PDCAは、これまでに開発された中でも最も強力な継続的改善のフレームワークの1つです。Trupeerを使えば、無料のPDCAメソッドテンプレートから始めて、ブランドガイドラインでカスタマイズし、PDCAサイクルをチームの改善をすべての意思決定に揃える動画アップデートへと変換することで、PDCAドキュメント作成にかかる時間を何時間も節約できます。

PDCAとは何で、PDCAテンプレートは何をするのですか？

PDCAは4段階の改善サイクルです。変更を計画し、小規模で実行し、うまくいったかを確認し、見つかったことに基づいて行動します。これはShewhartとDemingに由来し、ISOのマネジメント規格における改善要件を含め、現代の品質および継続的改善の実務の多くを支えています。

PDCAテンプレートとは、1サイクルを収めるためのひな形です。各段階に枠を用意し、作業内容を見える化し、試したことを振り返ることを可能にします。

テンプレートは見つけやすく、ほとんどすべて同じ形です。4つに分割された円、または4列の表です。この形がモデルに忠実であることが、同時に多くのPDCAサイクルが何も生み出さない理由にもなっています。開始前の状況を記録する場所がない4枠テンプレートでは、方法全体が依存する段階を支えられません。

なぜPDCAは通常「Plan、Do、Plan、Do」で回りがちなのですか？

ほぼどの組織でも、完了したPDCAフォームを一式監査すると、パターンは一貫しています。Planは満杯。Doは満杯。Checkは薄い、または空。Actは空、または「standardise」とだけ書かれています。

よくある説明は規律です。前のものを閉じる前に、次のことへ進んでしまう。これは事実ですが、根本原因ではありません。同じ人がインシデントレポートを締め、監査を完了させているからです。

根本原因は、Checkが通常「不可能」だからです。何かが改善したかを確認するには、変更前の数値が必要で、同じ方法で測定されていなければなりません。しかしテンプレートはそれを求めていません。つまりCheckを記入する人には、「『オペレーターは、より簡単になったと報告している』」のように検証不能なことを書くか、空欄にするかの選択肢しかありません。ほとんどの人は空欄にし、空欄にしない人は、間違いようのない文章を書きますが、それは結局「何もない」のと同じです。

その後、Actも同じ問題を引き継ぎます。Actするべき「発見」がないため、使える入力は曖昧な意図だけになり、誰も何も決めないままサイクルが終わってしまいます。

2つのフィールドが両方の段階を解決しますが、どちらも4つの枠の中には置かれていません。

Trupeerでこのテンプレートをカスタマイズする方法

ステップ1：テンプレートセクションを開く

メインナビゲーションからテンプレートセクションへ移動します。

ステップ2：テンプレートを選択して開く

作業したい任意のテンプレートをクリックして開きます。

ステップ3：テンプレートビューを展開する

必要に応じて、テンプレートビューを展開し、レイアウトと詳細をはっきり確認します。

ステップ4：テンプレートを編集する

編集をクリックして、選択したテンプレートの変更を開始します。

エディター内では、次のことができます：

• 新しいセクションを追加

• 書式ルールを定義または更新

• ロゴを追加し、位置および関連設定を調整

ステップ5：カスタマイズしたテンプレートを保存する

必要な変更をすべて行ったら、保存をクリックして更新されたテンプレートを自分のものとして保存します。

ステップ6：プレビューしてテンプレートを微調整する

カスタマイズしたテンプレートがどのように見えるか確認したいときは、プレビューを開きます。

プレビュー画面から、必要に応じて直接調整を続けることができ、テンプレートが希望どおりに表示されることを確認できます。

PDCAメソッドテンプレートでできること：

• 計画の時間を節約：PDCAサイクル向けに構造化された、空白のページをスキップできます。

• 継続的改善を推進：各フェーズが確実に記録され、そこから学べるように組み込みフィールドがあります。

• ブランドに沿った運用：Trupeerのブランドキットでロゴ、フォント、色を適用できます。

• 変更をより速く展開：PDCAの学びを、更新されたSOPや動画のウォークスルーに変換します。

• 改善を標準化：すべてのPDCAサイクルで同じテンプレートを使用します。

• グローバルチームに対応：1クリックでPDCAドキュメントを65+言語に翻訳できます。

Planの前に必ず存在していなければならないベースライン

PDCAサイクルの最初の行動は、計画ではありません。測定です。

何かを計画する前に、まず現状を記録します。測定値、その現在の値、どのように測定したか、どの期間にわたってか、いつの日付でか、そして誰が記録したか。5行です。これらが存在するまで、何も進みません。

これは几帳面すぎるように聞こえるかもしれませんが、結論まで到達できるサイクルと到達できないサイクルの違いです。さらに、想定より早い段階で役に立つこともあります。提案された改善の驚くほど多くが、ベースライン化しようとすると生き残りません。現在の水準が誰にも言えないため、つまり多くの場合、問題があるかどうか誰も分からないからです。

ベースラインを正直に保つための3つのルールがあります。単一日の数値では独りで動いてしまうため、通常のばらつきを含めるのに十分な長さの期間で測定すること。Checkでは同一の方法を使わなければ比較の意味がなくなるため、どのように測定したかを書き残すこと。そして、チームがどんな変更が来るかを知る前に記録すること（可能な場合）。全員に「これから何が改善されるか」が伝えられた後に取ったベースラインは、代表性を欠きやすいからです。

そもそも数値が存在しない場合は、形容詞よりも「回数」がましです。先月は何回、何回の試行のうち何回か、はほぼ必ず午後のうちに取得できます。

Actは意思決定：採用するか、調整するか、やめるか

Actの段階では、多くのテンプレートが空の1つの箱を置き、その「Act」という言葉自体も曖昧です。元のモデルでは、変更を標準化することを意味する場合もあれば、調整してもう一度回すことを意味する場合もあります。これらは正反対の指示であり、1つの箱では両方を収められません。

箱を3つの結果に置き換え、そのうち必ず1つを選択させます。

Adopt. 変更はうまくいきました。結果として更新されたドキュメント名を記入します。SOP、作業指示書、ジョブエイド、設定など。ドキュメント名のないAdoptは採用ではなく、承認されたにすぎず、約6週間で元に戻ります。

Adapt. 部分的または不明確な結果。次のサイクルで具体的に何が変わるのかを記述し、日付を設定します。これは正当な結果であり、多くの最初の試みが部分的に正しいため、よくあるべきです。

Abandon. うまくいかなかった、または状況を悪化させた。何をいつ元に戻したのかを記述し、18か月後に別の誰かが同じことを再び試さないように、学んだことを記録します。

Abandonは、ほとんどの組織が記録することのない結果です。そのため、失敗した変更が静かに残り続け、同じ問題が矛盾する解決策で2度取り組まれることになります。これを「告白」ではなくチェックボックスにすると、使われる頻度が変わります。

無料のPDCAメソッドテンプレート：4つの段階＋2つのフィールド

ここからコピー。フォームは1サイクルにつき1つ、1ページ。

ヘッダー。 サイクル参照、タイトル、担当者、チーム、開始日、目標クローズ日。

ベースライン（Planの前）。 測定値。現在の値。測定方法。対象期間。記録日。記録した人。

Plan。 問題を1文で。解決策ではなく観察として述べます。疑わしい原因。試している変更。予測（測定値がどのように、どれくらい変化することを期待するか）。どこで、どれくらいの期間試すか。誰が実施するか。

Do。 実際に行ったこと、計画と異なった点、開始日と終了日、そして試行中に起きた問題があればそれも記入します。

Check。 ベースラインで名付けた方法を使って、同じ測定値をもう一度測定します。事後の値。差。予測と一致したかどうか。測定していない作業への影響も含め、気づいた副作用。

Act。 上記のとおり、adopt／adapt／abandonのいずれかを選び、各項目に必要な詳細を記入します。指名した担当者、日付。

次のサイクル。 これが別のサイクルにつながる場合の参照。

ここまでコピー。Planの予測フィールドは、削除したいと考えるすべての人に対して守る価値があります。実行する前に「何が起きると期待するか」を書き残すことが、Checkを形式から情報へ変えるのです。誰も予想していなかった量だけ改善した変更は、予測どおりに着地した変更とは別の何かをあなたに伝えてくれるからです。

4つのPDCA段階と、それぞれが生み出すべきもの

2つの段階が重みを持ち、どちらもPlanではありません。チームは「考えるように感じる」段階であるため計画に多くの努力を注ぎます。そして学びを生む段階はCheckとActです。

47サイクルと、確認できた3つのサイクル

Ledstone Packagingは、約300人規模の段ボール包装工場を運営しています。PDCAは、その標準的な改善手法でした。全員がトレーニングを受け、掲示板は壁にあり、18か月の間に47サイクルが記録されていました。

誰かがそれらを監査しました。

47のうち、Planが完了していたのはすべて。Doが完了していたのは44。Checkに何かが書かれていたのは12。Actに何かが書かれていたのは6で、6つすべてがドキュメント名を挙げずにstandardiseと言っていました。

Checkに何かが書かれていた12のうち、3つには「変更前の数値」が含まれていました。残り9つは「改善した」「より速くなった」「オペレーターはより簡単だと報告している」などの内容でした。

つまり、47サイクルのうち評価できたのは3つだけでした。

コストは2か所に現れました。サイクル19では、段取り替えのシーケンスが変更され、採用されていました。平均の段取り替え時間が約7分増え、週あたり約40回の段取り替えがあるため、失われた稼働時間は週にほぼ5時間です。これは、それを生み出したサイクルではなく、11か月後にラインパフォーマンスの無関係な分析の中で見つかりました。

また、サイクル8とサイクル31はどちらもラベル貼付のフィーダーの給紙不良に対処していましたが、解決策は矛盾していました。サイクル8がサイクル31を開始する前にうまくいっていたかどうかが誰にも確立されていなかったためです。

行われた変更は狭い範囲でした。Planの上にベースラインのブロックを追加し、測定値、値、方法、期間、日付、記録した人を記入するようにし、それがないとどのサイクルも開けないようにしました。Actは、各項目の下に必須フィールドを持つ3つのチェックボックスに変えました。

その後の12か月で、彼らは31サイクルを記録しました。これは意図的に少ない数です。31すべてにベースラインがありました。29は、Checkに事後の値を含んでいました。Actの結果は、採用が17、調整が9、中止が5でした。

中止（Abandon）の5件は、品質管理担当者が最も誇りに思っていた数です。なぜなら、直前の18か月では、その結果が一度も記録されていなかったからです。そのうち2件は状況を悪化させた変更で、11か月ではなく3週間以内に元に戻されました。

PDCAサイクルを正しく回す方法：ステップごと

四半期ではなく数週間でサイクルが完了できるほど、小さな問題を選びます。PDCAはプロジェクト手法ではなく、長いサイクルはその手法が死ぬやり方です。

他の何より先に、上記の5つのフィールドを使ってベースライン化します。

原因を明記し、数値の予測とともに変更を計画します。予測できないなら、まだ変更を検証するほど原因を理解できていません。その場合の正直な次のステップは、計画することではなく観察することです。

小さく実行します。1本のライン、1シフト、1チーム、1週間。試行の目的は、元に戻すのが安く済むことです。

同じ測定値と同じ方法で、比較可能な期間にわたってCheckします。副作用を意図的に探します。変更は、測定している対象を改善する一方で、誰も見ていない隣接する何かを悪化させることがよくあるからです。

3つの結果のうち1つを選び、必要なフィールドを埋めてActします。その後、サイクルを見える形でクローズし、人々がサイクルが完了していくのを確認できるようにします。

PDCAサイクルの利点と欠点

利点は本物です。20分で教えられるほどシンプルです。ほぼあらゆる種類の仕事に適用できます。大きくてリスクの高い変更ではなく、小さくて元に戻せる変更を促します。そして、書面による記録が残ります。これが、組織が同じことを繰り返すのを止められる理由です。

欠点も同様に本物で、語られることはあまり多くありません。

それは遅いことです。適切なベースライン、試行期間、そしてCheckを含むサイクルは数週間かかります。つまり、緊急の案件には不向きです。

それは、測定可能な結果を前提としていることです。結果が定性的であったり、現れるまでに数か月かかる仕事は、このモデルにうまくは当てはまりません。無理に当てはめると、上で述べた「反証不能なCheck」がそのまま発生します。

それは、実行されやすいのに「実施される」わけではないことです。掲示板、フォーム、トレーニングは見えますが、「測定を2回行う」という規律は見えません。組織では、前者だけが先に揃い、後者が欠けていることがよくあります。

そして、原因の見つけ方については何も言っていません。Planは仮説があることを前提にしており、良い仮説を作ることこそが、ほとんどの改善活動が実際に成功するか失敗するかの分かれ目です。

PDCAはいつ使うべきで、別の手法はいつ使うべきですか？

測定可能な問題があり、もっともらしい原因があり、変更を小規模に試して元に戻せる能力がある場合はPDCAを使います。これは、手法の人気が示唆するよりも状況が限定されますが、その分、うまく機能する領域です。

別の手法を使うべきケースは3つあります。

改善が小さく、明白で、元に戻せる場合は、完全なサイクルはオーバーヘッドです。変更して記録してください。私たちのkaizenメソッドテンプレートは、許可が不要な範囲のしきい値を含め、この軽量な道筋をカバーしています。

原因が本当に不明で、争点になっている場合、PDCAのPlan段階では推測が生まれます。A3や正式な根本原因分析のような構造化された問題解決を先に行い、その結果得られた仮説をPDCAでテストします。

問題が、安定したプロセスにおけるばらつきであり、データがある場合は、DMAICとそれに付随する統計ツールのほうがPDCAより先に進めます。

そして、改善がプロセスのパフォーマンスではなく職場の組織に関するものである場合は、私たちの5Sプロセス改善テンプレートがより良い出発点です。

PDCAテンプレートのバリエーション：A3、FOCUS PDCA、RACI

A3。 1枚のA3シートにサイクル全体をまとめます。左半分は現状の理解に、右半分は変更に充てます。これは、はるかに大きなベースラインのセクションを持つPDCAであり、このページが強調しているまさにその点です。

FOCUS PDCA。 医療向けのバリエーションで、前段を追加します。改善するプロセスを見つける、チームを編成する、現在の知識を明確にする、ばらつきを理解する、改善を選択する。これら5つのステップは、計画の前に現状を確立することにすべて関係しており、これもまた同じ修正です。

RACI付きPDCA。 段階ごとの責任分担を追加します。サイクルが複数チームにまたがり、Check（最も人と人の間に落ちやすい段階）を誰も所有していない場合に有用です。

プレゼンテーションおよびチャート形式。 スライド用の円形図。方法を説明するには問題ありませんが、測定方法を書く場所がないため、実務用のフォームとしては役に立ちません。

役に立つバリエーションに共通するパターンは、どれもサイクルの前段を拡張することです。装飾的なものに共通するパターンは、円をよりきれいにすることです。

Excel、PowerPoint、PDFでPDCAテンプレートを入手できますか？

Excelが適切な作業形式であり、それ以外はほとんど近くありません。PDCAログは、参照、タイトル、担当者、ベースライン値、方法、予測、事後値、差、Actの結果、クローズ日を列として、サイクルごとに1行を求めます。このシートが、実例で示した監査を可能にし、作成すると通常、誰かがフォームを変更する前に問題が見えてきます。

Wordまたは印刷したA4フォームは、個々のサイクルに適しています。特に、フォームが画面ではなく掲示板に置かれている現場では有効です。片側に置いてください。

PowerPointは、PDCAを人に説明する用途に向いており、それ以外には向きません。円形図は教材であってテンプレートではなく、それを作業用フォームとして使うと、ベースラインが記録されないことが保証されます。

PDFは、Actが完了した後に閉じたサイクルを記録としてファイルするのに向いています。

調査なしで「Before」と「After」を記録する方法

Checkがスキップされる理由は、文化的というより実務的であることが多いです。測定には、同じ方法で、数週間離れた2回、作業を観察しに行く必要があり、それは実時間であって、誰にも割り当てられていないからです。

タスクを実行する人が関わるものなら、記録は安価で比較可能な測定になります。変更前と変更後に画面またはプロセスの記録を取れば、2つの成果物が得られます。タイマーを2回別の機会に持って立ち会う必要なく、直接比較でき、手順数も数えられ、時間も測れます。

Trupeer AIはこれらの記録を文章化された手順にも変換します。これはActの段階で重要です。adoptの結果には、更新が必要な指名されたドキュメントが必要で、更新が高コストなら、adoptは静かに「元に戻る承認」になります。

記録する。ブランド化する。翻訳する。Trupeerする。

SOP creatorは、adoptの結果として変更が必要になる手順をカバーし、変更が作業ステーションにある場合は、私たちの製造作業指示書テンプレートが、それを反映する必要があるドキュメントをカバーします。記録と、それにより生成された手順は、ナレッジベースに一貫したブランドで保存されます。セットアップ手順はドキュメントテンプレートのセットアップガイドにあります。

よくある質問

Excelで無料のPDCAテンプレートはありますか？

Excelはサイクルログの正しい置き場所で、個別のフォームより価値があります。ベースライン値、方法、予測、事後値、Actの結果を含め、サイクルごとに1行です。Actの結果ごとにサイクル数を追加し、1年を通してabandonがゼロなら、そのプロセスは完璧に回されているのではなく、正直に運用されていないということです。

PowerPointで無料のPDCAテンプレートはありますか？

教えるためだけです。スライドテンプレートライブラリを支配している円形のPDCA図は、説明用のグラフィックであり、測定方法や予測を書く余地がありません。サイクルを説明するためにスライドを使い、実際に回すためにはフォームまたはスプレッドシートを使ってください。

Wordで無料のPDCAテンプレートはありますか？

上記の構造は、ベースラインブロックと、標準テンプレートが省略する3つのActの結果を含めて、1ページのフォームとしてそのままWordに貼り付けられます。ゲート付きのダウンロードもフォームもありません。掲示板に載せるならA4で印刷してください。

PDFで無料のPDCAテンプレートはありますか？

Actがクローズされたら、記録として完成したサイクルをPDFにエクスポートします。フォームは編集可能なままにしてください。測定値と方法のフィールドは通常、各領域に合わせて調整が必要であり、固定PDFは、明らかに合わないフィールドを人がスキップすることを助長します。

PDCAとkaizenの違いは何ですか？

Kaizenは、継続的な小さな改善というより広い習慣です。PDCAは、その習慣の中で特定の変更をテストするための1つの方法です。実際には、多くのkaizen改善は小さすぎて、また元に戻せるため、完全なサイクルを正当化するほどではありません。単に実施して記録すべきです。アイデアが本当に機能するかどうか分からない変更に対してPDCAを取っておきます。

PDCAとDMAICの違いは何ですか？

DMAIC（define、measure、analyse、improve、control）は、Six Sigmaの同等手法で、より重いアプローチです。データ、統計分析、訓練された実践者を前提とし、問題が安定したプロセスにおけるばらつきである場合に強くなります。PDCAは軽く、速く、すでに持っている仮説をテストするのにより適しています。

PDCAサイクルはどれくらいの期間で終えるべきですか？

月ではなく週です。ベースライン期間、通常のばらつきを含めるのに十分な試行期間、そしてCheck。2〜8週間で、ほとんどの運用サイクルをカバーできます。四半期を超えて動いているものは、通常プロジェクトになっており、1つとして管理すべきです。

PDCAサイクルは誰が担当すべきですか？

作業を行う人であり、Checkについては特に責任を負う指名された担当者が必要です。2人目の名前が重要なのは、サイクルがチームをまたぐときにCheckが人と人の間に落ちやすい段階だからで、それを別に割り当てることが、利用可能な最も安価な修正策だからです。