نظرة عامة للمشتري

يُعد إنشاء أدلة المستخدم مهمة شاقة للعديد من الفرق. وغالبًا ما يجدون أنفسهم يقضون من 8 إلى 12 ساعة في إعداد دليل واحد من الصفر. وهذه العملية المستهلكة للوقت ليست غير فعّالة فحسب، بل تؤدي أيضًا إلى أدلة تصبح قديمة بمجرد نشرها. ووفقًا لدراسة حديثة، أفادت 65% من الشركات بأن أدلة المستخدم الخاصة بها أصبحت قديمة خلال ستة أشهر من إنشائها.

تجد 65% من الشركات أن أدلة المستخدم الخاصة بها تصبح قديمة خلال ستة أشهر من النشر.

يستكشف هذا الدليل الأدوات الحديثة المدعومة بالذكاء الاصطناعي التي يمكنها أتمتة إنشاء أدلة المستخدم، مما يجعل العملية أسرع وأكثر موثوقية. وهو مصمم لمديري المشاريع ومطوري المنتجات وأخصائيي التوثيق الذين يتطلعون إلى تبسيط عمليات التوثيق لديهم والحفاظ على أدلة المستخدم محدثة وذات صلة.

أفضل أدوات أدلة المستخدم: مقارنة مباشرة

1. Trupeer
   
   

   

تم تصميم Trupeer لإحداث ثورة في الطريقة التي تتعامل بها الفرق مع إنشاء أدلة المستخدم. وهو مُصمم خصيصًا لمطوري البرمجيات ومديري المنتجات، ويتفوق هذا الأداة في أتمتة عمليات التوثيق. تلتقط منصة Trupeer المدعومة بالذكاء الاصطناعي الخطوات مباشرةً من نشاط الشاشة، مما يضمن الدقة ويوفر الوقت. كما توفر مجموعة شاملة من الميزات التي تبسط إنشاء أدلة المستخدم وتقلل الحاجة إلى الإدخال اليدوي.

الميزات الرئيسية

• التقاط الخطوات المدعوم بالذكاء الاصطناعي

• تصدير تلقائي إلى PDF والويب

• دعم فيديو مدمج

• التحكم القوي في الإصدارات

• أدوات تعاون الفريق

• مكتبة قوالب واسعة

• قدرات بحث متقدمة

• تتوفر خطة مجانية

«لقد غيّر Trupeer طريقة توثيق فريقنا للعمليات، وخفّض الوقت الذي نقضيه بنسبة 50%! »

التسعير

تتوفر خطة مجانية؛ وتبدأ الخطط المدفوعة من 49 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.

2. Scribe
   
   

   

Scribe هو أداة سهلة الاستخدام تهدف إلى تبسيط عملية إنشاء أدلة المستخدم للمعلمين وأصحاب الأعمال الصغيرة. ويركّز على التقاط الخطوات وتحويلها إلى تعليمات واضحة وموجزة. يبرز Scribe في البيئات التي يكون فيها التواصل السريع والفعّال عنصرًا أساسيًا. ومع ذلك، فهو يفتقر إلى بعض الميزات الأكثر تقدمًا الموجودة في الأدوات الأخرى، مما قد يشكل قيدًا على المؤسسات الأكبر.

الميزات الرئيسية

• التقاط بسيط خطوة بخطوة

• تصدير فوري إلى PDF

• قدرات أساسية للكتابة بالذكاء الاصطناعي

• واجهة سهلة الاستخدام

• ميزات تعاون محدودة

• قوالب قابلة للتخصيص

• خطة مجانية بالميزات الأساسية

• تصميم مناسب للهواتف المحمولة

التسعير

تتوفر خطة مجانية؛ وتبدأ الخطط المدفوعة من 10 دولارات لكل مستخدم شهريًا.

3. Document360
   
   

   

Document360 هو برنامج قاعدة معرفة يخدم المؤسسات التي تحتاج إلى منصة توثيق قوية. وهو مثالي للكتّاب التقنيين وفرق دعم العملاء الذين يحتاجون إلى مستودع مركزي للمعلومات. يتفوق Document360 في توفير قدرات بحث متقدمة ومنصة مخصصة لإدارة كميات كبيرة من البيانات. ومع ذلك، قد لا يكون الخيار الأفضل للفرق الصغيرة التي لا تحتاج إلى وظائف واسعة.

الميزات الرئيسية

• قاعدة معرفة شاملة

• وظيفة بحث متقدمة

• دعم متعدد اللغات

• قوالب قابلة للتخصيص

• تحليلات ورؤى واسعة

• التحكم في الإصدارات

• التكامل مع أدوات الطرف الثالث

• ميزات أمان عالية المستوى

التسعير

لا توجد خطة مجانية؛ وتبدأ الخطط المدفوعة من 99 دولارًا لكل مشروع شهريًا.

4. Tango
   
   

   

Tango هو أداة مباشرة صُممت للفرق التي تحتاج إلى إنشاء أدلة مستخدم تفاعلية بسرعة. وهو مفيد بشكل خاص لعمليات الانضمام إلى العمل وجلسات التدريب، حيث يمكن للمحتوى التفاعلي أن يعزز تفاعل المستخدم. وعلى الرغم من أن Tango يقدم دعمًا ممتازًا للفيديو، فإن مجموعة ميزاته المحدودة قد لا تلبي احتياجات الفرق التي تتطلب حلول توثيق أكثر شمولًا.

الميزات الرئيسية

• إنشاء أدلة تفاعلية

• دعم الفيديو والتكامل معه

• واجهة مستخدم بسيطة

• خيارات نشر سريعة

• تحليلات أساسية

• تحرير تعاوني

• أتمتة محدودة للخطوات

• خطة مجانية بالميزات الأساسية

التسعير

تتوفر خطة مجانية؛ وتبدأ الخطط المدفوعة من 12 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.

5. Notion
   
   

   

Notion هو أداة متعددة الاستخدامات بدرجة كبيرة يمكن استخدامها لإنشاء مجموعة واسعة من الوثائق، بما في ذلك أدلة المستخدم. وهو الأنسب للفرق التي تقدر المرونة والتخصيص في أدواتها. تكمن قوة Notion في قدرته على إنشاء قواعد بيانات ومستندات مترابطة، لكنه قد يتطلب وقتًا إضافيًا للإعداد والإدارة مقارنة بالأدوات الأكثر تخصصًا.

الميزات الرئيسية

• واجهة قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة

• إنشاء قواعد البيانات وإدارتها

• دعم أساسي لـ Markdown

• التكامل مع التطبيقات الشائعة

• مساحة عمل تعاونية

• إنشاء مستندات بحرية

• مكتبة قوالب محدودة

• خيارات تصدير أساسية

التسعير

تتوفر خطة مجانية؛ وتبدأ الخطط المدفوعة من 8 دولارات لكل مستخدم شهريًا.

6. Confluence
   
   

   

Confluence، الذي تطوره Atlassian، هو أداة قوية للتوثيق والتعاون على مستوى المؤسسات. وهو مفيد بشكل خاص للفرق التي تستخدم بالفعل منتجات Atlassian الأخرى مثل Jira. وعلى الرغم من أنه يوفر خيارات تكامل واسعة وقدرات تعاون قوية، فقد يكون أقل سهولة للمستخدمين غير المألوفين بمنظومة Atlassian.

الميزات الرئيسية

• تكامل عميق مع مجموعة Atlassian

• أدوات تحرير نص منسق

• خيارات قوالب واسعة

• وظيفة بحث قوية

• تتبع الإصدارات

• التحكم في أذونات المستخدم

• تحرير تعاوني

• ميزات أمان قوية

التسعير

لا توجد خطة مجانية؛ وتبدأ الخطط المدفوعة من 10 دولارات لكل مستخدم شهريًا.

7. GitBook
   
   

   

GitBook مصمم للمطورين والفرق التقنية التي تحتاج إلى إنشاء التوثيق وصيانته بكفاءة. وهو يوفر واجهة نظيفة ومناسبة للمطورين تدعم Markdown، مما يجعله مثاليًا للكتابة التقنية. ومع ذلك، فإن تركيزه على Markdown قد لا يجذب المستخدمين غير التقنيين الذين يفضلون واجهات أكثر بصرية.

الميزات الرئيسية

• دعم Markdown

• تعاون في الوقت الفعلي

• التحكم في الإصدارات

• قوالب قابلة للتخصيص

• تكامل مع GitHub وأدوات أخرى

• توثيق مناسب لمحركات البحث

• خيارات وصول عامة وخاصة

• خطة مجانية بالميزات الأساسية

التسعير

تتوفر خطة مجانية؛ وتبدأ الخطط المدفوعة من 4 دولارات لكل مستخدم شهريًا.

تحديات أدلة المستخدم: ما الذي تواجهه الفرق

1. التوثيق اليدوي بطيء

• تقضي الفرق ساعات مفرطة في التقاط لقطات الشاشة وتنسيق المحتوى.

• تستغرق المراجعة اللغوية اليدوية وقتًا إضافيًا، مما يؤخر النشر.

• غالبًا ما تتسلل الأخطاء، ما يستدعي جولات إضافية من التعديلات.

• من الصعب الحفاظ على الاتساق بين أعضاء الفريق المختلفين.

2. يصبح المحتوى قديمًا بسرعة

• كل إصدار منتج يستلزم تحديثات للأدلة الموجودة.

• تواجه الفرق صعوبة في مواكبة التحديثات المتكررة للبرمجيات.

• الأدلة القديمة تربك المستخدمين وتؤدي إلى زيادة طلبات الدعم.

• التحديثات المستمرة تخلق تراكمًا في مهام التوثيق.

3. ضعف البحث وسهولة العثور على المعلومات للمستخدمين النهائيين

• لا يستطيع المستخدمون العثور على المعلومات التي يحتاجونها بسرعة.

• وظائف البحث في العديد من الأدوات ضعيفة أو غير موجودة.

• استخدام كلمات مفتاحية غير متسق عبر المستندات يعيق قابلية البحث.

• قد يتخلى المستخدمون المحبطون عن الدليل، مما يؤدي إلى طلبات دعم.

4. توثيق معزول عبر الأدوات

• تتوزع المعلومات عبر منصات متعددة مثل Notion وWord وGoogle Docs.

• من الصعب دمج المستندات في دليل واحد متماسك.

• التغييرات في مستند واحد لا تنعكس في المستندات الأخرى، مما يؤدي إلى عدم الاتساق.

• تضيع الفرق الوقت في التنقل بين الأدوات المختلفة لجمع المعلومات.

5. لا يوجد اتساق في التنسيق أو الأسلوب

• أعضاء الفريق المختلفون لديهم أساليب كتابة متنوعة.

• غياب القوالب المعيارية يؤدي إلى ظهور أدلة بمظاهر مختلفة.

• يجد المستخدمون صعوبة في اتباع الأدلة التي تفتقر إلى أسلوب موحد.

• قد تضر الأدلة غير المتسقة بالانطباع الاحترافي للعلامة التجارية.

الميزات التي لا بد منها في أدوات أدلة المستخدم

1. التقاط الخطوات تلقائيًا من نشاط الشاشة

ينبغي لأدوات أدلة المستخدم الحديثة أن تلتقط الخطوات تلقائيًا أثناء تنفيذها على الشاشة. وتُعد هذه الميزة أساسية لتقليل الوقت المستغرق في الإدخال اليدوي وضمان الدقة. وتتفوق أدوات مثل Trupeer في هذا المجال، حيث تتيح للمستخدمين إنشاء الأدلة في الوقت الفعلي أثناء تنقلهم داخل برنامجهم. وتوفر هذه الميزة على الفرق ساعات من العمل الممل وتقلل فرص الخطأ البشري، مما يؤدي إلى أدلة أكثر موثوقية واتساقًا.

2. تعليمات الخطوات المكتوبة بالذكاء الاصطناعي

تعمل التعليمات التي يولدها الذكاء الاصطناعي على تغيير طريقة إنشاء أدلة المستخدم. ومع الذكاء الاصطناعي، تتم معالجة الفروق الدقيقة في اللغة التقنية تلقائيًا، مما ينتج تعليمات واضحة وموجزة. وتُعد هذه الميزة مفيدة بشكل خاص للفرق التي قد لا يكون لديها كتّاب تقنيون مخصصون. فعلى سبيل المثال، يستخدم Scribe الذكاء الاصطناعي لتحويل الإجراءات المعقدة إلى خطوات بسيطة وسهلة الفهم، مما يسد الفجوة بين المستخدمين التقنيين وغير التقنيين مع الحفاظ على الدقة.

3. إدراج الفيديو إلى جانب النص

إن تضمين الفيديوهات داخل أدلة المستخدم يعزز الفهم والتفاعل. فالفيديوهات توفر طريقة ديناميكية لعرض العمليات المعقدة، مما يسهل على المستخدمين المتابعة. ويقدم Tango دعمًا قويًا للفيديو، مما يسمح للفرق بإضافة الشروحات المرئية بسهولة. وتُعد هذه الميزة لا غنى عنها في الشروحات والأدلة خطوة بخطوة حيث يمكن للسياق المرئي أن يعزز تجربة التعلم بشكل كبير.

4. التصدير بعدة صيغ (PDF وويب وHTML)

إن امتلاك المرونة لتصدير أدلة المستخدم بعدة صيغ أمر أساسي لتلبية احتياجات المستخدمين المتنوعة. سواء كان ذلك PDF للاستخدام دون اتصال أو صفحة HTML للنشر على الويب، فإن القدرة على اختيار الصيغة المناسبة تضمن سهولة الوصول والتوزيع. يدعم Trupeer وDocument360 مجموعة واسعة من خيارات التصدير، مما يجعل مشاركة الأدلة عبر منصات وأجهزة مختلفة أمرًا بسيطًا، ويضمن أن يتمكن المستخدمون من الوصول إلى المعلومات بالطريقة الأنسب لهم.

5. التحكم في الإصدارات وسير عمل التحديث السريع

يُعد التحكم في الإصدارات أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على توثيق محدث ودقيق. فهو يتيح للفرق تتبع التغييرات، والرجوع إلى الإصدارات السابقة عند الحاجة، وضمان عمل الجميع بأحدث المعلومات. ويوفر Confluence ميزات قوية للتحكم في الإصدارات، ويدعم التحديثات السريعة والتعاون عبر الفرق. وتُعد هذه الميزة ضرورية للحفاظ على سلامة التوثيق في البيئات سريعة الوتيرة حيث تتغير المعلومات كثيرًا.

6. قدرات بحث متقدمة

تساعد وظيفة البحث الفعالة المستخدمين على العثور على المعلومات التي يحتاجونها بسرعة وكفاءة. وتتيح قدرات البحث المتقدمة، مثل تلك التي يوفرها Document360، للمستخدمين البحث عبر مجموعات التوثيق بالكامل، بما في ذلك الكلمات المفتاحية داخل محتوى الفيديو والصور. وتحسن هذه الميزة قدرة المستخدم على التنقل في كميات كبيرة من المعلومات، مما يقلل الإحباط ويحسن تجربة المستخدم الإجمالية. أما بالنسبة للشركات، فهذا يعني طلبات دعم أقل ومستخدمين أكثر رضا.

كيفية اختيار أدوات أدلة المستخدم بناءً على حالة الاستخدام

1. أدلة المنتج ومقالات مركز المساعدة

بالنسبة للشركات التي تسعى إلى تعزيز دعم العملاء من خلال أدلة منتجات شاملة ومقالات مركز المساعدة، فإن اختيار أداة تتكامل مع قاعدة معرفة وتدعم المحتوى متعدد الوسائط أمر أساسي. ويساعد ذلك على ضمان حصول المستخدمين على إرشادات مفصلة، مما يقلل الاعتماد على موظفي الدعم.

• يؤثر غياب التوثيق المتماسك في رضا العملاء.

• يواجه المستخدمون صعوبة في تبني المنتج بسبب تعقيد الميزات.

• حجم كبير من تذاكر الدعم بسبب التعليمات غير الواضحة.

• التكامل مع منصات مركز المساعدة الحالية.

• دعم المحتوى متعدد الوسائط مثل الفيديو والصور.

• وظيفة بحث قوية لتسهيل التنقل.

2. توثيق إجراءات التشغيل القياسية الداخلية

بالنسبة للشركات التي تحتاج إلى توثيق إجراءات التشغيل القياسية (SOPs)، فإن اختيار أداة تدعم التعاون السهل والتحكم في الإصدارات هو المفتاح. ويضمن ذلك أن يتمكن جميع أعضاء الفريق من الوصول إلى الإجراءات المحدثة، وهو أمر بالغ الأهمية للحفاظ على الكفاءة التشغيلية.

• تؤدي إجراءات التشغيل القياسية القديمة إلى أوجه قصور تشغيلية.

• قد يؤدي غياب التحكم في الوصول إلى تغييرات غير مصرح بها.

• صعوبة في تتبع التغييرات والتحديثات.

• التحكم في الإصدارات لتتبع التغييرات والتحديثات.

• ميزات تعاونية لإسهام الفريق وتقديم الملاحظات.

• التحكم في الوصول لإدارة الأذونات.

3. أدلة أنظمة وتقنية المعلومات والإدارة

بالنسبة لفرق تقنية المعلومات، يتطلب إنشاء وصيانة توثيق الأنظمة أدوات ذات قدرات تقنية قوية، مثل دعم Markdown والتكامل مع أدوات المطورين. ويضمن ذلك أن يكون التوثيق شاملًا وفي الوقت نفسه سهل الوصول للموظفين التقنيين.

• التعقيد التقني لأنظمة تقنية المعلومات يتطلب توثيقًا مفصلًا.

• الحاجة إلى التكامل مع بيئات التطوير.

• تتطلب الأنظمة تحديثات متكررة مع تطورها.

• دعم Markdown للتوثيق التقني.

• التكامل مع أدوات المطورين مثل GitHub.

• تعاون في الوقت الفعلي للتحديثات السريعة.

4. قاعدة معرفة موجهة للعملاء

ينبغي للشركات التي تهدف إلى تحسين رضا العملاء أن تركز على الأدوات التي توفر تكاملًا سلسًا مع أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) ودعمًا للقوالب المخصصة للحفاظ على اتساق العلامة التجارية. ويساعد ذلك على تقديم تجربة مستخدم متسقة واحترافية.

• قد تربك العلامة التجارية غير المتسقة عبر أدلة المستخدم العملاء.

• تكامل متقطع مع أنظمة إدارة العملاء.

• غياب التحليلات لقياس فعالية الدليل.

• قوالب قابلة للتخصيص لتحقيق الاتساق في العلامة التجارية.

• تكامل CRM لتجربة عملاء موحدة.

• تحليلات لتتبع تفاعل المستخدم وأداء الدليل.

5. توثيق المطورين وواجهة برمجة التطبيقات

بالنسبة للفرق التي تركز على توثيق واجهات برمجة التطبيقات والمطورين، فإن الأدوات التي توفر تحكمًا تفصيليًا في الإصدارات ودعمًا لمقتطفات الشيفرة ضرورية. ويضمن ذلك حصول المطورين على معلومات تقنية دقيقة ومحدثة.

• تعقيد توثيق واجهات برمجة التطبيقات يتطلب دقة عالية.

• التغييرات المتكررة في واجهات برمجة التطبيقات تحتاج إلى تحديثات سريعة للتوثيق.

• الحاجة إلى الوضوح والتفصيل في التوثيق التقني.

• دعم مقتطفات الشيفرة في التوثيق.

• التحكم القوي في الإصدارات لتتبع التغييرات.

• التكامل مع مستودعات الشيفرة مثل GitHub.

أفضل الممارسات لإنشاء دليل المستخدم

1. قبل إنشاء الدليل

• حدّد بوضوح الغرض من الدليل والجمهور المستهدف.

• اجمع كل المعلومات والموارد اللازمة قبل البدء.

• أنشئ مخططًا لتنظيم المحتوى بشكل منطقي.

• ضع أهدافًا وغايات واضحة للدليل.

• وزّع الأدوار والمسؤوليات على أعضاء الفريق.

2. أثناء إنشاء الدليل

• استخدم الأدوات لأتمتة المهام المتكررة مثل التقاط الخطوات.

• أدرج عناصر متعددة الوسائط لتعزيز الفهم.

• اكتب بلغة واضحة وموجزة مناسبة للجمهور المستهدف.

• راجع التقدم بانتظام وعدّل الخطة عند الحاجة.

• شجّع التعاون وتبادل الملاحظات من أعضاء الفريق.

3. بعد نشر الدليل

• اجمع ملاحظات المستخدمين لتحديد مجالات التحسين.

• حدّث الدليل بانتظام ليعكس تغييرات المنتج.

• راقب أداء الدليل باستخدام أدوات التحليلات.

• تأكد من أن الدليل سهل العثور عليه والوصول إليه.

• وثّق الدروس المستفادة لتحسين إنشاء الأدلة مستقبلًا.

الأسئلة الشائعة

1. ما هو دليل المستخدم؟

دليل المستخدم هو مستند يوفّر تعليمات حول كيفية استخدام منتج أو خدمة. ويتضمن خطوات مفصلة ونصائح لحل المشكلات وموارد إضافية لمساعدة المستخدمين على الاستفادة القصوى من المنتج.

2. لماذا تُعد أدلة المستخدم مهمة؟

تساعد أدلة المستخدم في تقليل تكاليف الدعم من خلال تزويد العملاء بالمعلومات التي يحتاجونها لحل المشكلات بأنفسهم. كما أنها تحسن تجربة المستخدم من خلال تسهيل استخدام المنتج بفعالية.

3. كيف يحسن الذكاء الاصطناعي إنشاء أدلة المستخدم؟

يمكن للذكاء الاصطناعي أتمتة عملية التقاط الخطوات وتوثيقها، مما يقلل الوقت والجهد المطلوبين لإنشاء الأدلة. كما يمكنه تحسين الدقة من خلال توليد التعليمات بناءً على تفاعلات المستخدمين الحقيقية مع المنتج.

4. هل يمكنني دمج أدوات أدلة المستخدم مع برامج أخرى؟

نعم، توفر العديد من أدوات أدلة المستخدم عمليات تكامل مع برامج شائعة مثل أنظمة CRM وأدوات التطوير ومكاتب الدعم. ويؤدي هذا التكامل إلى تبسيط سير العمل وضمان سهولة الوصول إلى التوثيق.

5. هل توجد أدوات مجانية لأدلة المستخدم؟

نعم، تقدم عدة أدوات خططًا مجانية بميزات أساسية. وهي مناسبة جدًا للفرق الصغيرة أو الشركات الناشئة ذات الميزانيات المحدودة. أما بالنسبة للميزات المتقدمة، فقد تحتاج إلى التفكير في الخطط المدفوعة.

6. ما العوامل التي تؤثر في تكلفة أدوات أدلة المستخدم؟

يعتمد التسعير غالبًا على عدد المستخدمين والميزات المتضمنة ومستوى الدعم المقدم. وقد تحتاج الفرق الأكبر أو تلك التي تتطلب ميزات متقدمة إلى الاستثمار في خطط أعلى مستوى.

7. كم يستغرق تنفيذ أداة دليل المستخدم؟

يختلف وقت التنفيذ حسب الأداة وتعقيد احتياجات التوثيق لديك. يمكن إعداد بعض الأدوات في بضع ساعات، بينما قد تتطلب أخرى إعدادًا وتدريبًا أكثر شمولًا.

8. ما أفضل طريقة لتدريب فريقي على أداة جديدة لأدلة المستخدم؟

وفّر لفريقك إمكانية الوصول إلى مواد التدريب والموارد التي يقدمها مزود الأداة. وشجّع على الممارسة العملية وفكّر في جدولة ورش عمل أو جلسات لمعالجة الأسئلة والتحديات المحددة.

الخلاصة

يُعد إنشاء أدلة مستخدم فعالة أمرًا حيويًا لتحسين رضا العملاء وتقليل تكاليف الدعم. ومن خلال الاستفادة من الأدوات المناسبة، يمكن للفرق أتمتة الكثير من العمل الممل المرتبط بالتوثيق، مما يضمن أن تكون الأدلة دقيقة ومحدثة وسهلة الوصول. سواء كنت توثق أدلة المنتجات أو إجراءات التشغيل القياسية أو الأدلة التقنية، فإن اختيار الأداة المناسبة يمكن أن يغير عملية التوثيق لديك.

لنهج مبسط ومدعوم بالذكاء الاصطناعي في إنشاء أدلة المستخدم، فكّر في استخدام Trupeer. بفضل ميزاته الشاملة وسهولة استخدامه، يمكن أن يساعد Trupeer فريقك في إنتاج توثيق عالي الجودة بكفاءة. تعرّف على المزيد في Trupeer.