Gerador de Processos de Negócio

O gerador de processos de negócio com IA da Trupeer faz uma gravação de ecrã do modo como o trabalho realmente acontece e transforma-a numa documentação de processos de negócio completa: uma apresentação em vídeo polida e um guia de processos escrito, prontos a partilhar, personalizar com a sua marca e traduzir em mais de 65 idiomas. Os líderes de operações, equipas de melhoria de processos e analistas de processos de negócio utilizam-no para registar como o processo corre hoje em dia, que é a primeira etapa em falta na maioria dos projetos de melhoria e automação de processos de negócio.

• Grave o processo de negócio uma vez. Obtenha o vídeo e a documentação escrita do processo na mesma tarefa.

• Regista o processo tal como ele realmente corre, e não como alguém se lembra dele ou como o mapa original do processo de negócio o descreve.

• Atualize gravando novamente a etapa que foi alterada. O resto da documentação do processo permanece inalterado.

• Traduza a documentação em mais de 65 idiomas para equipas globais que executam o mesmo processo de negócio em várias regiões.

• Partilhe através de um link de Página Partilhada personalizada com a sua marca que pode ser incorporado em qualquer software de gestão de processos de negócio, intranet ou base de conhecimento.

O que a IA da Trupeer produz para a documentação de processos de negócio

Alguém nas operações grava a execução do processo: talvez o responsável financeiro a fazer o fecho mensal, o suporte a executar a transferência de escalonamento ou as operações de vendas a fazer a atribuição de territórios. A IA da Trupeer trata do resto. As palavras de hesitação são removidas, a vibração do cursor é suavizada e os efeitos de zoom destacam as partes do ecrã onde o trabalho está realmente a acontecer.

O resultado é um vídeo polido e um guia de processo escrito na mesma tarefa. O vídeo mostra o processo em execução. O guia escrito divide-o em etapas numeradas com capturas de ecrã. Diferentes públicos preferem formatos diferentes. Os aprendizes visuais veem o vídeo. As pessoas que executam o processo pela primeira vez seguem o guia escrito. Os auditores e equipas de conformidade obtêm um rasto documental que prova como o processo corre na realidade, e não como o modelo original de documentação do processo dizia que deveria correr.

O kit de marca é aplicado automaticamente: o logótipo corporativo, as cores, os tipos de letra e os diapositivos de introdução e encerramento correspondem à biblioteca de documentação da empresa. Os nomes dos produtos e das ferramentas internas permanecem consistentes através de um glossário personalizado, o que é importante quando a documentação do processo de negócio faz referência a sistemas que de outra forma a IA não saberia pronunciar ou soletrar. A camada de gravação de ecrã por IA trata do destaque do cursor, foco na região e zoom automático nas interações da interface do utilizador, algo que a maioria dos softwares de processos de negócio ignora ou faz mal.

Como funciona o gerador de processos de negócio em três etapas

O fluxo completo requer uma única gravação e produz documentação de processos pronta a publicar. Sem passos de escrita separados, sem software de fluxogramas, sem atrasos na documentação.

Etapa 1: Gravar o processo de negócio no ecrã

Clique em gravar no navegador, capte o fluxo de trabalho tal como é realmente executado ou carregue um ficheiro de vídeo existente. A IA trabalha sobre o que foi gravado. Sem guiões de preparação, sem fluxogramas separados, sem necessidade de desenhar primeiro um diagrama de processo de negócio. Quanto mais rica for a gravação, mais rica será a documentação final.

Etapa 2: A IA da Trupeer gera o vídeo e o guia de processo escrito

As palavras de hesitação são eliminadas. São adicionados efeitos de zoom e de cursor onde ajudarem o espetador a seguir o que está a acontecer no ecrã. Um rascunho do vídeo e um rascunho do guia de processo escrito aparecem juntos no editor. O glossário personalizado é aplicado, para que os nomes dos produtos internos sejam soletrados e pronunciados corretamente em ambos os formatos.

Etapa 3: Personalizar com a marca, traduzir e partilhar

Aplique o kit de marca para que o logótipo corporativo, as cores e os diapositivos de introdução/encerramento correspondam ao resto da biblioteca de documentação. Traduza para espanhol, mandarim, hindi, português ou qualquer um dos mais de 65 idiomas falados na empresa. Em seguida, envie através de um link de Página Partilhada que a equipa pode incorporar em qualquer plataforma de gestão de processos de negócio, base de conhecimento, intranet ou centro de ajuda.

Quem utiliza realmente um gerador de processos de negócio

A pessoa que abre esta ferramenta é normalmente um gestor de operações, analista de processos de negócio ou gestor de melhoria de processos numa empresa onde a documentação de processos está em atraso há pelo menos seis meses. O padrão repete-se: os colaboradores seniores conhecem o processo porque o criaram. Os mais recentes não. Esta lacuna traduz-se em execuções inconsistentes, pedidos de formação recorrentes e relatórios de auditoria que demoram semanas a resolver. A IA da Trupeer capta o processo do colaborador sénior enquanto este o executa, em vez de tentar extraí-lo através de entrevistas após o acontecimento.

O mesmo padrão verifica-se em várias funções. As equipas financeiras utilizam-no para fecho mensal, integração de fornecedores e fluxos de trabalho de despesas. As equipas de RH utilizam-no para a integração de colaboradores, inscrição em benefícios e processos de cessação de contrato. As equipas de TI utilizam-no para o encaminhamento de incidentes, atribuição de acessos ao sistema e resposta a incidentes. As equipas de conformidade utilizam-no para recolher provas durante as auditorias, visto que uma gravação do processo real é o que a maioria dos auditores solicita. Os consultores de operações e especialistas em BPM recorrem a ele quando precisam de registar como um cliente realmente trabalha antes de recomendarem melhorias.

Casos de uso para documentação de processos de negócio

A documentação de processos de negócio começa habitualmente com os fluxos de trabalho que são explicados aos novos contratados a cada trimestre. Fecho mensal, aprovação de fornecedores, redistribuição de territórios, escalonamento de incidentes, reembolso de clientes: cada equipa tem uma lista de processos que existem apenas na cabeça de alguém e precisam de passar para uma documentação partilhada. A IA da Trupeer encurta a distância entre conhecer o processo e tê-lo documentado. O resultado funciona como um modelo de documentação de processos que a equipa pode adaptar para fluxos de trabalho relacionados, em vez de começar do zero de cada vez.

Para trabalhos de melhoria de processos de negócio, a IA da Trupeer funciona como a camada de documentação que antecede a camada de melhoria. Mapear o estado atual é o pré-requisito para o alterar. As equipas de análise de processos de negócio utilizam as gravações como prova de como o processo corre hoje em dia, o que raramente coincide com o que o mapa de processo de negócio original diz que deveria acontecer. Os consultores de melhoria de processos e especialistas em BPM utilizam a Trupeer como o seu software de mapeamento de processos de negócio para a fase de captação do estado atual, avançando depois para as fases de análise e redesign com uma documentação em que todos concordam descrever a realidade. Algumas equipas associam-no a ferramentas formais de modelação de processos de negócio; outras utilizam o resultado da Trupeer diretamente como o seu diagrama de processos de negócio de trabalho.

Para fluxos de trabalho de gestão de processos de negócio e software de gestão de processos de negócio, a IA da Trupeer resolve a lacuna de documentação que as ferramentas tradicionais de BPM costumam deixar ao encargo do cliente. Uma plataforma de gestão de processos de negócio ou um sistema de gestão de processos de negócio tratam da modelação e da execução. As melhores soluções de software de gestão de processos de negócio combinam geralmente uma ferramenta de fluxo de trabalho, uma camada de software de documentação de processos e uma base de conhecimento. A IA da Trupeer situa-se na camada de documentação de processos. O software de documentação de processos como a IA da Trupeer alimenta o conteúdo que serve de base para o resto das ferramentas de BPM.

Como o gerador de processos de negócio se posiciona ao lado da automação de processos de negócio

As ferramentas e o software de automação de processos de negócio pegam num processo documentado e executam partes dele sem intervenção humana. A documentação é o pré-requisito. A maioria das implementações de automação de processos de negócio com IA e automação inteligente de processos de negócio estagna na segunda semana porque ninguém consegue produzir uma descrição suficientemente clara do processo atual para que a ferramenta de automação o possa modelar. A IA da Trupeer é o que colmata essa lacuna. Grave o fluxo de trabalho real, entregue a documentação à equipa de automação e avance para a fase de desenvolvimento.

A mesma lógica aplica-se, de forma mais ampla, ao trabalho de transformação de processos de negócio. Quer a equipa esteja a mudar de um processo manual para um que deseja automatizar, a migrar sistemas ou a realizar um redesign estrutural, o primeiro resultado pretendido é sempre o mesmo: uma descrição precisa do estado atual de como o processo decorre hoje. O trabalho de inteligência de processos de negócio depende disso. Os contratos de serviços de processos de negócio são geridos em função disso, e a maioria das soluções de processos de negócio no mercado alargado são avaliadas com base no mesmo critério. O fluxo de gravação para documentação que a IA da Trupeer realiza é o ponto de partida de que qualquer esforço subsequente de processos de negócio necessita.

Atualizações: grave novamente a etapa alterada, mantendo o resto do processo intacto

Os processos de negócio mudam constantemente, mas a documentação raramente acompanha essa evolução. Quando a equipa financeira adiciona um novo limite de aprovação, o processo de fecho altera-se. Os RH adicionam um novo fornecedor de verificação de antecedentes e o fluxo de integração muda. Após uma migração de sistema de TI, o fluxo de trabalho de atribuição de acessos é alterado. A maioria das ferramentas de documentação lida com isto pedindo à equipa que reescreva as secções afetadas do zero. A IA da Trupeer resolve isto gravando novamente apenas a etapa que foi alterada.

Gravar novamente é mais rápido do que reescrever. O autor original grava a nova versão da etapa que sofreu alterações. A IA processa novamente apenas esse segmento. Tanto o vídeo como o documento são atualizados diretamente. Qualquer link de Página Partilhada que a equipa de operações tenha distribuído no trimestre passado passa a apontar para a versão atual, com a etapa atualizada integrada no resto da documentação. Quem tiver adicionado o link original aos favoritos ou o tiver incorporado na wiki da equipa tem acesso ao novo conteúdo sem qualquer esforço manual. Este modelo de atualização é a diferença entre uma documentação de processos de negócio que envelhece bem e uma documentação de processos de negócio que se torna num fardo no momento em que o processo muda. Combinar o gerador com o criador de SOPs com IA da Trupeer abrange os procedimentos operativos normalizados que suportam o processo gravado.