Welltower が Trupeer を使って3か国で150人の新入社員をどのように研修したか

問題提起

150人の新入社員。同じソフトウェア。全員に付きっきりで教える時間はない。

MadisonがWelltowerの再開発チームに加わった当時、メンバーは30人でした。2年後には180人に増加。そこまでの成長では、非公式な知識共有に頼る余地はありません。

このチームは、情報量が多くワークフロー中心のソフトウェアで回っていました。物件管理にはYardi、プロジェクト追跡にはSmartsheet、そして独自のExcelベースのフォームです。新しく入った社員は誰もがそのすべてを学ぶ必要があり、学ぶ方法は、誰かが実際にやるのを見るか、1対1の通話を待つしかありませんでした。

Madisonは、ドキュメントが追いつかないほど速く成長する部門のために、SOPと研修資料の作成を任されました。静的な文書だけでは不十分でした。画面録画による手順案内が最適な形式でしたが、それを大規模に、安定して、制作チームなしで作ることが課題だったのです。 

解決策

一人の制作チーム！

MadisonはWelltowerの社内AI推進役となり、再開発チーム全体、そして次第にその外側まで含めた動画制作の単独責任者になりました。

ワークフローはこうです。各分野の専門家がローカル環境で60fps/1080pで画面を録画し、WeTransferでMadisonにファイルを送ります。彼女はFinal Cut Proで処理し、AIによる編集強化と書き出しのためにTrupeerへアップロードします。 

その結果、中央集約された一貫性のある研修ライブラリができました。 

今では、各チームのVPが直接彼女に依頼を回しています。「MadisonにAI動画として送って」は、きちんと文書化したいときの社内での定番フレーズになりました。 

これまでに50本以上の動画が作成され、このプラットフォームは、社内でAI推進役としての彼女のアイデンティティの中心的存在になっています。

「MadisonにAI動画として送って。」 - Welltower全体のVPたちが今では文書化プロセスをこう呼んでいる 

インパクト

2年で30人から180人に増えた部門でも、オンボーディングの仕組みは崩れませんでした。新入社員は、Yardi、Smartsheet、Excelのワークフローが詰まったソフトウェア研修ライブラリに入り、自分たちで進めていきます。 

社内チーム向けに構築された同じ基盤は、今ではベンダーや現地オペレーターにも広がっており、別のシステムも別のワークフローも必要ありません。 

この過程で変わったのは研修プロセスだけではありません。組織内でのMadisonの見られ方そのものも変わりました。各チームのVPが、何も言われなくても彼女の仕事に言及し始めたのです。「MadisonにAI動画として送って」は、本当は冗談ではないおなじみのジョークになりました。 

彼女は、「やり方を変えて物事を進める人」として認識されるようになりました。そんな評価が扉を開いたのです。 

HRとMarketingにも今では正式にこのプラットフォームが紹介されるようになりました。きっかけは提案ではなく、Madisonの仕事が目に見えていたことでした。 

動画は、書面のSOPの初稿も兼ねるようになり、2つの工程を1つに圧縮しています。Madisonがワークフローを録画すると、その文書も一緒に出来上がります。これまでに作成された50本以上の動画は、単なる研修ライブラリではありません。ほかの方法では文書化しきれないほど急成長した部門の、組織としての記憶なのです。

結論

Welltowerは動画チームを雇いませんでした。制作会社を入れたわけでもありません。適切なツールを持つ一人の人が、今では3カ国で180人の従業員を支える研修基盤を構築し、なお成長を続けています。

大規模で複雑なソフトウェア環境を管理するエンタープライズ業務チームにとって、Trupeerは「やり方を知っていること」と「それを教えられること」の間にある壁を取り払います。