En İyi Kurumsal Dokümantasyon & Bilgi Bankası Platformu

Trupeer AI, şirketin halihazırda çalıştırdığı bilgi tabanı platformunu dolduran kurumsal içerik üretim katmanıdır. Bir uzman, bir sürecin adım adım anlatımını, sistem açıklamasını veya eğitim modülünü bir kez kaydeder; Trupeer AI da aynı anda hem bir MP4 video hem de yazılı bir PDF ya da Word belgesi üretir. İkisi de, şirketin kullandığı kurumsal dokümantasyon aracına (Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Document360 veya başka bir dahili platform) standart yükleme ya da Shared Page (Paylaşılan Sayfa) yerleştirmesi üzerinden gönderilir. Çoğu kurumsal dokümantasyon programındaki kısıt, dokümanların nereye yerleştirildiği değil; merkezi ekibin departmanlar, bölgeler ve iş birimleri boyunca tutarlı biçimde yapılandırılmış video ve yazılı içerik üretme hızıdır.

• Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Document360 ve şirketin halihazırda kullandığı diğer kurumsal dokümantasyon araçlarına beslenen üretim katmanı.

• Tek bir kayıt, mevcut bilgi tabanı için hazır olacak şekilde hem bir MP4 video hem de yazılı bir doküman üretir.

• Marka kit’i, binlerce dahili doküman genelinde görsel tutarlılığı zorunlu kılar.

• Birden fazla bölgede ofisi bulunan küresel kurumsal şirketler için 65+ dile çevirin.

• Özel ses klonlama, tek bir eğitmenin sesinin tüm içerik kitaplığına taşınmasını sağlar.

Trupeer AI, kurumsal dokümantasyon ekipleri için ne üretir

Bir L&D ekibi, dahili iletişim ekibi, IT enablement (BT yetkinleştirme) sorumlusu veya operasyon uzmanı aracı açar. Tarayıcı içinde bir süreç adım adım anlatımını, sistem açıklamasını, eğitim modülünü ya da politika açıklamasını kaydederler. Trupeer AI, post-prodüksiyonu yönetir. Doldurma kelimeleri ve duraklamalar kaldırılır. Yakınlaştırma efektleri, çalışanların harekete geçmesi gereken ekran bölümlerini vurgular. Taslak video ve taslak yazılı doküman, aynı işte; ekran görüntüleri ve numaralandırılmış adımlar satır içi olarak birlikte gelir. knowledge base makalesi de tam burada devreye girer: Elinizdeki eğitimi alır ve paylaşabileceğiniz bir şeye dönüştürür.

Çıktı, MP4 video ve PDF ya da Word belgesi olarak gönderilir. MP4, kurumsal şirketin LMS’sine, Vimeo enterprise hesabına, dahili video portalına ya da gömülü video destekleyen bilgi tabanı platformuna doğrudan yüklenir. PDF ya da Word belgesi; Confluence, Notion, SharePoint, şirket wiki’si, çalışan el kitabı veya ekibin mevcut bilgi yönetim sistemine eklenir. Marka kit’i tüm organizasyon genelinde uygulanır: şirket logosu, kurumsal renkler, giriş ve kapanış slaytları ile onaylı yazı tipleri, dokümantasyon kitaplığının geri kalanıyla birebir uyumludur. Özel sözlük; dahili ürün adlarını, sistem kısaltmalarını, iş birimi adlarını ve yapay zekânın aksi halde doğru yazamayabileceği düzenlemeye tabi sektör terminolojisini yönetir.

Kurumsal dokümantasyon iş akışı üç adımda nasıl çalışır

Üretim akışını üç adım kapsar: bir kayıt içeri alınır, bir onay turu yapılır ve kurumsal şirketin halihazırda kullandığı platforma bir gönderim işlemi gerçekleştirilir.

Adım 1: Kaydet veya yükle

Tarayıcıda bir ekran kaydı başlatın ya da mevcut bir video dosyasını yükleyin (ekip daha önce üretmiş olduğu Zoom veya Teams kayıtları dahil). Uzman, yeni katılacak birine anlatır gibi; dokümantasyona dönüşmesi gereken herhangi bir süreci, sistemi veya politikayı adım adım anlatır.

Adım 2: Trupeer AI videoyu ve yazılı dokümanı üretir

Doldurma kelimeleri, duraklamalar ve “şunu bulayım” anları kaldırılır. Yakınlaştırma ve imleç efektleri, önemli olan ekran bölümlerini vurgular. Taslak video ve taslak yazılı doküman, editörde birlikte görünür. Özel sözlük; kuruma özgü terminolojiyi, dahili sistem adlarını ve her çeyrekte değişen kısaltmaları yönetir.

Adım 3: Marka, çeviri, paylaşım

Kurumsal logo, renkler, giriş ve kapanış slaytlarının organizasyonun mevcut dokümantasyon standartlarıyla uyumlu olması için marka kit’i uygulayın. Çevir seçeneğiyle, çalışanların bölgeler genelinde gerçekten çalıştığı dillere aktarın. Bilgi tabanı platformuna doğrudan yükleme ile, Shared Page bağlantısı üzerinden ya da ekibin dokümantasyon yönetişimi sürecinin gerektirdiği şekilde yönettiği bir MP4/PDF indirimiyle gönderin.

Bu kurumsal dokümantasyon aracını kim açar

Büyük bir organizasyon içinde bu aracı açan kişi genellikle merkezi bir L&D lideri, dahili iletişim yöneticisi, bir IT enablement uzmanı, bir bilgi yönetimi sahibi ya da birden fazla iş birimi boyunca standart çalışma prosedürlerini dokümante etmesi istenmiş bir iş süreci sahibidir. Şirket genelinde yeni bir sistem devreye girdiğinde ve çeyrek sonuna kadar 5.000 çalışanın bunu öğrenmesi gerektiğinde; bir bölgede süreç değiştiğinde ve diğer 14 bölgeye yayılması gerektiğinde; yeni bir politika geldiğinde ve tazeleme eğitiminin tüm iş gücüne gönderilmesi gerektiğinde ya da dahili bilgi tabanında son mali yıldan beri bekleyen bir backlog’ta 200 makale olduğunda aracı açarlar.

Kurumsal şirket içindeki farklı fonksiyonlar, farklı içerik türleri için bunu kullanır. Merkezi L&D, LMS için eğitim videoları ve bunlara eşleşen yazılı rehberler üretir. Dahili iletişim, intranet makalesine girecek liderlik duyuru videolarının ve yazılı versiyonun üretimini yapar. IT enablement, sistem devreye alma adım adım anlatımlarını ve yazılı yönetici kılavuzunu üretir. İK, işe alıştırma video modülleri ve yeni işe başlayan çalışan el kitabı içeriği üretir. Satış operasyonları, yetkinleştirme eğitimi ve yazılı playbook içeriği üretir. Müşteri başarısı, müşteriye yönelik adım adım anlatım kütüphaneleri ve yazılı yardım makalelerini üretir. Aynı kayıt-tanımlama iş akışı, her fonksiyon için farklı bir araç satın almadan hepsini kapsar.

Bu jeneratörün ele aldığı kurumsal dokümantasyon kategorileri

Kurumsal dokümantasyon genellikle birkaç kategoriye ayrılır ve bunların hepsi aynı kayıt-tanımlama akışına uyar. Her rolün günlük işinde kullandığı standart çalışma prosedürleri. Çalışanların kullandığı dahili platformlar için sistem dokümantasyonu. Yeni işe başlayanların onboarding’i ve beceri geliştirme için eğitim modülleri. Şirketin üzerinde eğitim verdiğini göstermesi gereken politika ve prosedürler için uyum tazeleme içeriği. Sistem geçişleri, süreç güncellemeleri ve organizasyonel değişimler için değişim yönetimi iletişimi. Harici bilgi tabanı için müşteriye yönelik yardım içeriği. Trupeer AI, her biri için video ve yazılı dokümanı birlikte üretir; marka kit’i ve sözlük, tüm kitaplık genelinde tutarlı biçimde uygulanır.

Daha geniş kurumsal bilgi yönetimi çalışmaları için Trupeer AI, içerik üretim katmanında konumlanır. Şirketin çalıştırdığı bilgi tabanı platformu; depolama, taksonomi, izinler, arama ve analitik katmanlarını yönetir. Trupeer AI, platformu; kurumsal çalışanların gerçekten tükettiği türden yapılandırılmış varlıklarla dolduran multimedya içeriği (video adım adım anlatımlar ve yazılı dokümantasyon) üretir. İki katman birlikte çalışır: KB platformu “içerik nerede yaşıyor ve kimler görebiliyor” sorusunu yanıtlar; Trupeer AI ise “bu yıl 200 video ve eşleşen yazılı dokümanı, özel bir üretim ekibi işe almadan kim üretecek” sorusunu yanıtlar.

Trupeer, Confluence, Notion, SharePoint ve diğer kurumsal bilgi tabanı yazılımlarının yanında nerede konumlanır

Trupeer AI, kendi başına bir bilgi tabanı platformu değildir ve geleneksel anlamda bir kurumsal dokümantasyon platformu da değildir. Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Bloomfire, Document360, Helpjuice ve ServiceNow Knowledge; platform katmanını yönetir: içeriğin nerede yaşadığı, kimin erişebildiği, alanlar ve kategoriler halinde nasıl organize edildiği, aramanın nasıl çalıştığı ve analitiklerin nasıl raporlandığı. Kurumsal organizasyonlar neredeyse her zaman bunlardan birini (bazen departmanlar arasında birden fazlasını) zaten kullanır ve Trupeer AI, şirketin standartlaştırdığı hangi kurumsal wiki, kurumsal bilgi tabanı yazılımı veya kurumsal dokümantasyon yazılımıyla birlikte çalışır.

Trupeer AI, platform katmanının yapamadığı içerik üretim işlerini üstlenir. Sıfırdan, ekran görüntüleriyle birlikte 12 adımlı bir süreç dokümantasyon makalesi yazmak, bir dokümantasyon uzmanının çoğu zaman bir gününü alır. Eşleşen bir video adım adım anlatım üretmek, bir video editörüne de ayrıca iki gün daha sürer. Trupeer AI ile tek bir uzman süreci bir kez kaydeder ve marka kit’i uygulaması ile çeviri dahil olmak üzere yaklaşık bir saat içinde iki formatı da gönderir. Aşağıdaki platform katmanı olduğu gibi kalır. İşin kaydığı yer, kurumsal şirketin her çeyrekte üretebildiği yüksek kaliteli multimedya içerik hacmidir; bu genellikle kadro artırmadan onlarca makaleden yüzlerce makaleye çıkar.

Küresel kurumsal şirketler için marka tutarlılığı, çeviri ve güncellemeler

Kurumsal dokümantasyon programları, daha küçük şirketlerde görünmeyen üç zorlukla karşılaşır: aynı şirketten çıkmış gibi görünmesi gereken binlerce dahili doküman genelinde marka tutarlılığı, 12+ ülkedeki çalışanlar için dil kapsamı ve bir merkezdeki süreç değişikliğinin altı aylık bir projeye dönüşmeden tüm bölgesel ofislere yayılması. Trupeer AI, bu üç sorunu da içerik üretim katmanında çözer. Marka kit’leri, ekip tarafından üretilen her video ve doküman genelinde logo, renk, yazı tipi ile giriş/kapanış tutarlılığını zorunlu kılar. Çeviri, 65+ dile kapsar ve aynı işte hem video seslendirmesine hem de yazılı dokümana uygulanır. Güncellemeler, yalnızca değişen adımı yeniden kaydederek çalışır; böylece bir politika güncellemesi, sıfırdan yeniden inşa etmeden mevcut içerik kitaplığına yayılır.

Güvenlik veya uyum inceleme gereksinimleri olan organizasyonlar için Trupeer AI Trust Center, platformun güvenlik duruşunu, veri işleme uygulamalarını ve mevcut sertifikasyon durumunu dokümante eder. Kurumsal satın alma ekipleri genellikle değerlendirme sırasında bu dokümanları talep eder. Kurumsal seviyede özel ses klonlama, tek bir kurumsal anlatıcının sesinin tüm içerik kitaplığına taşınması anlamına gelir; böylece eğitim hangi departman tarafından üretilmiş olursa olsun çalışanlar için deneyim tutarlı hissedilir. Bunu Trupeer AI SOP builder ile eşleştirmek, hem alttaki standart çalışma prosedürü dokümantasyonunu hem de onun üzerine oturan multimedya eğitim içeriğini kapsar.