استخدم هذا القالب
تُعدّ الوثائق التقنية ضرورية لأي شخص يستخدم منتجك أو يدعمه أو يبني عليه. باستخدام Trupeer، يمكنك توفير ساعات في كتابة محتوى تقني كثيف عبر البدء بقالب جاهز للاستخدام للوثائق التقنية، وتخصيصه بهوية العلامة التجارية الخاصة بك، وتحويله إلى فيديوهات للوثائق التقنية واضحة وجذابة، وأسهل في الاستيعاب من جدران النصوص.
ما هو قالب الوثائق التقنية المجاني؟
قالب الوثائق التقنية المجاني هو بنية قابلة لإعادة الاستخدام لوصف كيفية عمل نظام تقني أو منتج أو مكوّن، للأشخاص الذين يتعين عليهم بناؤه أو صيانته أو دمجه أو تشغيله أو تقييمه.
يختلف عن وثائق المستخدمين من ناحية واحدة تغيّر كل شيء في طريقة كتابته. غالبًا لا يكون القارئ حاضرًا بعد. يُقرأ دليل المستخدم من قِبل شخص يستخدم الشيء اليوم، ويمكنه سؤال زميل إذا كان الأمر غير واضح. تُقرأ الوثائق التقنية من قِبل مهندس صيانة بعد أربع سنوات، أو مُدمِج في شركة أخرى، أو مُدقِّق، أو الشخص الذي يتولى المهمة بعد مغادرتك.
لا يستطيع أيٌّ منهم أن يسألك أي شيء.
القالب ليس هو الوثائق. قوائم الأقسام الخاصة به منشورة على نطاق واسع ومتشابهة إلى حد كبير. ما يحدد ما إذا كانت وثائقك تستحق الاحتفاظ بها بعد خمس سنوات هو نوع المحتوى الذي لا يطلبه أي قالب تقريبًا، وهو موضح أدناه.
يأتي التنسيق وفق الاستخدام. يناسب قالب الوثائق التقنية المجاني بصيغة Word المستندات التي تتم مراجعتها والموافقة عليها، بينما ملف قالب الوثائق التقنية المجاني بصيغة DOCX هو الشيء نفسه ضمن امتداده الكامل. يناسب قالب الوثائق التقنية المجاني بصيغة Excel السجلات وقوائم المعلمات ومصفوفات التتبّع. يناسب قالب الوثائق التقنية المجاني بصيغة PDF المخرجات الصادرة والمُرقّمة بالإصدارات، وهو أمر أكثر أهمية هنا من معظم الوثائق لأن الوثائق التقنية غالبًا ما تكون تعاقدية أو تنظيمية.
أي وثائق تقنية تقصد؟
يشير المصطلح إلى شيئين مختلفين تمامًا، ومن المفيد تحديد ما تحتاجه قبل اعتماد أي بنية.
الوثائق التقنية بالمعنى العام. وصف كيفية عمل نظام أو منتج أو جزء من البرمجيات، للمهندسين والمستخدمين التقنيين. البنية المعمارية، والمواصفات، والواجهات، والإعدادات، وأدلة الاختبار، وإجراءات الصيانة. هذا ما يقصده معظم الناس، وهذه الصفحة تتناول ذلك بشكل أساسي.
الوثائق التقنية كوثيقة تنظيمية. في عدة ولايات قضائية، يطلق المصطلح على مخرَج إلزامي محدد بمحتويات مفروضة. تتطلب المنتجات التي تُطرح في السوق الأوروبية تحت علامة CE، والأجهزة الطبية، والآلات، وفئات تنظيمية أخرى متنوعة، ملفًا تقنيًا أو وثائق تقنية بنطاق محدد وفترات احتفاظ ومتطلبات إتاحة.
إذا كنت في الحالة الثانية، فلن يفي أي قالب من أي موقع بالمتطلب. تحدد اللوائح أو المعايير المعمول بها المحتويات، ولدى جهات تقييم المطابقة توقعات تتجاوز النص، وأي خطأ يمنعك من بيع المنتج. اعمل وفق اللوائح وخذ استشارة مؤهلة. لا شيء في هذه الصفحة يُعد بديلًا عن ذلك.
يتداخل الحالتان عمليًا، لأن محتوى الهندسة الذي يشكل جزءًا من ملف تقني هو وثائق ينبغي أن تكون لديك أصلًا. ستساعدك البنية أدناه على إنتاج محتوى تقني جيد. لكنها لن تخبرك بما الذي تتطلبه جهة تنظيمية.
كيفية تخصيص هذا القالب في Trupeer
الخطوة 1: افتح قسم القوالب
انتقل إلى قسم القوالب من القائمة الرئيسية.
الخطوة 2: اختر قالبًا وافتحه
انقر على أي قالب تريد العمل عليه لفتحه.
الخطوة 3: وسّع عرض القالب
إذا لزم الأمر، وسّع عرض القالب لرؤية التخطيط الكامل والتفاصيل بوضوح.
الخطوة 4: عدّل القالب
انقر على Edit لبدء تعديل القالب المحدد.
داخل المحرر، يمكنك:
إضافة أقسام جديدة
تحديد أو تحديث قواعد التنسيق
إضافة شعار وضبط موضعه والإعدادات ذات الصلة
الخطوة 5: احفظ قالبك المخصص
بعد إجراء جميع التغييرات اللازمة، انقر Save لتخزين القالب المحدّث كقالبك الخاص.
الخطوة 6: المعاينة والضبط الدقيق للقالب
عندما تريد معرفة شكل القالب بعد تخصيصه، افتح Preview.
من شاشة المعاينة، يمكنك الاستمرار في إجراء تعديلات مباشرة عند الحاجة، لضمان ظهور القالب تمامًا كما تريده.
باستخدام قالب وثائق تقنية يمكنك:
توفير ساعات في الكتابة: تخطَّ الصفحة الفارغة واستخدم بنية مصممة للمحتوى التقني.
توحيد العمل عبر الفرق: استخدم البنية نفسها عبر المنتجات أو الوحدات أو الميزات لضمان وثائق متسقة.
الالتزام بهوية العلامة التجارية: طبّق شعارك وخطوطك وألوانك باستخدام حزمة العلامة التجارية من Trupeer - بحيث تبدو الوثائق متسقة مع هوية منتجك.
تقليل عبء الدعم: تساعد الفيديوهات والوثائق الواضحة المستخدمين على حل المشكلات ذاتيًا، مما يقلل التذاكر ووقت الدعم.
الترجمة للمستخدمين حول العالم: ترجمة المحتوى التقني إلى أكثر من 65 لغة بنقرة واحدة.
التحديث دون تعقيد: عدّل مرة واحدة وسيقوم Trupeer بإعادة توليد الفيديو تلقائيًا.
كل شيء باستثناء الأسباب قابل للاسترداد
إليك الحجة التي ينبغي أن تشكّل طريقة إنفاقك لجهدك في إعداد الوثائق.
يصف معظم محتوى الوثائق التقنية الحالة. ما هي البنية المعمارية، وما هي القيم التي تم ضبط المعلمات عليها، وكيف تُعرَّف الواجهات، وما الذي تفعله التسلسلات. كل ذلك مفيد فعلًا، ويمكن استعادته من قِبل أي شخص مصمم بدرجة كافية، لأن النظام نفسه هو مصدر الحقيقة. اقرأ الكود، وافحص الإعدادات، وتتبع التوصيلات، وشغّل الاختبار.
استعادة الحالة مكلفة وبطيئة. لكنها ليست مستحيلة.
أما المنطق فمختلف من حيث النوع. لماذا تعتمد هذا النهج بدلًا من الخيار الواضح. لماذا هذه القيمة وليست القيمة الافتراضية. لماذا تم اختيار هذا المكوّن بينما يوجد خيار أرخص. لماذا توجد خطوة تبدو زائدة.
لا يوجد أي من ذلك داخل النظام. كان موجودًا في محادثة، في ذهن شخص ما، وإذا لم يُكتب فسيختفي لحظة مغادرتهم، ولا يمكن لأي قدر من التصميم استعادته.
النتيجة العملية محددة ومكلفة. ينظر شخص كفؤ إلى النظام، فيرى شيئًا يبدو هدرًا أو غير ضروري، ولا توجد طريقة لمعرفة لماذا هو موجود، فيزيله. يتصرفون بشكل منطقي. كانت الوثائق تصف الحالة التي يمكنهم رؤيتها بالفعل، لكنها لم تقل شيئًا عن السبب الذي لا يمكنهم معرفته.
لذلك، أعلى قيمة في الوثائق التقنية هي الجزء الذي لا يطلبه أي قالب تقريبًا.
سجل القرار
الآلية قصيرة وقديمة، لكنها تعمل.
عندما يتم اتخاذ قرار لن يتوقعه القارئ المستقبلي، اكتب سجلًا قصيرًا. خمس حقول فقط، لا تزيد عن نصف صفحة.
ما الذي تم اتخاذه قرارًا بشأنه. في جملة واحدة.
لماذا. المنطق، بما في ذلك ما تم رفضه وعلى أي أساس. هذا هو الحقل المهم، ويجب أن يكون الأطول.
ماذا يحدث إذا تم عكسه. النتيجة التي سيواجهها شخص ما إذا ألغاه دون معرفة. يحوّل هذا الحقل ملاحظة تاريخية إلى تحذير.
من اتخذ القرار ومتى. حتى يتمكن القارئ المستقبلي من تقييم ما إذا كان المنطق ما يزال ينطبق.
الحالة. الحالية، أو المستبدلة، أو غير معروفة. القيمة الثالثة موضحة أدناه، وهي أكثر فائدة مما يبدو.
اكتب سجلًا لكل انحراف عن نهج معياري، ولكل معلمة غير بديهية، ولكل بديل مرفوض سيقترحه شخص ما مرة أخرى، ولكل حل بديل مؤقت.
لا تكتب سجلًا للقرارات التي سيتخذها قارئ كفؤ بالطريقة نفسها. يؤدي سجل لكل اختيار إلى حجم لا يقرأه أحد، والفكرة أن هذه هي الإدخالات التي تستحق العثور عليها.
عندما يكون المنطق غير معروف فعلًا، لأن الشخص الذي اتخذ القرار قد غادر، فاذكر ذلك صراحة. ملاحظة تقول إن هذه القيمة مقصودة، وأن السبب غير معروف، ولا ينبغي تغييرها دون اختبار، تكون أكثر فائدة من الصمت. فهي تخبر الشخص التالي أنهم وجدوا سؤالًا حقيقيًا وليس مجرد إغفال.
ما الذي يجب أن يحتويه قالب الوثائق التقنية
تسعة مكونات. وسجلات القرارات هي الإضافة.
المكوّن | ما الذي يفعله |
|---|---|
النطاق والجمهور | ما الذي يغطيه، ولمن كُتب. لمُحافظ النظام أو المُدمِج أو المشغّل أو المُقيِّم. |
نظرة عامة على النظام | ما الذي يفعله وكيف تتكامل الأجزاء، بعمق كافٍ بحيث تكون أقسام التفاصيل منطقية. |
البنية المعمارية والواجهات | المكوّنات والاعتمادات، وكيف يتصل أي شيء خارجي. |
الإعدادات والمعلمات | الإعدادات مع قيمها، وإشارة إلى سجل القرار لأي منها إذا لم يكن واضحًا. |
سجلات القرارات | لماذا تم اتخاذ الخيارات غير البديهية، وماذا يحدث إذا تم عكسها. |
إجراءات التشغيل والصيانة | ما الذي يجب القيام به، بواسطة من، وبأي وتيرة. |
أدلة الاختبار والتحقق | ما الذي تم اختباره، ومتى، وبأي نتيجة. غالبًا ما تكون متطلبًا تعاقديًا أو تنظيميًا. |
القيود المعروفة والقضايا المفتوحة | ما الذي لا يعمل، وما تم تأجيله، وما هو هش. |
الإصدار والمالك وآخر تحقق | في كل مستند، مع تاريخ آخر مرة أكد فيها شخص ما أنه ما يزال صحيحًا. |
صف القيود المعروفة هو ثاني أكثر بند يتم حذفه شيوعًا، وثاني أكثر بند قيمة. الوثائق التي تصف ما يعمل فقط تفترض أن كل شيء يعمل، ويكتشف الشخص التالي القيود عند مواجهتها.
قالب وثائق تقنية مجاني: البنية التي تنسخها
مملوء بمثال حقيقي بدلًا من العناصر النائبة. النظام هو نظام تحكم بالدفعات والوزن مثبت في موقع لإنتاج الأغذية.
انسخ من هنا.
النطاق والجمهور. نظام تحكم لخط الدفعات في موقع العميل. مكتوب لمهندسي التحكم الذين يقومون بصيانة النظام أو تعديله، وللفريق الهندسي لدى العميل. لا يغطي التركيب الميكانيكي، لأنه موجود في الملف الميكانيكي، ولا بيانات الوصفة، لأن العميل يمتلكها.
نظرة عامة على النظام. فقرتان حول ما الذي يفعله الخط، وتسلسل الدفعات، وكيف ترتبط أنظمة التحكم وأجهزة الوزن وأنظمة المصنع.
البنية المعمارية والواجهات. نموذج المتحكم وإصدار البرنامج الثابت. أجهزة الوزن وعناوينها. واجهة إلى نظام إنتاج العميل، والبروتوكول والبيانات المتبادلة. واجهة إلى نظام إنذار الموقع.
الإعدادات والمعلمات. قائمة معلمات كاملة مع القيم. يتم وسم أي معلمة تحمل سجل قرار، بحيث يعرف القارئ الذي يغيّر قيمة ما أن يبحث.
المعلمة | القيمة | سجل القرار |
|---|---|---|
Valve V3 open delay | 3.0 seconds | DR-014 |
Weigh settle time | 1.2 seconds | Standard |
Batch tolerance | 0.4 percent | DR-007 |
Discharge sequence order | 2, 1, 3 | DR-014 |
سجلات القرارات. مثال واحد على التنسيق.
DR-014. ما الذي تم اتخاذه قرارًا بشأنه: يتم تطبيق تأخير مدته ثلاث ثوانٍ قبل فتح Valve V3، ويعمل تسلسل التفريغ 2، 1، 3 بدلًا من 1، 2، 3.
لماذا: أثناء التشغيل التجريبي في السنة السادسة من التركيب الأصلي، لوحظ انتقال المنتج بين دفعات متتالية لوصفات مختلفة. كشفت التحقيقات أن الضغط المتبقي في الخط 1 لم يتم معادلته بالكامل عند فتح V3، مما أدى إلى نقل مادة من الدفعة السابقة. يسمح التأخير بالمعادلة، ويضمن تغيير التسلسل تفريغ الخط 1 قبل فتح V3. البديل الذي تم التفكير فيه ورفضه: صمام فحص ميكانيكي، تم رفضه لأسباب تتعلق بالتنظيف والفحص في بيئة غذائية.
ماذا يحدث إذا تم عكس ذلك: انتقال المنتج بين الدفعات. في منشأة تتعامل مع مسببات الحساسية، يُعد ذلك خطر تلوث وليس مسألة كفاءة. لا يتكرر في جهاز اختبار ورشة العمل لأن الحالة تعتمد على طول الخط ولزوجة المنتج ولا تحدث في جهاز الاختبار.
تم اتخاذ القرار بواسطة مهندسين محددين بالاسم، مع التاريخ. الحالة: الحالية.
التشغيل والصيانة. تيرة المعايرة والإجراء. عملية تحديث البرنامج الثابت. ما الذي يجب التحقق منه بعد أي تغيير في الوصفة.
الاختبار والتحقق. نتائج اختبار قبول المصنع، ونتائج اختبار قبول الموقع، مع التواريخ والتوقيعات. شهادات المعايرة.
القيود المعروفة. لا يدعم النظام الوصفات التي تحتوي على أكثر من ثمانية مكونات. واجهة نظام إنتاج العميل أحادية الاتجاه ولا تستقبل تأكيدًا. يتم الاحتفاظ بسجل الدفعات لمدة تسعين يومًا فقط.
الإصدار والمالك وآخر تحقق. الإصدار 7. مملوك من مهندس التحكم الرئيسي. تم التحقق من المحتوى آخر مرة مقابل النظام المثبت في مارس، عبر زيارة للموقع.
انسخ إلى هنا.
مثال على الوثائق التقنية: ثلاث ثوانٍ لم يكتبها أحد
Trenholm Systems، وهي شركة تضم حوالي مئة وخمسين شخصًا، تصمم وتُركّب أنظمة الوزن والدفعات لمصانع إنتاج الأغذية.
كانت وثائقها التقنية واسعة النطاق: أكثر من أربعمئة مستند عبر الرسومات والمواصفات وقوائم الإعدادات وتقارير الاختبار. وصفت حالة كل نظام بدقة.
كان هناك نظام مثبت واحد يتضمن تأخيرًا مدته ثلاث ثوانٍ قبل فتح صمام، وتسلسل تفريغ يعمل بترتيب يبدو خاطئًا.
تم تحديد كلاهما قبل ست سنوات من ذلك بواسطة مهندسين اثنين بعد مشكلة أثناء التشغيل التجريبي، لسبب منطقي تمامًا ولم يظهر في أي مستند. سجّلت قائمة المعلمات القيمة. لم يسجل أي شيء سبب ذلك.
غادر كلا المهندسين الشركة منذ ذلك الحين.
قام مهندس أحدث، بمراجعة أزمنة الدورات بحثًا عن الكفاءة، بتحديد أن التأخير ثلاث ثوانٍ هو ثلاث ثوانٍ من عدم حدوث أي شيء في كل دفعة. كانت ملاحظة صحيحة. اختبر التغيير في جهاز ورشة العمل، حيث لم يحدث فرقًا في أي شيء، لأن الحالة التي أنتجت المشكلة الأصلية تعتمد على طول مسار الأنابيب ولزوجة المنتج ولا تحدث في جهاز الاختبار. ثم قام بنشره.
في موقع العميل، أدى ذلك إلى انتقال المنتج بين دفعات متتالية. وبما أن المنشأة تتعامل مع مسببات الحساسية، لم تكن هذه مسألة كفاءة. تم عزل أحد عشر طنًا من المنتج وتدميرها، وتوقفت الإنتاج لمدة أربعة أيام حتى تم العثور على السبب، وأجرى العميل تحقيقه الخاص. بلغ إجمالي التكلفة بما في ذلك مطالبة العميل حوالي ثلاثمئة وأربعين ألف جنيه إسترليني.
لم يتصرف أي شخص بإهمال. راجع المهندس الوثائق التي أخبرته بالقيمة، واختبر التغيير، وهو ما يفعل أكثر من كثيرين. لكن ما لم يستطع فعله هو معرفة لماذا كانت القيمة موجودة، لأن ذلك كان محادثة في غرفة المنشأة قبل ست سنوات.
بعد ذلك، راجعت Trenholm ستين انحرافًا في الإعدادات عن نهجها القياسي عبر قاعدة منشآتها المثبتة. كان لدى تسعة منها سبب مكتوب.
قدّموا متطلب سجل القرار. أي انحراف عن المعيار يحصل على خمس حقول: ما الذي تم، ولماذا، وماذا يحدث إذا تم عكسه، ومن اتخذ القرار، ومتى.
وبشكل رجعي، أعادوا بناء واحد وأربعين من الستين عبر العثور على أشخاص يتذكرون. لم يمكن إعادة بناء تسعة عشر، وسُجلت كسبب غير معروف، لا تغيّر دون اختبار في الموقع، وهي إدخال مفيد فعلًا.
بعد ثلاث سنوات، لم تحدث أي حوادث عكس أخرى، وانخفضت قائمة الأسباب غير المعروفة إلى ستة فقط، لأن الانحرافات يتم اختبارها أثناء الأعمال المخططة ويتم تأكيدها أو إزالتها.
كانت المستندات الأربعمئة قد وصفت كل شيء عن النظام باستثناء الشيء الوحيد الذي كان مهمًا.
كيفية كتابة الوثائق التقنية في ست خطوات
سمِّ القارئ وحدد ما لن يكون لديه. لدى مُحافظ النظام بعد أربع سنوات النظام، ولا يملك زملاء يتذكرون تفاصيله. هذا الغياب هو قيد التصميم.
اكتب النظرة العامة قبل التفاصيل. أقسام التفاصيل غير قابلة للقراءة دون نموذج ذهني، والشخص الذي يملك النموذج هو أنت.
وثّق الحالة مرة واحدة وبشكل دقيق. المعلمات والواجهات والبنية المعمارية. هذا هو الجزء الأكبر وهو الأسهل.
اكتب سجل قرار لأي شيء سيسأله قارئ كفؤ. الانحرافات، والقيم غير البديهية، والبدائل المرفوضة، والحلول البديلة.
دوّن القيود. ما الذي لا يعمل وما الذي تم تأجيله. الوثائق التي تصف النجاحات فقط تفترض عدم وجود إخفاقات.
سجّل متى تم التحقق آخر مرة مقابل الواقع، وليس متى تم آخر تعديل.
الخطوة الرابعة هي التي كانت ستمنع المثال أعلاه، وهي التي يتم تخطيها لأنها تبدو كعمل إضافي في اللحظة التي يكون فيها القرار واضحًا للجميع الحاضرين.
أنواع الوثائق التقنية
أربع فئات واسعة، مفيدة لأن لديها قراء مختلفين وبالتالي قواعد مختلفة.
وثائق المنتج والنظام. البنية المعمارية، والمواصفات، والواجهات، والإعدادات. مكتوبة للأشخاص الذين سيبنون عليها أو سيقومون بصيانتها. هنا تنتمي سجلات القرارات.
وثائق العمليات والتشغيل. كيفية تشغيل الشيء وصيانته واستعادته. تتداخل مع أدلة التشغيل وإجراءات العمل، وقالب دليل التشغيل يغطي الشكل القابل للتنفيذ.
وثائق تقنية موجهة للمستخدمين. مراجع API، وأدلة التكامل، وأدلة المستخدم التقنية. مكتوبة للأشخاص خارج مؤسستك، ما يرفع مستوى الوضوح بشكل كبير.
وثائق الامتثال والأدلة. تقارير الاختبار، والشهادات، والتتبّع، ومواد تقييم المطابقة. غالبًا ما تكون الجزء المرتبط بمتطلبات الاحتفاظ، والجزء الذي يجب أن ينجو من عمليات التدقيق بعد سنوات.
تقوم معظم المؤسسات بالجزء الأول والثالث بشكل معقول، وبالجزء الثاني والرابع بشكل سيئ، عادةً لأن لدى الجزء الأول والثالث قراء واضحين يشتكون، بينما لدى الجزء الثاني والرابع قراء يصلون بعد سنوات. لذلك، أفضل قالب وثائق تقنية مجاني لك هو الذي يطابق الفئة التي أنت أضعف فيها، وليس القالب الذي تقوم به بالفعل بشكل جيد.
الوثائق التقنية أم وثائق البرمجيات أم وثائق تقنية المعلومات؟
ثلاثة مصطلحات متداخلة، ومن المفيد تحديد الحدود لأن المؤسسة نفسها غالبًا ما تحتاج إلى الثلاثة.
الوثائق التقنية هي الأوسع. تغطي أي نظام تقني: الأجهزة والبرمجيات والمصنع والأجهزة والأجزاء المدمجة. عندما يتعلق الأمر بمنتج مادي أو منتج تنظيمي، فهذا هو المصطلح الصحيح والبنية الصحيحة.
وثائق البرمجيات تغطي منتج برمجيًا تحديدًا، وتنقسم إلى البدء، والمراجع، والأدلة، والبنية المعمارية، والوثائق التشغيلية، وملاحظات الإصدار. قالب وثائق البرمجيات يغطي هذه التقسيمات ويختبر ما إذا كانت تعمل.
وثائق تقنية المعلومات تغطي البنية التحتية والممتلكات الخاصة بمؤسسة ما: ما الذي يعمل، وأين، ومن يملكه، وكيف يتم تكوينه. مشكلتها المميزة هي التقادم أكثر من كونها غيابًا.
إذا كنت توثق منتجًا تبيعه، فأنت تريد وثائق تقنية أو وثائق برمجيات. وإذا كنت توثق الأنظمة التي تعمل عليها مؤسستك، فأنت تريد وثائق تقنية المعلومات. ينطبق منطق سجل القرار في هذه الصفحة على جميع الثلاثة، ويكون أقوى ما يكون عندما توجد إعدادات غير بديهية.
ما الذي لا يمكن لقالب وثائق تقنية مجاني إصلاحه
المنطق الذي لم يتم التقاطه أبدًا. بمجرد أن يغادر الأشخاص الذين اتخذوا القرار، لا يمكن لأي قالب استعادته. العلاج الوحيد هو كتابته أثناء وجودهم، وتسجيل أنه غير معروف عندما لا يكونون موجودين.
الوثائق المكتوبة بواسطة شخص لم يقم بالعمل. يمكنهم وصف الحالة بدقة ولا يمكنهم تقديم الأسباب، وهي النصف الذي يهم.
محتوى لا يتم التحقق منه أبدًا. لن يخبرك أي تنزيل مجاني لقالب وثائق تقنية ما إذا كان ما يقوله ما يزال صحيحًا. تاريخ آخر تحقق وشخص يقوم بالمراجعة هما الآلية الوحيدة.
كفاية الامتثال. عندما تكون الوثائق التقنية متطلبًا قانونيًا، تحدد اللوائح المحتويات، ولن يفي قالب عام بذلك.
التقط المنطق قبل أن يغادر
أصعب محتوى يمكن التقاطه هو المنطق، والسبب ليس أن الناس غير راغبين. السبب أن شرح الأمور هو محادثة، وتوثيقها مهمة، والمحادثة سهلة بينما المهمة ليست كذلك.
اطلب من مهندس أن يكتب لماذا تم تكوين نظام بطريقة معينة وستحصل على ثلاث سطور. اطلب منه أن يمشي معك خلال ذلك، وسيفسر مشكلة التشغيل التجريبي، والبديل الذي رفضه، والمكانين الآخرين اللذين يمكن أن تظهر فيهما المشكلة نفسها. تأتي المعرفة عندما يتحدث، ولا تأتي عندما يكتب.
يقوم Trupeer AI بالتقاط ذلك بهذه الصيغة. يمشي شخص ما خلال النظام أثناء التسجيل والشرح، ويكون الناتج عبارة عن دليل مكتوب مع لقطات شاشة تم التقاطها بالفعل ووضعها، إلى جانب الفيديو، ضمن علامتك التجارية الخاصة. يصل المنطق ككلام، وهو الشكل الذي يوجد به، ويتحول إلى وثيقة دون أن يضطر أحد للجلوس وكتابتها.
سجّله. اجعله بعلامتك. ترجمّه. اجعله Trupeer.
الوقت المناسب للقيام بذلك هو قبل أن يغادر شخص ما، وهو الاستخدام الأكثر وضوحًا مع أقل قدر من التوجيه غير الواضح. يمكن لمهندس يغادر مع إشعار مدته أسبوعان أن يسجل أنظمته غير المعتادة خلال ساعات قليلة، وهو تسليم أفضل بكثير من ملخص مكتوب يتم إنتاجه تحت ضغط الوقت. غادر مهندسا Trenholm ومعهما ست سنوات من السياق، ولم يطلب منهم أحد شرح ثلاث الثواني.
عندما تمتد الفرق عبر مواقع أو لغات، ينتج التسجيل نفسه المادة نفسها في كل مكان، لذلك يُفهم نظام تتم صيانته في بلد ما وبناؤه في بلد آخر بالطريقة نفسها.
توجد هذه المادة في قاعدة المعرفة لديك، وتعمل أيضًا كـ تدريب لمن يرث النظام. إجراءات مستوى المهمة تنتمي إلى تعليمات العمل. الاتساق عبر وثائقك مسألة ضبط حزمة العلامة التجارية مرة واحدة، ويتم تغطية الإعداد في دليل إعداد قالب المستند.
الأسئلة الشائعة
هل يوجد إصدار Word لقالب وثائق تقنية مجاني؟
يُناسب Word الوثائق التقنية التي تتم مراجعتها والموافقة عليها وإصدارها، وهو ما يصف معظمها خارج سياقات البرمجيات البحتة. ملف قالب وثائق تقنية Word هو التنسيق المناسب للمواصفات ومستندات التصميم وأي شيء تعاقدي.
هناك إعدادان يستحقان أن تجعلهما صحيحين. ضع تاريخ الإصدار والمالك وآخر تحقق في تذييل الصفحة بدلًا من وضعه فقط في الغلاف، واستخدم أنماط عناوين حقيقية بحيث يتم إنشاء صفحة المحتويات ويظل المستند قابلًا للتنقل حتى عبر مئة صفحة.
هل يوجد إصدار Word لقالب وثائق تقنية مجاني؟
نعم، وملف قالب وثائق تقنية Word المجاني هو الشيء نفسه مثل ملف Word، مع الامتداد الأقدم.
الأكثر فائدة من سؤال التنسيق هو ما تضيفه إلى أي قالب تستخدمه. قسم سجل القرار، وقسم القيود المعروفة. لا يظهر أي منهما في أي قالب عام رأيته، وكلاهما هو المكان الذي تستقر فيه قيمة الوثائق التقنية مع مرور الوقت.
هل يوجد إصدار DOCX لقالب وثائق تقنية؟
DOCX هو ببساطة تنسيق Word الحالي، لذلك ملف قالب وثائق تقنية DOCX وملف Word هما المستند نفسه.
حيثما تكون التفرقة مهمة أحيانًا فهي في سلاسل الأدوات التي تُنشئ المستندات تلقائيًا، لأن DOCX تنسيق منظم يمكن إنتاجه برمجيًا. إذا كانت وثائقك التقنية تُنشأ من مصدر حقيقة بدلًا من كتابتها يدويًا، فهذا يستحق الاستكشاف، لأن المحتوى المُنشأ لا يمكن أن ينحرف عن النظام الذي يصفه.
هل يوجد قالب وثائق تقنية مجاني بصيغة PDF؟
يُعد PDF هو الإصدار الصادر، وهو أكثر أهمية هنا من معظم الوثائق لأن الوثائق التقنية غالبًا ما تكون مخرجات تعاقدية أو أدلة تنظيمية، أو كليهما. صدّر قالب وثائق تقنية مجاني بصيغة PDF في كل مرة إصدار، مع الإصدار والتاريخ على كل صفحة.
احتفظ بمصدر قابل للتعديل واحتفظ بالإصدارات المستبدلة بدلًا من الكتابة فوقها. القدرة على إظهار أي إصدار من الوثيقة كان ساريًا في تاريخ معيّن غالبًا هي سبب امتلاكها.
هل يوجد إصدار Excel لقالب وثائق تقنية مجاني؟
يُناسب Excel السجلات أكثر من النثر. يعمل ملف قالب وثائق تقنية مجاني بصيغة Excel بشكل جيد لقوائم المعلمات وسجلات الواجهات ومصفوفات التتبّع التي تربط المتطلبات بالاختبارات، وسجل مستند يوضح ما هو موجود ومتى تم التحقق منه آخر مرة.
هذا الأخير يستحق البناء حتى لو لم تبنِ أي شيء آخر. صف واحد لكل مستند مع المالك والإصدار وتاريخ آخر تحقق سيخبرك عن حالة وثائقك أكثر من قراءة أي جزء منها.
هل يوجد تنزيل مجاني لقالب وثائق تقنية يستحق الاستخدام؟
قائمة الأقسام راسخة، وكل إصدار منشور يقدم تقريبًا الشيء نفسه، لذلك يوفر تنزيل قالب وثائق تقنية مجاني وقتًا لا يتجاوز بعد الظهر في أغلب الحالات.
قيّم أيًّا منها على سؤال واحد. هل توجد أي طريقة لتسجيل لماذا تم تنفيذ شيء بطريقة معينة؟ عمليًا لا يوجد أي منها، لأن القوالب مبنية حول وصف الحالة، والحالة هي الجزء الذي يمكن استعادته دونها.
ما هو أفضل قالب وثائق تقنية مجاني؟
أفضل قالب وثائق تقنية مجاني هو الذي ستستمر في التحقق من صحته، وغالبًا يعني ذلك أبسط خيار.
إذا كنت تقارن بين الخيارات، فالقسمان اللذان يجب البحث عنهما هما سجلات القرارات والقيود المعروفة. قالب يحتوي على كليهما، حتى لو كان بسيطًا، سيُنتج وثائق ما تزال مفيدة بعد خمس سنوات. أما قالب مصقول يفتقد كليهما فسيُنتج وصفًا دقيقًا لنظام لا يجرؤ أحد على تغييره.
ما الذي يجب أن تتضمنه الوثائق التقنية والذي تتركه معظم القوالب؟
ثلاثة أشياء. المنطق وراء الخيارات غير البديهية، بما في ذلك ما تم رفضه ولماذا. ما الذي سيتعطل إذا تم عكس قرار ما، وهو ما يحوّل ملاحظة تاريخية إلى تحذير. وما الذي لا يعمل، أي القيود المعروفة والبنود المؤجلة.
تشترك هذه الثلاثة في خاصية واحدة: لا يمكن استعادتها عبر فحص النظام. يمكن استعادة كل شيء آخر في الوثائق التقنية، إذا توفر الوقت الكافي، ولهذا تُعد هذه الأقسام هي التي تستحق الحماية عندما يتم تقليص جهد إعداد الوثائق.
