Hedrick Gardner è uno studio legale con sede negli Stati Uniti. Si specializza nella fornitura di servizi legali in aree come la compensazione per i lavoratori, la contenzioso civile, la difesa della responsabilità, il diritto commerciale e le questioni relative all'assicurazione.

Lo studio è conosciuto per rappresentare clienti che spaziano da individui e piccole imprese a grandi corporation e compagnie assicurative. Ha uffici in diverse località del sud-est degli Stati Uniti e pone l'accento su soluzioni legali pratiche adattate alle esigenze dei propri clienti.

Dichiarazione del Problema

Hedrick Gardner ha affrontato sfide significative nel passare i propri dipendenti a un'applicazione moderna basata su cloud dal loro sistema legacy basato su Citrix. Il processo è stato complicato dalla natura disorganizzata dei loro dati esistenti, che erano stati archiviati e utilizzati in modo incoerente tra i vari team. Questo ha richiesto un processo che ha consumato tempo per riformattare e strutturare i dati prima della migrazione. 

Inoltre, i dipendenti erano riluttanti al cambiamento, trovando difficile allontanarsi dai flussi di lavoro familiari per adottare il nuovo sistema. Questa riluttanza è stata aggravata dalla mancanza di risorse di formazione coerenti e professionali, poiché i formatori erano titubanti nel creare tutorial video a causa dell'imbarazzo nel registrare le proprie voci.

Le limitazioni del sistema legacy e dei processi di formazione hanno ostacolato significativamente gli sforzi di migrazione e onboarding. L'organizzazione si affidava a Citrix, che non era ottimizzato per un ambiente di lavoro scalabile e distribuito. 

Le risorse di formazione erano sparse e incoerenti, senza un approccio unificato all'onboarding. Il loro attuale sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) era eccessivamente complesso, portando a tassi di adozione scadenti tra i dipendenti. I formatori spesso mancavano degli strumenti e del tempo per creare contenuti curati e coinvolgenti, rallentando ulteriormente il processo di transizione.

La Soluzione

Per superare queste sfide, Jeremy e il suo team hanno implementato Trupeer AI, che ha trasformato il loro approccio alla formazione dei dipendenti e all'adozione del sistema. Utilizzando gli avanzati strumenti di creazione video di Trupeer AI, hanno sviluppato video di formazione professionali e coerenti potenziati da voiceover generati dall'IA. 

Questo ha permesso ai formatori di concentrarsi esclusivamente sulla creazione dei contenuti senza la necessità di registrare le proprie voci, rendendo il processo più rapido e accessibile.

Trupeer AI ha anche consentito al team di Jeremy di creare moduli di formazione mirati e di piccole dimensioni, ognuno della durata di tre-cinque minuti, adattati a compiti specifici dei dipendenti. Questi moduli sono stati ospitati su una piattaforma basata su SharePoint, creando un hub di formazione centralizzato e facile da usare. 

Inoltre, la capacità di Trupeer AI di trasformare risorse esterne, come i video di YouTube, in un formato coerente con narrazione generata dall'IA ha garantito un'esperienza di apprendimento fluida per gli utenti.

Le funzionalità della piattaforma, inclusi intro, outro personalizzabili e sostituzione vocale guidata dall'IA, hanno consentito a Hedrick Gardner di fornire materiali di formazione curati e coinvolgenti che si allineavano con il marchio dell'organizzazione. Inoltre, Trupeer AI ha fornito strumenti per monitorare l'interazione ai video e i progressi degli utenti, garantendo che l'efficacia della formazione potesse essere misurata e migliorata.

Il Risultato

L'implementazione di Trupeer AI ha dato luogo a un processo di migrazione e onboarding altamente riuscito per i dipendenti di Hedrick Gardner. Oltre 200 membri dello staff, inclusi avvocati e personale di supporto in cinque sedi, sono stati trasferiti senza problemi al nuovo sistema con minime interruzioni. 

I materiali di formazione, che includevano circa 60 video professionali, sono stati strumentali nel superare la resistenza dei dipendenti e garantire un'ampia adozione dei nuovi strumenti basati su cloud.

L'approccio alla formazione guidato dall'IA ha ridotto significativamente i costi nascosti associati all'onboarding, come affrontare domande ripetitive e condurre più sessioni di formazione. Sfruttando le capacità di Trupeer AI, Jeremy e il suo team hanno creato un framework scalabile e riutilizzabile che poteva essere facilmente adattato per progetti futuri.

 Questo non solo ha salvato tempo e risorse, ma ha anche migliorato la capacità dell'organizzazione di standardizzare la formazione tra le sedi.

Gli strumenti forniti da Trupeer AI hanno consentito a Hedrick Gardner di modernizzare il proprio processo di formazione e migliorare l'esperienza complessiva dei dipendenti. 

Con materiali di formazione curati, coinvolgenti e accessibili, l'organizzazione ha navigato con successo in una migrazione complessa mentre stabiliva una base per l'efficienza e la scalabilità continuativa.