أنشئ أدلة الإجراءات في ثوانٍ

يأخذ مُنشئ دليل العملية من Trupeer AI تسجيلًا للشاشة ويُنتج في الوقت نفسه فيديو شرح مُحسّن مكتملًا ودليلًا مكتوبًا خطوة بخطوة من نفس المهمة. يقوم الفريق بتسجيل سير العمل مرة واحدة، ثم يزيل الذكاء الاصطناعي الكلمات الحشو، ويضيف تكبيرًا على الإجراءات الرئيسية، ويكتب المستند جنبًا إلى جنب. تُجبر معظم الأدوات على الاختيار بين أدوات الفيديو التي لا تُنشئ مستندات وأدوات لقطات الشاشة التي لا تُنتج فيديو. يقوم Trupeer AI بالأمرين في تمريرة واحدة، وهي السبب الحقيقي وراء عدم رضا الفرق التي تبحث عن أداة دليل عملية بما هو متاح في السوق حاليًا.

• سجّل مرة واحدة، واحصل على فيديو ودليل عملية مكتوب في نفس المهمة.

• يُزيل الذكاء الاصطناعي الكلمات الحشو، ويُنعّم تذبذب المؤشر، ويُكبّر على أجزاء الشاشة التي يحدث فيها العمل.

• يُطبّق حزمة الهوية تلقائيًا: الشعار والألوان والخطوط، وتطابق شرائح المقدمة/الخاتمة بقية توثيق الفريق.

• ترجم الدليل إلى 65+ لغة، مطبّقًا على كلٍّ من الفيديو والمستند المكتوب معًا.

• التحديث عبر إعادة تسجيل الخطوة التي تم تغييرها. يتم تحديث كلا التنسيقين في مكانهما.

ماذا يُنتج Trupeer AI لدليل العملية

يقوم شخص بتسجيل شرح للشاشة للعملية التي يريد توثيقها. يتولى Trupeer AI مرحلة ما بعد الإنتاج. تُزال الكلمات الحشو و"دعني فقط أجد علامة التبويب الصحيحة". تُبرز تأثيرات التكبير أجزاء الشاشة التي يحدث فيها الإجراء. يصل فيديو مُبدئي ودليل مكتوب خطوة بخطوة مُبدئي في نفس المهمة، لذلك لا يحتاج الفريق إلى الحفاظ على مصدرين منفصلين للحقيقة لنفس سير العمل. كما يغطي ذلك أدلة الإرشاد لأن الخطوات يتم التقاطها أثناء التنفيذ، فلا داعي لكتابتها لاحقًا.

يكون مخرج الفيديو MP4، وجاهزًا لمركز المساعدة أو الويكي الداخلي أو تسلسل الإعداد. يكون مخرج المستند PDF أو Word، مع خطوات مرقمة ولقطات شاشة تطابق لحظات الفيديو. تُطبّق حزمة الهوية تلقائيًا: الشعار والألوان والخطوط، وتطابق شرائح المقدمة والخاتمة بقية مكتبة توثيق الفريق. يتولى القاموس المخصص أسماء المنتجات الداخلية التي لا يعرف الذكاء الاصطناعي كيفية تهجئتها أو نطقها بطريقة صحيحة. يظهر تمييز المؤشر وتركيز المنطقة والتكبير التلقائي على تفاعلات واجهة المستخدم في مخرج تسجيل الشاشة بالذكاء الاصطناعي دون أن يضيفها أي شخص يدويًا.

كيفية إنشاء دليل عملية في ثلاث خطوات

تستغرق العملية الكاملة تسجيلًا واحدًا وتُنتج محتوى جاهزًا للنشر. لا توجد أداة لتحرير الفيديو، ولا تمريرة كتابة منفصلة، ولا عمل توثيق لتتراكم عليه خلال الربع القادم.

الخطوة 1: سجّل سير العمل أو ارفعه

اضغط على زر التسجيل في المتصفح، والتقط سير العمل كما يتم تنفيذه فعليًا، أو ارفع تسجيل شاشة موجودًا من أداة أخرى. يتحول تسجيل مدته 10 دقائق إلى فيديو مدته 3-5 دقائق بالإضافة إلى دليل مكتوب منظم، لأن مادة الحشو تتم إزالتها أثناء المعالجة. كلما كان التسجيل أغنى، كان دليل العملية الناتج أكثر ثراءً.

الخطوة 2: يقوم Trupeer AI بإنشاء فيديو ودليل مكتوب

تُزال الكلمات الحشو. تتم إضافة تأثيرات التكبير والمؤشر في الأماكن التي تساعد المشاهد على متابعة العمل. يظهر فيديو مُبدئي ودليل خطوة بخطوة مُبدئي في المحرر معًا. يتم تطبيق القاموس المخصص، لذلك تُكتب أسماء المنتجات الداخلية وتُنطق بشكل صحيح في كلا المخرَجين.

الخطوة 3: طبّق الهوية وحرّر الترجمة وشارك

طبّق حزمة الهوية بحيث تتطابق الشعار والألوان وشرائح المقدمة/الخاتمة مع بقية مواد الفريق. ترجم إلى الإسبانية أو الماندارين أو الهندية أو البرتغالية، أو أي من 65+ لغة تتحدث بها الشركة. ثم انشر عبر رابط Shared Page الذي يمكن للفريق تضمينه في أي قاعدة معرفة أو إنترانت أو LMS أو مركز مساعدة.

من يفتح فعليًا مُنشئ دليل العملية

الشخص الذي يفتح هذه الأداة غالبًا يكون شخصًا طُلب منه توثيق سير عمل يعيش في ذهنه: مدير CSM كبير السن كان يقوم بنفس جولة عرض المنتج في كل مكالمة إطلاق، أو قائد عمليات يعرف سير الإغلاق بشكل أفضل من أي شخص آخر، أو مدير دعم لديه شجرة التصعيد محفوظة عن ظهر قلب. وبشكل متكرر، تكون المعرفة موجودة لكن التوثيق غير موجود، والكتابة من الصفر هي المهمة التي لا يريد أحد القيام بها. يتيح Trupeer AI لهذا الشخص تسجيل سير العمل مرة واحدة وإرسال التوثيق كأصل مُصقول، بدل وضعه في قائمة انتظار لا تُحل أبدًا.

يظهر نفس سير العمل عبر الأقسام. يستخدم فريق العمليات ومهندسو العمليات ذلك للتوثيق الداخلي لسير العمل. تستخدم فرق نجاح العملاء ذلك لجولات الإعداد وتعميقات الميزات. تستخدم فرق الدعم ذلك لأدلة استكشاف الأخطاء وإجراءات الاستجابة للحوادث. تستخدم فرق الموارد البشرية ذلك لسير عمل إعداد الموظفين، وتسجيل المزايا، وجولات السياسات. تستخدم فرق التسويق والمنتج ذلك لشرح الميزات ومحتوى كيف-تعمل الموجه للعملاء. يستخدم القائمون على التعليم وقادة التدريب ذلك لبناء المحتوى الإجرائي الذي يقع تحت برامج التدريب الخاصة بهم.

أنواع محتوى دليل العملية التي يتولى Trupeer AI التعامل معها

يُعد دليل العملية أي شرح منظم لكيفية تنفيذ مهمة، مع عرض الخطوات بالترتيب الذي يحتاجه الشخص لتنفيذها. يختلف التنسيق حسب السياق: قد يرغب مقال مركز المساعدة في دليل مكتوب خطوة بخطوة مع لقطات شاشة، وقد يرغب تسلسل إعداد الموظف الجديد في جولة فيديو مع دليل مرافق مكتوب، وقد يرغب جولة نجاح العميل في فيديو مدته 3 دقائق يتم تضمينه داخل بريد إلكتروني. يتولى Trupeer AI التعامل مع كل هذه الخيارات من نفس التسجيل، لأن نفس مادة المصدر يمكن تصديرها بأشكال متعددة حسب الجمهور.

أكثر الفئات التي تظهر غالبًا: جولات البرامج (كيفية استخدام ميزة محددة)، والإجراءات التشغيلية (كيفية تشغيل سير عمل محدد)، ومحتوى التدريب (كيفية تعامل الفريق مع مهمة متكررة)، ومحتوى كيف-تعمل الموجه للعملاء (كيفية تحقيق العميل لهدفه داخل المنتج)، وتوثيق الامتثال (دليل على تنفيذ العملية بشكل صحيح). ينتج نفس التسجيل الأساسي كل ذلك، مع اختلاف واحد فقط: الجمهور الذي يتم ضبط حزمة الهوية واللغة والطول له. هذا هو الفرق البنيوي بين استخدام قالب دليل عملية تم تنزيله من بحث Google وبين استخدام مُنشئ دليل عملية يولد المحتوى من العمل الفعلي. قد يعطي قالب دليل خطوة بخطوة الفريق إطارًا؛ بينما يعطيهم قالب دليل خطوة بخطوة يتم تعبئته بواسطة الذكاء الاصطناعي محتوى جاهزًا للنشر. غالبًا ما تنتقل الفرق التي بدأت باستخدام قالب دليل عملية إلى Trupeer AI بمجرد أن تدرك أن القالب هو الجزء السهل.

أين يقع Trupeer AI بجانب Loom وScribe والتوثيق اليدوي

تُجبر معظم الأدوات الحالية على تقديم تنازل. يقوم Loom وVidyard وScreenPal بتسجيل الفيديو بشكل جيد لكن لا ينتجون دليلًا مكتوبًا منظمًا. ينتج Scribe وTango وGuidde أدلة مكتوبة خطوة بخطوة مع لقطات شاشة لكن لا يولدون فيديو مُصقولًا إلى جانبها. ينتج التوثيق اليدوي كلا الأمرين في النهاية لكنه يكلف ساعات من وقت الكتابة لكل دليل. يقوم Trupeer AI بالأمرين في تمريرة واحدة، لأن نفس التسجيل يغذي كلا المخرَجين: الفيديو هو نسخة مُنقّاة من التسجيل، والدليل المكتوب هو تفريغ منظم مع لقطات شاشة مضمّنة من نفس المصدر.

تُعد طريقة المخرَجين معًا مهمة لأن الجماهير المختلفة تريد تنسيقات مختلفة. مهندس كبير يبحث عن إجراء محدد يريد تصفح دليل مكتوب؛ وشخص جديد ينضم ويشاهد نفس الإجراء لأول مرة يريد رؤية الفيديو؛ ويحتاج فريق عالمي إلى نفس المحتوى بلغات خمس؛ ويحتاج مركز المساعدة إلى فيديو قابل للتضمين مع جولة مكتوبة يمكن نسخها ولصقها لنفس المقال. إن تسجيلًا واحدًا يغطي كل حالات الاستخدام هذه أسرع من إنتاج كل واحدة على حدة، كما أن سؤال التنسيق لا يعود يتطلب الاختيار بين الفيديو والمستند.

التحديثات والترجمة: حافظ على أدلة العملية محدثة مع تغيّر سير العمل

تتدهور أدلة العملية بسرعة لأن البرنامج الأساسي يتغير. يؤدي تحديث واجهة المستخدم إلى كسر جولة العرض، وتؤدي ميزة جديدة إلى كسر الإجراء، ويؤدي تغيير سير العمل إلى كسر الدليل بالكامل. تتعامل معظم الفرق مع ذلك عبر السماح للتوثيق بأن ينحرف بهدوء والاعتذار عندما يلاحظ شخص ما. يتولى Trupeer AI ذلك عبر إعادة تسجيل الخطوة المتغيرة فقط. يعيد الذكاء الاصطناعي معالجة هذا الجزء فقط، ويتم تحديث كلٍّ من الفيديو والدليل المكتوب في مكانهما. أي رابط Shared Page وزعه الفريق في الربع الماضي يشير الآن تلقائيًا إلى النسخة الحالية.

بالنسبة للفرق العالمية، تُغلق الترجمة فجوة اللغة. يصل نفس دليل العملية إلى الفريق في مدريد بالإسبانية، وإلى الفريق في طوكيو باليابانية، وإلى الفريق في برلين بالألمانية، من نفس تسجيل المصدر، وفي نفس الأسبوع. تنطبق الترجمة على كلٍّ من التعليق الصوتي للفيديو والتوثيق المكتوب، مع نقل حزمة الهوية والقاموس والنص الظاهر على الشاشة. ويؤدي إقران مُنشئ دليل العملية مع منشئ Trupeer AI SOP إلى تغطية إجراءات التشغيل القياسية التي تقع تحت سير العمل المُسجل.