Използвайте този шаблон
Потребителите на SAP рядко се нуждаят от още една обучителна програма. Това, от което се нуждаят, е правилният отговор в момента, в който са заседнали: кое поле попълва центъра на разходите, каква е толеранса, защо фактурата е блокирана, кое приложение да използват, когато PO е променена. Именно това прави job aid. Шаблонът за SAP job aid ви дава едностраничен формат точно за това — изграден около SAP задачата, екрана и решението, където потребителите реално допускат грешки.
Този безплатен шаблон за SAP job aid ви дава доказан начин да изберете правилния тип job aid, едностранична структура за копиране, попълнен SAP пример и насоки къде да поставяте job aid, така че хората да ги използват. Работи както за SAP S/4HANA Fiori приложения, така и за SAP GUI транзакции и можете да генерирате job aid от запис на задачата, вместо да го пишете от нулата.
Какво е шаблон за SAP job aid?
Шаблонът за SAP job aid е готов едностраничен формат за бърза справка, който помага на човек да изпълни конкретна SAP задача правилно, докато я изпълнява. Той назовава задачата, приложението или транзакцията, кога да се използва, стъпките или решенията, които имат значение, стойностите на полетата или кодовете, които хората забравят, и какво да направите, ако job aid не покрива случая. Това не е обучителен курс или пълна процедура; това е подкрепата, която хората използват в момента на работа.
Job aid стои между обучението и пълния SOP. За общия формат, който можете да използвате за всяка система, същата страница работи и като шаблон за job aid за не-SAP задачи.
Как SAP job aid се различава от обучението и SOP?
Обучение | SOP или работна инструкция | SAP job aid | |
|---|---|---|---|
Цел | Изграждане на умения преди задачата | Дефиниране на цялата процедура | Подкрепа на задачата, докато се изпълнява |
Продължителност | Часове | Няколко страници | Една страница или кратко видео |
Кога се използва | Преди go-live или onboarding | При учене или проверка на пълния процес | В момента на изпълнение на задачата |
Съдържание | Концепции, практика, контекст | Всяка стъпка, роля, контрол и изключение | Само стъпките, решенията или стойностите, които хората бъркат |
Напишете job aid, когато обучени хора все още допускат същата грешка при позната SAP задача. Напишете SOP, когато трябва да се дефинира целият процес; вижте шаблона за работни инструкции за процедури на ниво стъпка.
Защо повечето SAP job aid се провалят още преди да бъде написана и една дума
Повечето job aid се избират по формат: flowchart, checklist, cheat sheet със снимки на всеки екран. Изглеждат изрядно и не променят нищо, защото форматът е избран, преди някой да разбере как точно потребителите допускат грешки.
Липсващата стъпка е диагностика. Преди да изберете формат, разгледайте последните двадесет грешки, тикети или въпроси „как да…“ за тази SAP задача и ги сортирайте според това какво човекът не е имал в момента, в който е допуснал грешката. Това обикновено отнема по-малко от час, като използвате support тикети, отчети за блокирани документи или разговор със super users, а отговорът избира формата вместо вас.
Как да изберете правилния формат за SAP job aid
Какво се обърква в SAP | Какво чувате | Job aid, който го поправя | Какво трябва да съдържа |
|---|---|---|---|
Последователност: пропуснати стъпки или изпълнени в грешен ред | „Винаги забравям първо да проверя историята на PO“ | Карта на стъпката | Номерирани действия, по едно на ред, с очаквания резултат до всяко |
Избор: грешна опция от няколко | „Кой тип документ да използвам за това?“ | Таблица с решения | Условията вляво, точната стойност или действие вдясно |
Възпоменаване: забравен елемент под напрежение | „Забравих да освободя блокираната фактура преди старта“ | Checklist | Кратки елементи с ясен тригер кога да се изпълни |
Разпознаване: не може да се различи правилно от грешно | „Как да разбера, че това осчетоводяване е правилно?“ | Анотиран пример | Правилен и неправилен екран един до друг, с отбелязана разликата |
Стойност: знае действието, но не и кода | „Какъв е данъчният код за този доставчик?“ | Референтна карта | Кодове, прагове, толеранси и контакти — и нищо друго |
Flowchart обикновено е таблица с решения, нарисувана по-малко ясно. Използвайте го само когато задачата реално се връща назад или се „събира“ по начин, който таблица не може да покаже.
Прегледайте шаблона за SAP job aid
Шаблонът се побира на една страница. Започва с заглавието на задачата, SAP приложението или транзакцията, ролята и тригера за използването му. Основната част съдържа самия job aid: карта на стъпката, таблица с решения, checklist, анотиран пример или референтна карта — избрани с помощта на диагнозата по-горе. Завършва с това какво да направите, ако job aid не покрива случая, линк към пълната процедура, линк към кратко видео и информация за собственика и датата на последна проверка. Всяка секция е редактируема, така че можете да смените типа помощ или да добавите свои SAP полета и кодове.
Как да персонализирате този шаблон в Trupeer
Стъпка 1: Отворете секцията Templates
Отидете в секцията Templates от основната навигация.
Стъпка 2: Изберете и отворете шаблон
Кликнете върху който и да е шаблон, с който искате да работите, за да го отворите.
Стъпка 3: Разгънете изгледа на шаблона
Ако е необходимо, разгънете изгледа на шаблона, за да видите пълното оформление и детайлите ясно.
Стъпка 4: Редактирайте шаблона
Кликнете върху Edit, за да започнете да променяте избрания шаблон.
В редактора можете да:
Добавите нови секции
Дефинирате или актуализирате правила за форматиране
Добавите лого и да коригирате позицията му и свързаните настройки
Стъпка 5: Запазете персонализирания си шаблон
След като направите всички необходими промени, кликнете върху Save, за да запазите актуализирания шаблон като свой.
Стъпка 6: Прегледайте и фино настройте шаблона
Когато искате да видите как изглежда вашият персонализиран шаблон, отворете Preview.
От екрана за преглед можете да продължите да правите корекции директно, ако е необходимо, като гарантирате, че шаблонът изглежда точно както искате.
С шаблон за SAP job aid можете да:
Поправите точната стъпка, която потребителите бъркат: Насочете се към грешката, а не към целия процес.
Подкрепите задачи във Fiori и SAP GUI: Назовете приложението или транзакцията, полетата и стойностите, които имат значение.
Намалите повтарящите се тикети: Отговаряйте на същия въпрос „как да…“ веднъж.
Поддържате job aid актуални: Всяка помощ има собственик и дата на последна проверка.
Генерирате job aid от записи: Запишете задачата веднъж и получете черновa job aid и видео.
Безплатен шаблон за SAP job aid: структурата за копиране
Копирайте това във вашия собствен документ или го отворете в Trupeer и го персонализирайте. Побира се на една страна и трябва да остане така.
Поле | Какво да въведете |
|---|---|
Заглавие на задачата | Напишете я като задача, например „Публикувайте фактура от доставчик с отклонение в цената“, а не „Насоки за фактуриране“ |
SAP приложение или транзакция | Име и ID на Fiori приложението или код на SAP GUI транзакция |
Роля | Кой изпълнява тази задача |
Използвайте това, когато | Тригера, в един ред |
Job aid | Карта на стъпката, таблица с решения, checklist, анотиран пример или референтна карта |
Ключови полета и стойности | Само полетата и стойностите, които хората бъркат |
Ако това не го покрива | Кого да питате и как, например super user или каналът за support |
Пълна процедура | Един линк към SOP или работна инструкция |
Видео | Един линк към кратко видео за задачата |
Собственик и последна проверка | Име и датата, когато някой последно потвърди, че все още работи в системата |
Ако попълнената ви версия стига до втора страница, сте написали процедура. Преместете я в SOP и оставете job aid само за частта, която хората бъркат.
Пример за SAP job aid: публикуване на фактура от доставчик с отклонение
Ето попълнен SAP job aid за задача от областта на задълженията към доставчици. Детайлите са илюстративни; използвайте вашата собствена конфигурация, толеранси и контакти.
Заглавие на задачата. Публикувайте фактура от доставчик, когато цената се различава от PO.
SAP приложение или транзакция. Fiori приложение „Create Supplier Invoice“ или транзакция MIRO в SAP GUI.
Роля. Служител AP.
Използвайте това, когато. Цената на фактурата не съответства на цената от поръчката за покупка.
Job aid (таблица с решения).
Ако разликата в цената е… | Тогава… |
|---|---|
В рамките на толеранса | Публикувайте фактурата както обикновено; системата приема отклонението |
Над толеранса и купувачът е потвърдил новата цена | Публикувайте фактурата; тя ще бъде блокирана за плащане; помолете купувача да одобри освобождаването |
Над толеранса и купувачът не е потвърдил | Задръжте фактурата, добавете бележка с отклонението и я изпратете на купувача |
Дубликат на фактура, която вече е публикувана | Не публикувайте; отхвърлете я към доставчика |
Ключови полета и стойности. Толеранс: [вашият толеранс за цена]. Причина за блокиране на плащането за отклонение в цената: [вашият код].
Ако това не го покрива. Попитайте super user-а на вашия екип или публикувайте в [канал за support].
Пълна процедура. [Линк към SOP за обработка на фактури от AP]. Видео. [Линк към дву минутното видео].
Собственик и последна проверка. [Собственик на процеса AP], [дата].
Къде да поставяте job aid, за да ги използват хората
Job aid, заровен в споделено дисково пространство, е просто още един документ. Поставете го там, където се случва SAP задачата:
Свържете го от Fiori launchpad или от съответното приложение, където вашата конфигурация позволява това.
Закачете го в чат канала на екипа, където хората питат как да изпълнят задачата.
Прикачете го към категорията на support тикета, която задачата генерира.
Дръжте един master екземпляр в базата си от знания, и линк към него от всички останали места.
Две локации са ок; две версии — не. Актуализирайте master-а и всички линкове ще останат актуални.
Как да създадете job aid стъпка по стъпка
Изберете задачата с най-много грешки, тикети или повтарящи се въпроси.
Диагностицирайте провала с помощта на последните двадесет грешки или въпроси: последователност, избор, възпоменаване, разпознаване или стойност.
Изберете типа job aid, който съответства на провала.
Запишете задачата в SAP с човек, който я изпълнява добре, като разказва точките за решение.
Генерирайте черновата с job aid generator на Trupeer, след което я съкратете до частта, която хората бъркат.
Тествайте я с нов потребител, който изпълнява реалната задача.
Публикувайте я там, където се случва задачата, със собственик и дата на последна проверка.
Измерете честотата на грешките или тикетите преди и след това.
Примери за SAP job aid за често срещани задачи
SAP задача | Най-добър тип job aid | Какво покрива |
|---|---|---|
Създаване на поръчка за покупка | Карта на стъпката | Стъпките, които хората пропускат, като например разпределение по сметка |
Избор на правилния тип документ | Таблица с решения | Кой тип документ да се използва във всяка ситуация |
Освобождаване на блокирани фактури преди платежно изпълнение | Checklist | Проверките, които да се направят преди старта |
Проверка дали осчетоводяването е правилно | Анотиран пример | Правилен и неправилен документ, един до друг |
Намиране на данъчни кодове, центрове на разходите или толеранси | Референтна карта | Най-често търсените стойности |
Одобряване на заявка в My Inbox | Карта на стъпката или кратко видео | Стъпките за одобрение за случайни потребители |
За пълната гама обучително съдържание за SAP вижте какво да създадете в SAP Fiori материали за обучение за крайни потребители.
Как job aid за SAP подобряват производителността?
Те намаляват грешките в конкретната стъпка, която ги причинява, и съкращават времето, което новите потребители им трябват, за да достигнат приемливо качество в SAP. И двата ефекта могат да се измерят, ако запишете честотата на грешките или тикетите за задачата, преди да публикувате помощта — и това е дисциплината, която ви спира да създавате грешната.
Това, което job aid не правят, е да повишават общите умения за SAP. Печалбите са ограничени по дизайн, поради което пет job aid, насочени към пет известни точки на провал, обикновено правят повече от четиридесет, които се опитват да покрият всичко.
SAP job aids, SAP Enable Now и инструменти на базата на записи
Много SAP екипи вече използват SAP Enable Now за създаване на симулации и in-app help. Job aid допълва това: симулацията учи задача, докато job aid подкрепя човек, който я изпълнява. Какъвто и инструмент да използвате, важат едни и същи правила: първо диагностицирайте провала, дръжте помощта на една страница или като кратко видео и я поддържайте актуална след всяко пускане. Ако сравнявате инструменти за създаване, вижте нашето ръководство за конкурентите на SAP Enable Now.
Кой формат да използвате
Word или документ подхожда за карти на стъпки, таблици с решения и анотирани примери.
Excel подхожда за референтни карти с кодове и стойности, които хората търсят или филтрират.
PowerPoint подхожда за отпечатани или монтирани на стена помощни материали с големи визуализации.
Кратко видео подхожда за задачи, при които виждането на екрана е по-важно от четенето на стъпките, особено за случайни потребители.
PDF подхожда за копие само за четене за закачане или печат, като редактираният master се пази във вашата база от знания.
Как да преглеждате и да прекратявате job aid
Проверявайте отново всеки job aid след всяко SAP пускане или промяна в конфигурацията, която засяга задачата.
Гледайте честотата на грешките или тикетите за задачата; ако не е паднала, помощта не работи.
Прекратявайте job aid за задачи, които са се променили, били са автоматизирани или вече не причиняват грешки.
Актуализирайте датата на последна проверка само след като някой е потвърдил помощта спрямо live системата.
Какво да оставите извън
Снимки на всеки екран, когато само едно поле причинява проблема.
Фон и обяснения, които принадлежат към обучението.
Стъпки, които никой не бърка.
Редки случаи, които принадлежат в SOP; посочете към него вместо това.
Номера на версии, които никой не чете; използвайте собственик и дата на последна проверка.
Как Trupeer ви помага да създавате SAP job aid в мащаб
Предизвикателство при SAP job aid | Как Trupeer помага |
|---|---|
Ръчното писане на job aid отнема твърде много време | Запишете задачата веднъж в SAP и Trupeer генерира черновa job aid със снимки и кратко видео |
Job aid стават остарели след SAP пускания | Актуализирайте чрез редактиране на скрипта или заменете една-единствена стъпка вместо да презаписвате |
Потребителите работят на много езици | Превеждайте job aid и видеа от един източник на 65+ езика |
Job aid са разпръснати в дискове | Публикувайте ги в една търсима база от знания и линк към тях от мястото, където се случва работата |
Нужно е обучително съдържание за SAP бързо | SAP training video generator на Trupeer превръща SAP записи в обучителни видеа |
Големи BPO използват този подход, за да създават job aid за стотици процеси; вижте как BPO от типа Genpact създават job aid за 300+ процеса с AI видео инструменти.
Genpact използва Trupeer за rollout в цялата компания за Workday, като превърна записаните сесии на процесите в над 500 обучителни материали в 20 workstreams на пет езика — за 140,000 служители в 40 държави, за 3 месеца вместо за 12. Прочетете customer story за Genpact.
Изтеглете безплатния шаблон за SAP job aid
Регистрирайте се, за да отворите шаблона за SAP job aid в Trupeer, да генерирате job aid от вашите собствени SAP записи и да получите пълните резултати като редактируеми job aid и видеа. Вземете безплатния шаблон за SAP job aid.
Свързани шаблони
Шаблон за план за обучение за крайни потребители на ERP
Често задавани въпроси
Какво е шаблон за SAP job aid?
Това е готов едностраничен формат за бърза справка, който помага на човек да изпълни правилно конкретна SAP задача, докато я изпълнява, като покрива задачата, приложението или транзакцията, тригера, стъпките или решенията, които хората бъркат, ключовите стойности и къде да получите помощ.
Каква е разликата между SAP job aid и SAP обучителен наръчник?
Обучителният наръчник изгражда умения преди задачата и покрива концепции и практика. Job aid подкрепя задачата, докато се изпълнява, и покрива само това, което хората бъркат.
Колко дълъг трябва да бъде SAP job aid?
Една страница или кратко видео. Ако стане по-дълго, това е процедура и принадлежи в SOP или работна инструкция.
Какъв тип job aid да използвам?
Изберете според това как хората се провалят: карта на стъпката за пропуснати стъпки, таблица с решения за грешен избор, checklist за забравени елементи, анотиран пример за разпознаване на грешки и референтна карта за кодове и стойности.
Работи ли шаблонът за SAP Fiori и SAP GUI?
Да. Назовете Fiori приложението или кода на SAP GUI транзакцията в шаблона и включете само полетата и стойностите, които са важни за задачата.
Мога ли да генерирам SAP job aid от запис?
Да. Запишете задачата в SAP и job aid generator-ът на Trupeer създава черновa job aid със снимки и кратко видео, които след това съкращавате до стъпките, които хората бъркат.
Има ли безплатен шаблон за SAP job aid в Word?
Да. Word подхожда за карти на стъпки, таблици с решения и анотирани примери. Отворете шаблона в Trupeer, персонализирайте го и го експортирайте във формата, от който се нуждаете.
Има ли шаблон за SAP job aid в Excel или PowerPoint?
Да. Excel подхожда за референтни карти с кодове и стойности, а PowerPoint подхожда за отпечатани или монтирани на стена помощни материали. Персонализирайте шаблона в Trupeer и го експортирайте.
Има ли шаблон за SAP job aid PDF?
Да. Експортирайте job aid като PDF за закачане или печат и пазете редактираният master в базата си от знания.
Мога ли да използвам това като общ шаблон за job aid?
Да. Структурата и методът за избор на типа job aid работят за всяка система или задача, не само за SAP.
Кой трябва да пише SAP job aid?
Super users или собственици на процеси, които знаят къде потребителите бъркат, с подкрепа от екипа за обучение и идеално тествани от нов потребител преди публикуване.
Колко често трябва да се преглеждат SAP job aid?
След всяко SAP пускане или промяна в конфигурацията, която засяга задачата, и винаги когато честотата на грешките или тикетите за задачата спре да пада.
