BT projeleri, diğer herhangi bir proje türünden daha sık başarısız olur; genellikle belirsiz kapsam, atlanan bağımlılıklar veya zayıf iletişim nedeniyle. Trupeer ile ücretsiz bir BT proje planı şablonuyla başlayarak planlama aşamasında saatler kazanabilir, bunu marka kimliğiniz ile özelleştirebilir ve planı teknik ve iş paydaşlarını aynı doğrultuda tutan video güncellemelerine dönüştürebilirsiniz.

BT proje planı nedir ve neden genel şablonlar kayar

Proje planı, neyin ne zaman, kim tarafından teslim edileceğini ve bunun gerçekleşmesi için neyin doğru olması gerektiğini söyleyen belgedir. Bu arama için sıralanan her şablon size bunu verir; genellikle başlangıç tarihleri, bitiş tarihleri, sorumluları ve bir Gantt çubuğu içeren bir görev listesi olarak.

Görev listesi sorun değil. Sorun, onu doldurduğunuz sıradır.

Genel şablonlar işinizle başlar. Görevleri listeleyin, süreleri tahmin edin, sıralayın, sorumluları ekleyin; bitiş tarihi en altta belirir. Bağımlılıklar ise daha sonra, bir sütun içinde not olarak eklenir.

BT projeleri nadiren bu tahminler yanlış olduğu için kayar. Kaymaların nedeni, planda hiç olmayan ve tartışmaya kapalı bir şeyin gelmesidir: yayına geçiş haftasını kapsayan bir değişiklik dondurma, altı haftalık kuyrukla gelen bir güvenlik incelemesi, çeyreğin sonuna kadar danışmanları rezerve edilmiş bir tedarikçi, yerine geçecek hazır olmadan yenilenen bir lisans, ortamı bir ay boyunca kilitleyen bir denetim.

Bunların hiçbiri risk değildir. Risk, olabilecek bir şeydir. Bunların her biri, planlamaya başladığınız gün zaten gerçektir ve biri sorarsa ilk hafta içinde her biri bilinebilir.

Bu nedenle bu şablon sıralamayı tersine çevirir. Önce hareket edemeyeceğiniz tarihleri çizersiniz. Ardından kalan pencerenin gerçekte ne kadar geniş olduğunu öğrenirsiniz. Sonra işi bu pencereye göre planlarsınız. Görev listesi hâlâ vardır; sadece yazdığınız ilk şey olmaktan çıkar.

Bu şablon Trupeer ile nasıl özelleştirilir

Adım 1: Şablonlar Bölümünü Açın

Ana navigasyondan Şablonlar bölümüne gidin.

Adım 2: Bir Şablon Seçin ve Açın

Açmak istediğiniz herhangi bir şablonun üzerine tıklayın.

Adım 3: Şablon Görünümünü Genişletin

Gerekirse, tam düzeni ve ayrıntıları net görmek için şablon görünümünü genişletin.

Adım 4: Şablonu Düzenleyin

Seçili şablonda değişiklik yapmaya başlamak için Düzenle’ye tıklayın.

Düzenleyici içinde şunları yapabilirsiniz:

• Yeni bölümler ekleyin

• Biçimlendirme kurallarını tanımlayın veya güncelleyin

• Bir logo ekleyin ve konumunu ile ilgili ayarları düzenleyin

Adım 5: Özelleştirilmiş Şablonunuzu Kaydedin

Gerekli tüm değişiklikleri yaptıktan sonra, güncellenmiş şablonu kendi şablonunuz olarak saklamak için Kaydet’e tıklayın.

Adım 6: Şablonu Önizleyin ve İnce Ayar Yapın

Özelleştirilmiş şablonunuzun nasıl göründüğünü görmek istediğinizde Önizleme’yi açın.

Önizleme ekranından, gerekirse doğrudan ayarlamaya devam edebilir; şablonun tam olarak istediğiniz gibi göründüğünden emin olabilirsiniz.

Bir BT proje planı şablonuyla şunları yapabilirsiniz:

• Planlamada saat kazanın: BT girişimleri için oluşturulmuş bir yapıyla boş sayfayı atlayın.

• Teknik karmaşıklığı yönetin: Mimari, bağımlılıklar ve riskler için yerleşik bölümler.

• Markanızla uyumlu kalın: Trupeer’in marka kitini kullanarak logonuzu, yazı tiplerinizi ve renklerinizi uygulayın.

• İş ve BT’yi aynı hizaya getirin: Teknik planları, iş paydaşlarının anlayabileceği video güncellemelerine dönüştürün.

• Tüm projelerde standardize edin: Her BT girişimi için aynı şablonu kullanın.

• Küresel ekiplere ulaşın: Tek tıklamayla planları ve güncellemeleri 65+ dile çevirin.

Değiştirilemezler ve onları nerede bulacağınız

Değiştirilemez, projeye rapor vermeyen birinin belirlediği herhangi bir tarih veya süre demektir. Bunu proje içinde müzakere edemezsiniz ve geç fark etmek, onu bir kısıt olmaktan çıkarıp krize dönüştürür.

İşte 1. hafta çalıştırılacak envanter. Her bir sorumluya iki soru sorun: tarihiniz nedir ve ön hazırlık süreniz (lead time) nedir.

Bunlardan ikisi özel dikkat gerektirir; çünkü en sık atlananlar onlardır. Sözleşmelerdeki bildirim süreleri, yenileme tarihinden önce duran değiştirilemez tarihlerdir; bu da gerçek son tarihin günlüğünüzdeki tarihten daha erken olduğu anlamına gelir. Kaynak sistemdeki veri kalitesi ise boyutunu sorgulayamayacağınız tek değiştirilemezdir. Gitmeniz ve ölçmeniz gerekir; bu yüzden kaynak veriyi profillendirmek, geçiş aşamasında değil 1. haftada yapılmalıdır.

Herhangi bir şeyin tahminini yapmadan önce bunları tek bir takvime çizin. Aradığınız şey, boşluğun şeklidir. Çok sık görülen durum, boşluğun proje süresinden çok daha dar olması ve kapsamla ilgili dürüst konuşmanın 7. ay yerine 2. haftada yapılmasıdır.

Plana neler girer

Değiştirilemezler çizildikten sonra, planın kendisi on iki bölümden oluşur. Başlıkları kopyalayın ve bu sırayla doldurun.

1. Özet. Tek cümle: ne değişiyor, kimin için ve sonrasında ne artık doğru değil.

2. Sonuç ve başarı kriterleri. Ölçülebilir ve tarihli. En az bir kriter ekleyin; örneğin eski sistemin belirtilen bir tarihe kadar trafiği ve lisans maliyeti olmadığı gibi. Yayına geçişte biten planlar, şirketlerin iki sistemi birden ödemesine yol açan planlardır.

3. Kısıt takvimi. Yukarıdaki değiştirilemezler tablosu doldurulmuş şekilde; teslim penceresini sonuç olarak tarih aralığı şeklinde düz ifadeyle belirtin.

4. Kapsam. Üç liste: dahil, hariç ve ertelenmiş. Ertelenmiş liste en işe yarayanıdır; çünkü kapsam kesildiğinde buraya gider ve aynı konuşmanın dört kez tekrar edilmesini engeller.

5. Aşamalar ve kilometre taşları. Kilometre taşları, gözlemlenebilir bir yanıtı olan olaylardır; örneğin "güvenlik incelemesi geçti" veya "ilk mağaza yayında"; "tasarım aşaması tamamlandı" değil.

6. İş kırılımı. Görevler, sorumlular, tahminler, sıralama. Diğer tüm şablonların başladığı kısım burasıdır.

7. Bağımlılıklar. Dahili olanları haricilerden ayırın. Her harici bağımlılık, diğer organizasyondaki isimli bir kişi ve üzerinde mutabık kalınmış bir tarih ile gelir; varsaydığınız bir tarih değil.

8. Ortamlar ve veri. Hangi ortamlar var, her birinde hangi veri bulunuyor, testte üretim verisi nasıl korunuyor ve kaynak veri profillendirme sonucunun ne olduğu.

9. Yayına geçiş (cutover) ve geri alma (rollback). Geçiş için saat saat sıralama, durduğunuz karar noktası, bu kararı kimin verdiği ve geri dönüşün nasıl yapıldığı. Bunu çalıştırılabilir bir prosedür olarak yazın; burada prosedür yöntemi şablonu yer alır.

10. Tetikleyicilerle birlikte riskler. Olasılık ve etki matrisi değil. Her risk, gözlemlenebilir bir tetikleyici ve tetikleyici görüldüğünde devreye giren aksiyonla birlikte gelir. "12 Mayıs’a kadar tedarikçi danışmanı doğrulanmadı" bir tetikleyicidir. "Tedarikçi gecikebilir" değildir.

11. İletişim, eğitim ve benimseme. Kimin neyi ne zaman bilgilendirileceği ve kullanıcıların 1. gün itibarıyla neleri yapabilmesinin beklendiği.

12. Yönetişim ve kapanış. Kim karar verir, kim eskalasyon yapar, bir karar kaydı nasıl görünür ve projenin tamamlandı ilan edilip işletime devredildiği koşullar.

Uygulamalı bir örnek ve maliyeti

Ashmore Retail, seksen dört mağaza ve üç dağıtım merkezi; Şubat ayında, üç DC’nin tamamında depo yönetim sistemini değiştirmek için yola çıktı. Dokuz aylık çalışma; yayına geçiş Kasım ortasına planlandı ve kickoff deck’te yoğun dönemin önünde rahatça kalacak şekilde planlandığı belirtildi.

Bu kickoff gününde iki değiştirilemez vardı. İkisi de yayımlanmıştı. İkisi de planda yoktu.

Birincisi değişiklik dondurmaydı. Perakende operasyonları bunu her Ocak ayında yayımlar ve 1 Kasım’dan 15 Ocak’a kadar sürer; yoğun ticareti kapsar. Bu on bir hafta boyunca hiçbir türde üretim değişikliği yapılmaz.

İkincisi eski (legacy) sözleşmeydi. 31 Aralık’ta, daha sonraki on iki ay için yüz seksen altı bin pound karşılığında yenilendi; doksan gün bildirim gerekiyordu ve bu da gerçek son tarihi 2 Ekim’e çekti.

Proje ilkbahar boyunca plana uygun ilerledi. Güvenlik incelemesi, belirtilen SLA olan ikiye karşılık dört hafta sürdü. Tedarikçinin uygulama danışmanları Ekim’e kadar müsait değildi; çünkü Temmuz ayında istenmişlerdi. Bu iki kayma, yayına geçişi Kasım ortasından Kasım sonuna alarak absorbe edildi; bunu kimse fark etmedi çünkü kimse dondurma takvimine bakmıyordu.

Dondurma, Eylül’ün başında bir değişiklik danışma kurulu toplantısında ortaya çıktı. Kasım’da yayına geçiş mümkün değildi ve bir sonraki uygulanabilir pencere 16 Ocak’ta açıldı.

Bu da 2 Ekim’e kadar tek bir seçim bırakıyordu. Eski sözleşmede bildirimi verip 1 Ocak’tan itibaren, tüm işin bağımlı olduğu sistemde destek olmadan çalışmak ya da yenilenmesine izin verip Kasım’da kapatmayı planladıkları bir sistem için bir yıl daha ödeme yapmak.

Yenilenmesine izin verdiler. Yeni sistem 4 Mart’ta yayına geçti. Eski sözleşme, elli iki haftalık döneminin dokuz haftasında kullanıldı; bu da yüz seksen altı bin poundluk faturaya karşı yaklaşık otuz iki bin poundluk bir değer demekti. Kabaca yüz elli dört bin pound hiçbir şey satın almadı.

Öğretici kısım şuydu: Proje, insanların “geç kaldı” derken kastettiği anlamda hiç geç kalmadı. İş, makul bir standartta ve makul bir hızda yapıldı. Yanlış giden şey, pencerenin kimsenin çizdiğinden altı hafta daha dar olması ve onu tanımlayan iki tarihin, proje var olmadan çok önce yayımlanmış bir takvimde ve imzalanmış bir sözleşmede duruyor olmasıydı.

Kısıt takvimi Şubat’ta çizilmiş olsaydı, sıralama açık olurdu. 1 Kasım’dan önce yayına geçiş; gerçekten altı hafta olan dört haftalık güvenlik incelemesi üzerinden geriye doğru çalışmak; altı haftalık bir satın alma yolu ve çeyrek bildirim gerektiren danışmanlar demekti. Bu da tedarikçi sözleşmesinin en geç Nisan ortasında imzalanması gerektiği anlamına gelirdi. Temmuz’da imzalandı. Projenin daha hızlı ilerlemesi gerekmiyordu. Değiştirilemez bağımlılıklarını on bir hafta önce başlatması gerekiyordu.

5 farklı BT proje türü ve hangi bölümlerin yükü taşıdığı

Bu aramada yirmi BT proje şablonundan oluşan listeler yaygındır; ITSM uygulamasından altyapı yükseltmelerine ve PMO kurulmasına kadar her şeyi kapsar. Uygulamada bunlar beş forma indirgenir ve form, yukarıdaki hangi bölümlerin ayrıntıyı hak ettiğini söyler.

Değiştirme (Replacement). Çalışan bir sistemi başka bir sistemle değiştirmek. WMS, ERP, ITSM araçları, yardım masası platformları, İK sistemleri dahil. Bölüm 3, 9 ve 2 yükü taşır; çünkü zor kısımlar pencere, yayına geçiş ve eski şeyin gerçekten kapandığını kanıtlamaktır.

Uygulama (Implementation). Öncesi olmayan yeni bir şey. SLA yönetimi, BT yönetişimi ve uyumluluk programları, varlık yönetimi, bilgi yönetimi dahil. Bölüm 11 ve 2 yükü taşır; çünkü daha önce hiçbir şey bozulmadı; bu yüzden benimseme, gerçeğe dönüşmesini sağlayan tek şeydir. Bu konuda daha derine inen digital adoption implementation guide bulunur.

Geçiş (Migration) veya yerinde yükseltme. Aynı sistem, yeni sürüm, yeni barındırma veya yeni bölge. Sanallaştırma, konsolidasyon, bulut geçişi, veritabanı yükseltmeleri dahil. Bölüm 8 ve 9 yükü taşır; çünkü geri alma (rollback) oyunun tamamıdır.

Oluşturma (Build). Yazılım geliştirme ve süreç otomasyonu. Bölüm 4 yükü taşır; çünkü kapsam hareket eden değişkendir ve kabul kriterleri onun sessizce hareket etmesini durduran şeydir.

Program ve güvence (assurance). PMO kurulumu, BT denetimleri, portföy yönetimi, risk yönetimi, güvenlik uyumluluğu. Bölüm 12 yükü taşır; çünkü teslimat, çalışan bir sistemden ziyade kanıt ve onaydır ve kilometre taşları başka biri tarafından belirlenen inceleme tarihleridir.

Projeniz bu formlardan birine temiz şekilde uymuyorsa, genellikle tek bir isim verilmiş iki projedir.

Planı bir günde oluşturma

Sabah: değiştirilemezleri çizin. Tablodaki her sorumluya iki soruyu gönderin; en uzun kuyruklara sahip oldukları için önce tedarikçi ve güvenlik yanıtlarını takip edin ve aldığınız her tarihi tek bir takvime koyun. Ortaya çıkan pencereyi tek bir cümleyle belirtin.

Öğleden sonra: 1, 2 ve 4. bölümleri yazın; ardından kilometre taşlarını ekleyin. Ayrıntılı iş kırılımını, haftanın içinde teslimat ekibinin doldurması için boş bırakın. Pencere ve kapsam üzerinde anlaşılır anlaşılmaz plan işe yarar; içinde dört yüz satır olması onu daha da faydalı yapmaz.

Her yönetişim toplantısında pencereyle karşılaştırarak gözden geçirin. Sorulmaya değer tek soru “yolunda mıyız” değil, “herhangi bir değiştirilemez hareket etti mi”dir. Dondurmalar uzatılır, denetimler yeniden planlanır ve tedarikçiler danışman kaybeder. Bu değişiklikler, kaymış bir görevin asla yapamayacağı şekilde planı yeniden şekillendirir.

Neler dışarıda bırakılmalı

Her bir görevin Gantt çizelgesi plan belgesinin içinde yer almaz. Bu, planlamayı yaptığınız herhangi bir araçta yer alır; bunu bir belgeye kopyalamak, iki hafta içinde birbiriyle uyuşmayan iki sürüm oluşturur.

Puanlı tam bir risk kayıt defteri de burada olmamalı. Tetikleyicisi ve tarihi olan riskleri saklayın; geri kalanları kayıt defterine koyun.

İşin nasıl yapıldığına dair ayrıntılı prosedürler bir BT SOP içinde yer alır; ne inşa ettiğinizin açıklaması ise planda değil IT documentation içinde yer alır. İşletime devrin doğru şekilde planlanması gerekir; bunu da knowledge transfer SOP sağlar.

Ne zaman bir belgeyi bırakıp yazılıma geçmeli

Plan tartışılırken belge doğru kapsayıcıdır; bu da ilk ayın büyük kısmıdır. Üç şey aynı anda doğru olduğunda belge doğru kapsayıcı olmaktan çıkar: yaklaşık otuzdan fazla görev canlıdır, dört kişiden fazlası durum güncelliyor ve görevler arasındaki bağımlılıklar haftalık olarak değişmeye başlar.

Bu noktada iş kırılımını planlama yazılımına taşıyın ve belgeyi 1 ila 5 ile 12. bölümler için saklayın; çünkü bu bölümler aracı asla açmayacak kişiler tarafından okunur. Belge anlaşmayı tutar. Araç takvimi tutar.

Planı teslimat ekibinin gerçekten takip ettiği bir şeye dönüştürme

Plan kickoff’ta ve yönlendirme (steering) toplantısında okunur. Yayına geçiş runbook’u, ikisinde de bulunmamış biri tarafından sabah iki gibi bir saatte okunur.

Trupeer AI, bir ekran kaydını belgelenmiş bir sürece dönüştürür; böylece 9. bölümdeki yayına geçiş adımları ve 11. bölümdeki 1. gün görevleri, onları anlatan paragraflar yerine gerçek sistemlerinizin adım adım anlatımları haline gelir. Sıralamayı bir kez kaydedin; knowledge base içinde kendi markalamanızla birlikte adım adım bir rehber, bir video ve bir belge elde edin.

Kaydedin. Markalayın. Çevirin. Trupeer’leyin.

11. bölümdeki benimseme çalışması için, değişiklik yönetimi ve eğitim videoları yaygınlaştırma tarafını kapsar; dokümantasyon ise planı, runbook’u ve devir materyallerini birlikte tutar. Kurulum talimatları document template setup guide içinde yer alır.

Sık Sorulan Sorular

Excel’de ücretsiz bir BT proje planı şablonu var mı?

Bizim tarafımızdan bir dosya olarak değil ve bu takası açıkça söylemek gerekir. Excel, 6. bölümdeki iş kırılımı için gerçekten daha iyi bir kapsayıcıdır; çünkü tarihler, bağımlılıklar ve özetler hücrelerde yer alır. Bu sayfayı kendiniz, görev, sorumlu, başlangıç, bitiş, bağımlılık, durum ve değiştirilemez işareti için sütunlar olacak şekilde oluşturun. 1 ila 5, 9 ve 12. bölümleri bir belge olarak tutun; çünkü bunlar anlatı (prose) içinde tartışılır ve kimse kapsamı bir e-tabloda müzakere etmez.

Word sürümü var mı ya da Word dokümanı ücretsiz indirilebilir mi?

Yukarıdaki on iki bölümlük yapı, doğrudan Word veya Google Docs’a kopyalanacak şekilde yazılmıştır. Başlıkları yapıştırın, numaralandırmayı koruyun ve verilen sırayla doldurun. Kontrollü bir indirme yoktur; bu da sizinle yapı arasında bir form olmadığı anlamına gelir.

PDF sürümü var mı?

Bölümleri editörünüze yapıştırın ve plan üzerinde anlaşılır anlaşılmaz PDF olarak dışa aktarın. Planın imzalandığı noktada PDF olarak dondurulması değerlidir; bundan önce ise düzenlenebilir olarak saklamak da değerlidir; bu nedenle doğru anda kendi kopyanızı dışa aktarmak, sabit bir dosyadan başlamaktan daha iyidir.

Kickoff deck için PPT sürümü var mı?

Deck, farklı bir dokümandır ve farklı bir işi vardır. Genellikle altı slayt yeterlidir: sonuç, kısıt takviminizden gelen teslimat penceresi, kapsamın dahil/haricisi, kilometre taşları, isimli harici bağımlılıklar ve kimin neye karar verdiği. İş kırılımını deck’e koymayın. Kimse projeksiyonda bir Gantt çubuğunu okumaz.

Ücretsiz indirebilir miyim?

Yapı, değiştirilemezler tablosu ve uygulamalı örnek ücretsizdir ve kısıtsızdır. Bunları kullanın, düzenleyin ve kendi adınız altında kendi şablon kütüphanenize ekleyin.

Proje teslim planı, proje planıyla aynı mı?

Aradaki ayrım nadiren gerçekten fark yaratır; bu yüzden “yakın” sayılır. Kuruluşlar bunları ayırdığında, proje planı iş gerekçesi (business case) ve kapanış dahil projenin tüm yaşam döngüsünü kapsar; teslimat planı ise yalnızca inşa ve yayın (release) kısmını kapsar. Yönetişim ikisini de istiyorsa, yukarıdaki planı yazın ve 5 ila 9. bölümleri teslimat planı olarak ele alın.

Ayrı bir proje yönetimi raporu şablonuna da ihtiyacım var mı?

Evet ve beklediğinizden çok daha kısa tutun. Planı tekrar eden bir durum raporu bir ay içinde göz ardı edilir. Dört şeyi raporlayın: herhangi bir değiştirilemez hareket etti mi, pencere hâlâ yeterince geniş mi, bu gruptan bugün hangi karara ihtiyacınız var ve son zamandan bu yana risk listesinden hangi tetikleyiciler devreye girdi.

Bir BT proje planı ne kadar detaylı olmalı?

Öyle detaylı olmalı ki yeni katılan biri bir sonraki adımda ne olacağını anlayabilsin ve daha fazlasına gerek kalmasın. Uygulamada, dokuz aylık bir proje için plan belgesi yaklaşık sekiz ila on beş sayfa sürer; bunun çoğu 8 ve 9. bölümlerdir. Belge, yayına geçiş runbook’unu aşarsa denge yanlıştır.

Plan ne sıklıkla güncellenmeli?

6 ve 7. bölümler haftalık olarak değişir ve ekiplerinizin zaten çalıştığı yerde bulunmalıdır. 1 ila 5. bölümler nadiren değişmeli ve bunlardaki her değişiklik, birinin onaylaması gereken bir karardır. Kapsam bölümünüz her hafta sessizce düzenleniyorsa, sizde bir plan değil bir günlük vardır.