Отличная стратегия бесполезна, если никто не понимает, как она работает. С Trupeer вы можете сэкономить часы на коммуникации стратегии: начните с бесплатного шаблона стратегии и плана коммуникаций по внедрению, настройте его под ваш бренд и превращайте стратегические презентации в видео-обновления, которые каждый сотрудник может усвоить за считанные минуты.

Что такое бесплатный шаблон стратегии и плана коммуникаций по внедрению?

Бесплатный шаблон стратегии и плана коммуникаций по внедрению — это повторно используемая структура для планирования того, как стратегия будет доводиться до организации, и как она будет превращаться в разные модели поведения на каждом уровне.

Две части этой формулировки выполняют разную работу, и обычно планируют только одну. Коммуникация стратегии — это объяснение людям, что такое стратегия. Внедрение — это когда каждая команда понимает, какие изменения касаются именно её, и делает это.

Почти любой план, подготовленный в рамках этого раздела, тщательно закрывает первую часть и едва — вторую. Он перечисляет событие запуска, видео, бриф-пакет, набор постеров, хаб во внутренней сети и рассылку, всё запланировано, всё доставлено вовремя, и работает ровно так, как задумано. Люди узнают, что стратегия существует, и могут повторить её заголовок. Но очень немногие могут сказать, что это значит для следующего шага, который они делают.

Шаблон — это не план. Таблица из пяти колонок «аудитория, сообщение, канал, ответственный, дата» занимает десять минут. Разницу делает шестая колонка — она описана ниже.

Формат следует за использованием. Бесплатная версия шаблона стратегии и плана коммуникаций по внедрению в Excel подходит для самого плана: это таблица с множеством строк, которую нужно сортировать по дате и по аудитории. Бесплатный шаблон в Word подходит для нарратива вокруг него: целей, ключевых сообщений и подхода к измерению.

Объявление — это не внедрение

Эту разницу стоит обозначить максимально точно, потому что организации регулярно считают, что они сделали второе, хотя на самом деле сделали первое.

Объявление передаёт информацию. Оно сообщает кому-то, что решение принято. Это необходимо, это недорого, и именно туда уходит почти вся коммуникационная работа, потому что это видно, можно запланировать и легко отчитаться как о выполненном.

Внедрение меняет то, что человек делает во вторник. Для этого нужно, чтобы он знал, какая из его текущих привычек теперь неверна, чем её заменить, разрешено ли ему перестать делать что-то и что произойдёт, если он ошибётся в процессе обучения.

Ничто из этого не передаётся событием запуска. Событие запуска может создать внимание и общее ощущение момента — и это действительно полезно, но оно не скажет помощнику в филиале, нужно ли ему теперь делать что-то иначе, когда клиент подходит к стойке.

Подсказка — в самом плане. Посчитайте строки. В большинстве планов коммуникации стратегии большая часть описывает то, что говорят людям, и лишь несколько строк — то, что происходит после этого. Соотношение и есть диагностика.

Как настроить этот шаблон в Trupeer

Шаг 1: Откройте раздел «Шаблоны»

Перейдите в раздел «Шаблоны» из главного меню.

Шаг 2: Выберите и откройте шаблон

Нажмите на любой шаблон, с которым хотите работать, чтобы открыть его.

Шаг 3: Разверните просмотр шаблона

При необходимости разверните просмотр шаблона, чтобы увидеть полную структуру и детали.

Шаг 4: Отредактируйте шаблон

Нажмите «Редактировать», чтобы начать изменять выбранный шаблон.

В редакторе вы можете:

• Добавлять новые разделы

• Задавать или обновлять правила форматирования

• Добавить логотип и настроить его положение и связанные параметры

Шаг 5: Сохраните настроенный шаблон

После того как вы внесёте все необходимые изменения, нажмите «Сохранить», чтобы сохранить обновлённый шаблон как свой.

Шаг 6: Предпросмотр и точная настройка шаблона

Когда вы захотите увидеть, как выглядит ваш настроенный шаблон, откройте «Предпросмотр».

На экране предпросмотра вы при необходимости можете продолжить вносить правки напрямую, чтобы шаблон выглядел ровно так, как вам нужно.

С планом стратегии и коммуникаций по внедрению вы можете:

• Экономить часы на планировании: пропускайте пустую страницу — структура уже создана для коммуникации стратегии.

• Чётко каскадировать стратегию: встроенные поля гарантируют, что каждая аудитория получит нужный уровень детализации.

• Оставаться в рамках бренда: применяйте логотип, шрифты и цвета с помощью бренд-набора Trupeer.

• Быстро добиваться согласованности: превращайте стратегию в видео, которое понимают руководители, менеджеры и команды на передовой.

• Стандартизировать внедрения: используйте один и тот же шаблон для каждого стратегического инициативы.

• Достигать глобальных сотрудников: переводите коммуникации стратегии на 65+ языков одним кликом.

Пишите план в терминах поведения, а не сообщений

Изменение заключается в том, чтобы добавить одну обязательную колонку и позволить ей управлять планом.

Для каждой строки назовите поведение, которое должно быть сформировано. Не сообщение, не осведомлённость — именно поведение. Что человек будет делать иначе и как вы это узнаете.

Когда вы делаете это, происходит три вещи — и каждая из них полезна.

Строки без поведения становятся видимыми. Некоторые из них оправданы. Событие запуска действительно существует, чтобы создать внимание и общую точку отсчёта — и это корректная цель, если она явно указана, а не предполагается, что изменения произойдут сами по себе. Многие другие строки оказываются вообще без цели — кроме той, что они просто похожи на то, что обычно содержат планы коммуникаций.

План получает строки, которые не являются коммуникациями. Как только вы спрашиваете, что именно производит поведение, честные ответы часто оказываются изменённой подсказкой в системе, другим вопросом в ежедневном созвоне, пересмотренной мерой на доске команды или тем, что менеджер проводит конкретный разговор по сценарию. Всё это должно быть в плане внедрения, даже если никто не назвал бы это коммуникациями, и именно поэтому многие хорошо выполненные планы не меняют ничего.

Баланс смещается вниз по организации. Изменение поведения создаётся менеджерами первой линии гораздо больше, чем центральной коммуникацией, поэтому план, написанный в терминах поведения, в итоге содержит большинство строк о том, что менеджеры делают со своими командами, а не о том, что «центр» транслирует.

Третий пункт — самый неудобный для функции коммуникаций, потому что это означает: успех плана во многом зависит от людей, которыми функция не управляет. Лучше назвать это в плане, чем обнаружить по результатам опроса.

Что шаблон должен содержать

Девять компонентов. Колонки «поведение» и «доказательства» — это те, которые меняют то, что делает план.

Строка «подготовка менеджеров» заслуживает отдельной строки в любом плане. Каскадный бриф-пакет, отправленный шестидесяти менеджерам, даёт шестьдесят разных брифингов, и различия между ними обычно больше, чем разница между старой стратегией и новой.

Бесплатный шаблон стратегии и плана коммуникаций по внедрению: структура, которую нужно скопировать

Заполнено реальным примером, а не плейсхолдерами. Организация — поставщик строительных материалов, который переходит от операций у стойки к отношениям с клиентами по торговым счетам.

Скопируйте отсюда.

Стратегия в одном абзаце. Слова, которыми пользуются все.

Мы переходим от обслуживания всех, кто заходит, к построению торговых счетов с местными строительными компаниями. Успех — это большая доля расходов каждого клиента, а не большее количество транзакций. Это меняет то, как выглядит «хорошо» у стойки.

Аудитории, сегментированные по тому, что меняется.

Строки плана.

Десять строк, из которых четыре — не коммуникации в привычном смысле. Именно это соотношение и важно.

Меры.

Осведомлённость — по опросу с двумя вопросами. Понимание — по тому, что меняется в их рабочем дне, если спросить выборку и оценить ответы. Поведение — по заявкам на счета в каждом филиале в неделю, и это единственная мера, которая действительно имеет значение.

Последовательность. Четыре недели подготовки до запуска, в основном — подготовка менеджеров. Запуск в нулевую неделю. Двенадцать недель внедрения после этого — именно там находятся девять из десяти строк.

Скопируйте отсюда.

Пример: восемьдесят один процент могли назвать это, двадцать три процента могли применить

Bexworth Group управляет шестьюдесятью двумя филиалами поставщика строительных материалов с примерно двумя тысячами ста сотрудников. Компания приняла стратегию перехода от продаж у стойки к отношениям с клиентами по торговым счетам — это была правильная стратегия и существенное изменение поведения для команд филиалов.

План коммуникаций включал тридцать четыре строки. Конференция запуска, видео от CEO, бриф-пакет для филиалов, набор постеров, хаб во внутренней сети, ежемесячная рассылка и серия региональных выездных мероприятий. Каждая строка была выполнена вовремя и на хорошем уровне. Команда коммуникаций отчиталась, что план завершён.

Через шесть месяцев опрос показал, что восемьдесят один процент сотрудников филиалов могли правильно назвать стратегию. Двадцать три процента могли сказать, что она изменила в их рабочем дне.

Данные по поведению подтвердили вторую цифру. Заявки на счета оставались на прежнем уровне, а структура транзакций у стойки не изменилась.

Затем кто-то снова прочитал план, имея в виду один вопрос: для каждой строки — что человек должен делать иначе в результате.

Тридцать одна из тридцати четырёх строк не имела ответа. Они описывали то, что говорят людям. Три строки касались того, что происходит после этого, и две из этих трёх были отчётами.

Переписывание сохранило стратегию, аудитории и большинство сообщений. Добавили колонку поведения и применили её без компромиссов. Девятнадцать строк сократили или объединили, потому что они существовали, чтобы информировать аудиторию, у которой не было изменения поведения и которая уже знала.

Добавили одиннадцать новых строк — и это поучительная часть. Ни одна из них не была коммуникацией в том смысле, в котором команда раньше думала о коммуникациях. Сценарий начала для ежедневного «хаддла». Пересмотренный еженедельный индивидуальный гайд для менеджеров филиалов. Изменённая мера на доске филиала, чтобы объём транзакций перестал быть тем, что отмечают. Подсказка на кассе в момент, когда вопрос чаще всего забывают. Пересмотренный чек-лист визитов в филиалы для региональных менеджеров.

Через девять месяцев после переписывания доля тех, кто мог сказать, что изменилось в их рабочем дне, выросла с двадцати трёх процентов до шестидесяти семи. Заявки на счета увеличились на сорок один процент.

Стратегию никогда не сообщали плохо. Её тщательно довели до людей, но так и не внедрили, и в плане не было колонки, которая показала бы разницу.

Как собрать план за шесть шагов

1. Напишите абзац со стратегией один раз и зафиксируйте его. Любой слой, который перефразирует, вносит дрейф, и к четвёртому пересказу у передовой уже другая стратегия.

2. Сегментируйте аудитории по изменению поведения, а не по отделам. Две команды, которые делают одно и то же новое, нуждаются в одинаковом подходе независимо от того, где они находятся.

3. Сначала опишите поведение, потом — сообщение. Для каждой аудитории: что они делают иначе. Если ответ — «ничего», им нужна только осведомлённость, и одной строки будет достаточно.

4. Спросите, что на самом деле произведёт это поведение. Часто ответ — не коммуникация, и эти действия всё равно должны быть в плане.

5. Дайте менеджерам то, что они будут проводить, а не то, что нужно отправить. Сценарий, три вопроса, демонстрация. Бриф-пакет создаёт столько брифингов, сколько менеджеров.

6. Планируйте двенадцать недель после запуска, а не четыре недели до него. Подготовка стоит того, а внедрение — это то, где изменения либо закрепляются, либо откатываются.

Шаг третий — это тот, который перестраивает план. Большинство планов пишут от сообщения «наружу», из-за чего получается расписание коммуникаций. Если писать от поведения назад, вы получаете план внедрения, который случайно включает коммуникации.

Проблема каскада

Стратегия ухудшается по мере того, как она спускается по организации, и механизм здесь — пересказ.

Каждый слой получает стратегию, интерпретирует её и передаёт свою интерпретацию. Четыре слоя — это четыре интерпретации, и версия, которая доходит до передовой, часто имеет слабое отношение к исходной. Никто не «плоходействовал». Все просто суммировали.

Три вещи ограничивают это.

Исправьте слова. Один абзац, написанный централизованно, используется дословно на каждом уровне. Менеджеры добавляют локальный смысл вокруг него, а не переписывают.

Укоротите цепочку. По возможности передовая слышит стратегию напрямую от руководства, а также от своего менеджера, чтобы у неё была немодерируемая версия для сравнения.

Проверьте дальний конец. Спросите людей на четыре уровня ниже, что такое стратегия и что она меняет. Всё, что вернётся, — это то, что вы действительно донесли, независимо от того, что было отправлено.

Последний вариант — единственная надёжная обратная связь, и его почти никогда не делают, потому что опрос, который запускают, спрашивает, слышали ли люди о стратегии, а не что они думают, что она значит.

Как измерить, что изменения «приземлились»

Три меры, и они должны быть раздельными, потому что именно их объединение — это то, как организации делают вывод, что внедрение сработало.

Осведомлённость. Могут ли они назвать это. Легко перемещать, легко измерять и почти бессмысленно само по себе. Это число, которое достигает девяноста процентов и успокаивает всех.

Понимание. Могут ли они сказать, что это меняет в их собственной работе. Измеряется открытым вопросом к выборке и оценкой ответов — это требует усилий и является самым информативным действием, которое вы сделаете.

Поведение. Изменилось ли это на самом деле. Заявки на счета, рекомендации, которые сделали, — всё, что стратегия должна производить. Единственная мера, которая закрывает вопрос.

Разрыв между первой и второй — это разрыв внедрения, и он велик почти в каждой организации, которая не закрыла его намеренно. Отчитывайтесь по всем трём мерам рядом, потому что отчёт только по осведомлённости и позволил Bexworth поверить, что план сработал.

Этот план против других планов коммуникаций

Четыре связанных документа, и использование не того — распространённая ошибка.

A общий план коммуникаций охватывает рутинные организационные коммуникации: кто должен услышать что, через какой канал, с какой периодичностью. шаблон плана коммуникаций покрывает это.

A план стратегии и коммуникаций по внедрению охватывает конкретное изменение направления и оценивается по поведению, а не по охвату. Эта страница.

A план коммуникаций кампании охватывает внешнюю кампанию с ограничением по времени и фазами, а план коммуникаций бренд-кампании описывает эту структуру.

A ситуационный или план коммуникаций по рискам охватывает то, что вы говорите, когда что-то идёт не так, где скорость и полномочия говорить доминируют над всем остальным. Это описано в плане коммуникаций по управлению рисками.

Если вы ищете шаблон плана коммуникаций в Word или бесплатную загрузку шаблона плана коммуникаций в Excel для общего использования, то первый из этих четырёх — именно то, что вам нужно. Эта страница предполагает, что вы внедряете изменения и что смысл — в том, что люди делают после этого.

Варианты

Структура сохраняется, а баланс смещается.

Внедрение стратегии по сети филиалов или площадок. Пример выше. Менеджеры первой линии несут почти всё, а основным риском является согласованность между площадками.

Внедрение политики в «бережном» контексте. Когда внедрение стратегии означает хосин канри, план коммуникаций размещается рядом с процессом catchball и матрицами внедрения. Колонка поведения всё равно применяется, а каскад становится более формализованным.

Коммуникации по внедрению системы или ПО. Изменение поведения концентрируется и его можно привязать к датам, потому что люди переходят на новую систему в известный день. Подготовка менеджеров имеет меньшее значение, а обучение и маршруты поддержки — большее.

Реструктуризация или изменение операционной модели. В большинстве юрисдикций это затрагивает трудовое право и обязательства по консультациям, а последовательность коммуникаций может быть юридически ограничена. Проконсультируйтесь перед тем, как писать план: хорошо спроектированная последовательность коммуникаций, которая нарушает требования консультаций, — это дорогой план.

Слияние или интеграция. Две организации с разными словарями. Правило «исправьте слова» здесь важнее, чем где-либо.

Небольшая организация. Проблема каскада в значительной степени исчезает ниже примерно пятидесяти человек, а колонка поведения всё равно занимает своё место.

Что бесплатный шаблон стратегии и плана коммуникаций по внедрению не может исправить

Стратегия, которую никто не понимает наверху. Если руководящая команда описывает её тремя разными способами, никакой каскад не создаст ясность ниже.

Менеджеры, которые не могут или не хотят это проводить. План зависит от менеджеров первой линии, и если они не убеждены, внедрение остановится на их уровне независимо от того, что отправит центр.

Меры, которые всё ещё поощряют старое поведение. Доски филиалов Bexworth в первые шесть месяцев стратегии про счета отмечали объём транзакций. Никакая коммуникация не преодолевает стимул.

Отчётность по осведомлённости. Ни бесплатная загрузка шаблона стратегии и плана коммуникаций по внедрению, ни бесплатная загрузка шаблона стратегии и плана коммуникаций по внедрению Word не остановят вас измерять охват и называть это успехом. Успех — только когда вы отчитываетесь по всем трём мерам вместе.

Покажите изменения, а не описывайте их

Строки в плане внедрения, которые производят поведение, — это те, где кто-то видит новый способ, а не просто читает о нём. Именно это даёт семинар для менеджеров, и поэтому семинар работает, а бриф-пакет — нет.

Сложность в том, что семинар охватывает только тех, кто на него пришёл, а сеть из шестидесяти двух филиалов с разными сменами и неполной занятостью означает, что существенная часть людей, чьё поведение должно измениться, никогда не была в комнате.

Trupeer AI делает демонстрацию воспроизводимой. Кто-то выполняет новый процесс один раз во время записи, а результат — это письменный разбор с уже сделанными и размещёнными скриншотами, рядом с видео, в вашем собственном брендинге. Это становится строкой плана само по себе — доступной всем независимо от смены, площадки или того, когда человек присоединился.

Запишите. Оформите в бренде. Переведите. Trupeer it.

Два момента важны именно для внедрения. Согласованность в первые недели определяет, закрепятся ли изменения или откатятся, а запись даёт каждой площадке одну и ту же версию, а не шестьдесят две интерпретации бриф-пакета. И люди, которые присоединяются после запуска, ничего не посещали, поэтому записанная демонстрация — это то, как изменения переживают первый год текучки кадров.

Материалы лежат в вашем knowledge base и одновременно служат обучением. Когда новый способ становится стандартным, он должен быть в шаблоне SOP. Согласованность между документами — это вопрос один раз настроить бренд-набор, а настройка описана в руководстве по настройке шаблона документа.

Часто задаваемые вопросы

Есть ли бесплатная версия шаблона стратегии и плана коммуникаций по внедрению в Excel?

Excel подходит для самого плана, потому что это таблица с множеством строк, которые вам захочется сортировать по дате, по аудитории и по ответственному. Бесплатный файл шаблона стратегии и плана коммуникаций по внедрению в Excel — правильный рабочий формат.

Добавьте колонку поведения как обязательное поле, а не как опциональное. Строка с пустой ячейкой поведения — это либо корректный элемент осведомлённости (и тогда так и должно быть), либо то, что не нужно включать в план.

Есть ли бесплатная версия шаблона стратегии и плана коммуникаций по внедрению в Word?

Word подходит для нарратива вокруг таблицы: абзаца со стратегией, анализа аудитории, подхода к измерению и рекомендаций менеджерам. Бесплатный файл шаблона стратегии и плана коммуникаций по внедрению в Word хорошо подходит для этого.

Оставьте план по строкам в таблице и используйте ссылки. Если держать всё в одном документе, план постоянно редактируется, а нарратив перестаёт читаться.

Есть ли бесплатная версия шаблона стратегии и плана коммуникаций по внедрению в Word doc?

Да, и бесплатный файл шаблона стратегии и плана коммуникаций по внедрению в Word doc — это то же самое, что Word-файл в более старом расширении.

Более полезное решение — что именно вы кладёте в менеджерский пакет. Менеджерам нужно что-то, что они будут проводить, а не что-то, что нужно отправить: сценарий для первой беседы, три вопроса для индивидуальных встреч и, по возможности, демонстрация, которую они могут проиграть, а не просто описать.

Есть ли бесплатная загрузка шаблона стратегии и плана коммуникаций по внедрению в Word?

Да, он широко доступен, и почти все такие файлы — это таблица из пяти колонок: аудитория, сообщение, канал, ответственный и дата.

Эта таблица подходит, и это расписание коммуникаций. Бесплатная загрузка шаблона стратегии и плана коммуникаций по внедрению в Word не будет включать колонку поведения, а добавление займёт минуту и изменит то, для чего предназначен план.

Стоит ли использовать бесплатную загрузку шаблона стратегии и плана коммуникаций по внедрению?

Таблицу нужно собрать за десять минут, поэтому бесплатная загрузка шаблона стратегии и плана коммуникаций по внедрению экономит совсем немного.

Оценивайте любой из них по одному вопросу. Есть ли место, где записать, что человек будет делать иначе в результате каждой строки? По сути, ни у одного этого нет, и без этого план внедрения и расписание коммуникаций — это один и тот же документ.

Где я могу получить файл шаблона плана коммуникаций в Word для общего использования?

Для рутинных организационных коммуникаций, а не для внедрения, нужен общий документ. Файл шаблона плана коммуникаций в Word, который покрывает аудитории, каналы, частоту и ответственных, подойдёт, а наша страница про план коммуникаций описывает эту структуру.

Используйте общий вариант, когда планируете регулярные коммуникации. Используйте структуру с этой страницы, когда пытаетесь изменить то, что люди делают.

Где я могу получить бесплатную загрузку шаблона плана коммуникаций в Excel?

Excel — естественный формат для любого плана коммуникаций, потому что все они по сути являются таблицами. Бесплатная загрузка шаблона плана коммуникаций в Excel даст вам колонки и позволит сортировать и фильтровать — это и есть большая часть того, что вам нужно.

Важное различие — не в формате, а в цели. Рутинный план отслеживает то, что отправляется. План внедрения отслеживает то, что меняется, и для этого нужна дополнительная колонка.

Есть ли бесплатная загрузка шаблона плана коммуникаций, которая подходит и для рутинного, и для внедренческого использования?

На практике это разные документы, и их объединение обычно приводит к плану, который не делает ни то, ни другое хорошо: рутинные коммуникации планируются по ритму, а коммуникации по внедрению выстраиваются вокруг изменений.

Бесплатная загрузка шаблона плана коммуникаций обычно создаётся для рутинного сценария — это более частая потребность. Если вы внедряете стратегию, начните с этой таблицы и добавьте колонку поведения, строки подготовки менеджеров и действия, не относящиеся к коммуникациям — примерно то, что описывает эта страница.