Kurumsal Dokümantasyon ve Bilgi Birikimi Platformu

Trupeer AI, şirketin halihazırda çalıştırdığı bilgi tabanı platformunu besleyen kurumsal içerik üretim katmanıdır. Bir uzman, bir işlem kılavuzunu, sistem açıklamasını veya eğitim modülünü bir kez kaydeder ve Trupeer AI hem bir MP4 video hem de yazılı bir PDF veya Word belgesini birlikte üretir. Her ikisi de standart yükleme veya Paylaşılan Sayfa yerleştirmesi aracılığıyla şirketin kullandığı kurumsal belge aracına (Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Document360 veya başka bir dâhili platform) gönderilir. Çoğu kurumsal dokümantasyon programındaki kısıtlayıcı unsur, belgelerin nerede duracağı değil, merkezi ekibin departmanlar, bölgeler ve iş birimleri genelinde iyi yapılandırılmış video ve yazılı içerik üretebilme hızıdır.

• Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Document360 ve şirketin halihazırda kullandığı diğer kurumsal dokümantasyon araçlarını besleyen üretim katmanı.

• Tek bir kayıt, mevcut bilgi tabanı için hazır hem bir MP4 video hem de yazılı bir belge üretir.

• Marka kiti, binlerce dâhili belgede görsel tutarlılık sağlar.

• Birden fazla bölgede ofisleri bulunan küresel işletmeler için 65'ten fazla dile çeviri yapın.

• Özel ses klonlama, tek bir eğitmenin sesinin tüm içerik kütüphanesine taşınması anlamına gelir.

Trupeer AI, kurumsal dokümantasyon ekipleri için ne üretir?

Bir L&D (Öğrenme ve Gelişim) ekibi, dâhili iletişim ekibi, BT yetkilendirme lideri veya operasyon uzmanı aracı açar. Tarayıcıda bir süreç kılavuzu, sistem açıklaması, eğitim modülü veya politika açıklaması kaydederler. Post prodüksiyonu Trupeer AI halleder. Duraksamalar ve gereksiz kelimeler (ııı, şey vb.) kaldırılır. Yakınlaştırma efektleri, ekranın çalışanların işlem yapması gereken bölümlerini vurgular. Taslak bir video ve taslak bir yazılı hazır belge, ekran görüntüleri ve numaralandırılmış adımlarla birlikte aynı iş akışında gelir.

Çıktı, MP4 video ve PDF veya Word belgesi olarak gönderilir. MP4, işletmenin LMS'sine, Vimeo kurumsal hesabına, dâhili video portalına veya doğrudan gömülü videoyu destekleyen bilgi tabanı platformuna yüklenir. PDF veya Word belgesi Confluence, Notion, SharePoint, şirket vikisi, çalışan el kitabı veya ekibin mevcut bilgi yönetim sistemine gider. Marka kiti kuruluş genelinde uygulanır: şirket logosu, kurumsal renkler, giriş ve çıkış slaytları ve onaylı yazı tiplerinin tümü dokümantasyon kütüphanesinin geri kalanıyla eşleşir. Özel sözlük; yapay zekanın aksi takdirde doğru heceleyemeyeceği dâhili ürün adlarını, sistem kısaltmalarını, iş birimi adlarını ve denetime tabi sektör terminolojilerini yönetir.

Kurumsal dokümantasyon iş akışı üç adımda nasıl çalışır?

Üç adım, üretim akışını kapsar: bir kayıt içeri aktarılır, bir onay aşaması gerçekleştirilir ve işletmenin halihazırda çalıştırdığı platforma bir gönderme işlemi yapılır.

1. Adım: Kaydedin veya yükleyin

Tarayıcıda bir ekran kaydı başlatın veya mevcut bir video dosyasını (ekibin halihazırda üretmiş olduğu Zoom veya Teams kayıtları dâhil) yükleyin. Uzman, belgelenmesi gereken süreç, sistem veya politikayı yeni işe başlayan birine açıklıyormuş gibi anlatır.

2. Adım: Trupeer AI videoyu ve yazılı belgeyi oluşturur

Gereksiz kelimeler, duraksamalar ve "bunu bir bulayım" anları kaldırılır. Yakınlaştırma ve imleç efektleri ekranın önemli kısımlarını vurgular. Taslak bir video ve taslak bir yazılı belge editörde birlikte görünür. Özel sözlük; kurumsal terminolojiyi, dâhili sistem adlarını ve her çeyrekte değişen kısaltmaları yönetir.

3. Adım: Markalayın, çevirin, paylaşın

Şirket logosu, renkleri, giriş ve çıkış slaytlarının tamamının kuruluşun mevcut dokümantasyon standartlarıyla eşleşmesi için marka kitini uygulayın. Bölgeler genelinde çalışanların gerçekten kullandığı dillere çevirin. Doğrudan bilgi tabanı platformuna yükleyerek, bir Paylaşılan Sayfa bağlantısı aracılığıyla veya ekibin dokümantasyon yönetişim sürecinin gerektirdiği şekilde yönetebileceği bir MP4/PDF indirmesiyle gönderin.

Bu kurumsal dokümantasyon aracını kimler açar?

Büyük bir kuruluşta bu aracı açan kişi genellikle merkezi bir L&D lideri, dâhili iletişim yöneticisi, BT yetkilendirme uzmanı, bilgi yönetimi sahibi veya birden fazla iş birimi genelinde standart çalışma prosedürlerini belgelemesi istenen bir iş süreci sahibidir. Bunu, şirket genelinde yeni bir sistem devreye girdiğinde ve çeyrek sonundan önce 5.000 çalışanın bunu öğrenmesi gerektiğinde, bir süreç bir bölgede değişip diğer 14 bölgeye yayılması gerektiğinde, yeni bir politika yürürlüğe girdiğinde ve tüm iş gücüne tazeleme eğitimi gönderilmesi gerektiğinde veya dâhili bilgi tabanında geçen mali yıldan beri bekleyen 200 makalelik bir iş birikimi olduğunda açarlar.

Bir işletmedeki farklı işlevler, bunu farklı içerik türleri için kullanır. Merkezi L&D, LMS için eğitim videoları ve bunlarla eşleşen yazılı kılavuzlar üretir. Dâhili iletişim, liderlik duyurusu videolarını ve intranet makalesine giren yazılı sürümü üretir. BT yetkilendirme, sistem kurulum kılavuzlarını ve yazılı yönetici kılavuzunu üretir. İK, işe alım video modüllerini ve yeni işe başlayan çalışan el kitabı içeriğini üretir. Satış operasyonları, yetkilendirme eğitimini ve yazılı başvuru kitabı içeriğini üretir. Müşteri başarısı ekibi, müşteriye yönelik kılavuz kitaplıklarını ve yazılı yardım makalelerini üretir. Aynı kayıttan-belgeye iş akışı, her işlev için farklı bir araç satın almaya gerek kalmadan tüm bunları yönetir.

Bu oluşturucunun yönettiği kurumsal dokümantasyon kategorileri

Kurumsal dokümantasyon genellikle, tümü aynı kayıttan-belgeye akışına uyan birkaç kategoriye ayrılır. Her rolün yaptığı günlük işler için standart çalışma prosedürleri. Çalışanların kullandığı dâhili platformlar için sistem dokümantasyonu. Yeni işe başlayanların oryantasyonu ve beceri geliştirme için eğitim modülleri. Şirketin eğitim verdiğini kanıtlamak zorunda olduğu politikalar ve prosedürler için uyumluluk tazeleme içeriği. Sistem geçişleri, süreç güncellemeleri ve organizasyonel değişiklikler için değişim yönetimi iletişimleri. Harici bilgi tabanı için müşteriye yönelik yardım içeriği. Trupeer AI, marka kiti ve sözlük tüm kütüphaneye tutarlı bir şekilde uygulanmış olarak bunların her biri için videoyu ve yazılı belgeyi birlikte oluşturur.

Daha geniş kurumsal bilgi yönetimi çalışmaları için Trupeer AI, içerik üretim katmanında yer alır. Şirketin çalıştırdığı bilgi tabanı platformu depolama, taksonomi, izinler, arama ve analitik katmanlarını yönetir. Trupeer AI, platformu kurumsal çalışanların gerçekten tükettiği türden yapılandırılmış varlıklarla dolduran multimedya içeriklerini (görüntülü kılavuzlar ve yazılı dokümantasyon) üretir. İki katman birlikte çalışır: KB platformu "içerik nerede barındırılıyor ve bunu kimler görebilir" sorusunu yanıtlarken, Trupeer AI "özel bir prodüksiyon ekibi işe almadan bu yıl kim 200 video ve bunlarla eşleşen yazılı belge üretecek" sorusunu yanıtlar.

Trupeer; Confluence, Notion, SharePoint ve diğer kurumsal bilgi tabanı yazılımlarının yanında nereye konumlanıyor?

Trupeer AI'ın kendisi bir bilgi tabanı platformu değildir ve geleneksel anlamda bir kurumsal dokümantasyon platformu da değildir. Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Bloomfire, Document360, Helpjuice ve ServiceNow Knowledge platform katmanını yönetir: içeriğin nerede barındırıldığı, kimlerin erişimi olduğu, alanlar ve kategoriler halinde nasıl düzenlendiği, aramanın nasıl çalıştığı ve analitiklerin nasıl raporlandığı. Kurumsal kuruluşlar neredeyse her zaman bunlardan birini (bazen departmanlar genelinde birkaçını) halihazırda kullanır ve Trupeer AI, şirketin standartlaştırdığı kurumsal viki, kurumsal bilgi tabanı yazılımı veya kurumsal dokümantasyon yazılımı hangisi olursa olsun onunla birlikte çalışır.

Trupeer AI, platform araçlarının iyi yapamadığı içerik üretimi işini üstlenir. Ekran görüntüleriyle desteklenmiş 12 adımlı bir süreç dokümantasyonu makalesini sıfırdan yazmak, bir dokümantasyon uzmanının gününün büyük bölümünü alır. Buna uygun bir görüntülü kılavuz hazırlamak, bir video editörünün iki gününü daha alır. Trupeer AI ile bir uzman, süreci bir kez kaydeder ve marka kiti uygulaması ile çeviri dâhil olmak üzere her iki formatı da yaklaşık bir saat içinde gönderir. Alt akıştaki platform katmanı tam olarak olduğu gibi kalır. İşin değiştiği yer, işletmenin çeyrek başına üretebileceği yüksek kaliteli multimedya içeriğinin hacmidir; bu hacim genellikle personel sayısını artırmadan düzinelerce makaleden yüzlercesine çıkar.

Küresel işletmeler için marka tutarlılığı, çeviri ve güncellemeler

Kurumsal dokümantasyon programları, daha küçük şirketlerde görülmeyen üç zorlukla karşılaşır: aynı şirketten çıkmış gibi görünmesi gereken binlerce dâhili belgede marka tutarlılığı, 12'den fazla ülkedeki çalışanlar için dil kapsamı ve merkez ofisteki bir süreç değişikliğinin altı aylık bir projeye dönüşmeden tüm bölge ofislerine ulaştırılması gerektiğindeki güncelleme yayılımı. Trupeer AI, her üçünü de içerik üretim katmanında çözer. Marka kitleri; ekibin ürettiği her video ve belgede logo, renk, yazı tipi ve giriş/çıkış tutarlılığını zorunlu kılar. Çeviri 65'ten fazla dili kapsar ve aynı iş akışında hem video seslendirmesine hem de yazılı belgeye uygulanır. Güncellemeler, yalnızca değiştirilen adımın yeniden kaydedilmesiyle çalışır, böylece bir politika güncellemesi, mevcut içerik kütüphanesini sıfırdan yeniden oluşturmadan kütüphanenin tamamına yayılır.

Güvenlik veya uyumluluk incelemesi gereksinimleri olan kuruluşlar için, Trupeer AI Güven Merkezi platformun güvenlik duruşunu, veri işleme uygulamalarını ve mevcut sertifikasyon durumunu belgeler. Kurumsal satın alma ekipleri genellikle değerlendirme sırasında bu belgeleri talep eder. Kurumsal kademedeki özel ses klonlama, tek bir kurumsal anlatıcının sesinin tüm içerik kütüphanesine taşınabilmesi anlamına gelir, böylece eğitimi hangi departmanın ürettiğinden bağımsız olarak çalışanlar için deneyim tutarlı hissettirir. Bunu Trupeer AI SOP oluşturucu ile eşleştirmek, hem multimedya eğitim içeriğini hem de bunun altında yatan standart çalışma prosedürü dokümantasyonunu kapsar.