٦ شوال ١٤٤٦ هـ
الشركات التي تمتلك تعليمات منتجات عالية الجودة وسهلة الاستخدام شهدت زيادة بنسبة 23% في رضا المستهلكين وزيادة بنسبة 18% في الإيرادات مقارنةً بتلك التي تملك كتيبات ذات جودة أدنى. من ناحية أخرى، يمكن أن تُعزى حوالي 40% من اتصالات الدعم وإرجاع المنتجات إلى تعليمات مكتوبة بشكل سيء. هذه ليست مجرد قضية تجربة مستخدم؛ إنها تكلفة خفية يتجاهلها العديد من الشركات.
هنا تتجلى أهمية الدليل الجيد للمستخدم. هذه وثيقة تقنية تشرح كيفية استخدام منتج أو خدمة بشكل فعال. عادةً ما تقدم تعليمات خطوة بخطوة حول كيفية استخدام المنتج. غالبًا ما يُصاحب ذلك إرشادات بصرية بالإضافة إلى نصائح لمساعدة المستخدمين في التنقل عبر ميزات متعددة وحل المشكلات المحتملة المختلفة.
تقلل الأدلة الموثقة جيدًا من الارتباك، وتزيد من قابلية استخدام المنتجات والخدمات، وتحسن التجربة العامة للمستخدم. مع تطور الحاجة إلى الوثائق التقنية، بدأت الشركات في الاعتماد على أدوات مدعومة بالذكاء الاصطناعي مثل Trupeer لأتمتة هذه العملية. تم تصميم Trupeer لتحويل تسجيلات الشاشة الأساسية إلى وثائق موسعة تركز على المستخدم، مما يساعد في إنشاء أدلة المستخدم وأشكال أخرى من الكتابة التقنية.
لماذا تعتبر أدلة المستخدم مهمة؟
يمكن أن تحدث الأدلة الواضحة والفعالة للمستخدم فرقًا بين عميل راض وتذكرة دعم محبطة. إنها تحول التعقيد إلى وضوح وتساعد المستخدمين على استخدام منتجك بنجاح. في الوقت نفسه، تخفف أيضًا الضغط على فريق الدعم الخاص بك. دعونا نستكشف المزيد حول لماذا هي حاسمة لعملك.
تحسن تجربة المستخدم
يساعد دليل مستخدم واضح خطوة بخطوة المستخدمين على فهم منتجك بشكل أسرع. وهذا يقلل من الإحباط ويحد من التخمين. كما يعزز الثقة، ويبني الثقة، ويسهل الاستخدام لأول مرة. كل هذه هي عوامل رئيسية تؤثر على رضا العملاء وتشجع على التفاعل طويل الأجل مع علامتك التجارية.
يقلل من عبء الدعم
تسجل الوثائق جيدة الهيكل الأسئلة الشائعة مقدمًا وتقلل من عدد تذاكر الدعم. وهذا يوفر الوقت لفريقك ويضمن عدم انتظار العملاء للحصول على المساعدة، خاصةً عندما يتعاملون مع مشكلات سهولة الاستخدام البسيطة أو حل المشكلات الروتينية.
يجعل المنتجات أكثر قابلية للتوسع
سواء كانت كتيب عن الأجهزة أو دليل استخدام للبرمجيات، فإن الوثائق الجيدة تتيح لك تقديم دعم متسق عبر المستخدمين، والفرق، والجغرافيا دون زيادة تكاليف خدمة العملاء. كما أن نشر أدلة المستخدم مبكرًا يجعل من عملية التوجيه قابلة للتكرار، بحيث يمكنك توسيع منتجك بشكل أسرع.
الميزات الرئيسية لدليل المستخدم الجيد
يجب ألا يعقد دليل المستخدم الأمور للمستهلك؛ بل يجب أن يجعل الحياة أسهل بدلاً من ذلك. لذا، سواء كنت ترغب في تقديم منتج بسيط أو منتج تقني عالي، يجب أن يكون الدليل المثالي سهل القراءة، سهل المتابعة، وسهل العثور عليه. إليك العناصر الأربعة الأساسية التي تميز الأدلة المفيدة عن تلك التي يتخلى عنها المستخدمون.
الوضوح والبساطة
تستخدم أفضل أدلة المستخدمين لغة بسيطة وتبتعد عن المصطلحات الفنية ما لم يكن ذلك ضروريًا. إذا كان من الضروري استخدامها، تشرح مثل هذه الأدلة المصطلحات للقارئ. لهذا السبب تبدو وكأنها محادثات بدلاً من محاضرات. الهدف هو مساعدة المستخدمين على المضي قدمًا وإضافة قيمة لرحلتهم. لذا، يعتمدون على جمل قصيرة، وصوت نشط، ونبرة ودية ولكن احترافية.
تعليمات خطوة بخطوة
يتبع الدليل الموثوق نفس المسار الذي سيسلكه المستخدم في الحياة الواقعية. تُقدم التعليمات عادةً في تسلسل واضح ومنطقي وغالبًا ما تكون محدودة إلى إجراء واحد في كل خطوة. لذا، إذا كنت تتعلم كيفية كتابة دليل مستخدم، يمكنك البدء من خلال تخطيط تدفق استخدام المنتج بشكل عملي لأن ذلك يشكل العمود الفقري لكتيب يمكن استخدامه.
صور ووسائط متعددة
يمكن أن تكون الكلمات مفيدة للغاية، لكن الصور تضيف طبقة مختلفة من الوضوح. لهذا السبب تستخدم الأدلة الجيدة لقطات شاشة، وصور مشروحة، وصور متحركة، أو حتى تسجيلات الشاشة لإظهار المستخدم بالضبط ما يجب فعله. يعتمد بعض من أفضل أمثلة أدلة المستخدمين على الصور أكثر من النص - خاصةً عندما يقودون المستخدم عبر واجهات البرمجيات أو العمليات متعددة الخطوات.
إمكانية البحث والوصول
يجب ألا يضطر المستخدمون للتمرير بلا نهاية للعثور على الإجابات. لهذا السبب تشمل أدلة المستخدم الشاملة عناوين واضحة وجدول محتويات. وهي متاحة عمومًا أيضًا بتنسيقات قابلة للبحث مثل PDF أو قوالب مستندات على الويب. كما أن الوصول مهم أيضًا، وهذا هو السبب وراء عمل الأدلة الجيدة بشكل جيد عبر الأجهزة وقابلة للقراءة بواسطة قارئات الشاشة.
أفضل الممارسات لكتابة أدلة المستخدم
كتابة دليل المستخدم أكثر من مجرد شرح كيفية عمل شيء ما. يتطلب لغة، مصطلحات، تنسيق، وتعليمات تعمل للجمهور المستهدف. لذا، بغض النظر عما إذا كنت تكتب للمبتدئين أو المستخدمين المتقدمين، فإن أفضل الممارسات الموضحة هنا يمكن أن تضمن أن دليلك سيكون مفيدًا ومتسقًا ومبنيًا ليظل مستدامًا.
اعرف جمهورك
إذا لم تكن متأكدًا مما يجب أن يتضمنه دليل المستخدم، ابدأ بالسؤال عما يتوقع جمهورك أن يتعلمه - وقدم فقط ذلك. يبدأ كل دليل مستخدم فعال بفهم عميق لجمهوره. يحتاج المبتدئ الذي يستكشف منتجك للمرة الأولى إلى لغة واضحة وبسيطة وسياق مفصل. من ناحية أخرى، قد يرغب المستخدم المتقدم في الوصول السريع إلى الاختصارات أو المواصفات الفنية. يجب أن تعكس النبرة والعمق وهيكل الدليل من كتبت له.
استخدم تنسيقًا متسقًا
غالبًا ما يُفهم التنسيق على أنه مجرد جمالية، لكنه في الحقيقة جزء أساسي من قابلية الاستخدام. يساعد الدليل المنسق جيدًا المستخدمين على العثور على ما يحتاجون إليه بسرعة وفهمه بسهولة. تساعد العناوين الواضحة على تقسيم الأقسام، وتبسط النقاط النقطية المعلومات المعقدة، وتخلق الخطوات المرقمة تدفقًا منطقيًا للأفكار. بالإضافة إلى ذلك، تساعد الاتساق عبر هذه العناصر في تجنب الارتباك. الخلاصة هي أن التنسيق المنظم يسمح للمستخدمين بالتمرير أو البحث أو الغوص بعمق - أيًا كان ما يحتاجونه.
ابقه محدثاً
دليل المستخدم يكون مفيدًا فقط بقدر ما هو محدث. يمكن أن تؤدي المعلومات القديمة إلى ارتباك بين المستخدمين، وزيادة تذاكر الدعم، وتقليل الثقة في منتجك. علاوة على ذلك، مع تطور المنتجات، قد تتم إضافة ميزات جديدة، أو قد تتغير الواجهات، أو قد يتم تعديل سير العمل. يجب أن تتماشى وثائقك أيضًا مع هذه التغييرات. من الضروري أن يكون لديك جدول مراجعة في المكان لتتبع تغييرات المنتج وتحديث دليلك، بحيث يبقى ذي صلة وفعالاً.
استفد من الذكاء الاصطناعي لأتمتة العمل
تعمل أدوات الذكاء الاصطناعي على تحويل الطريقة التي تتعامل بها الفرق مع التوثيق ومشاركة المعلومات. تقوم منتجات مثل Trupeer بأتمتة كل شيء من تسجيلات الشاشة إلى الأدلة المكتوبة. أفضل جزء هو أنها كاملة مع الصور، والتعليقات الصوتية، والترجمات. وهذا يقلل بشكل كبير من الوقت والجهد اللازمين لإنتاج أدلة المستخدم عالية الجودة. وهي أيضًا قيمة بشكل خاص للفرق التي تنمو بسرعة أو المنتجات المتطورة حيث تكون التحديثات المتكررة هو القاعدة.
إذا كنت تبحث عن كيفية كتابة دليل مستخدم على نطاق واسع، يمكن أن يساعدك Trupeer في توحيد الناتج مع الحفاظ على سرعته، وموثوقيته، وفعاليته من حيث التكلفة. تحتاج فقط إلى اتباع هذه الخطوات الثلاث البسيطة:
أفضل الأدوات لإنشاء أدلة المستخدم والتوثيق
هل أنت مهتم بإنشاء أدلة مستخدم تضيف قيمة للمستهلك؟ إليك أفضل الأدوات التي يمكنك اختيارها لجعل هذا التوثيق الفني أكثر سهولة وفعالية.
Trupeer.ai هي منصة مدعومة بالذكاء الاصطناعي تحول تسجيلات الشاشة إلى أدلة مستخدم ممتازة، كاملة مع التعليقات الصوتية، والصور، والتوثيق خطوة بخطوة. تم بناؤها من أجل السرعة، والاتساع، والبساطة، مما يجعلها مثالية لفرق المنتجات، ومحترفي دعم العملاء، والمسوقين الذين يرغبون في أتمتة التوثيق دون المساومة على الجودة.
تشمل ميزاتها الرئيسية:
أدلة مكتوبة مولّدة تلقائيًا
تحول Trupeer.ai تسجيلات الشاشة البسيطة إلى وثائق مكتوبة منظمة، خطوة بخطوة، بدون أي جهد يدوي.
التعليقات الصوتية والشخصيات الافتراضية: تضيف المنصة تعليقات صوتية تبدو طبيعية وشخصيات افتراضية قابلة للتخصيص لإنشاء دروس جذابة بمستوى احترافي.
تنسيقات تصدير متعددة: يمكنك تصدير أدلة المستخدم الخاصة بك بتنسيقات Word و PDF و Markdown. يحسن ذلك إمكانية الوصول ويجعل من السهل مشاركة، تعديل، أو تضمين الكتيبات.
الترجمة المدمجة: يدعم Trupeer أيضًا الترجمة إلى أكثر من 30 لغة، بحيث يمكنك توسيع وثائقك الفنية للجماهير العالمية فورًا.
التحديثات الآلية: ما عليك سوى رفع تسجيل جديد، وسيقوم Trupeer تلقائيًا بتحديث الدليل - بما في ذلك النص، والصور، والتعليق الصوتي.
ClickHelp
ClickHelp هي منصة توثيق سحابية قوية تبسط عملية إنشاء وإدارة وتقديم أدلة المستخدم والكتيبات. تقدم واجهة سهلة الاستخدام، وأدوات تعاون متقدمة، ودعم الوثائق بتنسيقات متعددة. مما يجعلها مثالية للتعليم العملاء وفرق المنتجات، تساعد كل من الكتاب الفنيين وغير الفنيين.
Document360
Document360 هو برنامج قاعدة معرفة يسمح للشركات بإنشاء وإدارة ونشر أدلة مستخدم شاملة. مع محرر بديهي، قوالب قابلة للتخصيص، وتحليلات متقدمة، يمكّن الفرق من بناء مراكز مساعدة منظمة وقابلة للبحث. يدعم Document360 أيضًا تكامل سلس مع أدوات شائعة، مما يجعله مناسبًا للاستخدام الداخلي والوجه للعملاء.
Paligo
Paligo هو نظام إدارة محتوى على السحابة مصمم لمساعدة الفرق على إنشاء وإدارة الوثائق المعقدة. يسمح بكتابة سهلة، وإعادة استخدام المحتوى، والتعاون عبر فرق متعددة. مع نموذج المحتوى المنظم، يضمن Paligo أن أدلة المستخدم لديك متسقة، وقابلة للتوسع، وسهلة الصيانة، مما يجعلها خيارًا رائعًا للتوثيق الفني.
كيف يغير الذكاء الاصطناعي مستقبل وثائق المستخدم
لم تعد وثائق المستخدم عملية ثابتة. لا تحتاج إلى أن تكون يدوية بنسبة 100% أيضًا. يعمل الذكاء الاصطناعي على جعلها أسرع، وأكثر ذكاءً، وقابلة للتوسع عن طريق تقليل الوقت المستغرق لإنشاء المحتوى والحفاظ عليه محدثًا باستمرار. من الأدلة خطوة بخطوة إلى فيديوهات تفاعلية مشروحة، تقوم أدوات الذكاء الاصطناعي بإعادة تشكيل الطريقة التي تقدم بها الفرق الدعم والتعليمات.
إليك كيف.
أدلة خطوة بخطوة مولّدة بالذكاء الاصطناعي
يمكن الآن للذكاء الاصطناعي تحويل تدفقات العمل الخام أو تسجيلات الشاشة على الفور إلى تعليمات هيكلية وسهلة المتابعة. بالإضافة إلى كونها سريعة الإنتاج، تكون هذه الأدلة دقيقة ومنسقة بوضوح. للفرق التي تحاول معرفة كيفية كتابة دليل مستخدم بفعالية، يلغي الذكاء الاصطناعي العمل المتكرر مع الحفاظ على الجودة. وهذا مفيد بشكل خاص عند إنشاء وثائق للأدوات المعقدة، حيث يمكن أن تعيق الأخطاء البشرية أو عدم الاتساق فهم المستخدم.
دروس فيديو مؤتمتة مع تعليق صوتي مدعوم بالذكاء الاصطناعي
بدلاً من تسجيل التعليقات الصوتية أو تجميع الشرائح يدويًا، يمكن أن يساعد الذكاء الاصطناعي الفرق في إنشاء دروس فيديو مع التعليق الصوتي المدمج، والترجمات، والإشارات البصرية. تساعد هذه الفيديوهات في شرح العمليات بصريًا وتكون مفيدة بشكل خاص في سياق دليل استخدام البرمجيات. إنها تقلل من اعتمادك على المقدمين البشر وتوفر ساعات في الإنتاج. وهذا، بدوره، يقدم بديلاً احترافيًا وقابلًا للتوسع لتوجيه وتثقيف المستخدمين عبر الأسواق واللغات.
تحديثات وثائقية بدون جهد مع Trupeer.ai
تسمح أدوات مثل Trupeer.ai للفرق بتحديث الوثائق بدون جهد من خلال رفع تسجيلات جديدة. يقوم النظام تلقائيًا بالتقاط التغييرات، وإنشاء لقطات شاشة، وتحديث التعليمات، وحتى ضبط التعليقات الصوتية أو النص حسب الحاجة. يجعل هذا من الأسهل بكثير الحفاظ على تحديث أدلة المستخدم، حتى بالنسبة للمنتجات التي تتطور بسرعة.
إليك كيف يساعدك Trupeer في تسجيل وتحرير وتنزيل أدلة المستخدم وغيرها من الوثائق التقنية خلال دقائق.
الخاتمة
التوثيق القائم على الذكاء الاصطناعي هنا ليبقى. إنه مستقبل كيفية تواصل فرق المنتجات مع المستخدمين النهائيين لأنه يستبدل الجهد اليدوي بالأتمتة الذكية - مما يجعله أسرع في الإنشاء، وأسهل في التحديث، وأكثر قابلية للتوسع بكثير. من توليد الأدلة خطوة بخطوة إلى إنتاج دروس فيديو دون تحرير، يساعد الذكاء الاصطناعي الفرق في تقديم الدعم الذي يكون دائمًا واضحًا ودائمًا حديثًا.
إذا كنت مستعدًا لتبسيط عملية التوثيق الخاصة بك وإنشاء أدلة تكتب نفسها تقريبًا، فقد حان الوقت لتجربة Trupeer.ai - طريقك المختصر نحو توثيق سهل واحترافي وودود للمستخدم.
أسئلة شائعة (FAQs)
1. ما هي بعض الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند كتابة دليل مستخدم؟
تتضمن بعض الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند إنشاء دليل مستخدم تخطي الخطوات الأساسية واستخدام الكثير من المصطلحات التقنية. التعليمات الغامضة، والوثائق ذات الهيكل السيء، وعدم وجود تعليمات بصرية هي أيضًا أخطاء يجب تجنبها لأنها يمكن أن تجعل الأدلة محيرة للمستخدم. الحيلة هي الكتابة دائمًا مع وضع المستخدم النهائي في الاعتبار واختبار الدليل من حيث الوضوح قبل نشره.
2.هل يجب طباعة أدلة المستخدم، أو استخدام النسخ الرقمية، أو كليهما؟
من الناحية المثالية، كليهما. تضمن أدلة المستخدم الرقمية التفاعلية، وقابلة للبحث، وسهلة التحديث. ومع ذلك، لا تزال النسخ المطبوعة مفيدة في الإعدادات غير المتصلة بالإنترنت أو للمنتجات المستندة إلى الأجهزة. مع نهج هجين، يمكنك تقديم إمكانية الوصول للمستخدمين بمختلف التفضيلات والمتطلبات.
3. كيف يمكن أن يؤدي التوطين والترجمة إلى تحسين تأثير أدلة المستخدم؟
يسمح التوطين والترجمة لدليل المستخدم الخاص بك بالاستجابة للجماهير العالمية لأنه يمكنك تعديل المحتوى ليقترن بالفروق الثقافية. يحسن ذلك من الفهم والثقة. كما يجعل المنتج أكثر قابلية للاستخدام. بالنسبة للشركات متعددة الجنسيات، على وجه الخصوص، من الضروري تقديم تجارب متسقة عبر الأسواق.
4. ما هي الصناعات التي تستفيد أكثر من الأدلة المنظمة جيدًا؟
يمكن أن تستفيد الصناعات مثل SaaS، والإلكترونيات الاستهلاكية، وتكنولوجيا الرعاية الصحية، والتصنيع بشكل كبير من الأدلة الشاملة وسهلة الاستخدام. على سبيل المثال، يمكن لدليل مستخدم برمجي مكتوب بشكل واضح أن يقلل من طلبات الدعم ويحسن عملية الانضمام. وبالمثل، في الصناعات الخاضعة للتنظيم، يضمن ذلك الامتثال السلس ويقلل من الأخطاء التشغيلية.
5. ما هي أنواع تنسيقات المحتوى التي يمكن أن ينشئها Trupeer.ai لأدلة المستخدم؟
يسمح لك Trupeer.ai بتصدير أدلة المستخدم الخاصة بك بتنسيقات مختلفة مثل PDF وWord وMarkdown. هذه التنسيقات مثالية لمشاركة، تعديل، أو تضمين في منصات عبر الإنترنت مثل Notion أو GitHub أو Confluence.
6. هل يمكن أن يقوم Trupeer بترجمة وتوطين أدلة المستخدم للأسواق المختلفة؟
نعم، يدعم Trupeer الترجمة إلى أكثر من 30 لغة ويقوم بتوطين المحتوى ليتناسب مع السياقات الثقافية. يضمن أن توثيقاتك وأدلة الفيديو جاهزة للاستخدام العالمي من خلال تضمين ميزات أساسية مثل التعليقات الصوتية، والترجمات، والنصوص على الشاشة.
