Come Welltower ha formato 150 nuovi dipendenti in tre paesi utilizzando Trupeer

Dichiarazione del problema

150 nuovi dipendenti. Lo stesso software. Nessun tempo per seguire tutti passo passo.

Quando Madison si è unita al team Redevelopment di Welltower, contava 30 dipendenti. Due anni dopo, erano 180. Una crescita del genere non lascia spazio al trasferimento informale di conoscenze.

Il team lavorava con software complesso e ricco di flussi di lavoro: Yardi per la gestione immobiliare, Smartsheet per il monitoraggio dei progetti e moduli personalizzati basati su Excel. Ogni nuovo assunto doveva imparare tutto e l'unico modo per farlo era guardare qualcun altro svolgerlo o aspettare una chiamata individuale.

A Madison è stato affidato il compito di creare SOP e materiale formativo per un reparto che cresceva più velocemente di quanto la documentazione riuscisse a tenere il passo. I documenti statici non erano sufficienti. Le guide registrate sullo schermo erano il formato giusto, ma produrle su larga scala, in modo coerente, senza un team di produzione, era il problema. 

Soluzione

Team di produzione di una sola persona!

Madison è diventata la referente interna dell’AI di Welltower: l’unico punto di riferimento per la produzione video all’interno del team Redevelopment e, sempre più, anche oltre.

Il flusso di lavoro: gli esperti di dominio registrano localmente lo schermo a 60 fps/1080p, inviano i file a Madison tramite WeTransfer, lei li elabora in Final Cut Pro e li carica su Trupeer per l’editing e l’esportazione potenziati dall’AI. 

Il risultato è una libreria di formazione centralizzata e coerente. 

I VP dei vari team ora indirizzano le richieste direttamente a lei. "Invialo a Madison per il suo video AI" è diventato un modo di dire interno per far documentare qualcosa nel modo giusto. 

Sono stati creati oltre 50 video e la piattaforma è diventata centrale per la sua identità di promotrice dell’AI all’interno dell’azienda.

"Invialo a Madison per il suo video AI." - Il modo in cui i VP di Welltower si riferiscono ora al processo di documentazione 

Impatto

Un reparto cresciuto da 30 a 180 persone in due anni non ha mandato in crisi il processo di onboarding. I nuovi assunti trovano una libreria di formazione software — Yardi, Smartsheet, flussi di lavoro Excel — e la seguono autonomamente. 

La stessa infrastruttura costruita per i team interni ora si estende a fornitori e operatori sul posto, senza un secondo sistema o un secondo flusso di lavoro. 

Ciò che è cambiato lungo il percorso non è stato solo il processo di formazione — è stato il modo in cui Madison veniva percepita all’interno dell’organizzazione. I VP dei vari team hanno iniziato a citare il suo lavoro spontaneamente. "Invialo a Madison per il suo video AI" è diventato una battuta ricorrente che non era davvero una battuta. 

È diventata la persona associata a un modo diverso di fare le cose — un’etichetta che le ha aperto delle porte. 

HR e Marketing stanno ora venendo introdotti formalmente alla piattaforma, conversazioni nate perché il lavoro di Madison era visibile, non perché fosse stato proposto. 

I video stanno anche iniziando a fungere da prima bozza delle SOP scritte, comprimendo due passaggi in uno. Madison registra un flusso di lavoro; il documento arriva insieme a esso. I oltre 50 video creati finora non sono solo una libreria di formazione. Sono la memoria istituzionale di un reparto cresciuto troppo in fretta per potersi documentare in altro modo.

Conclusione

Welltower non ha assunto un team video. Non ha ingaggiato un’agenzia di produzione. Una persona, con lo strumento giusto, ha costruito un’infrastruttura di formazione che ora serve 180 dipendenti in tre paesi e continua ancora a crescere.

Per i team operativi enterprise che gestiscono ambienti software complessi su larga scala, Trupeer elimina la barriera tra sapere come fare qualcosa ed essere in grado di insegnarlo.