فهرس المحتويات
تجربة الأعمال التي تحتوي على تعليمات منتجات عالية الجودة وسهلة الاستخدام على زيادة بنسبة 23% في رضا المستهلكين وزيادة بنسبة 18% في الإيرادات مقارنة بتلك التي تحتوي على كتيبات منخفضة الجودة. من ناحية أخرى، يمكن أن يُعزى حوالي 40% من اتصالات الدعم وعمليات إرجاع المنتجات إلى تعليمات مكتوبة بشكل سيء. هذه ليست مجرد مشكلة خدمة عملاء؛ بل هي تكلفة خفية تتجاهلها العديد من الشركات.
هنا تأتي أهمية دليل المستخدم الجيد. هذا مستند تقني يفسر كيفية استخدام منتج أو خدمة بشكل فعال. عادة ما يقدم تعليمات خطوة بخطوة حول كيفية استخدام المنتج. وغالبًا ما يكون مصحوبًا بإرشادات بصرية إلى جانب نصائح لمساعدة المستخدمين في التنقل عبر الميزات المختلفة وحل المشاكل المحتملة المختلفة.
تساعد الأدلة الموثقة جيدًا على تقليل الارتباك، وتجعل المنتجات والخدمات أكثر قابلية للاستخدام، وتحسن تجربة المستخدم بشكل عام. مع تطور الحاجة إلى التوثيق الفني، بدأت الشركات في التحول إلى أدوات مدعومة بالذكاء الاصطناعي مثل Trupeer لأتمتة هذه العملية. تم تصميم Trupeer لتحويل تسجيلات الشاشة البسيطة إلى مستندات موسعة تركز على المستخدم، مما يساعد في إنشاء أدلة المستخدم وأشكال أخرى من الكتابة الفنية.
لماذا تعتبر أدلة المستخدم مهمة؟
يمكن أن تحدث أدلة المستخدم الواضحة والفعالة فرقًا كبيرًا بين عميل راضٍ وتذكرة دعم محبطة. إنها تحول التعقيد إلى وضوح وتساعد المستخدمين على استخدام منتجك بنجاح. في الوقت نفسه، فإنها تخفف من الضغط على فريق الدعم الخاص بك. دعونا نستكشف المزيد حول سبب كونها حاسمة لعملك.
تحسن تجربة المستخدم
تساعد دليل المستخدم الواضح والمرحلي المستخدمين على فهم منتجك بسرعة. وهذا يقلل من الإحباط ويحدد الحد من التخمين. كما أنه يعزز الثقة، ويؤسس الميل، ويجعل الاستخدام الأول أكثر سلاسة. هذه جميعها عوامل رئيسية تؤثر على رضا العملاء وتشجع على المشاركة طويلة الأمد مع علامتك التجارية.
تقلل من عبء الدعم
تجيب الوثائق المنظمة جيدًا عن الأسئلة الشائعة مقدمًا وتقلل عدد تذاكر الدعم. وهذا يوفر الوقت لفريقك ويضمن عدم انتظار العملاء للمساعدة، خاصة عند التعامل مع مشاكل الاستخدام البسيطة أو أدوات استكشاف الأخطاء الروتينية.
تجعل المنتجات أكثر قابلية للتوسع
سواء كانت كتيبًا للأجهزة أو دليل مستخدم للبرامج، فإن الوثائق الجيدة تسمح لك بتقديم دعم متسق عبر المستخدمين والفرق والمناطق الجغرافية دون زيادة تكاليف خدمة العملاء. يعد نشر أدلة المستخدم مبكرًا أيضًا بمثابة جعل عملية الانضمام قابلة للتكرار، بحيث يمكنك توسيع منتجك بشكل أسرع.
الميزات الأساسية لدليل مستخدم جيد
لا ينبغي أن تعقد دليل المستخدم الأمور بالنسبة للمستهلك؛ بل يجب أن تجعل الحياة أسهل بدلاً من ذلك. لذا، سواء كنت ترغب في تقديم منتج بسيط أو منتج تقني عالي المستوى، يجب أن يكون الدليل المثالي سهل القراءة وسهل المتابعة وسهل العثور عليه. إليك الأساسيات الأربعة التي تفصل بين الأدلة المفيدة وتلك التي يتخلى عنها المستخدمون.
الوضوح والبساطة
تستخدم أفضل أدلة المستخدمين لغة بسيطة وتتجنب المصطلحات الفنية ما لم يكن ذلك ضروريًا تمامًا. إذا كانت هناك حاجة لاستخدام مصطلحات فنية، فإن مثل هذه الأدلة تفسرها للقارئ. ولهذا السبب تشعر وكأنها محادثات بدلاً من محاضرات. الهدف هو مساعدة المستخدمين على المضي قدمًا وإضافة قيمة إلى رحلتهم. لذا، فإنها تعتمد على جمل قصيرة، وصوت نشط، ونبرة ودية ولكن احترافية.
تعليمات خطوة بخطوة
يتبع الدليل الموثوق نفس الطريق الذي سيسلكه المستخدم في الحياة الواقعية. وعادة ما يتم تقديم التعليمات في تسلسل واضح ومنطقي وغالبًا ما تكون محدودة إلى إجراء واحد لكل خطوة. لذا، إذا كنت تتعلم كيفية كتابة دليل مستخدم، يمكنك البدء من خلال رسم تدفق استخدام المنتج عمليًا لأن هذا يشكل العمود الفقري لكتيب قابل للاستخدام.
المرئيات والوسائط المتعددة
يمكن أن تكون الكلمات مفيدة جدًا، ولكن المرئيات تضيف طبقة مختلفة من الوضوح. ولهذا السبب تستخدم الأدلة الجيدة لقطات الشاشة والصور المشروحة وملفات GIF أو حتى مشاركة الشاشة والتسجيل لعرض ما يجب فعله. بعض من أفضل أمثلة أدلة المستخدم تعتمد أكثر على المرئيات من النص، خاصة عندما يوجهون المستخدم خلال واجهات البرامج أو العمليات متعددة الخطوات.
إمكانية البحث والوصول
لا ينبغي أن يضطر المستخدمون إلى التمرير بلا نهاية للعثور على الإجابات. ولهذا السبب تتضمن أدلة المستخدم الشاملة رؤوسًا واضحة وجدول محتويات. وهي أيضًا متاحة عادةً بتنسيقات قابلة للبحث مثل PDF أو قوالب قائمة على الويب. كما أن الوصول مهم أيضًا، ولهذا السبب تعمل الأدلة الجيدة بشكل جيد عبر الأجهزة ويمكن قراءتها بواسطة قارئات الشاشة.
أفضل أداة عبر الإنترنت لإنشاء أدلة مستخدمين – منشئ أدلة المستخدم عبر الإنترنت
أفضل الممارسات لكتابة أدلة المستخدمين
كتابة دليل مستخدم تتطلب أكثر من توضيح كيفية عمل شيء ما. إنها تتطلب لغة، ومصطلحات، وتنسيق، وتعليمات تعمل للجمهور المستهدف. لذا، بغض النظر عما إذا كنت تكتب للمبتدئين أو للمستخدمين المتقدمين، يمكن أن تضمن أفضل الممارسات الموضحة هنا أن دليلك مفيد ومتسق ومبني ليدوم.
اعرف جمهورك
إذا لم تكن متأكدًا مما موجود في دليل المستخدم، ابدأ بسؤال ما يتوقعه جمهورك تعلمه – وقدم ذلك فقط. كل دليل مستخدم فعال يبدأ بفهم عميق لجمهوره. يحتاج المبتدئ الذي يستكشف منتجك للمرة الأولى إلى لغة واضحة وبسيطة وسياق مفصل. من ناحية أخرى، قد يرغب المستخدم المتقدم في الوصول السريع إلى الاختصارات أو المواصفات الفنية. يجب أن تعكس النبرة والعمق وهيكل الدليل ما كُتب من أجله.
استخدم تنسيقًا متسقًا
غالبًا ما يُساء فهم التنسيق على أنه مجرد جمالية، لكنه في الحقيقة جزء أساسي من قابلية الاستخدام. تساعد الدليل المنظم بشكل جيد المستخدمين على العثور على ما يحتاجون إليه بسرعة وفهمه بكل سهولة. تساهم العناوين الواضحة في تفكيك الأقسام، وتبسط النقاط النقطية المعلومات المعقدة، وتخلق الخطوات المرقمة تدفقًا منطقيًا للأفكار. بالإضافة إلى ذلك، فإن الاتساق عبر هذه العناصر يساعد على تجنب الارتباك. الخلاصة هي أن التنسيق المنظم يسمح للمستخدمين بالتصفح أو الإسكان أو الغوص في ما يحتاجونه.
احتفظ به محدثًا
دليل المستخدم مفيد فقط بقدر ما هو محدث. يمكن أن تؤدي المعلومات القديمة إلى ارتباك بين المستخدمين، وزيادة تذاكر الدعم، وتقليل الثقة في منتجك. علاوة على ذلك، مع تطور المنتجات، يمكن إضافة ميزات جديدة، وتغيير الواجهات، وتعديل سير العمل. يجب على مستنداتك أيضًا أن تتماشى مع هذه التغييرات. من الضروري أن يكون لديك جدول مراجعة في مكانه لتتبع تغييرات المنتج وتحديث دليلك، بحيث يظل ذا صلة وفعالًا.
استفد من الذكاء الاصطناعي للأتمتة
تعمل أدوات الذكاء الاصطناعي على تغيير كيفية تعامل الفرق مع التوثيق ومشاركة المعلومات. تقوم منتجات مثل Trupeer بأتمتة كل شيء بدءًا من تسجيلات الشاشة إلى الأدلة المكتوبة. الجزء الأفضل هو أنها تكتمل بالمرئيات، والتعليقات الصوتية، والترجمات. هذا يقلل كثيرًا من الوقت والجهد المطلوبين لإنشاء أدلة مستخدم عالية الجودة. كما أنه ذو قيمة خاصة للفرق سريعة النمو أو المنتجات المتطورة حيث التحديثات المتكررة أمر شائع.
إذا كنت تحاول معرفة كيفية كتابة دليل مستخدم على نطاق واسع، يمكن أن تساعدك Trupeer في توحيد المخرجات مع الحفاظ على السرعة، والتناسق، وتكلفة فعالة. عليك فقط اتباع هذه الخطوات الثلاث البسيطة:
أفضل الأدوات لإنشاء أدلة المستخدم والتوثيق
هل أنت مهتم بإنشاء أدلة مستخدم تضيف قيمة للمستهلك؟ إليك أفضل الأدوات التي يمكنك اختيارها لجعل هذا التوثيق الفني أسهل وأكثر فعالية.
Trupeer.ai هي منصة مدعومة بالذكاء الاصطناعي تقوم بتحويل تسجيلات الشاشة إلى أدلة مستخدم ممتازة، كاملة بالتعليقات الصوتية، والمرئيات، والتوثيق خطوة بخطوة. تم تصميمها من أجل السرعة، والنمو، والبساطة، مما يجعلها مثالية لفرق المنتجات، والمهنيين في دعم العملاء، والمسوقين الذين يرغبون في أتمتة التوثيق دون التضحية بالجودة.
تشمل ميزاته الرئيسية:
أدلة مكتوبة تلقائية
تحول Trupeer.ai تسجيلات الشاشة البسيطة إلى وثائق مكتوبة منظمة، خطوة بخطوة دون أي جهد يدوي.
التعليقات الصوتية والرموز التلقائية: تضيف المنصة تعليقات صوتية طبيعية وصوتيات رمزية قابلة للتخصيص لإنشاء دروس تعليمية جذابة بجودة احترافية.
تنسيقات تصدير متعددة: يمكنك تصدير أدلة المستخدم الخاصة بك بتنسيقات Word وPDF وMarkdown. هذا يحسن الوصول ويجعل من السهل مشاركة، أو تعديل، أو تضمين الكتيبات.
التوطين المدمج: تدعم Trupeer أيضًا الترجمة إلى أكثر من 30 لغة، بحيث يمكنك توسيع نطاق التوثيق الفني للجماهير العالمية على الفور.
التحديثات دون تدخل: ما عليك سوى تحميل تسجيل جديد، وستقوم Trupeer بتحديث الدليل تلقائيًا، والنص، و المرئيات، والسرد المتضمن.
ClickHelp
ClickHelp هي منصة توثيق تعتمد على السحابة تسهل عملية إنشاء، إدارة، وتسليم أدلة المستخدم والكتيبات. توفر واجهة سهلة الاستخدام، وأدوات التعاون المتقدمة، ودعم التوثيق المتعدد الصيغ. مثالية للتعليم المستهلك وفرق المنتجات، فهي مفيدة لكل من الكتاب الفنيين وغير الفنيين.
Document360
Document360 هو برنامج قاعدة معرفية يسمح للشركات بإنشاء وإدارة ونشر أدلة مستخدم شاملة. بفضل محرر سهل الاستخدام، وقوالب قابلة للتخصيص، وتحليلات متقدمة، يمكنه تمكين الفرق من بناء مراكز مساعدة جيدة التنظيم وقابلة للبحث. يدعم Document360 أيضًا تكاملات سلسة مع الأدوات الشائعة، مما يجعله مناسبًا للاستخدام الداخلي والخارجي.
Paligo
Paligo هو نظام إدارة محتوى مركزي قائم على السحابة (CCMS) مصمم لمساعدة الفرق في إنشاء وإدارة التوثيق المعقد. يسمح بالتأليف السهل، وإعادة استخدام المحتوى، والتعاون عبر فرق متعددة. بفضل نموذج المحتوى المنظم، يضمن Paligo أن تكون أدلة المستخدمين لديك متسقة، قابلة للتوسع، وسهلة الصيانة، مما يجعلها خيارًا ممتازًا لالتوثيق الفني.
كيف يغير الذكاء الاصطناعي مستقبل توثيق المستخدمين
لم يعد توثيق المستخدمين عملية ثابتة. لم يعد يتعين أن يكون يدويًا بنسبة 100% أيضًا. يقوم الذكاء الاصطناعي بجعلها أسرع وأكثر ذكاءً وقابلية للتوسع من خلال تقليل الوقت المستغرق لإنشاء المحتوى والحفاظ عليه محدثًا باستمرار. من الأدلة خطوة بخطوة إلىvideos تفاعلية مقروءة الصوت، تُعيد أدوات الذكاء الاصطناعي تشكيل الطريقة التي تقدم بها الفرق الدعم والتعليمات.
إليك كيف.
أدلة خطوة بخطوة تم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي
يمكن الذكاء الاصطناعي الآن على الفور تحويل التدفقات الأولية أو تسجيلات الشاشة إلى تعليمات ذات بنية واضحة وسهلة المتابعة. بالإضافة إلى كونها سريعة الإنتاج، فإن هذه الأدلة دقيقة أيضًا ومهيكلة من أجل الوضوح. بالنسبة للفرق التي تحاول معرفة كيفية كتابة دليل مستخدم بكفاءة، يزيل الذكاء الاصطناعي العمل المتكرر مع الحفاظ على الجودة. وهذا مفيد بشكل خاص عند إنشاء التوثيق للأدوات المعقدة، حيث يمكن أن تعوق الأخطاء البشرية أو عدم الاتساق فهم المستخدم.
دروس تعليمية بالفيديو تلقائية مع تعليقات صوتية مدعومة بالذكاء الاصطناعي
بدلاً من تسجيل التعليقات الصوتية أو تجميع الشرائح يدويًا، يمكن أن تساعد أدوات الذكاء الاصطناعي الفرق في إنشاء دروس تعليمية بالفيديو مع تعليقات تلقائية، وعناوين فرعية، وإشارات بصرية. تساعد هذه الفيديوهات في توضيح العمليات بصريًا وتكون مفيدة بشكل خاص في سياق دليل مستخدم للبرامج. إنها تقلل اعتمادك على مقدمي العروض البشر وتوفر ساعات في الإنتاج. وهذا بدوره يقدم بديلاً احترافيًا وقابلًا للنطاق لإدخال وتعليم المستخدمين عبر الأسواق واللغات.
تحديثات توثيق دون تدخل باستخدام Trupeer.ai
تتيح أدوات مثل Trupeer.ai للفرق تحديث التوثيق بدون تدخل من خلال تحميل تسجيلات جديدة فقط. إنه يلتقط التغييرات تلقائيًا، وينشئ لقطات الشاشة، ويقوم بتحديث التعليمات، وحتى يضبط التعليقات الصوتية أو النص حسب الحاجة. وهذا يجعل من الأسهل كثيرًا الحفاظ على تحديث أدلة المستخدم، حتى بالنسبة للمنتجات سريعة التطور.
إليك كيف تساعد Trupeer في تسجيل وتحرير وتقديم أدلة المستخدم والمستندات الفنية الأخرى في غضون دقائق.
خاتمة
التوثيق المدفوع بالذكاء الاصطناعي هنا ليدوم. إنها المستقبل لطريقة تواصل فرق المنتجات مع المستخدمين النهائيين لأنها تستبدل الجهد اليدوي بأتمتة ذكية، مما يجعل من الأسرع إنشاء، وأسهل في التحديث، وأفضل في قابلية التوسع. من إنتاج أدلة خطوة بخطوة إلى إنتاج مقاطع الفيديو التعليمية بدون تحرير، يساعد الذكاء الاصطناعي الفرق على تقديم الدعم الذي يكون دائمًا واضحًا وآنيًا.
إذا كنت مستعدًا لتبسيط عملية التوثيق الخاصة بك وإنشاء أدلة تكتب نفسها بشكل عملي، فقد حان الوقت لتجربة Trupeer.ai، اختصارك للتوثيق السهل والمحترف والودود للمستخدم.
الأسئلة الشائعة (FAQs)
1. ما هي بعض الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند كتابة دليل مستخدم؟
تشمل بعض الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند إنشاء دليل مستخدم تخطي الخطوات الأساسية واستخدام الكثير من المصطلحات الفنية. التعليمات الغامضة، والمستندات غير المنظمة، ونقص التعليمات المرئية هي أيضًا أخطاء يجب تجنبها لأنها قد تجعل الأدلة مربكة للمستخدم. الحيلة هي دائمًا الكتابة مع وضع المستخدم النهائي في الاعتبار واختبار الدليل من حيث الوضوح قبل نشره.
2.هل يجب أن تكون أدلة المستخدم مطبوعة، رقمية، أو كلاهما؟
من الناحية المثالية، كلاهما. إن أدلة المستخدم الرقمية تفاعلية، وقابلة للبحث، وسهلة التحديث. ومع ذلك، فإن الإصدارات المطبوعة لا تزال مفيدة في الإعدادات غير المتصلة بالإنترنت أو للمنتجات القائمة على الأجهزة. مع نهج هجين، يمكنك تقديم الوصول للمستخدمين الذين لديهم تفضيلات ومتطلبات مختلفة.
3. كيف يمكن أن تحسن التوطين والترجمة من تأثير أدلة المستخدم؟
يسمح لك التوطين والترجمة لجعل دليل المستخدم الخاص بك يتفاعل مع الجماهير العالمية لأنك تستطيع تعديل المحتوى ليتناسب مع الفروق الثقافية. هذا يحسن الفهم والثقة. كما أنه يجعل المنتج أكثر قابلية للاستخدام. بالنسبة للشركات متعددة الجنسيات، من المهم بشكل خاص تقديم تجارب متسقة عبر الأسواق.
4. ما هي الصناعات التي تستفيد أكثر من الأدلة المنظمة بشكل جيد؟
يمكن أن تستفيد الصناعات مثل SaaS، والإلكترونيات الاستهلاكية، والتكنولوجيا الصحية، والتصنيع بشكل كبير من أدلة شاملة وسهلة الاستخدام. على سبيل المثال، يمكن أن يقلل دليل المستخدم المكتوب بوضوح من طلبات الدعم ويحسن عملية الانضمام. وبالمثل، في الصناعات المنظمة، يضمن الامتثال السلس ويقلل الأخطاء التشغيلية.
5. ما هي أنواع الصيغ التي يمكن أن ينشئها Trupeer.ai لأدلة المستخدم؟
تتيح لك Trupeer.ai تصدير أدلة المستخدم الخاصة بك بتنسيقات مختلفة مثل PDF وWord وMarkdown. هذه التنسيقات مثالية جميعها للمشاركة، والتحرير، أو الدمج في منصات عبر الإنترنت مثل Notion وGitHub وConfluence.
6. هل يمكن أن يقوم Trupeer بترجمة وتوطين أدلة المستخدم للأسواق المختلفة؟
نعم، يدعم Trupeer الترجمة إلى أكثر من 30 لغة ويقوم بتوطين المحتوى ليتناسب مع السياقات الثقافية. يضمن أن تكون وثائقك وأدلة الفيديو الخاصة بك جاهزة للاستخدام العالمي من خلال دمج ميزات أساسية مثل التعليقات الصوتية، والعناوين الفرعية، والنصوص الظاهرة.
