أداة تأهيل العملاء

تأخذ أداة تهيئة وإعداد العملاء الجدد من Trupeer AI العرض التجريبي للمنتج الذي يقوم به مدير نجاح العملاء في كل مكالمة انطلاق للمشروع، وتحوله إلى فيديو احترافي مصقول بالإضافة إلى دليل إعداد مكتوب، جاهز لإضافة شعارك وهوية شركتك وترجمته إلى أكثر من 65 لغة. تستخدم فرق برمجيات SaaS وB2B هذه الأداة للتوقف عن تكرار نفس العرض التجريبي في كل مكالمة إعداد عملاء جدد، وبدلاً من ذلك يرسلون رابط صفحة مشتركة يمكن للعميل مشاهدته ومشاركته مع فريقه والرجوع إليه عندما يحتاج أي منضم جديد إلى التدريب على المنتج. التكلفة الحقيقية في معظم عمليات إعداد العملاء الجدد تكمن في إنتاج المحتوى: وهي عروض الشرح التوضيحية وأدلة الإعداد التي لا يجد أحد الوقت لإنتاجها بشكل صحيح بين المكالمات.

• سجل الشرح التوضيحي للمنتج مرة واحدة، واحصل على فيديو إعداد احترافي ودليل إعداد مكتوب في نفس المهمة.

• يتوقف مديرو نجاح العملاء عن تكرار نفس العرض التجريبي في كل مكالمة انطلاق.

• ترجمة محتوى إعداد العملاء الجدد إلى أكثر من 65 لغة للعملاء العالميين.

• المشاركة عبر رابط صفحة مشتركة تحمل هويتك التجارية يمكن للعملاء نشرها في Slack، أو تضمينها في شبكتهم الداخلية، أو تسليمها للموظفين الجدد.

• التحديث عن طريق إعادة تسجيل الخطوة التي تغيرت فقط عند تغير المنتج، مع بقاء بقية محتوى الإعداد دون تغيير.

ماذا تنتج Trupeer AI لعملية إعداد وتهيئة العملاء الجدد

يسجل مدير نجاح العملاء الشرح التوضيحي للمنتج الذي اعتاد تقديمه في كل مكالمة انطلاق على مدار الربعين الماضيين. وتتولى أداة Trupeer AI عمليات ما بعد الإنتاج؛ حيث تتم إزالة الكلمات الحشوية ولحظات "دعني أشارك شاشتي"، ويتم تنعيم اهتزازات المؤشر وانتقالات التكبير (Zoom). ويصل مسودة فيديو إعداد العميل ومسودة دليل الإعداد المكتوب في نفس المهمة، حتى لا يضطر مدير نجاح العملاء إلى الاحتفاظ بمصدرين منفصلين للمعلومات لنفس المنتج.

مخرجات الفيديو تكون بصيغة MP4، جاهزة للتضمين في أي بريد إلكتروني لإعداد العملاء، أو قناة Slack، أو مركز مساعدة، أو بوابة عملاء. ومخرجات المستندات تكون بصيغة PDF أو Word، جاهزة لاستخدامها في قاعدة المعرفة الداخلية للعميل أو لتسليمها لفريق التدريب التابع للعميل. ويتم تطبيق مجموعة أدوات الهوية التجارية تلقائيًا: حيث يتطابق شعار الشركة، والألوان، والخطوط، وشرائح المقدمة والخاتمة بالكامل مع بقية المواد الموجهة للعملاء الخاصة بالفريق. وتتوفر الصور الرمزية المدعومة بالذكاء الاصطناعي (AI avatars) عندما ينتقل مدير نجاح عملاء كبير إلى منصب آخر ويريد الفريق أن يرث الشخص التالي نفس الحضور على الشاشة. وتتيح ميزة استنساخ الصوت المخصص للفريق الحفاظ على نبرة صوت موحدة للعلامة التجارية عبر كل فيديوهات الإعداد، حتى عند تناوب أعضاء فريق التسجيل.

كيف تعمل أداة إعداد العملاء الجدد في ثلاث خطوات

تأخذ العملية الكاملة تسجيلاً واحدًا وتنتج محتوى إعداد عملاء جاهزًا للإرسال فورًا، دون الحاجة إلى مرحلة كتابة منفصلة، أو أداة تحرير فيديو، أو تراكم أعمال الإنتاج المتأخرة بين مكالمات الانطلاق.

الخطوة 1: تسجيل الشرح التوضيحي لمكالمة الانطلاق

اضغط على زر التسجيل في المتصفح، واستعرض المنتج بنفس الطريقة التي يستعرضه بها مدير نجاح العملاء في مكالمة الانطلاق، أو قم برفع تسجيل موجود بالفعل من جلسة Zoom لاقت استحسانًا. تسجيل شرح توضيحي مدته 20 دقيقة أسرع بكثير من بناء نموذج إعداد عميل جديد مكون من 4 صفحات من الصفر، والنتيجة التي ستحصل عليها ستلقى قبولاً أفضل لدى العميل لأنها تعرض المنتج الفعلي أثناء تشغيله، وليس مجرد عرض تقديمي يصفه.

الخطوة 2: تقوم أداة Trupeer AI بإنشاء الفيديو ودليل الإعداد المكتوب

يتم إزالة الكلمات الحشوية، وإضافة تأثيرات التكبير والمؤشر حيثما تفيد العميل في متابعة ما يحدث على الشاشة. تظهر مسودة فيديو الإعداد ومسودة دليل الإعداد معًا في المحرر. ويتعامل القاموس المخصص مع أسماء المنتجات الداخلية، وأسماء الميزات، وعمليات التكامل التي قد لا يعرف الذكاء الاصطناعي كيفية نطقها أو تهجئتها بشكل صحيح بطريقة أخرى.

الخطوة 3: إضافة الهوية التجارية، الترجمة، والإرسال

قم بتطبيق مجموعة أدوات الهوية التجارية ليتوافق شعار الشركة، وألوانها، وشرائح المقدمة والخاتمة مع بقية مواد الإعداد الخاصة بالفريق. قم بـ الترجمة إلى الإسبانية، أو البرتغالية، أو الماندارين، أو الهندية، أو أي من اللغات التي يتحدث بها فريق العميل والتي تفوق 65 لغة. ثم أرسل المحتوى عبر رابط صفحة مشتركة يمكن لمدير نجاح العملاء وضعه في البريد الإلكتروني للانطلاق، أو لصقه في قناة Slack المشتركة، أو جدولته في جلسة التدريب التالية للعميل.

من الذي يقوم بفتح Trupeer AI فعليًا لإعداد وتهيئة العملاء الجدد

الشخص الذي يفتح هذه الأداة عادةً هو مدير نجاح العملاء أو أخصائي إعداد وتدريب العملاء في شركة برمجيات B2B SaaS حيث يقوم كل مدير نجاح عملاء بتقديم نفس العرض التوضيحي للمنتج في كل مكالمة انطلاق للمشروع. وبشكل مستمر، يكون العمل الاستراتيجي (إغلاق الصفقة، جدولة مكالمة الانطلاق، الاتفاق على معايير النجاح) قد تم بالفعل. ما يعطل الأمور ويبطئها هو الوقت الذي يقضيه مديرو نجاح العملاء في إعادة شرح نفس تسلسل تشغيل المنتج لعميل جديد كل يوم ثلاثاء. تتيح Trupeer AI لمدير نجاح العملاء تسجيل هذا الشرح التوضيحي مرة واحدة وإرساله كأصل احترافي يمكن للعملاء مشاهدته في وقتهم الخاص.

ويظهر نفس هذا التسلسل في العمل عبر الأدوار الوظيفية المجاورة؛ حيث يستخدمه أخصائيو إعداد العملاء لتقديم محتوى إعداد منظم لعمليات إطلاق برمجيات SaaS الجديدة. ويستخدمه مديرو التنفيذ لتقديم شروحات توضيحية للإعداد الفني التي يحتاجها فريق تكنولوجيا المعلومات لدى العميل بالتفصيل. بينما يستخدمه مديرو الحسابات لتسجيل شروحات متعمقة للميزات للعملاء الذين انتقلوا إلى فئة منتجات جديدة أعلى. ويستخدمه مسؤولو تعليم العملاء لبناء مكتبة فيديوهات الإعداد التي تُرسل جنبًا إلى جنب مع الوثائق والمستندات. وتتعامل بعض الفرق مع الأداة كبديل لتوظيف أخصائي مخصص لإعداد العملاء الجدد؛ وتستخدمها فرق أخرى مع الأخصائي لمضاعفة إنتاجيته.

أنواع محتوى إعداد العملاء التي تدعمها Trupeer AI

تبدأ عملية إعداد العملاء عادةً بنفس العدد المحدود من قطع المحتوى في كل مرة: فيديو ترحيبي يضع التوقعات لمكالمة الانطلاق، وشرح توضيحي للمنتج يوضح كيفية عمل الميزات الأساسية، ودليل إعداد أو تهيئة للمستخدم الفني الذي يقوم بربط عمليات التكامل، وشرح تدريبي للمستخدمين النهائيين الذين سيستخدمون المنتج فعليًا يوميًا. تتعامل أداة Trupeer AI مع كل هذه الأنواع من خلال نفس تسلسل التحويل من تسجيل إلى مستند، وهو ما تحاول معظم الفرق التي تبحث عن نموذج إعداد عملاء بناءه بالفعل.

فيما يتعلق بإعداد عملاء برمجيات SaaS على وجه الخصوص، فإن قطعة المحتوى التي تحقق أسرع عائد هي الشرح التوضيحي القياسي للمنتج الذي يحفظه كل مدير نجاح عملاء عن ظهر قلب. تسجيله مرة واحدة يعني أن مكالمة الانطلاق المباشرة تتحول إلى محادثة حول أهداف العميل المحددة بدلاً من عرض تجريبي مدته 40 دقيقة. وينطبق نفس المنطق على الشروحات التوضيحية الخاصة بميزات معينة: وبدلاً من جدولة مكالمة Zoom مدتها 30 دقيقة في كل مرة يتبنى فيها العميل ميزة جديدة، أرسل رابط صفحة مشتركة مدته 4 دقائق يحتوي على الشرح التوضيحي ذي الصلة واتبعه بمكالمة مدتها 10 دقائق للإجابة على الأسئلة. تتولى برمجيات إعداد العملاء على مستوى تتبع المشاريع قائمة المهام، بينما تتولى Trupeer AI المحتوى الذي تشير إليه قائمة المهام.

بالنسبة لإعداد عملاء B2B بشكل عام، ينطبق نفس النمط على أدلة الإعداد، وشروحات التهيئة الفنية، ووثائق التكامل. تسجيل الإعداد الفعلي مرة واحدة أسرع من كتابة نموذج إعداد عميل من الصفر، والنتيجة تكون أفضل لأن العميل يمكنه مشاهدة العمل وهو يُنفَّذ بالفعل. ويصبح إعداد العملاء الجدد مسألة اختيار روابط الصفحات المشتركة التي يجب إرسالها وبأي ترتيب، بدلاً من التساؤل عن مدير نجاح العملاء المتاح لتقديم الشرح التوضيحي التالي. هذا التحول هو ما تبحث عنه بالفعل معظم الفرق التي ترغب في تحسين عملية إعداد العملاء: إنتاج محتوى أسرع، وليس تتبعًا أفضل لمجرى العمل. وينطبق نفس المنطق على مجرى عمل إعداد العملاء، أو مخطط عملية إعداد العملاء، أو قائمة مراجعة إعداد العملاء المنظمة التي يمكن لفريق نجاح العملاء تسليمها دون فقدان سياق المعلومات.

عبر سوق برمجيات إعداد العملاء الأوسع (Userpilot وPendo وWalkMe وAppcues للتوجيه داخل المنتج؛ وRocketlane وGuideCX وChurnZero لإدارة المشاريع؛ ونماذج قوائم مراجعة إعداد العملاء القياسية أو استراتيجيات إعداد العملاء المنتشرة على Notion)، فإن فجوة المحتوى هي نفسها دائمًا. لقد نجحت معظم الفرق في ترتيب عملية إعداد العملاء على مستوى مجرى العمل، ولكن ما ينقصها هو المحتوى: الفيديوهات والمستندات التي يشير إليها مجرى العمل بالفعل. أفضل برنامج إعداد في هذه الطبقة من المحتوى هو كل ما يسمح لفريق نجاح العملاء بإنتاج حل حقيقي لإعداد العملاء دون حجز محرر فيديو أو كاتب تقني لكل شرح توضيحي. إعداد البرمجيات في حلول SaaS الحديثة هو وظيفة تعتمد بشكل كبير على المحتوى، ولا يفي الإعداد الرقمي للعملاء بوعده إلا عندما يكون المحتوى الذي يوزعه مجرى العمل محدثًا ومفيدًا ومصممًا للمستخدم الفعلي. هذه الفجوة هي ما تصفه معظم مقالات أفضل ممارسات إعداد العملاء ولكن نادرًا ما تحله، نظراً لأن حلها يتطلب إنتاج المزيد من المحتوى بشكل أسرع، وليس كتابة المزيد من خطط ونماذج الاستراتيجيات حوله.

موقع Trupeer AI بجانب Rocketlane وGuideCX وبرامج إعداد العملاء الأخرى

لا تحل Trupeer AI محل طبقة تتبع وإدارة المشاريع. حيث تتولى برامج Rocketlane وGuideCX وChurnZero وVitally وغيرها من برامج إعداد العملاء إدارة قوائم المهام والملكيات والمواعيد النهائية وتتبع التقدم. تقع معظم حلول إعداد العملاء الثقيلة في السوق ضمن فئة إدارة المشاريع تلك. بينما تتولى Trupeer AI طبقة إنتاج المحتوى التي تغذي قوائم المهام هذه. فالمهام التي تطلب "إرسال فيديو الشرح التوضيحي للمنتج" تكون مفيدة فقط في حال وجود الفيديو بالفعل. والمهمة التي تطلب "إرسال دليل إعداد التكامل" تكون مفيدة فقط إذا كان الدليل متوفرًا. معظم الفرق التي تستخدم حلول إعداد العملاء لديها نظام تتبع مجرى العمل يعمل بشكل ممتاز ولكنها تواجه صعوبة في طبقة المحتوى، لأن المحتوى يصعب صياغته في قوالب جاهزة ويصعب إنتاجه مقارنة بالمهام.

تعمل الأداتان جنبًا إلى جنب بدلاً من التنافس معًا. يتولى متتبع المشروع تحديد "ما الذي ينبغي أن يحدث ومتى". وتتولى أداة Trupeer AI تنظيم "ما يشاهده العميل أو يقرأه أو يفعله بالفعل في كل خطوة". عادةً ما تعني أتمتة إعداد العملاء أتمتة مجرى العمل (إسناد المهام تلقائيًا، وإطلاق التنبيهات التلقائية، وتحديث الحالات تلقائيًا). ولكن ما لا تقوم بأتمتته هو إنتاج المحتوى؛ حيث يظل هذا عملاً يدويًا لفريق نجاح العملاء ما لم يستخدموا أداة مثل Trupeer AI لإنشاء الفيديوهات والمستندات التي يشير إليها مجرى العمل. ولا تعمل أتمتة إعداد العملاء بشكل متكامل من البداية إلى النهاية إلا عند تغطية الطبقتين معًا: طبقة مجرى العمل في متتبع المشروع، وطبقة المحتوى في Trupeer AI.

تحديثات لتغييرات المنتج والترجمة للعملاء العالميين

يتقادم محتوى إعداد العملاء ويفقد صلاحيته بشكل أسرع مما تتوقعه معظم الفرق لأن المنتجات تتغير مع كل إصدار جديد. يؤدي تحديث واجهة المستخدم إلى تعطيل فيديو الشرح التوضيحي، وتؤدي فئة التسعير الجديدة إلى الإضرار بالفيديو التعريفي الترحيبي، كما يؤدي إلغاء ميزة ما إلى إفساد التسجيل المتعمق لها. تتعامل معظم الفرق مع هذا الأمر عن طريق ترك المحتوى يتقادم في صمت والاعتذار للعملاء أثناء المكالمات عندما يلاحظون ذلك. بينما تتعامل Trupeer AI مع هذا الأمر من خلال إعادة تسجيل الخطوة التي تغيرت فقط. ويشير رابط الصفحة المشتركة الذي وزعه مدير نجاح العملاء في الربع الأخير الآن إلى النسخة الحالية تلقائيًا، بعد دمج الخطوة المحدثة بسلاسة في بقية تسلسل الإعداد.

بالنسبة للعملاء العالميين، تسد الترجمة الفجوة اللغوية. ويصل نفس الشرح التوضيحي للانطلاق إلى فريق عميل مدريد باللغة الإسبانية، وإلى فريق عميل ساو باولو باللغة البرتغالية، وإلى فريق عميل برلين باللغة الألمانية، من نفس تسجيل المصدر، وفي نفس الأسبوع. تتعامل معظم أدوات إعداد العملاء مع الترجمة كأمر ثانوي هامشي أو تتجاهلها تمامًا. بينما تقوم Trupeer AI بترجمة كل من الفيديو والمستندات المكتوبة في نفس المهمة، مع نقل مجموعة أدوات الهوية التجارية والقاموس المخصص والنصوص التي تظهر على الشاشة بالكامل. يتيح ربط هذا المولد بـ أداة بناء إجراءات التشغيل القياسية (SOP builder) من Trupeer AI تغطية إجراءات التشغيل القياسية التي تقع تحت مجرى عمل إعداد العملاء.