Come Hedrick Gardner ha formato oltre 200 dipendenti in 5 sedi utilizzando video con IA.

Hedrick Gardner è uno studio legale con sede negli Stati Uniti. È specializzato nella fornitura di servizi legali in aree quali il risarcimento dei lavoratori, il contenzioso civile, la difesa in materia di responsabilità civile, il diritto societario e le questioni legate alle assicurazioni.

Lo studio è noto per rappresentare clienti che vanno da privati e piccole imprese fino a grandi aziende e compagnie assicurative. Ha uffici in diverse località degli Stati Uniti sudorientali e pone l'accento su soluzioni legali pratiche adattate alle esigenze dei clienti.

Dichiarazione del problema

Hedrick Gardner ha affrontato sfide significative nel trasferire i propri dipendenti a una moderna applicazione basata sul cloud dal loro sistema legacy basato su Citrix. Il processo è stato complicato dalla natura disorganizzata dei dati esistenti, che erano stati archiviati e utilizzati in modo incoerente tra i vari team. Ciò ha richiesto un processo dispendioso in termini di tempo di riformattazione e strutturazione dei dati prima della migrazione. 

Inoltre, i dipendenti erano riluttanti al cambiamento e trovavano difficile abbandonare i flussi di lavoro familiari per adottare il nuovo sistema. Questa resistenza era aggravata dalla mancanza di risorse di formazione coerenti e professionali, poiché i formatori erano riluttanti a creare video tutorial per il disagio di registrare la propria voce.

I limiti del sistema legacy e dei processi di formazione hanno ostacolato in modo significativo la migrazione e le attività di onboarding. L'organizzazione si affidava a Citrix, che non era ottimizzato per un ambiente di lavoro scalabile e distribuito. 

Le risorse formative erano sparse e incoerenti, senza un approccio unificato all'onboarding. Il loro sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) esistente era eccessivamente complesso, portando a bassi tassi di adozione tra i dipendenti. Spesso i formatori non disponevano degli strumenti e del tempo necessari per creare contenuti curati e coinvolgenti, il che rallentava ulteriormente il processo di transizione.

La soluzione

Per superare queste sfide, Jeremy e il suo team hanno implementato Trupeer AI, che ha trasformato il loro approccio alla formazione dei dipendenti e all'adozione del sistema. Utilizzando gli strumenti avanzati di creazione video di Trupeer AI, hanno sviluppato video di formazione professionali e coerenti, alimentati da voci narranti generate dall'IA. 

Ciò ha permesso ai formatori di concentrarsi esclusivamente sulla creazione dei contenuti senza dover registrare la propria voce, rendendo il processo più rapido e accessibile.

Trupeer AI ha inoltre consentito al team di Jeremy di creare moduli di formazione mirati e di breve durata, ciascuno della durata di tre-cinque minuti, adattati a specifiche attività dei dipendenti. Questi moduli erano ospitati su una piattaforma basata su SharePoint, creando un hub di formazione centralizzato e facile da usare. 

Inoltre, la capacità di Trupeer AI di trasformare risorse esterne, come i video di YouTube, in un formato coerente con narrazione generata dall'IA ha garantito un'esperienza di apprendimento fluida per gli utenti.

Le funzionalità della piattaforma, inclusi intro, outro personalizzabili e sostituzione vocale basata sull'IA, hanno consentito a Hedrick Gardner di realizzare materiali formativi curati e coinvolgenti, in linea con il branding dell'organizzazione. Inoltre, Trupeer AI ha fornito strumenti per il monitoraggio del coinvolgimento nei video e del progresso degli utenti, garantendo che l'efficacia della formazione potesse essere misurata e migliorata.

Il risultato

L'implementazione di Trupeer AI ha portato a un processo di migrazione e onboarding di grande successo per i dipendenti di Hedrick Gardner. Oltre 200 membri del personale, inclusi avvocati e personale di supporto in cinque sedi, sono stati trasferiti senza problemi al nuovo sistema con interruzioni minime. 

I materiali formativi, che includevano circa 60 video professionali, sono stati fondamentali per superare la resistenza dei dipendenti e garantire un'ampia adozione dei nuovi strumenti basati sul cloud.

L'approccio alla formazione basato sull'IA ha ridotto in modo significativo i costi nascosti associati all'onboarding, come la gestione di domande ripetitive e lo svolgimento di più sessioni di formazione. Sfruttando le capacità di Trupeer AI, Jeremy e il suo team hanno creato un framework scalabile e riutilizzabile, facilmente adattabile a progetti futuri.

 Ciò non solo ha fatto risparmiare tempo e risorse, ma ha anche migliorato la capacità dell'organizzazione di standardizzare la formazione tra le diverse sedi.

Gli strumenti forniti da Trupeer AI hanno permesso a Hedrick Gardner di modernizzare il proprio processo di formazione e di elevare l'esperienza complessiva dei dipendenti. 

Con materiali formativi curati, coinvolgenti e accessibili, l'organizzazione ha affrontato con successo una migrazione complessa, ponendo al contempo le basi per un'efficienza e una scalabilità continue.