Запуски Workday регулярно достигают 40–50% внедрения уже через шесть месяцев. Вот как выстроить обучение, которое действительно двигает эти показатели, и какие инструменты поддерживают каждый этап.

Почему обучение Workday — сложная задача

Workday на первый взгляд кажется удивительно простым. Интерфейс выглядит аккуратно, но за ним скрываются сотни бизнес-процессов, задачи, зависящие от роли, и пользовательские настройки, которые различаются в зависимости от организации. Сотрудники не терпят неудачу потому, что Workday «невозможен»; они терпят неудачу, потому что универсальное обучение (видео Workday Community, занятия в классе) не соответствует конкретной конфигурации той организации, где они работают. Проблемы с внедрением в Workday почти всегда связаны с тем, что обучение не совпадает с реальными настройками компании.

Команды, которые выстраивают обучение Workday правильно, сочетают ролевые видео-обзоры с поисковой документацией по фактическим рабочим процессам организации и используют подсказки прямо в приложении для операций с высокой значимостью. Занятия в классе становятся дополнением, а не главным событием. Такой подход гарантирует, что сотрудники получают релевантные, практичные инсайты по своим ежедневным задачам, тем самым повышая компетентность и уверенность.

6 приоритетов обучения Workday

1. Самообслуживание для менеджеров

Менеджерам нужна автономность при выполнении ключевых задач: утверждения, изменения в организации и действия, связанные с компенсациями. Когда менеджеры не могут выполнять эти задачи без вмешательства HR, это превращается в узкое место для всей организации. Эффективное обучение должно позволять менеджерам завершать эти задачи самостоятельно, сокращая задержки и повышая эффективность. Типовой модуль обучения может включать 3–5 видеоуроков, каждый из которых фокусируется на конкретной задаче самообслуживания, а общее время прохождения — менее 30 минут.

2. Самообслуживание для сотрудников

Такие задачи, как запрос отпуска, управление льготами и обновление личной информации, должны быть простыми для сотрудников. Цель — чтобы сотрудники справлялись с этими задачами за 90 секунд, минимизируя разочарование и ошибки. Обучение должно включать интерактивные инструкции и короткие видео-обзоры, к которым сотрудники могут обращаться в любое время, чтобы они легко осваивали функции самообслуживания.

3. Рабочие процессы HR Business Partner

HR Business Partners ведут критически важные процессы: найм, увольнения и управление позициями. Ошибки в этих областях могут запускать цепочку проблем, влияющих на расчёт зарплат и соответствие требованиям. Обучение должно быть глубоким и всеобъемлющим — часто с подробными SOP и сценариями ролевых игр, чтобы смоделировать реальные ситуации. Эти занятия следует проводить в течение нескольких недель с регулярными проверками, чтобы подтвердить освоение сложных процессов.

4. Финансы и закупки

Для организаций, использующих Workday Financial Management, финансовые рабочие процессы требуют отдельного покрытия. Обучение должно быть сосредоточено на задачах вроде утверждения расходов, заявок и переводов бюджета — они критически важны для поддержания финансовой целостности. Сочетание модулей e-learning и практических семинаров может дать нужную глубину, чтобы финансовые команды могли уверенно и точно работать в Workday.

5. Подбор персонала

Workday Recruiting — сложная система со своим набором вызовов. Обучение рекрутеров требует отдельного контента, который учитывает нюансы управления кандидатами, публикации вакансий и планирования интервью. Структурированная программа обучения, объединяющая видеоуроки, интерактивные симуляции и обучение в формате «равный — равному», поможет рекрутерам освоить систему и повысить эффективность найма.

6. Отчёты и дашборды

Создание и интерпретация отчётов часто остаются зоной, в которую вкладываются недостаточно. Менеджерам и специалистам HR нужно уметь формировать отчёты, которые дают ценные инсайты о работе. Обучение должно включать подробные руководства по созданию и анализу отчётов, а также практические упражнения, побуждающие пользователей изучать разные техники визуализации данных. Такой фокус может изменить то, как данные используются в организации, и привести к более качественным решениям.

Сравнение функций: инструменты обучения Workday

Разбор инструментов

1. Trupeer

Trupeer выделяется как универсальный инструмент для создания адаптированного обучающего контента. Записывая любой экран Workday — даже с пользовательскими конфигурациями — Trupeer генерирует отточенные видео-обзоры, письменные SOP и поисковую документацию. Это позволяет HR-администраторам подготовить контент на неделю для конкретных ролей всего за один день. Эффективность Trupeer означает, что контент можно быстро обновлять, чтобы успевать за циклом релизов Workday, гарантируя, что материалы обучения всегда актуальны.

Плюсы: Быстрое создание контента, работает с пользовательскими конфигурациями, персональные тарифы.

Минусы: Это не инструмент подсказок в реальном времени; для принудительного соблюдения подсказок используйте WalkMe или Whatfix.

2. Workday Learning

Как нативная LMS, Workday Learning отлично справляется с отслеживанием соответствия и сертификатов. Однако возможности по созданию контента ограничены. Лучше всего использовать его для отслеживания, где интеграция с Workday обеспечивает плавный пользовательский опыт. Организации часто дополняют его более «сильными» инструментами авторинга, чтобы создавать вовлекающий обучающий контент.

Плюсы: Нативная интеграция с Workday.

Минусы: Устаревший UX авторинга; лучше для отслеживания, а не для создания.

3. WalkMe

WalkMe предлагает самые глубокие подсказки в приложении для Workday: всплывающие подсказки, пошаговые обзоры и принудительное соблюдение валидаций. Хотя расширенные функции стоят дороже, глубина подсказок, которую он даёт, может заметно повысить внедрение и уровень компетентности пользователей, делая его ценным вложением для крупных компаний со сложными потребностями.

Плюсы: Глубина, зрелость.

Минусы: Стоимость, много сервисных работ.

4. Whatfix

Whatfix обеспечивает сильное покрытие Workday по более доступной цене, чем WalkMe. В линейке решений есть видео- и контент-инструменты, благодаря чему это универсальный вариант для организаций, которые хотят улучшить свои программы обучения без высоких расходов. Период внедрения составляет от 1 до 3 месяцев, в течение которых организации могут настроить платформу под свои конкретные потребности.

Плюсы: Справедливая цена, включает контент-инструменты.

Минусы: Внедрение 1–3 месяца.

5. Apty

Apty — экономически эффективная платформа цифрового внедрения с хорошим покрытием Workday. Она предназначена для предприятий, которым нужна доступная по стоимости платформа, при этом обеспечивающая важные подсказки в приложении. Хотя партнёрская сеть меньше, чем у других инструментов, Apty остаётся жизнеспособным вариантом для организаций, которые ставят во главу угла ценность и функциональность.

Плюсы: Справедливая цена, готовность для предприятий.

Минусы: Меньшая партнёрская сеть.

6. Workday Community

Workday Community предлагает универсальные видео и документацию напрямую от Workday. Хотя это полезная отправная точка для базовых запросов, она не дотягивает до того, что нужно для обучения, специфичного для конкретной организации, необходимого для эффективного внедрения. Компании стоит использовать её как дополнительный ресурс наряду с более адаптированными материалами обучения.

Углублённый анализ: что помогает обучению Workday закрепляться

Сопоставьте обучение с вашей конфигурацией

Организации на Workday сильно различаются по конфигурациям. У каждой компании свои уникальные процессы, пользовательские поля, цепочки утверждений и интеграции, из-за чего настройка Workday получается непохожей на другие. Универсальное обучение рассчитано на стандартную конфигурацию Workday, а не на вашу конкретную. Разрыв между этими двумя — там, где внедрение чаще всего «ломается». Успешные команды фиксируют свои реальные конфигурации и создают контент под роли, благодаря чему показатели внедрения оказываются на 30–50% выше по сравнению с теми, кто полагается на универсальные материалы.

Практический подход заключается в создании видео длительностью 3–7 минут в паре с письменными SOP для каждого бизнес-процесса. Эти материалы организованы по ролям и задачам, а не по модулям Workday, что упрощает сотрудникам поиск релевантного обучения. Храня их в поисковой библиотеке, доступной рядом с Workday, организации могут масштабировать этот подход на тысячи сотрудников, не перегружая ресурсы обучения.

Подготовка менеджеров до запуска для сотрудников

Менеджеры критически важны для успешного внедрения. Если HRBP и линейные менеджеры не уверены в Workday, то их команды тоже не будут уверены. Проверенная стратегия — обучить HRBP за две недели до менеджеров, а затем обучить менеджеров за две недели до сотрудников. Такой поэтапный подход гарантирует, что каждая группа успевает глубоко освоить материал, чтобы затем обучать следующую. Запущенные «в спешке» релизы, которые пропускают эту последовательность, часто приводят к месяцам путаницы и росту числа обращений в HR, сводя на нет те выгоды по эффективности, которые обещает Workday.

Обновление контента в соответствии с циклом релизов

Workday выпускает обновления два раза в год: они могут менять экраны, корректировать рабочие процессы и добавлять новые функции. Материалы обучения, которым больше шести месяцев, скорее всего, устареют. Эффективные программы обучения синхронизируют обновление контента с циклом релизов Workday, чтобы обновления касались не только кода, но и обучения. Инструменты вроде Trupeer, которые могут генерировать контент из экранных записей достаточно быстро, чтобы соответствовать темпу релизов Workday, необходимы, чтобы обучение оставалось актуальным и релевантным.

С какими сложностями сталкиваются команды обучения Workday

Обучение в классе доминирует. Традиционные занятия на полдня часто оставляют сотрудников перегруженными и без вовлечённости. Чтобы повысить удержание, переходите к асинхронным видеоурокам и SOP, к которым сотрудники могут обращаться по запросу.

Нет контента, ориентированного на менеджеров. Когда менеджеры получают то же универсальное обучение, что и сотрудники, оно не закрывает их конкретные потребности. Разработайте отдельную «линию» для менеджеров, чтобы дать им навыки, необходимые для эффективного руководства командами.

Создание отчётов игнорируется. Многие организации упускают тему создания отчётов в обучении, оставляя менеджеров по умолчанию работать с таблицами. Добавьте в обучение туториалы по созданию отчётов, которые покажут менеджерам, как использовать инструменты отчётности Workday для получения более качественных инсайтов.

Мобильный опыт не обучён. По мере того как всё больше сотрудников полагаются на мобильное приложение Workday, обучение часто предполагает только работу на компьютере. Убедитесь, что ваше обучение явно охватывает мобильные рабочие процессы, чтобы учесть разные предпочтения пользователей и повысить внедрение.

Пользовательские HRBP не задокументированы. Пользовательские бизнес-процессы вашей организации не покрываются универсальными ресурсами Workday Community. Задокументируйте и обучите этим конкретным процессам, чтобы сотрудники могли выполнять их точно и эффективно.

Обязательные функции для обучения Workday

• Контент под вашу организацию, соответствующий конфигурации Workday: адаптированное обучение, которое повторяет уникальную настройку вашей организации, повышает релевантность и внедрение.

• Маршруты обучения по ролям (менеджер, HRBP, сотрудник, рекрутер): персонализированные маршруты гарантируют, что каждая роль получает релевантное обучение, повышая компетентность и уверенность.

• Видео + SOP для каждого ключевого рабочего процесса: сочетание визуальных и письменных инструкций подходит разным стилям обучения и закрепляет понимание.

• Поисковая библиотека, доступная внутри Workday: централизованный ресурсный хаб позволяет сотрудникам быстро находить нужное обучение, сокращая простои.

• Обновление в цикле релизов: поддержание материалов обучения в актуальном состоянии с учётом релизов Workday дважды в год обеспечивает точность и релевантность.

• Подсказки в приложении для операций с высокой значимостью: реальная помощь во время критически важных задач предотвращает ошибки и повышает уверенность пользователей.

• Мобильное покрытие, если сотрудники используют Workday mobile: охват мобильных рабочих процессов обеспечивает единый опыт обучения на разных устройствах.

• Интеграция с LMS (Workday Learning или внешняя): плавная интеграция с системами управления обучением помогает отслеживать и администрировать прогресс обучения.

Сценарии использования и персоны

Глобальный запуск HR: Ясмин, директор по People Operations, компания потребительских товаров с 22 000 сотрудников

Ясмин возглавила запуск Workday HCM в 14 странах — задача, требующая тщательной координации. Она использовала Trupeer, чтобы подготовить ролевой видеоконтент на 6 языках, сделав обучение инклюзивным и доступным для разнородной рабочей силы. Развернув Whatfix на 15 критически важных транзакциях — таких как найм, увольнения и действия, связанные с компенсациями, — она гарантировала, что сотрудники смогут уверенно ориентироваться в этих процессах. Стратегический запуск обучения Ясмин, включавший последовательность обучения HRBP и менеджеров до запуска для сотрудников, привёл к показателю самообслуживания 76% за шесть месяцев — значительное увеличение по сравнению с 43% при предыдущем запуске HRIS. Именно здесь обучающие видео Workday go-live становятся полезными, и это тот тип контента, который Trupeer может генерировать напрямую из простой экранной записи.

Самообслуживание для менеджеров: Кларисса, директор по HRIS, финтех-компания с 5 000 сотрудников

Кларисса столкнулась с типичной проблемой: менеджеры слишком полагались на HRBP для утверждений из-за недостаточного понимания возможностей самообслуживания Workday. Чтобы решить это, она разработала библиотеку SOP для менеджеров, охватывающую 12 распространённых действий. Встраивая видео в объявления Workday, Кларисса дала менеджерам простой доступ к ресурсам обучения, которые им были нужны. В результате показатели самообслуживания менеджеров выросли на 58% за два квартала, освободив HRBP для более стратегических инициатив.

Запуск для финансов: Карим, директор по финансовым системам, сервисная компания с 3 500 сотрудников

Кариму поручили внедрить Workday Financial Management — критически важный проект для финансовых операций компании. Вместо того чтобы полагаться на универсальные видео Workday, Карим создал контент, адаптированный под план счетов компании и цепочки утверждений. Такой подход гарантировал, что финансовая команда получила обучение, релевантное их конкретным рабочим процессам. В течение 90 дней внедрение в финансовой команде достигло 85%, что продемонстрировало эффективность персонализированного обучения. Для более широкого взгляда ознакомьтесь с нашим руководством по плану управления изменениями, которое даёт дополнительные инсайты о успешных запусках ПО.

Лучшие практики

Контент под конкретную конфигурацию лучше универсального. Адаптация обучения под уникальную конфигурацию Workday вашей организации повышает релевантность и ведёт к более высоким показателям внедрения. Фокусируясь на ваших конкретных рабочих процессах и сценариях, сотрудники воспринимают материалы обучения более напрямую, что улучшает удержание и применение знаний.

Обучайте менеджеров до сотрудников. Приоритизация обучения менеджеров гарантирует, что у них будет уверенность и знания, чтобы эффективно вести свои команды. Такая структурированная схема создаёт эффект «снизу вверх», когда менеджеры могут поддерживать команды, обеспечивая более плавные переходы и меньше узких мест во время запуска.

Обновляйте с каждым релизом Workday. Поддержание материалов обучения в актуальном состоянии с учётом обновлений Workday дважды в год — критически важно. Регулярные обновления гарантируют, что сотрудники всегда учатся на самых точных и актуальных данных, предотвращая путаницу и ошибки, которые могут возникать из-за устаревшего обучения.

Явно охватывайте мобильные рабочие процессы. По мере того как всё больше сотрудников используют Workday на мобильных устройствах, важно включать мобильное обучение. Разбирая нюансы мобильных рабочих процессов, вы обеспечиваете единый пользовательский опыт на всех платформах, что повышает вовлечённость и удовлетворённость.

Обучайте созданию отчётов. Менеджерам нужно понимать, как создавать и интерпретировать отчёты в Workday, чтобы принимать обоснованные решения. Предоставление отдельного обучения по созданию отчётов не только улучшает их аналитические навыки, но и позволяет эффективно использовать данные, что ведёт к более качественным бизнес-результатам.

Сделайте обучение доступным для поиска внутри Workday. Интеграция поисковой библиотеки обучения в Workday позволяет сотрудникам быстро и легко находить нужные ресурсы. Такая удобство снижает простои и повышает продуктивность: пользователи могут находить ответы, не прерывая свой рабочий процесс.

Часто задаваемые вопросы

Достаточно ли Workday Community?

Для универсальной справки Workday Community может быть полезной отправной точкой. Однако для ваших конкретных конфигураций и рабочих процессов организации она часто оказывается недостаточной. Универсальный характер ресурсов Workday Community означает, что они не могут учесть уникальные аспекты вашей настройки, которые критически важны для эффективного обучения и внедрения. Чтобы закрыть этот разрыв, рассмотрите вариант сочетать ресурсы Workday Community с адаптированными материалами обучения, отражающими конкретные потребности вашей организации.

Нужно ли мне Workday Learning?

Workday Learning часто включают для отслеживания соответствия, и оно может быть полезным инструментом для мониторинга сертификатов и прогресса обучения. Однако когда речь идёт о создании контента, возможности Workday Learning ограничены. Большинство организаций понимают, что нужно дополнять его более надёжным инструментом авторинга, чтобы создавать вовлекающий и эффективный обучающий контент. Сочетая Workday Learning с дополнительными инструментами, вы можете получить комплексное решение для обучения, которое закрывает и задачи отслеживания, и задачи создания контента.

Какой самый дешёвый подход к обучению Workday?

Экономически эффективный подход к обучению Workday включает создание видео- и SOP-библиотеки с помощью инструмента вроде Trupeer. Этот метод позволяет создавать адаптированный обучающий контент, который учитывает конкретные рабочие процессы вашей организации, не неся высоких затрат. Хотя слой Digital Adoption Platform (DAP) может добавить расходов, он особенно полезен для рабочих процессов с высокой значимостью, где необходима помощь в реальном времени. Фокусируясь на ключевых аспектах обучения и точечно инвестируя в дополнительные инструменты, вы можете максимизировать ценность при минимизации затрат.

Сколько времени должно занимать обучение Workday?

Для большинства сотрудников обучение Workday должно быть кратким и сфокусированным: обычно менее 4 часов асинхронного обучения. Этот срок позволяет сотрудникам получить необходимые навыки, не перегружая их. Для HRBP и менеджеров обучение может потребовать больше времени, поскольку их роли часто включают более сложные рабочие процессы и ответственность. Настраивая длительность обучения под потребности каждой роли, вы гарантируете, что все сотрудники получат подходящий уровень инструкций.

Обучение должно проходить до или после go-live?

Обучение лучше всего проводить до даты go-live, предоставив возможности для практики в песочнице, чтобы закрепить знания. Предзапускное обучение позволяет сотрудникам познакомиться с системой и потренироваться в контролируемой среде, минимизируя сбои во время реального запуска. Послезапускное обучение должно быть сосредоточено на закреплении и устранении пробелов, выявленных после go-live. Планируя график обучения стратегически, вы можете гарантировать, что сотрудники будут готовы и уверены, когда Workday выйдет в прод.

Как создать программу обучения для новых сотрудников?

Начните с плана по ролям, прикрепите руководство или видео к каждому этапу и отслеживайте завершение. С шаблоном Trupeer new-hire onboarding template каждый процесс фиксируется один раз и публикуется для каждого нового сотрудника, чтобы он мог следовать инструкциям.

Итог

Обучение Workday работает, когда оно соответствует вашей конкретной конфигурации, выстраивает последовательность подготовки менеджеров до запуска для сотрудников и обновляется с каждым релизом. Состав инструментов важен меньше, чем подход к контенту. Те предприятия, которые инвестируют в библиотеки контента под роли, получают показатели внедрения, оправдывающие инвестиции в Workday; те, кто этого не делает, внедряют Workday и называют это обучением. Фокусируясь на адаптированном обучении под роли и поддерживая материалы в актуальном состоянии, вы сможете добиться более высоких показателей внедрения и максимизировать ценность ваших инвестиций в Workday.