الشركات التي تتمتع بتعليمات منتج عالية الجودة وسهلة الاستخدام شهدت زيادة بنسبة 23% في رضا المستهلكين وارتفاعًا بنسبة 18% في الإيرادات مقارنةً بالشركات التي تستخدم كتيبات أقل جودة. ومن ناحية أخرى، يمكن إرجاع ما يقارب 40% من اتصالات الدعم وإرجاعات المنتجات إلى تعليمات مكتوبة بشكل ضعيف. هذه ليست مجرد مشكلة في تجربة العميل؛ بل هي تكلفة خفية يتجاهلها كثير من الشركات. 

إليك المكان الذي يحدث فيه دليل المستخدم الجيد فرقًا كبيرًا. هذا مستند تقني يشرح كيفية استخدام منتج أو خدمة بشكل فعّال. وعادةً ما يقدم تعليمات خطوة بخطوة حول كيفية الاستفادة من المنتج. وغالبًا ما يكون مصحوبًا بإرشادات مرئية، بالإضافة إلى نصائح تساعد المستخدمين على التنقل بين الميزات المختلفة واستكشاف المشكلات المحتملة وحلها. 

تقلل الأدلة الموثقة جيدًا من الالتباس، وتجعل المنتجات والخدمات أكثر قابلية للاستخدام، وتحسن تجربة المستخدم بشكل عام. ومع تطور الحاجة إلى التوثيق التقني، تتجه الشركات إلى أدوات مدعومة بالذكاء الاصطناعي مثل Trupeer لأتمتة هذه العملية. صُمم Trupeer لتحويل تسجيلات الشاشة الأساسية إلى توثيق شامل وموجه للمستخدمين، ويساعد في إنشاء أدلة المستخدمين وأشكال أخرى من الكتابة التقنية. 

لماذا تُعد أدلة المستخدم مهمة؟

غالبًا ما تصنع أدلة المستخدم الواضحة والفعّالة الفرق بين عميل راضٍ وتذكرة دعم محبطة. فهي تحول التعقيد إلى وضوح وتساعد المستخدمين على استخدام منتجك بنجاح. وفي الوقت نفسه، تخفف أيضًا الضغط عن فريق الدعم لديك. دعنا نستكشف لماذا تُعد ضرورية لعملك. 

• تُحسن تجربة المستخدم

يساعد دليل المستخدم الواضح خطوة بخطوة المستخدمين على فهم منتجك بسرعة. وهذا يقلل الإحباط ويحد من التخمين. كما يعزز الثقة، ويبني الاعتماد، ويجعل الاستخدام لأول مرة أكثر سلاسة. جميع هذه العوامل تعد عوامل رئيسية تؤثر في رضا العملاء وتشجع على التفاعل طويل الأمد مع علامتك التجارية.

• تُقلل عبء الدعم

يجيب التوثيق المُنظم جيدًا عن الأسئلة الشائعة من البداية ويقلل عدد تذاكر الدعم. وهذا يوفر الوقت لفريقك ويضمن ألا ينتظر العملاء المساعدة، خصوصًا عندما يتعاملون مع مشكلات بسيطة تتعلق بسهولة الاستخدام أو الاستكشاف الروتيني للأعطال.

• تجعل المنتجات أكثر قابلية للتوسع

سواء كان كتيبًا للأجهزة أو دليل مستخدم للبرامج، يتيح لك التوثيق الجيد تقديم دعم متسق عبر المستخدمين والفرق والمناطق دون زيادة تكاليف خدمة العملاء. كما أن نشر أدلة المستخدم مبكرًا يجعل عملية الإعداد قابلة للتكرار، لذلك يمكنك توسيع منتجك بسرعة. 

الميزات الأساسية في دليل المستخدم الجيد

لا ينبغي أن يعقّد دليل المستخدم الأمور على المستهلك؛ بل يجب أن يجعل الحياة أسهل. لذلك، سواء كنت تريد تقديم منتج بسيط أو منتج تقني للغاية، يجب أن يكون الدليل المثالي سهل القراءة وسهل المتابعة وسهل العثور عليه. إليك الأربع أساسيات التي تميز الأدلة المفيدة عن تلك التي يتخلى عنها المستخدمون.

• الوضوح والبساطة 

تستخدم أفضل أدلة المستخدم لغة بسيطة وتبتعد عن المصطلحات التقنية ما لم تكن ضرورية تمامًا. وإذا كان لا بد من استخدام مصطلحات تقنية، فإن هذه الأدلة تشرحها للقارئ. ولهذا تبدو كأنها محادثات وليست محاضرات. الهدف هو مساعدة المستخدمين على المضي قدمًا وإضافة قيمة إلى رحلتهم. لذلك، تعتمد على جمل قصيرة وصوت فعّال ونبرة ودودة لكن احترافية.

• تعليمات خطوة بخطوة 

يتبع الدليل الموثوق المسار نفسه الذي سيسلكه المستخدم في الحياة الواقعية. تُعرض التعليمات عادةً في تسلسل واضح ومنطقي وغالبًا ما تكون محدودة بإجراء واحد لكل خطوة. لذلك، إذا كنت تتعلم كيفية كتابة دليل مستخدم، يمكنك البدء برسم تدفق استخدام المنتج عمليًا، لأن ذلك يشكل العمود الفقري لدليل قابل للاستخدام.

• المرئيات والوسائط المتعددة 

قد تكون الكلمات مفيدة للغاية، لكن المرئيات تضيف طبقة مختلفة من الوضوح. ولهذا تستخدم الأدلة الجيدة لقطات شاشة وصورًا مُعلّمة وملفات GIF، أو حتى مشاركة الشاشة والتسجيل لإظهار ما يجب على المستخدم فعله بالضبط. وتعتمد بعض أفضل أمثلة أدلة المستخدم على المرئيات أكثر من النص، خصوصًا عندما تمشي المستخدم خلال واجهات البرامج أو العمليات متعددة الخطوات.

• قابلية البحث وإمكانية الوصول 

لا ينبغي أن يضطر المستخدمون إلى التمرير بلا نهاية للعثور على الإجابات. ولهذا تتضمن أدلة المستخدم الشاملة عناوين واضحة وفهرسًا للمحتويات. كما تتوفر عادةً بصيغ قابلة للبحث مثل ملفات PDF أو قوالب مبنية على الويب. كما أن إمكانية الوصول مهمة أيضًا، ولهذا تعمل الأدلة الجيدة بشكل جيد عبر الأجهزة ويمكن قراءتها بواسطة قارئات الشاشة. 

أفضل أداة عبر الإنترنت لإنشاء أدلة المستخدم – Online User Guide Creator

أفضل الممارسات لكتابة أدلة المستخدم

كتابة دليل المستخدم ليست مجرد شرح كيفية عمل شيء ما. بل تتطلب لغة ومصطلحات تقنية وتنسيقًا وتعليمات تعمل مع الفئة المستهدفة. لذلك، بغض النظر عما إذا كنت تكتب للمبتدئين أو للمستخدمين المتقدمين، يمكن أن تضمن أفضل الممارسات الموضحة هنا أن يكون دليلك مفيدًا ومتسقًا ومبنيًا ليظل كذلك.

• اعرف جمهورك 

إذا لم تكن متأكدًا مما يتضمنه دليل المستخدم، ابدأ بسؤال ما الذي يتوقعه جمهورك أن يتعلمه—وقدّم ذلك فقط. يبدأ كل دليل مستخدم فعّال بفهم عميق لجمهوره. فالمبتدئ الذي يستكشف منتجك لأول مرة يحتاج إلى لغة واضحة وبسيطة وسياق تفصيلي. أما المستخدم المتقدم فقد يرغب في الوصول السريع إلى الاختصارات أو المواصفات التقنية. يجب أن تعكس نبرة الدليل وعمقه وبنيته لمن كُتب له. 

• استخدم تنسيقًا ثابتًا

غالبًا ما يُساء فهم التنسيق على أنه مجرد جماليات، لكن في الحقيقة هو جزء أساسي من قابلية الاستخدام. يساعد الدليل المُنسق جيدًا المستخدمين على العثور على ما يحتاجونه بسرعة وفهمه بسهولة. تقطع العناوين الواضحة أقسام المحتوى، وتبسط نقاط القائمة المعلومات المعقدة، وتخلق الخطوات المرقمة تدفقًا منطقيًا للأفكار. بالإضافة إلى ذلك، يساعد الاتساق عبر هذه العناصر على تجنب الالتباس. الخلاصة أن التنسيق المنظم يتيح للمستخدمين الاطلاع بسرعة أو البحث أو التعمق في أي شيء يحتاجونه.

• حافظ عليه محدثًا

لا يكون دليل المستخدم مفيدًا إلا بقدر ما هو محدث. قد تؤدي المعلومات القديمة إلى خلق ارتباك بين المستخدمين وزيادة تذاكر الدعم وتقليل الثقة في منتجك. علاوة على ذلك، مع تطور المنتجات قد تتم إضافة ميزات جديدة، وقد تتغير الواجهات، وقد يتم تعديل سير العمل. يجب أن يواكب توثيقك هذه التغييرات أيضًا. ومن الضروري وضع جدول مراجعة لتتبع تغييرات المنتج وتحديث دليل المستخدم، حتى يظل ذا صلة وفعّالًا.

• استفد من الذكاء الاصطناعي للأتمتة

تعمل أدوات الذكاء الاصطناعي على تغيير الطريقة التي تتعامل بها الفرق مع التوثيق وتبادل المعلومات. تقوم منتجات مثل Trupeer بأتمتة كل شيء بدءًا من تسجيلات الشاشة وحتى أدلة مكتوبة. وأفضل ما في الأمر أنها تأتي كاملة مع مرئيات وتعليقات صوتية وترجمات. وهذا يقلل بشكل كبير الوقت والجهد المطلوبين لإنتاج أدلة مستخدم عالية الجودة. كما أنه مفيد بشكل خاص للفرق سريعة النمو أو للمنتجات التي تتطور باستمرار حيث تكون التحديثات المتكررة أمرًا معتادًا. 

إذا كنت تحاول معرفة كيفية كتابة دليل مستخدم على نطاق واسع، يمكن أن يساعدك Trupeer في توحيد المخرجات مع الحفاظ على كونها سريعة ومتسقة وفعّالة من حيث التكلفة. كل ما عليك هو اتباع هذه الخطوات الثلاثة البسيطة:

أفضل الأدوات لإنشاء أدلة المستخدم والتوثيق

هل ترغب في إنشاء أدلة مستخدم تضيف قيمة للمستهلك؟ إليك أفضل الأدوات التي يمكنك الاختيار منها لجعل التوثيق التقني أسهل وأكثر فعالية. 

1. Trupeer.ai

   Trupeer.ai عبارة عن منصة مدعومة بالذكاء الاصطناعي تحوّل تسجيلات الشاشة إلى أدلة مستخدم ممتازة، كاملة مع تعليقات صوتية ومرئيات وتوثيق خطوة بخطوة. تم تصميمها للسرعة والتوسع والبساطة، مما يجعلها مثالية لفرق المنتجات ومحترفي دعم العملاء والمسوقين الذين يرغبون في أتمتة التوثيق دون المساس بالجودة.
   ومن أبرز ميزاتها:
   أدلة مكتوبة مُولدة تلقائيًا
   تحوّل Trupeer.ai تسجيلات شاشة بسيطة إلى توثيق مكتوب منظم خطوة بخطوة دون أي مجهود يدوي.

   • تعليقات صوتية وavatars مدعومة بالذكاء الاصطناعي: تضيف المنصة تعليقات صوتية طبيعية المظهر وقابلة للتخصيص، بالإضافة إلى avatars للذكاء الاصطناعي لإنشاء دروس تعليمية جذابة بمستوى احترافي.

   • عدة صيغ للتصدير: يمكنك تصدير أدلة المستخدم بصيغ Word وPDF وMarkdown. وهذا يحسن إمكانية الوصول ويجعل مشاركة الأدلة أو تعديلها أو تضمينها أسهل.

   • توطين مدمج: تدعم Trupeer أيضًا الترجمة إلى أكثر من 30 لغة، حتى تتمكن من توسيع نطاق التوثيق التقني لجمهور عالمي فورًا.

   • تحديثات بدون استخدام اليدين: ما عليك سوى رفع تسجيل جديد، وستقوم Trupeer تلقائيًا بتحديث الدليل والنص والمرئيات والسرد المضمن.

2. ClickHelp 

   ClickHelp عبارة عن منصة توثيق سحابية قوية تعمل على تبسيط عملية إنشاء أدلة المستخدمين وإدارتها وتسليمها. توفر واجهة سهلة الاستخدام وأدوات تعاون متقدمة ودعمًا للتوثيق متعدد الصيغ. وهي مثالية لتعليم العملاء وفرق المنتجات، وتفيد كلًا من الكتّاب التقنيين وغير التقنيين.

3. Document360 

   Document360 هو برنامج قاعدة معرفة يتيح للشركات إنشاء أدلة مستخدم شاملة وإدارتها ونشرها. وبفضل المحرر البديهي والقوالب القابلة للتخصيص والتحليلات المتقدمة، يمكّن الفرق من بناء مراكز مساعدة منظمة وقابلة للبحث. كما يدعم Document360 عمليات تكامل سلسة مع الأدوات الشائعة، مما يجعله مناسبًا للاستخدام الداخلي وللاستخدام الموجه للعملاء.

4. Paligo

   Paligo هو نظام إدارة محتوى مكونات قائم على السحابة (CCMS) مصمم لمساعدة الفرق على إنشاء وإدارة توثيق معقد. يتيح النشر بسهولة وإعادة استخدام المحتوى والتعاون عبر عدة فرق. ومع نموذج المحتوى المُهيكل، يضمن Paligo أن تكون أدلة المستخدم لديك متسقة وقابلة للتوسع وسهلة الصيانة، مما يجعله خيارًا ممتازًا لـ التوثيق التقني.

كيف يغيّر الذكاء الاصطناعي مستقبل التوثيق الخاص بأدلة المستخدم

لم يعد توثيق المستخدم عملية ثابتة. ولا يتعين أن يكون 100% يدويًا أيضًا. يجعل الذكاء الاصطناعي إنشاء المحتوى أسرع وأكثر ذكاءً وأكثر قابلية للتوسع عبر تقليل الوقت اللازم لإنتاج المحتوى مع الحفاظ على تحديثه باستمرار. من أدلة خطوة بخطوة إلى فيديوهات تفاعلية مع سرد صوتي، تعيد أدوات الذكاء الاصطناعي تشكيل الطريقة التي تقدم بها الفرق الدعم والتعليمات.

إليك الطريقة. 

• أدلة خطوة بخطوة مُولدة بالذكاء الاصطناعي

يمكن للذكاء الاصطناعي الآن تحويل سير عمل خام أو تسجيلات شاشة إلى تعليمات منظمة وسهلة المتابعة خطوة بخطوة فورًا. وبالإضافة إلى كونها سريعة في الإنتاج، فإن هذه الأدلة تكون أيضًا دقيقة ومُنسقة للوضوح. وبالنسبة للفرق التي تبحث عن كيفية كتابة دليل مستخدم بكفاءة، يلغي الذكاء الاصطناعي العمل المتكرر مع الحفاظ على الجودة. وهذا مفيد بشكل خاص عند إنشاء توثيق لأدوات معقدة، حيث قد تعيق الأخطاء البشرية أو عدم الاتساق فهم المستخدم.

• دروس فيديو تلقائية مع سرد مدعوم بالذكاء الاصطناعي

بدلًا من تسجيل التعليقات الصوتية أو تجميع الشرائح يدويًا، يمكن للذكاء الاصطناعي مساعدة الفرق على إنشاء دروس فيديو مع سرد تلقائي وترجمات وعلامات مرئية. تساعد هذه الفيديوهات على شرح العمليات بصريًا، وهي مفيدة بشكل خاص في سياق دليل مستخدم للبرامج. كما تقلل اعتمادك على مقدمي العروض من البشر وتوفر ساعات في الإنتاج. وبدوره، يوفر ذلك بديلًا احترافيًا وقابلًا للتوسع لتهيئة المستخدمين وتعليمهم عبر الأسواق واللغات.

• تحديثات توثيق بدون استخدام اليدين باستخدام Trupeer.ai

تتيح أدوات مثل Trupeer.ai للفرق تحديث التوثيق بدون استخدام اليدين عبر رفع تسجيلات شاشة جديدة فقط. فهي تلتقط التغييرات تلقائيًا، وتولّد لقطات شاشة، وتحدّث التعليمات، وحتى تعدّل التعليقات الصوتية أو النص عند الحاجة. وهذا يجعل من السهل جدًا الحفاظ على تحديث أدلة المستخدم، حتى للمنتجات التي تتطور بسرعة. 

إليك الطريقة التي يساعدك بها Trupeer على تسجيل أدلة المستخدم وتحريرها وتنزيلها وغيرها من المستندات التقنية خلال دقائق. 

الخلاصة 

التوثيق المدفوع بالذكاء الاصطناعي موجود ليبقى. إنه مستقبل كيفية تواصل فرق المنتجات مع المستخدمين النهائيين، لأنه يستبدل الجهد اليدوي بأتمتة ذكية، مما يجعله أسرع في الإنشاء وأسهل في التحديث وأكثر قابلية للتوسع بكثير. بدءًا من توليد أدلة خطوة بخطوة إلى إنتاج دروس فيديو بدون أي تعديل، يساعد الذكاء الاصطناعي الفرق على تقديم دعم واضح دائمًا ومواكب دائمًا. 

إذا كنت جاهزًا لتبسيط عملية التوثيق لديك وإنشاء أدلة تبدو وكأنها تكتب نفسها عمليًا، فقد حان الوقت لتجربة Trupeer.ai، وهي اختصارك إلى توثيق سلس واحترافي وسهل الاستخدام.

الأسئلة الشائعة (FAQs) 

1. ما أبرز الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند كتابة دليل مستخدم؟

تشمل بعض الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند إنشاء دليل مستخدم تخطي الخطوات الأساسية واستخدام الكثير من المصطلحات التقنية. كما تُعد التعليمات غير الواضحة والمستندات غير المنظمة بشكل جيد، إضافةً إلى عدم وجود تعليمات مرئية، أخطاء يجب الابتعاد عنها لأنها قد تجعل الأدلة مربكة للمستخدم. والحيلة هي أن تكتب دائمًا مع وضع المستخدم النهائي في الاعتبار وأن تختبر الدليل من حيث الوضوح قبل نشره. 

2.هل يجب طباعة أدلة المستخدم أم تكون رقمية أم الاثنين معًا؟

الأفضل أن يكونا معًا. أدلة المستخدم الرقمية تفاعلية وقابلة للبحث وسهلة التحديث. أما النسخ المطبوعة فما زالت مفيدة في البيئات دون اتصال أو للمنتجات المعتمدة على الأجهزة. ومع نهج هجين، يمكنك توفير إمكانية الوصول للمستخدمين وفقًا لتفضيلاتهم ومتطلباتهم المختلفة. 

3. كيف يمكن للتوطين والترجمة تحسين تأثير أدلة المستخدم؟

يتيح التوطين والترجمة لدليل المستخدم الخاص بك أن يتفاعل مع جمهور عالمي، لأنك تستطيع تكييف المحتوى ليتناسب مع الفروق الثقافية. وهذا يحسن الفهم ويعزز الثقة. كما يجعل المنتج أكثر قابلية للاستخدام. وبالنسبة للشركات متعددة الجنسيات، يعد ذلك أمرًا بالغ الأهمية لتقديم تجارب متسقة عبر الأسواق. 

4. ما الصناعات التي تستفيد أكثر من أدلة المستخدم المنظمة جيدًا؟

يمكن لجميع الصناعات مثل SaaS والإلكترونيات الاستهلاكية وتقنية الرعاية الصحية والتصنيع أن تستفيد بشكل كبير من أدلة شاملة وسهلة الاستخدام. على سبيل المثال، يمكن لدليل مستخدم للبرامج مكتوب بوضوح أن يقلل طلبات الدعم ويحسن عملية الإعداد. وبالمثل، في الصناعات الخاضعة للأنظمة، يضمن ذلك امتثالًا أكثر سلاسة ويقلل أخطاء التشغيل. 

5. ما أنواع صيغ المحتوى التي يمكن أن ينشئها Trupeer.ai لأدلة المستخدم؟

تتيح Trupeer.ai تصدير أدلة المستخدم بصيغ مختلفة مثل PDF وWord وMarkdown. وتعد هذه الصيغ مناسبة تمامًا للمشاركة أو التعديل أو تضمينها في منصات عبر الإنترنت مثل Notion أو GitHub أو Confluence. 

6. هل يمكن لـ Trupeer ترجمة أدلة المستخدم وتوطينها لأسواق مختلفة؟

نعم، تدعم Trupeer الترجمة إلى 30+ لغة وتقوم بتوطين المحتوى ليتناسب مع السياقات الثقافية. كما تضمن أن يكون توثيقك وأدلة الفيديو جاهزة للاستخدام العالمي عبر تضمين ميزات أساسية مثل التعليقات الصوتية والترجمات والنص الظاهر على الشاشة.