Gerador Gratuito de Processos de Negócio

O gerador de processos de negócio da Trupeer AI faz uma gravação do ecrã de como o trabalho acontece, de facto, e transforma-a em documentação completa do processo de negócio: uma visita guiada em vídeo, bem produzida, mais um guia do processo por escrito, pronto para partilhar, marcar com a marca e traduzir para 65+ idiomas. Líderes de operações, equipas de melhoria de processos e analistas de processos de negócio usam-no para captar como o processo funciona hoje — o primeiro passo em falta na maioria dos projetos de melhoria de processos de negócio e de automação de processos de negócio.

• Registe o processo de negócio uma vez. Obtenha vídeo e documentação do processo por escrito no mesmo trabalho.

• Captura o processo tal como ele acontece, e não como alguém se lembra dele ou como o mapa original do processo o descreve.

• Atualize gravando novamente apenas a etapa alterada. O resto da documentação do processo mantém-se.

• Traduza a documentação para 65+ idiomas para equipas globais a executar o mesmo processo de negócio em diferentes regiões.

• Partilhe através de uma ligação para uma Shared Page com marca, incorporável em qualquer software de gestão de processos de negócio, intranet ou base de conhecimento.

O que a Trupeer AI produz para a documentação de processos de negócio

Alguém de operações regista o processo que está a ser executado: talvez o responsável pelas finanças a fazer o fecho mensal, o suporte a executar a transferência de escalonamento, ou as operações de vendas a fazer a atribuição de territórios. A Trupeer AI trata do resto. As palavras de preenchimento são removidas, a instabilidade do cursor é suavizada e os efeitos de zoom destacam as partes do ecrã onde o trabalho está, de facto, a acontecer. É por isso que se adapta bem às templates de planos de negócio de onde o processo e a documentação provêm da mesma fonte.

O resultado é um vídeo bem produzido e um guia do processo por escrito, no mesmo trabalho. O vídeo mostra o processo a decorrer. O guia por escrito decompõe-no em etapas numeradas com capturas de ecrã. Públicos diferentes tendem a preferir formatos diferentes. Os aprendizes visuais veem o vídeo. As pessoas que executam o processo pela primeira vez seguem o guia por escrito. Auditores e equipas de conformidade recebem um registo em papel que prova como o processo funciona, de facto, e não como o template original de documentação do processo dizia que deveria funcionar.

O brand kit aplica-se automaticamente: logótipo da empresa, cores, fontes, slides de introdução e de encerramento — tudo corresponde ao resto da biblioteca de documentação da empresa. Os nomes de produtos e os nomes das ferramentas internas mantêm-se consistentes através de um glossário personalizado, o que é importante quando a documentação do processo de negócio referencia sistemas que a IA, de outra forma, não saberia como pronunciar ou escrever. A camada de gravação do ecrã com IA trata do destaque do cursor, do foco na região e do zoom automático nas interações da interface — algo que a maioria do software de gestão de processos ignora ou faz mal.

Como funciona o gerador de processos de negócio em três passos

O fluxo completo utiliza uma única gravação e produz documentação do processo pronta para envio. Sem uma fase separada de escrita, sem software de fluxogramas, sem backlog de documentação. A partir daí, o template de fluxo do processo é um passo natural seguinte, já que a documentação já está capturada.

Passo 1: Registe o processo de negócio no ecrã

Carregue em gravar no browser, capture o fluxo tal como ele é executado, ou carregue um ficheiro de vídeo existente. A IA trabalha com o que foi gravado. Sem guião de preparação, sem fluxograma separado, sem diagrama de processo de negócio para desenhar primeiro. Quanto mais rica for a gravação, mais rica será a documentação que sai do outro lado.

Passo 2: A Trupeer AI gera o vídeo e o guia do processo por escrito

As palavras de preenchimento são removidas. Os efeitos de zoom e do cursor são adicionados onde ajudam o utilizador a acompanhar o que está a acontecer no ecrã. Um vídeo de rascunho e um guia do processo por escrito de rascunho aparecem juntos no editor. O glossário personalizado aplica-se, pelo que os nomes internos dos produtos são escritos e pronunciados corretamente em ambos os resultados.

Passo 3: Marque com a marca, traduza e partilhe

Aplique o brand kit para que o logótipo da empresa, as cores e os slides de introdução/encerramento correspondam ao resto da biblioteca de documentação. Traduza para espanhol, mandarim, hindi, português ou qualquer uma das 65+ línguas que a empresa fala. Depois, envie através de uma ligação para uma Shared Page que a equipa pode incorporar em qualquer plataforma de gestão de processos de negócio, base de conhecimento, intranet ou centro de ajuda.

Quem abre, de facto, um gerador de processos de negócio

A pessoa que abre esta ferramenta é, normalmente, um responsável de operações, um analista de processos de negócio ou um gestor de melhoria de processos numa empresa em que a documentação de processos esteve no backlog durante, pelo menos, seis meses. O padrão é consistente: as pessoas séniores conhecem o processo porque o construíram. As pessoas mais recentes não. A lacuna manifesta-se em execução inconsistente, pedidos recorrentes de formação e conclusões de auditoria que demoram semanas a resolver. A Trupeer AI capta o processo da pessoa sénior enquanto ela ainda o está a executar, em vez de tentar extraí-lo através de uma entrevista, depois do facto.

O mesmo padrão aparece em todas as áreas. As equipas de finanças usam-no para fecho mensal, onboarding de fornecedores e fluxos de despesas. As equipas de RH usam-no para onboarding de colaboradores, inscrição em benefícios e fluxos de rescisão. As equipas de TI usam-no para encaminhamento de tickets, provisionamento de acesso a sistemas e resposta a incidentes. As equipas de conformidade usam-no para recolha de evidências durante auditorias, já que é uma gravação do processo real que a maioria dos auditores pede. Consultores de operações e especialistas em BPM recorrem a ele quando precisam de captar como um cliente funciona, de facto, antes de recomendarem melhorias.

Casos de uso para documentação de processos de negócio

A documentação de processos de negócio começa, normalmente, pelos fluxos de trabalho que são explicados a novos colaboradores a cada trimestre. Fecho mensal, aprovação de fornecedores, reatribuição de territórios, escalonamento de incidentes, reembolso ao cliente: cada equipa tem uma lista de processos que existem na cabeça de alguém e que precisam de passar a existir numa documentação partilhada. A Trupeer AI reduz a distância entre conhecer o processo e tê-lo documentado. O resultado funciona como um template de documentação do processo que a equipa pode adaptar para fluxos de trabalho relacionados, em vez de começar do zero cada vez.

Para trabalho de melhoria de processos de negócio, a Trupeer AI é a camada de documentação que fica antes da camada de melhoria. Mapear o estado atual é o pré-requisito para o alterar. As equipas de análise de processos de negócio usam as gravações como evidência de como o processo funciona, de facto, hoje — o que raramente é igual ao que o mapa original do processo diz que deveria ser. Consultores de melhoria de processos e especialistas em BPM usam a Trupeer AI como software de mapeamento de processos de negócio para a fase de captura do estado atual e, depois, avançam para as fases de análise e redesenho com documentação que todos concordam que descreve a realidade. Algumas equipas combinam-no com ferramentas formais de modelação de processos de negócio; outras usam o resultado da Trupeer diretamente como o seu diagrama de processo de negócio em funcionamento.

Para fluxos de trabalho de gestão de processos de negócio e de software de gestão de processos de negócio, a Trupeer AI trata da lacuna de documentação que as ferramentas tradicionais de gestão de processos de negócio (BPM) normalmente deixam ao cliente para preencher. Uma plataforma de gestão de processos de negócio ou um sistema de gestão de processos de negócio trata da modelação e da execução. As melhores pilhas de software de gestão de processos de negócio costumam combinar uma ferramenta de fluxos de trabalho, uma camada de software de documentação do processo e uma base de conhecimento. A Trupeer AI fica na camada de documentação do processo. Software de documentação do processo, como a Trupeer AI, alimenta o conteúdo a montante de que o resto da pilha de BPM depende.

Onde o gerador de processos de negócio se encaixa ao lado da automação de processos de negócio

As ferramentas de automação de processos de negócio e o software de automação de processos de negócio pegam num processo documentado e executam partes dele sem intervenção humana. A documentação é o pré-requisito. A maioria dos lançamentos de automação de processos de negócio com IA e de automação inteligente de processos de negócio fica bloqueada na segunda semana porque ninguém consegue produzir uma descrição suficientemente limpa do processo “as-is” para a ferramenta de automação o conseguir modelar. A Trupeer AI é o que fecha essa lacuna. Registe o fluxo de trabalho real, entregue a documentação à equipa de automação e avance para a fase de construção.

A mesma lógica aplica-se, de forma mais ampla, ao trabalho de transformação de processos de negócio. Quer a equipa esteja a passar de um processo manual para um que quer automatizar, a migrar sistemas, ou a executar um redesenho estrutural, o primeiro entregável é sempre o mesmo: uma descrição precisa e atual do modo como o processo funciona hoje. O trabalho de inteligência de processos de negócio depende disso. Os contratos de serviços de processos de negócio são definidos com base nisso e a maioria das soluções de processos de negócio no mercado mais alargado é avaliada com base no mesmo critério. O fluxo de gravação para documentação que a Trupeer AI trata é a entrada de que todos os esforços a jusante de processos de negócio precisam.

Atualizações: grave novamente apenas a etapa alterada e mantenha o resto do processo intacto

Os processos de negócio mudam constantemente, mas a documentação raramente acompanha. Quando a equipa de finanças adiciona um novo limite de aprovação, o processo de fecho muda. Quando os RH adicionam um novo fornecedor de verificação de antecedentes, o fluxo de onboarding muda. Após uma migração de um sistema de TI, o fluxo de provisionamento de acesso muda. A maioria das ferramentas de documentação lida com isto pedindo à equipa que reescreva as secções afetadas do zero. A Trupeer AI trata disso gravando novamente apenas a etapa alterada.

Voltar a gravar é mais rápido do que reescrever. A pessoa que gravou originalmente grava a nova versão da etapa que mudou. A IA reprocessa apenas esse segmento. Tanto o vídeo como o documento são atualizados no local. Qualquer ligação para uma Shared Page que a equipa de operações tenha distribuído no trimestre passado agora aponta para a versão atual, com a etapa atualizada integrada no resto da documentação. Qualquer pessoa que tenha guardado a ligação original ou a tenha incorporado na wiki da equipa recebe o novo conteúdo sem qualquer procura manual. Esse modelo de atualização é a diferença entre uma documentação de processos de negócio que envelhece bem e uma documentação de processos de negócio que se torna um problema no momento em que o processo muda. Ao combinar o gerador com o Trupeer AI SOP builder, cobre os procedimentos operacionais padrão que ficam por baixo do processo gravado.