Cada pagamento a fornecedores começa com um registo de fornecedor. Se esse registo estiver incorreto, tudo o que vem a seguir também fica comprometido: as faturas não conseguem ser associadas, os pagamentos são feitos para a conta bancária errada, o mesmo fornecedor é criado três vezes e os fraudadores encontram uma forma fácil de entrar. Os dados mestres de fornecedores são uma parte pequena da área financeira em volume, mas representam uma grande fatia do risco. Uma SOP de dados mestres de fornecedores dá ao seu equipa uma forma controlada de criar, alterar, rever e bloquear registos de fornecedores.

Este modelo de SOP gratuito de dados mestres de fornecedores cobre todo o ciclo de vida do registo do fornecedor, desde o novo pedido de fornecedor e a verificação até à aprovação, criação, alterações dos dados bancários, revisões periódicas e desativação. Inclui uma tabela de tratamento de exceções e os controlos que os auditores esperam. Copie a estrutura abaixo, veja um exemplo preenchido ou abra-a no Trupeer e personalize-a para a sua equipa.

O que é uma SOP de dados mestres de fornecedores?

Uma SOP de dados mestres de fornecedores é um procedimento operacional padrão para gerir registos de fornecedores no seu ERP ou sistema de procurement. Define quem pode solicitar, verificar, aprovar, criar, alterar e bloquear registos de fornecedores, quais os documentos e verificações necessários em cada etapa e como as alterações são registadas. Um bom modelo de SOP de dados mestres de fornecedores dá especial peso às alterações dos dados bancários e à prevenção de duplicados, as duas áreas em que os dados fracos de fornecedores causam mais danos.

Os dados mestres de fornecedores estão no início do ciclo de compras e pagamentos, pelo que esta SOP funciona em conjunto com o seu modelo de SOP procure to pay.

Porque precisa de uma SOP de dados mestres de fornecedores?

• O fraude nos pagamentos começa frequentemente nos dados do fornecedor. Fornecedores falsos e pedidos fraudulentos de alteração bancária dependem ambos de controlos fracos dos dados mestres.

• Os duplicados causam pagamentos duplicados. O mesmo fornecedor criado duas vezes facilita o pagamento de uma fatura duas vezes.

• Dados incorretos quebram processos. Dados fiscais, condições ou endereços errados causam falhas na associação, pagamentos em atraso e problemas de conformidade.

• Os auditores testam os controlos dos dados mestres. A segregação de funções, as aprovações e os registos de alterações precisam de procedimentos documentados.

• Muitas pessoas mexem nos dados do fornecedor. Procurement, AP, fiscalidade e conformidade têm de seguir as mesmas regras.

• Dados mestres limpos suportam automação e analytics. A análise de gastos e a associação automática dependem de registos corretos.

Quem utiliza um modelo de SOP de dados mestres de fornecedores?

• Equipas de dados mestres de fornecedores que criam e mantêm registos de fornecedores.

• Equipas de procurement que solicitam novos fornecedores e gerem relações com fornecedores.

• Equipas de contas a pagar (AP) que dependem de dados mestres corretos para pagar faturas.

• Equipas de fiscalidade e conformidade que verificam registo fiscal, sanções e documentação.

• Responsáveis de controlo financeiro que detêm os controlos dos dados mestres de fornecedores.

• Equipas de serviços partilhados, BPO e implementação de ERP que configuram ou migram dados mestres de fornecedores.

• Auditores internos e externos que analisam os controlos dos fornecedores.

Pré-visualize o modelo de SOP de dados mestres de fornecedores

O modelo abre com controlo de documentos, finalidade e âmbito e, em seguida, uma tabela de funções para quem solicita, procurement, a equipa de dados mestres de fornecedores, AP, fiscalidade e conformidade, e aprovadores. Seguem-se os padrões de dados: campos obrigatórios, convenções de nomenclatura, documentos e verificações. O procedimento cobre o ciclo de vida do registo do fornecedor em sete etapas, cada uma com passos numerados, responsáveis e resultados esperados. Uma tabela de tratamento de exceções define o que fazer com duplicados, pedidos de alteração suspeitos, correspondências com sanções e pedidos urgentes. O modelo termina com controlos, KPIs, registos e histórico de revisões. Todas as secções são editáveis, para que possa adicionar os nomes dos campos do seu ERP, níveis de aprovação ou verificações específicas por país.

Como personalizar este modelo no Trupeer

Passo 1: Abrir a secção Templates

Aceda à secção Templates no menu principal.

Passo 2: Selecionar e abrir um modelo

Clique em qualquer modelo com que pretenda trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expandir a visualização do modelo

Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Editar o modelo

Clique em Edit para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guardar o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Save para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualizar e afinar o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a opção Preview.

No ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como pretende.

Com um modelo de SOP de dados mestres de fornecedores pode:

• Criar registos de fornecedores da mesma forma todas as vezes: Um conjunto de campos obrigatórios, documentos e verificações.

• Prevenir fraude nos pagamentos: Verificar todas as alterações dos dados bancários através de um canal independente.

• Parar duplicados na origem: Verificar registos existentes antes de criar um novo.

• Manter os dados do fornecedor limpos: Rever e bloquear registos inativos ou incompletos num calendário.

• Passar auditorias com menos esforço: Apresentar aprovações, evidência de verificação e um registo completo de alterações.

O que um modelo de SOP de dados mestres de fornecedores tem de conter

Modelo de SOP gratuito de dados mestres de fornecedores: a estrutura para copiar

Copie a estrutura abaixo para o seu próprio documento ou abra-a no Trupeer e personalize-a.

1. Controlo de documentos. ID da SOP: [VMD-001]. Versão: [x.x]. Responsável: [Vendor master data lead]. Aprovador: [Finance controller]. Data de entrada em vigor: [date]. Próxima revisão: [date].

2. Finalidade. Esta SOP define como [Company] solicita, verifica, aprova, cria, altera, revê e bloqueia registos de dados mestres de fornecedores, para que os dados dos fornecedores sejam exatos, completos e protegidos contra fraude e duplicação.

3. Âmbito. Aplica-se a todos os registos de fornecedores para [entities] em [ERP or procurement system], incluindo fornecedores, prestadores de serviços e fornecedores pontuais. Exclui [employee records for expense reimbursement, covered by the expenses SOP].

4. Funções e responsabilidades.

5. Padrões de dados. Nome legal exatamente como no registo fiscal. Formato de endereço padrão. Campos obrigatórios: [legal name, tax ID, address, bank details, payment terms, contact]. Convenções de nomenclatura: [rules]. Documentos necessários: [tax certificate, bank confirmation letter, signed supplier form].

6. Procedimento.

Etapa 1: Solicitar um novo fornecedor. O responsável pela solicitação submete um novo pedido de fornecedor através de [form or system] com os dados do fornecedor, os documentos necessários e um motivo de negócio. Procurement confirma que o fornecedor é necessário.

Etapa 2: Verificar duplicados. A equipa de dados mestres de fornecedores procura registos existentes pelo nome legal, ID fiscal, conta bancária e endereço. Se existir uma correspondência, o pedido é rejeitado ou encaminhado para o registo existente.

Etapa 3: Verificar o fornecedor. Verifique o ID fiscal com [official source], faça a triagem do fornecedor e dos seus responsáveis contra listas de sanções e verifique os dados bancários através de um canal independente, como uma chamada para um contacto conhecido ou uma carta de confirmação bancária.

Etapa 4: Aprovar. O aprovador analisa o pedido e a evidência de verificação e aprova ou rejeita. O aprovador não pode ser a pessoa que solicitou ou criou o fornecedor.

Etapa 5: Criar o registo. A equipa de dados mestres de fornecedores cria o registo com todos os campos obrigatórios, anexa a evidência e define as condições de pagamento e o método de pagamento.

Etapa 6: Alterar um registo existente. As alterações são solicitadas através de [form or system], nunca apenas por email. As alterações dos dados bancários são verificadas ligando para o fornecedor através de um número já registado, e não de um número fornecido no pedido de alteração, e são aprovadas por alguém que não seja a pessoa que faz a alteração.

Etapa 7: Rever e bloquear. A cada [quarter], reveja fornecedores sem atividade em [12 months], registos incompletos e duplicados. Bloqueie ou desative registos que já não sejam necessários.

7. Tratamento de exceções.

8. Controlos. As pessoas que criam ou alteram fornecedores não podem aprová-los, emitir ordens de compra nem aprovar pagamentos. As alterações dos dados bancários precisam de verificação independente e de um segundo aprovador. Um relatório de todas as alterações aos fornecedores é revisto [weekly] por alguém fora da equipa de dados mestres de fornecedores. Fornecedores inativos são bloqueados num calendário.

9. KPIs. Tempo para criar um fornecedor, taxa de duplicados, registos com todos os campos obrigatórios, alterações bancárias verificadas antes do pagamento, fornecedores inativos bloqueados e conclusões de auditoria.

10. Registos. Pedidos, evidência de verificação, resultados da triagem de sanções, aprovações e registo de alterações, retidos por [period].

11. Histórico de revisões. Versão, data, resumo da alteração, autor e aprovador.

Exemplo de SOP de dados mestres de fornecedores: uma alteração dos dados bancários

Veja como a SOP funciona para um pedido comum. Os detalhes são apenas ilustrativos.

Chega um email do “accounts team” de um fornecedor a pedir para atualizar os dados bancários antes do próximo pagamento. A equipa de dados mestres de fornecedores não altera nada com base no email. Em vez disso, pede ao fornecedor que submeta o formulário formal de alteração e, depois, liga para o fornecedor usando o número de telefone já registado no registo do fornecedor. O contacto financeiro do fornecedor confirma o pedido e os novos dados da conta. A equipa de dados mestres de fornecedores atualiza o registo e anexa a nota da chamada e o formulário, e uma segunda pessoa que não fez a alteração aprova-o. A alteração aparece no relatório semanal de alterações aos fornecedores, que é revisto pelo responsável de AP.

Se o contacto conhecido do fornecedor tivesse dito que nunca pediu uma alteração, a equipa de dados mestres de fornecedores bloquearia os pagamentos ao fornecedor, alertaria o responsável de controlo financeiro e reportaria a tentativa de fraude.

Controlos a incorporar na SOP

KPIs a acompanhar

• Tempo para criar um fornecedor: do pedido completo ao registo ativo.

• Taxa de duplicados: registos duplicados encontrados como parte de todos os registos.

• Completude do registo: parte dos registos com todos os campos obrigatórios.

• Alterações bancárias verificadas: parte das alterações bancárias verificadas de forma independente antes do pagamento.

• Fornecedores inativos bloqueados: registos inativos bloqueados em cada revisão.

• Conclusões de auditoria: problemas nos dados mestres de fornecedores levantados por auditoria interna ou externa.

Defina os seus próprios objetivos e estabeleça uma linha de base antes de alterar o processo.

Como construir a SOP a partir de gravações

1. Escolha uma tarefa, como criar um fornecedor, verificar duplicados ou processar uma alteração bancária.

2. Registe o membro da equipa que faz isso melhor no seu ERP, narrando cada verificação e a evidência que recolhe.

3. Gere a SOP e o vídeo com Trupeer e, em seguida, adicione os seus campos obrigatórios, níveis de aprovação e regras de verificação.

4. Preencha a tabela de exceções com base em casos reais, tentativas de fraude anteriores e conclusões de auditoria.

5. Obtenha aprovação do responsável de dados mestres de fornecedores e do responsável de controlo financeiro.

6. Publique e forme, e atualize a SOP sempre que o seu sistema ou controlos mudarem; veja controlo de versões da SOP.

Que formato usar

Passo a passo com uma tabela de exceções é adequado para criação e alterações de fornecedores. É o formato que o modelo acima utiliza.

Checklist é adequado para verificação, para que cada documento e verificação necessários sejam confirmados antes da aprovação.

Formulário de pedido é adequado para pedidos de novos fornecedores e alterações, capturando a mesma informação todas as vezes.

Folha de cálculo ou relatório é adequado para revisão do registo de alterações e limpeza periódica.

Boas práticas para gerir dados de fornecedores

• Nunca altere dados bancários apenas com base em email.

• Verifique usando dados de contacto que já tem, e não os fornecidos no pedido.

• Verifique duplicados por ID fiscal e conta bancária, não apenas pelo nome.

• Mantenha a criação de fornecedores separada de compras e pagamentos.

• Revise o registo de alterações regularmente e investigue qualquer coisa invulgar.

• Forme todas as pessoas que mexem nos dados do fornecedor, incluindo AP e procurement, sobre sinais de alerta de fraude.

Erros comuns a evitar

• Permitir que AP ou procurement criem fornecedores de que também fazem encomendas ou pagamentos.

• Aceitar alterações bancárias em papel timbrado ou por email sem retorno de chamada.

• Procurar duplicados apenas pelo nome, sem considerar variações e abreviaturas.

• Nunca limpar fornecedores inativos.

• Não anexar evidência aos registos, para que os auditores não consigam ver o que foi verificado.

Checklist da SOP de dados mestres de fornecedores

• O controlo de documentos está completo, com responsável e data de revisão.

• As funções mantêm a criação de fornecedores separada de compras e pagamentos.

• Os padrões de dados e os documentos necessários estão definidos.

• Cada etapa desde o pedido até ao bloqueio tem passos numerados.

• As alterações bancárias precisam de verificação independente e de um segundo aprovador.

• A tabela de exceções cobre duplicados, pedidos suspeitos, correspondências com sanções e fornecedores urgentes ou pontuais.

• O registo de alterações é revisto num calendário.

• Os KPIs e os registos estão especificados.

Como o Trupeer o ajuda a construir e manter a sua SOP de dados mestres de fornecedores

A Genpact utilizou esta abordagem baseada em gravações para um rollout global do Workday, transformando sessões de processos gravadas em mais de 500 materiais de formação em 20 workstreams, em cinco idiomas, para 140.000 colaboradores em 40 países, em 3 meses em vez de 12. Leia a história do cliente Genpact.

Descarregue o modelo gratuito de SOP de dados mestres de fornecedores

Abra o modelo no Trupeer, aplique o seu kit de marca, adicione os seus campos obrigatórios, níveis de aprovação e regras de verificação e partilhe-o com todos os que mexem nos dados do fornecedor. Obter o modelo gratuito de SOP de dados mestres de fornecedores.

Modelos relacionados

• Modelo de SOP de contas a pagar

• Modelo de SOP com exceções

• Modelo de plano de gestão de procurement

• Modelo de plano de controlo de processos

• Modelo de checklist de fecho do mês

Perguntas Frequentes

O que é uma SOP de dados mestres de fornecedores?

É um procedimento operacional padrão para criar, alterar, rever e bloquear registos de fornecedores, cobrindo quem faz cada etapa, os documentos e verificações necessários, aprovações, exceções e controlos.

O que deve incluir uma SOP de dados mestres de fornecedores?

Controlo de documentos, finalidade e âmbito, funções, padrões de dados, documentos necessários, etapas para pedidos, verificações de duplicados, verificação, aprovação, criação, alterações e revisão periódica, uma tabela de exceções, controlos, KPIs e registos.

Como verificar alterações dos dados bancários do fornecedor?

Nunca confie no email ou na carta que solicitam a alteração. Ligue para o fornecedor usando um número já registado no registo do fornecedor, confirme a alteração e peça a aprovação de uma segunda pessoa antes de qualquer pagamento.

Quem deve poder criar fornecedores?

Uma equipa ou função dedicada de dados mestres de fornecedores que não emite ordens de compra nem aprova pagamentos, para que ninguém consiga criar um fornecedor e pagá-lo.

Como evitar fornecedores duplicados?

Procure registos existentes por ID fiscal, conta bancária e endereço, bem como pelo nome, antes de criar qualquer novo fornecedor, e reveja registos para duplicados regularmente.

Com que frequência devem ser revistos os dados mestres de fornecedores?

Revise o registo de alterações com frequência, por exemplo semanalmente, e reveja fornecedores inativos, registos incompletos e registos duplicados num calendário, por exemplo trimestral.

O que é um fornecedor pontual?

Um fornecedor pago uma vez e que não se espera voltar a utilizar. Muitos ERPs suportam registos de fornecedores pontuais, mas ainda assim precisam de verificação completa, incluindo dados bancários.

Existe um modelo de SOP de dados mestres de fornecedores em Word?

Sim. O Word é adequado para a SOP porque combina tabelas, como funções e exceções, com procedimentos passo a passo. Abra o modelo no Trupeer, personalize-o e exporte-o no formato de que precisa.

Existe um modelo de SOP de dados mestres de fornecedores em Excel?

A SOP funciona melhor como documento, mas muitas equipas mantêm o registo de pedidos, o registo de alterações e as verificações de qualidade dos dados no Excel, em conjunto com o documento.

Existe um modelo de SOP de dados mestres de fornecedores em PDF?

Sim. Exporte a SOP personalizada como PDF para distribuição apenas para leitura e mantenha a versão editável como versão principal.

O modelo de SOP de dados mestres de fornecedores é gratuito?

Sim. Registe-se gratuitamente para abrir o modelo no Trupeer, personalize-o e exporte-o.

Posso criar uma SOP de dados mestres de fornecedores a partir de uma gravação do ecrã?

Sim. Grave a sua equipa a criar e a alterar registos de fornecedores no seu ERP e o Trupeer transforma as gravações em SOPs passo a passo e vídeos que pode rever, aprovar e publicar.