مولّد توثيق الذكاء الاصطناعي متعدد الصيغ

غالبًا ما يوثّق معظم الفرق العملية نفسها مرتين. شخص يكتب دليلًا خطوة بخطوة، وشخص آخر يسجّل فيديو شرحًا، وخلال إصدارين يتعارض الإصداران مع بعضهما.

يُزيل مُولّد توثيق بالذكاء الاصطناعي متعدد الصيغ التمريرة الثانية. يصبح تسجيل واحد هو التوثيق المكتوب والفيديو معًا، من المصدر نفسه، ما يقلّل بشكل كبير من خطر تباعد الإصدارين.

ماذا يعني التوثيق متعدد الصيغ

إنتاج عدة صيغ إخراج من عملية التقاط واحدة، بدلًا من إنشاء كل صيغة على حدة. التسجيل هو المصدر؛ والصيغ تُستمد منه.

لا يعني التوثيق متعدد الصيغ مجرد تصدير المستند نفسه إلى أنواع ملفات مختلفة. القيمة تكمن في إنشاء تجارب توثيق مختلفة، مثل دليل خطوة بخطوة وفيديو، من سير عمل المصدر نفسه.

تُعد هذه الفروقات مهمة لأن البديل ليس أبطأ فحسب، بل إنه مختلف. يبدأ التوثيق والفيديو المُنتجان بشكل منفصل متطابقين وينتهيان إلى تناقض بعضهما، لأن واحدًا فقط منهما يحصل على التحديث عندما تتغير العملية.

ما الصيغ التي يمكنك إنشاؤها من تسجيل واحد

• توثيق مكتوب خطوة بخطوة: خطوات مرتّبة مع لقطة شاشة يتم التقاطها لكل خطوة

• فيديو شرح بصوت الراوي: من التسجيل نفسه، مع إزالة كلمات الحشو والفراغات الصامتة

• لقطات الشاشة: يتم التقاطها لكل خطوة، ويمكن قصّها وتعليقها

• مقال قاعدة معرفة منشور: قابل للمشاركة عبر رابط أو مضمّن

• نسخ مترجمة: يتم نشرها بلغات أخرى من المصدر نفسه

• تصديرات PDF وWord: ثانوية لما سبق، للفرق التي يتوقع نظام الجودة لديها ملفًا

هذه هي المخرجات المدعومة بدلًا من قائمة مفتوحة. إذا كانت متطلباتك صيغة محددة غير معروضة هنا، فمن الأفضل التأكد قبل بناء سير عمل عليها.

كيف تعمل عملية الإنشاء متعدد الصيغ

• 1. سجّل أو ارفع: التقط العملية داخل المتصفح، أو استخدم تسجيلًا موجودًا

• 2. تعالجها الذكاء الاصطناعي: يتم تحديد الخطوات، والتقاط لقطات شاشة لكل خطوة، وتنظيف السرد

• 3. يتم إنتاج الصيغتين: يأتي المستند المكتوب والفيديو من مادة المصدر نفسها

• 4. تخصيص: تعديل الصياغة، وإعادة ترتيب الخطوات أو دمجها، وقصّ لقطات الشاشة وتعليقها، وتمويه البيانات الحساسة، وتطبيق حزمة علامتك التجارية

• 5. نشر أو تصدير: مشاركة عبر رابط، أو النشر في قاعدة معرفة، أو التصدير إلى PDF أو Word

خطوة المراجعة ليست اختيارية. أي شيء لم يكن ظاهرًا أثناء الالتقاط، بما في ذلك المنطق والموافقات والاستثناءات، ما زال يحتاج إلى إضافته من الشخص الذي يملك العملية.

لماذا يهم وجود مصدر واحد

الحجة لصالح الإنشاء متعدد الصيغ ليست أنه يوفر تمريرة إنتاج، رغم أنه يفعل. بل إن الصيغ تبقى متسقة مع بعضها.

• لا يوجد تباعد بين الإصدارات: يصف المستند والفيديو العملية نفسها لأنهما صدرا من التسجيل نفسه

• تحديث واحد بدلًا من تحديثين: عندما تتغير العملية، فإن تحديث المصدر يحدّث المخرجات الاثنتين

• قراء مختلفون، محتوى واحد: شخص يتعلم العملية يشاهدها؛ وشخص في منتصف المهمة يراجع الخطوة الرابعة. كلاهما يحتاج أن يكون موجودًا، وكلاهما يحتاج أن يكون صحيحًا

• لقطات شاشة متسقة: يتم التقاطها من سير العمل الفعلي بدلًا من تجميعها من أي شيء كان متاحًا

مثال عملي

فريق SaaS يطلق ميزة جديدة. يسجل شخص ما شرح التجربة مرة واحدة، بينما يكون البناء حديثًا.

يصبح هذا الالتقاط الواحد دليل المنتج المكتوب لمركز المساعدة، واللقطات داخل الدليل، وفيديو للتأهيل والدعم، ونسخًا مترجمة للأسواق التي تحتاج إليها. لا يكتب أحد الدليل بشكل منفصل، ولا يسجل أحد فيديو ثانيًا للتدريب.

بدون سير العمل هذا، كان سيتعين على فريق المنتج تحديث الدليل واللقطات وفيديو التدريب والترجمات بشكل منفصل. ومعه، يعيدون التقاط الجزء المتأثر عندما تتغير الواجهة في الربع القادم.

لماذا تستخدم مصدرًا واحدًا بدلًا من أدوات توثيق وفيديو منفصلة؟

لدى معظم الفرق أدوات لكليهما بالفعل. السؤال هو ما تكلفة الفاصل بينهما.

أين يساعد التوثيق متعدد الصيغ أكثر

التأهيل والتدريب

عادةً ما يشاهد الموظفون الجدد الفيديو أولًا ويعملون من النسخة المكتوبة بعد ذلك. وجودهما من تسجيل واحد يعني أن المرجع يطابق ما تم عرضهم عليه.

عمليات البرمجيات التي تتغير كثيرًا

عندما يتم تحديث الواجهة، يصبح التوثيق والفيديو المُداران بشكل منفصل غير متزامنين فورًا. يعني وجود مصدر واحد تحديثًا واحدًا بدلًا من تحديثين، وهو الفرق بين التوثيق الذي يبقى حديثًا وتوثيق يتدهور بهدوء.

الفرق التي تعمل عبر لغات متعددة

توثيق مترجم وسرد مترجم من مصدر واحد، بدلًا من مشروع ترجمة لكل صيغة ولكل لغة.

ماذا ستحصل عليه مع Trupeer

الأسباب التي تجعل الفرق تختار Trupeer تحديدًا للتوثيق متعدد الصيغ:

• التقاط واحد، مخرجات متعددة:
  سجّل داخل المتصفح أو ارفع ملفًا موجودًا، واحصل على التوثيق المكتوب والفيديو من المصدر نفسه

• توثيق مكتوب قابل للتعديل:
  أعد ترتيب الخطوات وادمجها وقسمها، وأعد صياغة أي نص، وغيّر التنسيق بدلًا من قبول المسودة كما تم إنشاؤها

• فيديو من التسجيل نفسه:
  بصوت الراوي، مع إزالة كلمات الحشو والفراغات

• مع تطبيق التكبير على الإجراء، بحيث يصبح الفيديو قابلًا للاستخدام دون الحاجة إلى تحريره بشكل منفصل

• لقطات شاشة لكل خطوة:
  يتم التقاطها تلقائيًا، ثم يمكن قصّها وتعليقها، مع تمويه أي معلومات حساسة ظهرت على الشاشة

• ترجمة من مصدر واحد:
  انشر نفس التوثيق بلغات أخرى دون الحاجة إلى الحفاظ على مستند منفصل لكل سوق

• تطبيق الهوية تلقائيًا:
  حزمة علامتك التجارية عبر المخرجات، بحيث يبدو التوثيق من مؤلفين مختلفين كأنه صادر من فريق واحد

• النشر والتصدير:
  شارك عبر رابط، أو انشر في قاعدة معرفة، أو صدّر إلى PDF أو Word عندما يلزم ملف

لمن هذا؟

يستحق مخرجات متعددة الصيغ مكانها عندما يجب أن تصل العملية نفسها إلى الناس بطرق مختلفة:

• تأهيل المنتج والتدريب: يشاهد الناس أولًا ثم يرجعون للمرجع لاحقًا

• تثقيف العملاء: مقال مساعدة وفيديو شرح يغطيان الميزة نفسها

• توثيق الدعم: يقوم الوكلاء بمسح المحتوى، بينما يشاهد العملاء

• تدريب العمليات الداخلية: إجراء يجب اتباعه وعرض للتعلم منه

• توثيق متعدد اللغات: عندما تكون تكلفة الحفاظ على مستند واحد لكل لغة ولكل صيغة هي التكلفة الحقيقية

ما الذي لا يستبدله هذا

يحل إنشاء متعدد الصيغ مشكلة الإنتاج والاتساق. لكنه لا يقرر ما الذي يجب توثيقه، ولا يتحقق أن العملية التي سجلتها هي الصحيحة، ولا يوفّر السياق الذي لم يكن ظاهرًا على الشاشة. يبقى ذلك مسؤولية شخص.

وبالنسبة لجهة المراجعة تحديدًا، راجع دقة التوثيق بالذكاء الاصطناعي. وبالنسبة لسير عمل من التسجيل إلى المستند وحده، راجع تحويل تسجيل شاشة إلى SOP. وبالنسبة لصياغة وإعادة الكتابة من النص بدلًا من الالتقاط، راجع أدوات كتابة التوثيق بالذكاء الاصطناعي، وللمقارنة بين المنتجات، مقارنة أدوات التوثيق بالذكاء الاصطناعي.

أنشئ عدة صيغ توثيق من تسجيل واحد

سجّل العملية مرة واحدة واحصل على التوثيق المكتوب ولقطات الشاشة والفيديو من نفس الالتقاط. جرّب Trupeer مجانًا.