Formación de Salesforce: cómo habilitar a tu equipo más allá de Trailhead

Trailhead enseña a Salesforce el producto. Tus comerciales necesitan aprender tu Salesforce. Así es como puedes crear una formación que funcione en tu org real, con herramientas y marcos de trabajo.

La brecha de Trailhead

Trailhead es una gran plataforma para aprender Salesforce como producto. Los módulos genéricos, las insignias y las rutas estructuradas ofrecen una comprensión amplia. Es excelente para certificaciones de administradores y para adquirir habilidades fundamentales de Salesforce, ganándose su reputación como una de las herramientas educativas líderes. Sin embargo, Trailhead se queda corto cuando se trata de las particularidades específicas de la instancia única de Salesforce de una organización. Los campos personalizados, las reglas de validación, los diseños de página, las automatizaciones de flujos y los objetos personalizados que definen tu experiencia en Salesforce no están presentes en el plan de estudios de Trailhead. Un comercial que haya obtenido 20 insignias de Trailhead aún puede fallar en tu flujo de actualización de oportunidades porque los campos y las etapas son específicos de tu org. Esta brecha entre "conocer Salesforce" y "usar tu Salesforce correctamente" es donde la mayoría de los esfuerzos de adopción de Salesforce se tambalean.

La formación moderna de Salesforce busca cerrar esta brecha con vídeos de recorrido específicos de la org, documentación buscable y orientación en la aplicación centrada en flujos de alto valor. En este contexto, Trailhead se convierte en una herramienta complementaria para la formación de base; la habilitación real proviene de contenido adaptado a las necesidades de tu organización. Este enfoque a medida garantiza que tu equipo no solo esté familiarizado con Salesforce, sino que sea competente para usarlo y lograr resultados empresariales significativos. Justo aquí es donde los vídeos de formación de Salesforce Commerce Cloud resultan útiles: y es el tipo de contenido que Trupeer puede generar directamente a partir de una simple grabación de pantalla.

Los 6 flujos de Salesforce que debes priorizar en la formación personalizada

1. Gestión de oportunidades

La gestión de oportunidades es la base de las operaciones de ingresos. Incluye transiciones de etapa, campos obligatorios, disciplina con la fecha de cierre y agregaciones de previsión. Cada uno de estos elementos desempeña un papel crítico para garantizar que tu pipeline de ventas esté sano y sea predecible. La formación debe centrarse en enseñar a los comerciales a mover oportunidades entre distintas etapas de forma eficaz, asegurando que todos los campos obligatorios se completen con precisión. Esto no solo ayuda a mantener la integridad de los datos, sino que también facilita previsiones precisas, algo crucial para la planificación estratégica y la asignación de recursos. Las revisiones periódicas y los escenarios de práctica pueden ayudar a los comerciales a dominar la gestión de oportunidades dentro de tu configuración de Salesforce.

2. Conversión de lead a oportunidad

En el proceso de conversión de lead a oportunidad, el foco está en los criterios de calificación, la coincidencia de cuentas y las notas de traspaso. Esta etapa es vital porque es donde la calidad de los datos se establece o se ve comprometida. La formación debe subrayar la importancia de calificar correctamente los leads según criterios predefinidos y garantizar que la coincidencia de cuentas se realice con precisión. Las notas de traspaso son fundamentales para una transición fluida entre distintos miembros del equipo o departamentos, asegurando continuidad y claridad. Las auditorías periódicas y los bucles de feedback pueden ayudar a identificar brechas en el proceso y ajustar el contenido de la formación en consecuencia.

3. Higiene de cuentas y contactos

La limpieza de tus datos de cuentas y contactos es fundamental para el éxito de tu implementación de Salesforce. La eliminación de duplicados, la gestión de jerarquías y la claridad sobre la propiedad son componentes esenciales de este proceso. Los datos sucios pueden envenenar los procesos posteriores, lo que conduce a informes inexactos y a estrategias de ventas ineficaces. La formación debe incluir buenas prácticas para mantener datos limpios, como ejercicios regulares de eliminación de duplicados y directrices claras sobre la propiedad de las cuentas. Animar a los comerciales a revisar y actualizar periódicamente la información de las cuentas ayuda a mantener un alto estándar de higiene de datos.

4. Registro de actividades

El registro de actividades implica hacer seguimiento de llamadas, correos y reuniones dentro de Salesforce. Sin registros de actividad precisos, el coaching y los esfuerzos de previsión pueden desmoronarse. La formación debe centrarse en la importancia de registrar todas las actividades relevantes y en cómo estos registros contribuyen a una comprensión completa de las interacciones con los clientes. Destacar el papel de los registros de actividad en las sesiones de coaching y en las reuniones de previsión puede motivar a los comerciales a mantener registros precisos. Los recordatorios automatizados y las herramientas de registro fáciles de usar pueden facilitar aún más este proceso.

5. Flujos de objetos personalizados

Los objetos personalizados son exclusivos de la instancia de Salesforce de tu organización y representan salas de operaciones, proyectos u otros elementos a medida. Estos flujos no están cubiertos por Trailhead, lo que hace esencial una formación personalizada. Los comerciales deben entender cómo interactuar con estos objetos personalizados y cuál es su papel en el proceso de ventas más amplio. La formación debe incluir sesiones prácticas en las que los comerciales puedan practicar el uso de estos objetos en escenarios simulados. Ofrecer acceso sencillo a materiales de referencia y soporte también puede ayudar a que los comerciales se sientan más cómodos con los flujos de objetos personalizados.

6. Informes y paneles

Los informes y los paneles son fundamentales para la toma de decisiones en todos los niveles de una organización. La formación debe cubrir tanto la creación como la utilización de estas herramientas. En particular, los managers a menudo infrautilizan las capacidades de reporting. La formación debe centrarse en ayudar a los managers a crear informes y paneles eficaces que aporten información accionable. Los talleres periódicos y las sesiones 1:1 pueden ayudar a los managers a ser más competentes en el uso de estas herramientas para impulsar la toma de decisiones basada en datos.

Comparativa de funciones: herramientas de formación de Salesforce

Desglose de herramientas

1. Trupeer

Trupeer ofrece una capacidad única para grabar cualquier pantalla de Salesforce, ya sea estándar o personalizada, y producir un vídeo de recorrido pulido, un SOP escrito y un documento buscable. Esto permite a los administradores de operaciones de ventas crear hasta una semana de contenido en solo un día. La biblioteca resultante puede vivir dentro de Salesforce o en un centro de ayuda adyacente que los comerciales pueden buscar a mitad de la tarea, proporcionando asistencia oportuna y relevante. Esta herramienta es especialmente beneficiosa para organizaciones con entornos de Salesforce altamente personalizados, ya que permite crear materiales de formación a medida que reflejan los flujos únicos de la organización.

Pros: Creación de contenido rápida, específico de la org, por usuario precios, incluye objetos personalizados.

Contras: No es un motor de tooltips en tiempo real; combínalo con Salesforce In-App Guidance o WalkMe para una asistencia completa.

2. Trailhead

Trailhead es ampliamente reconocido por su formación gratuita, amplia y genérica. Es ideal para adquirir habilidades fundamentales de Salesforce y para obtener certificaciones de administradores. La plataforma está gamificada, lo que hace que el aprendizaje sea atractivo e interactivo. Sin embargo, no cubre las configuraciones específicas de la instancia de Salesforce de tu organización. Aunque es un excelente punto de partida para usuarios nuevos, se requieren recursos adicionales para garantizar que los comerciales puedan usar eficazmente tu entorno de Salesforce personalizado.

Pros: Gratis, gamificado, bien mantenido.

Contras: Genérico; no cubre tus configuraciones específicas de la org.

3. Salesforce In-App Guidance

Salesforce In-App Guidance viene incluido con Salesforce y proporciona indicaciones y recorridos básicos que los administradores pueden crear. Aunque no supone costes adicionales, su profundidad y capacidades de analítica son limitadas. Es mejor para indicaciones y orientación sencillas que para una formación completa. Las organizaciones que quieran ofrecer una formación más detallada e interactiva pueden necesitar complementar esta herramienta con recursos adicionales.

Pros: Sin coste extra, fácil de implementar la orientación básica.

Contras: Profundidad limitada, analítica escasa, no adecuado para necesidades de formación complejas.

4. WalkMe

WalkMe ofrece la orientación de Salesforce de terceros más profunda disponible, lo que lo convierte en una opción popular para organizaciones con requisitos de formación complejos. Sin embargo, tiene un coste elevado y a menudo requiere servicios extensos para implementarse. Aunque proporciona una orientación madura y completa, la inversión y las consideraciones de plazos pueden no ser viables para todas las organizaciones.

Pros: Profundidad y madurez en la orientación, opciones de personalización extensas.

Contras: Coste alto, plazos de implementación largos, requiere recursos significativos.

5. Whatfix

Whatfix ofrece una cobertura sólida de Salesforce a un coste intermedio, lo que lo convierte en una opción equilibrada para muchas organizaciones. Incluye herramientas de contenido que permiten crear y entregar materiales de formación dentro del entorno de Salesforce. Aunque el plazo de implementación puede variar de uno a tres meses, la herramienta ofrece un buen equilibrio entre coste y funcionalidad para organizaciones que buscan soluciones de formación completas.

Pros: Precio razonable, incluye herramientas de creación de contenido, capacidades de orientación completas.

Contras: Plazo de implementación de 1 a 3 meses; puede requerir recursos adicionales para la configuración.

6. Spekit

Spekit está diseñado como una herramienta de refuerzo mediante tooltips y tarjetas didácticas, creada específicamente para equipos de ventas. Tiene poca fricción y es compatible con Salesforce, lo que facilita su adopción. Sin embargo, no es una herramienta de formación completa y se utiliza mejor como recurso complementario para reforzar programas de formación existentes. Es especialmente útil para reforzar conceptos clave y proporcionar información bajo demanda a los comerciales.

Pros: Poca fricción, compatible con Salesforce, fácil de implementar.

Contras: No es una herramienta de formación integral; alcance limitado.

7. Mindtickle

Mindtickle es un LMS de preparación para ventas con integración con Salesforce, lo que lo hace fuerte para certificaciones y programas de formación estructurados. Es especialmente eficaz para organizaciones centradas en la preparación para ventas y el rendimiento. Sin embargo, es una plataforma pesada que puede ser excesiva para equipos pequeños o para organizaciones con necesidades de formación menos complejas.

Pros: Flujo de preparación profundo, integración sólida con Salesforce para certificaciones.

Contras: Plataforma pesada; puede ser excesiva para equipos pequeños; requiere recursos significativos para gestionarla.

Análisis en profundidad: qué diferencia la formación eficaz de Salesforce de la formación tipo checklist

Formación que se ajusta al movimiento

La formación eficaz de Salesforce se alinea con cómo tu equipo realmente vende, asegurando que el contenido refleje escenarios y procesos del mundo real. Por ejemplo, si tu estrategia de ventas implica un enfoque empresarial con múltiples partes interesadas, la formación debe cubrir cómo registrar y gestionar el comité de compra en tus objetos personalizados. Del mismo modo, si tu empresa sigue un modelo de Product-Led Growth (PLG) con señales específicas, la formación debe detallar cómo trabajar con leads calificados por producto. La formación genérica de CRM a menudo no logra abordar estas necesidades específicas. Una prueba práctica es observar a tus mejores comerciales usando Salesforce durante un día y crear contenido de formación que refleje sus prácticas exitosas. Al hacerlo, garantizas que la formación sea relevante y accionable, reduciendo el riesgo de que falle en silencio.

Herramientas como Trupeer que te permiten grabar flujos reales ofrecen una ventaja significativa frente al contenido genérico. Un vídeo que demuestre a un Account Executive (AE) de alto nivel ejecutando actualizaciones de oportunidades es mucho más instructivo que cualquier módulo genérico de Trailhead. Este tipo de contenido es específico, relevante y está directamente vinculado a lo que significa el éxito en tu organización, convirtiéndolo en una herramienta de formación potente.

La calidad de los datos como métrica real

Muchos programas de formación de Salesforce se centran por error en las tasas de finalización como medida del éxito. Sin embargo, la métrica real que determina la eficacia de la formación es la calidad de los datos. Esto incluye la precisión de las etapas de oportunidad, las tasas de completado de campos y el cumplimiento del registro de actividades. Cuando estas métricas mejoran, indica que la formación fue exitosa. Por el contrario, si la calidad de los datos se mantiene estancada, la formación no ha tenido el impacto deseado, independientemente de las tasas de finalización. Los programas de formación de Salesforce exitosos supervisan regularmente las métricas de calidad de los datos de forma semanal y ajustan sus estrategias de formación en función de estas conclusiones. Este enfoque garantiza que la formación se refine continuamente para satisfacer las necesidades cambiantes de la organización.

El factor de coaching del manager

Los managers desempeñan un papel crítico en el éxito de los programas de formación de Salesforce. Se apoyan en los datos de Salesforce para hacer coaching a sus equipos de forma eficaz. Si los datos son inexactos o incompletos, se dificulta el proceso de coaching, lo que deriva en un ciclo en el que los comerciales no desarrollan y la calidad de los datos sigue siendo deficiente. Para romper este ciclo, es esencial formar a los managers específicamente en cómo crear e interpretar paneles, analizar datos del pipeline y hacer coaching basándose en patrones de actividad. Muchas organizaciones se centran únicamente en formar a los comerciales, asumiendo que los managers lo resolverán por su cuenta. Esta suposición a menudo conduce a un ROI decepcionante de Salesforce. Al invertir en formación específica para managers, las organizaciones pueden asegurarse de que su implementación de Salesforce ofrezca los retornos esperados.

Retos a los que se enfrentan los equipos de formación de Salesforce

Exceso de dependencia de Trailhead. Muchos equipos tratan por error Trailhead como su plan de formación integral, cuando solo está pensado para servir como herramienta de base. El exceso de dependencia de Trailhead puede generar brechas de comprensión que no se abordan con contenido genérico.

Contenido genérico. Los materiales de formación que no hacen referencia a tus configuraciones específicas de la org no ofrecen una orientación significativa. Los PDF genéricos etiquetados como "formación de Salesforce" carecen de la especificidad necesaria para impulsar una adopción y competencia reales.

Desfase del ciclo de lanzamientos. Salesforce lanza actualizaciones tres veces al año, pero los programas de formación a menudo no van al ritmo. Este desfase puede llevar a que el contenido de formación esté desactualizado y no refleje el estado actual del sistema, causando confusión e ineficiencias.

Salto del manager. Formar a los comerciales sin proporcionar formación dedicada para managers socava los esfuerzos de adopción. Los managers necesitan estar equipados para liderar y hacer coaching de forma eficaz, pero a menudo se les deja resolverlo por su cuenta.

Confusión por la integración. Herramientas como Outreach, Gong y Salesloft cambian la forma en que los comerciales interactúan con Salesforce. La formación debe cubrir estos flujos integrados para garantizar que los comerciales puedan navegar todo el ecosistema de manera eficaz.

Funciones imprescindibles

• Contenido específico de la org que se ajusta a tu Salesforce: el contenido a medida garantiza que la formación sea relevante y directamente aplicable a los flujos de tu organización, aumentando el compromiso y la adopción.

• Cobertura de objetos personalizados: la formación debe incluir orientación sobre cómo usar objetos personalizados, que a menudo son exclusivos de la instancia de Salesforce de tu organización.

• Refuerzo de reglas de validación: reforzar las reglas de validación ayuda a mantener la integridad de los datos y garantiza que los comerciales comprendan la importancia de introducir datos precisos.

• Rutas según el rol (AE, SDR, manager, CS): los distintos roles tienen responsabilidades y flujos diferentes. Las rutas de formación según el rol aseguran que cada miembro del equipo reciba la formación más relevante para su función.

• Biblioteca buscable dentro de Salesforce: una biblioteca buscable permite a los comerciales encontrar rápidamente la información que necesitan, mejorando la eficiencia y reduciendo la frustración.

• Capacidad de actualización por ciclo de lanzamientos: el contenido de formación debe actualizarse con cada lanzamiento de Salesforce (como mínimo) para garantizar que siga siendo relevante y preciso.

• Analítica de calidad de datos: la analítica que rastrea la calidad de los datos ayuda a medir la eficacia de los programas de formación e identificar áreas de mejora.

• Cobertura de integraciones para herramientas adyacentes: la formación debe cubrir no solo Salesforce, sino también las herramientas que se integran con él, proporcionando una visión completa de todo el stack de tecnología de ventas.

Casos de uso y perfiles

Despliegue en empresa: Rafael, Director de Sales Enablement, empresa de software empresarial con 400 comerciales

Rafael reconoció las limitaciones de un enfoque de formación basado solo en Trailhead en su empresa de software empresarial con 400 comerciales. Implementó un stack de formación híbrido: Trailhead para certificaciones de base, Trupeer para vídeos específicos de la org y SOPs, y Whatfix para tooltips en la aplicación en 15 flujos críticos. Este enfoque integral llevó a una mejora significativa en la calidad de los datos de oportunidades, pasando del 59% al 87% en seis meses. La iniciativa de Rafael demuestra el poder de combinar formación de base con contenido adaptado para impulsar mejoras significativas en la adopción de Salesforce y la calidad de los datos.

Onboarding de SDR: Freya, Manager de SDR, equipo de 22 personas

Freya se enfrentó a un reto con sus nuevos SDR, que tardaban seis semanas en incorporarse. Para solucionarlo, creó 18 vídeos cortos que cubrían procesos de calificación de leads específicos de la configuración personalizada de su org. Este enfoque de formación dirigido redujo el tiempo de incorporación de los nuevos SDR a solo tres semanas. Además, la calidad de los leads generados en el primer mes mejoró significativamente, demostrando el impacto del contenido de formación personalizado en el rendimiento y la eficiencia.

Habilitación de managers: Carl, Director de RevOps, SaaS de mid-market con 120 comerciales

Los managers de Carl evitaban Salesforce porque no confiaban en los datos, lo que afectaba su capacidad para hacer coaching de forma eficaz. Como respuesta, Carl desarrolló una biblioteca de formación para managers completa que cubría paneles y revisiones del pipeline. Esta iniciativa provocó un aumento drástico en el uso de Salesforce por parte de los managers: el uso semanal subió del 22% al 81% en dos meses. Al equipar a los managers con las habilidades y la confianza necesarias para usar Salesforce de forma eficaz, Carl pudo mejorar la calidad de los datos y los resultados del coaching.

Buenas prácticas

Graba tus flujos reales. El contenido genérico a menudo conduce a una adopción genérica y no aborda las necesidades específicas de tu organización. Al grabar y documentar flujos reales, creas materiales de formación directamente relevantes para las actividades diarias de tu equipo, aumentando la probabilidad de una adopción exitosa.

Crea formación específica para managers. Los managers desempeñan un papel crucial para impulsar la adopción de Salesforce y la calidad de los datos. Al proporcionar formación específica para managers, los equipas con las herramientas y el conocimiento necesarios para hacer coaching a sus equipos de forma eficaz e interpretar los datos de Salesforce con precisión.

Actualiza con cada lanzamiento de Salesforce. Salesforce actualiza su plataforma tres veces al año, introduciendo nuevas funciones y cambios. El contenido de formación debe actualizarse con cada lanzamiento para garantizar que siga siendo relevante y preciso, evitando cualquier brecha de conocimiento o comprensión.

Mide la calidad de los datos, no la finalización. La medida real del éxito de la formación es la mejora en la calidad de los datos, no las tasas de finalización de los módulos de formación. Al centrarte en métricas de calidad de datos, puedes identificar áreas de mejora y ajustar tus estrategias de formación en consecuencia.

Cubre flujos integrados, no solo los nativos de Salesforce. Muchas organizaciones usan una variedad de herramientas que se integran con Salesforce. La formación debe cubrir estos flujos integrados para proporcionar una comprensión completa de todo el stack de tecnología de ventas, asegurando que los comerciales puedan navegar eficazmente todos los aspectos de su entorno de trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo confiar solo en Trailhead?

Trailhead es un recurso excelente para adquirir conocimientos de base y obtener certificaciones de administradores. Sin embargo, no proporciona la formación específica de la org necesaria para una habilitación eficaz de los comerciales. Para asegurarte de que tu equipo pueda usar Salesforce de forma eficaz dentro de tu configuración única, tendrás que complementar Trailhead con recursos adicionales que cubran tus flujos y configuraciones específicos.

¿Cada comercial debe obtener una insignia de Trailhead?

Las insignias de Trailhead son útiles para construir conocimientos y habilidades de base. Sin embargo, no deberían tratarse como indicadores de una adopción exitosa. Aunque obtener insignias puede demostrar una comprensión básica de Salesforce, no necesariamente refleja la capacidad de un comercial para navegar el entorno específico de Salesforce de tu organización. Para garantizar una adopción exitosa, céntrate en una formación que aborde las necesidades y flujos únicos de tu org.

¿Cuál es la formación de Salesforce eficaz más barata?

El enfoque más rentable normalmente implica usar Trailhead para conocimientos de base, ya que es gratuito, y complementarlo con Trupeer para la creación de vídeo y SOP específicos de la org. Esta combinación te permite ofrecer una formación completa sin incurrir en costes significativos, asegurando que tu equipo esté bien equipado para usar Salesforce de forma eficaz dentro de tu configuración única.

¿Necesito un DAP para Salesforce?

Para flujos de alto riesgo que son críticos para las operaciones de tu negocio, una Digital Adoption Platform (DAP) puede proporcionar una valiosa orientación y soporte en la aplicación. Sin embargo, para referencias generales y formación, el contenido de vídeo y SOP puede cubrir la mayoría de las necesidades de forma eficaz. Ten en cuenta los requisitos específicos de tu organización y el presupuesto al decidir si invertir en una DAP.

¿Con qué frecuencia debo actualizar el contenido?

Como mínimo, deberías actualizar tu contenido de formación con cada lanzamiento de Salesforce, que ocurre tres veces al año. Para organizaciones que experimentan cambios rápidos o que personalizan en gran medida su instancia de Salesforce, pueden ser necesarias actualizaciones más frecuentes para garantizar que la formación siga siendo relevante y eficaz.

Palabra final

La formación de Salesforce que realmente cambia el comportamiento de los comerciales es específica de la org, específica del rol y se actualiza con cada lanzamiento. Trailhead es un punto de partida, no un programa. Construye la formación sobre tus propios flujos, forma a los managers específicamente y mide la calidad de los datos. Los equipos que hacen esto obtienen el ROI de Salesforce que prometieron las demos. Asegurar que tu estrategia de formación sea integral y esté adaptada a las necesidades de tu organización conducirá a una adopción más eficaz y a un mayor retorno de tu inversión en Salesforce.