Gebruik deze sjabloon
Voordat je een proces kunt verbeteren, automatiseren, uitbesteden of vervangen, moet je weten hoe het vandaag echt werkt. Niet hoe het beleid zegt dat het zou moeten werken, of hoe mensen het beschrijven in een workshop, maar de echte stappen, de systemen, de spreadsheets aan de zijkant en de uitzonderingen die alleen ervaren mensen kennen. Met een sjabloon voor as-is procesdocumentatie kun je dat op een consistente manier vastleggen, zodat elke latere beslissing uit hetzelfde accurate beeld vertrekt.
Dit gratis sjabloon voor as-is procesdocumentatie dekt procesomvang, rollen, systemen, activiteiten stap voor stap, inputs en outputs, controles, uitzonderingen, volumes, doorlooptijden en pijnpunten, inclusief een ingevuld voorbeeld. Het is bedoeld om te worden ingevuld op basis van een opname van het echte werk: neem op wie het proces uitvoert en zet de opname om in het as-is document. Kopieer de structuur hieronder, of open het in Trupeer en pas het aan.
Wat is een sjabloon voor as-is procesdocumentatie?
Een sjabloon voor as-is procesdocumentatie is een gestructureerd document om vast te leggen hoe een bedrijfsproces momenteel werkt. Het beschrijft wie wat doet, in welke volgorde, in welke systemen, met welke inputs, outputs en controles, plus de uitzonderingen, workarounds, volumes en pijnpunten die de prestaties beïnvloeden. Het resultaat is een basis voor verbetering, automatisering, systeemimplementatie, outsourcing of training.
De as-is beschrijft de huidige situatie; de to-be beschrijft het toekomstige ontwerp. Voor het verschil ertussen, zie as-is vs to-be proces.
Waarom documenteer je het as-is proces?
Het laat zien wat er echt gebeurt, inclusief workarounds en handmatige stappen die beleid niet toont.
Het onderbouwt verbetering met bewijs, zodat veranderingen echte problemen oplossen.
Het is het startpunt voor systeemprojecten, van requirements tot fit-gap analyse.
Het beschermt kennis die bij een paar ervaren mensen ligt.
Het ondersteunt overgangen en outsourcing, wanneer werk tussen teams verschuift.
Het biedt een basis om verbetering tegen af te meten.
Wie gebruikt een sjabloon voor as-is procesdocumentatie?
Businessanalisten en teams voor procesexcellentie die huidige processen in kaart brengen.
ERP- en systeemimplementatieteams die requirements en fit-gap analyse voorbereiden.
Shared services-, GBS- en BPO-teams die werk documenteren vóór een overgang.
Operations managers die op zoek zijn naar verbeter- en automatiseringskansen.
Auditors en risicoteams die controleren hoe controles in de praktijk werken.
Trainingsteams die moeten uitleggen wat er vandaag verandert.
Bekijk het sjabloon voor as-is procesdocumentatie
Het sjabloon opent met een procesoverzicht: naam, eigenaar, scope, trigger, resultaat en de opname waar het uit is vastgelegd. Daarna volgen rollen en systemen. De kern is een tabel met activiteiten stap voor stap met de rol, het systeem, de actie, inputs, outputs en de tijd voor elke stap. Afzonderlijke secties behandelen controles, uitzonderingen en workarounds, volumes en doorlooptijden, pijnpunten en verbeterideeën. Elke sectie is bewerkbaar, zodat je kolommen kunt toevoegen voor je eigen analyse.
Hoe pas je dit sjabloon aan in Trupeer
Stap 1: Open de sectie Templates
Ga in het hoofdmenu naar de sectie Templates.
Stap 2: Selecteer en open een sjabloon
Klik op een willekeurig sjabloon waarmee je wilt werken om het te openen.
Stap 3: Breid de sjabloonweergave uit
Indien nodig, breid de sjabloonweergave uit om de volledige indeling en details duidelijk te zien.
Stap 4: Bewerk het sjabloon
Klik op Bewerken om te starten met het aanpassen van het geselecteerde sjabloon.
In de editor kun je:
Nieuwe secties toevoegen
Opmaakregels definiëren of bijwerken
Een logo toevoegen en de positie en gerelateerde instellingen aanpassen
Stap 5: Sla je aangepaste sjabloon op
Nadat je alle noodzakelijke wijzigingen hebt doorgevoerd, klik je op Opslaan om het bijgewerkte sjabloon als je eigen sjabloon op te slaan.
Stap 6: Bekijk en verfijn het sjabloon
Wanneer je wilt zien hoe je aangepaste sjabloon eruitziet, open je de Voorvertoning.
Vanaf het voorvertoningsscherm kun je indien nodig direct verder aanpassingen maken, zodat het sjabloon precies verschijnt zoals jij het wilt.
Met een sjabloon voor as-is procesdocumentatie kun je:
Het echte proces vastleggen, niet het geïdealiseerde.
Elke procesdocumentatie op dezelfde manier vastleggen, zodat je ze kunt vergelijken.
Uitzonderingen en workarounds zichtbaar maken.
Verbeter-, automatiserings- en systeemprojecten starten op basis van bewijs.
Expertkennis behouden wanneer mensen doorstromen.
Wat een sjabloon voor as-is procesdocumentatie moet bevatten
Sectie | Waar het over gaat |
|---|---|
Procesoverzicht | Naam, ID, eigenaar, scope, trigger en resultaat |
Bron | De opname, interview of observatie waarop het document is gebaseerd, met datum |
Rollen | Wie elke stap uitvoert, goedkeurt en raadpleegt |
Systemen en tools | ERP, CRM, spreadsheets, e-mail en andere tools die worden gebruikt |
Activiteitenstappen | Elke stap met rol, systeem, actie, inputs, outputs en tijd |
Beslispunten | Waar het proces vertakt en op basis van welke regel |
Controles | Goedkeuringen, checks en reconciliaties |
Uitzonderingen en workarounds | Wat er gebeurt wanneer het standaardpad niet van toepassing is |
Volumes en doorlooptijden | Hoe vaak, hoeveel en hoe lang |
Pijnpunten | Wat traag, foutgevoelig of frustrerend is |
Verbeterideeën | Kansen die zijn opgemerkt tijdens het vastleggen |
Validatie | Wie bevestigde dat het document de werkelijkheid weerspiegelt, en wanneer |
Gratis sjabloon voor as-is procesdocumentatie: de structuur om te kopiëren
Kopieer de structuur hieronder in je eigen document, of open het in Trupeer en pas het aan.
1. Procesoverzicht. Procesnaam: [name]. Proces-ID: [ID]. Eigenaar: [role]. Scope: [start wanneer … eindigt wanneer …]. Trigger: [event]. Resultaat: [result].
2. Bron. Vastgelegd vanaf: [recording link, interview of observation]. Uitvoerder: [role]. Datum: [date].
3. Rollen.
Rol | Verantwoordelijkheden in dit proces |
|---|---|
[Role] | [What they do] |
4. Systemen en tools. [ERP, spreadsheets, e-mail, gedeelde schijven, andere tools.]
5. Activiteitenstappen.
Stap | Rol | Systeem | Actie | Inputs | Outputs | Tijd |
|---|---|---|---|---|---|---|
1 | [Role] | [System] | [Action] | [Input] | [Output] | [minutes] |
2 | [Role] | [System] | [Action] | [Input] | [Output] | [minutes] |
6. Beslispunten. [Bij stap X, als voorwaarde A dan …, anders …]
7. Controles. [Goedkeuringen, checks, reconciliaties en wie ze uitvoert.]
8. Uitzonderingen en workarounds.
Uitzondering of workaround | Wanneer het gebeurt | Wat mensen doen | Hoe vaak |
|---|---|---|---|
[Exception] | [Trigger] | [Workaround] | [Frequency] |
9. Volumes en doorlooptijden. Volume: [per dag, week of maand]. Cyclustijd: [start tot eind]. Pieken: [periode-einde, seizoensgebonden].
10. Pijnpunten. [Wat traag, handmatig, foutgevoelig of frustrerend is.]
11. Verbeterideeën. [Opmerkingen over kansen, zoals stappen verwijderen, automatiseren of standaardiseren.]
12. Validatie. Beoordeeld door: [process owner]. Datum: [date].
Voorbeeld van as-is procesdocumentatie: verwerking van leveranciersfacturen
Zo kan een deel van een as-is document eruitzien voor de verwerking van leveranciersfacturen. De details zijn illustratief.
Procesoverzicht. Verwerking van leveranciersfacturen. Eigenaar: AP-manager. Start wanneer een factuur binnenkomt; eindigt wanneer deze is geboekt of afgewezen. Vastgelegd op basis van een opname van een AP-medewerker die facturen van één dag verwerkt.
Stap | Rol | Systeem | Actie | Tijd |
|---|---|---|---|---|
1 | AP-medewerker | Facturen downloaden uit de gedeelde mailbox en opslaan in een map | 2 min | |
2 | AP-medewerker | Spreadsheet | Elke factuur loggen in de tracking spreadsheet | 1 min |
3 | AP-medewerker | ERP | Factuurgegevens handmatig invoeren | 4 min |
4 | AP-medewerker | ERP | Matchen met PO en goods receipt | 2 min |
5 | AP-medewerker | Als er een prijsverschil is, e-mail de inkoper en wacht op een reactie | Varieert | |
6 | AP-medewerker | ERP | De factuur boeken zodra de inkoper bevestigt | 1 min |
Uitzonderingen en workarounds. Facturen zonder PO worden per e-mail doorgestuurd naar de aanvrager. Prijsverschillen worden bijgehouden in een aparte kolom in een spreadsheet. Sommige leveranciers sturen facturen naar individuele inkopers, die ze dagen later doorsturen.
Pijnpunten. Handmatige gegevensinvoer, e-mailachtervolging voor goedkeuringen, geen zicht op facturen die wachten op inkopers.
Verbeterideeën. Factuurgegevens automatisch vastleggen, afwijkingen via de ERP-workflow routeren, één factuurmailbox publiceren voor alle leveranciers.
Hoe leg je het as-is vast door op te nemen
Interviews en workshops steunen op herinnering, en mensen vergeten uitzonderingen, spreadsheets aan de zijkant en de stappen die ze op automatische piloot doen. Het echte werk opnemen is sneller en nauwkeuriger:
Kies de persoon die het proces het vaakst uitvoert, niet de manager die het overziet.
Laat ze de echte taak uitvoeren opnemen, in de echte systemen, terwijl ze vertellen wat ze doen en waarom.
Vraag ze om de uitzonderingen te laten zien en de spreadsheets of e-mails die ze buiten het systeem gebruiken.
Zet de opname om in een document met activiteiten stap voor stap met Trupeer's AI screen recorder, en vul vervolgens de resterende secties van het sjabloon in.
Voeg volumes, doorlooptijden en pijnpunten toe uit systeemrapporten en een kort gesprek.
Valideer het document met de proces-eigenaar en een tweede persoon die het werk uitvoert.
Voor de vragen die je naast de opname moet stellen, gebruik je de process discovery checklist.
Hoeveel detail moet as-is documentatie hebben?
Niveau | Wat het beschrijft | Wanneer je het gebruikt |
|---|---|---|
End-to-end proces | Het volledige proces van trigger tot resultaat, in een paar fases | Scope bepalen en prioriteren |
Proces | De belangrijkste stappen en rollen | De meeste verbeter- en systeemprojecten |
Taak- en schermniveau | Elke klik, elk veld en elke beslissing | Taken met veel volume, hoog risico of veel uitzonderingen, automatisering en training |
Ga alleen naar taakniveau als dat echt nodig is. Voor de meeste processen is het procesniveau met de uitzonderingen erbij voldoende.
Hoe wordt as-is documentatie gebruikt?
Gebruik | Hoe de as-is helpt |
|---|---|
ERP- en systeemimplementaties | Basis voor requirements en fit-gap analyse; gebruik de fit-gap analysis template |
Procesverbetering | Laat zien waar tijd, fouten en rework vandaan komen |
Automatisering | Toont handmatige, op regels gebaseerde stappen die je kunt automatiseren |
Overgangen en outsourcing | Geeft het ontvangende team een compleet beeld van het werk |
Audit en controles | Laat zien hoe controles in de praktijk werken |
Training | Legt uit wat er verandert ten opzichte van vandaag in het nieuwe proces |
Voor automatisering specifiek, zie hoe je automatiseringskansen identificeert in gedocumenteerde processen.
Hoe analyseer je een as-is proces?
Zodra de as-is is gedocumenteerd, kijk je naar patronen die wijzen op verbetering:
Waar je op let | Wat het meestal betekent |
|---|---|
Stappen die buiten het hoofd-systeem worden uitgevoerd | Gaten in het systeem of de configuratie ervan |
Gegevens die meer dan eens worden ingevoerd | Kandidaten voor integratie of automatisering |
Wachttijd tussen stappen | Overdrachts- of goedkeuringsknelpunten |
Veelvoorkomende uitzonderingen | Onheldere regels, slechte data vanuit upstream of een proces dat niet past bij de werkelijkheid |
Stappen die alleen één persoon kan uitvoeren | Kennisrisico en een trainingsbehoefte |
Checks die steeds dezelfde fout opnieuw vangen | Een probleem dat je bij de bron moet oplossen |
Leg vast wat je vindt in de secties pijnpunten en verbeterideeën, met het bewijs uit de opname.
As-is documentatie voor overgangen en outsourcing
Wanneer werk tussen teams, locaties of leveranciers verschuift, wordt het as-is document de kern van de kennisoverdracht. Het ontvangende team heeft elke stap, uitzondering, contactpersoon en systeemtoegang nodig, niet alleen een samenvatting. Leg vast wat het huidige team doet voor elk proces, inclusief taken rond maandafsluiting en zeldzame taken, en gebruik de documenten als referentie tijdens shadowing en reverse shadowing. Een knowledge transfer gap analysis helpt bevestigen dat er niets ontbreekt voordat het ontvangende team het overneemt.
As-is documentatie voor ERP-projecten
Bij een ERP-implementatie wordt de as-is vroeg vastgelegd, vóór design workshops, en vormt het het bewijs achter elke requirement. Het laat zien welke huidige stappen, rapporten en workarounds het nieuwe systeem moet afhandelen, en hoeveel het werk van elke rol zal veranderen. Voor een volledige methode, zie SAP S/4HANA transformation: document as-is processes first.
Formatten voor as-is procesdocumentatie
Documenteer met stap-tabellen past bij de meeste processen en is wat dit sjabloon gebruikt.
Proceskaart of flowchart past bij het end-to-end overzicht, vooral met meerdere rollen en overdrachten.
Spreadsheet past bij grote procesinventarissen, met volumes, doorlooptijden en eigenaren.
Opname en video past bij het vastleggen van het echte werk en het tonen aan anderen.
Best practices voor as-is procesdocumentatie
Leg het echte werk vast, niet een beschrijving ervan.
Leg uitzonderingen en workarounds vast, waar de meeste problemen zich verstoppen.
Noteer de tools buiten het hoofd-systeem, zoals spreadsheets en e-mail.
Meet, niet gok, volumes en doorlooptijden waar je kunt.
Valideer met de mensen die het werk doen.
Repareer het proces niet terwijl je het documenteert. Leg het vast zoals het is, en verbeter het daarna.
Veelgemaakte fouten die je moet vermijden
Documenteer het beleid in plaats van de praktijk.
Interview managers in plaats van de mensen die het werk doen.
Laat uitzonderingen en workarounds weg.
Ga overal naar schermniveau, zodat de documentatie nooit afkomt.
Laat de as-is ongebruikt liggen in plaats van het te gebruiken voor verbetering, ontwerp en training.
Checklist voor as-is procesdocumentatie
Scope, trigger, resultaat en eigenaar zijn gedefinieerd.
Het document is gebaseerd op een opname of observatie, met de bron vermeld.
Rollen en systemen, inclusief tools aan de zijkant, staan vermeld.
Elke stap heeft een rol, systeem, actie, inputs, outputs en tijd.
Beslispunten en controles zijn gedocumenteerd.
Uitzonderingen en workarounds zijn vastgelegd met frequentie.
Volumes, doorlooptijden en pijnpunten zijn vastgelegd.
De proces-eigenaar heeft het document gevalideerd.
Hoe Trupeer je helpt het as-is vast te leggen door op te nemen
Uitdaging as-is | Hoe Trupeer helpt |
|---|---|
Interviews missen stappen en uitzonderingen | Leg het echte werk vast en Trupeer zet het om in een document met activiteiten stap voor stap met screenshots en een video |
Documenteren kost weken analysttijd | Eén opname wordt in minuten een concept as-is document |
Kennis zit bij een paar experts | Opnames behouden hun kennis wanneer mensen doorstromen |
Teams in meerdere landen doen hetzelfde proces anders | Leg elke locatie vast en vergelijk de documenten naast elkaar |
As-is en training zijn aparte projecten | Dezelfde opname-aanpak levert training op voor het nieuwe proces |
Genpact gebruikte deze aanpak waarbij je eerst opneemt voor een bedrijf-brede Workday-uitrol. Ze zetten opgenomen proces-sessies en SME walkthroughs om in meer dan 500 trainingsmaterialen voor 20 workstreams in vijf talen, voor 140.000 medewerkers in 40 landen, in 3 maanden in plaats van 12. Lees de Genpact customer story.
Voor een algemeen format voor procesdocumentatie buiten de as-is, zie de process documentation template.
Download het gratis sjabloon voor as-is procesdocumentatie
Open het sjabloon in Trupeer, neem je eerste proces op en zet het om in een as-is document dat je kunt delen en valideren. Get the free as-is process documentation template.
Gerelateerde sjablonen
Requirements traceability matrix template
Veelgestelde vragen
Wat is een sjabloon voor as-is procesdocumentatie?
Het is een gestructureerd document om vast te leggen hoe een proces vandaag werkt. Het behandelt scope, rollen, systemen, stappen, inputs en outputs, beslispunten, controles, uitzonderingen, volumes, doorlooptijden, pijnpunten en validatie.
Wat is het verschil tussen as-is en to-be procesdocumentatie?
As-is documentatie legt vast hoe het proces vandaag werkt. To-be documentatie beschrijft hoe het zal werken na de verandering. De as-is is de basis waarop de to-be is ontworpen.
Hoe documenteer je een as-is proces?
Definieer de scope, neem op wie het proces uitvoert terwijl die het echte werk doet, zet de opname om in documentatie met activiteiten stap voor stap, voeg controles, uitzonderingen, volumes en pijnpunten toe en valideer het met de proces-eigenaar.
Waarom leg je het as-is vast in plaats van te interviewen?
Opnames laten zien wat mensen echt doen, inclusief uitzonderingen, workarounds en tools aan de zijkant die vaak worden vergeten in interviews. Interviews zijn nog steeds nuttig voor context en volumes.
Hoe gedetailleerd moet as-is documentatie zijn?
Meestal op procesniveau met de uitzonderingen erbij. Ga alleen naar taak- en schermniveau voor taken met veel volume, hoog risico of veel uitzonderingen, of wanneer je van plan bent om te automatiseren of te trainen.
Wie moet het as-is proces documenteren?
Businessanalisten of teams voor procesexcellentie, samen met de mensen die het proces uitvoeren en gevalideerd door de proces-eigenaar.
Is er een sjabloon voor as-is procesdocumentatie in Word?
Ja. Word past bij de stap-tabellen en verhalende secties. Open het sjabloon in Trupeer, pas het aan en exporteer het in het formaat dat je nodig hebt.
Is er een sjabloon voor as-is procesdocumentatie in Excel?
Ja. Excel past bij procesinventarissen en stap-tabellen met volumes en doorlooptijden. Pas het sjabloon aan in Trupeer en exporteer het, of kopieer de structuur naar Excel.
Is er een sjabloon voor as-is procesdocumentatie PDF?
Ja. Exporteer het gevalideerde document als PDF voor goedkeuring en delen, en houd de bewerkbare versie als master.
Is het sjabloon voor as-is procesdocumentatie gratis?
Ja. Meld je gratis aan om het sjabloon in Trupeer te openen, pas het aan en exporteer het.
Wat moet je doen nadat je het as-is hebt gedocumenteerd?
Analyseer het op pijnpunten en kansen, ontwerp het to-be proces en gebruik het als basis voor requirements, automatisering, training en het meten van verbeteringen.
Kan ik as-is documentatie maken op basis van een schermopname?
Ja. Neem op terwijl de persoon het proces uitvoert, en Trupeer zet de opname om in een document met activiteiten stap voor stap als as-is met screenshots en een video.
