y soluciones alternativas | Qué ocurre cuando no se aplica la ruta estándar |
Volúmenes y tiempos | Con qué frecuencia, cuántos y cuánto tiempo |
Puntos de dolor | Qué es lento, propenso a errores o frustrante |
Ideas de mejora | Oportunidades detectadas durante la recopilación |
Validación | Quién confirmó que el documento refleja la realidad y cuándo |
Plantilla gratuita de documentación de procesos as-is: la estructura para copiar
Copia la estructura de abajo en tu propio documento o ábrela en Trupeer y personalízala.
1. Resumen del proceso. Nombre del proceso: [name]. ID del proceso: [ID]. Responsable: [role]. Alcance: [empieza cuando … termina cuando …]. Desencadenante: [event]. Resultado: [result].
2. Fuente. Recopilado a partir de: [enlace de grabación, entrevista u observación]. Realizador: [role]. Fecha: [date].
3. Roles.
Rol | Responsabilidades en este proceso |
|---|---|
[Role] | [What they do] |
4. Sistemas y herramientas. [ERP, hojas de cálculo, correo electrónico, unidades compartidas, otras herramientas.]
5. Pasos de actividad.
Paso | Rol | Sistema | Acción | Entradas | Salidas | Tiempo |
|---|---|---|---|---|---|---|
1 | [Role] | [System] | [Action] | [Input] | [Output] | [minutes] |
2 | [Role] | [System] | [Action] | [Input] | [Output] | [minutes] |
6. Puntos de decisión. [En el paso X, si se cumple la condición A entonces …, si no …]
7. Controles. [Aprobaciones, comprobaciones, conciliaciones y quién los realiza.]
8. Excepciones y soluciones alternativas.
Excepción o solución alternativa | Cuándo ocurre | Qué hacen las personas | Con qué frecuencia |
|---|---|---|---|
[Exception] | [Trigger] | [Workaround] | [Frequency] |
9. Volúmenes y tiempos. Volumen: [por día, semana o mes]. Tiempo de ciclo: [de inicio a fin]. Picos: [fin de periodo, estacional].
10. Puntos de dolor. [Qué es lento, manual, propenso a errores o frustrante.]
11. Ideas de mejora. [Oportunidades detectadas, como eliminar pasos, automatizar o estandarizar.]
12. Validación. Revisado por: [process owner]. Fecha: [date].
Ejemplo de documentación de procesos as-is: gestión de facturas de proveedores
Así podría verse una parte de un documento as-is para la gestión de facturas de proveedores. Los detalles son solo ilustrativos.
Resumen del proceso. Gestión de facturas de proveedores. Responsable: responsable de AP (cuentas por pagar). Empieza cuando llega una factura; termina cuando se registra o se rechaza. Recopilado a partir de una grabación de un responsable de AP que procesa las facturas de un día.
Paso | Rol | Sistema | Acción | Tiempo |
|---|---|---|---|---|
1 | Responsable de AP | Correo electrónico | Descargar las facturas del buzón compartido y guardarlas en una carpeta | 2 min |
2 | Responsable de AP | Hoja de cálculo | Registrar cada factura en la hoja de cálculo de seguimiento | 1 min |
3 | Responsable de AP | ERP | Introducir manualmente los datos de la factura | 4 min |
4 | Responsable de AP | ERP | Comparar con la orden de compra (PO) y la recepción de mercancías | 2 min |
5 | Responsable de AP | Correo electrónico | Si hay una diferencia de precio, enviar un correo al comprador y esperar respuesta | Varía |
6 | Responsable de AP | ERP | Registrar la factura una vez que el comprador confirma | 1 min |
Excepciones y soluciones alternativas. Las facturas sin una orden de compra (PO) se reenvían por correo electrónico al solicitante. Las diferencias de precio se registran en una columna de hoja de cálculo independiente. Algunos proveedores envían facturas a compradores individuales, que las reenvían días después.
Puntos de dolor. Introducción manual de datos, seguimiento por correo electrónico para obtener aprobaciones, falta de visibilidad de las facturas pendientes de los compradores.
Ideas de mejora. Capturar los datos de las facturas automáticamente, gestionar las variaciones a través del flujo de trabajo del ERP, publicar un único buzón de facturas para todos los proveedores.
Cómo recopilar el as-is mediante una grabación
Las entrevistas y los talleres dependen de la memoria, y las personas olvidan excepciones, hojas de cálculo laterales y los pasos que hacen en piloto automático. Grabar el trabajo real es más rápido y preciso:
Elige a la persona que realiza el proceso con más frecuencia, no al responsable que lo supervisa.
Grábala realizando la tarea real, en los sistemas reales, narrando lo que hace y el motivo.
Pídeles que muestren las excepciones y las hojas de cálculo o correos electrónicos que usan fuera del sistema.
Convierte la grabación en un documento paso a paso con el grabador de pantalla con IA de Trupeer; después, completa el resto de secciones de la plantilla.
Añade volúmenes, tiempos y puntos de dolor a partir de informes del sistema y de una breve conversación.
Valida el documento con el responsable del proceso y una segunda persona que realice el trabajo.
Para las preguntas que debes hacer junto con la grabación, usa la lista de comprobación de process discovery.
¿Cuánta información debe tener la documentación as-is?
Nivel | Qué describe | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
Proceso de extremo a extremo | Todo el proceso desde el desencadenante hasta el resultado, en pocas etapas | Acotar el alcance y priorizar |
Proceso | Los pasos principales y los roles | La mayoría de los proyectos de mejora y de sistemas |
Nivel de tarea y de pantalla | Cada clic, campo y decisión | Tareas de alto volumen, alto riesgo o con muchas excepciones, automatización y formación |
Ve solo al nivel de tarea cuando sea importante. Para la mayoría de los procesos, el nivel de proceso con las excepciones anotadas es suficiente.
Cómo se utiliza la documentación as-is
Uso | Cómo ayuda el as-is |
|---|---|
Implementaciones de ERP y de sistemas | Base para requisitos y análisis de ajuste (fit-gap); usa la plantilla de análisis de ajuste (fit-gap) |
Mejora de procesos | Muestra de dónde vienen el tiempo, los errores y la retrabajo |
Automatización | Revela los pasos manuales basados en reglas que se pueden automatizar |
Transiciones y externalización | Ofrece al equipo receptor una visión completa del trabajo |
Auditoría y controles | Muestra cómo operan los controles en la práctica |
Formación | Explica qué cambia respecto a hoy en el nuevo proceso |
Para la automatización específicamente, consulta cómo identificar oportunidades de automatización en procesos documentados.
Cómo analizar un proceso as-is
Una vez documentado el as-is, busca los patrones que apuntan a la mejora:
Qué buscar | Qué suele significar |
|---|---|
Pasos realizados fuera del sistema principal | Carencias en el sistema o en su configuración |
Datos introducidos más de una vez | Candidatos para integración o automatización |
Tiempo de espera entre pasos | Cuellos de botella en la entrega (handoff) o en las aprobaciones |
Excepciones frecuentes | Reglas poco claras, datos deficientes aguas arriba o un proceso que no encaja con la realidad |
Pasos que solo puede hacer una persona | Riesgo de conocimiento y necesidad de formación |
Comprobaciones que detectan el mismo error repetidamente | Un problema que hay que solucionar en la fuente |
Registra lo que encuentres en las secciones de puntos de dolor e ideas de mejora, con la evidencia de la grabación.
Documentación as-is para transiciones y externalización
Cuando el trabajo pasa entre equipos, sedes o proveedores, el documento as-is se convierte en el núcleo de la transferencia de conocimiento. El equipo receptor necesita cada paso, excepción, contacto y acceso a sistemas, no un resumen. Registra al equipo actual realizando cada proceso, incluidas las tareas de fin de mes y las raras, y usa los documentos como referencia durante el shadowing y el reverse shadowing. Una análisis de brechas de transferencia de conocimiento ayuda a confirmar que no falta nada antes de que el equipo receptor se haga cargo.
Documentación as-is para proyectos de ERP
En una implementación de ERP, el as-is se recopila pronto, antes de los talleres de diseño, y se convierte en la evidencia detrás de cada requisito. Muestra qué pasos actuales, informes y soluciones alternativas debe gestionar el nuevo sistema, y cuánto cambiará el trabajo de cada rol. Para ver un método completo, consulta Transformación de SAP S/4HANA: documenta primero los procesos as-is.
Formatos para la documentación de procesos as-is
Documenta con tablas de pasos se adapta a la mayoría de los procesos y es lo que utiliza esta plantilla.
Mapa de proceso o diagrama de flujo se adapta a la visión de extremo a extremo, especialmente con varios roles y entregas (handoffs).
Hoja de cálculo se adapta a inventarios de procesos grandes, con volúmenes, tiempos y responsables.
Grabación y vídeo se adapta a capturar el trabajo real y mostrárselo a otras personas.
Buenas prácticas para la documentación de procesos as-is
Graba el trabajo real, no una descripción del mismo.
Recopila excepciones y soluciones alternativas, donde se esconden la mayoría de los problemas.
Anota las herramientas fuera del sistema principal, como hojas de cálculo y correo electrónico.
Mide, no adivines, volúmenes y tiempos siempre que puedas.
Valida con las personas que hacen el trabajo.
No arregles el proceso mientras lo documentas. Represéntalo tal como es y luego mejóralo.
Errores comunes que debes evitar
Documentar la política en lugar de la práctica.
Entrevistar a responsables en lugar de a las personas que hacen el trabajo.
Dejar fuera excepciones y soluciones alternativas.
Ir al nivel de pantalla en todas partes, para que la documentación nunca termine.
Dejar el as-is sin usar en lugar de alimentar la mejora, el diseño y la formación.
Lista de comprobación de documentación de procesos as-is
El alcance, el desencadenante, el resultado y el responsable están definidos.
El documento se basa en una grabación u observación, con la fuente anotada.
Se listan los roles y los sistemas, incluidas las herramientas laterales.
Cada paso tiene un rol, sistema, acción, entradas, salidas y tiempo.
Se documentan los puntos de decisión y los controles.
Las excepciones y soluciones alternativas se recopilan con frecuencia.
Se registran los volúmenes, los tiempos y los puntos de dolor.
El responsable del proceso ha validado el documento.
Cómo Trupeer te ayuda a recopilar el as-is mediante una grabación
Desafío as-is | Cómo ayuda Trupeer |
|---|---|
Las entrevistas omiten pasos y excepciones | Graba el trabajo real y Trupeer lo convierte en un documento paso a paso con capturas de pantalla y un vídeo |
Documentar lleva semanas de tiempo de analista | Una sola grabación se convierte en un borrador de documento as-is en minutos |
El conocimiento se queda en manos de unos pocos expertos | Las grabaciones conservan su conocimiento cuando las personas avanzan |
Los equipos en varios países hacen el mismo proceso de forma diferente | Graba cada sede y compara los documentos lado a lado |
El as-is y la formación son proyectos separados | El mismo enfoque de grabación genera formación para el nuevo proceso |
Genpact utilizó este enfoque de grabación primero para un despliegue de Workday a nivel de empresa, convirtiendo sesiones de procesos grabadas y recorridos con expertos (SME walkthroughs) en más de 500 materiales de formación en 20 flujos de trabajo (workstreams) en cinco idiomas, para 140.000 empleados en 40 países, en 3 meses en lugar de 12. Lee la historia de cliente de Genpact.
Para un formato general de documentación de procesos más allá del as-is, consulta la plantilla de documentación de procesos.
Descarga la plantilla gratuita de documentación de procesos as-is
Abre la plantilla en Trupeer, graba tu primer proceso y conviértelo en un documento as-is que puedas compartir y validar. Obtén la plantilla gratuita de documentación de procesos as-is.
Plantillas relacionadas
Plantilla de matriz de trazabilidad de requisitos
Preguntas frecuentes
¿Qué es una plantilla de documentación de procesos as-is?
Es un documento estructurado para registrar cómo funciona un proceso hoy, que cubre el alcance, los roles, los sistemas, los pasos, las entradas y salidas, los puntos de decisión, los controles, las excepciones, los volúmenes, los tiempos, los puntos de dolor y la validación.
¿Cuál es la diferencia entre la documentación de procesos as-is y to-be?
La documentación as-is registra cómo funciona el proceso hoy. La documentación to-be describe cómo funcionará después del cambio. El as-is es la base a partir de la cual se diseña el to-be.
¿Cómo se documenta un proceso as-is?
Define el alcance, graba a la persona que realiza el proceso haciendo el trabajo real, convierte la grabación en documentación paso a paso, añade controles, excepciones, volúmenes y puntos de dolor, y valida el resultado con el responsable del proceso.
¿Por qué grabar el as-is en lugar de entrevistar?
Las grabaciones muestran lo que las personas hacen realmente, incluidas las excepciones, las soluciones alternativas y las herramientas laterales que a menudo se olvidan en las entrevistas. Las entrevistas siguen siendo útiles para el contexto y los volúmenes.
¿Qué nivel de detalle debe tener la documentación as-is?
Normalmente, a nivel de proceso con las excepciones anotadas. Ve al nivel de tarea y de pantalla solo para tareas de alto volumen, alto riesgo o con muchas excepciones, o cuando planeas automatizar o formar.
¿Quién debe documentar el proceso as-is?
Analistas de negocio o equipos de excelencia de procesos, trabajando con las personas que realizan el proceso y validado por el responsable del proceso.
¿Hay una plantilla de documentación de procesos as-is en Word?
Sí. Word se adapta a las tablas de pasos y a las secciones narrativas. Abre la plantilla en Trupeer, personalízala y expórtala en el formato que necesites.
¿Hay una plantilla de documentación de procesos as-is en Excel?
Sí. Excel se adapta a inventarios de procesos y a tablas de pasos con volúmenes y tiempos. Personaliza la plantilla en Trupeer y expórtala, o copia la estructura en Excel.
¿Hay una plantilla de documentación de procesos as-is en PDF?
Sí. Exporta el documento validado como PDF para la aprobación y el intercambio, y conserva la versión editable como versión principal.
¿La plantilla de documentación de procesos as-is es gratuita?
Sí. Regístrate gratis para abrir la plantilla en Trupeer, personalízala y expórtala.
¿Qué debes hacer después de documentar el as-is?
Analízalo para detectar puntos de dolor y oportunidades, diseña el proceso to-be y úsalo como base para requisitos, automatización, formación y para medir la mejora.
¿Puedo crear documentación as-is a partir de una grabación de pantalla?
Sí. Graba a la persona realizando el proceso y Trupeer convierte la grabación en un documento as-is paso a paso con capturas de pantalla y un vídeo.
