Een helder processtroomschema zet een complex workflow om in iets dat iedereen in één oogopslag begrijpt. Met Trupeer kun je uren besparen op het in kaart brengen van workflows door te starten met een gratis processtroomsjabloon, dit aan te passen met je brand guidelines en procesflows om te zetten in videowalkthroughs die elke stap tot leven brengen.

Wat is een processtroomsjabloon, en waarvoor is het?

Een processtroom, of flowchart, is een diagram dat de volgorde van stappen in een proces laat zien, met beslismomenten waar het pad splitst en pijlen die aangeven waar elk pad naartoe gaat.

Een processtroomsjabloon is een vooraf gebouwde versie: de vormen, de lay-outconventies en vaak een uitgewerkt voorbeeld, zodat je iets aanpast in plaats van vanaf een leeg canvas te beginnen.

Ze zijn echt nuttig voor twee taken. Een beslissing nemen: door de huidige situatie te tekenen kan een groep de overdrachten, lussen en goedkeuringen zien die niemand had meegerekend. En vertakken laten zien: waarbij de volgende actie van de lezer afhangt van wat die aantreft, en tekst dat niet kan uitdrukken zonder onleesbaar te worden.

Voor alles anders, en dat is het merendeel, is een flowchart een genummerde lijst die iemand heeft gemaakt die moeilijker te updaten is. Die claim is de kern van deze pagina, en het is het tegenovergestelde van wat een pagina met zoekresultaten vol sjabloongalerijen je zal vertellen.

Wanneer een flowchart het tekenen waard is

Drie situaties rechtvaardigen het.

Je probeert iets zichtbaar te maken. Door de huidige situatie van een proces te tekenen, met iedereen die het aanraakt in dezelfde ruimte, komen betrouwbaar dingen boven die niemand wist: de goedkeuring die twee keer gebeurt, de overdracht die vier keer tussen afdelingen kruist, de lus die een derde van de gevallen terugstuurt naar het begin. Dit is het meest waardevolle gebruik van een flowchart en het heeft niets te maken met het diagram dat daarna bewaard blijft.

De lezer moet kiezen. Troubleshooting, triage, geschiktheidschecks, escalatierouting. Waar de volgende actie echt afhangt van wat de persoon aantreft, wint een diagram of een beslissingsmatrix het van een genummerde lijst, omdat een genummerde lijst een volgorde suggereert die niet bestaat.

Het proces kruist meerdere rollen en de overdrachten zijn het punt. Daar zijn swimlanes voor, en het is een specifieker geval dan de populariteit van swimlane-sjablonen doet vermoeden.

Als geen van de drie van toepassing is, teken je een plaatje van een lijst. De lijst is sneller om te schrijven, makkelijker te lezen op een telefoon, doorzoekbaar en door iedereen te updaten. Ons process documentation template dekt die vorm.

Zo pas je dit sjabloon aan in Trupeer

Stap 1: Open de sectie Sjablonen

Ga naar de sectie Sjablonen in het hoofdmenu.

Stap 2: Selecteer en open een sjabloon

Klik op een willekeurig sjabloon waarmee je wilt werken om het te openen.

Stap 3: Breid de sjabloonweergave uit

Indien nodig, breid de sjabloonweergave uit om de volledige lay-out en details duidelijk te zien.

Stap 4: Bewerk het sjabloon

Klik op Bewerken om te starten met het aanpassen van het geselecteerde sjabloon.

In de editor kun je:

• Nieuwe secties toevoegen

• Opmaakregels definiëren of bijwerken

• Een logo toevoegen en de positie en gerelateerde instellingen aanpassen

Stap 5: Sla je aangepaste sjabloon op

Nadat je alle noodzakelijke wijzigingen hebt doorgevoerd, klik je op Opslaan om het bijgewerkte sjabloon als je eigen sjabloon op te slaan.

Stap 6: Bekijk en verfijn het sjabloon

Als je wilt zien hoe je aangepaste sjabloon eruitziet, open je de Voorvertoning.

Vanaf het voorvertoningsscherm kun je indien nodig direct verder aanpassingen maken, zodat het sjabloon precies verschijnt zoals jij het wilt.

Met een processtroomsjabloon kun je:

• Uren besparen op het in kaart brengen: Sla de lege pagina over met een structuur voor elke workflow.

• Complex werk visualiseren: Procesflows maken beslismomenten, overdrachten en knelpunten zichtbaar.

• In lijn blijven met je merk: Pas je logo, kleuren en lettertypen toe met de brand kit van Trupeer.

• Processen verbeteren: Een proces in kaart brengen is de eerste stap om het te verbeteren - het sjabloon maakt inefficiënties meteen duidelijk.

• Teams sneller trainen: Combineer procesflows met videowalkthroughs om nieuwe medewerkers snel in te werken.

• Werken met wereldwijde teams: Vertaal procesflows naar 65+ talen met één klik.

Tel de beslismomenten voordat je tekent

De snelste versie van de test duurt twee minuten.

Schrijf het proces uit als een genummerde lijst. Tel daarna de punten waarop iemand moet beslissen over iets dat bepaalt wat er vervolgens gebeurt. Geen stappen die kunnen mislukken, en geen goedkeuringen die altijd worden gegeven. Echte vertakkingen.

Minder dan drie, en de lijst is je document. Teken alleen een diagram als je het gebruikt voor een gesprek, en accepteer dat het leven ervan eindigt wanneer het gesprek eindigt.

Drie of meer, en een diagram verdient zijn plek, omdat de tekstversie nu kruisverwijzingen nodig heeft die lezers niet in hun hoofd kunnen vasthouden.

De reden dat dit ertoe doet is onderhoud, waar niemand aan denkt tijdens het tekenen. Tekst wordt door iedereen in seconden bewerkt. Een diagram heeft de tool nodig waarin het is getekend, een licentie voor die tool, het bronbestand in plaats van een geëxporteerde afbeelding, en vaak een herindeling omdat het invoegen van één vak alles anders uit de uitlijning duwt. Die asymmetrie is waarom flowcharts sneller verouderen dan elk ander type documentatie.

Waarom de meeste procesflows weggegooid moeten worden

De meest bruikbare herformulering die hier beschikbaar is, is dat een flowchart meestal een hulpmiddel is om na te denken, niet een document.

Getekend op een muur of whiteboard met de mensen die het werk doen, doet het iets wat tekst niet kan: het maakt de vorm van het proces in één keer zichtbaar, en die vorm is waar de verspilling zit. Die taak is binnen een paar uur afgerond.

De fout gebeurt daarna. Het diagram wordt netjes gemaakt tot een tekentool, geëxporteerd, opgeborgen en behandeld als documentatie. Vanaf dat moment is het een risico, omdat het afwijkt van de werkelijkheid en niemand het merkt, en het oogt gezaghebbend op een manier die een ruwe schets niet doet.

Een betere gewoonte: fotografeer de muur, leg de beslissingen die het opleverde vast in tekst en laat het diagram los. Teken het opnieuw wanneer je het proces opnieuw moet zien; dat kost een uur en laat je de huidige versie zien in plaats van die van twee jaar geleden.

Houd als bijgehouden diagram alleen de flows over die slagen voor de vertakkingscheck en een eigenaar hebben met de tool en de tijd. In de meeste organisaties is dat een klein aantal.

Gratis processtroomsjabloon: de structuur om over te nemen

Kopieer vanaf hier. Een bruikbare procesflow is een diagram plus een kleine hoeveelheid tekst, en die tekst is het onderdeel dat sjablonen weglaten.

Titel. Het proces, benoemd als een resultaat.

Eigenaar en datum van laatste verificatie. Een rol en een datum, wat betekent wanneer iemand voor het laatst heeft bevestigd dat de flow overeenkomt met de werkelijkheid. Diagrammen hebben dit meer nodig dan tekst, precies omdat ze moeilijker te updaten zijn.

Start en einde. Wat het proces in gang zet en welke voorwaarde betekent dat het klaar is. Geschreven boven het diagram, niet alleen als een ovaal getekend.

Buiten scope. Wat zich direct aan weerszijden bevindt en wat deze flow niet dekt. Dit is waar gedupliceerde diagrammen vandaan komen.

Het diagram. Met standaardvormen, van links naar rechts of van boven naar beneden, met één invoerpunt en duidelijk gelabelde uitgangen.

Beslismoment-labels. Elke vertakking voorzien van het conditionele label, niet alleen ja en nee. "Kredietlimiet overschreden" wint van "nee".

Wat niet in het diagram staat. De uitzonderingen en edge cases die het onleesbaar zouden maken, onder het diagram opgesomd in tekst met een verwijzing vanuit de relevante stap.

Locatie van het bronbestand. Waar de bewerkbare versie staat en welke tool het opent. Diagrammen zonder dit worden binnen een jaar read-only artefacten.

Kopieer naar hier.

Belangrijkste flowchart-vormen en wat elke vorm betekent

Twee conventies zijn belangrijker dan de vormen zelf. Elke ruit heeft uitgangen nodig die zijn gelabeld met voorwaarden in plaats van ja en nee, omdat de lezer bij de ruit aankomt en moet weten wat er wordt getest. En elke pijl moet ergens naartoe leiden; een pad dat het diagram verlaat is óf een uitzondering die hoort in de tekst eronder, óf een ontbrekende stap.

Consistentie wint hier van correctheid. Een team dat rechthoeken voor alles gebruikt maar duidelijk labelt, maakt bruikbaardere diagrammen dan een team dat discussies voert over parallellogrammen.

Wanneer swimlanes hun plek verdienen, en wanneer niet

Een swimlane-diagram verdeelt de flow in rijen of kolommen, één per rol, zodat elke stap in de lane staat van degene die die uitvoert.

Ze verdienen hun plek wanneer de overdrachten het onderwerp zijn. Als de vraag die je probeert te beantwoorden is wie wat doet, of waar loopt dit vast, of hoe vaak kruist dit tussen teams, dan beantwoordt een swimlane dat direct en doet niets anders dat.

Ze verdienen hun plek niet wanneer één rol bijna alles doet, wat leidt tot een diagram met één drukke lane en meerdere lege, of wanneer het proces lineair is, waarbij de lanes extra breedte toevoegen zonder extra informatie.

De praktische kosten zijn de lay-out. Swimlanes zijn het moeilijkst om te bewerken, omdat het invoegen van een stap alles in elke lane verschuift. Die onderhoudslast is de belangrijkste reden dat procesmappingprogramma’s honderden swimlanes opleveren die niemand ooit bijwerkt.

Als je in kaart brengt om problemen met overdrachten te vinden, teken swimlanes, los de overdrachten op en houd die verbeteringen bij in plaats van de diagrammen.

Het transformatieprogramma met 340 niet-onderhouden diagrammen

Storrington Group, een dienstverlenend bedrijf met ongeveer elfhonderd mensen, voerde een transformatieprogramma uit dat ook het in kaart brengen van hoe de organisatie werkte omvatte.

Over vijf maanden bracht een consultancy honderd en twaalf processen in kaart als swimlane-diagrammen, wat ongeveer driehonderdvijftig tekeningen opleverde zodra meerdere niveaus waren meegeteld. Kosten plus interne tijd kwamen uit op iets in de orde van tweehonderdtachtigduizend pond.

Achttien maanden later vroeg iemand hoeveel daarvan nog steeds klopten.

Een steekproef van dertig werd gecontroleerd. Vier bleken nog overeen te komen met de werkelijkheid. Negen bevatten minstens één stap die niet langer bestond. Zeven beschreven systemen die inmiddels waren vervangen.

Geen van alle was bijgewerkt. De redenen waren volledig praktisch. Alleen drie mensen in het programmabureau hadden licenties voor de tool waarin de diagrammen waren getekend. De bronbestanden stonden in een map die niemand buiten dat team kon vinden. En het bijwerken van een swimlane betekende dat het hele diagram opnieuw moest worden ingedeeld, wat een middag kostte voor een wijziging die een minuut duurde om in woorden te beschrijven.

De ongemakkelijkste bevinding kwam van het tellen van beslismomenten. Van de honderd en twaalf processen die waren gemapt, hadden er zevenenzeventig minder dan drie echte vertakkingen. Ze waren lineair. Ze waren getekend als swimlanes omdat het sjabloon van het programma zei dat processen als swimlanes worden gemapt.

Van de veertig één die echt vertakte, waren er zes tijdens het programma gebruikt om echte beslissingen te nemen, waardoor dubbele goedkeuringen werden verwijderd en twee overdrachten werden samengevoegd. Die zes hadden hun kosten al terugverdiend. Misschien werden er nog vijftien gebruikt voor training.

De reset was eenvoudig. De veertig één vertakkende processen werden behouden als bijgehouden diagrammen, verplaatst naar een tool waar iedereen al toegang toe had, met per diagram een benoemde eigenaar. De zevenenzeventig lineaire werden herschreven als genummerde tekst in de kennisbank die mensen al gebruikten.

De regel die daarna werd aangenomen was die op deze pagina: teken het als er drie of meer echte beslismomenten zijn, of als je het tekent om erover te praten; in dat geval hoeft het niet onderhouden te worden.

Twaalf maanden later waren vierendertig van de veertig één bijgehouden diagrammen minstens één keer bijgewerkt. Een nieuwe audit van dertig documenten vond zesentwintig accurate documenten in plaats van vier.

Zo maak je een procesflow, stap voor stap

Schrijf het proces eerst uit als een genummerde lijst, zelfs als je zeker weet dat je een diagram wilt. Het kost tien minuten en levert de beslismomententelling op.

Als de telling een diagram rechtvaardigt, spreek dan de start en het einde af voordat je iets tekent, omdat meningsverschillen over scope ervoor zorgen dat mapping-sessies lang duren.

Teken de huidige situatie met de mensen die het werk doen, op een muur of een gedeeld canvas, grofweg. Maak het niet netjes terwijl je tekent.

Label elke beslissingsuitgang met een voorwaarde.

Noteer uitzonderingen in tekst naast het diagram in plaats van er vakken voor toe te voegen, omdat uitzonderingen zijn wat een leesbare flow onleesbaar maakt.

Loop het door met iemand die het proces uitvoert en let op de zin "tja, soms". Elke keer dat die zin valt, is het óf een ontbrekende vertakking óf een uitzondering voor de tekst.

Beslis daarna, expliciet, of dit diagram wordt bewaard of weggegooid. Beide zijn legitiem. Niet beslissen is wat een map met verouderde tekeningen oplevert.

Soorten procesflows en flowchart-sjablonen

Basis flowchart. Sequentiële stappen met een paar beslissingen. De standaard en meestal de juiste keuze.

Swimlane of cross-functioneel. Stappen toegewezen op rol. Voor problemen met overdrachten, zoals hierboven.

Beslissingsboom. Veel vertakkingen, weinig volgorde. Vaak beter uit te drukken als een beslissingsmatrix, die makkelijker te onderhouden is en net zo leesbaar blijft. Onze job aid template legt uit wanneer een tabel beter is dan een diagram.

Dataflowdiagram. Laat informatie zien die beweegt tussen opslagplaatsen en processen, in plaats van taken in volgorde. Een andere notatie voor een andere vraag.

Value stream map. Voegt tijd, voorraad en value-add data toe aan de flow. Een lean-tool om verspilling te vinden, niet een format voor documentatie.

Systeem- of architectuurflow. Componenten en interfaces in plaats van menselijke stappen, passend bij je IT-documentatie.

Huidige situatie versus toekomstige situatie. Twee diagrammen naast elkaar. Echt nuttig voor beslissingen over verandering en zelden de moeite waard om daarna te onderhouden, omdat de toekomstige situatie de huidige situatie wordt of wordt verlaten.

Kan ik een flowchart-sjabloon krijgen in Word, PowerPoint of Excel?

PowerPoint is van de drie het meest praktische voor een diagram dat de meeste mensen moeten bewerken. Bijna iedereen heeft het, vormen en connectoren gedragen zich redelijk, en connectoren blijven vastzitten wanneer vakken worden verplaatst.

Word kan een flowchart maken, maar wordt lastig na ongeveer een dozijn vakken, omdat het teken-canvas het tekstverloop tegenwerkt. Het is een goede keuze wanneer het diagram klein is en in een groter document moet passen.

Excel is het verkeerde hulpmiddel voor het diagram en het juiste hulpmiddel voor twee dingen eromheen: het procesregister met elke flow met eigenaar, datum van laatste verificatie en beslismomententelling, en elke beslissingsmatrix die je uit een diagram met veel vertakkingen haalt.

PDF voor de uitgebrachte versie. Het belangrijkste is dat het bronbestand toegankelijk blijft en in het document wordt benoemd, omdat een PDF-flowchart zonder bewerkbaar origineel een diagram is dat nooit wordt bijgewerkt.

Welke je ook kiest: kies een tool die iedereen die mogelijk het diagram moet bijwerken al heeft. Het Storrington-voorbeeld hierboven faalde op licenties, niet op inspanning.

Kunnen ChatGPT of AI-tools een flowchart maken?

Ze kunnen een eerste concept opleveren, en dat is een echt nuttig startpunt. Beschrijf een proces in gewone taal en de meeste huidige modellen geven een diagram terug in een tekstnotatie zoals Mermaid of een gestructureerde beschrijving die je kunt plakken in een diagrammeertool.

Twee beperkingen zijn het weten waard. Het model tekent het proces dat jij beschreef, niet het proces dat je hebt, dus het zal je happy path en eventuele gaten in je eigen begrip reproduceren. En het heeft geen manier om te weten welke vertakkingen echt zijn, dus het produceert vaak nette symmetrische beslissingen terwijl de werkelijkheid drie ongelijke uitkomsten heeft.

Het praktische gebruik is om binnen twee minuten tot een ruw diagram te komen, zodat een gesprek met de mensen die het werk doen kan starten vanuit iets concreets. Behandel de output als een prompt voor dat gesprek, niet als een kaart.

Wat je als tekst moet bewaren in plaats van als diagram

De onderdelen van een proces die consequent in woorden horen in plaats van in vakken.

Uitzonderingen en edge cases, de snelste manier om een diagram onleesbaar te maken.

Beslisregels met enige complexiteit, wat betekent alles met drempels, waarden of meerdere voorwaarden. Een ruit met "kredietcheck" verbergt een regel die drie regels tekst nodig heeft.

Alles waarvoor je oordeel nodig hebt in plaats van een test, omdat een diagram een eenduidig antwoord impliceert.

Detail op veldniveau, systeemnamen en de specifics van wat waar wordt ingevoerd. Die horen in de procedure boven het diagram.

En de reden waarom het proces bestaat, die hoort in een beleid en niet in een van beide.

Een goede combinatie is een diagram van één pagina dat de vorm en de vertakkingen laat zien, met de procedure eronder die de details draagt. Onze SOP template dekt die onderste laag.

Hoe je het proces documenteert dat het flowchart niet kan

Het is het vermelden waard: Trupeer AI tekent geen flowcharts. Het legt vast wat iemand op het scherm doet en zet dat om in een geschreven handleiding en een video. Voor het diagram zelf heb je een diagrammeertool nodig, en er bestaan meerdere goede gratis opties.

Waar het wel helpt, is het halve werk dat een flowchart niet kan dragen. Zodra je diagram de vorm en de vertakkingen laat zien, moet iemand nog beschrijven wat er daadwerkelijk gebeurt in elk vak, en die beschrijving is wat mensen nodig hebben op het moment dat ze het werk uitvoeren, in plaats van wanneer ze het proces beoordelen.

Door de taak één keer vast te leggen, krijg je die geschreven details met de stappen en schermen die al zijn opgenomen; dat is aanzienlijk sneller dan het uitschrijven en veel waarschijnlijker dat het klopt. Het gaat ook goed om met uitzonderingen, omdat de praktische aanpak is om ze vast te leggen wanneer ze zich voordoen, in plaats van te proberen ze later te onthouden.

Leg het vast. Breng het in lijn met je merk. Vertaal het. Trupeer het.

De output staat in je kennisbank met consistente branding naast het diagram, en de SOP creator behandelt procedures die gecontroleerd moeten worden. Instructies voor het instellen staan in de document template setup guide.

Veelgestelde vragen

Is er een gratis processtroomsjabloon in PowerPoint?

PowerPoint is een redelijke keuze en de meeste mensen hebben het al. Bouw één slide met je standaard vormen en connectorstijlen en sla het op als je huis-sjabloon. Het voordeel ten opzichte van een speciale tool is puur praktisch: iedereen die het diagram moet bijwerken kan het openen zonder een licentieverzoek.

Is er een flowchart-sjabloon voor Word?

Word kan kleine flowcharts verwerken in een groter document, met behulp van het teken-canvas zodat vormen gegroepeerd blijven. Na ongeveer een dozijn vakken wordt het frustrerend en is het diagram beter elders gebouwd en als afbeelding ingevoegd, waarbij de locatie van het bronbestand in het document wordt vermeld zodat iemand het later kan bijwerken.

Is er een processtroomsjabloon in Excel?

Excel kan er één tekenen en zou dat zelden moeten. De nuttige rol hier is het register: elke procesflow met eigenaar, datum van laatste verificatie, aantal beslismomenten en waar het bronbestand zich bevindt. Dat register voorkomt dat een bibliotheek met diagrammen stilletjes veroudert, wat de mislukking is die in het uitgewerkte voorbeeld hierboven wordt beschreven.

Is er een gratis processtroomsjabloon in PDF?

Exporteer naar PDF voor verspreiding en voor alles wat in een audit of een bundel terechtkomt. Geef altijd het bronbestand en de locatie op het diagram zelf een naam, omdat een PDF-flowchart zonder bereikbaar origineel een document is dat niemand kan onderhouden.

Hoeveel vakken moet een flowchart hebben?

Vijftien tot twintig op één pagina is ongeveer de leesbare grens. Daarboven moet je het óf splitsen in een high-level flow met gekoppelde sub-flows, óf accepteren dat het proces beter als tekst kan worden uitgedrukt met een klein diagram dat alleen de vertakkingen toont. Diagrammen met zestig vakken worden meestal gemaakt om grondigheid te demonstreren, niet om te worden gelezen.

Wat is het verschil tussen een procesflow en een procesmap?

In de praktijk worden de termen door elkaar gebruikt. Waar organisaties ze onderscheiden, is een procesflow de volgorde van stappen en is een procesmap breder, met rollen, systemen, inputs, outputs en soms timing- en volumedata. Een value stream map gaat nog verder door wachttijd en value-add-analyse toe te voegen.

Wie moet een procesflowchart bezitten?

Een benoemde rol met de tool, de toegang en de tijd om het bij te werken. Dat is een hogere drempel dan het klinkt en het is de reden dat de meeste diagrammen verouderen. Als je niemand kunt noemen die aan alle drie voldoet, maak het diagram dan niet als bijgehouden document.

Hoe vaak moet een procesflow worden bijgewerkt?

Op triggers in plaats van op een planning: wanneer een systeem verandert, wanneer een overdracht tussen teams verschuift, wanneer er een nieuwe vertakking verschijnt, of wanneer de proces-eigenaar verandert. Voeg een datum van laatste verificatie toe en controleer het jaarlijks opnieuw; voor een diagram betekent dat meestal dat je het met iemand die het proces uitvoert doorloopt in plaats van dat je het leest.