Proje planı, bir fikri gerçeğe dönüştüren ana dokümandır; kapsam ve takvimden bütçe ve riske kadar her şeyi kapsar. Trupeer ile ücretsiz proje planı şablonuyla başlayarak planlama sürecinde saatler kazanabilir, bunu marka kimliğiniz ile özelleştirebilir ve planı paydaşlarla hızlıca uyum sağlayan bir video anlatımına dönüştürebilirsiniz.

Proje planı şablonu nedir ve ne değildir?

Proje planı, neyin teslim edileceğini, hangi sırayla, kimin tarafından, ne zaman ve neye bağlı olduğunu ortaya koyar. Başlangıçta bir kez yazılır, üzerinde mutabakata varılır ve ardından gerçekliğin karşılaştırıldığı referans haline gelir.

Bir takip (tracker), işlerin şu an nerede olduğunu kaydeder. Her hafta değişir, güncel konumu yansıtır ve görevi niyeti kaydetmekten ziyade durumu göstermektir.

Proje planı şablonu aradığınızda karşınıza çıkanların çoğu bir takip (tracker) olur. Bu, şablonlara yönelik bir eleştiri değildir; insanların gerçekten ihtiyaç duyduğu şeyin bir yansımasıdır: bu terimle ilgili aramaların büyük çoğunluğu Excel, Google Sheets veya bir takip (tracker) ifadesini açıkça içerir.

Sorun şu ki bu ikisi tek bir elektronik tabloya birleşir ve bu birleşim, planın yapması gereken tek şeyi ortadan kaldırır. Bir tarihi yerinde düzenlediğiniz anda, orijinal taahhüt ortadan kalkar ve "geç kaldık mı" sorusu yanıtlanamaz hale gelir.

Plan arayan çoğu kişi bir takip (tracker) ister

Bunu açıkça söylemek önemli; çünkü ne inşa etmeniz gerektiğini belirler.

Soru şununsa: Ne olması gerekiyor, hangi sırayla ve neye ne bağlı? O zaman bir plan gerekir. Bir kez yazılır, üzerinde tartışılır ve sıralama ile bağımlılıkları içerir. Dış kısıtların çoğunu göz ardı eden şablonların aksine, IT proje planı şablonumuz bunlara karşı bir plan oluşturmayı kapsar.

Soru şununsa: Her bir işin durumu nedir ve hangisi gecikti? O zaman bir takip (tracker) gerekir. Haftalık olarak sürdürülür ve planın çok daha kısa bir versiyonu olmalıdır.

Çoğu ekip ikisine de ihtiyaç duyar ve çoğu ekip tek bir elektronik tablo oluşturup buna plan der. Bu tabloda görev, sorumlu, başlangıç tarihi, bitiş tarihi ve tamamlanma yüzdesi bulunur ve sürekli olarak düzenlenir. Hafızası olmayan bir takip (tracker)dır.

Bu sayfanın geri kalanı, bu ikisini tek bir dosya içinde birbirinden ayrı tutmaya odaklanır; bu da neredeyse herkes için pratik cevaptır.

Bu şablon Trupeer ile nasıl özelleştirilir

Adım 1: Şablonlar bölümünü açın

Ana navigasyondan Şablonlar bölümüne gidin.

Adım 2: Bir şablon seçin ve açın

Açmak istediğiniz herhangi bir şablonun üzerine tıklayın.

Adım 3: Şablon görünümünü genişletin

Gerekirse, tam düzeni ve ayrıntıları net şekilde görmek için şablon görünümünü genişletin.

Adım 4: Şablonu düzenleyin

Seçili şablonda değişiklik yapmaya başlamak için Düzenle’ye tıklayın.

Düzenleyici içinde şunları yapabilirsiniz:

• Yeni bölümler ekleyin

• Biçimlendirme kurallarını tanımlayın veya güncelleyin

• Bir logo ekleyin ve konumunu ile ilgili ayarlarını düzenleyin

Adım 5: Özelleştirilmiş şablonunuzu kaydedin

Gereken tüm değişiklikleri yaptıktan sonra, güncellenmiş şablonu kendi şablonunuz olarak saklamak için Kaydet’e tıklayın.

Adım 6: Şablonu önizleyin ve ince ayar yapın

Özelleştirilmiş şablonunuzun nasıl göründüğünü görmek istediğinizde Önizleme’yi açın.

Önizleme ekranından, gerekirse doğrudan ayarlamaya devam edebilir; böylece şablonun tam olarak istediğiniz gibi göründüğünden emin olursunuz.

Proje planı şablonuyla şunları yapabilirsiniz:

• Planlama için saatler kazanın: Kapsamlı bir proje planı yapısıyla boş sayfayı atlayın.

• Tüm açılardan kapsayın: Kapsam, takvim, bütçe, risk ve iletişim için yerleşik bölümler.

• Markanızla uyumlu kalın: Trupeer’in marka kitini kullanarak logonuzu, yazı tiplerinizi ve renklerinizi uygulayın.

• Paydaşları uyumlayın: Yoğun planları, herkesin 5 dakikada izleyebileceği video özetlere dönüştürün.

• Tüm projelerde standardize edin: Her girişim için aynı plan şablonunu kullanın.

• Küresel ekiplere ulaşın: Proje planlarını tek tıklamayla 65+ dile çevirin.

Temel (baseline) olmadan proje planı bir takip (tracker)tır

Tüm argüman tek bir cümlede: Planınızdaki tarihler, her hafta güncellediğiniz aynı hücrelerse, planınız yoktur.

Temel (baseline), mutabakata varılan tarihlerin dondurulmuş halidir. Asla düzenlenmez. Bir tarih hareket ederse tahmin değişir; temel (baseline) değişmez.

Bu tek disiplin size, aksi halde sahip olamayacağınız üç şey kazandırır.

Ne kadar geç kaldığınızı. Bir his değil; görev bazında ve toplamda bir sayıdır.

Gecikmenin kaynağının nereden çıktığını. Bir projedeki gecikmelerin çoğu az sayıda kök nedene kadar izlenebilir ve aşağı akıştaki her şey bunu devralır. Temel (baseline) olmadan yalnızca birçok görevin hareket ettiğini görürsünüz; ancak kırk tanesinin, tek bir kararın dokuz hafta sürmesi nedeniyle hareket ettiğini göremezsiniz.

Tahminlerinizin ne kadar iyi olduğunu. Birden fazla proje genelinde temel (baseline) ile gerçekleşenleri karşılaştırmak, bir organizasyonun planlarını gerçekçi yapıp yapmadığına dair sahip olduğu tek geri bildirim döngüsüdür. Yerinde düzenleme yapan ekipler bunu asla öğrenemez.

Öte yandan temel (baseline) yeniden oluşturma (re-baselining) meşrudur; ancak bu, bir elektronik tabloyu güncellemenin yan etkisi olmaktan ziyade tarih ve gerekçeyle alınmış bir karar olmalıdır. Orijinal temel (baseline) değerini de saklayın.

Temel (baseline) ile tahmini (forecast) nasıl ayırırsınız

Aynı satırda iki ayrı tarih sütunu ve tek bir kural.

Neden (cause) sütunu, insanların atladığı ve sapma raporunu aksiyon alınabilir bir şeye dönüştüren sütundur. Onsuz, kırk görevin hareket ettiğini bilirsiniz. Onunla birlikte, bu kırk görevin otuzunun aynı yukarı akış kararından dolayı hareket ettiğini bilirsiniz; bu ise bambaşka bir konuşmadır.

Temel (baseline) sütunlarını, yanlışlıkla düzenlenemeyecek şekilde koruyun. Elektronik tabloda bu, kilitlemek anlamına gelir; proje yazılımında ise genellikle, varlığından kimsenin haberdar olmadığı açık bir temel (baseline) fonksiyonu anlamına gelir.

Takibin (tracker) plana göre neden daha az satıra ihtiyacı var?

İkinci başarısızlık hacimdir ve takip (tracker) yanlış olduğu için değil, yanlış bırakıldığı için terk edilmesine yol açan şey budur.

Bir plan makul ölçüde tüm görevleri içerir. Bir takip (tracker) ise yalnızca gecikmenin önemli olduğu satırları gerektirir; bu da kritik yol ve proje dışından birine bağlı olan tüm bağımlılıklardır.

Tek bir kişi tarafından haftalık olarak güncellenen üç yüz satır, doksan dakika sürer ve yaklaşık dördüncü ayda artık yapılmaz. Kırk satır yirmi dakika sürer ve devam eder.

Takipten (tracker) çıkan görevler kontrolsüz değildir. Bu işi kimin sahipleniyorsa, kendi listesinde yönetilir ve yalnızca takipteki bir şeyi tehdit etmeleri halinde takipte görünür.

Bir satırın takipte (tracker) yer alıp almadığına dair test şudur: Bu satır iki hafta kayarsa, projenin bitiş tarihi hareket eder mi yoksa proje dışından birinin bilgilendirilmesi mi gerekir? Eğer ikisi de değilse, bu satır planda yer alır; haftalık güncellemede değil. Haftalık güncellemeyi doksan dakika değil yirmi dakika tutan da budur.

Ücretsiz proje planı şablonu: kopyalanacak sütunlar

Buradan kopyalayın. Plan ve takip (tracker) için tek bir sayfa ve anlatı (narrative) için ikinci bir sayfa.

Birinci sayfa, görevler. Görev ID’si. Görev adı, fiil önce. İş akışı (workstream). Sahibi, adı olan bir kişi. Öncel görev ID’leri. Temel başlangıç. Temel bitiş. Tahmin başlangıç. Tahmin bitiş. Gerçek başlangıç. Gerçek bitiş. Gün cinsinden sapma (variance), hesaplanır. Sapma nedeninin (cause) nedeni. Durum: başlatılmadı, devam ediyor, tamamlandı, engellendi. Takipte (tracker) var mı: evet ya da hayır. Notlar.

İkinci sayfa, plan anlatısı. Amaç ve başarı kriterleri; proje brief’i referans alınır. Kapsam dahil ve hariç. Varsayımlar; her biri numaralandırılır ki bir sapma nedeni ona işaret edebilsin. Dış bağımlılıklar; tarafı ve onlarla mutabakata varılan tarihi içerir. Kaynak planlaması. Puan yerine tetikleyicilerle birlikte temel riskler. Temel tarih ve kim tarafından onaylandığı.

Üçüncü sayfa, sapma günlüğü (variance log). Neden (cause) sütunundan doldurulur: her kök neden için bir satır; kaç görevi etkilediği ve kaç gün eklediğiyle birlikte. Bu, bir yönlendirme toplantısında okunan sayfadır.

Buraya kopyalayın. Sapma günlüğü (variance log) değerin yoğunlaştığı yerdir ve zaten kaydettiğiniz verilerden türetildiği için hiçbir maliyeti yoktur.

Geç kalıp kalmadığını söyleyemeyen ERP projesi

Netherfield Foods, bir gıda üreticisi, yeni bir kurumsal sistem uyguladı. Plan, üç yüz kırk satırlık bir elektronik tablodan oluşuyordu: görev, sorumlu, başlangıç, bitiş ve tamamlanma yüzdesi. Haftalık olarak, yerinde güncelleniyordu.

On dört ay sonra sponsor makul bir soru sordu. Geç mi kaldık ve ne kadar?

Kimse yanıtlayamadı. Elektronik tablo, yaklaşık beş ay önceki hedefin ötesinde bir go-live tahmini gösteriyordu; ancak orijinal tarihler dosyada yaklaşık altmış kez üzerine yazılmış ve dosyada onlara dair hiçbir kayıt kalmamıştı.

Temeli (baseline), birinci ayda e-posta ile gönderilmiş ve hâlâ sponsorun gelen kutusunda duran planın PDF’inden yeniden oluşturdular. Bu üç gün sürdü.

Yeniden oluşturma, kimsenin beklediğinden daha faydalı çıktı. Orijinal plan on bir aydı ve tahmin şimdi on altı aya çıkmıştı. Üç yüz kırk görevin altmış biri dört haftadan fazla hareket etmişti. Bu altmış birinin kırk dört tanesi yalnızca üç gecikmenin aşağı akışındaydı: bir veri aktarımı bağımlılığı, üçüncü taraf entegrasyonu ve hesap planı (chart of accounts) üzerinde dokuz hafta süren bir karar.

Üç kök neden, hareketin yaklaşık yüzde yetmiş iki’sini açıklıyordu ve bunların hiçbiri görünür değildi; çünkü her tarih yerinde düzenlenmişti ve elektronik tablo yalnızca mevcut durumu gösteriyordu.

Aynı kökenden gelen ikinci bir sorun daha vardı. Üç yüz kırk satır, haftalık güncellemenin yaklaşık doksan dakika sürmesi ve tek bir kişi tarafından yapılması demekti. Dokuzuncu ayda bu işlem iki haftada bir yapılmaya başlanmış ve yaklaşık yüz doksan satırdaki tamamlanma yüzdesi üç aydır değişmemişti.

Beş aylık kayma, genişletilmiş dış yüklenici ve dahili kaynaklar dahil olmak üzere yaklaşık dört yüz seksen bin poundluk bir maliyete yol açtı. Daha kaçınılabilir maliyet ise hesap planı (chart of accounts) kararıydı: takipte (tracker) hiçbir şey bunu herhangi bir şeyi engelliyor olarak göstermediği için, yirmi iki aşağı akış görevi engellenirken bu karar altı hafta boyunca yükseltilmeden (eskale edilmeden) bekledi.

Bir sonraki aşama iki şeyi değiştirdi. Temel tarihleri kendi sütunlarında dondurup kilitlediler. Tahmin tarihleri yanlarında yer aldı; hesaplanan sapma (variance) ve bir neden (cause) sütunu içeriyordu. Ayrıca takip (tracker) üç yüz kırk satırdan kırk yedi satıra indirildi: kritik yol artı tüm dış bağımlılıklar. Kalan görevler planda kaldı ve iş akışı (workstream) liderleri tarafından yönetildi.

Haftalık güncelleme doksan dakikadan yaklaşık yirmi dakikaya indi. Aşama yedi ay olarak planlandı ve yedi ay üç haftada teslim edildi. Gerçekleşen iki gecikme de bir hafta içinde işaretlendi; çünkü kritik yol satırındaki iki haftalık sapma, üç yüz satır içindeki tek bir değişen hücre gibi değil, otomatik olarak ortaya çıktı.

Her proje planının ihtiyaç duyduğu temel unsurlar

Amaç ve başarı kriterleri. Projenin ne için olduğu ve bunun işe yaradığını nasıl anlayacağınız. Burada icat etmek yerine brief’ten alınır.

Kapsam, dahil ve hariç. Hariç listesi, anlaşmazlıkları önleyen listedir.

Sahipleri olan görevler. Ekipler değil, adı olan kişiler.

Sıralama ve bağımlılıklar. Hangi görevin hangisine bağlı olduğu. Çünkü tarihin anlamlı olmasını sağlayan şey budur.

Dış bağımlılıklar. Proje dışındaki bir tarafa bağlı olan her şey; varsaydığınız değil, üzerinde mutabakata varılmış bir tarih ile.

Temel (baseline) tarihleri. Mutabakata varılmış, dondurulmuş ve biri tarafından onaylanmış.

Varsayımlar, numaralandırılmış. Bir şey kaydığında, neden başarısız olan varsayıma işaret edebilsin.

Kaynaklar. Kimlerin hangi ölçüde müsait olduğu ve bunun yerine ne yapmadıkları.

Tetikleyicili riskler. Gözlemlenebilir bir durum ve bir aksiyon; olasılık puanı yerine.

En sık eksik olan iki şey şunlardır: numaralandırılmış varsayımlar ve diğer tarafla mutabakata varılmış dış bağımlılık tarihleri. İkisi de planlama aşamasında ucuzdur ve ikisi de altı ay sonra yapılacak sapma analizinin ihtiyaç duyduğu şeylerdir.

Bir projeyi baştan sona nasıl planlarsınız

Görev listesiyle değil, brief ile başlayın. Sorunu ve başarı kriterlerini ifade edemiyorsanız plan, bir faaliyet listesine dönüşür.

Görevlerden önce teslimatları (deliverables) listeleyin. Teslimatlardan türetilen görevler tamamdır; doğrudan beyin fırtınasıyla oluşturulan görevler ise genellikle tüm alanları kaçırır.

Bunları sıralayın ve bağımlılıkları bulun; özellikle diğer ekipler ve tedarikçiler üzerindeki bağımlılıkları. tedarik yönetim planı şablonumuz, kritik yol üzerinde fark edilmeden sıkça yer alan tedarik lider sürelerini kapsar.

İşi yapacak kişilerle birlikte tahmin yapın ve gerçekten belirsiz olduğu durumlarda tahmini bir aralık olarak kaydedin.

Şimdi bunu temel (baseline) haline getirin. Birinin onaylamasını sağlayın, tarihi kaydedin ve sütunları kilitleyin.

Yukarıdaki iki haftalık testle, hangi satırların haftalık takip (tracker) üzerinde yer alacağına karar verin.

Ardından ritmi belirleyin: görev sahipleri tarafından haftalık tahmin güncellemesi, nedenlerle birlikte aylık sapma incelemesi ve yalnızca açık bir karar olarak yeniden temel (re-baseline).

Proje planı varyantları: Gantt, doküman ve çevik

Gantt çizelgesi planı. Aynı görev verileri, zaman çizelgesi üzerinde çubuklar olarak gösterilir. Bağımlılıkları ve esnekliği (float) görmede mükemmeldir; farklı bir doküman değil, bir görünümdür. Tabloyu önce oluşturun ve grafiği ondan üretin.

Plan dokümanı. Anlatı sürümü: amaçlar, kapsam, yaklaşım, varsayımlar, riskler ve kaynak planlaması; takvim eklenmiş halde olur, gömülü olmaz. Bu, onaylanan şeydir ve proje genel bakış şablonumuz, proje dışındaki kişilere gösterdiğiniz daha kısa sürümü kapsar.

Çevik (agile) plan. Görev düzeyinde bir takvim yerine sprintler veya artışlar; kapsam değişken olur ve tarihler sabitlenir. Temel (baseline) yine geçerlidir; ancak görevler yerine sonuçlar ve sürüm (release) tarihleri üzerinden temel alınır.

Basit veya tek sayfalık plan. Yalnızca kilometre taşları, sahipler ve tarihler. Küçük projeler için gerçekten yeterlidir ve bakımı yapılmayan üç yüz satırlık bir elektronik tablodan çok daha iyidir.

Program planı. Çapraz bağımlılıkları olan birden fazla proje. Burada temel (baseline) disiplini daha da önemlidir; daha az değil, çünkü ilginç sapma her zaman arayüzlerde ortaya çıkar.

Proje planı, brief mi yoksa genel bakış mı: hangisine ihtiyacınız var?

Hepsinin sponsorlarla paylaşılıyor olması nedeniyle karıştırılan üç doküman vardır.

brief sorunu belirtir ve çalışmayı yetkilendirir. Önce yazılır, dondurulur ve plan tarafından geçersiz kılınır. proje brief şablonumuz bunu kapsar.

plan çalışmanın nasıl teslim edileceğini kapsar. Temel alınır (baselined) ve ardından bununla takip edilir; bu sayfa da budur.

genel bakış proje dışındaki kişiler için mevcut durumu özetler ve aylık olarak yeniden yazılır. proje genel bakış şablonumuz bunu kapsar; ayrıca bir durum renginin bir okuyucuya neden hiçbir şey söylemediğini de içerir.

Takvim yerine kapı (gate) koşullarına ihtiyacınız olduğunda, proje kontrol listesi şablonumuz her bir maddenin ne zaman gerçekten aksiyon alınabilir olduğunu ve projenin sonunda neyin kalması gerektiğini kapsar; proje dokümantasyon şablonumuz ise saklamaya değer seti kapsar.

Excel veya Google Sheets’te proje planı şablonu alabilir miyim?

Excel veya Google Sheets; çoğu proje için bu, bir uzlaşma değil doğru cevaptır. Görev sayfası, hesaplanmış sütunlara sahip bir tablodur ve formüller ister.

Üç şeyi bir kez kurmanız yeterli. Temel (baseline) sütunlarını kilitleyin; düzenlenemesin. Sapma (variance) için bir formül ve eşiği aşan her şeyi işaretleyen koşullu biçimlendirme ekleyin; iki hafta makul bir varsayılan değerdir. Ayrıca takipte (on-tracker) sütununda bir filtre ekleyin; böylece haftalık güncelleme görünümü üç yüz satır yerine kırk satır olur.

Google Sheets’in not edilmesi gereken bir avantajı vardır: otomatik sürüm geçmişi; bu da yerinde düzenleme yapan bir ekip bile temel (baseline) değerini geri kazanabildiği anlamına gelir. Bu, sütunları kilitlemenin zayıf bir alternatifi değildir ve birçok projeyi kurtarmıştır.

Plan anlatısı için Word veya Google Dokümanlar; çünkü bu metin biçimidir ve onaylanır.

Sunacağınız plan için PowerPoint; bu, görev listesi değil kilometre taşları ve bağımlılıklar olmalıdır.

Onay anındaki temel alınmış sürüm için PDF; tarihli. Tek bir dosyayı saklamak, yukarıdaki örnekteki yeniden oluşturmanın buna bağlı olmasının nedenidir.

Ne zaman bir elektronik tablo kullanmayı bırakıp yazılıma geçmelisiniz?

Elektronik tablo, oldukça öngörülebilir bir noktada doğru araç olmaktan çıkar ve yazılım satıcılarının önerdiğinden daha geç bir zamanda bırakılır.

Üç koşul birlikte sinyaldir: yaklaşık yüzün üzerindeki takip edilen görevler, aynı dosyayı güncelleyen dört ya da beşten fazla kişi ve bağımlılıkların sık sık değişmesi; bu da sıralamayı elle yeniden hesaplamayı hataya açık hale getirir.

Bunun altındaysa, kilitlenmiş temel (baseline) değerleri olan iyi ayarlanmış bir sayfa, kimsenin giriş yapmadığı proje yazılımından daha iyidir.

Bunun üstündeyse, yazılımın size sağladığı belirli şeyler şunlardır: otomatik bağımlılık yeniden hesaplama, gerçek bir temel (baseline) fonksiyonu, projeler arası kaynak dengeleme ve bir denetim izi (audit trail). Götürdüğü belirli şey ise şudur: proje dışındaki kişiler artık dosyayı açamaz; bu yüzden birçok organizasyon hem elektronik tabloyu hem yazılımı birlikte sürdürür ve sürdürmemelidir.

Eğer geçiş yaparsanız, her yeniden temel (re-baseline) işleminde temel alınmış bir kopyayı elektronik tabloya dışa aktarın; çünkü planı beş yıl sonra okuyabilme yeteneği bir lisansa bağlı olmamalıdır.

Planı ekibin yaptığı işle nasıl bağlantılı tutarsınız

Bir plan görevleri tanımlar. Bu görevlerin planın varsaydığı şekilde yapılıp yapılmadığı, takvimde görünmez; fark genellikle bir görevin bir ay boyunca yüzde seksen tamamlanmış olarak kalması şeklinde ortaya çıkar.

En yaygın neden şudur: Bir görev, kimsenin tarif etmediği bir işi içeriyormuş gibi ortaya çıkar ve bunu yapan kişi, aynı zamanda bir tarihe göre takip edilirken bir süreç de icat etmeye başlar.

Trupeer AI bu noktada yardımcı olur. İşi yapan kişi süreci bir kez kaydeder ve çıktı, adımların ve ekranların yakalandığı yazılı bir rehber olur; böylece bir sonraki sefer daha hızlı olur ve tahmin gerçekçi hale gelir. Ayrıca bir sapma nedenine bağlayabileceğiniz somut bir şey de verir: "Bu, tek bir sistem yerine dört sistemi içeren adım nedeniyle üç kat daha uzun sürdü."

Kaydedin. Markalayın. Çevirin. Trupeer’layın.

Bu kayıtlar daha sonra devir ve eğitim materyaline dönüşür; böylece çaba yalnızca raporlamaya harcanmaz. Materyal, tutarlı bir marka kimliğiyle bilgi tabanınızda yaşar ve proje sonunda bir şey devredildiğinde, teslim alan ekibin gerçekten ihtiyaç duyduğu şeyleri proje devir şablonumuz kapsar. Kurulum talimatları doküman şablonu kurulum kılavuzunda yer alır.

Sıkça Sorulan Sorular

Excel’de ücretsiz bir proje planı şablonu var mı?

Excel, çoğu proje için doğru formattır ve yukarıdaki sütun seti tek bir sayfaya entegre olur. Kapılı bir indirme yoktur ve form yoktur. Zaten kullandığınız herhangi bir şablonda yapılmaya değer iki değişiklik şunlardır: bir dizi temel tarih sütununu kilitlemek ve sapmanın yanına bir neden (cause) sütunu eklemek.

Word’de ücretsiz bir proje planı şablonu var mı?

Word, plan anlatısı için uygundur: amaçlar, kapsam, varsayımlar, bağımlılıklar, riskler ve kaynak planlaması. Takvimi bir elektronik tabloda tutun ve ona referans verin; çünkü Word’deki bir görev tablosu sapmayı hesaplayamaz ve yaklaşık otuz satırdan sonra yönetilemez hale gelir.

Google Sheets’te ücretsiz bir proje planı şablonu var mı?

Evet ve Google Sheets’in burada Excel’e karşı gerçek bir avantajı vardır: otomatik sürüm geçmişi. Bu da birisi yerinde düzenleme yapsa bile temel (baseline) geri kazanılabildiği anlamına gelir. Bunu bir güvenlik ağı olarak kullanın; mekanizma olarak değil ve temel (baseline) sütunlarını yine de kilitleyin.

PowerPoint’te ücretsiz bir proje planı şablonu var mı?

Çalıştırdığınız plan yerine sunduğunuz plan için slaytları kullanın. Kilometre taşları, dış bağımlılıklar ve kritik yol. Üç yüz satırlık bir görev listesini sunmak, kırk yedi satır hakkında bir saat tartışmak için güvenilir bir yoldur.

PDF’te ücretsiz bir proje planı şablonu var mı?

Onay anında temel alınmış sürümü tarihli olarak dışa aktarın ve o dosyayı saklayın. Yukarıdaki çalışılmış örnekte, orijinal planın e-posta ile gönderilmiş PDF’i temel (baseline) için hayatta kalan tek kayıt olmuş ve ondan yeniden oluşturmak üç gün sürmüştür.

Excel’de bir proje takip (tracker) şablonunu nerede bulabilirim?

Takip (tracker), yalnızca önemli satırlarla filtrelenmiş aynı sayfadır: kritik yol artı dış bağımlılıklar; çoğu proje için bu, üç yüz satır yerine kırk ila altmış satırdır. Planı önce oluşturun ve iki haftada bir birbiriyle uyuşmayan iki dosya sürdürmek yerine, filtreyle takip (tracker) bilgisini türetin.

Bir proje takip (tracker) kaç satır içermelidir?

Önemli bir proje için kırk ila altmış. Her satır için test şudur: iki haftalık bir kayma, projenin bitiş tarihini hareket ettirir mi ya da proje dışından birinin bilgilendirilmesini gerektirir mi? Eğer ikisi de değilse, bu satır planda yer alır; haftalık güncellemede değil. Bu da güncellemeyi doksan dakika değil yirmi dakika tutar.

Proje planı ile takvim (schedule) arasındaki fark nedir?

Takvim, tarihler ve sıralamadır. Plan ise takvime anlam katan her şeyin eklenmiş halidir: amaçlar, kapsam, varsayımlar, bağımlılıklar, kaynaklar ve riskler. Varsayım kaydı olmayan bir takvim, neden kaydığını açıklayamaz; temel (baseline) ve neden (cause) sütunlarının var olmasının kapatmaya çalıştığı fark da budur.