业务流程生成器

Trupeer AI 的业务流程生成器通过截取实际工作流程的屏幕录像，将其转化为完整的业务流程文档：精美的视频演示以及书面的流程指南，可直接用于分享、品牌定制，并支持翻译成 65 多种语言。运营主管、流程改进团队和业务流程分析师可以通过它来记录当前的流程运行方式，而这正是大多数业务流程改进和业务流程自动化项目中缺失的第一步。

• 只需记录一次业务流程。即可在同一次任务中生成视频以及书面流程文档。

• 捕捉实际运行的流程，而不是凭记忆中的流程或原始业务流程图所描述的流程。

• 通过重新录制已更改的步骤来进行更新。其余的流程文档保持不变。

• 为跨地区运行相同业务流程的全球团队将文档翻译成 65 多种语言。

• 通过品牌专有的“分享页面”链接进行分享，该链接可嵌入到任何业务流程管理软件、企业内网或知识库中。

Trupeer AI 为业务流程文档生成什么内容

运营人员录制正在执行的流程：例如财务负责人进行月度结账、支持团队进行升级交接，或销售运营人员进行区域分配。其余工作则由 Trupeer AI 处理。口头禅会被清除，鼠标抖动会被平滑处理，缩放效果会突出显示实际执行工作的工作区域。

输出结果是精美的视频以及书面流程指南，且属于同一次任务。视频展示了流程的运行情况。书面指南则将其细分为带屏幕截图的编号步骤。不同的受众倾向于不同的格式。视觉学习者会观看视频。首次运行该流程的人员则遵循书面指南。审计和合规团队可以获得一条证明该流程实际如何运行的纸质线索，而不是展示原始流程文档模板规定的运行方式。

品牌配套工具会自动应用：公司徽标、颜色、字体、片头和片尾幻灯片都与公司其他文档库相匹配。通过自定义词汇表保持产品名称和内部工具名称的一致性，当业务流程文档引用 AI 无法知道如何发音或拼写的系统时，这一点尤为重要。AI 屏幕录制层可处理光标高亮显示、区域聚焦以及对 UI 交互的自动缩放，这正是大多数业务流程软件忽略或做不好的部分。

业务流程生成器如何通过三个步骤工作

完整的流程只需进行一次录制，即可生成随时可交付的流程文档。无需单独的书写过程，无需流程图软件，也不会造成文档积压。

步骤 1：录制屏幕上的业务流程

在浏览器中点击录制，捕捉实际执行的工作流，或上传现有的视频文件。AI 会根据录制的内容进行处理。无需准备脚本，无需单独的流程图，也无需先绘制业务流程图。录制内容越丰富，生成的文档就越丰富。

步骤 2：Trupeer AI 生成视频和书面流程指南

口头禅会被清除。在有助于观众理解屏幕上发生的事情的地方添加缩放和光标效果。视频草案和书面流程指南草案会同时出现在编辑器中。应用自定义词汇表，以便在两份输出中都能正确拼写和朗读内部产品名称。

步骤 3：品牌定制、翻译和共享

应用品牌配套工具，使公司徽标、颜色和片头/片尾幻灯片与其余文档库相匹配。翻译成西班牙语、中文、印地语、葡萄牙语或公司使用的 65 多种语言中的任何一种。然后，通过团队可以嵌入到任何业务流程管理平台、知识库、企业内网或帮助中心的分享页面链接进行交付。

谁会使用业务流程生成器

打开此工具的人通常是某家公司的运营主管、业务流程分析师或流程改进经理，而该公司的流程文档积压工作已至少有六个月。其模式是一致的：资深员工因为构建了流程而熟悉流程。新员工则不然。这种差距表现为执行不一致、重复的培训请求以及需要数周才能解决的审计结果。Trupeer AI 会在资深员工执行流程时捕捉其流程，而不是事后试图通过访谈向其了解流程。

同样的模式在各个职能部门中都有体现。财务团队将其用于月度结账、供应商入驻和费用工作流。人力资源团队将其用于员工入驻、福利登记和解雇工作流。IT 团队将其用于工单路由、系统访问权限分配和事件响应。合规团队将其用于审计期间的证据收集，因为大多数审计员要求的正是实际流程的录像。运营顾问和 BPM 专家在需要捕捉客户的实际工作方式再推荐改进方案时，也会使用它。

业务流程文档的使用场景

业务流程文档通常从每季度向新员工解释的工作流开始。月度结账、供应商批准、地区重新分配、事件升级、客户退款：每个团队都有一系列存在于某些人脑海中、且需要保存在共享文档中的流程。Trupeer AI 缩短了了解流程与将流程文档化之间的差距。输出结果可用作流程文档模板，团队可以将其应用于相关的流程，而不必每次都从头开始。

对于业务流程改进工作，Trupeer AI 是位于改进层之前的文档层。绘制当前状态是改变它的前提条件。业务流程分析团队将录像作为该流程当前实际运行方式的证据，而这极少与原始业务流程图所描述的运行方式相同。流程改进顾问和 BPM 专家在当前状态捕捉阶段将 Trupeer AI 用作其业务流程绘制软件，然后使用大家都认为描述了实际情况的文档进入分析和重新设计阶段。一些团队将其与正式的业务流程建模工具搭配使用；另一些团队则直接将 Trupeer 的输出用作其工作业务流程图。

对于业务流程管理和业务流程管理软件工作流，Trupeer AI 解决了传统 BPM 业务流程管理工具通常留给客户去填补的文档空白。业务流程管理平台或业务流程管理系统处理建模和执行。最好的业务流程管理软件堆栈通常整合了工作流工具、流程文档软件层和知识库。Trupeer AI 位于流程文档层。像 Trupeer AI 这样的流程文档软件会提供 BPM 堆栈其余部分所依赖的上游内容。

业务流程生成器与业务流程自动化的契合点

业务流程自动化工具和业务流程自动化软件采用已记录的流程，并在无需人工干预的情况下执行其中的一部分。文档是前提条件。大多数 AI 业务流程自动化和智能业务流程自动化部署在第二周就会停滞，因为没有人能产生足够清晰的“现行”（as-is）流程描述供自动化工具进行建模。Trupeer AI 正是填补这一空白的工具。录制实际的工作流，将文档移交给自动化团队，然后进入构建阶段。

同样的逻辑也适用于更广泛的业务流程转型工作。无论团队是从手动流程转向他们想要自动化的流程、迁移系统，还是运行结构重新设计，第一个交付物总是相同的：对该流程当前的运行方式进行准确的描述。业务流程智能工作依赖于此。业务流程服务合同针对它进行范围界定，并且更广泛市场中的大多数业务流程解决方案都针对相同的标准进行评估。Trupeer AI 负责的“录像到文档”流程是每个下游业务流程工作所需的输入。

更新：重新录制已更改的步骤，保持流程其余部分完整

业务流程经常发生变化，但文档很少能跟上。当财务团队添加新的审批阈值时，结账流程会发生变化。人力资源部增加新的背景调查供应商，入驻流程就会发生变化。在 IT 系统迁移之后，访问权限分配工作流也会发生变化。大多数文档工具通过要求团队从头重新编写受影响的部分来处理这一问题。Trupeer AI 则通过仅重新录制已更改的步骤来处理。

重新录制比重新编写更快。原始录制人员录制更改步骤的新版本。AI 仅对该部分进行重新处理。视频和文档都会就地更新。运营团队上个季度分发的任何“分享页面”链接现在都指向当前版本，更新后的步骤已并入文档的其余部分。任何将原始链接加入书签或将其嵌入团队维基中的人都会获得新内容，而无需进行任何手动追踪。这种更新模式是“随着时间的推移依然好用的业务流程文档”与“在流程更改的那一刻就会成为累赘的业务流程文档”之间的区别。将该生成器与 Trupeer AI 标规建构器 (SOP builder) 结合使用，即可涵盖处于已录制流程之下的标准作业程序。