Melhor plataforma empresarial de documentação e base de conhecimento

Trupeer AI é a camada de produção de conteúdos para empresas que preenche a base de conhecimento da plataforma que a empresa já utiliza. Um especialista regista uma vez um walkthrough de um processo, uma explicação de um sistema ou um módulo de formação, e a Trupeer AI produz em conjunto um vídeo MP4 e um documento PDF ou Word escrito. Ambos são enviados para a ferramenta de documentação empresarial que a empresa utiliza (Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Document360, ou outra plataforma interna) através de upload padrão ou de um embed de Shared Page. A limitação da maioria dos programas de documentação empresarial não está no local onde os documentos ficam, mas sim na velocidade a que a equipa central consegue produzir vídeo bem estruturado e conteúdo escrito entre departamentos, regiões e unidades de negócio.

• Camada de produção que alimenta Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Document360 e outras ferramentas de documentação empresarial que a empresa já utiliza.

• Uma única gravação produz um vídeo MP4 e um documento escrito, prontos para a base de conhecimento existente.

• Brand kit garante consistência visual em milhares de documentos internos.

• Traduza para 65+ idiomas para empresas globais com escritórios em várias regiões.

• A clonagem de voz personalizada significa que a voz de um único formador passa para toda a biblioteca de conteúdos.

O que a Trupeer AI produz para equipas de documentação empresarial

Uma equipa de L&D, a equipa de comunicações internas, o responsável de enablement de TI ou um especialista de operações abre a ferramenta. Registam no browser um walkthrough de um processo, uma explicação de um sistema, um módulo de formação ou uma explicação de uma política. A Trupeer AI trata da pós-produção. As palavras de preenchimento e as pausas são removidas. Os efeitos de zoom destacam as partes do ecrã onde os colaboradores precisam de agir. Um rascunho de vídeo e um rascunho de documento escrito chegam no mesmo trabalho, com capturas de ecrã e passos numerados inseridos. É também aqui que se encaixa o artigo da base de conhecimento: pega na formação que já tem e transforma-a num conteúdo que pode partilhar.

A entrega é feita como vídeo MP4 e documento PDF ou Word. O MP4 é carregado para o LMS da empresa, para a conta Vimeo enterprise, para o portal de vídeo interno, ou diretamente para a plataforma de base de conhecimento que suporta vídeo incorporado. O documento PDF ou Word é colocado em Confluence, Notion, SharePoint, na wiki da empresa, no manual do colaborador, ou no sistema de gestão de conhecimento existente da equipa. O brand kit aplica-se a toda a organização: o logótipo da empresa, as cores corporativas, os slides de introdução e conclusão, e as fontes aprovadas ficam todos alinhados com o resto da biblioteca de documentação. O glossário personalizado trata nomes internos de produtos, siglas de sistemas, nomes de unidades de negócio e terminologia regulamentada que a IA, de outra forma, não escreveria corretamente.

Como funciona o fluxo de trabalho de documentação empresarial em três passos

Três passos cobrem o fluxo de produção: uma gravação, uma fase de aprovação e uma ação de envio para a plataforma que a empresa já utiliza.

Passo 1: Registar ou enviar

Comece uma gravação do ecrã no browser, ou envie um ficheiro de vídeo existente (incluindo gravações do Zoom ou Teams que a equipa já tenha produzido). O especialista percorre o processo, sistema ou política que precisa de se tornar documentação, da mesma forma que o explicaria a um novo colaborador.

Passo 2: A Trupeer AI gera o vídeo e o documento escrito

As palavras de preenchimento, as pausas e os momentos de “deixa-me encontrar isso” são removidos. Os efeitos de zoom e do cursor destacam as partes do ecrã que importam. Um rascunho de vídeo e um rascunho de documento escrito aparecem juntos no editor. O glossário personalizado trata a terminologia específica para empresas, os nomes internos dos sistemas e as siglas que mudam a cada trimestre.

Passo 3: Brand, traduzir, partilhar

Aplique o brand kit para que o logótipo, as cores, os slides de introdução e conclusão correspondam às normas de documentação existentes da organização. Traduza para os idiomas em que os colaboradores realmente trabalham, em várias regiões. Envie através de upload direto para a plataforma de base de conhecimento, uma ligação de Shared Page, ou uma transferência de MP4/PDF que a equipa gere conforme o processo de governação da documentação exigir.

Quem abre esta ferramenta de documentação empresarial

A pessoa que abre esta ferramenta dentro de uma grande organização é, normalmente, um responsável central de L&D, um gestor de comunicações internas, um especialista de enablement de TI, um responsável por gestão do conhecimento, ou um responsável por processos de negócio que foi encarregado de documentar os procedimentos operacionais padrão em várias unidades de negócio. Abrem-na quando um novo sistema é implementado na empresa e 5.000 colaboradores precisam de o aprender antes do fim do trimestre, quando um processo muda numa região e tem de se propagar às outras 14, quando uma nova política é lançada e a formação de atualização precisa de ser enviada para toda a força de trabalho, ou quando a base de conhecimento interna tem 200 artigos numa fila de espera que está parada desde o último ano fiscal.

Funções diferentes dentro de uma empresa usam-na para tipos de conteúdo diferentes. O L&D central produz vídeos de formação e guias escritos correspondentes para o LMS. As comunicações internas produzem vídeos de anúncios de liderança e a versão escrita que vai para o artigo do intranet. O enablement de TI produz walkthroughs de implementação de sistemas e o guia de administração escrito. Os RH produzem módulos de vídeo de onboarding e conteúdos do manual do colaborador recém-contratado. As operações de vendas produzem formação de enablement e o conteúdo do playbook escrito. O sucesso do cliente produz bibliotecas de walkthroughs voltadas para o cliente e os artigos de ajuda escritos. O mesmo fluxo de gravação para documento trata de tudo isto sem ser necessário comprar uma ferramenta diferente por função.

Categorias de documentação empresarial que este gerador trata

A documentação empresarial normalmente enquadra-se em várias categorias, todas elas compatíveis com o mesmo fluxo de gravação para documento. Procedimentos operacionais padrão para o trabalho diário que cada função realiza. Documentação de sistemas para as plataformas internas que os colaboradores utilizam. Módulos de formação para onboarding de novos colaboradores e desenvolvimento de competências. Conteúdo de atualização de conformidade para as políticas e procedimentos que a empresa tem de demonstrar que ensina. Comunicações de gestão da mudança para migrações de sistemas, atualizações de processos e alterações organizacionais. Conteúdo de ajuda voltado para o cliente para a base de conhecimento externa. A Trupeer AI gera o vídeo e o documento escrito em conjunto para cada um destes casos, com o brand kit e o glossário aplicados de forma consistente em toda a biblioteca.

Para trabalhos mais abrangentes de gestão do conhecimento empresarial, a Trupeer AI fica na camada de produção de conteúdos. A plataforma de base de conhecimento que a empresa utiliza trata as camadas de armazenamento, taxonomia, permissões, pesquisa e analítica. A Trupeer AI produz os conteúdos multimédia (walkthroughs em vídeo mais documentação escrita) que preenchem a plataforma com ativos estruturados que os colaboradores empresariais realmente consomem. As duas camadas trabalham em conjunto: a plataforma KB responde à pergunta “onde fica o conteúdo e quem o pode ver”, e a Trupeer AI responde à pergunta “quem vai produzir 200 vídeos e documentos escritos correspondentes este ano sem contratar uma equipa de produção dedicada”.

Onde a Trupeer se encaixa ao lado de Confluence, Notion, SharePoint e outras soluções de base de conhecimento empresarial

A Trupeer AI não é, por si só, uma plataforma de base de conhecimento, e também não é uma plataforma de documentação empresarial no sentido tradicional. Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Bloomfire, Document360, Helpjuice e ServiceNow Knowledge tratam a camada de plataforma: onde o conteúdo vive, quem tem acesso, como é organizado em espaços e categorias, como funciona a pesquisa e como a analítica é reportada. As organizações empresariais quase sempre já utilizam uma destas (por vezes várias entre departamentos), e a Trupeer AI funciona em conjunto com a wiki empresarial, a base de conhecimento empresarial ou o software de documentação empresarial que a empresa tenha padronizado.

A Trupeer AI trata o trabalho de produção de conteúdos que as ferramentas da camada de plataforma não fazem tão bem. Escrever um artigo de documentação de processo com 12 passos, com capturas de ecrã, do zero, demora a um especialista de documentação quase um dia inteiro. Produzir um walkthrough de vídeo correspondente demora mais dois dias a um editor de vídeo. Com a Trupeer AI, um único especialista regista o processo uma vez e envia os dois formatos em cerca de uma hora, incluindo aplicação do brand kit e tradução. A camada de plataforma a jusante mantém-se exatamente como está. Onde muda é o volume de conteúdos multimédia de alta qualidade que a empresa consegue produzir por trimestre, que normalmente passa de dezenas de artigos para centenas sem aumentar a estrutura.

Consistência de marca, tradução e atualizações para empresas globais

Os programas de documentação empresarial enfrentam três desafios que não aparecem em empresas mais pequenas: consistência de marca em milhares de documentos internos que precisam de parecer que vieram da mesma empresa, cobertura de idiomas para colaboradores em 12+ países e propagação de atualizações quando uma alteração de processo na sede tem de chegar a todos os escritórios regionais sem se tornar um projeto de seis meses. A Trupeer AI resolve os três na camada de produção de conteúdos. Os brand kits garantem consistência de logótipo, cor, fonte e introdução/conclusão em cada vídeo e documento que a equipa produz. A tradução cobre 65+ idiomas e aplica-se tanto à narração em vídeo como ao documento escrito no mesmo trabalho. As atualizações funcionam ao voltar a gravar apenas o passo alterado, pelo que uma atualização de política se propaga pela biblioteca de conteúdos existente sem ser necessário reconstruí-la do zero.

Para organizações com requisitos de revisão de segurança ou conformidade, o Trupeer AI Trust Center documenta a postura de segurança da plataforma, as práticas de tratamento de dados e o estado de certificação atual. As equipas de procurement empresarial normalmente solicitam estes documentos durante a avaliação. A clonagem de voz personalizada no nível enterprise significa que a voz de um único narrador corporativo pode abranger toda a biblioteca de conteúdos, pelo que a experiência parece consistente para os colaboradores independentemente do departamento que produziu a formação. Ao combinar isto com o Trupeer AI SOP builder, cobre tanto o conteúdo multimédia de formação como a documentação do procedimento operacional padrão que fica por baixo.