Het is lanceerdag voor jouw nieuwe SaaS-platform. Het engineeringteam viert het, het product is live en de roadmap zit al vol met nieuwe functies. Maar terwijl de eerste grote klanten inloggen, beginnen de vragen binnen te komen: "Hoe stel ik SSO in?" "Waar vind ik de API-sleutels?" "Wat is de beste manier om mijn team aan boord te krijgen?" Plotseling realiseer je je dat alle kennis over integraties, workflows en probleemoplossing bij een paar sleutelpersonen leeft, en die mensen zijn al druk bezig met de volgende sprint.
Klinkt bekend? In snel veranderende B2B-omgevingen is technische documentatie vaak een bijzaak, gepropt tussen deadlines of geschreven door wie beschikbaar is. Het resultaat? Documenten die te veel aannemen, cruciale stappen overslaan en nieuwe gebruikers of partners verloren achterlaten. Wanneer documentatie gehaast of onvolledig is, vertraagt het inwerkproces, frustreert het klanten en creëert het knelpunten voor ondersteunings- en verkoopteams.
In dit artikel leer je hoe je technische documentatie voor B2B-producten moet benaderen, wanneer je moet beginnen, wat je moet opnemen en hoe je je documenten echt nuttig kunt maken voor klanten, partners en je eigen team. Laten we uitdiepen waarom geweldige documentatie niet alleen een mooi iets is, maar een zakelijke noodzaak is.
Wat is technische documentatie en waarom is het belangrijk?
Technische documentatie is in wezen elke geschreven gids of handleiding die mensen helpt begrijpen hoe ze iets technisch kunnen gebruiken, repareren of bouwen, of het nu software, hardware, een systeem of zelfs bedrijfsprocessen is. Het maakt complexe zaken makkelijker door ze op te splitsen in eenvoudige stappen, instructies of diagrammen, zodat gebruikers, ontwikkelaars of interne teams het werk zonder verwarring kunnen doen. Denk er aan als het instructieboekje dat bij een nieuw apparaat wordt geleverd of die stapsgewijze handleidingen die je online vindt voor softwaretoepassingen.
Waarom is het zo belangrijk? Omdat zonder goede documentatie, zelfs het slimste product of systeem onmogelijk te gebruiken of te onderhouden kan lijken. Het bespaart tijd door vragen te beantwoorden voordat ze gesteld worden, vermindert fouten door duidelijke instructies te geven en helpt teams en klanten op dezelfde pagina te blijven. Goede technische documentatie betekent minder frustratie, minder ondersteuningsverzoeken en een soepelere ervaring, of je nu een beginner bent die uitvindt hoe je moet beginnen of een ontwikkelaar die complexe functies integreert.
Wat is een gebruikershandleiding en hoe verschilt deze van technische documentatie?
Hoewel een gebruikershandleiding ook een voorbeeld van een technisch document is, kan deze vanwege het uitgebreide gebruik ook als een apart onderwerp worden behandeld en kan deze worden onderscheiden van andere soorten technische documenten. Een gebruikershandleiding is een eenvoudig en nuttig document dat je stap voor stap laat zien hoe je een product of software gebruikt. Het is gemaakt voor mensen die geen experts zijn en legt dingen uit in duidelijke, gemakkelijk te begrijpen taal. Of het nu gaat om het instellen van je nieuwe telefoon, het gebruik van een keukenapparaat of het navigeren in een nieuwe app, een gebruikershandleiding helpt je snel op weg en helpt veelvoorkomende problemen op te lossen zonder stress. Het bevat vaak dingen zoals hoe je moet installeren, basisfuncties, probleemoplossingstips en veelgestelde vragen.
Gebruikershandleidingen zijn bedoeld om je leven gemakkelijker te maken door fungeren als een vriendelijke helper die je door de stappen leidt, zodat je je zelfverzekerd voelt bij het gebruik van het product. Ze komen in vele vormen, van gedrukte boekjes en PDF's tot video's en tutorials binnen de app, en richten zich op duidelijke instructies in plaats van diepgaande technische details. Het doel is om gebruikers snel hun problemen te laten oplossen en het product zonder verwarring te laten genieten.
Gebruikershandleiding | Technische Documentatie | |
Doel | Helpt dagelijks gebruikers om een product eenvoudig en effectief te bedienen. | Biedt diepgaande technische informatie voor ontwikkelaars, ingenieurs en ondersteuningsteams over hoe het product werkt en hoe het onderhouden moet worden. |
Doelgroep | Ontworpen voor niet-technische of casual gebruikers. | Bedoelt voor technische experts met gespecialiseerde kennis. |
Inhoudsdetails | Bevat eenvoudige, duidelijke, stapsgewijze instructies en probleemoplossingstips. | Bevat gedetailleerde architectonische diagrammen, voorbeeldcode en systeemontwerpen. |
Taalstijl | Maakt gebruik van eenvoudige, conversatiële taal zonder jargon. | Gebruikt technische termen en gaat uit van eerdere domeinkennis. |
Reikwijdte | Focus op hoe de functies van het product veilig en effectief te gebruiken. | Deelt productontwerp, ontwikkelingsprocessen, testen en onderhoud diepgaand. |
Formaat | Maakt gebruik van illustraties, screenshots, en opsommingstekens voor duidelijkheid. | Bevat vaak formele diagrammen, tabellen en codesnippets. |
Doel | Om ervoor te zorgen dat gebruikers zonder verwarring met het product kunnen omgaan. | Om technische teams in staat te stellen met implementaties, probleemoplossing en updates. |
Hoe schrijf je technische documentatie met Trupeer
Hier zijn 7 stappen om de best mogelijke technische documentatie te maken. Geweldige technische documentatie draait om het gemakkelijk maken van dingen voor echte mensen, of ze nu klanten, ontwikkelaars of je eigen teamleden zijn. Als je wilt dat je documenten echt helpen, hier is een eenvoudig, praktisch proces dat je kunt volgen voor elke gebruiks situatie:
Stap 1: Identificeer Je Doelgroep en Definieer het Onderwerp
De beste how-to gidsen delen één kenmerk: ze richten zich op één specifiek onderwerp.
Bijvoorbeeld: "Hoe meeting notities in te stellen met Notion AI" is veel duidelijker dan "Hoe Notion AI te gebruiken."
Als je net begint, houd je gids dan eenvoudig en scherp afgebakend.
Bepaal voor wie je het maakt: een prospect, een klant of een interne teamlid.
Beginners hebben misschien meer stapsgewijze begeleiding nodig, terwijl ervaren gebruikers misschien diepere productinzichten willen.
Stap 2: Leg je Proces Vast Met Trupeer
Installeer de Trupeer Chrome-extensie en neem je scherm op terwijl je de taak uitvoert.
Loop gewoon door elke stap en leg uit wat je aan het doen bent, Trupeer neemt automatisch zowel je scherm als je stem op als video.
Al een opname? Geen probleem.
Je kunt bestaande video's (tot 5 minuten of 150 MB) rechtstreeks naar Trupeer uploaden in standaardformaten. 💡 Tip: Kies bij het opnemen je invoertaal voor nauwkeurige transcriptie later.
Stap 3: Laat Trupeer Automatisch Je Gids Genereren
Na het opnemen ga je naar het Document-tabblad linksboven.
De AI van Trupeer analyseert je video en haalt onmiddellijk de belangrijkste stappen eruit, en combineert screenshots, acties en beschrijvingen in een conceptgids.
Het is alsof je een AI-assistent hebt die je schermopname omzet in gestructureerde documentatie.
Stap 4: Verbeter en Pas Je Inhoud Aan
Trupeer bevat een op Word lijkende editor, dus bewerken voelt natuurlijk en intuïtief aan, zonder dat er codering vereist is.
Je kunt:
Stappen opnieuw ordenen of hernoemen
Annotaties en hyperlinks toevoegen
Screenshots bewerken of verwijderen
Aanvullende uitleg of visuals invoegen
Deze flexibiliteit helpt je om je gids tot in de perfectie te polijsten.
Stap 5: Personaliseer of herschrijf met AI
Moet je je gids aanpassen voor een andere doelgroep?
De herschrijffunctie van de AI van Trupeer laat je de dezelfde inhoud onmiddellijk aanpassen voor beginners, gevorderde gebruikers of verschillende productversies, zonder iets opnieuw op te nemen.
Voeg gewoon je instructies toe en Trupeer past de toon en diepte dienovereenkomstig aan.
Stap 6: Lokaliseer voor Wereldwijde Teams
Als je doelgroep zich over meerdere regio's uitstrekt, ondersteunt Trupeer vertaling in meer dan 9 talen.
Dit maakt je hoe-to gidsen toegankelijk wereldwijd en vermindert inwerkfrictie voor meertalig teams of klanten.
Stap 7: Exporteer en Deel Overal
Als je tevreden bent met je gids, exporteer deze dan als PDF, Word of Markdown, of deel het rechtstreeks via een link of embed het in je Kennisbasis, LMS of Helpcentrum.
💡 Pro Tip: Trupeer kan ook je geschreven gids omzetten in een how-to video (MP4), perfect voor videotutorials of snelle visuele leren.
Door deze stappen te volgen, krijg je technische documentatie die echt nuttig is, gemakkelijk te gebruiken is en ervoor zorgt dat iedereen op dezelfde pagina blijft, ongeacht welk type project je aan het werk bent.
Welke fouten moet je vermijden bij het maken van technische documentatie?
Wanneer je technische documentatie samenstelt, is het gemakkelijk om in een paar veelvoorkomende valkuilen te vallen die je documenten verwarrend, moeilijk te gebruiken of gewoon frustrerend voor lezers kunnen maken. Het doel is om dingen duidelijk en nuttig te maken, dus het vermijden van deze fouten zal je gebruikers veel hoofdpijn besparen en je documentatie veel effectiever maken.
Hier zijn vijf veelvoorkomende fouten om op te letten, elk met een korte uitleg om je te helpen deze te vermijden:
Je doelgroep negeren:
Schrijven zonder rekening te houden met wie je documentatie leest is een recept voor verwarring. Als je taal of voorbeelden gebruikt die niet overeenkomen met de ervaring van je lezers, zullen ze moeite hebben om te volgen. Tailor altijd je inhoud aan hun vaardigheidsniveau en behoeften, of ze nu beginners of experts zijn.
Overbelasten met onnodige details:
Je documenten volstoppen met elk mogelijk feit of technisch detail kan gebruikers overweldigen en de belangrijke zaken verstoppen. Focus op wat echt nuttig en uitvoerbaar is, en laat alles weg dat de lezer niet helpt om hun probleem op te lossen of het product te begrijpen.
Jargon en ongeëxplecite termen gebruiken:
Verschillende acroniemen of technische taal gebruiken zonder duidelijke uitleg maakt je documentatie moeilijk te begrijpen. Definieer nieuwe termen onmiddellijk en houd je taal zo eenvoudig mogelijk, zodat lezers niet hoeven op te zoeken om je instructies te volgen.
Slechte organisatie en structuur:
Als je documentatie gewoon een muur van tekst is of zonder duidelijke secties van links naar rechts springt, zullen gebruikers verloren gaan. Gebruik koppen, opsommingstekens en een logische flow om informatie gemakkelijk te vinden en volgen. Een goed georganiseerde doc bespaart tijd en frustratie voor iedereen.
Documenten verouderen:
Verouderde instructies of screenshots kunnen leiden tot fouten en verwarring. Maak het tot een gewoonte om je documentatie regelmatig te herzien en bij te werken, vooral na productwijzigingen of nieuwe releases. Verse, nauwkeurige documenten bouwen vertrouwen op en houden gebruikers tevreden.
Wat zijn voorbeelden van technische documenten? (Met sjablonen)
Technische documenten komen in vele vormen en maten, maar ze dienen allemaal het doel om mensen te helpen begrijpen, gebruiken, onderhouden of een product of systeem effectiever te bouwen. Van gedetailleerde gidsen voor ontwikkelaars tot eenvoudige handleidingen voor dagelijks gebruikers, deze documenten fungeren als essentiële hulpmiddelen die problemen oplossen, workflows verbeteren en ervoor zorgen dat iedereen op één lijn blijft.
Gebruikershandleidingen
Gebruikershandleidingen kunnen ook een onderdeel zijn van technische documentatie. Gebruikershandleidingen zijn als vriendelijke handleidingen die mensen stap voor stap leren hoe ze een product moeten gebruiken. Ze richten zich op het helpen van dagelijks gebruikers om snel op te starten, functies met vertrouwen te gebruiken en veelvoorkomende problemen zonder stress op te lossen. Of het nu gaat om een smartphone of software, deze handleidingen zorgen ervoor dat gebruikers zich niet verloren voelen.
Gebruikershandleiding Sjabloon
Introductie
Beschrijf het product en de doelgebruikers. Leg het doel van de handleiding en de belangrijkste voordelen uit.
Vereisten
Een lijst van hardware, software of kennis die nodig is voor gebruik.
Instelling/Installatie
Stapsgewijze instructies voor installatie of instelling.
Basisgebruik
Duidelijke, genummerde stappen voor veelvoorkomende taken met korte uitleg. Gebruik minimaal screenshots, alleen als dat essentieel is.
Geavanceerde functies
Leg optionele of geavanceerde functies uit en hoe ze te gebruiken.
Probleemoplossing & Veelgestelde vragen
Veelvoorkomende problemen en snelle oplossingen.
Contact & Ondersteuning Details
API Documentatie
API-documentatie is geschreven voor ontwikkelaars die software systemen willen aansluiten of integreren. Ze leggen de beschikbare functies uit, hoe verzoeken te verzenden, verwachte antwoorden, authenticatiedetails en foutafhandeling. Duidelijke API-documentatie is essentieel voor een soepele ontwikkelaarservaring en snellere integratie.
API Documentatie Sjabloon
Introductie
Korte overzicht van de API, doelontwikkelaars en typische gebruikssituaties.
Vereisten
Authenticatie sleutels, omgeving instellen, afhankelijkheden.
Basis-URL & Authenticatie
Hoofd-URL voor API-eindpunten en authenticatiemethoden.
Eindpunten
Eindpuntnaam en -omschrijving
Probleemoplossing Gidsen
Deze documenten helpen gebruikers bij het identificeren van problemen en deze zelf op te lossen. Ze bevatten een lijst van veelvoorkomende fouten, oorzaken en stap-voor-stap oplossingen, waardoor de afhankelijkheid van ondersteuningsteams wordt verminderd en problemen sneller weer op de rails komen.
Probleemoplossing Gids Sjabloon
Introductie
Korte overzicht van het product of systeem en veelvoorkomende problemen die gebruikers kunnen tegenkomen.
Symptomen & Foutmeldingen
Lijst van typische problemen, foutcodes en wat gebruikers misschien zien.
Stapsgewijze oplossingen
Duidelijke instructies voor het diagnosticeren en oplossen van elk probleem.
Tips & Preventieve Maatregelen
Adviezen om veelvoorkomende fouten of terugkerende problemen te vermijden.
Escalatie & Ondersteuning
Wanneer en hoe contact op te nemen met de ondersteuning als de gids het probleem niet oplost.
Veelgestelde vragen
Snelle antwoorden op veelgestelde vragen bij probleemoplossing.
Kennisbases
Kennisbases zijn online bibliotheken vol met veelgestelde vragen, hoe-tos en beste praktijken. Deze doorzoekbare bronnen stellen gebruikers in staat om altijd antwoorden te vinden, waardoor zelfservice toeneemt en de klanttevredenheid verbetert. Trupeer.ai biedt zijn eigen geavanceerde kennisbasis platform aan dat dit naar een hoger niveau tilt door AI-gestuurde videozoekopdrachten te integreren. Dit betekent dat jouw team of klanten onmiddellijk specifieke, tijdstempels antwoorden kunnen krijgen uit je videotutorials en documentatie, zonder door lange teksten of langdurige video's te graven.
De kennisbasis van Trupeer ondersteunt multimedia-inhoud, waaronder interactieve video’s, AI-avatar, meertalige stemopnames en stapsgewijze gidsen, waardoor leren boeiend en toegankelijk is voor verschillende doelgroepen. Door al je productvideo's, handleidingen en SOP's te consolideren in één merkbare, gemakkelijk te navigeren locatie, helpt Trupeer herhalende telefoontjes en e-mails te verminderen. Dit bespaart je waardevolle tijd, omdat gebruikers snel de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben, geautomatiseerde intelligente antwoorden van de AI kunnen krijgen of rechtstreeks met video-inhoud kunnen chatten voor een dieper begrip. Het is een game changer voor het versnellen van onboarding, ondersteuning en samenwerking, waarbij je documentatie effectief wordt omgevormd tot een dynamische kennishub.
Kennisbasis Sjabloon
Overzicht
Doel van de handleiding en beoogde interne publiek.
Structuur & Navigatie
Categorieën, secties en indexinformatie.
Procedures & Beste Praktijken
Stapsgewijze workflows, beleidsomschrijvingen.
Tools & Systemen
Richtlijnen voor het gebruik van software/platform.
Probleemoplossing & Contacten
Bijdrage Richtlijnen
Hoe teamleden inhoud kunnen toevoegen of bewerken.
Herzieningsgeschiedenis
Technische Ontwerp Documentatie
Dit soort documenten is bedoeld voor ingenieurs en architecten en geeft details over systeemarchitectuur, technologieën, interfaces, datastromen en ontwerpbeslissingen. Het helpt bij ontwikkeling en toekomstig onderhoud, waardoor complexe systemen gemakkelijker consistent en schaalbaar te houden zijn.
Technische Ontwerp Documentatie Sjabloon
Overzicht
Doel, reikwijdte en beoogde publiek van het ontwerp.
Systeemarchitectuur
Hoogwaardige diagrammen en beschrijvingen van belangrijke componenten.
Technologieën & Tools
Lijst van frameworken, talen en platformen die worden gebruikt.
Gegevensstroom & Interfaces
Hoe gegevens door het systeem bewegen en hoe componenten met elkaar interageren.
Ontwerpbeslissingen & Redenen
Belangrijke keuzes die zijn gemaakt en de redenen daarachter.
Beperkingen & Aanname
Beperkingen, afhankelijkheden en aanname.
Herzieningsgeschiedenis
Logboek van wijzigingen en updates van het ontwerp.
Onderhouds Gidsen
Onderhoudsdocumenten begeleiden de voortdurende zorg voor hardware of software, en dekken routinecontroles, updates, back-ups en het omgaan met incidenten. Ze zorgen ervoor dat systemen langdurig en betrouwbaar blijven.
Onderhouds Gids Sjabloon
Introductie
Doel van de gids en welke systemen of producten het dekt.
Routine Onderhoudstaken
Lijst van reguliere controles, updates en schoonmaakstappen.
Back-up & Herstelprocedures
Instructies voor gegevensback-up en systemen herstellen.
Incident Handling
Stappen voor het omgaan met onverwachte problemen of storingen.
Onderhoudsschema
Aangeraden frequentie voor elke taak.
Rapportage & Documentatie
Hoe je voltooide onderhoudt moet loggen en problemen rapporteren.
Project- en Bedrijfsdocumentatie
Deze omvatten projectplannen, bedrijfsnormen, voorstellen en whitepapers. Ze helpen teams bij het afstemmen van doelen, processen en verwachtingen, en zorgen ervoor dat iedereen efficiënt in dezelfde richting beweegt.
Project- en Bedrijfsdocumentatie Sjabloon
Project Overzicht
Samenvatting van doelen, reikwijdte, en belanghebbenden.
Vereisten & Doelstellingen
Gedetailleerde lijst van wat het project wil bereiken.
Tijdlijn & Mijlpalen
Belangrijke data, afleveringen en voortgangscontroles.
Rol & Verantwoordelijkheden
Wie wat doet en contactinformatie.
Budget & Middelen
Geschatte kosten, tools en benodigdheden.
Risico's & Mitigatie
Potentiële uitdagingen en hoe ze aan te pakken.
Statusupdates & Rapportage
Hoe de voortgang zal worden gevolgd en gecommuniceerd.
Bijlagen
Ondersteunende documenten, verwijzingen en aanvullende informatie.
Elk van deze technische documenten wordt op verschillende onderdelen van productontwikkeling, klantenondersteuning en interne workflows toegepast en werkt samen om een soepele en succesvolle ervaring voor teams en gebruikers te creëren.
Meer dan alleen Documenten maken - Waarom Trupeer AI een Game Changer is
Hier is het ding: het creëren van technische documentatie of gebruikershandleidingen zou geen eindeloze vergaderingen, herhaalde oproepen of verloren uren betekenen aan het opnieuw uitleggen van hetzelfde proces. Met Trupeer.ai kun je je schermopnames of walkthroughs omzetten in videotutorials, technische documentatie onmiddellijk genereren en een doorzoekbare kennisbasis voor je team of klanten opbouwen, allemaal op één plek.
Dit betekent dat elke belangrijke workflow, on-boarding stap of probleemoplossing altijd toegankelijk is, ongeacht wanneer, of wie hulp nodig heeft. In plaats van te moeten haasten om dezelfde vragen te beantwoorden tijdens gesprekken of chats, kan je team en gebruikers gewoon de kennisbasis doorzoeken of gebruik maken van Trupeer’s AI-videozoekopdracht. Wil je dieper graven? Ze kunnen rechtstreeks met de videotutorial zelf chatten en specifieke antwoorden krijgen die op hun context zijn gericht. Deze gestroomlijnde opzet bespaart ieders tijd, verhoogt de productiviteit en maakt kennisdeling moeiteloos.
Met andere woorden, met Trupeer.ai is documentatie geen klus, het is een slim, interactief hub dat je hele team in staat houdt en up-to-date houdt.
