Trupeer Blog
كيفية إنشاء دليل المستخدم (أمثلة، نصائح، أدوات)
حققت الشركات التي تمتلك تعليمات منتجات عالية الجودة وسهلة الاستخدام زيادة بنسبة 23% في رضا المستهلكين وارتفاعًا بنسبة 18% في الإيرادات مقارنةً بتلك التي لديها أدلة أقل جودة. وعلى الجانب الآخر، يمكن إرجاع حوالي 40% من اتصالات الدعم ومرتجعات المنتجات إلى تعليمات مكتوبة بشكل سيئ. هذه ليست مجرد مشكلة في تجربة العميل؛ بل هي تكلفة خفية تتجاهلها كثير من الشركات.
وهنا يأتي دور دليل المستخدم الجيد في إحداث كل الفرق. هذا مستند تقني يشرح كيفية استخدام منتج أو خدمة بفعالية. وعادةً ما يقدّم تعليمات خطوة بخطوة حول كيفية الاستفادة من المنتج. وغالبًا ما يصاحبه إرشاد بصري بالإضافة إلى نصائح تساعد المستخدمين على التنقل بين الميزات المختلفة واستكشاف المشكلات المحتملة وإصلاحها.
تقلل الأدلة الموثقة جيدًا من الالتباس، وتجعل المنتجات والخدمات أكثر سهولة في الاستخدام، وتحسن تجربة المستخدم الشاملة. ومع تطور الحاجة إلى التوثيق التقني، تتجه الشركات إلى أدوات مدعومة بالذكاء الاصطناعي مثل Trupeer لأتمتة هذه العملية. صُمم Trupeer لتحويل تسجيلات الشاشة الأساسية إلى توثيق شامل يركز على المستخدم، ويساعد في إنشاء أدلة المستخدم وأشكال أخرى من الكتابة التقنية.
لماذا تُعد أدلة المستخدم مهمة؟
يمكن أن يكون الدليل الواضح والفعال للمستخدم هو الفارق بين عميل راضٍ وتذكرة دعم محبطة. فهو يحول التعقيد إلى وضوح ويساعد المستخدمين على استخدام منتجك بنجاح. وفي الوقت نفسه، يخفف الضغط أيضًا على فريق الدعم لديك. دعنا نستكشف أكثر لماذا تُعد هذه الأدلة ضرورية لعملك.
تحسن تجربة المستخدم
يساعد دليل المستخدم الواضح، خطوة بخطوة، المستخدمين على فهم منتجك بسرعة أكبر. وهذا يقلل الإحباط ويحد من التخمين. كما يعزز الثقة، ويبني المصداقية، ويجعل الاستخدام لأول مرة أكثر سلاسة. وكل هذه عوامل رئيسية تؤثر في رضا العملاء وتشجع على التفاعل طويل الأمد مع علامتك التجارية.
تقلل عبء الدعم
توفر الوثائق المنظمة جيدًا إجابات مسبقة على الأسئلة الشائعة وتقلل عدد تذاكر الدعم. وهذا يوفر الوقت لفريقك ويضمن ألا يضطر العملاء إلى الانتظار للحصول على المساعدة، خصوصًا عندما يتعاملون مع مشكلات بسيطة في قابلية الاستخدام أو استكشاف الأخطاء وإصلاحها الروتيني.
تجعل المنتجات أكثر قابلية للتوسع
سواء كان الأمر يتعلق بدليل جهاز أو دليل مستخدم لبرنامج، فإن التوثيق الجيد يمكّنك من تقديم دعم متسق عبر المستخدمين والفرق والمناطق الجغرافية دون زيادة تكاليف خدمة العملاء. كما أن نشر أدلة المستخدم مبكرًا يجعل عملية الإعداد قابلة للتكرار، بحيث يمكنك توسيع منتجك بسرعة أكبر.
الميزات الأساسية لدليل مستخدم جيد
لا ينبغي لدليل المستخدم أن يعقّد الأمور على المستهلك؛ بل يجب أن يجعل الحياة أسهل. لذلك، سواء كنت تريد تقديم منتج بسيط أو شديد التقنية، يجب أن يكون الدليل المثالي سهل القراءة، وسهل المتابعة، وسهل العثور عليه. فيما يلي أربع أساسيات تميّز الأدلة المفيدة عن تلك التي يتخلى عنها المستخدمون.
الوضوح والبساطة
أفضل أدلة المستخدم تستخدم لغة بسيطة وتتجنب المصطلحات المتخصصة إلا إذا كان ذلك ضروريًا تمامًا. وإذا اضطرت لاستخدام مصطلحات تقنية، فإن مثل هذه الأدلة تشرحها للقارئ. ولهذا تبدو وكأنها محادثات لا محاضرات. الهدف هو مساعدة المستخدمين على التقدم وإضافة قيمة إلى رحلتهم. لذلك فهي تعتمد على جمل قصيرة، وصياغة فعلية، ونبرة ودودة لكنها احترافية.
التعليمات خطوة بخطوة
يتبع الدليل الموثوق المسار نفسه الذي سيسلكه المستخدم في الواقع. تُعرض التعليمات عادةً بترتيب واضح ومنطقي، وغالبًا ما تقتصر على إجراء واحد في كل خطوة. لذلك، إذا كنت تتعلم كيفية كتابة دليل مستخدم، يمكنك البدء برسم مسار الاستخدام العملي للمنتج لأن ذلك يشكل العمود الفقري لدليل قابل للاستخدام.
المرئيات والوسائط المتعددة
يمكن للكلمات أن تكون مفيدة للغاية، لكن المرئيات تضيف طبقة مختلفة من الوضوح. ولهذا تستخدم الأدلة الجيدة لقطات الشاشة، والصور المرفقة بالتعليقات، وملفات GIF، أو حتى مشاركة الشاشة والتسجيل لعرض ما يجب على المستخدم فعله بالضبط. تعتمد بعض أفضل أمثلة أدلة المستخدم على المرئيات أكثر من النص، خاصةً عندما تُرشد المستخدم خلال واجهات البرامج أو العمليات متعددة الخطوات.
قابلية البحث وإمكانية الوصول
لا ينبغي للمستخدمين أن يضطروا إلى التمرير بلا نهاية للعثور على الإجابات. ولهذا تتضمن أدلة المستخدم الشاملة عناوين واضحة وجدول محتويات. كما تكون متاحة عادةً بصيغ قابلة للبحث مثل ملفات PDF أو القوالب المستندة إلى الويب. كما أن إمكانية الوصول مهمة أيضًا، ولهذا تعمل الأدلة الجيدة بشكل ممتاز عبر الأجهزة ويمكن لقارئات الشاشة قراءتها.
أفضل أداة عبر الإنترنت لإنشاء أدلة المستخدم – منشئ أدلة المستخدم عبر الإنترنت
أفضل الممارسات لكتابة أدلة المستخدم
كتابة دليل مستخدم لا تتعلق فقط بشرح كيفية عمل شيء ما. بل تتطلب لغة ومصطلحات وتنسيقًا وتعليمات تناسب الجمهور المستهدف. لذلك، بغض النظر عما إذا كنت تكتب للمبتدئين أو للمستخدمين المتقدمين، فإن أفضل الممارسات الموضحة هنا يمكن أن تضمن أن يكون دليلك مفيدًا ومتسقًا ومصممًا ليدوم.
اعرف جمهورك
إذا لم تكن متأكدًا مما ينبغي أن يتضمنه دليل المستخدم، فابدأ بسؤال ما الذي يتوقع جمهورك تعلمه — وقدم له ذلك فقط. يبدأ كل دليل مستخدم فعّال بفهم عميق لجمهوره. يحتاج المبتدئ الذي يستكشف منتجك لأول مرة إلى لغة واضحة وبسيطة وسياق مفصل. أما المستخدم المتقدم، فقد يريد وصولًا سريعًا إلى الاختصارات أو المواصفات التقنية. يجب أن تعكس نبرة الدليل وعمقه وبنيته الجمهور الذي كُتب له.
استخدم تنسيقًا متسقًا
يُساء فهم التنسيق غالبًا على أنه مجرد جانب جمالي، لكنه في الحقيقة جزء أساسي من سهولة الاستخدام. يساعد الدليل المنسق جيدًا المستخدمين على العثور على ما يحتاجونه بسرعة وفهمه بسهولة. تقسّم العناوين الواضحة الأقسام، وتبسط النقاط المعلومات المعقدة، وتخلق الخطوات المرقمة تدفقًا منطقيًا للأفكار. بالإضافة إلى ذلك، فإن الاتساق بين هذه العناصر يساعد على تجنب الالتباس. الخلاصة هي أن التنسيق المنظم يمكّن المستخدمين من التصفح السريع أو المسح أو التعمق بحسب ما يحتاجون إليه.
حافظ على تحديثه
لا يكون دليل المستخدم مفيدًا إلا بقدر حداثة معلوماته. يمكن للمعلومات القديمة أن تخلق ارتباكًا لدى المستخدمين، وتزيد تذاكر الدعم، وتقلل الثقة في منتجك. علاوة على ذلك، مع تطور المنتجات، قد تُضاف ميزات جديدة، وقد تتغير الواجهات، وقد تُعدل سير العمل. يجب أن يواكب توثيقك هذه التغييرات أيضًا. ومن الضروري وضع جدول مراجعة لتتبع تغييرات المنتج وتحديث دليلك، حتى يظل ذا صلة وفعالية.
استفد من الذكاء الاصطناعي للأتمتة
تعمل أدوات الذكاء الاصطناعي على تغيير الطريقة التي تتعامل بها الفرق مع التوثيق ومشاركة المعلومات. أدوات مثل Trupeer تؤتمت كل شيء من تسجيلات الشاشة إلى الأدلة المكتوبة. وأفضل ما في الأمر أنها تأتي مكتملة بالمرئيات والتعليقات الصوتية والترجمات. وهذا يقلل بشكل كبير من الوقت والجهد المطلوبين لإنتاج أدلة مستخدم عالية الجودة. كما أنها مفيدة بشكل خاص للفرق سريعة النمو أو المنتجات المتطورة حيث تكون التحديثات المتكررة هي القاعدة.
إذا كنت تحاول معرفة كيفية كتابة دليل مستخدم على نطاق واسع، فإن Trupeer يمكنه مساعدتك على توحيد المخرجات مع الحفاظ على السرعة والاتساق والجدوى الاقتصادية. كل ما عليك فعله هو اتباع هذه الخطوات الثلاث البسيطة:
أفضل الأدوات لإنشاء أدلة المستخدم والتوثيق
هل ترغب في إنشاء أدلة مستخدم تضيف قيمة للمستهلك؟ إليك أفضل الأدوات التي يمكنك الاختيار من بينها لجعل هذا التوثيق التقني أسهل وأكثر فعالية.
Trupeer.ai هي منصة مدعومة بالذكاء الاصطناعي تحول تسجيلات الشاشة إلى أدلة مستخدم ممتازة، مكتملة بالتعليقات الصوتية والمرئيات والتوثيق خطوة بخطوة. صُممت للسرعة والتوسع والبساطة، مما يجعلها مثالية لفرق المنتجات ومتخصصي دعم العملاء والمسوقين الذين يرغبون في أتمتة التوثيق دون التضحية بالجودة.
تشمل ميزاتها الرئيسية ما يلي:
أدلة مكتوبة تُنشأ تلقائيًا
يحوّل Trupeer.ai تسجيلات الشاشة البسيطة إلى توثيق مكتوب منظم خطوة بخطوة دون أي جهد يدوي.
التعليقات الصوتية والصور الرمزية بالذكاء الاصطناعي: تضيف المنصة تعليقات صوتية طبيعية وصورًا رمزية قابلة للتخصيص بالذكاء الاصطناعي لإنشاء دروس تعليمية جذابة واحترافية.
صيغ تصدير متعددة: يمكنك تصدير أدلة المستخدم بصيغ Word وPDF وMarkdown. وهذا يحسن إمكانية الوصول ويجعل مشاركتها أو تعديلها أو تضمينها أسهل.
التعريب المدمج: يدعم Trupeer أيضًا الترجمة إلى أكثر من 30 لغة، بحيث يمكنك توسيع نطاق توثيقك التقني للجمهور العالمي فورًا.
تحديثات بدون تدخل اليد: ما عليك سوى تحميل تسجيل جديد، وسيقوم Trupeer تلقائيًا بتحديث الدليل والنص والمرئيات والتعليق الصوتي المضمنة.
ClickHelp
ClickHelp منصة توثيق قوية قائمة على السحابة تبسط عملية إنشاء أدلة المستخدم والأدلة الإرشادية وإدارتها وتسليمها. توفر واجهة سهلة الاستخدام، وأدوات تعاون متقدمة، ودعمًا للتوثيق متعدد الصيغ. وهي مثالية لتثقيف العملاء وفرق المنتجات، كما أنها مفيدة للكتاب التقنيين وغير التقنيين على حد سواء.
Document360
Document360 هو برنامج قاعدة معرفة يمكّن الشركات من إنشاء أدلة المستخدم الشاملة وإدارتها ونشرها. وبفضل محرره البديهي وقوالبه القابلة للتخصيص والتحليلات المتقدمة، فإنه يمكّن الفرق من بناء مراكز مساعدة منظمة جيدًا وقابلة للبحث. كما يدعم Document360 عمليات التكامل السلسة مع الأدوات الشائعة، مما يجعله مناسبًا للاستخدام الداخلي وللواجهات الموجهة للعملاء.
Paligo
Paligo هو نظام إدارة محتوى قائم على السحابة ومكوّن من وحدات (CCMS) صُمم لمساعدة الفرق على إنشاء وإدارة التوثيق المعقد. يتيح سهولة التأليف وإعادة استخدام المحتوى والتعاون بين عدة فرق. ومع نموذج المحتوى المنظم، يضمن Paligo أن تكون أدلة المستخدم لديك متسقة وقابلة للتوسع وسهلة الصيانة، مما يجعله خيارًا رائعًا لـ التوثيق التقني.
كيف يغير الذكاء الاصطناعي مستقبل توثيق المستخدم
لم يعد توثيق المستخدم عملية ثابتة. وليس من الضروري أيضًا أن يكون يدويًا بنسبة 100%. فالذكاء الاصطناعي يجعله أسرع وأذكى وأكثر قابلية للتوسع من خلال تقليل الوقت اللازم لإنشاء المحتوى والحفاظ على تحديثه باستمرار. من الأدلة خطوة بخطوة إلى مقاطع الفيديو التفاعلية المروية، تعيد أدوات الذكاء الاصطناعي تشكيل الطريقة التي تقدم بها الفرق الدعم والتعليمات.
وهكذا.
أدلة خطوة بخطوة مولدة بالذكاء الاصطناعي
يمكن للذكاء الاصطناعي الآن أن يحول على الفور سير العمل الخام أو تسجيلات الشاشة إلى تعليمات منظمة وسهلة المتابعة خطوة بخطوة. وبالإضافة إلى السرعة في الإنتاج، فإن هذه الأدلة دقيقة أيضًا ومنسقة بوضوح. وبالنسبة للفرق التي تحاول معرفة كيفية كتابة دليل مستخدم بكفاءة، فإن الذكاء الاصطناعي يزيل العمل المتكرر مع الحفاظ على الجودة. وهذا مفيد بشكل خاص عند إنشاء توثيق لأدوات معقدة، حيث يمكن للخطأ البشري أو عدم الاتساق أن يعيق فهم المستخدم.
دروس فيديو مؤتمتة مع تعليق صوتي مدعوم بالذكاء الاصطناعي
بدلًا من تسجيل التعليقات الصوتية أو تجميع الشرائح يدويًا، يمكن للذكاء الاصطناعي مساعدة الفرق على إنشاء دروس فيديو مع تعليق صوتي تلقائي وترجمات وإشارات بصرية. تساعد هذه الفيديوهات في شرح العمليات بصريًا وهي مفيدة بشكل خاص في سياق دليل مستخدم للبرامج. كما أنها تقلل اعتمادك على مقدمي العروض البشريين وتوفر ساعات من وقت الإنتاج. وهذا بدوره يوفر بديلًا احترافيًا وقابلًا للتوسع لتأهيل المستخدمين وتثقيفهم عبر الأسواق واللغات.
تحديثات التوثيق دون تدخل يدوي مع Trupeer.ai
تسمح أدوات مثل Trupeer.ai للفرق بتحديث التوثيق دون تدخل يدوي بمجرد تحميل تسجيلات شاشة جديدة. فهو يلتقط التغييرات تلقائيًا، وينشئ لقطات الشاشة، ويحدث التعليمات، بل ويعدّل التعليقات الصوتية أو النصوص عند الحاجة. وهذا يجعل من الأسهل بكثير إبقاء أدلة المستخدم محدثة، حتى بالنسبة للمنتجات سريعة التطور.
إليك كيف يساعدك Trupeer على تسجيل أدلة المستخدم والمستندات التقنية الأخرى وتحريرها وتنزيلها في غضون دقائق.
الخلاصة
التوثيق المدعوم بالذكاء الاصطناعي باقٍ هنا. إنه مستقبل كيفية تواصل فرق المنتجات مع المستخدمين النهائيين لأنه يستبدل الجهد اليدوي بأتمتة ذكية، مما يجعل إنشاء المحتوى أسرع، وتحديثه أسهل، وأكثر قابلية للتوسع بكثير. من توليد الأدلة خطوة بخطوة إلى إنتاج دروس فيديو دون أي تحرير، يساعد الذكاء الاصطناعي الفرق على تقديم دعم واضح ومحدث دائمًا.
إذا كنت مستعدًا لتبسيط عملية التوثيق لديك وإنشاء أدلة تكاد تكتب نفسها، فقد حان الوقت لتجربة Trupeer.ai، اختصارك إلى توثيق سهل واحترافي وسهل الاستخدام.
الأسئلة الشائعة (FAQs)
1. ما بعض الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند كتابة دليل المستخدم؟
تشمل بعض الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند إنشاء دليل مستخدم تخطي الخطوات الأساسية واستخدام الكثير من المصطلحات المتخصصة. كما أن التعليمات الغامضة، والمستندات سيئة التنظيم، ونقص التعليمات المرئية كلها أخطاء يجب الابتعاد عنها لأنها قد تجعل الأدلة مربكة للمستخدم. الحيلة هي أن تكتب دائمًا مع وضع المستخدم النهائي في الاعتبار، وأن تختبر وضوح الدليل قبل نشره.
2.هل ينبغي أن تكون أدلة المستخدم مطبوعة أم رقمية أم كلاهما؟
يفضل أن تكون كلاهما. أدلة المستخدم الرقمية تفاعلية وقابلة للبحث وسهلة التحديث. أما النسخ المطبوعة فلا تزال مفيدة في البيئات غير المتصلة بالإنترنت أو للمنتجات المعتمدة على الأجهزة. ومن خلال النهج الهجين، يمكنك توفير إمكانية الوصول للمستخدمين ذوي التفضيلات والمتطلبات المختلفة.
3. كيف يمكن للتعريب والترجمة أن يحسنا تأثير أدلة المستخدم؟
يتيح التعريب والترجمة لدليل المستخدم أن يلقى صدى لدى الجماهير العالمية لأنك تستطيع تكييف المحتوى ليتناسب مع الفروق الثقافية. وهذا يحسن الفهم والثقة. كما يجعل المنتج أكثر سهولة في الاستخدام. وبالنسبة للشركات متعددة الجنسيات تحديدًا، من الضروري تقديم تجارب متسقة عبر الأسواق.
4. ما الصناعات التي تستفيد أكثر من أدلة المستخدم المنظمة جيدًا؟
يمكن لصناعات مثل SaaS، والإلكترونيات الاستهلاكية، وتقنية الرعاية الصحية، والتصنيع أن تستفيد جميعها بشكل كبير من الأدلة الشاملة وسهلة الاستخدام. فعلى سبيل المثال، يمكن لدليل مستخدم برمجي مكتوب بوضوح أن يقلل طلبات الدعم ويحسن عملية الإعداد. وبالمثل، في الصناعات المنظمة، يضمن امتثالًا أكثر سلاسة ويقلل الأخطاء التشغيلية.
5. ما أنواع صيغ المحتوى التي يمكن أن ينشئها Trupeer.ai لأدلة المستخدم؟
يتيح لك Trupeer.ai تصدير أدلة المستخدم بصيغ مختلفة مثل PDF وWord وMarkdown. وتُعد هذه الصيغ مثالية للمشاركة أو التعديل أو التضمين في المنصات الإلكترونية مثل Notion وGitHub وConfluence.
6. هل يمكن لـ Trupeer ترجمة أدلة المستخدم وتعريبها لأسواق مختلفة؟
نعم، يدعم Trupeer الترجمة إلى أكثر من 30 لغة ويعرب المحتوى ليتناسب مع السياقات الثقافية. كما يضمن أن تكون وثائقك وأدلة الفيديو جاهزة للاستخدام العالمي من خلال دمج ميزات أساسية مثل التعليقات الصوتية والترجمات والنصوص الظاهرة على الشاشة.
