Come Zuora University ha ridotto la produzione di video demo da ore a minuti con Trupeer

Eszter Voros guida il team di Zuora University, la funzione responsabile della formazione sui prodotti in tutta la suite di prodotti Zuora, inclusi Billing, Revenue, Payments, CPQ, Zephr e Platform. Il team serve tre pubblici in parallelo: i clienti che imparano a utilizzare il prodotto, i partner che realizzano le implementazioni e i dipendenti di Zuora. Sotto la sua guida, un team di quattro visual designer e cinque instructional designer realizza percorsi di apprendimento di lunga durata, corsi che vanno da trenta minuti a due ore e programmi di certificazione direttamente collegati ai prodotti principali di Zuora. Circa il settanta percento dei contenuti è costituito da demo di prodotto registrate da ambienti live, intrecciate con elementi di progettazione didattica che guidano gli utenti attraverso ogni funzionalità e ogni release.

La sfida

Prima di Trupeer, il flusso di lavoro per la registrazione delle demo era frammentato in un modo che, in silenzio, sottraeva banda al team. Gli instructional designer registravano catture schermo senza audio mentre lo script veniva scritto separatamente; poi le due parti dovevano essere assemblate di nuovo, un processo che introduceva problemi di sincronizzazione e costringeva a ripetuti cicli di modifica tra voiceover e registrazione.

La versione precedente, prima dell'AI, del flusso di lavoro era ancora più difficile: chi registrava doveva scrivere lo script, eseguire il voiceover dal vivo e rifare la registrazione ogni volta che commetteva un errore. Un singolo video poteva richiedere da cinque a otto ore, a volte un'intera giornata, con la tempistica dettata in larga parte dal livello di ansia di chi registrava piuttosto che dalla complessità del materiale. Anche dopo che Zuora è passata al voiceover generato dall'AI, una singola demo richiedeva comunque da due a tre ore dall'inizio al primo taglio.

Come Trupeer si inserisce

Trupeer è ora lo strumento quotidiano per ogni video demo prodotto dal team. Il flusso di lavoro è semplice in un modo in cui non lo era mai stato prima: gli instructional designer pianificano la demo, si registrano mentre illustrano il prodotto con un voiceover grezzo, non scritto o solo leggermente scriptato, e caricano il file su Trupeer. La prima versione del video rifinito, con script, voce e immagini allineati, torna in cinque-dieci minuti.

L'ansia da scrittura è scomparsa. I problemi di sincronizzazione sono scomparsi. Gli instructional designer non devono più scrivere uno script completo prima di registrare; spiegano ciò che stanno facendo mentre procedono, e Trupeer si occupa del resto. I visual designer intervengono ancora sul taglio finale per una rifinitura di livello corso, aggiungendo gli elementi di progettazione didattica che trasformano una demo in un modulo di apprendimento, ma il grosso del lavoro all'inizio della pipeline è di fatto scomparso.

Ciò che hanno costruito

Grazie a questo flusso di lavoro, Zuora University ospita ora più di 1.500 video tra i suoi percorsi di apprendimento, i corsi e i programmi di certificazione, con il livello demo quasi interamente gestito tramite Trupeer. Il tempo per demo è crollato da due o tre ore a cinque o dieci minuti per la prima versione, e il team sta reindirizzando le ore liberate verso una formazione personalizzata e specifica per il cliente, costruita sopra gli stessi demo di base.

Zuora sta inoltre estendendo il modello oltre la University. La stessa libreria video basata su Trupeer viene integrata nella funzione di aiuto nel prodotto di Zuora e nell'assistente di apprendimento AI di Zuora University, così i clienti possono ottenere brevi video guida istantanei direttamente all'interno del prodotto invece di limitarsi a citare articoli di documentazione. Il passo successivo è esattamente questo: collegare la produzione video alla fonte stessa, così che le demo possano essere generate direttamente dalle modifiche al prodotto invece di essere registrate da una persona.