İyi proje dokümantasyonu, bir projenin yoldan çıkmasını engelleyen şeydir; ayrıca bir sonraki ekibin sizinkinden öğrenmesine yardımcı olur. Trupeer ile ücretsiz bir proje dokümantasyon şablonuyla başlayarak, marka yönergeleriniz ile özelleştirerek ve dokümantasyonu paydaşların gerçekten izlediği net bir video anlatıma dönüştürerek proje dokümanları yazmaya ayırdığınız saatlerden tasarruf edebilirsiniz.

Proje dokümantasyon şablonu nedir ve kim okur?

Proje dokümantasyonu, bir projenin yazdığı her şeydir: özet, plan, gereksinimler, durum raporları, risk ve sorun kayıtları, değişiklik talepleri, test sonuçları, devir materyali ve kapanış raporu.

Şablon, her biri için size seti ve yapıyı verir. Birini aradığınızda, kaynağın dokümantasyonu bir kütüphane mi yoksa bir rapor mu olarak gördüğüne bağlı olarak ya klasör yapısı ya da bölümleri olan tek bir doküman sunulur.

Daha faydalı soru, kimin okuduğudur; çünkü iki hedef kitle vardır ve araları yıllarla ayrılır.

İlk hedef kitle projenin kendisidir: ekip, sponsor, yönetişim forumu. Durum, kararlar ve onaylara ihtiyaçları vardır ve bunları bu hafta isterler.

İkinci hedef kitle ise sonrasında o işi yürüten, destekleyen veya değiştiren herkestir. Onlar, dahil olan kimsenin artık erişilebilir olmadığı bir zamanda, 18 ay ile 5 yıl arasında gelir ve neyin inşa edildiğini, neden bu şekilde inşa edildiğini ve nelerin düşünüldüğünü ve reddedildiğini bilmek zorundadır.

Neredeyse tüm proje dokümantasyonu ilk hedef kitle için yazılır. Değerin neredeyse tamamı ikinci hedef kitlededir.

Proje dokümantasyonunun iki hedef kitlesi yıllarla ayrılır

İlk hedef kitlenin ihtiyaçları iyi karşılanır; çünkü bunlar zorunludur. Yönetişim, bir plan, durum raporu, risk kaydı ve değişiklik süreci gerektirir; bu nedenle bunlar, kimse bunları faydalı bulmasa bile üretilir.

İkinci hedef kitlenin ihtiyaçları ise hiç zorunlu değildir ve bu da görülür.

Üç yıl önce kurulmuş bir sistemi sürdüren birine, var olmasını dilediği şeyi sorun; yanıt şaşırtıcı derecede tutarlıdır. Neden böyle. Başka ne düşünüldü. Orijinal ekip bizim bilmediğimiz neyi biliyordu. Bilerek neler dışarıda bırakıldı. Buna kim onay verdi.

Bu soruların hiçbiri bir durum raporu, plan ya da RAID kaydı tarafından yanıtlanmaz. Durum raporları, değişen bir plana karşı ilerlemeyi kaydeder. Planlar, geçersiz kılınan niyeti kaydeder. Risk kayıtları ise insanların endişe ettiği şeyleri kaydeder; bu da çoğu zaman gerçekte olanla aynı değildir.

Bu yüzden bir proje üç yüz doküman üretebilir ve daha sonra kendisine sorulan soruların hiçbirini yanıtlamayabilir.

Trupeer’da bu şablon nasıl özelleştirilir

Adım 1: Şablonlar Bölümünü Açın

Ana navigasyondan Şablonlar bölümüne gidin.

Adım 2: Bir Şablon Seçin ve Açın

Açmak istediğiniz herhangi bir şablonun üzerine tıklayın.

Adım 3: Şablon Görünümünü Genişletin

Gerekirse, tam düzeni ve ayrıntıları net bir şekilde görmek için şablon görünümünü genişletin.

Adım 4: Şablonu Düzenleyin

Seçili şablonu değiştirmeye başlamak için Düzenle’ye tıklayın.

Düzenleyici içinde şunları yapabilirsiniz:

• Yeni bölümler ekleyin

• Biçimlendirme kurallarını tanımlayın veya güncelleyin

• Bir logo ekleyin ve konumunu ile ilgili ayarları düzenleyin

Adım 5: Özelleştirilmiş Şablonunuzu Kaydedin

Gerekli tüm değişiklikleri yaptıktan sonra, güncellenmiş şablonu kendi şablonunuz olarak saklamak için Kaydet’e tıklayın.

Adım 6: Şablonu Önizleyin ve İnce Ayar Yapın

Özelleştirilmiş şablonunuzun nasıl göründüğünü görmek istediğinizde Önizleme’yi açın.

Önizleme ekranından, gerekirse doğrudan ayarlamaya devam edebilir; böylece şablonun tam olarak istediğiniz gibi göründüğünden emin olursunuz.

Proje dokümantasyon şablonuyla şunları yapabilirsiniz:

• Yazmaya ayırdığınız saatlerden tasarruf edin: Her proje türü için tasarlanmış bir yapıyla boş sayfayı atlayın.

• Paydaşları aynı hizaya getirin: Kapsam, hedefler ve teslimatlar için yerleşik bölümler, herkesin aynı sayfada olmasını sağlar.

• Markanızla uyumlu kalın: Trupeer’ın marka kitini kullanarak logonuzu, yazı tiplerinizi ve renklerinizi uygulayın - müşteri teslimatları için ideal.

• Daha hızlı dahil edin: Proje bağlamı net bir şekilde yakalandığında yeni ekip üyeleri hızla uyum sağlar.

• Öğrenilenleri kaydedin: Yerleşik retrospektif bölümler, her projeden kolayca öğrenmenizi sağlar.

• Küresel ekiplere ulaşın: Proje dokümantasyonunu tek tıkla 65+ dile çevirin.

Kimsenin zorunlu tutmadığı dokümanlar, insanların ihtiyaç duyduğu dokümanlardır

Kapanıştan sonra herhangi biri tarafından okunup okunmadığına göre proje dokümanlarını sıralayın; desen net bir şekilde ortaya çıkar.

Kapanış sonrası zorunlu ve değersiz: durum raporları, plan sürümleri, RAID kaydı sürümleri, toplantı tutanakları, değişiklik talebi formları, bordrolar, yönlendirme belgeleri.

Kapanış sonrası opsiyonel ve değerli: karar kaydı, mevcut hal açıklaması, reddedilen seçenekler, bilinen sınırlamalar, devir materyali, olağandışı olan her şeyin arkasındaki gerekçeler.

Bu asimetri tesadüf değildir. Zorunlu dokümanlar, proje sırasında kontrolle ilgilenen bir süreç olan yönetişimi karşılamak için vardır. Bu süreç, bir sonraki kişinin neye ihtiyaç duyacağını sormaz; çünkü bir sonraki kişi odada değildir ve iki yıl boyunca şikayet etmeyecektir.

Pratik yanıt, zorunlu setin içine bir doküman daha eklemek ve arşivlenecek şeyler konusunda acımasız olmaktır. Eklenmesi gereken doküman bir karar günlüğüdür ve bir sonraki bölümün konusu budur.

Karar günlüğü ve neden bir RAID kaydı değildir

Çoğu proje, bunu hallettiklerini düşünür; çünkü bir RAID kaydı tutarlar. Tutmazlar ve ayrım önemlidir.

RAID kaydı riskleri, varsayımları, sorunları ve bağımlılıkları kaydeder. Dördü de ileriye dönük endişe durumlarıdır. Hiçbiri bir seçim kaydetmez.

Karar günlüğü ise seçimleri kaydeder. Her kayıt için beş alan vardır ve bunların hiçbiri opsiyonel değildir.

Ne kararlaştırıldı, proje dışından birinin anlayacağı şekilde ifade edilir.

Ne zaman, bir tarih ile.

Kim karar verdi, isim ve rol ile; “proje yönetim kurulu” ile değil.

Ne reddedildi, yani gerçekten masada olan diğer seçenekler.

Neden, bir veya iki cümleyle.

Dördüncü alan, kaydı saklamaya değer kılan alandır. Herkes, var olanlara bakarak zamanla neyin kararlaştırıldığını tersine mühendislik yapabilir. Ancak nelerin düşünüldüğünü ve reddedildiğini kimse tersine mühendislik yapamaz; işte tam olarak üç yıl sonra sistemi değiştirecek birinin ihtiyaç duyduğu şey budur. Çünkü ilk içgüdüsü, sizin zaten elediğiniz seçeneği önermektir.

Her hafta, tek bir yerde tutun; revize etmek yerine ekleyin. Haftada on dakika, projeyi yıllar sonra da aşacak bir şey üretir ve kapanıştan sonra güvenilir şekilde okunan tek proje dokümanıdır.

Doküman listenizi kapanış sonrası değere göre nasıl sıralarsınız

Kapanışta her şeyi arşivlemek yerine, kendi setiniz üzerinde bunu uygulayın; bu varsayılandır ve sinyalin gömülü olduğu bir arşiv kimsenin aramadığı bir arşiv üretir.

Davranışı değiştiren satır toplantı tutanaklarıdır. Tutanaklar, bir konunun görüşüldüğünü kaydeder. Neredeyse hiç, neye karar verildiğini kaydetmez; bu yüzden tutanaklarda bir konunun altmış kez geçmesi size hiçbir şey söylemez. Kararları, gerçekleştiği anda log’a çıkarın; tutanakların önemi azalır.

Ücretsiz proje dokümantasyon şablonu: saklamaya değer set

Buradan kopyalayın. Klasör yapısı yerine yedi doküman.

Bir. Özet. Sorun, kısıtlar ve başarı kriterleri; proje brief şablonumuz uyarınca. Tek sürüm, arşivlenmiş.

İki. Karar günlüğü. Yukarıdaki beş alan; haftalık olarak eklenir, asla revize edilmez. Projenin üreteceği en değerli tek eser.

Üç. Plan. Kapsam, takvim, kaynaklar ve bağımlılıklar; IT proje plan şablonumuz uyarınca. Teslimat sırasında canlı, son temel sürüm arşivlenmiş.

Dört. Gereksinimler veya teknik şartname. İnşa edilmesi gereken şey neydi. Son sürüm arşivlenir, önceki taslaklar atılır.

Beş. Mevcut hal açıklaması. Şu anda gerçekte var olan şey; belirtilen şeyden ayrı. Gereksinimlerden farklı olan her şeyi ve bunun nedenini içerir. Bu, yazılmayan ve operasyon ekiplerinin ilk olarak istediği dokümandır.

Altı. Bilinen sınırlamalar. Bu şeyin yapmadığı şeyler, onu bozan şeyler ve devir sırasında elde bulunan geçici çözümler. Kısa, dürüst ve inanılmaz derecede değerli.

Yedi. Devir paketi. Şimdi kimin sahip olduğu, ne aldıkları, işletim ve bakım materyali ve destek düzenlemeleri. Proje fiziksel bir varlık teslim ettiyse, bunun doğru şekilde ele alındığı işletim ve bakım kılavuzu şablonumuz kapsamaktadır.

Yönetişim dokümanları; yani durum raporları, yönlendirme belgeleri ve RAID sürümleri, proje sırasında vardır ve standart gerektirmedikçe arşive girmez.

Buraya kadar kopyalayın.

Kendi sistemini açıklayamayan yapı kooperatifi

Yaklaşık bin dört yüz çalışanı olan bir yapı kooperatifi olan Calderbank, 2022’de ipotek oluşturma platformunu yeniledi. On dört ay; yaklaşık üç nokta bir milyon sterlin.

Proje yaklaşık üç yüz kırk doküman üretti: elli sekiz haftalık durum raporu, RAID kaydının kırk bir sürümü, yetmiş altı değişiklik talebi, yüz on iki set toplantı tutanağı, yirmi üç plan sürümü; ayrıca gereksinimler, test senaryoları ve eğitim materyali. Dokümantasyon eksiksiz onayıyla kapandı.

2025’te düzenleyici bir değişiklik, bir uygunluk/erişilebilirlik (affordability) hesabının belirli bir gelir kategorisini nasıl ele aldığını değiştirmeyi gerektirdi. Mevcut sistem bunu dışarıda bırakıyordu ve kimse bunun nedenini ortaya koyamıyordu. Bu, bilinçli bir politika kararı mıydı, satıcının ürününün bir sınırlılığı mıydı yoksa kimsenin fark etmediği bir hata mıydı?

Yanıt önemliydi; çünkü bilinçli olarak dışarıda bırakılmış ve dokümante edilmiş bir gerekçe, kazara yapılmış olandan farklı bir düzenleyici pozisyondur.

Üç yüz kırk dokümanın hepsini aradılar. Gereksinim, gereksinimler dokümanında tek bir satır olarak görünüyordu. Hiçbir değişiklik talebi bunu belirtmiyordu. “Affordability” kelimesi tutanaklar boyunca altmış bir kez geçiyordu; her zaman bir tartışma konusu olarak ve asla bir karar olarak değil.

Yanıt sonunda, 2023’te ayrılmış bir yüklenici tarafından iletilen kişisel bir e-posta zincirinde bulundu ve yalnızca birinin onun bu işin içinde olduğunu hatırlaması sayesinde.

Değişikliğin kapsamını çıkarabilmeleri yedi hafta sürdü. Değişikliğin kendisi dört sürdü. Orijinal gerekçeyi kanıtlayamadıkları için, yaklaşık yirmi sekiz bin sterlin civarında düzenleyici pozisyonu doğrulamak üzere dış danışmanlık aldılar. Gerekçe tespit edilemediğinden değişiklik temkinli kapsamla yapıldı ve gerekli olandan daha fazlası yeniden inşa edildi; program sonrasında bu, yaklaşık yüz kırk bin sterlin tutarında kaçınılabilir iş olarak raporlandı.

Üç yüz kırk dokümanın hiçbirinde bir karar kaydı yoktu. Önemli olan her karar bir toplantıda alınmış, tartışma olarak tutanaklara geçirilmiş ve uygulanmıştı.

Bir sonraki program; on bir aylık bir tasarruf platformu yenilemesi, birinci haftadan itibaren bir karar günlüğü tuttu. Beş alan; haftalık olarak eklenmiş; kapanışta yetmiş dört kayıt. Toplamda yüz doksan doküman üretti ve bunların otuz birini arşivledi.

Bu program kapanışından on sekiz ay sonra, üç ayrı “neden böyle?” sorusu ortaya çıktı. Üçü de bir gün içinde log’dan yanıtlandı.

Proje dokümantasyonu nasıl oluşturulur: adım adım

Başlangıçta hangi dokümanların var olacağını ve hangilerinin arşivleneceğini belirleyin. Bunu kapanışta yapmak, her şeyi arşivlemek anlamına gelir ve her şeyin arşivlendiği bir arşiv aratılamaz.

Karar günlüğünü birinci haftada başlatın; çünkü log’a kaydedilmeye değer kararlar ortaya çıkmadan önce başlamak gerekir. Daha sonra başlatılan bir log asla geriye doldurulmaz.

Planın öncesinde özet ve başarı kriterlerini yazın; böylece plan, soruna hizmet eder; tersi değil.

Toplantılardan kararları, toplantı sırasında gerçekleştiği anda log’a çıkarın. Haftada on dakika. Tutanaklara güvenmek, daha sonra birinin bir konunun altmış kez geçtiğini okuyup bir sonuca varmasını beklemek demektir.

Mevcut hal açıklamasını teslimat sırasında, sonda değil; işler değiştikçe güncelleyerek oluşturun. Kapanışta yazıldığında hafızadan yazılır ve sessizce en çok yanlış olma ihtimali olan dokümandır.

Bilinen sınırlamaları dürüstçe yazın. Devir sırasında bunları atlama eğilimi vardır ve bu, paketteki diğer her şeye dair alıcı ekibin güvenine zarar verir.

Kapanışta, yukarıdaki tabloyu kullanarak seti sıralayın; yerini hak edenleri arşivleyin ve geri kalanını atın.

Yazılım ve öğrenci projeleri için proje dokümantasyonu

Bu terimle yapılan aramaların büyük bir kısmı, öğrencilerin teslim için bir yazılım ya da web sitesi projesini dokümante etmesidir ve gereksinimler gerçekten farklıdır; bu yüzden doğrudan ele almak, başka türlüymüş gibi davranmaktan daha doğrudur.

Akademik proje dokümantasyonu genellikle yazılım geliştirme yaşam döngüsünü takip eder ve tanımlı bir set bekler: giriş ve problem tanımı, literatür veya mevcut sistem incelemesi, gereksinim analizi, diyagramlarla sistem tasarımı, uygulama notları, sonuçlarıyla testler ve gelecekteki çalışmalarla birlikte sonuçlar. Kurumunuzun teknik şartnamesi otoriterdir ve çevrimiçi bulacağınız herhangi bir şablondan farklı olacaktır; bu nedenle bir örnekten değil, değerlendirme kriterlerinden başlayın.

Profesyonel taraftan faydalı şekilde aktarılabilen iki şey var.

Karar günlüğü. Değerlendirme şemaları gerekçelendirilmiş seçimleri ödüllendirir ve reddettiğiniz şeylerin ve nedenlerinin kaydı, düşünülen bir tasarımı rastgele olandan ayıran tam kanıttır. Çoğu öğrenci dokümantasyonu, gerekçelendirmeden seçim iddia eder.

Bilinen sınırlamalar bölümü. Sisteminizin ne yapmadığını ve nedenini açıkça belirtmek, zayıflık gibi değil yeterlilik gibi okunur ve gelecekteki çalışmalar bölümünün kaynağı da burasıdır.

Aktarılamayan ise yönetişim materyalidir. Durum raporları ve RAID log’ları akademik bir teslimin ihtiyaç duyduğu şeyler değildir.

Kapanışta ne arşivlenmeli ve ne silinmeli

Her şeyi arşivlemek varsayılandır ve bu, karar vermemeyi seçmektir. Sonuç, kimsenin aramadığı bir klasördür; çünkü arama, bir risk kaydının kırk bir sürümünü ve yüz on iki set toplantı tutanağını getirir.

Arşivleyin: karar günlüğü, mevcut hal açıklaması, bilinen sınırlamalar, devir paketi, özet, son gereksinimler, son plan temel sürümü ve düzenleyici ya da sözleşmesel yükümlülüklerinizin belirttiği her şey.

Atın: durum raporları, geçersiz kılınmış plan ve RAID sürümleri, kararlar çıkarıldıktan sonra toplantı tutanakları, içlerindeki kararlar log’a kaydedildikten sonra değişiklik talebi formları ve her şeyin taslakları.

Bir standart, düzenleyici veya sözleşme yönetişim materyalinin saklanmasını gerektiriyorsa, arşivden ayrı tutun; insanların araması beklenen arşivden değil. Uyum saklama ile kullanılabilir dokümantasyon farklı amaçlardır ve bunları karıştırmak ikinci amacı bozar.

Arşivi, projeyi devralacak ekibin bulabileceği bir yere koyun; proje ofisinin içine değil. Projeler doğal olarak dosyaları proje ofisine koyar ve iki yıl sonra kimse bakmaz. IT dokümantasyon şablonumuz, mevcut hal materyali için devam eden evi kapsar.

Proje dokümantasyonu mu süreç dokümantasyonu mu?

Benzer isimlere sahip iki farklı doküman ve ayrım, işin bitip bitmediğiyle ilgilidir.

Proje dokümantasyonu, başlangıcı ve bitişi olan bir iş parçasını açıklar. Bir kez yazılır, kapanışta arşivlenir ve çıktıyı devralan kişiler tarafından sonrasında okunur. Değeri tarihseldir: ne inşa edildi, neden ve neler reddedildi.

Süreç dokümantasyonu, tekrarlanan işleri açıklar. Sürekli olarak güncellenir, işi yapan kişiler tarafından okunur ve değeri günceldir. süreç dokümantasyonu şablonumuz bunu; istisnaların adımlardan neden daha önemli olduğuna kadar dahil ederek kapsar.

Bir proje sıklıkla bir çıktı olarak süreç dokümantasyonu üretir. Proje, yeni sistemin nasıl inşa edildiğini dokümante eder; süreç dokümantasyonu ise artık nasıl işletildiğini dokümante eder. Bunlar farklı sahipleri ve farklı yaşam süreleri olan farklı dokümanlardır ve birleştirmek, operasyonun yarısını proje ile birlikte arşivlemek anlamına gelir; bu da canlı bir sürecin yalnızca kapalı bir proje klasöründe anlatılmasına yol açar.

Projenin çıktısı tamamen başka bir ekibe devredildiğinde, yalnızca bu dokümantasyonun sağlayamayacağı devir sürecini knowledge transfer SOP şablonumuz kapsar.

Word veya Excel’de proje dokümantasyon şablonu alabilir miyim?

Anlatı dokümanları için Word veya Google Docs: özet, mevcut hal açıklaması, bilinen sınırlamalar ve devir paketi. Bunlar metindir; sıralanmak yerine okunur.

Excel iki şey için uygundur. Karar günlüğü; bir tablodur ve herhangi biri yeniden biçimlendirmeden aranabilir, filtrelenebilir ve eklenebilir olmalıdır. Ayrıca doküman kayıt defteri; her dokümanı sahibi, sürümü ve kapanışta arşivlenip arşivlenmediği ya da atılıp atılmadığıyla birlikte listeler.

Doküman yerine bir elektronik tabloda tutulan karar günlüğünde ısrar etmek değerlidir; çünkü değerinin tamamı daha sonra aranabilir olabilmesindedir ve doküman içindeki bir karar günlüğü üç ay içinde metin duvarına dönüşür.

Kapanışta arşiv seti için PDF; kaynaklardan dışa aktarılmış, tarih ve sürüm damgalı.

İnşa edilen şey nasıl inşa edilirken yakalanır

Kapanış sonrası değeri en yüksek ve tamamlanma oranı en düşük doküman mevcut hal açıklamasıdır ve nedeni sıradandır. Bunu yazmak, aylarca inşa ettiğiniz yapılandırma ve ekranları anlatan birinin, projenin artık zamanı kalmadığı noktada tamamen bıkmış olduğu şeyi yazması demektir.

Bu yüzden kapanışta hafızadan yazılır ya da işaretlenir ve yazılmaz.

Trupeer AI bunu, yakalamanın teslimat sırasında gerçekleşmesini sağlayarak değiştirir. Bir şeyi yapılandıran veya inşa eden kişi, ilerledikçe bir kez kaydeder ve çıktı; adımları ve ekranlarıyla birlikte, baştan yakalanmış bir yazılı açıklamadır. Mevcut hal dokümanı sonda üretilmek yerine birikir ve sonradan hatırlamaya değil, o anda kaydedilmiş olmasına dayanır; bu yüzden doğrudur.

Kaydedin. Markalayın. Çevirin. Trupeer’layın.

Aynı kayıtlar devir paketi ve operasyon materyali için de işe yarar; çünkü bu genellikle aynı anda ihtiyaç duyulur ve nadiren hazır olur. Teknik dokümantasyon dahili kaydı kapsar ve materyal, tutarlı marka kullanımıyla bilgi bankanızda yaşar. Kurulum talimatları doküman şablonu kurulum kılavuzunda yer alır.

Sık Sorulan Sorular

Word’de ücretsiz bir proje dokümantasyon şablonu var mı?

Yukarıdaki yedi dokümanlık set Word veya Google Docs’ta çalışır ve anlatı dokümanları burada yer alır. Kilitli bir indirme yoktur ve form da yoktur. Karar günlüğünü bir doküman yerine elektronik tabloda tutun; çünkü tüm değeri iki yıl sonra aranabilir olmasındadır.

Excel’de ücretsiz bir proje dokümantasyon şablonu var mı?

Excel, karar günlüğü ve doküman kayıt defteri için uygundur. Günlük beş sütun gerektirir: karar, tarih, kararı veren, reddedilen seçenekler ve gerekçe. Kayıt defteri ise doküman, sahip, sürüm ve kapanışta arşivlenip arşivlenmediği ya da atılıp atılmadığını gerektirir. İkisi de herhangi bir anlatı şablonundan daha faydalıdır.

PDF içinde bir proje dokümantasyon örneğini nerede bulabilirim?

Yayınlanmış örnekler bulması kolaydır ve kalite açısından çok farklılık gösterir; çünkü proje dokümantasyon standartları organizasyona ve yönteme göre değişir. İçerik için değil, doküman listesi için okuyun ve içlerinden herhangi birinin bir karar kaydı içerip içermediğini kontrol edin; çünkü çoğu içermez ve bu sayfanın amacı da tam olarak bu eksikliğe işaret etmektir.

PDF’de bir web sitesi proje dokümantasyon örneği var mı?

Bu bir ders ya da son sınıf projesi içinse, bir örnekten değil kurumunuzun değerlendirme kriterlerinden yola çıkın; çünkü gerekli bölümler değişir ve kriterler, değerlendirildiğiniz şeydir. Yukarıdaki yazılım ve öğrenci projeleri bölümü, profesyonel pratikten faydalı şekilde aktarılanları; özellikle karar günlüğünü ve dürüst bir sınırlamalar bölümünü kapsar.

Ne kadar proje dokümantasyonu yeterli?

Çoğu projenin ürettiğinden daha az doküman ve çoğu projede olmayan bir ek tür. Yedi doküman, kapsamlı bir proje için uygulanabilir bir settir. Ölçüt hacim değil; iki yıl sonra gelen birinin “neden böyle?” sorusunu yanıtlayıp yanıtlayamadığıdır ve bu soru üç yüz dokümanla değil, tek bir dokümanla yanıtlanır.

Proje dokümantasyonunu kim yazmalı?

Proje yöneticisi setin ve özellikle karar günlüğünün sahibidir; çünkü kararların alındığı her toplantıda onlar vardır. Mevcut hal açıklaması, teslimat sırasında bunu inşa eden kişi tarafından yazılmalıdır. Kapanışta proje ofisi tarafından tamamen yazılan dokümantasyon, projenin çıktısından çok evrakını anlatır.

Proje dokümantasyonu ne kadar süre saklanmalı?

Karar günlüğü, mevcut hal açıklaması ve bilinen sınırlamalar; şey var olduğu sürece, ki bu genellikle herhangi bir saklama politikasının varsaydığından çok daha uzundur. Standartlarınız, sözleşmeleriniz veya düzenleyicinizin gerektirdiği yönetişim materyali; insanların araması beklenen materyalden ayrı saklanır.

Proje dokümantasyonu mu proje planı mı: ne farklı?

Plan, proje dokümantasyonu içinde yer alan tek bir dokümandır ve işin nasıl teslim edileceğini kapsar. Proje dokümantasyonu, kararların neler olduğu, neyin inşa edildiği ve neyin devredildiği dahil olmak üzere tüm settir. Mükemmel bir planı olup karar günlüğü olmayan bir proje iyi yönetilmiştir ve sonrasında açıklanamaz; bu da daha yaygın olan hatadır.