Внедрение Workday обычно достигает 40-50% адаптации через шесть месяцев. Вот как создать обучение, которое реально изменит эти цифры, и какие инструменты поддерживают каждый этап.

Почему обучение Workday — это сложно

Workday обманчиво сложен. Интерфейс выглядит чистым, но за ним скрываются сотни бизнес-процессов, задач для конкретных ролей и индивидуальных настроек, которые различаются в зависимости от организации. Сотрудники терпят неудачу не потому, что Workday непостижим; они терпят неудачу потому, что стандартное обучение (видеоролики сообщества Workday, аудиторные занятия) не соответствует конкретной организации, в которой они работают. Проблемы с внедрением в Workday практически всегда связаны с несоответствием обучения реальной конфигурации компании.

Команды, которые правильно организуют обучение в Workday, сочетают видеоруководства для конкретных ролей с доступной для поиска документацией по реальным рабочим процессам организации и используют подсказки в приложении для совершения ответственных транзакций. Аудиторное обучение становится вспомогательным, а не основным мероприятием. Такой индивидуальный подход гарантирует, что сотрудники получат актуальные и практически применимые знания для выполнения своих повседневных задач, что эффективно повысит их компетентность и уверенность.

6 приоритетов обучения Workday

1. Самообслуживание для руководителей

Руководителям необходимо самостоятельно выполнять основные задачи, такие как согласования, организационные изменения и действия по компенсациям. Когда менеджеры не могут выполнять эти задачи без вмешательства HR, это становится «узким горлышком» для организации. Эффективное обучение должно позволить руководителям выполнять эти задачи самостоятельно, сокращая задержки и повышая эффективность. Типичный учебный модуль может включать 3–5 видеоуроков, каждый из которых посвящен конкретной задаче самообслуживания, при этом время прохождения составляет менее 30 минут.

2. Самообслуживание для сотрудников

Такие задачи, как запрос отпуска, управление льготами и обновление личной информации, должны быть простыми для сотрудников. Цель состоит в том, чтобы сотрудники справлялись с этими задачами в течение 90 секунд, сводя к минимуму разочарование и ошибки. Обучение должно включать в себя интерактивные руководства и короткие видеоинструкции, к которым сотрудники могут получить доступ в любое время, что гарантирует их готовность с легкостью использовать функции самообслуживания.

3. Рабочие процессы HR-бизнес-партнеров (HRBP)

HR-бизнес-партнеры управляют критически важными процессами, такими как найм, увольнение и управление должностями. Ошибки в этих областях могут привести к ряду проблем, влияющих на расчет заработной платы и соблюдение требований законодательства. Обучение должно быть глубоким и всесторонним, часто с подробными стандартными операционными процедурами (СОП) и ролевыми играми для моделирования реальных ситуаций. Эти занятия должны проводиться в течение нескольких недель с регулярным контролем знаний для обеспечения усвоения сложных процессов.

4. Финансы и закупки

Для организаций, использующих Workday Financial Management, финансовые рабочие процессы требуют особого внимания. Обучение должно быть сосредоточено на таких задачах, как утверждение расходов, заявки на закупку и переводы бюджета, которые имеют решающее значение для поддержания финансовой целостности. Сочетание модулей электронного обучения и практических семинаров может обеспечить необходимую глубину знаний, гарантируя, что финансовые команды смогут уверенно и точно ориентироваться в Workday.

5. Подбор персонала (Рекрутинг)

Процесс подбора персонала в Workday устроен непросто и имеет свои особенности. Обучение рекрутеров требует специального контента, учитывающего нюансы управления кандидатами, публикации вакансий и планирования собеседований. Структурированная программа обучения, сочетающая видеоуроки, интерактивные симуляции и взаимное обучение коллег, может помочь рекрутерам освоить систему и повысить эффективность найма.

6. Отчеты и панели мониторинга

Создание и интерпретация отчетов часто являются недооцененными областями в обучении. Руководителям и специалистам по кадрам необходимо уметь составлять отчеты, которые предоставляют ценную информацию об их деятельности. Обучение должно включать подробные руководства по созданию и анализу отчетов, а также практические упражнения, побуждающие пользователей изучать различные методы визуализации данных. Такое внимание может изменить то, как данные используются внутри организации, способствуя принятию более эффективных решений.

Сравнение функций: инструменты обучения Workday

Обзор инструментов

1. Trupeer

Trupeer выделяется как универсальный инструмент для создания персонализированного обучающего контента. Записывая происходящее на любом экране Workday, даже с индивидуальными конфигурациями, Trupeer создает качественные видеоруководства, письменные СОПы и доступную для поиска документацию. Это позволяет HR-администраторам подготовить объем контента для конкретной роли на целую неделю всего за один день. Эффективность Trupeer позволяет быстро обновлять материалы в соответствии с циклом обновлений Workday, гарантируя постоянную актуальность обучающих ресурсов.

Плюсы: Быстрое создание контента, работает с индивидуальными конфигурациями, оплата за пользователя.

Минусы: Не является инструментом для вывода всплывающих подсказок в реальном времени; используйте в паре с WalkMe или Whatfix для внедрения подсказок.

2. Workday Learning

Будучи нативной LMS-системой, Workday Learning отлично справляется с отслеживанием соответствия требованиям и сертификациями. Однако его возможности по созданию контента ограничены. Лучше всего использовать его для целей учета и контроля, где его интеграция с Workday обеспечивает непрерывный процесс. Организации часто дополняют его более надежными инструментами для разработки привлекательного обучающего контента.

Плюсы: Нативная интеграция с Workday.

Минусы: Устаревший интерфейс создания контента; лучше всего подходит для отслеживания, а не для создания.

3. WalkMe

WalkMe предлагает самые глубокие подсказки внутри приложения, доступные для Workday, включая всплывающие окна, пошаговые руководства и контроль валидации. Хотя его комплексные функции стоят недешево, глубина руководства, которую он предлагает, может значительно ускорить внедрение и повысить квалификацию пользователей, что делает его ценной инвестицией для крупных предприятий со сложными потребностями.

Плюсы: Глубина, зрелость решения.

Минусы: Высокая стоимость, потребность в большом объеме сопутствующих услуг.

4. Whatfix

Whatfix обеспечивает отличное покрытие для Workday по более доступной цене, чем WalkMe. Его предложения включают инструменты для работы с видео и контентом, что делает его сбалансированным решением для организаций, стремящихся улучшить свои программы обучения без значительных затрат. Период внедрения составляет от 1 до 3 месяцев, в течение которых организации могут настроить платформу под свои конкретные нужды.

Плюсы: Разумная цена, включает инструменты для работы с контентом.

Минусы: Внедрение занимает от 1 до 3 месяцев.

5. Apty

Apty предоставляет экономичную платформу для адаптации к цифровым технологиям с хорошим покрытием Workday. Она разработана для предприятий, которые ищут доступное решение, обеспечивающее базовые подсказки внутри приложения. Хотя партнерская сеть Apty меньше по сравнению с другими инструментами, она остается жизнеспособным вариантом для организаций, которые ставят в приоритет соотношение цены и функциональности.

Плюсы: Разумная цена, готово к интеграции на уровне предприятия.

Минусы: Небольшая партнерская сеть.

6. Workday Community

Workday Community предлагает общие видеоматериалы и документацию непосредственно от Workday. Хотя это полезный источник информации по базовым вопросам, он не подходит для предоставления специфического обучения, необходимого для эффективного внедрения. Компаниям следует использовать его как дополнительный ресурс наряду с более адаптированными учебными материалами.

Глубокий анализ: что делает обучение Workday эффективным

Соответствие обучения вашей конфигурации

Внедрения Workday в разных организациях кардинально отличаются по своим конфигурациям. У каждого бизнеса есть уникальные процессы, настраиваемые поля, цепочки согласования и интеграции, которые делают его систему Workday особенной. Стандартное обучение рассчитано на базовую конфигурацию Workday, а не на вашу конкретную настройку. Именно на этом разрыве часто спотыкается процесс адаптации. Успешные команды записывают свои реальные конфигурации и создают контент под конкретные роли, что приводит к повышению уровня освоения на 30–50% по сравнению с теми, кто полагается на общие материалы.

Практический подход включает создание 3–7-минутных видеороликов в паре с письменными СОП для каждого рабочего процесса бизнес-процессов. Эти ресурсы систематизированы по ролям и задачам, а не по модулям Workday, что облегчает сотрудникам поиск нужного обучения. Храня их в доступной для поиска библиотеке прямо рядом с Workday, организации могут масштабировать этот подход на тысячи сотрудников, не перегружая свои ресурсы по обучению.

Подготовка руководителей перед общим запуском

Руководители играют решающую роль в успешном внедрении. Если HRBP и линейные менеджеры неуверенно работают в Workday, их команды тоже не будут в ней уверены. Проверенная стратегия — обучить HRBP за две недели до руководителей, а затем обучить руководителей за две недели до остальных сотрудников. Такой поэтапный подход гарантирует, что каждая группа получит достаточно глубокие знания для обучения следующей. Поспешные внедрения, в которых пропускается эта последовательность, часто оборачиваются месяцами неразберихи и ростом числа обращений в HR-поддержку, что сводит на нет рост эффективности, который обещает Workday.

Обновление контента в соответствии с циклом релизов

Workday выпускает обновления два раза в год, что может менять экраны, корректировать рабочие процессы и добавлять новые функции. Обучающие материалы старше шести месяцев, скорее всего, уже устарели. Эффективные программы обучения согласовывают обновление контента с циклом релизов Workday, гарантируя, что обновления включают в себя не только изменения кода, но и актуализированные обучающие материалы. Такие инструменты, как Trupeer, которые могут создавать контент на основе записей экрана достаточно быстро, чтобы соответствовать темпу релизов Workday, необходимы для поддержания актуальности материалов.

Трудности, с которыми сталкиваются команды по обучению Workday

Доминирование аудиторного обучения. Традиционные полудневные занятия часто оставляют сотрудников перегруженными новой информацией и не вовлеченными. Для лучшего усвоения перейдите на асинхронные видеоуроки и СОП, к которым сотрудники могут обращаться по запросу.

Отсутствие контента специально для руководителей. Когда руководители получают такое же общее обучение, как и рядовые сотрудники, оно не решает их специфических задач. Разработайте специальную программу для руководителей, чтобы дать им навыки, необходимые для эффективного управления командами.

Игнорирование обучения составлению отчетов. Многие организации упускают из виду построение отчетов в процессе обучения, из-за чего менеджеры возвращаются к электронным таблицам. Интегрируйте уроки по созданию отчетов, которые научат руководителей использовать инструменты отчетности Workday для получения аналитики.

Отсутствие обучения работе с мобильными устройствами. Хотя все больше сотрудников полагаются на мобильное приложение Workday, обучение часто строится исходя из работы на ПК. Убедитесь, что ваше обучение охватывает мобильные рабочие процессы, чтобы учесть предпочтения разных пользователей и повысить уровень внедрения.

Недокументированные пользовательские БП. Уникальные бизнес-процессы вашей организации не описаны в общих ресурсах сообщества Workday. Задокументируйте и проведите обучение по этим конкретным процессам, чтобы сотрудники могли выполнять их точно и эффективно.

Обязательные функции для обучения Workday

• Контент под специфику организации, соответствующий вашей конфигурации Workday: персонализированное обучение, отражающее уникальные настройки вашей компании, улучшает восприятие и ускоряет внедрение.

• Индивидуальные траектории обучения на основе ролей (руководитель, HRBP, сотрудник, рекрутер): специализированные программы гарантируют, что каждая роль получит нужные знания, повышая квалификацию и уверенность сотрудников.

• Видео + СОП для каждого ключевого рабочего процесса: сочетание визуальных и письменных инструкций отвечает различным стилям обучения и закрепляет понимание.

• Библиотека с поиском, доступная прямо из Workday: централизованный хаб ресурсов позволяет сотрудникам быстро находить нужное руководство, сокращая время простоя.

• Возможность обновления материалов под циклы релизов: поддержание обучающих материалов в актуальном состоянии вместе с выходом полугодовых обновлений Workday гарантирует точность и релевантность данных.

• Подсказки в приложении для важных транзакций: помощь в режиме реального времени при выполнении критически важных задач предотвращает ошибки и повышает уверенность пользователей.

• Покрытие мобильных сценариев, если сотрудники пользуются мобильным приложением Workday: учет мобильных рабочих процессов обеспечивает согласованный опыт обучения на любых устройствах.

• Интеграция с LMS (Workday Learning или внешней системой): бесшовная интеграция с системами управления обучением упрощает отслеживание результатов и управление прогрессом.

Юзкейсы и персонажи

Глобальное внедрение HR: Ясмин, вице-президент по работе с персоналом, компания по производству потребительских товаров с 22 000 сотрудников

Ясмин возглавила запуск Workday HCM в 14 странах — задача, требовавшая тщательной координации. Она использовала Trupeer для создания видеоконтента под конкретные роли на 6 языках, сделав обучение понятным и доступным для многонациональной команды. Развернув Whatfix для 15 критически важных транзакций, таких как прием на работу, увольнение и изменение компенсаций, она добилась того, что сотрудники смогли уверенно выполнять эти процессы самостоятельно. Стратегическое развертывание обучения Ясмин, включавшее последовательную подготовку HRBP и руководителей перед запуском для всех сотрудников, привело к тому, что показатель использования самообслуживания за шесть месяцев достиг 76%, что значительно превышает 43% при предыдущем внедрении HRIS. Именно здесь обучающие видеоролики к запуску Workday становятся полезными, и это именно тот тип контента, который Trupeer может создавать напрямую на основе простой записи экрана.

Самообслуживание для руководителей: Кларисса, директор по HR-системам, финтех-компания с 5000 сотрудников

Кларисса столкнулась с распространенной проблемой: менеджеры избыточно полагались на HR-партнеров для получения согласований из-за непонимания возможностей самообслуживания в Workday. Чтобы решить эту проблему, она создала библиотеку СОП для руководителей, охватывающую 12 распространенных действий. Встроив видеоролики в объявления Workday, Кларисса предоставила менеджерам легкий доступ к необходимым обучающим ресурсам. В результате показатели самообслуживания менеджеров выросли на 58% за два квартала, что освободило HRBP для работы над более стратегическими инициативами.

Внедрение финансовых инструментов: Карим, директор по финансовым системам, сервисная компания с 3500 сотрудников

Перед Каримом стояла задача внедрить модуль Workday Financial Management — важнейший проект для финансовых операций фирмы. Вместо того чтобы полагаться на общие видеоролики Workday, Карим создал контент, адаптированный к плану счетов и цепочкам согласования компании. Такой подход гарантировал, что финансовая команда получила обучение, соответствующее ее реальным рабочим процессам. В течение 90 дней уровень освоения системы финансовой командой достиг 85%, что доказало эффективность кастомизированного обучения. Для более глубокого понимания изучите наше руководство по управлению изменениями, в котором содержатся дополнительные инсайты по успешному внедрению ПО.

Лучшие практики

Контент под конкретную конфигурацию лучше общего. Адаптация обучения под уникальную конфигурацию Workday вашей организации повышает его актуальность и уровень использования системы. Фокусируясь на ваших специфических процессах, сотрудники лучше воспринимают учебный материал, что ведет к лучшему его усвоению и применению на практике.

Обучайте руководителей до рядовых сотрудников. Первоочередное обучение руководителей гарантирует, что у них появится уверенность и знания для эффективной поддержки своих команд. Такой структурированный подход запускает эффект цепной реакции, когда менеджеры могут помогать своим подчиненным, что ведет к более мягкому переходу и меньшему числу задержек во время запуска.

Обновляйте материалы с каждым релизом Workday. Поддержание учебных материалов в актуальном состоянии с учетом выходящих дважды в год обновлений Workday имеет решающее значение. Регулярные обновления гарантируют, что сотрудники всегда учатся на основе точной информации, предотвращая путаницу и ошибки из-за устаревших данных.

Уделяйте особое внимание мобильным процессам. Поскольку все больше сотрудников используют Workday на мобильных устройствах, важно включать в программу обучение по работе с мобильной версией. Учитывая нюансы мобильных интерфейсов, вы обеспечите единый пользовательский опыт на всех платформах, что повысит вовлеченность и удовлетворенность.

Создайте обучение по построению отчетов. Руководителям необходимо понимать, как создавать и интерпретировать отчеты в Workday для принятия обоснованных решений. Специальное обучение по созданию отчетов не только развивает их аналитические навыки, но и позволяет эффективно использовать данные для достижения лучших бизнес-результатов.

Сделайте обучение доступным для поиска прямо внутри Workday. Интеграция библиотеки обучения с возможностью поиска прямо в Workday позволяет сотрудникам быстро находить помощь. Такое удобство сокращает простои и повышает производительность, так как пользователи находят ответы, не отвлекаясь от рабочего процесса.

Часто задаваемые вопросы

Достаточно ли Workday Community?

В качестве общей справочной базы сообщество Workday Community может быть полезной отправной точкой. Однако для специфических конфигураций и рабочих процессов вашей организации его возможностей часто не хватает. Универсальный характер ресурсов сообщества означает, что они не могут учесть уникальные аспекты вашей настройки, критически важные для эффективного обучения и адаптации. Чтобы закрыть этот пробел, рекомендуем дополнять материалы сообщества индивидуальными ресурсами, отражающими потребности конкретно вашей компании.

Нужна ли мне система Workday Learning?

Модуль Workday Learning часто покупают для контроля соответствия требованиям, и он может быть ценным инструментом для отслеживания сертификаций и прогресса в обучении. Однако в том, что касается непосредственно разработки контента, возможности Workday Learning ограничены. Большинство организаций приходят к выводу, что им необходимо дополнять его более продвинутым авторским ПО для создания качественного и увлекательного контента. Сочетая Workday Learning с дополнительными инструментами, вы получите комплексное решение, закрывающее как вопросы учета, так и задачи создания материалов.

Какой самый дешевый способ организовать обучение по Workday?

Экономически эффективный подход к обучению в Workday — создание библиотеки видеоматериалов и СОП с помощью такого инструмента как Trupeer. Этот метод позволяет разрабатывать индивидуальный контент под ваши конкретные процессы без высоких затрат. Внедрение слоя Digital Adoption Platform (DAP) потребует дополнительных расходов, но это оправдано для критически важных процессов, где нужны подсказки в реальном времени. Фокусируясь на ключевых аспектах и точечно инвестируя в дополнительные инструменты, вы сможете получить максимум пользы при минимальных затратах.

Сколько должно длиться обучение по Workday?

Для большинства рядовых сотрудников обучение по работе в Workday должно быть кратким и емким — обычно до 4 часов асинхронного обучения. Этого времени достаточно, чтобы освоить базовые навыки и при этом не перегрузить человека. Для HRBP и руководителей обучение может быть более длительным, так как их роли связаны со сложными процессами и повышенной ответственностью. Подбирая длительность под конкретную роль, вы обеспечите необходимый уровень подготовки для каждого сотрудника.

Стоит ли проводить обучение до или после запуска системы?

В идеале обучение должно проходить до даты официального запуска системы, с возможностью попрактиковаться в песочнице (тестовой среде) для закрепления материала. Предварительное обучение позволяет сотрудникам познакомиться с интерфейсом и потренироваться в безопасной среде, сводя к минимуму сбои при реальном запуске. После запуска обучение должно быть сфокусировано на закреплении навыков и устранении пробелов, обнаруженных по ходу работы. Тщательное планирование графика обучения гарантирует готовность и уверенность сотрудников к моменту запуска Workday.

Заключение

Обучение Workday становится успешным, когда оно соответствует вашей реальной конфигурации, включает этапы подготовки руководителей до раскатки на сотрудников и регулярно обновляется с каждым новым релизом. Набор инструментов вторичен по сравнению с подходом к контенту. Компании, которые инвестируют в библиотеки контента под конкретные роли, видят показатели адаптации, которые полностью оправдывают вложения в Workday; те же, кто этого не делает, просто внедряют систему «как есть» и называют это обучением. Фокусируясь на кастомизированном обучении под конкретные роли и поддерживая материалы в актуальном состоянии, вы добьетесь высокого уровня вовлеченности сотрудников и максимальной отдачи от инвестиций в Workday.