BT Dokümantasyon Yazılımı

Trupeer AI, kuruluşların gerçekten güvendiği iş akış kılavuzlarını (runbooks), sistem kılavuzlarını, yardım masası prosedürlerini ve erişim yönetimi kılavuzlarını sunan, BT operasyon ekiplerine yönelik bir BT dokümantasyon yazılımıdır. Bir sistem yöneticisi, BT yöneticisi, yardım masası sorumlusu veya DevOps mühendisi gerçek sistem üzerinde adım adım ilerlerken ekranını kaydeder; Trupeer AI ise bir video ve yazılı bir BT dokümantasyon sayfasını birlikte oluşturur. Çıktı, MP4 ve PDF veya Word formatlarında sunulur; IT Glue, Hudu, ServiceNow Knowledge, Freshservice, Confluence veya ekibin şu anda BT dokümanlarını tuttuğu herhangi bir yere yüklenmeye hazırdır. Çoğu BT ekibinin nelerin belgelenmesi gerektiğine dair net bir listesi vardır; ancak belge başına yazıya dökme süresi eskiden yarım gün sürerdi ve bu üretim maliyeti, BT dokümantasyon kütüphanesinin gerçek sistemlerin her zaman en az bir çeyrek dönem gerisinde kalmasının ana nedenidir.

• Tek bir ekran kaydından veya yapay zeka avatar senaryosundan BT dokümantasyonu (video ve yazılı kılavuz bir arada) oluşturur.

• BT'ye özel içerikler için tasarlanmıştır: iş akış kılavuzları (runbooks), sistem kılavuzları, yardım masası prosedürleri, erişim yönetimi iş akışları.

• Çıktı; IT Glue, Hudu, ServiceNow Knowledge, Freshservice, Confluence veya ekibin halihazırda kullandığı herhangi bir BT dokümantasyon sistemine aktarılır.

• Paylaşılan Sayfalardaki yalnızca kuruluşa özel görünürlük özelliği, BT dokümantasyonunu güvenlik duvarının arkasında tutar.

• Dağıtık BT ekipleri ve küresel müşterilere hizmet veren MSP'ler (Yönetilen Hizmet Sağlayıcıları) için 65'ten fazla dilde çeviri imkanı sunar.

Trupeer AI, BT ekipleri için ne üretir?

Bir BT operasyon görevlisi aracı açar ve bir ekran kaydı başlatır. Yeni güvenlik duvarının yapılandırılmasını, yeni SaaS aracı için SSO kurulumunu, veritabanı yük devretmesinden kurtulmayı veya erişim yetkilendirme akışı üzerinden yeni bir çalışanın işe alım sürecini adım adım gerçekleştirir. Trupeer AI, yapım sonrasını (post-production) devralır. Duraklama kelimeleri ve "şu yapılandırma dosyasını bulayım" gibi anlar temizlenir; yakınlaştırma ve imleç efektleri terminal çıktısını, yapılandırma arayüzünü veya bir sonraki kişinin bakması gereken kontrol panelini vurgular; editöre bir taslak video ile birlikte taslak yazılı bir BT dokümantasyon sayfası aynı anda gelir.

Video çıktısı MP4 formatındadır. Belge çıktısı ise ekran görüntüleri içinde yer alan PDF veya Word formatındadır. Her iki format da doğrudan IT Glue, Hudu, ServiceNow Knowledge Base, Freshservice Solutions, Confluence, Notion, SharePoint veya BT ekibinin şu anda dokümantasyonunu barındırdığı herhangi bir yere yüklenir. Bir Paylaşılan Sayfa bağlantısı, her iki formatı bir arada sunarak BT ekibinin Slack kanalında paylaşılmasını, PagerDuty olay bağlantılarına eklenmesini veya nöbetçi ekiple paylaşılmasını kolaylaştırır. Marka kitleri, BT ekibinin şirket içi stilini otomatik olarak uygular; özel sözlük ise şirket içi sistem adlarını, sunucu makine adlarını, ağ bileşeni kısaltmalarını ve yapay zekanın normalde nasıl yazılacağını bilmeyeceği düzinelerce şirket içi araç adını doğru şekilde işler. Çoğu BT dokümantasyon aracıyla veya herhangi bir genel amaçlı BT dokümantasyon platformuyla karşılaştırıldığında, tek bir kayıttan video ve yazılı kılavuz eşleştirmesi sunulması, geleneksel araçların yazma işleminin ayrı yapılacağını varsayması nedeniyle çoğu ekibin BT dokümantasyon araçları arasında seçim yaparken atladığı kısımdır.

BT dokümantasyon yazılımı üç adımda nasıl çalışır?

Üç adım üretim akışını kapsar. Bu araç, IT Glue, Hudu, ServiceNow Knowledge veya ekibin halihazırda kullandığı herhangi bir BT dokümantasyon sisteminin yerini almaz. Bu sistemlere girecek içeriği üretir.

Adım 1: BT sürecini kaydedin veya bir yapay zeka avatarı kullanın

BT personelinin halihazırda çalıştığı şirket dizüstü bilgisayarındaki tarayıcıda bir ekran kaydı başlatın. Gerçek süreci adım adım gerçekleştirin: güvenlik duvarı yapılandırması, SSO kurulumu, yük devretme prosedürü, işe alım erişim yetkilendirmesi veya belgelenmesi gereken her neyse. Veya kaydı tamamen atlayıp, yazılı bir senaryoya sahip bir yapay zeka avatarı kullanın (BT politikası eğitimleri ve kimsenin yüzünü kaydetmek istemediği üst düzey açıklayıcılar için kullanışlıdır). Yapay zeka kaydedilen veri üzerinde çalışır.

Adım 2: Trupeer AI, video ve yazılı BT dokümantasyonunu oluşturur

Yapım sonrası süreç otomatik olarak çalışır. Duraklama kelimeleri ve duraksamalar kaldırılır. Yakınlaştırma efektleri terminal komutlarını, yapılandırma arayüz panellerini veya önemli olan kontrol paneli bölgelerini vurgular. Editöre, içinde ekran görüntüleri ve numaralandırılmış adımlarla birlikte bir taslak video ve taslak yazılı BT dokümantasyon sayfası aynı anda gelir. Özel sözlük, şirket içi sistem adlarını ve kısaltmaları yanlış deşifre edilmeden önce yakalar.

Adım 3: Markalayın, görünürlüğü kısıtlayın, yayınlayın

BT dokümantasyonunun kuruluşun geri kalan kurum içi içerik kütüphanesiyle eşleşmesi için marka kitini uygulayın. Bilgi Tabanı (Knowledge Base) görünürlüğünü yapılandırın (kurum içi BT dokümantasyonu için yalnızca kuruluş içi, ortak erişimi için seçilen alan adları, çok kısıtlı iş akış kılavuzları için yalnızca davetle erişim). Ardından Paylaşılan Sayfa bağlantısı aracılığıyla yayınlayın, MP4 ve PDF'yi doğrudan IT Glue, Hudu, ServiceNow Knowledge veya Freshservice Solutions'a yükleyin ya da yazılı sayfayı Confluence'a yapıştırın.

Bu BT dokümantasyon yazılımını kimler kullanır?

Bu aracı açan kişi genellikle bir BT operasyon yöneticisi, bir sistem yöneticisi lideri, bir yardım masası sorumlusu, bir DevOps mühendisi ya da son kesinti veya denetimden sonra "çalıştırdığımız her şeyi belgeleme" görevi verilen herhangi bir BT genel sorumlusudur. Dokümantasyon gerektiren birikmiş bir iş listeleri vardır: yeni SSO yaygınlaştırması, bulut geçiş kılavuzu, olağanüstü durumdan kurtarma prosedürü, işe alma ve işten çıkarma kontrol listesi, prosedür sürekli değiştiği için üç kez yazılıp yeniden yazılan şifre sıfırlama standart işletim prosedürü (SOP). Confluence veya ServiceNow Knowledge üzerinde manuel olarak BT dokümantasyonu yazmak ekibin ihtiyaç duyduğu hacim için fiziksel olarak çok yavaş kaldığında Trupeer'ı açarlar.

MSP'ler (Yönetilen Hizmet Sağlayıcıları) ikinci ana kitleyi oluşturur. Her biri kendi sistemlerine, ağ kurulumuna ve onaylanmış prosedürlerine sahip 30 farklı müşteri genelinde müşteri ortamlarını belgeleyen bir MSP, şirket içi BT ekiplerinin nadiren gördüğü bir hacimde dokümantasyon sorunuyla karşılaşır. Trupeer'ın çeviri özelliği, küresel müşterilere hizmet veren MSP'ler için de önemlidir, çünkü aynı belgelenmiş prosedürün müşteri ekiplerine üç veya dört dilde ulaştırılması gerekebilir. Bu çekirdek kitlenin yanı sıra, bireysel roller de aynı çalışma alanını kullanır: yardım masası liderleri 1. seviye çözüm prosedürlerini belgeler, DevOps dağıtım kılavuzlarını belgeler, güvenlik olay müdahale prosedürlerini belgeler ve BT eğitmenleri son kullanıcılar için yeni sistem yaygınlaştırma içeriklerini belgeler.

Bu yazılımın işlediği BT dokümantasyon içerik türleri

En sık karşılaşılan BT dokümantasyon içerik türleri şunlardır: sistem iş akış kılavuzları (runbooks) ve daha geniş anlamda BT iş akış kılavuzları (kesintilerden nasıl kurtulunacağı, veritabanının nasıl yük devredileceği, yedekten nasıl geri yükleneceği), yapılandırma kılavuzları (güvenlik duvarı kuralları, SSO sağlayıcı kurulumu, ağ bölümlemesi), erişim yönetimi prosedürleri (çalışan işe alım erişim yetkilendirmesi, rol tabanlı erişim kurulumu, işten çıkarma yetki kaldırması), yardım masası dokümantasyonu ve yardım masası standart işletim prosedürleri (şifre sıfırlamaları, hesap kilitlerinin açılması, yaygın destek talebi çözümleri), müşteri ortamları için MSP dokümantasyonu ve uyumluluk dokümantasyonu (veri saklama politikası, güvenlik olayı müdahale el kitabı). Trupeer AI, tüm bunları aynı kayıttan belgeye dönüştürme akışıyla yönetir. Format hedef kitleye göre ayarlanır: şirket içi bir BT iş akış kılavuzu ekran görüntülü numaralandırılmış adımlar ister, kullanıcıya yönelik bir işe alım videosu samimi bir anlatım ister, bir uyumluluk prosedürü ise hem video kaydını hem de aranabilir yazılı referansı ister. Çoğu kuruluştaki BT operasyon dokümantasyonunun büyük bir kısmı bundan sorumludur.

Birçok sistemde (ağ altyapısı, kimlik ve erişim yönetimi, uç nokta yönetimi, bulut platformları, SaaS yönetimi) eşzamanlı olarak dokümantasyon programları yürüten BT ekipleri için Trupeer'ın değeri konular arasında katlanarak artar. Trupeer ile çalışan tek bir BT operasyon uzmanı, daha önce özel bir teknik yazar veya BT ekibi arasında dönüşümlü bir "dokümantasyon nöbeti" vardiyası gerektiren belge başına çıktıyı üretebilir. 5 ila 15 aktif dokümantasyon akışının çalıştığı tipik bir BT operasyon fonksiyonunda, belge başına üretim süresi bir ila iki günden bir ila iki saate düşer. Bu aşamada, BT dokümantasyon yönetimi de en az üretim hızı kadar önem kazanır; çünkü sistem dokümantasyonu, teknik dokümantasyon ve daha geniş BT dokümantasyon üretici iş akışı genelindeki BT ekibi dokümantasyonunun hacminin sadece üretilmekle kalmayıp koordine edilmesi gerekir. BT ve diğer fonksiyonları kapsayan daha geniş kurum içi dokümantasyon çalışmaları için kurum içi dokümantasyon platformu her iki alanı da kapsar.

Trupeer; IT Glue, Hudu, ServiceNow Knowledge ve ağ şeması araçlarının yanında nerede konumlanır?

Trupeer AI bir BT dokümantasyon sistemi veya varlık yönetim veritabanı değildir. IT Glue, Hudu, ITBoss, ServiceNow Knowledge, Freshservice Solutions, Atera, NinjaOne ve BT eklentilerine sahip Confluence gibi araçların tümü barındırma katmanını yönetir: varlık ilişkilendirmeli yapılandırılmış dokümantasyon kitaplıkları, şifre kasaları, iş akış kılavuzu şablonları, değişiklik geçmişi ve BT dokümantasyon kitaplıklarının bağımlı olduğu sistemler, satıcılar ve prosedürler arasındaki ilişki eşleştirmesi. Trupeer AI, bu sistemlerin arkasındaki içerik üretim katmanında yer alır. BT ekibi, Trupeer'da kılavuzlar ve iş akışı belgeleri üretir ve bunları kuruluşun veya MSP'nin halihazırda kullandığı BT dokümantasyon sistemine yükler. MP4 ve PDF formatları, dosya yüklemeyi kabul eden her BT dokümantasyon sistemiyle çalışır ki bunların hepsi bunu kabul eder.

Trupeer AI ayrıca ağ şemaları oluşturmaz, BT varlıklarını otomatik olarak keşfetmez veya sistemlerden yapılandırma verilerini çekmez. Lucidchart, draw.io, NetBox, Device42 gibi araçlar ve IT Glue ile Hudu içindeki şemalandırma özellikleri ağ topolojisini ve varlık görselleştirmesini yönetir. Trupeer AI ise bu sistemlerin nasıl kullanılacağını ve belgeledikleri prosedürlerin nasıl izleneceğini açıklayan görsel-işitsel kılavuz içeriğini yönetir. Bu kombinasyon pratikte harika çalışır: bir BT ekibi varlık veritabanı için NetBox veya Device42'yi, yapılandırılmış dokümantasyon sistemi için IT Glue veya Hudu'yu ve bunları düz metin olarak yazmaktan daha hızlı bir şekilde gerçek kılavuz içeriğiyle dolduran içerik üretim aracı olarak Trupeer AI'ı kullanır.

Dağıtık BT ekipleri için güncellemeler ve çeviri

BT dokümantasyonu diğer dokümantasyonlardan daha hızlı eskir çünkü temel sistemler her çeyrekte değişir. Bir güvenlik duvarı kural kümesi güncellemesi iş akış kılavuzunu bozar, yeni bir SSO sağlayıcısına geçiş erişim prosedürünü yanıltıcı hale getirir, bir işletim sistemi güncellemesi yardım masası standart işletim prosedüründe açıklanan şifre sıfırlama akışını değiştirir. Çoğu BT ekibi, dokümantasyonun eskiyip gitmesine sessizce izin vererek ve birisi her eski prosedürle karşılaştığında Slack üzerinden aynı soruları yanıtlayarak bu durumla başa çıkmaya çalışır. Trupeer AI, güncellemeleri yalnızca değişen adımı yeniden kaydederek yönetir. Yapay zeka yalnızca o bölümü yeniden işler, hem video hem de yazılı dokümantasyon yerinde güncellenir ve dokümana bakan bir sonraki BT görevlisi güncel prosedürü görür.

Dağıtık BT ekipleri ve küresel müşteri kitlelerine sahip MSP'ler için çeviri dil engelini ortadan kaldırır. Aynı güvenlik duvarı yapılandırma kılavuzu veya işe alım iş akış belgesi, aynı kaynak kaydından ve aynı sürüm döngüsünde Bangalore ekibine Hintçe, Berlin ekibine Almanca, São Paulo ekibine Portekizce olarak ulaşır. Çeviri hem video seslendirmesine hem de yazılı BT dokümantasyonuna uygulanır; marka kiti, sözlük ve ekran üzerindeki metinler aynen korunur. Bu BT dokümantasyon yazılımını Trupeer AI standart işletim prosedürü (SOP) oluşturucu ile eşleştirmek, hem BT'ye özel iş akış kılavuzlarını hem de BT katmanının altında yatan daha geniş kapsamlı standart işletim prosedürlerini kapsar.